P-PE-17 RECOPILACION, VALIDACIÓN INFORMACION

PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
1 DE 8
RECOPILACIÓN, VALIDACION,
ESTANDARIZACION Y PUBLICACION DE
INFORMACION ESTADISTICA PARA LA
OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION,
ANÁLISIS Y ESTADISTICA
REVISÓ
DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
DEPARTAMENTAL
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
1.
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
2 DE 8
OBJETIVO
Desarrollar la metodología que permita recopilar, validar, estandarizar y publicar;
bases de datos, documentos de análisis (estadísticos) y cartografía en la Oficina de
Sistemas de información, Análisis y Estadística, adscrita al Departamento
Administrativo de Planeación Departamental y de esta manera contar con
información confiable y de calidad, a través de la cual se tomen decisiones por parte
de La Gobernación del Meta.
2.
ALCANCE
Describir los pasos para la validación de datos estadísticos.
Suministrar herramienta con criterio técnico a la Oficina de Sistemas de
información, Análisis y Estadística, adscrita al Departamento Administrativo de
Planeación Departamental que permita identificar el nivel de validez de los datos
para la posterior publicación de los mismos
Mejorar la calidad de los datos reportados en el SIID Departamental.
3.
DEFINICIONES
 SIID: Sistema Integral de información Estadística Departamental.

VALIDACION: Proceso que permite determinar la confiabilidad, representatividad y
calidad de los datos resultantes de la etapa de monitoreo de la informacion,
inspeccionando y verificando que los requerimientos específicos del uso final de los
datos han sido cumplidos.

SERIE TEMPORAL O CRONOLÓGICA: Es un conjunto de datos cuyos valores
representan observaciones de un fenómeno, uniformemente espaciadas a lo largo
del tiempo.

PRECISIÓN: Se define como grado de concordancia entre las mediciones
individuales de una misma propiedad bajo condiciones similares expresadas
generalmente en términos de la desviación estándar. Representa el componente
aleatorio del error.
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
3 DE 8

ACCESIBILIDAD: Es la facilidad con la que alguien puede obtener la información
estadística producida, y abarca tanto la sencillez de los procedimientos para saber si
la información necesaria existe, como lo apropiado de la forma o el medio de acceso.

COMPARABLIDAD: Se entiende como una característica deseable de la operación
estadística con respecto a su conciliación o armonización con los resultados
generados por otras operaciones estadísticas. De igual forma, considera el uso de
conceptos, clasificaciones, nomenclatura y metodologías estandarizadas.

TRANSPARENCIA: Se refiere al contexto informativo con que se proporciona los
datos al usuario, conjuntamente a meta-dato (recopilación, procesamiento, análisis,
documentación, información sobre la calidad que puede limitar el uso de los datos).

RECOLECCION: El objeto de esta actividad es acopiar información y la
documentación temática, técnica, operativa y de la base de datos, propia de las
operaciones estadísticas seleccionadas, con el fin de obtener una caracterización
técnica de la operación estadística a ser evaluada.

Coyuntura Económica: Muestra los indicadores económicos actualizados en tiempo
real (Corto Plazo) del Departamento del Meta, que junto con el análisis de la
información obtenida se determinan informes de coyuntura departamental.

Fuentes de información: Son todos aquellos medios de los cuales procede la
información que satisfacen las necesidades de conocimiento de una situación o
problema presentado, que posteriormente será utilizado para lograr los objetivos
esperados.

Indicador: Un indicador es una medida de resumen, de preferencia estadística, referida a la
cantidad o magnitud de un conjunto de parámetros o atributos de una variable. Permite
ubicar o clasificar las unidades de análisis (personas, naciones, sociedades, bienes, etc.) con
respecto al concepto o conjunto de variables o atributos que se están analizando.

DIMENSION: Cada uno de los componentes principales de un sistema se llama subsistema.
Cada subsistema abarca aspectos del sistema que comparten alguna propiedad común.

Variable: Característica (magnitud, vector o número) que puede ser medida, adoptando
diferentes valores en cada uno de los casos de un estudio.
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
4 DE 8
4.





RESPONSABLES:
Director Departamento Administrativo de Planeación Departamental.
Asesor Oficina Sistema de Información, Análisis y Estadística.
Profesional Especializado.
Profesional Universitario.
Técnico.
5.
DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
3
4
Profesional
universitario o
profesional
especializado o
técnico
Director
Departamento
Administrativo de
Planeación
Departamental/
Asesor oficina
Sistemas de
Información,
Análisis y
Estadística
Profesional
universitario o
profesional
especializado o
técnico
Equipo Técnico de
la oficina Sistemas
de Información,
Análisis y
Estadística
Solicitar información perteneciente
a las dimensiones social,
económica, ambiental y
cartográfica, a las entidades o
dependencias fuentes de
información bajo los parámetros
indicados en el oficio de solicitud.
Solicitar
información
Elaboración
de oficio
solicitud de
información
Firma para la viabilidad al oficio
elaborado.
Viabilidad del
oficio
Recepcionar y evaluar la
pertinencia de la información
recolectada
Recepcionar,
organizar y
evaluar la
información
Información
remitida
(F-TH-38)
Validar la
información
Información
validada
( F-PE-12),
Validar la información para
identificar los posibles sesgos en
los datos recolectados, con lo cual
se establece el grado de
cumplimiento de los requisitos de
calidad de la información.
Firma solicitud
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
5
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
5 DE 8
SI
¿Es valida la información?
7
NO
6
Equipo Técnico de
la oficina Sistemas
de Información,
Análisis y
Estadística
El equipo técnico debe determinar
el tiempo y el responsable de
solicitar la corrección de
información a la entidad o
dependencia fuente.
Solicitar
corrección de
información
Oficio de
solicitud de
corrección de
la información
Estandarizar la información
teniendo en cuenta lo siguiente:
7
8
Equipo Técnico de
la oficina Sistemas
de Información,
Análisis y
Estadística
Profesional
universitario o
profesional
especializado o
técnico
 Tipo de información.
 Unidad de medición.
 Metodología de Cálculo,
descripción del indicador y
ecuación utilizada (cálculo de
tipo matemático).
 Convenciones utilizadas.
 Fecha de la información.
 Formato de almacenamiento y
visualización.
 Periodicidad.
 Responsable.
Publicar la información estadística
a través de la página web del SIID
y/o de la página web institucional
o intranet.
Estandarizar
la
información
estadística
Divulgar
información
estadística a
través de la
página web
FIN
(
F-PE-11)
Página web
del SIID o
página web
institucional
de la
Gobernación
del Meta que
refleje las
publicaciones
APA
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
5.1
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
6 DE 8
GENERALIDADES:
Sistema de Cuentas Económicas Departamentales (SICED):
Tiene por objeto calcular el Producto Interno Bruto (PIB) del Departamento, es por esto que
registra todas y cada una de las operaciones económicas del Departamento del Meta.
Componentes:
 Cifras Económicas
 Empleo
 Agropecuario
 Minero
 Turismo
 Transporte
 Comercio Exterior
 Financiero Empresarial
Sistema de Información Municipal (SIM):
Articula la información municipal de forma integral con la departamental, brindando información
coherente, sistematizada, real y confiable, que le permita a las administraciones locales y
departamentales tomar decisiones conjuntas en beneficio de la región y necesaria para los
procesos de planeación de política y programas de competencia de cada uno de los
municipios.
El Sistema de Información Geográfica (SIG):
Es un instrumento de planificación que permite articular un conjunto de métodos, herramientas
y datos diseñados para actuar coordinada y lógicamente en la captura, almacenamiento,
análisis, transformación y presentación de la información geográfica con sus atributos, para
satisfacer los propósitos o necesidades de la comunidad metense.
Componentes:
 Áreas Específicas
 Biofísico
 División Territorial
 Hidrografía
 Social
 Infraestructura para la Producción
 Transporte
Sistema de Información Estadística Sectorial (SIES) - Socio Demográfico: Articula las
diferentes fuentes de información, consolidando la información estadística sectorial,
obteniendo indicadores y series de información útil para la toma de decisiones en nuestro
Departamento. Proveedor de datos descriptivos a los otros sistemas. Adicionalmente, posee
un módulo de monitoreo a las consultas de información del SIID.
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
7 DE 8
Componentes:
 Población
 Educación
 Salud
 Servicios Públicos
 Vivienda
 Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI)
 Derechos Humanos
Sistema de Información de Coyuntura Económica: Los Informes o Boletines de
Coyuntura Económica muestran el comportamiento durante el año de los diferentes sectores
económicos y sus respectivos indicadores de manera subjetiva, proporcionando un análisis
que ayude a conocer la realidad económica del Departamento del Meta.
6.
REGISTROS
Registro
Solicitud de
información/
solicitud de
corrección de
la información
F-PE-11
F-PE-12
Documentos /
Informes
Responsable
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
o Técnico
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
o Técnico
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
Final
Medio físico
y/o
magnético
Archivo del
proceso
Sistemas de
Información,
Análisis y
Estadística
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Medio físico
y/o
magnético
Archivo del
proceso
Sistemas de
Información,
Análisis y
Estadística /
Equipo del
Líder de
Proceso
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
PROCEDIMIENTO RECOPILACIÓN,
VALIDACION, ESTANDARIZACION Y
PUBLICACION DE INFORMACION
ESTADISTICA PARA LA OFICINA DE
SISTEMA DE INFORMACION,
ANALISIS Y ESTADISTICA
7.
CÓDIGO:
P-PE-17
VERSIÓN:
04
PÁGINA:
8 DE 8
HISTORIAL
VERSION
VIGENCIA
IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión inicial
Revisión y ajuste como resultado de la
02
15/04/2010
acción correctiva No. 0001 de febrero de
2010
Revisión y corrección de las actividades
03
19/08/2013
y los responsables de acuerdo con el
Decreto 0460/2012
Creación de metodología de validación,
estandarización, recopilación y
04
14/07/2016
publicación de información estadística y
cartográfica
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.