procedimiento de planificacion, recoleccion y tabulacion de

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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION, RECOLECCION Y TABULACION DE
INFORMACION ESTADISTICA
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para establecer un diagnostico del comportamiento de las variables y
series estadísticas mas importantes e informar a la alta dirección para que sean utilizadas en la
toma de decisiones de manera acertada.
2. ALCANCE
Aplica a todos a los procesos de establecidos en el mapa de procesos de la universidad
3. RESPONSABLES
3.1.
JEFE DE PLANEACION.
Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del
personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.2.
JEFES DE TODAS LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE INFORMACION
ESTADISTICA INSTITUCIONAL
Son los encargados de establecer las políticas para que el personal de empleados a su cargo
suministre la información necesaria para desarrollar el proceso.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:
•
ADMITIDO: persona natural que, previo el proceso de selección realizado por el programa
académico o la institución de educación superior y el cumplimiento de los requisitos de ley,
es aceptado en calidad de estudiante en el programa en el que se inscribió.
•
ESTADISTICA: Ciencia que trata de la teoría y aplicación de métodos apropiados para
Seleccionar, representar, resumir y analizar datos para hacer inferencias a partir de ellos.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
•
La oficina de planeación debe establecer las metodologías a emplear para la recolección,
tabulación y presentación de informes estadísticos.
•
Es obligación de todas las áreas productoras de información estadística institucional,
cumplir con los requerimientos realizados por la oficina de planeación bajo los parámetros
Revisado por: : Ángel Britton Howard
Cargo: Representante de la Dirección
Firma:
Aprobado por: Ana Sofía Mesa de Cuervo
Cargo: Rector (a)
Firma:
Fecha: : Noviembre 25 de 2009
Fecha: : Noviembre 25 de 2009
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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION, RECOLECCION Y TABULACION DE
INFORMACION ESTADISTICA
establecidos por esta. De igual forma son los actores principales involucrados en los
procedimientos.
•
La oficina de Planeación deberá liderar este proceso de recolección, tabulación y
presentación de informes de la estadística institucional.
•
El procedimiento deberá ser empleado con la periodicidad requerida, por las necesidades
de información de la alta dirección, el comportamiento del entorno, y los requerimientos de
los organismos externos que son quienes establecen las normas al respecto.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
Descripción
Responsables
Elaborar las
metodologías para la recolección,
elaboración de cronogramas de acuerdo a las normas
legales, establecidos por los organismos rectores en la
materia (MEN).
Solicitar la información estadística a las diferentes
dependencias que la producen; de manera periódica.
Indicando la información requerida con las características
necesarias.
Profesionales
Especializados
Oficina de
Planeación
Profesionales
Especializados
Oficina de
Planeación
Profesionales
Especializados
Oficina de
Planeación
Profesionales
Especializados
Oficina de
Planeación
3
Recibir la información solicitada, por áreas y de acuerdo a
ellas se clasifica.
4
Sistematizar la información, para la elaboración de
informes consistentes con las necesidades de
información, por las diferentes instancias.
5
Recibir informe, verificar evaluar, y hacer las respectivas
recomendaciones y observaciones a que hubiese lugar
Jefe Oficina de
Planeación
Hay recomendaciones?
6
Si; Recibir las observaciones y recomendaciones del jefe
de planeación y proceder a efectuar los ajustes
necesarios para el informe final.
Profesionales
Especializados
Oficina de
Planeación
7
No; Recibir el informe final y otorgarle el visto bueno,
para publicación en la página web de la Universidad y
conocimiento de toda la comunidad.
Jefe Oficina de
Planeación
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
•
•
•
Norma NTC GP 1000:2004
Constitución Política de Colombia
Ley 30 de 1992
Resolución 626 de 2007
Resolución 5150 de 2005
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Documento/
Registros
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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION, RECOLECCION Y TABULACION DE
INFORMACION ESTADISTICA
•
Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001
8. REGISTROS
•
Formato de inscritos y admitidos, primíparos y matriculados totales por sexo
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 de
2009
Merly Vargas
Jurado
VERSIÓN ORIGINAL
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co