GESTIÓN FINANCIERA PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 1. OBJETIVO: Planear y controlar los recursos financieros de Teleantioquia. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Coordinador Financiero, el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. ALCANCE: Inicia con la elaboración del presupuesto y finaliza con el cierre del presupuesto. 4. CONTENIDO 4.1 Responsabilidades del Proceso Se debe realizar control en la ejecución del presupuesto y hacer los trámites necesarios para la aprobación de los traslados presupuestales y las modificaciones al presupuesto. Los ordenadores del gasto son responsables de los compromisos adquiridos, de la ejecución y de las vigencias futuras Se debe hacer seguimiento al funcionamiento del sistema de información el cual permite que se hagan los registros contables del presupuesto. Se debe incorporar en el sistema de información todas las operaciones presupuestales y elaborar los respectivos informes. Informes de ejecución del presupuesto: Cada mes y después de haber codificado, digitado y analizado el presupuesto, se procede a imprimir los comprobantes de presupuesto, el balance de prueba y la ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.2 Presupuesto de Ingresos No 1 ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Elaboración del presupuesto P Se realiza la planeación de los ingresos de acuerdo a las expectativas de ventas de cada uno de los servicios ofrecidos por el canal, y de los aportes de las entidades nacionales, departamentales y municipales. Coordinador Comercial Proyecto de presupuesto para la vigencia siguiente 2 Una vez obtenida la Resolución del CODFIS, donde se aprueba el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia, se procede al cargue de los ingresos al sistema DMS. Tecnólogo Financiero 56AI Comprobantes indirectos de presupuesto, H Una vez cerrada la caja general, importar a Excel la información de caja y bancos de contabilidad y se elabora el cuadro denominado operaciones efectivas de caja, con este se clasifican los ingresos de acuerdo a su destinación. El cuadro se imprime y se ingresa la ejecución de los ingresos por el módulo 1106 del DMS. Tecnólogo Financiero 51EJ Ejecución de ingresos V De acuerdo a la clasificación se debe verificar el correcto registro del ingreso en el presupuesto, validando la información de acuerdo a la naturaleza del ingreso. Tecnólogo Financiero A Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto, como adiciones, traslados y reclasificaciones. Tecnólogo Financiero Ejecución del presupuesto de ingresos 4 5 Verificar la ejecución del ingreso Ajustes y reclasificaciones al presupuesto de ingresos Coordinador de Planeación H Cargar el presupuesto de ingresos 3 Coordinador Financiero Balance de prueba presupuest al Balance de prueba presupuest al Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.3 Presupuesto de Gastos No 1 ACTIVIDAD Elaboración del presupuesto 2 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS P Es la planeación de los costos y gastos de acuerdo a las necesidades para el funcionamiento, la operación comercial e inversión. Todas las coordinaciones Proyecto de presupuesto para la vigencia siguiente H Una vez obtenida la Resolución del CODFIS, donde se aprueba el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia, se procede a cargar los gastos al sistema DMS. Tecnólogo Financiero 10CI Cargue inicial del presupuesto de gastos El ordenador del gasto de cada unidad de gestión solicita a de presupuesto el certificado de disponibilidad donde se identifica el objeto y el valor estimado del gasto. Coordinadores de unidades y Tecnólogo Financiero N.A Se pre aprueba por parte del Tecnólogo Financiero, y se controla a través de una hoja de Excel, se imprime por el software de compras y se entrega al Director de Operaciones o Coordinador Financiero quien aprueba la disponibilidad. Tecnólogo Financiero Impresión de la disponibilidad aprobada H Una vez elaborados los contratos (órdenes de compra y/o servicios) se procede a codificarlos e ingresarlos en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo ORS - ORM V De acuerdo a la clasificación se debe verificar el correcto registro del compromiso (contrato). Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Cargar presupuesto de gastos H 3 Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal 4 Aprobación del certificado de disponibilidad 5 H Registro presupuestal de los contratos 6 Verificar registro del contrato Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO No 7 ACTIVIDAD CICLO Ajustes y reclasificaciones del compromiso A DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez elaborados las causaciones de las facturas en contabilidad se procede a codificarlas e ingresarlas en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo CP60 – CM60 Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal H Una vez elaborados los pagos por tesorería se procede a codificarlas e ingresarlas en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo 70PA V De acuerdo a la clasificación se debe verificar el correcto registro de los pagos. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero 8 Registro presupuestal de las obligaciones H 9 Verificar registro de las obligaciones V 10 11 12 Ajustes y reclasificaciones de las obligaciones Registro presupuestal de los pagos de la vigencia Verificar registro de los pagos A 13 Ajustes y reclasificaciones de los pagos Versión: 03 A De acuerdo a la clasificación se debe verificar el correcto registro de la obligación. Balance de prueba presupuestal Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.4 Constitución de reservas presupuestales No ACTIVIDAD 1 Reservas presupuestales a 31 de diciembre 2 CICLO P Cargue de la reservas presupuestales H Causación de la reserva H 3 4 5 6 Pago de la reserva Verificar el cargue, ejecución y pago de la reserva Ajustes y reclasificaciones de las reservas H V A DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Al terminar cada vigencia y en el cierre de presupuesto, se identifican los contratos suscriptos y que se encuentran en ejecución, los cuales el saldo o el total del compromiso quedan como reserva presupuestal. Se elabora un proyecto de resolución que representa el acto administrativo donde constan los datos del contrato. Director de Operación Resolución de reservas Una vez elaborados la resolución de reservas se procede a codificarlas e ingresarlos en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo 56AI Una vez elaborados las causaciones de las facturas en contabilidad se procede a codificarlas e ingresarlas en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo 56AI Una vez elaborados los pagos por tesorería se procede a codificarlas e ingresarlas en el software DMS para su respectivo control. Tecnólogo Financiero Consecutivo 70PA Dado que todo se realizar por el módulo contable se debe analizar las cuentas presupuestales de reservas con el respecto al cargue, ejecución y pago. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Tecnólogo Financiero Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.5 Cuentas por Pagar de la Vigencia Anterior No ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 1 Cuentas por pagar a 31 de diciembre P Al terminar cada vigencia se identifican las obligaciones pendientes de pago. Tecnólogo Financiero Listado de cuentas por pagar H Las cuentas por pagar de contabilidad a diciembre 31 del año anterior son cargadas en el presupuesto de la vigencia. Tecnólogo Financiero Ajustes indirectos de presupuesto 13CI Tecnólogo Financiero Consecutivo 70PA H Una vez elaborados los pagos por tesorería se procede a codificarlas e ingresarlas en el software DMS para su respectivo control. V Dado que todo se realizar por el módulo contable se debe analizar las cuentas presupuestales de las cuentas por pagar. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal 2 Cargue de cuentas por pagar 3 4 Pago de cuentas por pagar Verificar el cargue, ejecución y pago de las cuentas por pagar 5 Ajustes y reclasificaciones de las cuentas por pagar A Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.6 Vigencia Futura No 1 ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN Determinar contratos que se requieren realizar con vigencia futura P Cada uno de los procesos de acuerdo a las necesidades de contratación determina los contratos que requieren presupuesto de la (s) vigencia (s) siguientes. Los cuales se deben llevar a la junta para su aprobación. 2 Cargue de la vigencia futura H 3 Ejecución de la vigencia futura H 4 Pago de las vigencias futuras 5 6 Verificar el cargue, la ejecución y el pago de la vigencia futura Ajustes y reclasificaciones al cargue de la vigencia futura H V A RESPONSABLE Directores de área REGISTROS Acuerdo de Junta Con los contratos elaborados que comprometen las vigencias futuras se procede al cargue en el software DMS. Soportado con el acuerdo de Junta. Tecnólogo Financiero Ajustes Indirectos de presupuesto 56 AI En la medida que el proveedor va facturando las vigencias futuras y se recibe a satisfacción el bien o servicio por parte del supervisor del contrato, se procede a la ejecución de la vigencia. Tecnólogo Financiero Ajustes Indirectos de presupuesto 56AI Tecnólogo Financiero Comprobant es 70PA pagos de la vigencia Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Una vez la técnica de caja efectúa el pago por las diferentes modalidades, estos son entregados al tecnólogo financiero para su respectiva codificación y asiento en el software de presupuesto. Se verifica comparando el registro con las vigencias futuras aprobadas en los acuerdos de Junta. Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.7 Traslado, adición o reducción del presupuesto No ACTIVIDAD 1 Traslado, adición o reducción del presupuesto CICLO P DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Después de haber analizado la ejecución del presupuesto el Director de Operaciones determina e informa al Gerente la necesidad de aprobar traslados, adiciones o reducciones presupuestales, teniendo en cuenta que la partida que se va a acreditar haya resultado insuficiente para atender los compromisos que le afectan y que exista otra partida con sobrantes, bien sea porque se hubiera calculado en exceso o porque disminuya el costo de las erogaciones presupuestadas. Director de Operaciones CI10 TR20 Tecnólogo Financiero CI10 TR20 Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Requieren aprobación previa de la Junta, los traslados que modifiquen los valores totales de los rubros. 2 3 4 5 Asiento contable del traslado presupuestal H De acuerdo con la resolución de gerencia donde se determina los rubros a afectar se procede con la contabilización. Verificar el registro del traslado, adición o reducción del presupuesto V Se verifica con el acto administrativo que los rubros afectados estén correctos. Ajustes y del traslado, adición o reducción del presupuesto A Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Enviar informe al CODFIS H Se debe informar y sustentar cada tres meses al Consejo Departamental de Política Fiscal – CODFIS las modificaciones que se hagan al presupuesto. Tecnólogo Financiero Comunicació n Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 4.8 Cierre presupuestal No ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS P Una vez terminado el proceso presupuestal a diciembre 31, se procede con la definición del cronograma de cierre. Tecnólogo Financiero Cronograma Definición de cronograma V Hacer un barrido de la información presupuestal, buscando las posibles desviaciones. Tecnólogo Financiero Balance de prueba A Una vez verificada la información y observadas las desviaciones se procede a realizar los ajustes respectivos en el presupuesto. Tecnólogo Financiero Balance de prueba presupuestal Se corre el proceso de cierre en el software DMS. Tecnólogo Financiero Comprobant e de cierre y la ejecución presupuestal definitiva 1 2 3 4 Revisar información Ajustar y reclasificar Realizar el cierre presupuestal H 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NOMBRE DEL DOCUMENTO Constitución política, artículos 345 al 353 Decreto 111 de 1996, por la cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 115 de 1996 y 1786 de 2002, por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado, y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras. Éste decreto se aplica para homologar vacíos no establecidos en las normas que son aplicables para Teleantioquia. INTERNO EXTERNO X X X Código: PR-P19-S1-01 PRESUPUESTO Versión: 03 6. REGISTROS DE CALIDAD Código N.A Nombre N.A Responsable Almacenamiento N.A N.A Tiempo de Retención Archivo de Gestión N.A Disposición Final Almacenar Destruir AC AH N.A N.A 7. DEFINICIONES Y TERMINOS Certificados de Disponibilidad: Documento que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos. Compromiso Presupuestal: Requisito de perfeccionamiento de un contrato (orden de compra de bienes o servicios) para que los recursos asignados no sean desviados a ningún otro fin. El compromiso presupuestal se materializa con un número que tiene relación directa con el objeto del gasto y el rubro presupuestal. Obligaciones Contraídas: Cuando se ha recibido el bien o servicio a satisfacción y se ha registrado la causación respectiva y se encuentra pendiente del pago por tesorería. Pagos en Efectivo de la Vigencia: Representa el valor cancelado por el ente público en efectivo de acuerdo con las obligaciones contraídas. Reserva Presupuestal: Representa el valor constituido de acuerdo con la normatividad vigente, al inicio del periodo contable, con los compromisos legalmente adquiridos que quedaron pendientes de ejecución de la vigencia anterior. Vigencia Futura: Representa las autorizaciones del órgano competente, para comprometer apropiaciones de presupuestos futuros, cuando su ejecución se inicia con presupuesto de la vigencia en curso. Y se deben incorporar en los presupuestos de las vigencias siguientes. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA 02 13-12-2013 03 25-08-2014 RAZON DE LA ACTUALIZACION Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido, Flujograma, Registros, Anexos y Control de Cambios. Ajustes relacionados con la codificación, ajustes a los nombres de los cargos relacionados con el rediseño de la estructura organizacional y las actividades se enmarcaron bajo el ciclo PHVA. N.A