MODELO DE ACTA DE REUNIÓN Dirección de Comunicaciones y Mercadeo Fecha: 10 de mayo de 2013 No. de acta: 46 Lugar: Fasecolda (Piso 11) Agenda de la Reunión: ABC de las redes sociales - Fasecolda Encuesta de Medios de Comunicación Consideraciones y Varios Participantes Compañía Generali Colombia Qbe Seguros Allianz Compañía de Seguros Positiva Compañía de Seguros Nombre Ricardo Mora Velásquez Valeria Aveiro Compañía Seguros del Estado Ace Seguros Juliana Ferrer Ace Seguros William Cruz Patricia Constain Aseguradora Solidaria Johanna Garzón Luz Angela González Parra Nombre Jahir Canro Colpatria Julian Ricardo Bernal Perez Alfa Segurexpo de Colombia RSA Suramericana de Seguros QBE Seguros Juana Masiel Sabogal Skandia Seguros de Vida Liberty Seguros Catalina Prieto Equidad Seguros Viviana Paola Torres María Alejandra Gómez Mapfre Seguros Sergio Andrés Cáceres Adriana Martínez Generali Colombia Carlos Sánchez Colmena ARP Paola Machado Luis Infante Juliana Pareja Ana María López Asistentes Fasecolda Ingrid Vergara Felisa Pérez Angelica Sánchez Héctor Galvis/ Investigador G2 1. Verificación del Quórum Observaciones: Antes de dar inicio a la reunión se verifico el Quórum para dar comienzo a la tercera reunión del comité del año 2013 2. Aprobación del Acta Observaciones_____________________________________________________________ 1. Tema: ABC de las redes sociales - Fasecolda Desarrollo: Héctor Galvis, investigador de G2, agencia de marketing digital que trabaja con Fasecolda desde hace más de 2 años, realizo a todos los asistentes del comité una presentación sobre la importancia de las Redes Sociales en la implementación de estrategias de marketing y comunicaciones. La Presentación incluye una mirada actual a Internet, el comportamiento del mercado de dicho canal a nivel mundial, algunas definiciones que establecen una Red Social, y las definiciones de Facebook, Twitter, su funcionamiento y algunos ejemplos claros de cómo se deben manejar las estrategias y mensajes para cada uno de estos canales. La exposición resulto ser de gran relevancia para los participantes, quienes pidieron algunas recomendaciones y consideraciones al momento de incluir una compañía en las Redes Sociales. La conferencia también contó con algunos ejemplos representativos de lo que actualmente están haciendo las empresas en las redes sociales y vislumbro un camino que muchas de las compañías de seguros aún no han recorrido por su inexperiencia en estos nuevos medios alternativos o por el temor de enfrentar al nuevo consumidor digital. Para mayor profundización sobre el tema se adjunta a esta acta la presentación correspondiente, la cual podrán revisar y encontrar también en la página web de Fasecolda en la sección del comité de comunicaciones. Conclusiones/Recomendaciones: Frente al tema de Redes Sociales G2 y FASECOLDA invitaron a todas las compañías de seguros a vincularse a estos canales de comunicación y conectarse con el nuevo consumidor digital no sin antes olvidar la preparación adecuada para enfrentar estos medios alternos y contar con el personal idóneo para el manejo de redes sociales en cada compañía, pues es importante establecer que al frente de estos medios digitales debe estar una persona de tiempo completo que responda en línea las inquietudes de los seguidores e internautas y mantenga la identidad y personalidad de la marca. Compromisos / Decisiones Responsable Plazo de ejecución 2. Tema: Fasecolda - Encuesta de Medios de Comunicación Compañías de Seguros para Compañías- Intermediarios 2 La Dirección de Comunicaciones de Fasecolda dio a conocer la encuesta que se adelanto la semana del 6 al 10 de mayo sobre los medios de comunicación que las compañías utilizan para comunicarse con sus empleados e intermediarios del sector, al respecto los resultados obtenidos fueron: No de Encuestas Enviadas: 24 No de Encuestas que se respondieron: 17 (Alfa, Colpatria, Bolívar, Allianz, RSA, Cóndor, Mundial, Positiva, Solidaria, Suramericana, Estado, Pan American Life, Estado, Liberty, Ace Seguros, Skandia, Segurexpo) Hallazgos Comunicaciones Empleados Compañías de Seguros: • Todas las compañías coinciden en el Correo Electrónico, como el medio de comunicación más utilizado para enviar información a los empleados, seguido de la intranet y revistas institucionales. • La mayoría de las compañías envían información a diario a sus empleados acerca de Planeación Estratégica, Información Comercial, Información Interna de las compañías. Sin embargo no se contempla el envío a los empleados de información gremial y noticias del sector que impactan la labor ejercida por cada uno de estos. • Las áreas de Recursos Humanos, Gerencia Comercial y de Comunicaciones, son las encargadas de realizar este proceso dentro de las compañías. • Aunque a las personas encuestadas les resulta de gran utilidad la información que Fasecolda publica en el boletín de noticias, este boletín no se replica a los empleados de las compañías de seguros, situación que no permite que las personas que hacen parte del sector se enteren de las actividades que el gremio realiza a favor del sector. Comunicaciones Intermediarios de Seguros • La mayoría de las compañías que responden la encuesta coinciden con medios como el Correo Electrónico y una sección en la página web de la compañía para realizar comunicación dirigida al canal de la intermediación. • La frecuencia con la que los intermediarios reciben información de las compañías de seguros es a diario o en la mayoría de los casos de manera mensual. • Los intermediarios reciben información por parte de las compañías de seguros de temas como: Nuevos productos, información comercial y financiera, convenciones de ventas, programas de capacitación y canales de distribución. • En la mayoría de los casos la Vicepresidencia Comercial y la Gerencia de Mercadeo son las áreas encargadas de enviar información al canal de intermediación. Sala de Prensa- Información Fasecolda • La mayoría de las compañías encuestadas conocen y reciben el boletín de noticias Fasecolda y consideran que la información que se registra en este es relevante. • A pesar de ser un medio informativo del gremio al servicio de las compañías afiliadas, estas pocas veces envían información de su compañía de interés general para que sea replicada en este medio de comunicación. Todas las compañías encuestadas coinciden en haber enviado información de su compañía menos de (3) veces en el año. • En lo que se refiere a la sala de prensa que se encuentra a disposición en la página web, las personas encuestadas afirman conocerla y creen que la información que allí se registra es de gran utilidad. Sin embargo, esta no es replicada a sus públicos de interés. Esta misma situación se replica con los comunicados de prensa. • Al preguntar sobre el conocimiento de las actividades que realiza Fasecolda en pro del sector asegurador colombiano, la mayoría de personas que contestaron la encuesta afirman conocer dichas actividades, sin embargo es prescindible ahondar en el tema para establecer una comunicación más directa con los miembros del comité y generar acciones de comunicación que permitan replicar las actividades del gremio a empleados e intermediarios de la industria aseguradora. Al respecto de estos hallazgos llama la atención que aunque a la mayoría de las personas encuestadas las resulte de gran utilidad la información que Fasecolda emite para el sector asegurador, esta no es replicada a los empleados de las compañías de seguros e intermediarios de seguros, quienes son las personas que en mayor proporción conforman el sector asegurador colombiano. Por estas razones Fasecolda insistió a los miembros del comité cumplir con las funciones de este entre las que se encuentran: • Posicionar la comunicación como un elemento estratégico que direcciona y da control a todos los procesos de divulgación en beneficio de la imagen y reputación del sector. • Mejorar la comunicación en general entre los miembros la industria construyendo una red de información frente a las cámaras y sus presidentes. • Difundir oportunamente la información del gremio entre los sus grupos de interés, y ser el contacto directo con la alta gerencia para la toma de decisiones en temas relacionados. • Administrar medios y acciones de comunicación dentro de su organización, para que de esta manera el público de sus compañías y los intermediarios se mantenga informados de todos los sucesos relevantes del gremio y que son de interés del sector asegurador . Además sugirió a las compañías que no han contestado la encuesta enviar sus respuestas cuanto antes para de esta manera generar un medio alterno o una estrategia que permita enviar información de manera directa a los empleados e intermediarios del sector sobre las tareas adelantadas por el gremio en pro del sector asegurador colombiano. Cabe aclarar que cualquier medio alterno o estrategia en este aspecto contará con un plan de seguimiento que permita determinar el alcance y las tareas adelantadas por los miembros del comité respecto a la implementación de la misma. Por otro lado la Dirección de Comunicaciones y Mercadeo de Fasecolda, realizo una presentación institucional sobre Fasecolda a los asistentes al comité para que estos conocieran a fondo las distintas actividades que realiza el gremio a través de cada una de sus áreas, al igual que su distribución, y los diversos medios de comunicación con los que cuenta el gremio para llegar a todo el sector asegurador y aquellas entidades y sectores con los que tiene una relación directa. La presentación en detalle sobre Fasecolda se adjunta a esta acta. Conclusiones/Recomendaciones: Para concluir esta sección de la reunión se recomendó a las compañías de seguros tener una comunicación más directa con el gremio a través de sus diversos medios de comunicación (Página Web, Revista Fasecolda, Boletín de Noticias, comunicados de prensa, reporte de noticias, etc) los cuales pueden ser replicados a sus públicos de interés Empleados- para de esta manera establecer una sinergia entre el sector que permita el beneficio de este en pro del desarrollo del país. Compromisos / Decisiones Las compañías que aún no han diligenciado la encuesta se comprometieron a enviar sus respuesta para de esta manera tomar una decisión sobre la estrategia de comunicación a seguir para empleados e intermediarios 3. Tema: Varios Responsable Compañías de Seguros Plazo de ejecución 20 días En esta sección Fasecolda informo a los miembros del comité la designación por parte de los presidentes de cada una de las compañías de seguros de las personas que deben asistir a las cámaras y comités de Fasecolda y sus correspondientes suplentes. Las personas designadas por los presidentes son en su mayoría Gerentes de Mercadeo y Comunicaciones que debe tener voz y voto en cada una de las decisiones que se tomen durante la realización de dichas reuniones. Al respecto la Directora de Comunicaciones de Fasecolda enviará la lista de las personas que deben asistir a los Comités de Comunicaciones y Mercadeo que se realizan de manera mensual y sus correspondientes suplentes. Por otro lado se informó a los participantes del Comité sobre la realización del Torneo de Golf de Fasecolda 2013, el cual convoca a Presidentes y Vicepresidentes de las compañías de seguros, corredores de seguros, reaseguros, oficinas de representación y proveedores del sector y se presento el plan de patrocinios para las compañías, para que estas puedan elegir la mejor opción para su exhibición de marca. Al respecto se adjunta al acta el plan de patrocinios correspondiente. Además se anunciaron los (2) eventos institucionales próximos que se refieren al Seminario Internacional de Seguros de Vida que se realizará el 23 y 24 de Julio en la ciudad de Bogotá y la Convención Internacional de Seguros que se llevará a cabo los días 11,12 y 13 de septiembre en la ciudad de Cartagena. Respecto a estos eventos Fasecolda enviará las opciones de patrocinios muy próximamente. Hacia las 10:00 a.m. se dio por terminada la reunión. Ingrid Vergara Directora de Comunicaciones y Mercadeo Fasecolda Acta elaborada por: Ana Felisa Pérez Revisada por: Ingrid Vergara C.