Planes de continuidad del negocio para PYMEs IRAE

Novedades
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre / 2014
Planes de continuidad del negocio para PYMEs
IRAE – Exoneración por inversiones
Presentación de Estados Contables
Planes de continuidad del negocio para PYMEs
Introducción
Es conocido que, al día de hoy, todavía son
muchas las Pequeñas y Medianas Empresas
(PYMEs) que no han tomado ninguna acción para
prepararse para el amplio espectro de problemas
que potencialmente podrían encontrarse en su
camino. Definir y poner en marcha un Plan de
Continuidad de Negocio podría ser clave para
muchas PYMEs.
¿Qué es exactamente un Plan de Continuidad de Negocio?
Básicamente, un Plan de Continuidad del Negocio es el conjunto de acciones que una empresa
debe realizar en caso que una determinada contingencia impida su normal funcionamiento. La idea
es recuperar a la mayor brevedad posible las operaciones que se han definido como críticas para el
negocio.
En otras palabras, el objetivo de un Plan de Continuidad es mantener la funcionalidad en un nivel
definido como mínimo aceptable durante una contingencia y establecer los mecanismos de recuperación
pertinentes para restablecer la actividad normal.
¿Por qué es importante?
Fundamentalmente porque cada vez hay más dependencia con los sistemas. Los propios requerimientos
del negocio, el ambiente cada día más competitivo, algunos requerimientos fiscales como, por ejemplo,
el relacionado con la facturación electrónica, unido a la disminución del costo de la tecnología, han
hecho que cada vez más empresas incorporen la tecnología a su operativa y dependan de ella para su
quehacer diario.
¿Por qué las PYMES no toman medidas con respecto a este tema?
Hay muchas razones por las cuales las PYMES no abordan el tema. Muchas veces es desconocimiento
de la problemática o indiferencia frente al tema, el pensar “la empresa no dispone de personal o de
tiempo para ocuparse del tema”. Hay dos afirmaciones que se escuchan con frecuencia, a saber: el
primero pensar que la probabilidad de crisis es muy reducida: “a mi empresa no le va a pasar”. En
segundo lugar se percibe la idea instalada de que los Planes de Continuidad de Negocio son únicamente
necesarios y están sólo al alcance de las grandes compañías, sobre todo en términos de costos.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
2
Con respecto al primer punto, es decir “esto a mí no me va a pasar”, es claro y así se ve en la práctica que
todas las empresas, sea cual sea su tamaño, tienen que contar con un Plan de Continuidad. Ello debido
a que las amenazas están siempre latentes y no discriminan entre grandes compañías o pequeñas y
medianas empresas.
Todas las organizaciones, con independencia de su tamaño, se enfrentan a riesgos, y en Uruguay no
hablamos de las grandes catástrofes que todos podemos tener en mente al hablar de este tema como
tornados, terremotos, inundaciones, tsunamis.
En nuestro país nos referimos a los temas más cotidianos y frecuentes como cortes de suministro eléctrico,
virus informáticos, phising, daños intencionados, piratas informáticos, empleados y colaboradores
descontentos, problemas de hardware o software o los inevitables errores humanos. Estos temas sí son
mucho más comunes de lo que uno piensa y es muy frecuente que la empresa tome conocimiento de
estos temas cuando le pasó algo.
¿Qué elementos tendría que considerar una PYME que quiere comenzar a realizar alguna acción
respecto a este tema?
Lo primero a tener en cuenta es que un plan concreto que ataque los principales riesgos es siempre
mejor que no tener ningún plan. Otro punto que en ese momento se puede plantear la PYME es la de
si afrontar el desarrollo del proyecto internamente o ponerse en manos de un proveedor externo. A este
respecto, entendemos que apoyarse en una empresa especializada puede proporcionar la experiencia
y economías de escala de las que, habitualmente, las pequeñas y medianas empresas carecen. Si bien
un plan es un “traje a medida”, existen soluciones estructuradas, sencillas y probadas con un costo
razonable.
¿Cuáles son los pasos a grandes rasgos que involucra un Plan de Continuidad?
Podemos dividir el trabajo en dos grandes aspectos, un diagnóstico de la situación actual y una evaluación
y elaboración de un plan. En lo que se refiere al diagnóstico inicial, la empresa debería hacer el ejercicio
de:
1. Entender qué hace y cómo lo hace, cuáles son las actividades que desarrolla para llevar adelante el
negocio.
2. Identificar cuáles son las actividades críticas, es decir, cuáles dan soporte a lo que hace la empresa
La pregunta clave que hay que hacerse frente a una determinada actividad es: ¿podemos sobrevivir
sin hacer esto? Si la respuesta es NO, se debería empezar a pensar cómo se podría continuar esa
actividad aunque sea a un nivel mínimo.
3. Otro tema a analizar son las dependencias de la empresa, tanto en el ámbito de los proveedore
como de los clientes, porque éstos a su vez dependen de la empresa.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
3
4. Por último, se debería analizar cuáles son los riesgos a los que están expuestas las actividades críticas
identificadas, es decir, preguntarse que cosas pueden salir mal tanto interna como externamente.
Al final de esta etapa se tendría que tener un entendimiento claro de lo que hace la empresa, cuáles
son las actividades críticas para llevar adelante el negocio, y un análisis de diversas cosas que podrían
suceder y afectar esas actividades fundamentales que fueron identificadas. Esto en cuanto a evaluación
inicial. Luego se tendría que analizar:
5. ¿Cómo se puede mejorar la situación actual? Esto puede incluir tomar medidas para minimizar la
posibilidad de ocurrencia de problemas si es posible, y si no, desarrollar un plan para manejar el
impacto.
6. ¿Cómo se va a manejar la situación cuando algo salga muy mal? Por más medidas que uno tome
para minimizar los riesgos, siempre va a existir la posibilidad de que algo salga mal. Esto involucra
desarrollar una estrategia simple para mantener funcionando las áreas que son clave. En este punto,
no hay que pensar solamente en sistemas, también en gente, instalaciones, suministro, información,
finanzas, etc.
7. Un aspecto muy importante de todo esto: ¿Cómo la gente va a saber qué hacer? Hay que explicarle
al staff y capacitarlo. Estos planes no pueden ser una idea de la Dirección, todo el personal de la
empresa juega su rol importante.
8. Lo más importante, ¿funciona? Hay que probar la estrategia en escenarios simples para ver si
funciona. De lo contrario, tendremos un documento que es pura teoría.
9. ¿Se puede hacer mejor? Verificar con el staff si el plan funcionó como se esperaba y si hay algo para
mejorar.
10.Por último, revisar periódicamente el plan para ver si sigue vigente, porque los negocios y la tecnología
están en permanente cambio.
Al fin de esta segunda etapa se
va a contar con un plan probado
y conocido por toda la empresa
para continuar operando en caso
que suceda algo malo, es decir un
plan para que la empresa se vaya
recuperando y volviendo a la situación
inicial y, a su vez, la empresa va a
contar con lineamientos generales
que le van a permitir ir mejorando
y manteniendo actualizado el plan
que se confeccionó.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
4
Conclusiones
Cada día miles de empresas sufren los efectos
negativos de incidentes que afectan su imagen,
su posición competitiva en el mercado y en las
relaciones con sus clientes y proveedores. Hoy
existen una cantidad de tecnologías estratégicas que
han disminuido sustancialmente su costo y realizar
un plan de preparación ante desastres no tiene por
qué resultar algo inalcanzable o fuera de lugar para
las PYMEs como algunos creen. Introducir estas
tecnologías estratégicas beneficia doblemente a las
PYMEs.
A continuación y a modo de consejo mencionamos lo siguiente:
•
No esperar hasta que sea muy tarde. Es importante que las PYMEs no esperen hasta que ocurra
un desastre para pensar en qué deberían haber hecho para proteger su información y sus activos.
El tiempo en el que la empresa no puede trabajar no sólo es caro desde el punto de vista financiero,
sino que también puede significar el no poder recuperarse definitivamente.
•
Implementar una protección completa de la información. Para reducir el riesgo de perder información
crítica del negocio, las PYMEs deben implementar soluciones de seguridad adecuadas y copias de
respaldo de los archivos importantes, tales como la información financiera y registros de los clientes.
Hay que asegurarse que los archivos importantes sean guardados no sólo en un disco duro externo
y/o en la red de la empresa, sino también en una ubicación segura fuera de la organización.
•
Involucrar a los empleados. Los empleados de las PYMEs juegan un rol clave en ayudar a prevenir
estos problemas, y tienen que ser capacitados para saber qué hacer en estos casos. Por ejemplo
dado que las PYMEs tienen pocos recursos, todos los empleados deberían saber cómo recuperar la
información de la empresa en caso de desastres.
•
Hacer pruebas con frecuencia. El peor momento para enterarse que los archivos críticos no habían
sido guardados en una copia de seguridad es después de un desastre. Las pruebas de recuperación
ante desastres hechas con regularidad no tienen precio. Hay que probar el plan periódicamente y
con más atención cuando algo cambia en el ambiente de trabajo.
•
Revisar el plan. Si realizar pruebas con frecuencia no es posible por un tema de recursos, se debería
al menos revisar el plan de preparación ante desastres por lo menos cada tres meses.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
5
Novedades tributarias
IRAE – Exoneración por inversiones
El 20/10/2014 se publicó la Ley N° 19.289 que incluye una modificación al régimen de exoneración por
inversiones establecido en el art. 53 del Título 4. En grandes líneas, en dicho artículo se consagra una
exoneración de rentas por el monto equivalente al 40% de la inversión realizada en determinados bienes
muebles (maquinarias, vehículos utilitarios, hardware, entre otros) y 20% de la inversión en mejoras
fijas. Para gozar de dicha exoneración los contribuyentes debían crear con las utilidades contables una
reserva por el monto equivalente al monto de la renta exonerada cuyo único destino es la capitalización.
A través de la ley mencionada, se establece que dicho beneficio aplicará exclusivamente a contribuyentes
cuyos ingresos en el ejercicio inmediato anterior al que se ejecuta la inversión, no superen el equivalente
a 10:000.000 de UI (diez millones de unidades indexadas), no alcanzando dicha limitación a las
empresas de transporte profesional de carga, registradas como tales ante el Ministerio de Transporte y
Obras Públicas.
Esta modificación al régimen se aplicará para ejercicios iniciados a partir de la promulgación de la ley o
sea para ejercicios iniciados a partir del 1/10/2014
IVA – Carne bovina
El pasado 10/10/2014 se publicó la Ley Nº 19.284, la cual deroga la Ley Nº 17.995 que fijaba una tasa
del 10% de IVA aplicable a la enajenación e importación de carne bovina y menudencias de la misma
especie, frescas, congeladas o enfriadas.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
6
Resolución PE – Hipódromo Nacional de Maroñas
Una de las actividades del concesionario del Hipódromo de Maroñas, en adelante el concesionario,
comprende la actividad de organización de apuestas vinculadas a eventos desarrollados en el extranjero.
Existen entidades no residentes que le prestan un servicio al mencionado concesionario, por eventos
desarrollados en el exterior, siendo difícil establecer qué corresponde a renta de fuente uruguaya a
efectos de IRNR e IVA, dada la existencia de rentas de diferentes categorías y prestaciones parciales
en el país y exterior.
Mediante Resolución Nº 530/014, el PE estableció las categorías de las diferentes rentas y los porcentajes
que le corresponden a cada una, a efectos de la liquidación de IRNR e IVA, así como las retenciones
aplicables.
En relación al IRNR la renta correspondiente al servicio prestado por entidades no residentes al
concesionario, vinculada a eventos realizados en el exterior, se determinará considerando que el 50%
corresponde a regalías y el 50% restante a transmisión de eventos.
La renta de fuente uruguaya correspondiente a los eventos será del 62.5%( Numeral 3 Art 13 T8), es
decir 62.5% sobre el 50% de la remuneración total abonada a la entidad del exterior. Tener presente que
el 50% restante obedece, según la resolución, a regalías.
La resolución también define qué se entiende por los servicios prestados.
En relación a IVA, la materia o base imponible correspondiente a los servicios prestados en territorio
nacional, será también del 62.5% sobre el 50% de la remuneración total.
Asimismo, las retenciones de IVA e IRNR se aplicarán sobre las bases de cálculo referidas anteriormente.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
7
Otras Novedades
Presentación de Estados Contables
Mediante el Decreto Nº 292/014 del 14 de Octubre de 2014, se establece que en aquellos casos en
que las normas contables adecuadas requieran la preparación de estados financieros consolidados, los
emisores de valores de oferta pública, excluidas las instituciones de intermediación financiera y los entes
autónomos y servicios descentralizados, adicionalmente a los estados financieros cuya presentación es
requerida de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, deberán presentar sus
estados financieros individuales.
Dichos estados financieros individuales podrán presentarse en el mismo documento en que son
presentados los estados financieros consolidados o en un documento independiente. Asimismo,
deberán ser formulados de acuerdo con las normas contables adecuadas previstas para la preparación
y presentación de los estados financieros separados.
Las disposiciones contenidas en el presente Decreto tendrán vigencia para los ejercicios económicos
iniciados a partir del 1º de enero de 2015. Se podrá optar, no obstante, por su aplicación anticipada.
Normas Contables Adecuadas – Nuevas Disposiciones para su Aplicación
Mediante Decreto Nº 291/014 del 20/10/14 se establecen nuevas disposiciones en la aplicación de
Normas Contables Adecuadas en nuestro país.
Como es de conocimiento el Decreto Nº 266/007 aprobó las NIIF (Normas Internacionales de Información
Financiera), como normas contables adecuadas de aplicación obligatoria (ejercicios iniciados a partir de
01/01/09).
Por su parte el Decreto Nº 135/009, en redacción dada por Decreto Nº 65/010, establecieron criterios
diferenciales en aplicación de las normas contables para las sociedades de menor importancia relativa.
El Decreto Nº 124/011 aprobó como normas contables adecuadas de aplicación obligatoria para
emisores de valores de oferta pública, excluidas las instituciones de intermediación financiera y los entes
autónomos y servicios descentralizados, las NIIF adoptadas por el Consejo de Normas Internacionales
de Contabilidad.
Asimismo en Julio de 2009 el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad emitió una nueva
Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NllF para
PYMES), como norma separada del cuerpo de Normas Internacionales de Contabilidad.
Por lo anterior, el Poder Ejecutivo ha decidido actualizar las normas contables de aplicación en el país,
dada la globalización y la integración internacional, incorporando las NIFF para Pymes.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
8
En el nuevo Decreto se establece lo siguiente:
Se aprueba como norma contable adecuada de aplicación obligatoria, la Norma Internacional de
Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NllF para PYMES) emitida por el Consejo
de Normas Internacionales de Contabilidad.
Esta norma no será de aplicación para las entidades del Decreto Nº 124/011.
Asimismo el Decreto mantiene los criterios diferenciables establecidos por el Decreto Nº 135/009 en
relación a las entidades de menor importancia relativa, definidas como aquellas que cumplan con todas
y cada una de las siguientes condiciones:
1) No tienen obligación pública de rendir cuentas de acuerdo con la Sección 1 de la NllF para PYMES.
2) Sus ingresos operativos netos anuales no superen las UR 200.000.
3) Su endeudamiento total con entidades controladas con el Banco Central del Uruguay, en cualquier
momento del ejercicio, no exceda al 5% de la Responsabilidad Patrimonial Básica para Bancos.
4) No sean sociedades con participación estatal.
5) No sean controlantes de, o controladas por, entidades excluidas por numerales anteriores.
El decreto también establece las normas contables adecuadas aplicables de forma obligatoria, a estas
sociedades, las cuales serán secciones de las NIFF para Pymes.
Asimismo menciona otras disposiciones a tener en cuenta en relación al nuevo marco normativo
aplicable. Se deroga el Decreto Nº 266/007 y el Decreto Nº 135/009 en su redacción dada por el Decreto
Nº 65/010.
Lo establecido en el nuevo decreto tendrá vigencia para los ejercicios iniciados a partir del 1º de enero
de 2015. No obstante ello, se permite la adopción anticipada de la presente normativa.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
9
Sociedades Anónimas- comunicación de participaciones
El 1º de noviembre entra en vigencia la Ley Nº 19.288 del 26 de setiembre de 2014, que establece que
las sociedades con participaciones patrimoniales al portador que no cumplan antes del 29 de enero de
2015 con informar sobre los titulares que representen al menos el 50% del capital integrado quedarán
disueltas de pleno derecho.
Una vez disueltas, tendrán 120 días para liquidarse. Vencido dicho plazo, las sociedades incumplidoras
serán sancionadas con una multa con un monto equivalente al 50% de los activos propiedad de la
sociedad.
Asimismo, los titulares de participaciones patrimoniales al portador, que no cumplan con la obligación de
presentar la declaración jurada a la entidad emisora, fiduciario o sociedad administradora, en un plazo
de noventa días corridos contados desde la vigencia de la presente ley o sea antes del 29 de enero de
2015, perderán de pleno derecho la calidad de titulares respecto del capital integrado o su equivalente,
o del patrimonio, según corresponda.
En la ley además de establecerse plazos y consecuencias de no cumplir con las comunicaciones de las
participaciones, se amplían los datos que la DGI puede hacer públicos respecto de los contribuyentes.
Es así que con la aprobación de la presente ley, además de los datos que permitan identificar al
contribuyente, la DGI podrá incluir el detalle de los impuestos a los que está obligado, la regularidad en
el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el estado del certificado único así como el cumplimiento
o incumplimiento de las obligaciones dispuestas en materia de comunicación de la titularidad de
participaciones al portador.
Circular BCU
A través de la Circular N° 2223, el BCU pone en conocimiento la Resolución
adoptada el 26/09/2014 en relación a información sobre autoevaluación
del capital de los bancos.
Se establece que los mismos deberán presentar información acerca del
proceso de autoevaluación que realicen para determinar la suficiencia
de su capital a efectos de respaldar los riesgos asumidos y absorber
pérdidas potenciales, de acuerdo con las instrucciones contenidas en la
Superintendencia de Servicios Financieros.
Contactos
Dicha información estará referida al 31 de diciembre y deberá presentarse
Montserrat González
montserrat.gonzalez@ecovis.com
en la mencionada Superintendencia de Servicios Financieros hasta el 31
de marzo de cada año.
Alejandro Bouzada
alejandro.bouzada@ecovis.com
La primera información sobre la autoevaluación del capital será la
Marcelo Caiafa
marcelo.caiafa@ecovis.com
correspondiente al 31 de diciembre de 2014.
ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014
10
ACERCA DE ECOVIS
Ecovis es una empresa internacional de consultoría, con origen en Europa continental, que dispone de más de 4.000 colaboradores en más de 50
países. Sus competencias en torno a la consultoría están basadas en el asesoramiento fiscal, la contabilidad y la auditoría, así como en el asesoramiento
jurídico y los servicios de consultoría de gestión. La particular fortaleza de Ecovis radica en la combinación del asesoramiento personalizado a nivel
local con el expertise interdisciplinario que proporciona su red de profesionales a nivel internacional, en base al cual cada una de las oficinas de
Ecovis se beneficia del know-how de los especialistas en todo el mundo. Este expertise tan diversificado supone un apoyo efectivo para los clientes,
especialmente en cuanto a transacciones e inversiones internacionales – comenzando por las gestiones preparativas en el país de origen del cliente
y terminando por la asistencia en el país de destino. Los servicios de consultoría que ofrece Ecovis están particularmente enfocados a medianas
empresas. Su concepto de “one-stop-shop” garantiza una asistencia integral, tanto a nivel nacional como internacional, en todas las cuestiones legales,
fiscales, administrativas y de gestión que puedan surgir.
Como indica el nombre Ecovis, surge de la combinación de los términos “economía” y “visión”, y se caracteriza tanto por su internacionalidad como por
su orientación al futuro y al crecimiento.
ACLARACIÓN LEGAL
Ecovis Uruguay - J. Ellauri 468 - Montevideo, Uruguay - Tel (598) 2712 4968
Departamento de Comunicación
El contenido de esta publicación no constituye un asesoramiento, por lo que no debe tomarse una decisión sin realizar la consulta profesional correspondiente. Queda
prohibida su reproducción parcial o total sin el consentimiento del autor.