El correo electrónico en la comunicación interpersonal Tienes un "e-mail" A pesar del gran avance que supuso el correo electrónico para el día a día de las empresas, esta herramienta de comunicación es un arma de doble filo. Conocer sus limitaciones puede ayudarnos a evitar conflictos. Empezaré con una anécdota que me contó un alumno del MBA hace unos años y que forma parte de un artículo del autor en esta revista («Cómo desarrollar la colaboración en los equipos virtuales», Revista de Antiguos Alumnos del IESE, nº 79, septiembre de 2000). La anécdota muestra las limitaciones del correo electrónico, sienta las bases del análisis que sigue a continuación y muestra el camino a seguir para evitar la escalada. de comunicación que estábamos utilizando, empezamos a tener videoconferencias semanalmente. Las videoconferencias mejoraron la comunicación y el intercambio de información. Sin embargo, aunque ahora podíamos ver nuestros rostros y recurrir a la comunicación no verbal, el proceso de comunicación continuaba siendo rígido y poco fecundo. Me di cuenta de que lo más importante era hablar con ellos cara a cara. «Sucedió en mi primer trabajo, después de graduarme en una escuela técnica en la universidad. El puesto que ocupé era el de ingeniero de proyecto en una multinacional estadounidense. El encargo recibido era implantar en mi país un proyecto industrial en el que debía trabajar en paralelo con otros dos ingenieros de proyecto, uno de ellos ubicado en Estados Unidos y el otro en Canadá. Estos dos ingenieros de proyecto eran profesionales muy experimentados y llevaban varios años en la compañía. Éste era mi primer trabajo en la compañía y me había incorporado hacía tres semanas. No había tenido tiempo de establecer unas relaciones internas y no conocía a mis colegas del otro lado del Atlántico, sólo sus nombres. »A la vista de la conclusión anterior, volé a Estados Unidos y a Canadá con el propósito de conocer a mis colegas personalmente. Cuando me reuní con ellos, cada uno en su localidad, me quedé sorprendido cuando vi su modo de trabajar, sus expresiones faciales y su sentido del humor. Salí con los dos por la noche y lo pasamos bien juntos. Por primera vez nos las arreglamos para establecer una relación en la que la confianza hacía innecesario que compitiéramos. La reunión cara a cara nos permitió explorar mutuamente nuestras posiciones y utilizar tanto la comunicación verbal como la no verbal. Cuando regresé del viaje, continuamos comunicándonos por videoconferencia y por teléfono. Sin embargo, ahora nuestra comunicación había mejorado tanto que empezamos a hablar del negocio en vez de hacer “política”.» »Desde el principio, nuestro proceso de comunicación fue lento e ineficiente. El primer contacto con mis colegas se estableció a través del correo electrónico y de un par de llamadas telefónicas. Estos contactos fueron superficiales y cargados de desconfianza. No conocía a mis colegas en persona, ni qué aspecto tenían, ni su edad, ni su modo de trabajar, ni la clase de persona que eran (abiertos o cerrados, dispuestos a ayudar o centrados en su éxito, etc.). Sólo nos comunicábamos por teléfono o por correo electrónico. Debido a las limitaciones de estos medios de comunicación, fue virtualmente imposible recurrir a la comunicación no verbal. Este proceso no ayudó a establecer una relación de confianza ni a intercambiar información. Todos hemos tenido la experiencia de ver cómo un correo electrónico generaba una escalada en el conflicto entre el emisor y el recep- »Cuando nos dimos cuenta de las limitaciones de los medios José Mª Rodríguez Profesor Emérito, IESE jmrodriguez@iese.edu 46 IESE ABRIL - JUNIO 2006 / Revista de Antiguos Alumnos ¿Qué hacer cuando percibimos los síntomas de una escalada? La anécdota con que empieza este artículo nos da una pista: buscar la comunicación cara a cara. tor o los receptores del mensaje. Este riesgo se debe a que el correo electrónico no tiene las propiedades que se dan en la comunicación cara a cara. Estas propiedades son las siguientes: • Presencia: El emisor y el receptor están el uno en presencia del otro y, consiguientemente, se ven mutuamente. • Coincidencia: La emisión y la recepción coinciden en el tiempo. • Visibilidad: El emisor y el receptor pueden ver el lenguaje no verbal del otro, esto es, la mirada, los gestos faciales y corporales que acompañan a las palabras. • Audibilidad: El emisor y el receptor se oyen mutuamente y pueden apreciar el tono de voz de ambos. • Encadenamiento de los mensajes: Cada mensaje de una de las partes va seguido de un mensaje de la otra, de tal modo que cada parte puede ajustar su respuesta al mensaje de la otra. En contraste con la comunicación cara a cara, en la videoconferencia se dan las propiedades anteriores, con la excepción de la presencia. En la comunicación telefónica se da la audibilidad, pero faltan la presencia y la visibilidad, con la consiguiente pérdida de las imágenes que constituyen el lenguaje no verbal. a fondo • El receptor puede releer el mensaje y asegurarse de que lo ha comprendido antes de contestarlo. Sin embargo, el correo electrónico carece de las propiedades descritas de la comunicación cara a cara, de modo que el receptor no dispone de las claves para establecer una relación constructiva con el emisor. La ausencia de estas propiedades genera los siguientes efectos: • Un feedback pobre, ya que el emisor no puede ver los gestos del receptor y, consiguientemente, no puede ajustar su mensaje a las reacciones de éste. En estas circunstancias es fácil que se produzcan malos entendidos que tensen la relación. • La ausencia del lenguaje no verbal hace que los mensajes carezcan del componente afectivo que acompaña a la comunicación cara a cara y que las partes se centren en el texto mismo del mensaje. Las expresiones escritas de cordialidad no suplen a los gestos no verbales ni al tono de voz, que son esenciales para construir una relación. En estas circunstancias, nuestra imaginación puede dispararse y hacernos una mala jugada. Así empieza la escalada. ¿Qué hacer cuando percibimos los síntomas de una escalada? La anécdota con que empieza este artículo nos da una pista: buscar la comunicación cara a cara. El correo electrónico consiste en un texto, lo cual lleva aparejado, al menos, dos ventajas: • El emisor puede construir todo su razonamiento de un modo ordenado y revisarlo hasta quedar satisfecho. IESE ABRIL - JUNIO 2006 / Revista de Antiguos Alumnos 47