Guía de Referencia de GS1 Healthcare

Guía de Referencia
de GS1 Healthcare
2011/2012
Contenido
Introducción:
Transformando la cadena de abastecimiento del sector salud – ¡Sí, deberíamos hacerlo! (Ulrike Kreysa y Jan Denecker) . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Argentina:
Roche Argentina: Combatiendo los medicamentos ilegítimos con trazabilidad basada en Estándares GS1 (Pablo Grimald) . . . . . . . . . . . . . 4
Australia:
Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement (David Melbourne). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Brasil:
El sistema de trazabilidad de medicamentos en el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil (Nilson Gonçalves Malta) . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Canadá:
Estándares GS1 para la trazabilidad de vacunas en Canadá (Dra. Monika Naus y Dr. Robert Van Exan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Francia:
Abastecimiento y automatización justo a tiempo en los Hospitales Universitarios de Estrasburgo
(Dr Raphaël Passemard y Caroline Mons) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Alemania:
Cuando los empleados de enfermería se vuelven fans de los códigos de barras (Tobias Schneider) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Irlanda:
Los códigos de barras para productos farmacéuticos reducen costos y mejoran la seguridad del paciente (Feargal Mc Groarty). . . . . . . . 32
Japón:
La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras y etiquetas RFID, TBC Tokyo, Toho Pharmaceutical Co. Ltd.
(Ryuta Suzuki). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Corea:
El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS) en la seguridad del paciente (Dr. Jeong) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Corea:
Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN y un sistema móvil en el Hospital Universitario
Nacional de Seúl (You, Ock-Su y Kim, Kwi-Suk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Países Bajos:
Hospital St. Antonius: La trazabilidad de implantes (Menno Manschot) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
RU:
Uso de Estándares GS1 para combatir la falsificación y mejorar la seguridad del paciente (Christoph Krähenbühl y Ian Haynes) . . . . . . . . 51
EEUU:
Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC Healthcare: Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento
(Thomas M. Stenger) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
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2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Inspiración, innovación e implementación
Bienvenidos a la tercera edición de la Guía de Referencia de GS1 Healthcare (Edición 2011/2012).
A partir de esta edición, esperamos que los líderes y profesionales puedan obtener información de valor y también inspiración acerca de cómo las organizaciones líderes del sector salud han apalancado los Estándares GS1
para posibilitar la identificación y la captura automática de datos (AIDC), la administración de datos maestros, el
intercambio de datos electrónicos y la trazabilidad. Trece destacados casos de éxito brindan conocimiento y oportunidades para los distintos involucrados en la cadena de abastecimiento del sector salud alrededor del mundo.
Hoy en día, todos los involucrados de distintos países o regiones enfrentan los mismos desafíos, poder brindar un
cuidado más seguro del paciente y aumentar la eficiencia, y esto se logra utilizando estándares globales.
Esperamos que estos casos de éxito sirvan de inspiración, activando la innovación e implementación en su organización, país o región.
Agradecimientos
GS1 Healthcare quiere agradecer a las siguientes personas por haber contribuido con esta edición de la Guía de Referencia GS1 Healthcare:
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Pablo Grimald, Roche Argentina (Argentina)
Nilson Gonçalves Malta, Hospital Israelita Albert Einstein (Brasil)
Ian Haynes, AstraZeneca (UK)
Dr. Jeong, Centro de Servicio de Información Farmacéutica de Corea (Corea)
Christoph Krähenbühl, AstraZeneca (UK)
Kwi-Suk Kim, Hospital Universitario Nacional de Seul (Corea)
Menno Manschot, Hospital St. Antonius (Países Bajos)
Feargal Mc Groarty, St. James’s Hospital – Dublin (Irlanda)
David Melbourne, Red Corporativa de Salud (Australia)
Caroline Mons, Hospital Universitario de Estrasburgo (Francia)
Dr. Monika Naus, Centro Británico Columbia para el Control de Enfermedades (Canadá)
Ock-Su You, Hospital Universitario Nacional de Seúl (Corea)
Dr Raphaël Passemard, Hospitales Universitarios de Estrasburgo (Francia)
Tobias Schneider, Hospital Universitario de Heidelberg (Alemania)
Thomas M. Stenger, BJC HealthCare (USA)
Ryuta Suzuki, TOHO Pharmaceutical Co. Ltd (Japón)
Dr. Robert Van Exan, Sanofi Pasteur (Canadá)
Además, queremos agradecer a las siguientes Organizaciones Miembro GS1 por facilitar este proceso:
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GS1 Argentina (contacto: Gabriel Melchior - gmelchior@gs1.org.ar)
GS1 Australia (contacto: Tania Snioch – tsnioch@gs1au.org)
GS1 Brasil (contacto: Wilson José da Cruz Silva– wilson.cruz@gs1br.org)
GS1 Canadá (contacto: Alicia Duval – alicia.duval@gs1ca.org)
GS1 Francia (contacto: Valérie Marchand – valerie.marchand@gs1.fr)
GS1 Alemania (contacto: Bettina Bartz – bartz@gs1-germany.de)
GS1 Irlanda (contacto: Jim Bracken - jim.bracken@gs1ie.org)
GS1 Japón (contactos: Michio Hamano – hamano@dsri.jp and Yasuo Kurosawa – kurosawa@dsri.jp)
GS1 Corea (contacto: Howon Hoya Kim - hwkim@korcham.net)
GS1 Países Bajos (contacto: Hans Lunenborg – hans.lunenborg@gs1.nl)
GS1 RU (contacto: Roger Lamb – roger.lamb@gs1uk.org)
GS1 US (contactos: Ed Miles – emiles@gs1us.org y Annette Pomponio – apomponio@gs1us.org)
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
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Transformando la cadena de abastecimiento
del sector salud –
¡Sí, deberíamos hacerlo!
Desde la seguridad de productos
farmacéuticos hasta la identificación
única de dispositivos
Por Ulrike Kreysa, GS1 Oficina Global
y Jan Denecker, GS1 Oficina Global
“Yo tengo un sueño…”
(Martin Luther King Jr.)
Tenemos el sueño de que algún día… los medicamentos cuenten
con códigos de barra en todos los pasos en el proceso de distribución, para evitar los errores de medicación.
Tenemos el sueño de que algún día… los medicamentos sean
“trazables” y verificables en el punto de distribución, para combatir
los medicamentos ilegítimos.
Tenemos el sueño de que algún día…los dispositivos médicos
puedan ser identificados en forma única y automática, para posibilitar recuperos de productos eficientes y efectivos e informes de
casos adversos.
Tenemos el sueño de que algún día… el sector salud automatice
todos sus procesos de la cadena de abastecimiento, para aumentar
la eficiencia y reducir costos.
2
Tenemos el sueño de que algún día… todos los involucrados en
el sector salud reconozcan que las cadenas de abastecimiento
del sector salud atraviesan las fronteras y que se necesita un
marco global.
Y tenemos más sueños… para hacer realidad.
‘Nosotros’ somos GS1 Healthcare, una comunidad global de
involucrados en la cadena de abastecimiento del sector salud que
difunde los estándares globales para transformar la cadena de
abastecimiento del sector salud, mejorar la seguridad del paciente
y aumentar la eficiencia. Representan la cadena de abastecimiento
global del sector salud, desde Pfizer y Johnson & Johnson hasta la
Clínica Mayo y la Autoridad de Hospitales de Hong Kong.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
thcare
“Nunca dejes para mañana
lo que puedas hacer hoy.”
(Thomas Jefferson)
Durante los últimos 6 años, muchos voluntarios de todo el mundo
han invertido su tiempo y experiencia en el desarrollo y mejoramiento de Estándares Globales GS1 para la identificación y captura
automática de datos de productos, bienes, servicios y localizaciones
en el sector salud, y para el intercambio de información de la cadena de abastecimiento entre sus integrantes.
La adopción e implementación de estos estándares ha progresado,
pero GS1 Healthcare le pide a todos los involucrados de la cadena
de abastecimiento del sector salud del mundo que empiecen a
utilizar los estándares en todos los procesos relacionados con dicha
cadena, desde la producción hasta la distribución en el punto de
cuidado; hay grandes beneficios para todos.
“Cambie antes de tener que”
(Jack Welch)
Los distintos gobiernos del mundo están trabajando para mejorar
la seguridad del paciente y los costos crecientes relacionados con
el sector salud. Están cambiando las políticas y muchas tendrán un
impacto directo sobre la cadena de abastecimiento del sector salud.
“La mejor forma de predecir
el futuro es creándolo.”
(Peter Drucker)
Los Estándares Globales GS1 aseguran la compatibilidad e interoperabilidad de las soluciones de la cadena de abastecimiento, no sólo
dentro de la organización, sino también en su país y más allá de
las fronteras. Sin ellos, ¿ es única la identificación de un producto o
localización? ¿Cómo se pueden intercambiar órdenes de compras,
avisos de despacho y facturas? ¿Cómo se puede intercambiar en
forma efectiva la información sobre el producto? ¿De dónde obtienen datos confiables de hechos físicos los sistemas de trazabilidad?
Hoy, más de 100 Organizaciones Miembro GS1 de todo el mundo
están listas para brindar apoyo en la implementación de Estándares
Globales GS1.
“El mundo odia los cambios,
pero es lo único que permite
progresar.”
(Charles Kettering)
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
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Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos
con trazabilidad basada en estándares GS1
RESUMEN
Para combatir la proliferación de medicamentos ilegítimos Roche Argentina implementó
la trazabilidad de medicamentos por unidad, desde marzo de 2010. El sistema, basado en
estándares GS1, permite identificar el destino de cada unidad y que la Cadena de Distribución
haga lo propio. Adicionalmente permite que el paciente pueda validar antes de su consumo la
legitimidad del medicamento (es decir que haya sido expendido por el laboratorio al mercado
y que no cuente con casos adversos registrados).
Por Pablo Grimald,
Roche Argentina
El problema: Medicamentos Ilegítimos
Un medicamento ilegítimo es aquel cuya presentación ha sido
deliberada y engañosamente diseñada para que no refleje su
real contenido o su real origen (OMS). Un medicamento ilegítimo
puede tener:
•
•
•
•
•
•
Falta total del Principio Activo
Principio Activo diferente de lo declarado
Principio Activo en cantidad diferente de la declarada
Envase Falsificado
Envase Adulterado
Condiciones de Almacenamiento no aptas para el producto
(Por ejemplo en el caso de medicamentos robados o contrabandeados)
Actualmente existe una tendencia de focalización de ilícitos en los
medicamentos de alto costo, ya que esto permite:
• Un manejo de volúmenes reducidos con muy alta ganancia
• Una muy baja inversión
• Facilidad para ocultarlos
El consumo de medicamentos ilegítimos presenta consecuencias
que abarcan desde la falta de acción terapéutica hasta daños
considerables que incluyen riesgo de muerte. Gran parte de estos
medicamentos son oncológicos, en ocasiones, única esperanza de
vida de los pacientes con esta grave patología.
En la figura 1 podemos observar las consecuencias provocadas por
los medicamentos ilegítimos.
Figura 1: Medicamentos Ilegítimos
Robo
Contrabando
Condiciones de almacenamiento y transporte irregulares
Falsificación
Adulteración
Alto riesgo de perjuicios al paciente
Falta de acción terapéutica y alto riesgo de perjuicio al paciente
Laboratorio: Pérdidas económicas y Daños en su imagen
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2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad
basada en estándares GS1
Objetivos del Proyecto
Esta situación impulsó el diseño de un proceso que permitiera
verificar el origen del producto antes de ser consumido evitando la
proliferación de medicamentos ilegítimos, y en el caso de producirse ilícitos, contribuir a su esclarecimiento.
ACERC A DE ROCHE
Por ello se definió la aplicación de un Sistema de Trazabilidad por
unidad, es decir la identificación unívoca de cada unidad de producto, a fin de poder trazar su cadena de valor.
Roche, ubicada en Suiza, es una compañía líder del sector de la salud,
focalizada en la I&D, y con la fortaleza de la integración farmacéutica y
diagnóstica. Es la mayor empresa biotecnológica del mundo, con medicamentos auténticamente diferenciados en las áreas de oncología,
virología, artritis reumatoidea, metabolismo y sistema nervioso central.
Entorno de Aplicación
Al encarar el proyecto, primeramente se relevaron los antecedentes
locales y globales sobre trazabilidad de medicamentos, encontrándonos con la siguiente situación:
Roche es también líder mundial en diagnósticos in-vitro, diagnósticos
de cáncer basados en tejidos y pionera en el manejo de diabetes. Su
estrategia en medicina personalizada tiene como fin proporcionar
medicamentos y herramientas diagnósticas que hagan posible mejoras tangibles de la salud y la calidad de vida de los pacientes. Roche
cuenta con más de 80.000 empleados en todo el mundo y cuenta
con acuerdos y alianzas con cooperación de Recursos Humanos.
Experiencias Previas
Los casos existentes de trazabilidad mostraron:
•
•
•
En Argentina: importantes mayoristas dedicados a la comercialización de productos para tratamientos especiales (Oncología, Sida,
Artritis, etc.) implementaron trazabilidad, pero con codificaciones
e identificaciones propias, no compatibles entre sí.
América Latina: Se observaron implementaciones a nivel Laboratorio, de sistemas con codificación e identificación propietaria en
algunos países.
Experiencias en el mundo: sólo existían pilotos con distintas
tecnologías de identificación (RFID y Datamatrix).
Estándar de Mercado
• En Argentina: Falta de Legislación Nacional y existencia de
sistemas de trazabilidad implementados en mayoristas sin un
estándar de codificación, identificación y comunicación.
•
En el Mundo: En algunos países la normativa era muy ambigua y
no detallaba codificación ni tecnología de portación de código.
Esquema Logístico
Muchos de los medicamentos que han sufrido este tipo de ilícitos
son importados como productos terminados. Las plantas de producción de Roche de este tipo de productos son pocas, especializadas, y cuentan con líneas altamente automatizadas y de gran
volumen. La implementación de identificación de trazabilidad en
origen (dispositivos de impresión de Datamatrix o RFID) requiere de
una gran complejidad.
Roche, así como más del 70% de la industria farmacéutica local,
cuenta con un esquema logístico compuesto por tres actores,
como se muestra en la Figura 3, de las cuales los principales son:
Cadena de Distribución
•
La Figura 2 muestra el esquema básico de comercialización de este
tipo de productos en Argentina. Allí se puede apreciar que existen
transacciones entre mayoristas (Paso 2).
•
La falta de legislación que obligue a la Cadena de Distribución a
trazar las unidades hace difícil la implementación de los pasos 2 y 3.
•
Fabricante: Propietario de los productos y responsable ante las
autoridades sanitarias.
Distribuidora: Responsable de la custodia del stock del Laboratorio. Maneja pedidos, factura por cuenta y orden del Laboratorio, y en algunos casos realiza la cobranza. La mayoría de las
Distribuidoras delegan el manejo de depósitos, stock, picking,
packing y transporte en un Operador Logístico.
Operador Logístico: Realiza la administración de stock y almacenes, picking, packing y transporte.
Solución Desarrollada
Figura 2: Cadena de Distribución
Paso 1
Paso 2
Laboratorio
Mayoristas
Paso 3
Farmacias e
Instituciones
de Salud
La solución se desarrolló e implementó con las siguientes características:
Paciente
Alcance en el Mercado
Paso 4
Consumo
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Debido a la falta de legislación nacional y ante la imposibilidad
de influir en la Cadena de Distribución en su totalidad, se decidió
realizar una implementación en etapas.
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Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad
basada en estándares GS1
•
•
Etapa 1: Registro de las transacciones de venta desde el Laboratorio hasta el primer eslabón de la Cadena de Distribución (Paso
1, de la Figura 2). Además se permite al paciente verificar si el
producto a consumir contiene una serie válida del laboratorio
o presenta hechos registrados que afecten su calidad (Paso 4,
Figura 2).
Etapa 2: se ofrecerá a los actores del canal de distribución, una
solución informática que les permita realizar trazabilidad con
una integración con el esquema de los Laboratorios.
Codificación y Transportador de datos
Teniendo en cuenta los pilotos que se están realizando en el
mundo, se definió la utilización de estándares GS1 tanto en la
codificación como en el formato de los portadores. Esto probablemente facilitará la adopción de esta solución u otras similares bajo
estándares, tanto por parte del mercado como por parte de los
entes reguladores nacionales.
en el mercado argentino, son importados como productos terminados, y teniendo en cuenta que las plantas productoras aún
no tienen instalada infraestructura para el manejo del Datamatrix GS1 y/o RFID, esta tecnología nos permite el agregado local
de una etiqueta de alta seguridad en los productos terminados,
con una complejidad operativa muy baja.
Sabiendo que esta es la tecnología más antigua de las mencionadas, y teniendo en cuenta que no es la más efectiva en términos
operativos para altos volúmenes, se da por sentado que en una
segunda etapa el transportador será migrado a alguna de las otras
tecnologías disponibles.
La figura 4 muestra la etiqueta. La información contenida en ella es
la siguiente:
El transportador de datos es el medio que contiene los datos de
trazabilidad. De las tecnologías disponibles (databar, GS1 128,
datamatrix y RFID) hemos adoptado el GS1 128 por los siguientes
motivos:
•
•
•
Es una tecnología difundida en la totalidad de los Mayoristas y
Farmacias, lo que significa una barrera menos para la implementación de trazabilidad en la Cadena de Distribución.
Las actuales implementaciones de trazabilidad en Mayoristas se
basan en esta tecnología.
Como la mayoría de los productos más vulnerables a los ilícitos
•
•
•
GTIN
Número de Serie (8)
Código oculto de validación (scratch off ). Esta es una medida de
seguridad adicional al estándar GS1, y no se encuentra en el GS1
128, sólo en números arábigos.
Figura 3: Esquema Logístico
Entorno logístico interno
cliente
Laboratorio
Distribuidor
Operador logístico
Los tres actores tienen plataformas de procesamiento de datos independientes vinculados por las interfaces que sincronizan la
información (Inventarios, Ventas, Cuentas por Cobrar, etc.) Ninguno fue, en el momento de la implementación, preparado para
manejar la trazabilidad por unidad.
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2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad
basada en estándares GS1
La etiqueta contiene las siguientes medidas de seguridad:
• Medidas Lógicas de Seguridad
– Número de serie aleatorio de 8 dígitos (100 millones de combinaciones por cada GTIN)
– Código Scratch off aleatorio de 6 dígitos alfanuméricos (2177
millones de combinaciones por cada GTIN)
• Medidas Físicas de Seguridad en etiqueta:
– Etiqueta destructible al intentar despegarla, con evidencia en
envase
– Medidas de seguridad visibles para el usuario (microtextos,
tintas especiales con colesterina, scratch-off, etc.)
– Medidas de seguridad para ser verificadas sólo por Fabricante
(tintas UV, hologramas ocultos, etc.)
Número de serie:
Esquema de estados de series
Los números de serie pueden tener diferentes estados dentro del
Sistema. Cada estado limita el tipo de transacción que se puede
hacer sobre la Serie.
La Figura 6 muestra el estado provocado por cada transacción en
un flujo de ventas normal. Además se muestran en la parte inferior
las transacciones que se permiten en cada estado.
Figura 5: Sistema de trazabilidad, Funciones principales
Características del Sistema
IDENTIFICACION
Serialización
de las unidades
TRAZABILIDAD
Registro
del estado
de cada serie
VALIDACION
Verificación de
Originalidad del
Producto
Asignación del
número de serie
Identificación de
las unidades
Captura de
números de serie
Recibo
Gestión de
inventario
Envío
Cadena de
distribución
Validación de los
pacientes
Alarma
Funciones del Sistema:
Sus funciones son (Figura 5):
• Identificación: permite identificar cada unidad con su serie
unívoca. El Sistema genera las números de series aleatorias
sin repetición. Se identifican los productos y se verifican los
números de serie asignados efectivamente a “producto-lote”.
Además permite el agregado números de serie (conjunto de
números de serie resumidos en una etiqueta).
• Trazabilidad: Este módulo es el responsable de administrar los
números de serie en stock, permitiendo:
– Ingresos de números de series, transferencias entre actores
(Fabricante, Distribuidora y Operador Logístico)
– Controlar los números de serie en depósito y realizar ajustes
– Registrar transacciones de ventas (ventas y devoluciones)
• Validación: permite informar tanto a la Cadena de Distribución como al paciente el estado para la comercialización o el
consumo de una serie. Las consultas y validaciones pueden
realizarse por web o telefónicamente a una línea gratuita. En un
futuro se podrá validar por mensaje de texto vía telefonía celular.
Además permite generar distintos tipos de alarmas, por ejemplo
si un número de serie es validado por más de un paciente.
Cómo se comparte la información
Debido a que ninguno de los actores del entorno logístico interno
(Fabricante, Distribuidora y Operador logístico) tiene implementados sistemas de trazabilidad, se definió la implementación de un
sistema único y externo, al cual todos tienen acceso y con el cual
pueden hacer transacciones (figura 7). Esto tiene como ventajas:
•
•
•
Disminución de interfaces entre sistemas de los actores, reduciendo la complejidad.
Actualización on-line del estado de las series ya que no existen
interfaces entre sistemas.
Unicidad de la información: todos acceden a la misma información al mismo tiempo.
Figura 6: Estados de los Números de Serie
Transacciones habituales en un circuito de ventas
GENERACION
DEL NUMERO
DE SERIE
IMPRESION DE
LA ETIQUETA
ETIQUETADO
DEL PRODUCTO
VENTA DEL
PRODUCTO
AL CLIENTE
VALIDACION
DEL PACIENTE
Generado
Ingresado
Asignado
Vendido
Validado
Vender desde el Laboratorio





Comercializar en el Mercado




Utilización Paciente





Estado generado
Transacciones permitidas por estado
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare

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Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad
basada en estándares GS1
Figura 7: Logística interna y canales de distribución
Canal de
Distribución
Hospitales
Entorno logístico
interno
Instituciones
Mayoristas
Laboratorio
Operador logístico
Distribuidora
Farmacias
Pacientes
•
•
Mayor seguridad: teniendo en cuenta que las series son aleatorias, el hecho de que los números de series se encuentren en un
solo repositorio de datos aumenta la seguridad y disminuye la
probabilidad de extracción de información.
En la etapa 2, al incluir el canal de distribución se permitirá la
comunicación con dicho canal en forma instantánea.
•
•
Se cobrará por número de serie asignada y utilizada por
el Laboratorio.
El servicio podrá ser brindado a otros Laboratorios, Distribuidoras, Operadores Logísticos, Mayoristas y Farmacias.
El Sistema se encuentra montado en un entorno web y se puede
acceder a él a través de cualquier conexión a Internet.
La adopción de esta herramienta por parte de otros Laboratorios y
demás actores de la Cadena de Distribución, es un factor clave para
la sustentabilidad del proyecto a largo plazo, ya que de esta forma
se establecen bases para:
Desarrollo y esquema de operación
del Sistema
•
•
Se definió que el Sistema debería ser desarrollado por un proveedor
de tecnología con experiencia en trazabilidad, seleccionándose a
Farmatrack, empresa del Grupo Fobesa.
•
Con el objetivo de que el Sistema realice mejoras continuas y
actualizaciones, se decidió que sea operado y mantenido por su
desarrollador, quien brindará el servicio de trazabilidad.
Implementación
En consecuencia, el Sistema de Farmatrack cuenta con las siguientes características:
• La inversión en desarrollo, hardware y comunicaciones es a cargo
del proveedor.
• Es responsable del hosting del Sistema.
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Fijar un estándar para el mercado local.
Aumentar la difusión y el conocimiento de la herramienta por
parte de la población.
Fomentar su uso, habituando a profesionales del cuidado de la
salud y pacientes a validar los productos antes de ser suministrados o consumidos.
Impacto en la Operación
Identificación
El impacto en la identificación del producto se resume en los
siguientes costos:
•
•
Costo de etiquetas.
Operación de etiquetado.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Roche Argentina: Combatiendo los Medicamentos Ilegítimos con trazabilidad
basada en estándares GS1
Depósitos
Se debe garantizar que todos los productos salgan del depósito
escaneados sin producirse cruces de unidades (Números de Serie)
entre pedidos.
Por ello dentro del proceso de despacho, la lectura de los números
de serie se realiza en el momento del empaque, lo cual garantiza
que aquellos ya preparados sean exactamente los leídos. El Sistema
controla la consistencia de lotes y las cantidades de cada pedido,
habilitando la salida del pedido, sólo si el mismo está completo y de
acuerdo con lo establecido.
Para el fabricante:
• Disminución de unidades ilegítimas, lo cual implica:
– Mayor demanda de unidades originales, es decir, mayores
ventas
– Menor riesgo de recuperos
– Mejora de imagen al aumentar el consumo de unidades
originales con acción terapéutica comprobable.
• Reducción de costos de recuperos al poder identificarse las unidades ilegales, sólo efectuando recuperos de las series ilegales
versus los lotes completos.
Próximos pasos
La trazabilidad tiene impacto en la operación logística porque agrega tiempos de operación para el picking y los controles de stock, lo
cual se traduce en costos.
Validación
La validación por web no tiene costos, mientras que a través del
contact center tiene los costos de comunicación y de operación del
contact center.
Consideraciones de selección, secuencia y lotes de
productos
Actualmente otros dos fabricantes multinacionales se encuentran
implementando localmente esta solución, lo cual ayudará a consolidar el concepto en el mercado. Hay otras dos compañías locales
estudiando su adopción.
Por otro lado existen proyectos legislativos y del Ministerio de Salud
argentino para regular y extender la implementación de trazabilidad. Los proyectos son mayormente compatibles con lo que hemos
implementado.
Los productos trazados fueron seleccionados en relación al grado
de riesgo de sufrir ilícitos; se tomaron los productos que han registrado mayor cantidad de ilícitos como los más riesgosos, teniendo
en cuenta sus volúmenes de ventas y facturación.
Farmatrack se encuentra desarrollando una nueva versión del software con varias mejoras, principalmente para facilitar el ingreso de
nuevos Laboratorios. Adicionalmente se está definiendo la etapa 2
para brindar solución de trazabilidad al resto de la cadena.
En base a estas variables se priorizaron e incluyeron los SKU en un
cronograma de implementación, incorporando un SKU cada 15 días.
Durante este año profundizaremos la difusión del uso de la validación de productos conjuntamente con los nuevos Laboratorios y
GS1 Argentina.
Se asumió como criterio sólo trazar lotes completos (no parciales).
Una vez que un SKU comienza a trazarse, serán trazados todos los
futuros lotes.
Actualmente trazamos todos los productos que tuvieron casos
de adulteración, así como también algunos que tienen riesgo de
sufrirlo, con un total de 12 SKU que representan más del 80% de la
facturación de la compañía.
Plan de Comunicación
La difusión es un factor clave para el éxito. Por ello diseñamos un
plan de comunicación con el objetivo de informar sobre el nuevo
Sistema e incentivar su utilización por parte de pacientes y profesionales de la salud.
El plan tuvo varias acciones destinadas tanto al ámbito interno de la
compañía como al ámbito externo, las cuales se ejecutaron durante
el 2010.
Beneficios Esperados
Para los Pacientes y la Sociedad
• Verificación de la legitimidad del producto antes de consumirlo.
• Disminución de riesgos de daños por utilización de medicamentos ilegítimos.
• Acceso a la acción terapéutica esperada
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
ACERC A DEL AU TOR
Pablo Grimald, Gerente Comercial de Logística de la División
Pharma de Roche Argentina.
Pablo Grimald es responsable de la Administración de Ventas,
Distribución y Planificación de la Demanda. Cuenta con más de
20 años de experiencia en el mercado farmacéutico y ha
liderado varios proyectos aportando su know-how en aquellos
dirigidos a la armonización de los procesos y sistemas en la
región de América Latina.
Grimald se graduó como Ingeniero en Sistemas de Información
en la Universidad Tecnológica Nacional (UTN), y es MBA graduado en la Universidad del CEMA (UCEMA), Argentina.
9
Health Corporate Network apalanca el
Sistema GS1 para el éxito del eProcurement
RESUMEN
El Health Corporate Network (HCN), una organización que entrega servicios compartidos, incluidos
suministros, al Departamento de Salud de Australia Occidental, identificó un aumento considerable
del volumen de procesamientos de las transacciones de compras en papel, causando una gran
carga para los empleados. En consecuencia, se tomó la decisión de implementar la Solución de
eProcurement (compras electrónicas) del NEHTA para la automatización de algunos procesos
manuales. La base para la Solución de eProcurement del NEHTA es el Estándar de eMessaging
(mensajería electrónica) de GS1, GS1 XML en combinación con el Estándar Australiano (AS) 5023, el
cual define el conjunto de datos de mensajería y las reglas comerciales para el sector de cuidados
de la salud. El HCN entendía que los procesos de eProcurement deben basarse en datos completos
y precisos de productos, y por tanto tomó la decisión de obligar a la población a utilizar el Catálogo
Nacional de Productos (NPC) como un pre-requisito para la implementación de eProcurement
Antecedentes
WA Health es el estado del sistema de salud pública de Australia
Occidental que brinda servicios para alrededor de 2,3 millones de
personas en un área de casi 2,5 millones de kilómetros cuadrados (aproximadamente cinco veces el tamaño de Texas) desde la
ciudad capital Perth, hasta centros rurales y algunas de la áreas más
remotas de Australia. Los centros dirigidos por WA Health incluyen
hospitales públicos, servicios de salud comunitarios y mentales,
servicios de salud dental y servicios de salud Aboriginales. En 2009,
WA Health manejó más de 837.000 visitas de emergencias departamentales, completó más de 75.000 casos de cirugías optativas,
asistió 22.330 partos y llevó a cabo más de 91.000 escaneos de
cáncer de mama.
Cada jurisdicción territorial y del estado de salud se ha comprometido (por su presencia en la comisión directiva de NEHTA) a dirigir e
implementar la estrategia de NEHTA.
La NEHTA identificó a la cadena de abastecimiento como un área
de trabajo fundamental. Este trabajo fue uno de los primeros en
comenzar, dado que se consideraba como un área clave que generaría eficiencia, ahorros y mayor seguridad para el paciente en los
hospitales públicos de Australia. El esfuerzo de trabajo de la cadena
de abastecimiento tiene tres áreas:
•
•
•
El Health Corporate Network (HCN) es una entidad de servicios
compartidos que brinda servicios de Recursos Humanos, Suministro, servicios de Sistemas de Negocios y Finanzas para WA Health. El
rol principal de HCN en la comunidad de WA Health es asistir a los
empleados clínicos para brindar el mejor servicio que puedan a los
pacientes, ya sea con eficiencia en la cadena de abastecimiento o
mejores procesos de negocio y administración. Su estrategia está
alineada con la Estrategia Nacional de Salud del Gobierno Federal
y es empleada por la Autoridad Nacional de Transición al eHealth
(NEHTA según sus siglas en inglés). La Estrategia establece cuatro
prioridades:
•
•
•
•
Desarrollar con urgencia los fundamentos esenciales para posibilitar eHealth
Coordinar el avance de las prioridades de las soluciones y procesos eHealth
Acelerar la adopción de eHealth
Liderar el avance de eHealth en Australia
10
Por David Melbourne,
Health Corporate Network
Creación de un Catálogo Nacional de Productos (NPC)
Desarrollo e implementación de una solución de eProcurement
/ eMessaging
Documentación de herramientas y referencias de inteligencia de
negocios
eProcurement y el Sector de Salud Pública
de Australia
Los procesos de compras en todos los estados y territorios Australianos eran predominantemente manuales y carecían de estándares.
En 2007 el NEHTA anunció la elección de GS1 XML como formato y
estructura de eProcurement para formar la columna de su solución
de eProcurement. Los datos establecidos para las transacciones
dentro de la estructura GS1 XML han sido especificados utilizando
el Estándar Australiano (AS) 5023. Combinados, el uso de GS1 XML
y el AS 5023 brindan una fuerte solución basada en estándares,
estableciendo los fundamentos para el desarrollo de capacidades
de transacciones electrónicas por parte de todos los estados y
territorios de Australia.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement
Figura 1: Modelo HUB de la NEHTA
WA Health
Comprador
Proveedor
La base de la solución de eProcurement es cuatro mensajes de transacciones: la Orden de Compra (incorporando el Cambio de Orden
de Compra), Respuesta a la Orden de Compra, Aviso de Despacho
(también llamado Notificación Avanzada de Embarque – ASN), y
Facturación.
Dentro de la solución de eProcurement de NEHTA, también se
incluye la especificación que los Proveedores de Servicios EDI (HUBs)
– organizaciones que brindan servicios de mensajería EDI a proveedores y compradores – deben operar en una estructura federada
HUB; vea la Figura 1. Esto significa que un proveedor y un comprador
pueden elegir contratar sus HUBs basándose en sus propios criterios
de selección de socios comerciales y negociaciones comerciales. Si el
proveedor y comprador luego eligen intercambiar mensajes electrónicamente y los mensajes cumplen con las especificaciones de NEHTA, no existe posibilidad de que el proveedor o comprador pague
aranceles al HUB del otro, ni tampoco pagará el HUB de ningún socio
comercial aranceles de interconexión (conectividad y movimiento de
mensajes) entre los HUBs.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Proveedor HUB
HUB Interno
eProcurement en Australia Occidental
Luego de la formación de HCN en 2006, se observó que existía
una creciente tendencia al volumen de transacciones en papel
procesadas por el WA Health y esto significaba una gran carga para
los empleados de compras. El HCN procesaba más de 1500 líneas
de órdenes de compra y 3500 líneas de facturación diarias para
WA Health. Para poder manejar todas las transacciones en forma
eficiente y efectiva, HCN debía cambiar los procesos existentes.
En 2008 se tomó la decisión de mejorar los negocios implementando eProcurement, alineado a la Solución de eProcurement de
NEHTA, para poder automatizar lo máximo posible los procesamientos manuales. Otros causantes fueron los cortes de presupuesto por
parte del gobierno y una subsecuente restructuración organizativa.
La automatización era vista como una forma de liberar a los empleados para que se puedan focalizar en tareas de valor agregado.
Con órdenes de compras, facturas y otros documentos electrónicos,
el departamento de cuentas a pagar tendría menos trabajo manual.
El HCN fue la primera jurisdicción en ir por este camino.
11
Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement
Figura 2: Flujos de Datos NPC
Proveedor 1
Hospital
HUB A
HUB B
HUB trabajando para
Recepción de Datos
Hospital
Proveedor 2
HUB trabajando para
Proveedor de Datos
Proveedor 3
Catálogo Nacional de
productos (GS1net)
Departamento
de Salud
Proveedor
Proveedor 4
Beneficiario
Sector Privado
La importancia de datos maestros precisos
Para poder implementar el eProcurement con éxito, HCN observó
que debían asegurar que tanto sus propios datos y los de los proveedores fueran 100 por ciento precisos y se mantuvieran actualizados. En la etapa temprana del proceso de implementación del
eProcurement estaba claro que el uso de datos imprecisos en los
mensajes electrónicos simplemente agregaba esfuerzo al trabajo de
los empleados. El eProcurement sin datos maestros precisos causa
más trabajo que el procesamiento en papel.
Para lograr datos precisos y sincronizados, el HCN se dirigió al Catálogo Nacional de Productos (NPC), el cual ha sido fijado como “fuente única” de datos maestros de artículos para las organizaciones de
salud australianas que buscan comprar medicamentos, dispositivos
médicos y otros artículos necesarios para el cuidado de la salud. La
Figura 2 detalla el proceso de flujo de datos del NPC.
El NPC ha sido avalado por todos los estados, territorios y departamentos de salud de Australia como un repositorio de datos sobre
productos, precios y cuidados de la salud y es patrocinado por GS1
Australia en la plataforma de la red de sincronización de datos. La
misma es utilizada por una creciente cantidad de proveedores; esta
solución contiene verificaciones de validación de datos incorporados cuyo objetivo es prevenir que los proveedores carguen
informes incompletos o imprecisos.
HCN ha requerido que los proveedores hayan publicado sus
datos en el NPC como un prerrequisito para la implementación
12
Mayorista
de eProcurement. HCN les dice a todos sus proveedores que si no
tienen su información en el NPC no les pueden brindar a los socios
comerciales, incluyendo HCN, datos validados y completos, En
segundo lugar, no pueden mantener datos sincronizados. Esto significa que el HCN no puede implementar eProcurement con ellos.
Al exigir que los proveedores utilicen el NPC con sus datos antes de
implementar eMessaging, HCN ha establecido una contingencia
para minimizar los riesgos de datos imprecisos y por lo tanto mayor
esfuerzo de trabajo.
Definición y documentación de procesos de
negocios: La Guía de Implementación de
Mensajes
Para el HCN, el siguiente paso hacia la implementación de eProcurement con proveedores fue documentar sus reglas, requerimientos
y procesos, incluyendo el conjunto de datos. El resultado de este
proceso se llama la Guía de Implementación de Mensajes (MIG). El
HCN trabajó en conjunto con NEHTA durante este proceso.
El MIG es una parte esencial de la documentación de eProcurement, brinda un conjunto de requerimientos para todos los socios
comerciales que aporten explicaciones sobre qué mensajes GS1
XML se utilizan, y cómo funcionan las aplicaciones de software y
procesos de trabajo de distintas jurisdicciones. El MIG de HCN les
brinda a los proveedores una guía para el comercio electrónico
utilizando las Especificaciones NEHTA para los mensajes de Ordenes
de Compra, Respuesta a las Ordenes de Compra y Facturación. HCN
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement
Figura 3: El Panorama General del e procurement de HCN
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Proveedor
Depósito
Empaquetado
HCN
Envío
Demanda
Recepción
Hospitales
Salas de atención
avanza hacia un complemento de mensajes, y actualmente está
desarrollando el Aviso de Despacho.
WA es la primera jurisdicción en Australia en tener un MIG y esto
aseguró que sea más fácil para HCN comunicar con sus proveedores exactamente qué se requiere al implementar el eProcurement.
Este MIG ha realizado una autoevaluación por parte de HCN utilizando el esquema de Cumplimiento, Conformidad y Acreditación
(CCA) del NEHTA.
Becton Dickinson y Medical Sales and Service.
Como se detalla en la Figura 4, el HCN ha decidido funcionar como
su propio HUB brindando flexibilidad en el manejo de sus flujos de
mensajería, simplemente conectando con los HUBs seleccionados
por sus socios comerciales y moviendo datos hacia su Sistema ERP.
Los beneficios desde su implementación son:
•
Con el desarrollo del MIG, el HCN ha mapeado sus procesos de
negocios según especificaciones de mejores prácticas. Al apalancar
el exitoso resultado del MIG de HCN, Australia del Sur y el Territorio
Capital de Australia (ACT) también han completado con éxito el
proceso de cumplimiento de NEHTA. NEHTA continuará con este
esfuerzo en todas las jurisdicciones de salud y en el sector privado
de salud en toda Australia. Todos los procesos de trabajo en las jurisdicciones deben documentarse en una única referencia nacional
lo que significa que los proveedores contarán con una única guía
sobre la implementación de eProcurement para el sector público
de cuidados de la salud de Australia. La Figura 3 detalla el proceso
de HCN eProcurement, destacando la relación colaborativa y cíclica
entre las partes involucradas.
•
•
•
Una identificación más precisa de los productos ordenados
debido al uso de GTINs. No existe confusión entre qué tamaño
de paquete, color etc. se está ordenando. Cuando se utilizan
números de partes internas tal confusión es común.
Con una rápida recepción de la respuesta a la orden de compras,
los problemas se pueden resolver más rápidamente. Por ejemplo, si un artículo se encuentra agotado, esto puede subsecuentemente ser provisto por un proveedor alternativo.
Con una notificación rápida sobre cualquier discrepancia de
precios los problemas pueden ser inmediatamente identificados
y resueltos.
Cuando se concilian los detalles de una factura electrónica y
una orden de compra, la factura es validar inmediatamente. Esto
significa que requiere intervención por parte de empleados de
Cuentas a Pagar, disminuyendo así la carga de trabajo.
Por lo general los pagos se realizan con más rapidez. Cuando
se utilizan facturas de papel, estas pueden perderse o no ser
enviadas al equipo de Cuentas a Pagar, lo cual retrasa el pago.
Estado Actual de HCN
•
Desde 2008 el HCN ha comenzado la implementación de eProcurement con varias compañías incluyendo a Baxter Healthcare, B.Braun
Australia, Bunzl Australasia y KCI Medical. Las discusiones continúan
con otros varios proveedores incluyendo a Western Biomedical,
HCN trabaja continuamente en conjunto con proveedores para
ayudarlos a que estén listos para involucrarse en la implementación
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
13
Health Corporate Network apalanca el Sistema GS1 para el éxito del eProcurement
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Figura 4 Sistema de HCN y Flujo de Datos
NPC
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eProcurement con link directo
al HUB de HCN
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Proveedor HUB
de eProcurement con mensajes de órdenes de compra, respuesta
a órdenes de compra y facturación. Los proveedores deben contar
con datos publicados en NPC para poder ser considerados, pero
también tienen a la implementación de eProcurement en sus propios objetivos de negocio.
Para los proveedores que hayan publicado sus datos de producción enNPC pero no se encuentren preparados para avanzar con
eProcurement, el HCN ha comenzado a brindar información sobre
GTIN y Número Mundial de Localización (GLN) en sus órdenes de
compras en papel, creando así familiaridad y concientización sobre
la confianza en los datos de NPC. Lo más importante es el hecho
de que estas referencias aseguran que hasta los proveedores que
procesan órdenes manualmente conocen exactamente qué artículo y niveles de empaquetados están siendo pedidos por HCN, y
las localizaciones correctas hacia donde deben enviarse los bienes.
Si los proveedores publican sus datos al NPC, el HCN accederá a los
mismos y los incorporarán a sus sistemas de compras.
HEALTH
CORPORATE
NETWORK
SOBRE EL AU TOR
David Melbourne, Analista Senior de Negocios, Health
Corporate Network
David Melbourne es actualmente Analista de Negocios
del Health Corporate Network y coordina su proyecto de
eCommerce. Comenzó su vida laboral como farmacéutico
en Australia del Sur antes de dirigirse a Perth en 1987. En
2006 fue apoyado para asistir con el mapeo de datos de
un proyecto de farmacia que se convirtió en un cambio en
su carrera profesional, y hoy trabaja junto a NEHTA y GS1
Australia para la implementación del Catálogo Nacional de
Productos y eProcurement para WA Health.
El objetivo final del HCN es enviar y recibir cuantas transacciones
electrónicas sean posibles. Los objetivos actuales son contar con
hasta 15 proveedores en vivo con mensajes sobre órdenes de
compras, respuestas a órdenes de compras y facturación para fines
de 2011. Los Estándares Globales y las especificaciones de National
Healthcare son esenciales para esto. Si todos hablan el mismo idioma, el desarrollo de soluciones del sector de la Cadena de Abastecimiento de eHealth Australiana será realmente eficiente.
14
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
El sistema de trazabilidad de medicamentos
en el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil
RESUMEN
Al concentrarse en la seguridad del paciente, el Hospital Albert Einstein (HIAE) ha evaluado el ciclo
completo del uso de medicamentos y ha establecido tres etapas específicas para el proceso donde
deben implementarse bloques electrónicos de seguridad: órdenes, suministro y administración. El
HIAE inició el proyecto de trazabilidad intrahospitalario para monitorear la recepción, distribución,
suministro y administración de medicamentos. En la primera etapa, los medicamentos son reetiquetados por la misma organización, y en una segunda etapa, un proveedor asumió el desafío de
imprimir un código de barras en la etiqueta de cada unidad de ampollas electrolíticas en la línea de
producción. Esto permitió incluir datos variables como el número de lote y la fecha de vencimiento.
Otros proveedores fueron luego invitados a adoptar el código de barras GS1 DataMatrix. Como resultado, el HIAE logró reducir hechos adversos en el suministro y costos al reemplazar el reetiquetado de
medicamentos en la organización por etiquetas de códigos de barras bidimensionales en la industria.
Por Nilson Gonçalves
Malta, Hospital Israelita
Albert Einstein
Introducción
Según estudios realizados por la Asociación Americana de Hospitales y por David Philips, ambos expuestos en el informe Errar es
Humano, 1999, del Instituto de Medicina, cada año entre 44.000 y
98.000 personas mueren debido a errores médicos y alrededor de
7.000 debido a errores de medicación, dentro o fuera de hospitales.
Además, menciona que el 2% de las admisiones en los hospitales
eran debido a hechos adversos con medicamentos que podían prevenirse, aumentando la estadía de 4,6 días con un costo adicional
de $4.700 por admisión1. Según estadísticas provenientes del Centro de Control y Prevención de Enfermedades (CDC), este mismo
informe concluyó que muere más gente debido a errores médicos
que por accidentes viales. Aunque ya hayan pasado 10 años, estas
cifras siguen siendo alarmantes y nos hacen reflexionar sobre la
calidad del servicio nacional. Se estima que los costos de errores
oscilan entre 17 y 29 mil millones de dólares anuales. En el informe
más reciente del Instituto de Medicina sobre errores de medicación,
se estimaban en 2006, 400.000 hechos adversos de medicamentos
cada año con un costo de 3,5 mil millones de dólares.2.
En un estudio sobre las posibles fuentes de errores de medicación,
la ASHP, Sociedad Americana de Farmacéuticos del Sistema de
Salud informó que el 39% de los errores suceden en el momento
de recetar, el 12% en la transcripción de la órdenes médicas, el 11%
1
2
Kohn LT, Corrigan JM, Donaldson MS, eds. Errar es Humano: construyendo un
sistema de salud más seguro. Washington, DC. National Academy Press; 1999.
Aspden Petal. Previniendo Errores Médicos: Quality Chasm Series. Washington, DC.
National Academy Press; 2007..
en el suministro y el 38% en la administración del medicamento3. Si
bien estos datos no son específicamente la realidad nacional, son
muy importantes como parámetros para las mejoras.
Los datos presentados anteriormente son bastantes recientes,
pero el problema proviene de antes. En Estados Unidos, ya en los
50 y 60, se desarrolló el Sistema de Distribución de Medicamentos
por Dosis Unitaria (UDDDS) con el objetivo de reducir la cantidad
alarmante de errores de medicamentos. El UDDDS es un sistema
mediante el cual la farmacia entrega el medicamento en la forma
lista para ser consumida, según la dosis recetada por el médico y sin
necesidad de ser manipulada4. A pesar de ser reconocido como el
método más seguro de entregar medicamentos desarrollado hasta
entonces, los indicadores todavía muestran que existen falencias
en el proceso. Pero ahora, si adoptamos el UDDDS como el mejor
método de distribuir, ¿qué más necesitamos considerar?
3
4
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Informe ASHP. 2003 Conferencia de Liderazgo de ASHP sobre Resumen Ejecutivo
de Práctica Farmacéutica: Mirando hacia el futuro: Conduciendo y administrando
cambios. Am J Health-Syst Pharm 2004; 61(10): 1052-58.
Sociedad Americana de Farmacéuticos del Sistema de Salud [ASHP]. Mejores
Prácticas para Farmacia del Sistema de Salud. Estándares de posiciones y Prácticas
de ASHP 1998-99. Bethesda, md: ASHP; 1998: p.134-5,139.
15
El sistema de trazabilidad de medicamentos en
el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil
Seguridad del Paciente en el Hospital Israelita
Albert Einstein (HIAE)
Concentrados en la seguridad del paciente, hemos evaluado el ciclo
completo de los medicamentos y hemos decidido focalizar nuestras acciones en los pedidos, suministro y administración. Con una
participación directa de la Farmacia, hemos implementado un sistema
electrónico de órdenes y un proceso más seguro de logística desde la
recepción de los productos hasta su desecho.
Estas acciones fueron alineadas con la cultura de calidad y seguridad
en HIAE que incluso a fines de los 90 buscaba lograr la certificación de
la Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de Atención
Médica (JCAHO) fuera de los Estados Unidos. El proyecto nos permitió
cumplir con el estándar de la Comisión Conjunta sobre la trazabilidad
de los medicamentos.
Estándar de la Comisión Conjunta de Acreditación de
Organizaciones de Atención Médica MM.05.01.17 (MMU.3.3 de
la Comisión Conjunta Internacional)
La organización sigue un proceso para recuperar medicamentos
discontinuos o que deben ser recuperados.
El concepto de calidad de un Sistema de Dosis Unitaria es incuestionable, pero observamos puntos débiles. Con tantos avances tecnológicos
en nuestra sociedad, es esencial aprovechar todos los medios disponibles para proteger las vidas diariamente. Nuestras acciones han sido
confirmadas y reforzadas con la publicación del Instituto de Medicina,
que recomienda la computarización y automatización como medio
para prevenir errores y efectos adversos5, en resumen, un mecanismo
disponible y una fuente eficiente de seguridad.
Fig. 2 – Ampollas reetiquetadas
Para evitar el problema y cumplir con esta demanda, la alternativa
adoptada fue reetiquetar (reidentificación) los medicamentos en
todo tipo de presentación y dosis, imprimiendo un código de barras
que contenía los datos del producto, número de lote y posible
fecha de vencimiento, así como la forma humanamente legible.
Esta solución resultó engorrosa para ampollas y vías (Fig. 2), pero
la situación era aún más crítica cuando se trataba específicamente
de medicamentos en dosis sólidas (por ejemplo comprimidos,
cápsulas, etc.)6. Para contar con esta información sobre cada unidad
de consumo, debíamos cortar paquetes de blisteres originales y
envolver individualmente cada unidad. Para facilitar este proceso, el
HIAE invirtió en una máquina de reempaquetado para dosis unitarias
(Fig. 3). En el mercado brasileño la venta de medicamentos por bulto
es prácticamente inexistente, lo que resulta más costoso y crea muchos desechos, como cartuchos, envases blister vacíos e insertos de
envases. Debido a esta práctica, con la publicación de RDC 67/2007
ANVISA7, en el proceso de reempaquetado mediante esta máquina,
la validación de los medicamentos se redujo un 25 % con respecto al
tiempo original. Esta situación se mantiene hoy en día.
En 2005, para atender 460 camas, la guardia de emergencias y dos
unidades exteriores de pacientes (Paraisópolis Alphaville), el HIAE
reempaquetó aproximadamente 80.000 sólidos orales y reetiquetó
250.000 ampollas o vías por mes.
El proyecto de trazabilidad
La primera etapa
Para mejorar la seguridad del paciente, el HIAE inició un proyecto de
trazabilidad intrahospitalario que tenía el propósito de monitorear la
recepción, distribución, suministro y administración de medicamentos
y controlar los números de lotes y fechas de vencimiento de los medicamentos durante esos procesos.
Hasta ese entonces no era posible llevar a
cabo una trazabilidad ya que los medicamentos no contaban con los requerimientos mínimos para los controles. No todos
los proveedores entregaban envases
adecuadamente identificados. Incluso si
Fig. 1 – Código EAN 13
llegaban a contar con un código de barras,
sólo informaba lo que el producto era (código EAN13 – Fig. 1), y generalmente sobre el empaquetado secundario. Cuando se trata de un
hospital que suministra, es imperativo que la identificación completa
esté sobre el empaquetado primario.
6
7
5
Instituto de Medicina. Cruzando el Abismo de Calidad. Un Nuevo Sistema de Salud
para el Siglo XX1. Washington, DC. National Academy Press; 2001
16
Cina J, et al. Implementando un centro de reempaquetado con código de barras:
un estudio de caso del proceso desde el departamento de servicios de farmacia
del Hospital Brigham & Women’s en Boston. Pharm Purchasing Products 2004;
1:10–11.
BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. RDC nº67, de 1º de octubre
de 2007. Reglamento Técnico sobre Buenas Prácticas de Manipulación de
Preparaciones Magistrales y Oficinas para Uso Humano en farmacias. Diario Oficial
de la República Federativa del Brasil, Poder Executivo, Brasilia, DF, 8 de octubre de
2007, Seçción 1.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Riesgos
La actividad de reetiquetado es un paso crítico ya que agrega costos
– particularmente el alto costo de fuerza de trabajo – y riesgo – el
riesgo de tener información imprecisa o incompleta. Para prevenir
estos errores, se necesita desarrollar una política y control de calidad
post-etiquetado8.
También podemos observar errores cuando se reciben los medicamentos. Ahora con el control de lote en la distribución interna
de productos, deben ingresarse al sistema la información del lote y
fecha de vencimiento. Así, tenemos el riesgo de errores de copiado,
comprometiendo la capacidad de trazabilidad de datos durante el
período de uso del medicamento.
Además, debemos prestar atención a la calidad de impresión de
las etiquetas, porque los códigos borrosos no pueden ser leídos y
se compromete toda la cadena. Por lo tanto, es esencial contar con
un programa efectivo de mantenimiento preventivo de impresoras,
etiquetas y adquisición de la película apropiada de impresión, para
que no se borre durante su manipuleo o con líquidos utilizados en
procesos asépticos.
La solución ideal
A través de nuestra participación en el grupo de usuarios de GS1
Healthcare Brasil, hemos identificado un proveedor que aceptó el
desafío de aplicar el código bidimensional
GS1 RSS-14 (actualmente llamado DataBar
– Fig. 4) en la etiqueta de cada unidad de
ampolla electrolítica en la línea de producción. En este formato de mayor capacidad,
se pueden ingresar datos variables como
el número de lote y la fecha de venciFig. 4 - DataBar GS1
miento. Más adelante en 2008, nuevos
Apilado Omnidireccional
socios se unieron al programa y siguieron
la guía internacional que requería el uso
del código GS1 DataMatrix (Figs. 5 y 6).
Gracias a este nuevo código bidimensional
con contenido variable, el reetiquetado de
todos los productos ya no era necesario,
y se estableció un proceso más seguro
de recepción. Al leer el código, el sistema
automáticamente importa los datos de
Fig. 5 – DataMatrix GS1
número de lote y fecha de vencimiento,
eliminando así la posibilidad de error en el registro de datos del
sistema de inventario. En una encuesta sobre el estado actual de las
farmacias de hospitales llevada a cabo por la Sociedad Americana
de Farmacéuticos del Sistema de Salud (ASHP)9, Zellmer10 señaló
la necesidad de que los fabricantes suministren medicamentos
ya re-empaquetados en dosis individuales con códigos de barras
para mayor seguridad y para ahorrar costos. Esto alineado con los
estudios del grupo de GS1 Brasil.
Cina J, et al. Errores de medicación en el centro de reempaquetado con código de
barras. Am J Health –Syst Pharm 2006; 63(2): 165–168.
9 Pedersen CA, Gumpper KF. ASHP national survey on informatics: Assessment of the
adoption and use of pharmacy informatics in U.S. hospitals – 2007. Am J HealthSyst Pharm 2008; 65(23): 2244-2264.
10 Zellmer W. Estado actual de la farmacia de hospital. Am J Health-Syst Pharm 2009;
66(10): 895.
Fig. 6 – Ampollas con GS1 DataMatrix
Todavía queda un desafío considerable para la industria nacional de
productos farmacéuticos, la aplicación de códigos de barras a los
paquetes blisteres de sólidos orales (Fig. 7). La intención es, que una
vez que se cortan (en paquetes blisteres perforados) todas las unidades cuenten con la identificación requerida para una trazabilidad
completa, sin necesidad de reempaquetar en hospitales que llevan
a cabo el proceso de suministro de Dosis Unitaria.
Para diciembre 2010, otros proveedores se unieron al programa y
el HIAE expandió sus servicios a 600 camas, guardias de emergencias y otras cuatro unidades de pacientes exteriores (Paraisópolis,
Alphaville, Perdizes-Higienópolis y Ibirapuera). Alrededor de 180.000
sólidos orales debían ser reempaquetados por mes y alrededor
de 250.000 ampollas o vías ya no tienen que ser reempaquetadas
debido a que llevan el código GS1 DataMatrix.
8
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Fig. 7 –Código de barras en blisteres
17
El sistema de trazabilidad de medicamentos en
el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil
Recepción
Distribución
Suministro
Administración
Evaluación del Software
Verificaciones adicionales de seguridad
Con la adopción de estándares, todos los sistemas utilizados en la
logística de un hospital tuvieron que ser adaptados para permitir la
recuperación de la información del código.
Según James Reason12, los errores no se restringen a pocos individuos. Hasta los profesionales más calificados pueden tener fracasos.
Muchas veces las circunstancias llevan a los errores. El mero
propósito del uso del código de barras hace más seguro el uso de
medicamentos apalancando la tecnología.
En el proceso de lectura del código, el sistema debe reconocer
el carácter FNC1, los Identificadores de Aplicación (AI) relevantes
y guardarlos. En el ejemplo más básico, el sistema debe comprender que un producto específico GTIN14 (AI 01) corresponde
a un producto único en su inventario interno. Entonces debe
registrar la información de lote y fecha de vencimiento, y realizar
una identificación completa del medicamento en la cadena de
abastecimiento interna.
Aunque parezca complejo, no lo es. GS1 ofreció soporte para que se
entiendan los ajustes necesarios.
Cuando fuera posible, se deberían considerar verificaciones de
seguridad adicionales. El Modelo de Queso Suizo de J. Reason
aclara muy bien cuando los fracasos se alinean y surgen los errores
potenciales (Fig. 8).
Legislación
La trazabilidad de los medicamentos ha ingresado a las normas de
la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA), el ente nacional
responsable de regular el sector salud en Brasil13 14 15 16 17 18.
Verificación de la administración de medicamentos al lado de la cama del paciente
La solución tendrá un impacto directo en la administración de
medicamentos, una de las etapas más críticas y sensibles en cuanto
a errores como se muestra en las estadísticas de ASHP. En 2011, el
HIAE adoptará un sistema electrónico de verificación de la administración de medicamentos al lado de la cama del paciente. En este
proceso, la enfermera lee el código de identificación del paciente y
el código de barra del medicamento suministrado por la farmacia,
confirmando la droga. Cuando el empaquetado primario carece de
un código de barras este proceso no es inútil.
Se ha discutido y publicado mucho sobre la automatización de este
proceso y el objetivo principal es lograr los conocidos 5-correctos:
paciente correcto, droga correcta, ruta correcta, tiempo correcto
y dosis correcta. Este asunto en particular ha sido objeto de más
estudio y el número 5 ahora resulta 911, donde percibimos que el
proceso automatizado permite que se cumpla con la implementación de tecnología: la verificación electrónica permite el paciente
correcto, droga correcta, dosis correcta, tiempo correcto, registro
correcto (documentación), derecho a negarse y justificación correcta. La educación del paciente y la ruta correcta todavía permanecen
inherentes al profesional involucrado.
11 Elliott, M. and Liu, Y. Los nueves correctos de la administración de medicamentos:
Panorama general. British Journal of Nursing 2010. 19(5), p.300-305.
18
12 Reason J. Error Humano: Modelos y Administración, BMJ 2000, 320: p 768–
770.
13 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Consulta Pública nº 8, de 4 de
marzo de 2008. Diario Oficial [de la República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 5 de
marzo de 2008, Sección 1.
14 BRASIL. Ley nº 11.903, de 14 de enero de 2009. Disposición sobre el rastreo y
consumo de medicamentos por medio de tecnología de captura, almacenamiento
y transmisión eletrónica de datos. Diario Oficial [República Federativa de Brasil],
Brasília, DF, n. 10, 15 de enero de 2009, Sección 1, p1.
15 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. RDC Nº 59, de 24 de noviembre
de 2009. Disposición sobre la implantación del Sistema Nacional de Control de
Medicamentos y definición de los mecanismos para rastreo de medicamentos,
por medio de tecnología de captura, almacenamiento y transmisión eletrónica de
datos. Diario Oficial (República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 25 de noviembre
de 2009, Sección 1, p 58.
16 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instruçción Normativa n°1, de
13 de enero de 2010. Reglamenta la Resolución RDC n° 59, de 24 de noviembre
de 2009, que dispone la implantación del Sistema Nacional de Control de
Medicamentos, con vistas al reglamento de la producción y el control de
la distribución de las etiquetas de seguridad para el Sistema de Rastreo de
Medicamentos. Diario Oficial [República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 14 de
enero de 2010, Sección 1, p 60.
17 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instrucción Normativa n°8, de
15 de junio de 2010. Nueva redacción que revoca los §§1º, 2º, 3º y 4º de art. 9º
de Instrucción Normativa nº 1, de 13 de enero de 2010 [República Federativa de
Brasil], Brasília, DF, 17 de junio de 2010, Sección 1, p 39.
18 BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Instrucción Normativa n°11, de 29
de octubre de 2010. Dispone la tecnologia, la producción, y la provisión y el control
de la distribución de las etiquetas auto-adhesivas de seguridad para el Sistema
de Rastreo de Medicamentos. [República Federativa de Brasil], Brasília, DF, 3 de
noviembre de 2010, Sección 1, p 17.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
El sistema de trazabilidad de medicamentos en
el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil
•
•
•
•
•
Fig. 8 – El Modelo de Queso Suizo de J. Reason
ANVISA, preocupado por la continua práctica de ilícitos de medicamentos y robos de cargas, publicó una legislación específica para
el control de este tema. El 14 de enero de 2009 se publicó la ley
11.903 que determinaba la creación de un sistema nacional de trazabilidad de medicamentos desde la producción hasta el consumo
mediante medios electrónicos.
Luego, el 25 de noviembre de 2009 se publicó el RDC 59, otorgando
el establecimiento de un Sistema Nacional de Control de Medicamentos y los mecanismos para el rastreo electrónico de los mismos.
La resolución clarifica que los medicamentos deben ser identificados con el código DataMatrix en su empaquetado secundario. Sin
esto, la identificación se debe realizar en el empaquetado primario.
La ley no cumple con las necesidades de seguridad de trazabilidad
dentro del hospital, sin embargo, la misma demuestra un gran
avance para la seguridad de la población que utiliza medicamentos
adquiridos en farmacias.
Se publicaron muchas declaraciones normativas (#1 el 14 de
enero de 2010, #8 el 17 de junio de 2010 y #11 el 3 de noviembre
de 2010), detallando el mecanismo específico para el rastreo y
control de medicamentos. La normativa determina el uso del GS1
DataMatrix como una herramienta que debe contar con la cantidad
mínima de información, entre la cual está el GTIN, el lote, la fecha
de vencimiento y el IUM (identificador único para medicamentos
–siguiendo el estándar de serialización de GS1), conectados directamente con el registro de productos en el ANVISA y el CNPJ (Registro
Nacional de Personería Jurídica/Número de Tax) de la compañía
receptora.
Resultados logrados mediante la implementación de trazabilidad utilizando códigos de
barras bidimensionales en HIAE.
El proceso es más seguro cuando el GS1 DataMatrix es previamente
impreso en la etiqueta sobre el empaquetado primario de productos farmacéuticos (unidad más pequeña de consumo).
•
Agilidad en el proceso de suministro, con disminución de inventario online
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
•
•
•
Comparación del suministro de artículos según fueron pedidos
Historial del lote del medicamento desde la recepción hasta
el momento de ser utilizado por el paciente (TRAZABILIDAD
dentro del hospital)
Historial del artículo, desde la fabricación hasta su consumo
(TRAZABILIDAD fuera y dentro del hospital)
Garantía del suministro de los medicamentos en las condiciones
de uso, bloqueando lotes que pueden haber sido recuperados o
estén vencidos
Historial de lote enviado a cada sector
Agilidad en localización de productos prohibidos debido a recuperos
Verificación electrónica al lado de la cama del paciente de la
administración del medicamento, según la orden y asegurando
los 7 ó 9 correctos propuestos
Herramienta importante para obtener certificaciones de calidad
Reducción de 330 horas de costos en fuerza de trabajo en la
actividad de reetiquetado
Pensamientos finales
En muchas ocasiones los responsables de las farmacias de hospitales se enfrentan con muchos obstáculos que traban el desarrollo
de proyectos de trazabilidad y no es inusual que existan razones
financieras o falta de soporte por parte de la administración. Es
destacable que, en comparación a los costos generados por errores
y el tiempo de fuerza de trabajo en tareas que no agregan ningún
valor, sino que ofrecen más riesgos, hay factores que demuestran el
rápido retorno de la inversión.
Además, la legislación es un punto muy importante en este
momento. Con el progreso del proyecto nacional y el incentivo a
otras instituciones a nivel nacional, esperamos elevar el Sector de
Cuidados de la Salud a un mayor nivel de calidad. Hoy la atención
se concentra en la legislación que garantiza productos genuinos
y legítimos; sin embargo, esperamos tener en el futuro legislación
que regule el empaquetado primario basado en la identificación
GS1 DataMatrix.
SOBRE EL AU TOR
Nilson Gonçalves Malta, Farmacéutico Senior, Hospital
Israelita Albert Einstein
Nilson Gonçalves Malta (Farmacéutico–Bioquímico) es
Farmacéutico Senior en el Hospital Israelita Albert Einstein,
responsable de todos los servicios automatizados existentes
en la farmacia del hospital. Ha estado involucrado en varios
proyectos de desarrollo de sistemas de automatización
enfocados en la seguridad del paciente en el hospital
en los últimos 10 años. El Sr. Malta tiene un posgrado en
Administración Hospitalaria y es actualmente miembro del
GS1 Consejo Consultivo de Servicios de Salud (HPAC).
19
El sistema de trazabilidad de medicamentos en
el Hospital Israelita Albert Einstein en Brasil
Sobre el Hospital Israelita Albert Einstein
En 1955, un grupo de idealistas de la comunidad judía de San Pablo fundó la Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein (SBIBAE), basada en los cuatro
principios tradicionales judíos:
•
•
•
•
Buenas Obras (Mitzvá)
Salud, Sanación (Refuá)
Educación (Chinuch)
Solidaridad, Justicia (Tsedaká)
Más de medio siglo después, SBIBAE se ha convertido en una gran institución moderna, gobernada por estándares de alta calidad
y con las tecnologías más avanzadas disponibles. SBIBAE está alineada con la modernización y focalizada en la salud ante todo. Los
atributos distinguidos de la Sociedad son la innovación constante y la persistencia en la búsqueda de calidad.
El Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE) fundado en 1971, es una institución orientada al paciente y por lo tanto preparada para ofrecer, con atención y respeto, servicios únicos e innovadores: desde medicina preventiva hasta una rehabilitación completa.
Cuenta con varias iniciativas para la prevención, eliminación o minimización de riesgo y fallas en el sistema. Nuestros procedimientos
son guiados por el Instituto Americano de Medicina (AIOM), la Comisión Internacional Conjunta (JCI), el Instituto para Mejoras del
Cuidado de la Salud (IHI), la Organización Mundial de la Salud, y el Sistema de Calidad Einstein.
El HIAE es una de las organizaciones con más reputación en América Latina. En 1999, fue el primer hospital fuera de EEUU en obtener
la acreditación por parte de la Comisión Internacional Conjunta, la rama internacional de la Comisión Conjunta.
20
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Estándares GS1 para la Trazabilidad de
Vacunas en Canadá
Proyecto de Identificación Automática para vacunas de
la Agencia de Salud Pública de Canadá
RESUMEN
La iniciativa de Proyectos de Identificación Automática de Vacunas (AIVP)
de la Agencia de Salud Pública de Canadá (PHAC) fue establecida en 2002
para mejorar el uso seguro de las vacunas, y para el mantenimiento de un
registro de inmunización, incorporando códigos de barras estandarizados en
el etiquetado de las vacunas. Para encargarse de este asunto, la PHAC creó el
Grupo de Trabajo de Asesoramiento de AIVP, un esfuerzo colaborativo entre
todos los grupos involucrados en el área de inmunización, también a cargo
de la PHAC y la industria de vacunas, incluyendo la representación clave de
GS1 Canadá. En 2010, el Grupo de Trabajo de Asesoramiento de AIVP llegó al
acuerdo de utilizar Estándares GS1 para la identificación de vacunas, estándares aprobados para ser utilizados en Canadá.
Por Dr. Monika
Naus, British
Columbia Centre
para el Control de
Enfermedades
y Dr. Robert Van
Exan, Sanofi Pasteur
Limited.
Introducción
En el Punto de Cuidado
En Canadá se administran más de 20 millones de dosis de vacunas
por año, y cada registro de salud de los pacientes es actualizado
manualmente por proveedores de cuidados de la salud para el
seguimiento de los detalles de la vacunación. Sin embargo, esa
transcripción de los detalles de las vacunas puede ser imprecisa o
incompleta. Estudios sobre los registros de inmunización en las provincias de British Columbia y Manitoba estimaron que entre el 5 y el
15 por ciento de los registros muestran falta de elementos de datos
claves. Hasta un 24 por ciento de los registros mostró falta de datos
o contenía errores que podrían causar barreras a un seguimiento
detallado de hechos adversos luego de una inmunización.
La idea de colocar códigos de barras a vacunas en Canadá no es un
desarrollo reciente. Los beneficios potenciales de la codificación de
vacunas tanto para la gestión de inventario como para contar con
registros eficientes de inmunización de la población son evidentes
hace más de una década, estimulados por la creciente cantidad de
vacunas utilizadas en Canadá1. La colaboración con GS1 Canadá es
un apoyo a la iniciativa de trazabilidad de inmunización de la PHAC,
los Proyectos de Identificación Automática de Vacunas (AIVP). Establecido en 2002, el objetivo de la iniciativa es mejorar el uso seguro
de vacunas así como el registro de inmunizaciones incorporando
códigos de barras al etiquetado de las vacunas.
Para reducir costos relacionados con la corrección de errores, brindar soporte al uso de sistemas de información electrónica, minimizar el ingreso manual de datos, y mejorar la seguridad del paciente
mediante una trazabilidad mejorada de la vacunación, la Agencia
de Salud Pública de Canadá (PHAC), GS1 Canadá, y el Comité de Industria de Vacunación de BIOTECanadá (VIC), están trabajando para
determinar los requerimientos para la identificación de productos
en el proceso global de establecimiento de estándares.
La iniciativa AIVP fue desarrollada en respuesta a la resolución
aprobada en 1999 por el Comité Nacional de Consultoría sobre
Inmunización (NACI), grupo de expertos que desarrollan recomendaciones basadas en pruebas para la vacunación en Canadá. El
NACI recomendó utilizar los códigos de barras en todo producto
de vacunación para facilitar un necesario ahorro de costos en el
sector salud, mejorando los registros de los pacientes y por último
el uso seguro de las vacunas. Para brindar soporte a esta recomendación, el NACI sugiere las siguientes variables relacionadas con
1
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Naus, Monika. Colocando códigos de barras a vacunas – Más que un tema de
“check-out” .
21
la identidad de vacunas de los registros de los pacientes: nombre
del producto, enfermedades contra las cuales protege, fabricante y
número de lote2.
La identificación por código de barras, conjuntamente con un
sistema electrónico que cuenta con una funcionalidad de reconocimiento de producto incorporado, tiene el potencial de optimizar la
administración segura de vacunas. Es decir, un sistema óptimamente configurado podría identificar que un paciente ya ha recibido
la vacuna, o que la vacuna se ha vencido antes del suministro. La
identificación por código de barras también facilita un registro
completo del producto, formato y número de lote en el caso que
ocurriera un hecho adverso que necesite el seguimiento de un lote
específico en el futuro.
Mientras que las vacunas tienen un registro de seguridad admirable, en los últimos años se han llevado a cabo investigaciones
sobre lotes específicos de las vacunas contra sarampión, paperas y
rubeola3 y la adyuvante vacuna de la pandemia4 de H1N1 de 20094;
datos electrónicos completos obviarían la necesidad de búsquedas
y limitaciones en bases de datos en papel de datos faltantes.
Asegurar la confianza del público en el sistema de salud para manejar productos de vacunación y su administración es otro beneficio
que se puede lograr con la iniciativa AIVP.
Primeros Pasos
En la etapa inicial del proyecto, el PHAC en colaboración con VIC,
2
3
4
Guía de inmunización Canadiense, 7th Edition, 2006. Part I, Guía General, Registros
de Inmunización. Agencia de Salud Pública de Canadá. Texto Preparado por Comité
Nacional de Consultoría sobre Inmunización.
Recupero de Vacuna MMR por Mercken Canadá luego de 5 Lesiones. www.
newsinferno.com/legal-news/mmr-vaccine-recall-issued-by-merck-in-canada-after5-injuries/, 14 de diciembre, 2007.
Salud Canadá, Medicamentos y Productos de Salud. www.hc-sc.gc.ca/dhp-mps/
prodpharma/legislation/interimorders-arretesurgence/qual-vaccin-eng.php. 19 de
marzo, 2010.
22
estableció el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP para respaldar
el uso de identificación de productos basándose en estándares
globales. En un esfuerzo colaborativo entre todos los grupos
involucrados en el área de inmunización y codirigido por el PHAC y
el VIC, el Grupo de Trabajo incluía fabricantes de vacunas, jurisdicciones provinciales/territoriales, autoridades de salud, asociaciones
de profesionales de la salud, reguladores, agencias internacionales
que establecen estándares, desarrolladores de registros electrónicos
de salud (EHR) y software de administración clínica, así como la
representación clave de GS1 Canadá.
El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP desarrolló un plan estratégico de cinco años, desde 2008 a 2013. Una de las primeras misiones fue un análisis de beneficio en cuanto al costo de la adopción e
implementación del código de barras en productos de vacunación.
Este análisis fue el primero de su tipo y determinó el retorno de la
inversión de la implementación de Estándares GS1 en la industria
de vacunación de Canadá. Anteriormente, estudios en tecnología
de la información del sector salud estuvieron principalmente enfocados en registros electrónicos de salud y procesos de administración de pacientes, con investigación en códigos de barras en el
sector salud enfocados en rastreos de medicamentos y al lado de la
cama del paciente5. Por ejemplo, algunos estudios previos incluían
revisión de los errores que resultaban de una administración temprana o tardía de medicamentos para determinar el daño potencial
en pacientes6, o cómo podían las etiquetas con códigos de barras
en paciente, en placas de identidad de los asistentes de salud,
envases inmediatos, aumentar la seguridad del paciente durante la
administración de la medicación.7
5
6
7
Análisis Costo-Beneficio para la Adopción e implementación de Identificación
Automática (código de barra) para productos de Vacunación, Informe Final, 6 de
febrero, 2009. HDR|Decision Economics
Poon, Eric G et al. Efecto de la Tecnología de Códigos de Barras en la Seguridad de
la Administración de Medicamentos, The New England Journal of Medicine, 6 de
mayo, 2010.
Neuenschwander, Metal. Guía práctica para la codificación para la seguridad
de pacientes en cuanto a la medicación, American Journal of Health-System
Pharmacy, Vol 60, April 15, 2011.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Estándares GS1 para la Trazabilidad de Vacunas en Canadá
Figura 1: Resultados cuantificables del Análisis Costos-Beneficio
1,200
1,063
1,046
1,000
919
1,063
1,061
893
836
$ millones
1,062
800
800
797
600
400
261
227
200
0
127
Opción B
170
Opción C
Costos totales descontados
Opción D
Beneficios totales descontados
Análisis costo-beneficio
El análisis costo-beneficio fue completado en febrero 2009 por
HDR Decision Economics (HDR) y se enfocó en lograr tres objetivos
principales: revisión de documentación anterior relacionada con los
potenciales costos y beneficios asociados a la implementación del
código de barras GS1 sobre productos de vacunación; suministro
de una descripción y enumeración donde fuera posible de los costos y beneficios según opciones de implementación; y recomendación de las opciones de codificación preferidas con justificación que
apoye la elección.
El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP y el Grupo de Trabajo de
Opciones de Implementación, un subgrupo temporario para esta
tarea específica, seleccionó seis opciones de implementación de
códigos de barras. Estas seis opciones variaban en cuanto al detalle
técnico y los costos y beneficios relativos anticipados. Las opciones, etiquetadas de A a F, consideran la codificación en barras de
empaquetados primarios (vía o ampolla que contiene la vacuna)
y secundarios (la caja donde está la unidad y contiene una o varias
dosis de la vacuna), códigos de barras unidimensionales (1D) versus
bidimensionales (2D), así como también códigos de barras que llevan datos variables (número de lote y fecha de vencimiento) versus
datos no variables.
Este análisis costo-beneficio examinaba los ahorros que el sistema
del sector salud podría realizar en comparación con lo que estaba
etiquetado Opción A, que era considerado el status quo en ese
entonces. Estos costos y beneficios de cada opción fueron evaluados basándose en que 2012 sería el año de implementación de
todas las opciones. Para poder comprender largo plazo versus corto
plazo, el análisis costo-beneficio evaluó costos en un período de 20
años para cada opción. El análisis concluyó que las Opciones B a F
tendrían un “valor neto presente muy positivo, de CA$797 millones
a CA$919 millones (estimativos promedio, 2008 dólares)”.
Opción E
Opción F
NPY (Directo+Indirecto)
El análisis costo-beneficio fue el primer análisis de este tipo llevado
a cabo sobre este tema, y concluyó que se podía lograr un Retorno
de la Inversión significante al implementar códigos de barras GS1
en vacunas. Indicó que a medida que mejora la tecnología en el
sector salud y se lanzan nuevas vacunas, los ahorros y eficiencias
logradas continuarán creciendo.
Acuerdo: El Sistema de Código de Barras GS1
Uno de los objetivos primarios del Grupo de Trabajo de Consultoría
AIVP fue desarrollar el estándar propuesto para códigos de barras
para vacunas en Canadá trabajando junto a GS1 Canadá y considerando los resultados del análisis costos-beneficios. En febrero de
2009, en la reunión anual, el Grupo de Trabajo llegó a un acuerdo
sobre los estándares propuestos para el código de barras canadiense para vacunas.
El Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP acordó las siguientes recomendaciones para los códigos de barras de vacunas en Canadá,
documentadas en la Declaración de Consenso para Códigos de
Barras de Vacunas en Canadá lanzada a fines 2009:
• Códigos de barras 2D en empaquetado primario, que incluye el
Número Mundial de Artículo Comercial (GTIN) y el número de
lote
• Códigos de Barras 2D o lineales (también conocidos como 1D)
en el empaquetado secundario, que incluye el GTIN y el número
de lote
Al identificar el empaquetado primario y secundario y ser mantenidos eficientemente los registros electrónicos de salud, se reduce la
cantidad de errores de inmunización debido a mantenimiento de
registro completo y preciso, y en consecuencia, cualquier seguimiento que resulte de la inmunización se acelera. Además, mejoran
la administración de inventario y el pronóstico de la cadena de
abastecimiento de vacunas, lo que resulta menores interrupciones
en el abastecimiento y menos desperdicio debidos a vencimientos.8
8
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
265
Lamarche, Louis et al. Declaración de Consenso Canadiense sobre Estándares
propuestos para Códigos de Barras en Productos de Vacunación, 2009.
23
Estándares GS1 para la Trazabilidad de Vacunas en Canadá
Figura 2: Beneficios Cuantificables y Análisis
COSTOS CUANTIFICABLES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Trabajo anterior al desarrollo
Desarrollo e implementación sobre estándares acordados
Desarrollo de diseño del código de barras
Desarrollo de base de datos: La Identificación de la Vacuna
Sistema de Base de Datos (VIDS) y recolección y
mantenimiento continuo de los datos
Configuración de la base de datos – registro de
inmunización
Compra y reemplazo de escáner
Rediseño de procedimientos y esquema de clínicas
Rediseño de procedimientos en plantas de fabricación
Impresión de código de barras
Capacitación de médicos
Los Códigos de Barras GS1 elegidos
BENEFICIOS CUANTIFICABLES
•
•
•
•
•
Ahorro de tiempo (Lectura de código de barras vs.
Ingreso manual)
Paciente y Médico
–Disminución de incidentes de enfermedades prevenibles con
vacunas
–Seguimientos más ligeros (ahorro de tiempo) de hechos
adversos luego de inmunización
Reducción de costos sociales debido a suministro insuficiente
Menos reinmunizaciones
–Costo de inmunización
–Ahorro de tiempo (paciente y médico)
Mejor administración de cadena de abastecimiento
–Reducción de desechos
–Reducción de costo de inventario
El Sistema de Base de Datos de Identificación
de Vacuna (VIDS)
GS1 DataMatrix
El código de barras elegido en el sector salud es el código de barras
2D o GS1 DataMatrix. Este formato es resistente, se mantiene bien
sobre productos que son manipulados con frecuencia. Sus beneficios incluyen la capacidad de brindar una significante cantidad de
información sobre un pequeña superficie como la de la vacuna.
Figura 3: GS1 DataMatrix
GS1 DataBar™
Tanto lineal como 2D, el GS1 DataBar™ también es adecuado para
vacunas debido a su pequeño tamaño.
Figura 4: GS1 DataBar™
GTIN 128
Lineal en estructura y ya utilizado en productos en todo el mundo,
se recomienda el GTIN en lugar del Número de Identificación de
Medicamentos de Canadá (DIN), que no es único al formato del
producto ni tampoco utilizado fuera de Canadá, limitando así la interoperabilidad de la cadena de abastecimiento al cruzar la frontera.
Figura 5: GTIN-128
24
Además del trabajo del Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP de
determinar los requerimientos para la identificación de productos
en el proceso de establecimiento de estándares globales, el proyecto AIVP persigue el desarrollo del VIDS que será el único repositorio
en la web de información sobre todas las vacunas licenciadas para
ser utilizadas en Canadá.
El VIDS está siendo establecido para actuar como la conexión entre
las vacunas con códigos de barras, incluyendo las vacunas de viaje
que no son financiadas públicamente en Canadá, y el registro electrónico de salud o registro de inmunización. Más específicamente,
cuando un empleado del sector salud escanea el código de barras
de una vacuna, el VIDS posibilita que su información sea vinculada
electrónicamente con el registro de salud del paciente. El acceso
está disponible para todos los profesionales de la salud en Canadá,
el VIDS ayudará el rastreo y la administración de vacunas en el punto de cuidado apalancando los GTINs como un identificador.
Para apoyar la población del VIDS, GS1 Canadá trabajará junto a
fabricantes de vacunas para publicar información del producto de
vacunación en el VIDS actualmente cargado en el ECCnet Registry,
un registro de productos en Canadá. Administrado por GS1 Canadá,
el Registro ECCnet permite a proveedores de distintos sectores
compartir datos de productos con socios comerciales. Los campos
de atributos del producto en el registro ECCnet que será ingresado
al VIDS fueron determinados por la industria canadiense para cumplir con las demandas de negocios, para las transacciones de socios
comerciales tales como listados de productos.
Cualquier información no disponible en el Registro ECCnet será
ingresada manualmente al VIDS por el PHAC o será recibida electrónicamente de la agencia regulatoria dentro de Health Canada.
Esta información podría incluir información de transacción como
número de lote o de serie.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
En apoyo a la identificación de vacunas y basándose en estándares
globales, el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP ha establecido
hitos para cada vacuna vendida y/o marcada en Canadá para que se
le asigne un GTIN tanto a nivel de empaquetado primario como secundario, utilizando códigos de barras que incluyen datos variables.
Próximos Pasos
Durante el próximo año, el Grupo de Trabajo de Consultoría AIVP
continuará evaluando el estado de la salud pública, privada y los
hospitales para la utilización de tecnología de códigos de barras
que comenzó en 2009. Los resultados de esta evaluación guiarán al
sector salud de Canadá en los próximos pasos a medida que continúa el trabajo hacia la implementación de estándares para códigos
de barras para vacunas.
GS1 Canadá lidera el Grupo de Trabajo de Dirección de la Implementación, que trabaja para identificar la cronología de la identificación, tecnología y educación de productos requeridos para una
trazabilidad de inmunización utilizando el Sistema de Estándares
GS1. Desde 2011, este Grupo de Trabajo evalúa las capacidades de
los fabricantes canadienses de colocar códigos de barras a las vacunas con datos variables sobre empaquetados primarios y evalúa
también crear un plan de trabajo para operar el VIDS y popularizar
los datos de proveedores.
SOBRE LOS AU TORES
Dra. Monika Naus, MD MHSc FRCPC FACPM, Codirector,
Servicios de Epidemiología, British Columbia Centre para el
Control de Enfermedades
La Dra. Naus obtuvo su capacitación médica en Canadá en
la Universidad de Alberta y su capacitación en medicina
comunitaria en la Universidad de Toronto. Antes de unirse al
British Columbia Centre para el Control de Enfermedades en
2001, era la Epidemióloga Provincial en Ontario y Consultora
Médica Senior en Enfermedades Prevenibles con Vacunas y
Control de Tuberculosis para el Ministerio de Salud de Ontario. Además, la Dra. Naus fue miembro del Comité Nacional
de Consultoría sobre Inmunización durante 12 años, siendo
su presidenta entre 2003-2007.
Sus intereses incluyen distintos aspectos de la planificación
y evaluación de programas antiguos y nuevos de inmunización, vigilancia de enfermedades comunicables, e investigación de brotes, incluyendo su participación en el Grupo
de Trabajo de Consultoría de Identificación Automática de
Productos de Vacunación (AIVP).
Dr. Robert Van Exan, PhD, Director, Política de Inmunización, Sanofi Pasteur Limited
El Dr. Van Exan comenzó en Sanofi Pasteur en 1981 como
biólogo celular y gerente del Departamento de Producción
de Cultura Celular, División de Producción de Vacunas Virales.
Desde 2002, es Director de política de Inmunización y es responsable de la colaboración de la industria para el desarrollo
de una estrategia de inmunización nacional en Canadá.
Miembro de diversas comisiones de consultoría, es presidente fundador del Comité de Industria de Vacunas de BIOTECanadá. Además, el Dr. Van Exan es miembro actual del Grupo
de Trabajo de Consultoría de Identificación Automatizada de
Productos de AIVP y copresidente de la Comisión Directiva
del Sector Farmacia del Sector de Cuidado de la Salud de
GS1 Canadá.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
25
Abastecimiento y automatización justo a
tiempo en los Hospitales Universitarios
de Estrasburgo
RESUMEN
La construcción de un nuevo centro de logística en los Hôpitaux
Universitaires de Strasbourg (HUS) posibilitó garantizar un abastecimiento Justo a Tiempo y facilitar la automatización del flujo de
transportación interna. Los Estándares GS1 respaldan el flujo de
información desde el depósito hasta el punto de cuidado.
Antecedentes
En los últimos años, los hospitales franceses han llevado a cabo varios
proyectos en procura de trazabilidad para todos los productos que
se les entregan y de poder facilitar su rastreo interno. Estos proyectos también han estado motivados por una nueva orientación en
métodos de administración que se concentran en la búsqueda de
eficiencia, reducción de costos y una mejor situación financiera.
En 2009-2010 se culminó primero con el lanzamiento de plataformas
logísticas diseñadas para la gestión de entregas de sistemas médicos,
medicamentos y suministros de hospital hasta el departamento de
tratamiento, y en segundo lugar con la introducción del identificador
unitario de instrumentos quirúrgicos. La elección de estándares GS1
se basó en la necesidad de garantizar interoperabilidad entre todas
las actividades administradas por los hospitales, para mejorar el flujo
de información útil a los distintos departamentos y la seguridad del
paciente. Estos logros iniciales fueron puntos de partida y serán implementados en todas las actividades de los hospitales.
Por supuesto que los primeros indicadores del Retorno de Inversión
demostraron que estas aplicaciones, al necesitar cierta inversión
humana y financiera para su lanzamiento, fueron muy rentables. Sin
embargo, por el momento permanecen aisladas y necesitan ser ejemplos para otros establecimientos.
Por Dr Raphaël
Passemard, Hospitales
Universitarios de
Estrasburgo
y Caroline Mons,
Hospitales Universitarios
de Estrasburgo
Sobre Hospitales Universitarios
de Estrasburgo
Los Hospitales Universitarios de Estrasburgo (SUH) ofrecen
una variedad de opciones de tratamiento capaces de
manejar condiciones relacionadas con la salud. En cuanto
a la educación, los SUH han forjado vínculos especiales
con universidades y más específicamente con escuelas de
medicina, farmacia y odontología. Sin embargo, el rol de
enseñanza de SUH no se limita a estudios universitarios,
ya que también se aplica a las capacitaciones iniciales y de
especialistas de enfermeras, paramédicos y otros proveedores
de salud. Los SUH operan directamente ocho escuelas e
institutos de capacitación. La Investigación Bioquímica
también forma parte de la Institución.
Con un crecimiento constante durante los últimos años los
Hospitales Universitarios de Estrasburgo se han convertido en
un vasto grupo de siete establecimientons hospitalarios con
2.783 camas, que emplea a más de 10.000 personas.
Una gran ventaja para el mercado francés es la nueva ley “Hospital
2012” que exige a establecimientos de salud unir sus centros de habilidades para mejorar la competitividad y reducir costos operativos. Esta
ley fomenta la agrupación de centros de esterilidad y almacenamiento,
e incluso centros que atienden a varios establecimientos dentro de una
región, además de muchos otros proyectos. Por lo tanto se incrementa
la necesidad de intercambiar información y de que los productos circulen entre las organizaciones en base a estándares compartidos.
También hay que mencionar que las regulaciones de trazabilidad de
medicamentos se dirigen en un mismo sentido de modo que desde
26
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
el 1º de enero de 2011 se ha impuesto no sólo la marcación de las unidades de venta con un código de barras GS1 DataMatrix incorporando
un código AMM de 13 caracteres, sino también la transmisión de información en una nota electrónica entre los distintos links en la cadena.
Algunos de los 17 hospitales que cumplen con estándares GS1 en
Francia intentan desarrollar otras aplicaciones y con esto in mente,
GS1 Francia brinda su apoyo a los hospitales que deseen implementar
los estándares en todas sus actividades.
Entre las plataformas de hospitales, los Hospitales Universitarios de
Estrasburgo (HUS) ofrecen un ejemplo del uso de estándares GS1. El
centro de logística del HUS aplica las recomendaciones GS1 para el
entorno de hospitales y ha optado la solución Aldata para la administración de su plataforma. Los hospitales adoptaron los estándares
GS1 para garantizar mejor trazabilidad de medicamentos y mejorar su
administración de suministros, stock y órdenes de pedidos. Para ello
contaban con el hecho de que los fabricantes marcarían sus productos y por lo tanto estarían en una posición que les permitiría aumentar
la confianza en sus sistemas de trazabilidad y garantizar la seguridad
de sus pacientes.
Innovando la cadena de abastecimiento
de hospitales
La construcción del dentro de logística forma parte del plan de modernización de los Hospitales Universitarios de Estrasburgo desarrollado en 1996, cuyo objetivo es la actualización de la logística mediante
una combinación de las funciones principales (casa central, farmacia,
sectores de compra, unidad central de producción de alimentos,
transporte, garaje) en un único sitio.
Dado a conocer en 2009, este centro de logística está diseñado para
abastecer a las seis áreas de los HUS, basándose en dos principios de
logística que son innovadores en el campo hospitalario:
• Abastecimiento Justo a tiempo
• Automatización del flujo de transportación interna (uso de AGV en
un sitio)
El depósito del centro de logística consta de dos entidades:
• La casa central, administración de suministros de oficina, suministros de piso de hospital, comestibles y equipamiento médico no
esterilizado
• La farmacia, administración de equipamiento médico implantable,
estéril y medicamentos.
Las regulaciones de Francia que rigen a los hospitales requieren la se2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
paración de flujos de información de productos farmacéuticos así como
la separación física de las áreas de almacenamiento y preparación.
Este nuevo hub necesitó considerar la agrupación en un mismo sitio de
productos muy distintos, los que antes de la creación de la plataforma,
eran administrados en tiendas diferentes. Los productos presentan un
alto grado de variabilidad en términos de restricciones de almacenamiento (controles de temperatura positivos y negativos) y distintos
requerimientos en términos de trazabilidad de materiales (una fecha de
“usar antes de” para productos alimenticios, una fecha de vencimiento para productos de salud, un número de lote y/o número de serie
dependiendo del nivel de riesgo).
La computarización de todas estas características de logística hospitalaria requería la implementación de un cambio significante entre los
equipos que conducían el centro de logística.
Administración de los datos de la cadena de
abastecimiento desde el depósito hasta el
punto de cuidado
Se implementaron las soluciones G.O.L.D. Stock y VDW (PDA Vocal) para
la administración del sitio como un todo. Los flujos son manejados en
tiempo real utilizando equipamiento móvil ( PDA, Tablet PC, terminales
a bordo), una red WIFI de depósito y la integración de tecnología RFID
para el manejo de envíos.
La mayoría de las recepciones de los hospitales se llevan a cabo en dos
etapas:
Un primer nivel de recepción de todos los flujos del depósito: El WMS
–sistema de administración de depósito– luego asegura la distinción
entre el flujo de productos farmacéuticos y el flujo de productos no
farmacéuticos requerido para completar las etapas siguientes.
Un segundo nivel de recepción para el almacenamiento y la preparación de entregas internas: El sistema de información luego asegura la
reconciliación de los flujos a nivel de la etapa de envíos. La colocación
de stock se realiza mediante montacargas. Los conductores son supervisados vía terminales a bordo.
La preparación de las órdenes se lleva a cabo en modo multimodal,
incluyendo voz (mono-cliente / multi-clientes, paquetes completos /
paquetes preparados individualmente):
• La tienda central lleva a cabo preparaciones en modo post-paquete.
• La farmacia lleva a cabo la preparación en modo pre-paquete con el
27
Abastecimiento y automatización justo a tiempo
en los Hospitales Universitarios de Estrasburgo
uso de una cadena mecanizada.
La combinación de la preparación de modo voz con escáneres de
códigos de barras con sonido y el uso del código de barras lineal o
tecnologías de códigos 2D (DataMatrix) permite una preparación
segura por medio de ingresos de referencias cruzadas (código y
localización de productos) y la detección de los indicadores de trazabilidad de los materiales (número de lote, fecha de vencimiento,
número de serie).
Todas las preparaciones se agrupan en carros para ser entregados a
uno o más departamentos de tratamientos. También identificados
con estándares GS1, estos carros están equipados con dos tecnologías asociadas, lo que permite una trazabilidad completa del envío:
códigos de barras e identificación por radio frecuencia. El operador
luego escaneará cada carro y cada paquete para asegurar la trazabilidad de cada uno y de los lotes preparados. Una etiqueta RFID será
leída cuando el carro ingrese al camión de entrega con su destino
definiendo luego el destino del camión. La instalación de RFID en
las puertas de embarques permite una trazabilidad completa de los
carros (los que ingresan y los que salen).
Al arribar a sitios con portones de seguridad, esta misma etiqueta
RFID será leída confirmando así la fecha y hora de la entrega real a
la unidad de tratamiento. Para otros sitios todavía no equipados con
tales portones, el control se llevará a cabo escaneando manualmente el código de barras del carro.
El sistema brinda así la base para la trazabilidad al manejar los
productos y las cantidades entregadas junto a los números de lotes
y fechas de vencimiento.
El proyecto fue implementado en cumplimiento de las nuevas regulaciones AFSSAPS para la codificación de medicamentos (desarrollo
de los estándares de marcación e identificación de GS1 e integración
de los mensajes electrónicos tipo DESADV). Enviado por el fabricante en el momento de “sellar el carro”, este mensaje contiene detalles
de la entrega y facilita la recepción de paquetes identificados por
un código único, el SSCC. Al recibirlo, el sistema de información se
conecta con los datos de notificación de embarque, facilitando así
las etapas de validación y permitiendo el seguimiento de todos los
productos redistribuidos dentro de las unidades de tratamiento.
Los hospitales reciben todo tipo de productos (salud, alimentos, textiles, etc.), por lo tanto utilizarán el perfil general de GS1 EANCOM®
(versión D96A o D01B) de la notificación de embarque integrando
las particularidades del sector. Al poco tiempo, pedirán a los fabricantes identificar y marcar sus paquetes con un SSCC y transmitir la
notificación de embarque correspondiente. Al hacerlo, el objetivo es
cumplir con las limitaciones en términos de trazabilidad y seguridad
en el sector salud y optimizar la logística interna y externa.
28
Las soluciones G.O.L.D. Stock y VDW posibilitan la optimización del
depósito desde la recepción hasta el embarque mediante la captura
de varios indicadores de trazabilidad a lo largo de la cadena. Esto
se puede llevar a cabo manualmente (escaneando, voz, etc.), o automáticamente mediante RFID. La recepción en dos etapas ofrece
una clara visibilidad del camino de productos dentro del depósito
(farmacéuticos, productos generales) y el control de restricción de
los diferentes segmentos del curso. El almacenamiento se optimiza
y se manejan todos los indicadores de trazabilidad para un mejor
uso del stock y posicionamiento.
Todos los operadores son monitoreados utilizando la solución
G.O.L.D., maximizando así la productividad de los distintos trabajos, particularmente los operadores de camiones de montacargas
(optimización de caminos y roles) y preparadores (productividad y
calidad máxima, utilidad de tecnología de voz).
SOBRE LOS AU TORES
Dr Raphaël Passemard, Hospitales Universitarios de
Estrasburgo
El Dr. Raphaël Passemard actualmente lidera el suministro y
la entrega de productos farmacéuticos globales (incluyendo
medicamentos, dispositivos médicos, ...) en los Hospitales
Universitarios de Estrasburgo (SUH). También administra el
proyecto de plataforma de logística en SUH y dentro de este
proyecto, está especialmente involucrado en asuntos de
productos farmacéuticos y procesos de trazabilidad utilizando
estándares GS1
El Dr. Raphaël Passemard está diplomado en Farmacia así como
en Administración de Calidad en la Universidad de Estrasburgo.
Caroline Mons, Hospitales Universitarios de Estraburgo
Caroline Mons es gerente de Ventas y Logística de los Hospitales
Universitarios de Estrasburgo (SUH).
Actualmente lidera el suministro y la entrega de alimentos, los
suministros de hotelería, el equipamiento de oficina y blanquería.
Caroline Mons se graduó en el Ecole des Hautes Etudes en Santé
Publique (EHESP).
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Cuando los empleados de enfermería se
vuelven fans de los códigos de barras
RESUMEN
El Hospital Universitario de Heidelberg registra sus materiales escaneándolos: un programa de
entrenamiento para la facturación DRG, el sistema de órdenes de pedidos y la administración
de presupuesto.
Por Tobias Schneider,
Hospital Universitario de
Heidelberg
Sobre el Hospital Universitario
de Heidelberg
El Hospital Universitario de Heidelberg con sus más de 40 departamentos de clínicas especializadas es uno de los centros médicos
líderes en Europa.
7.300 empleados, incluyendo 1.200 profesores y doctores, tratan
cientos de miles de pacientes de todas partes de Alemania y muchos otros países todo el año, pacientes que vienen aquí a utilizar
nuestras modernas instalaciones para tratamientos.
El impacto de la facturación de los Grupos
Relacionados con Diagnósticos (DRGs)
Escaneando en Heidelberg University Hospital
(Fuente: Universidad de Heidelberg Hospital)
“¿Cuánto material consumimos para cada paciente individual o, en
términos técnicos, para cada caso individual?”, una pregunta importante para el departamento de control del Hospital Universitario de
Heidelberg y otros hospitales alemanes. Desde la introducción de
los Grupos Relacionados con Diagnósticos (DRGs), se les factura a las
compañías de seguros en base a un paciente, por lo tanto es importante trazar los materiales individuales consumidos en el hospital. La
transparencia también es importante para la planificación y el control
de procesos internos. Saber qué sala consume tales volúmenes de
materiales facilita los procesos de compras e inventarios, así como
aquellos para la administración y planificación de presupuestos.
Introducción del código de barras para
garantizar transparencia
Antes de la introducción del escaneado los implantes se registraban
con precisión, pero los empleados de enfermería sólo mantenían un
registro aproximado en papel, de tornillos, clavos, catéteres, cubiertas
y otros materiales. Por lo tanto la facturación precisa para el paciente
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
29
Cuando los empleados de enfermería se vuelven fans
de los códigos de barras
era posible con mucho esfuerzo y en algunos casos, imposible. Así,
el hospital no tenía transparencia respecto a muchos costos. Para
las órdenes repetidas, se adjuntaban las etiquetas de los pacientes
a los formularios de órdenes internas. Los formularios se enviaban a
compras, donde se iniciaba el pedido y se colocaba junto al número
del caso, al paciente. Este sistema no sólo era complejo, sino también
alcanzaba sus limites rápidamente, por ejemplo cuando un paquete
contenía una gran cantidad de productos como jeringas y catéteres.
Como regla, estos productos no son etiquetados individualmente. El
empleado fija la etiqueta de la caja al formulario de la orden, aunque
no hayas utilizado todo el contenido de la caja para el paciente. Además, muchas veces se utilizan varios materiales y medidas por paciente. Esto puede a veces involucrar más de 50 productos distintos, por
ejemplo durante una operación.
individual. ¿Se han ingresado correctamente todos los datos de los
materiales? ¿Hay algún problema con la información del proveedor?
¿Está incluido el GTIN único mundialmente, en los datos maestros del
material?¿Es legible el código de barras? ¿Qué hacen los empleados
mientras escanean? Gracias a un sistema sofisticado de administración
de errores, los empleados pueden contestar todas estas preguntas. El
sistema almacena automáticamente toda operación de escaneo. Utilizando esta base de datos, los empleados de Control pueden evaluar el
éxito del proyecto de escaneado, reduciendo la cantidad de operaciones falladas de escaneo.
El departamento de control del Hospital Universitario de Heidelberg
encontró la solución escaneando los códigos de barras de entrega de
los paquetes para los distintos materiales.
Actualmente se llevan a cabo 600 operaciones de escaneo cada día en
distintas salas del hospital, por ejemplo, Cirugía Vascular, Endoscopía
y Urología. En un plazo mediano, se estima que la cantidad crecerá a
5.000 por día.
Esto permite que el material requerido para el paciente sea registrado
apenas es utilizado. Al principio del proyecto el Hospital Universitario ingresaba los datos maestros del material, incluyendo el GTIN
(Número Global de Artículo Comercial) único a la base de datos para
el sistema de administración de mercadería. Aquí el hospital funciona
con software SAP. Tanto el sistema de administración de mercadería
como el sistema de información de mercadería son módulos SAP. Los
empleados registran todas las actividades para cada paciente en listas
de trabajo. También pueden ser registrados los productos médicos
utilizados para cada medición. Para realizar esto, el empleado va desde la medición en la lista de trabajo a una lista de materiales. Cuando
escanean el código de barras, el producto se incluye automáticamente en la lista de materiales; el sistema toma los datos vinculados al
GTIN encriptado en el código de barras desde una base de datos. El
material ya ha sido ingresado a la lista y se puede escanear el siguiente. Escaneo, registro, escaneo del siguiente producto, y así sucesivamente. Este registro automático de los productos cumple con una
condición muy importante: los empleados de enfermería tienen a su
disposición un sistema fácil de usar.
El sistema aprende de los errores
El Hospital Universitario de Heidelberg va un paso más adelante cuando escanea. Verifica el éxito de cada operación de registro de material
Etiquetas con código de barras GS1-128 (Fuente: GS1)
Además, no se pierde nada en la documentación ya que si no hay información disponible del producto en la base de datos cuando se escanea
un código de barras, el equipo puede buscarla e ingresarla.
Necesidad de códigos de barras
(estandarizados)
Otro requerimiento importante para el Hospital Universitario de
Heidelberg para la facturación relacionada con pacientes involucra el
etiquetado del producto. Alrededor del 90 % de los materiales utilizados en el hospital tienen un código de barras, y el 75 % de ellos son
únicos. Por lo menos tres de cada cuatro productos pueden entonces
ser registrados inequívocamente utilizando el código de barras. La
mayoría de los productos tienen un código de barras GS1. Los otros
no tienen ninguno o sólo un código de barras interno que no permite
una asignación única. Con estos productos, el empleado debe asignar
la información correcta a cada uno. A pesar del alto nivel de automatización esto requiere a menudo mucho esfuerzo.
Pero a partir de la experiencia de los usuarios, el Hospital Universitario
de Heidelberg sabe que el escaneo es rápido y eficiente sólo cuando
el código de barras está colocado en el lugar correcto, el paquete no
contiene más de un código, e idealmente el producto cuenta con una
etiqueta o incluso un código de barras directamente en el paquete individual. Con respecto a esto, opinamos lo mismo que otros hospitales:
aquí deben confiar en los proveedores. Ellos deciden qué códigos de
barras fijarán sobre los paquetes y cómo.
Por esta razón, varios hospitales han expresado a sus proveedores
sus deseos de etiquetado de productos, por ejemplo en las
reuniones de gira en 2010. Aquí, el EK-UNICO y los sindicatos
de compras de los hospitales organizados en Instituciones de
Compras de la Asociación Alemana en el Sector de Cuidados
de la Salud (BVBG) hablaron a favor de la identificación inequívoca de productos médicos mediante GTINs en distintos
niveles de empaquetado.
Además, los paquetes deberían, cuando fuera posible, contar
con un código de barras GS1 claramente legible y los datos
maestros de los productos deberían ser transferidos electrónicamente utilizando estándares GS1.
30
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Empaquetados de medicamentos con GS1 DataMatrix (Fuente:
Bluhm Systeme)
Además del clásico código GS1, GS1 ofrece otros dos códigos de
barras especiales para las características específicas del sector salud: el
código de barras GS1-128 y el código GS1 DataMatrix 2D.
Los usuarios pueden encriptar datos maestros y de movimiento en el
código de barras GS1-128. Los símbolos GS1-128 ofrecen un alto nivel
de seguridad y delimitan los contenidos de datos presentados en
códigos de barras no estandarizados.
El GS1 DataMatrix puede encriptar una gran cantidad de información
en un espacio muy pequeño. El GTIN (Número Global de Artículo
Comercial), por ejemplo, puede acomodarse en áreas de impresión
de menos de 25 milímetros cuadrados y así etiquetar productos
bien pequeños. Debido a su configuración técnica el GS1 DataMatrix
resulta adecuado para el etiquetado de componentes, por ejemplo,
instrumentos quirúrgicos. La autenticación de los productos en los
distintos niveles de la cadena de abastecimiento permite una trazabilidad inequívoca. Así se puede reducir la falsificación de productos y se
pueden organizar los recuperos con más eficiencia y efectividad.
Los estándares son desarrollados por médicos practicantes de compañías de productos farmacéuticos y dispositivos médicos y hospitales
en intercambios regulares de ideas a nivel internacional.
Más allá de DRG
Existe una amplia variedad de aplicaciones para los Estándares GS1
en hospitales. Además del registro de uso de materiales para un
cálculo más eficiente de DRG elegido por el Hospital Universitario
de Heidelberg, se pueden emplear registros de pacientes con más
facilidad y administrar su cuidado más efectivamente. Otra información en el código de barras, como el número de lote o número de
serie y fecha de vencimiento, puede ser utilizada para garantizar un
control automático de las fechas de vencimiento. El almacenamiento
del número de lote o número de serie es útil para la documentación
de pacientes, para permitir trazar el lote y para posibles recuperos.
El sistema identificador de datos del código de barras GS1-128 y del
GS1 DataMatrix permite información como el número de lote y la
fecha de vencimiento leídos inequívocamente.
Lo que resulta útil para los hospitales no debería ser perjudicial para
los proveedores. Ellos también se benefician con el etiquetado de sus
productos con códigos de barras estandarizados.
Poco esfuerzo, grandes beneficios
En el caso del Hospital Universitario de Heidelberg, los esfuerzos y los
costos para establecer un registro automático de materiales se man-
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
tuvieron dentro de los límites. Además de las soluciones TI existentes,
el hospital invirtió en nuevos escáneres y una o dos computadoras.
Los escáneres cuentan con entrada USB y son compatibles con cualquier computadora. El procesamiento de datos está diseñado de tal
forma que los procesos pueden ser seleccionados fácilmente por los
usuarios. Esto significa que los usuarios pueden decidir si escanean
el material inmediatamente en el momento de uso o después. Todas
las áreas, por ejemplo, el sector de cuidados del sector OP, pueden
decidir según sus necesidades.
Los empleados eran escépticos al principio, pero ahora están
emocionados por la velocidad y el potencial del escaneo. Aunque
inicialmente requerían más esfuerzos porque todos los materiales
utilizados para un paciente eran registrados de esta manera, ahora
están fascinados por las opciones adicionales. La nueva transparencia
facilita transacciones como las administraciones de órdenes y de
presupuesto para los empleados de enfermería. La administración del
hospital se beneficia por el resumen preciso de los materiales consumidos no sólo para la facturación a las compañías de seguro, control
de presupuestos y administración de compras, sino también da más
margen en las negociaciones con las compañías de seguro de salud.
Otros hospitales también han visto el escaneo de códigos de barras y
lo han probado. Los códigos de barras GS1 aplicados por los proveedores lograron ahorros de tiempo de hasta un 86 % para el registro
de consumos relacionados con pacientes en el Centro Cardiológico
Bad Krozingen. En un proyecto en el centro de logística y documentación del Hospital St.-Marien en Bonn, el escaneo de materiales
posibilitó un ahorro total de 472 horas de trabajo.
Aunque el Hospital Universitario de Heidelberg todavía no puede
expresar en números el dinero y el tiempo ahorrados por escanear, percibe los beneficios todos los días en los procedimientos.
Y aunque la cuarta parte de los materiales todavía no ha sido
etiquetada adecuadamente, sirve para establecer otro objetivo
importante de trabajo con los proveedores: lograr un etiquetado
óptimo de productos.
SOBRE EL AU TOR
Tobias Schneider, Subdirector del Departamento de
Contabilidad Administrativa del Hospital Universitario de
Heidelberg.
Tobias Schneider es Subdirector del Departamento de
Contabilidad Administrativa del Hospital Universitario de
Heidelberg. También enseña administración de costos
y contabilidad administrativa para el sector salud como
profesor adjunto en varias universidades. Tobias Schneider
estudió Administración de Empresas en las Universidades
de Tübingen, Bozeman (USA) y Mannheim, y se especializa
en contabilidad administrativa, administración pública sin
fines de lucro, y administración de producción.
31
Los códigos de barras para productos
farmacéuticos reducen costos y mejoran
la seguridad del paciente
RESUMEN
El código de barras ha sido utilizado desde hace décadas en la industria minorista, de hecho
el primer código barras fue escaneado en 1974 en un paquetes de chicles Wrigleys. Ya es
difícil encontrar alguna tienda retail que no escanee los productos en el punto de venta. Los
beneficios del escaneo del código de barras se extienden a lo largo de toda la cadena de abastecimiento, desde el fabricante hasta el cliente (rastreo de stock, administración de inventario,
facturación, tendencias de consumo de clientes).
El impulso de la codificación de barras en medicamentos surgió sustancialmente con la publicación del informe de referencia del Instituto de Medicina, Errar es Humano: Construyendo
un Sistema de Salud Más Seguro. Los descubrimientos del Instituto de Medicina mostraron
estimaciones sorprendentes acerca de la repetición y los efectos de los errores médicos.
Lo que se necesita para garantizar una trazabilidad de punta a punta es una marcación estandarizada (codificación en barra) sobre todos los medicamentos, para que todas las partes de
la cadena de abastecimiento puedan capturar, comprender y compartir los datos. La organización global de estándares GS1 brinda una plataforma para el desarrollo y la implementación
de dichos estándares.
A diferencia de cualquier otro momento de la historia, ahora contamos con la tecnología móvil
que puede apalancarse para brindar las herramientas requeridas para implementar iniciativas
que puedan mejorar la seguridad del paciente y brindar apoyo en caso de necesitar recuperar
los productos.
El advenimiento del smartphone (teléfono inteligente) que incorpora una cámara con auto
focalización ha brindado la plataforma para una solución innovadora que rastrea medicamentos, reúne información clínica, incrementa el cumplimiento de registros así como alienta al
paciente sobre los peligros potenciales con respecto a sus medicamentos.
Por Feargal Mc Groarty
FIBMS, Hospital St. James,
Dublin, Irlanda
dos para implementar infraestructura tecnológica salvo que exista un
retorno de la inversión garantizado. Por último, la falta de estándares,
particularmente en la marcación de medicamentos, ha entorpecido
la implementación a gran escala.
Códigos de barras en la industria
del sector salud
La tecnología de codificación en barras ha tenido un impacto significante en la cadena de abastecimiento del sector retail. La capacidad
de capturar automáticamente, almacenar y analizar la identificación
de productos a partir de un código de barras y organizar la logística y
perfilar el flujo de información ha tenido un beneficio muy positivo.
La industria del sector salud hasta ahora ha sido lenta en la adopción
del código de barras debido a varias razones. En primer lugar, desde
el punto de vista del hospital, la codificación en barras era vista como
una herramienta puramente logística para una mejor administración
de la cadena de abastecimiento y el control de costos. En segundo lugar, los hospitales son tradicionalmente lentos en comprometer fon-
32
En la industria minorista los estándares para la codificación en barras
existen hace décadas. La lentitud de la industria farmacéutica para
desarrollar estándares para la marcación de medicamentos a nivel
unidad resulta perturbadora. La codificación en barras estandarizada
de los medicamentos mejoraría la cadena de abastecimiento interna
y externa de la industria farmacéutica con beneficios asociados para
la administración de stock y anti falsificación. Pero más allá de la
cadena de abastecimiento en particular, encontramos beneficios que
se extienden al cuidado, el negocio principal del sector salud.
Estudio de Caso de Código de Barras –
uso en hospital y en el hogar en Irlanda
Cuando todo el sistema del sector salud funciona con pacientes,
entregar y rastrear la cadena de abastecimiento de servicios para el
bienestar, permite lograr ahorros y mejores resultados para los pa2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Los códigos de barras para productos farmacéuticos
reducen costos y mejoran la seguridad del paciente
cientes. Más que ser una visión del futuro, esto se está logrando con
proveedores, hospitales y pacientes en Irlanda.
de administración de stock para poder analizar las tendencias de
consumo de los pacientes.
El Centro Nacional para Desórdenes de Coagulación Hereditarios
(NCHCD) ubicado en el hospital St. James, en Dublín, maneja pacientes con desórdenes de sangrado hereditarios y adquiridos. En Irlanda
existen aproximadamente 2000 pacientes con esa condición, de los
cuales aproximadamente 200 tienen hemofilia severa y requieren
cuidado/tratamiento intensivo. Es esencial para este cuidado, tomar
un medicamento regularmente que reemplaza al factor faltante que
causa un sangrado excesivo. Más del 75% de los pacientes con la
forma severa de esta enfermedad se debe auto medicar en sus casas.
Cómo funciona el sistema de rastreo de
medicamentos para Hemofilia
Este medicamento costoso requiere un manejo específico de cadena
fría que se extiende desde los proveedores hasta los hogares y el uso
de los pacientes.
Aunque el problema concerniente a la seguridad del paciente que
se ha resaltado es la alta frecuencia de errores médicos y el impacto
de suministrar el medicamento equivocado, es importante también el tema de la seguridad de la sangre y los productos de sangre
utilizados. Este tema surgió en los 80 cuando pacientes que sufrían
hemofilia se infectaban con HIV/Hepatitis debido a la contaminación
de la sangre. Esta situación se dio por el hecho de que el medicamento infectado (producto plasma) permanecía en la cadena de abastecimiento incluso luego de haberse llamado a recupero, causando
infecciones adicionales. En Irlanda, esto dio lugar a una investigación
del Tribunal Nacional (The Lindsey Tribunal), que fue catalizador para
la única iniciativa.
El plan era aplicar el modelo de la cadena de abastecimiento del
sector retail, incorporando un GTIN serializado a todos los empaquetados de medicamentos para hemofilia. Esto permitiría un rastreo y el
seguimiento electrónico del producto a medida que se movía desde
el fabricante al paciente (particularmente importante ya que la mayoría de los pacientes afectados se auto medican en sus casas).
Sin embargo, la ausencia de códigos de barras estandarizados en
empaquetados de medicamentos provenientes de los principales
fabricantes de medicamentos de hemofilia (de hecho algunos ni
siquiera tienen un código de barras) significaba que un único código
de barras estandarizado podría aplicarse únicamente cuando el
producto llegara a la cadena de frío de la compañía suministrante
(TCP Ltd.) que era tenida en cuenta por el hospital para entregar el
medicamento a la casa del paciente.
Identificadores Unicos
Los objetivos claves de la iniciativa NCHCD eran implementar una
identificación en tiempo real de CFCs para garantizar un recupero
inmediato de productos, optimizar la administración de stock y
reducir desechos. El código GS1 único asignado a cada paciente,
medicamento y localización facilita la conexión y la captura automática de datos durante el proceso de abastecimiento, validando
cada paso de la cadena de frío y cada proceso de entrega en tiempo real, garantizando que el medicamento correcto sea recetado
al paciente correcto y automáticamente actualizando el sistema
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
El proceso comienza en la Compañía de la Cadena de Frío donde se
recibe el medicamento del proveedor. La información en cada caja a
utilizarse (nombre de producto en forma de GTIN, fecha de vencimiento, número de lote) es ingresada al sistema de administración
de stock. Una etiqueta de un Número de Serie de Caja a utilizarse
(VBSN) es generada y aplicada a cada unidad de medicamento.
Luego, se almacena el medicamento en condiciones de cadena de
frío validadas. Una vez que se recibe una receta para entregar a un
paciente o hospital, toda la selección (picking), empaquetado y envío
se realiza utilizando escaneos del código de barras para rastrear y
seguir el producto a medida que se mueve a lo largo de la cadena
de abastecimiento, ya sea hacia la casa del paciente o a un hospital.
Dentro del hospital hay otro sistema de software que reemplaza el
rastreo y seguimiento del medicamento a medida que se mueve en
él, también basado en escaneos del código de barras.
Exito Medible
El resultado ha sido un éxito en distintos aspectos. El Hospital St.
James ahora tiene una visibilidad total de cada unidad de medicamento para hemofilia en la cadena de abastecimiento. En el caso de
un recupero se localiza un 100% de cualquier lote de producto en
10 minutos (una recomendación clave del Tribunal). Los pacientes
están muy contentos con la confianza que les brinda el servicio de
entrega de la Cadena de Frío. El desperdicio de productos debido a
condiciones de la cadena de frío o temas de documentación se ha
eliminado. Un total de €5 millones en medicamentos se ha removido
de la cadena de abastecimiento posiblemente debido a la confianza
del método de entrega. Esto se debe, seguramente, al hecho de
que pacientes no “piden de más” y al
hecho de que las tendencias del consumo de pacientes ahora son visibles
en tiempo real.
Códigos de barras
Datamatrix
Progresos en el código
de barras
Código de barras datamatrix
Las perspectivas del uso de códigos
de barras en el sector salud han
avanzado considerablemente con la introducción de códigos de
barras bidimensionales (2D). Los códigos de barras 2D son mucho
más pequeños que los códigos de barras lineales y al mismo tiempo
pueden cargar mucha más información. Es el formato ideal donde
el tamaño del paquete o vía es pequeño, y no tiene espacio para
imprimir códigos de barras lineales. Esto es particularmente relevante
para medicamentos administrados en dosis unitarias en el hospital
o en una casa. Por ejemplo, el código de barras DataMatrix que se
muestra aquí, requiere menor espacio de etiqueta que cualquier otro
33
código de barras estándar. Los códigos de barras Datamatrix también
aplican algoritmos de corrección de errores. En términos simples, esto
significa que hasta un 60% de la etiqueta puede dañarse sin afectar la
integridad del escaneo.
Dispositivos manuales para pacientes y el punto
de cuidado
La extensión del concepto de trazabilidad a la administración de
medicamentos al lado de la cama y en la casa del paciente es como
otorgar la última pieza del rompecabezas. El código de barras en
el empaquetado (y la vía) sirve como index clave en las bases de
datos clínicas. En el punto en que la medicación es administrada,
los códigos de barras pueden utilizarse para identificar medicamentos, pacientes y/o la persona que suministra el medicamento. Esto
garantizará una conexión entre el paciente y su medicación recetada
y también identificará quién se la suministra. El sistema puede conectarse al software que hace referencia a información en el Registro
Además la aplicación ofrece al paciente la oportunidad de registrar
información clínica clave relacionada a la razón por la cual necesita
tomar la medicación. La información (la medicación tomada y razón
del tratamiento) puede luego ser transmitida al Registro Electrónico
del Paciente y formar parte del historial de tratamiento. También han
surgido otros beneficios significantes como resultado de esta aplicación. Por ejemplo, debido al hecho de que la información se obtiene
en “tiempo real”, los encargados del tratamiento ahora pueden identificar la hora del día de administración del medicamento. Debido al
hecho de que tiene una vida media específica, se recomienda que
se debe tomar antes de que el paciente esté lo más activo posible.
Pero la información hasta ahora demuestra que algunos pacientes
lo administraban a última hora de la noche. Al cambiar esta práctica,
hay mayor protección contra “sangrados” que pueden llevar a un
empeoramiento de la calidad de vida, así como a la reducción de la
necesidad de tratamiento, no profiláctico.
El feedback inicial de los pacientes ha sido muy positivo. El cumplimiento con el registro de medicamentos ha mejorado significantemente, lo que a su vez ayuda a los profesionales de la salud a manejar
la condición de los pacientes con más efectividad. Se ha creado un
grupo de enfoque de pacientes para aportar ideas sobre mejoras en
software y servicios.
La iniciativa Irlandesa debería fomentar que las industrias de productos farmacéuticos y cuidados de la salud alcancen un acuerdo
sobre el estándar de código de barras para medicamentos. Una vez
que logren un estándar y los empaquetados de los medicamentos
contengan el código de barras, los proveedores de aplicaciones de
administración de medicamentos y sistemas ERP comenzarán a apoyarlo. Esto a su vez, llevará a una adopción más amplia en la industria
de cuidados de salud y hospitales en particular, logrando una mayor
seguridad del paciente al mismo tiempo que se reducirán costos en
la entregas en el sector salud.
SOBRE EL AU TOR
Feargal Mc Groarty, Gerente de Proyecto, Departamento IMS,
Hospital St James, Irlanda
Smartphone con la aplicación de escaneo de medicamentos
Electrónico de Pacientes (EPR) para cumplir con los “Cinco Correctos”
de la administración de medicamentos, garantizando el medicamento correcto en el momento correcto al paciente correcto en la dosis
correcta por la ruta correcta. Sin embargo, la tecnología utilizada
necesita ser portátil y fácil de usar.
Como parte de esta iniciativa Irlandesa, se están implementando
dispositivos móviles (smartphones) como el HTC arriba. Además de
contar con características estándares de teléfonos móviles, los dispositivos están equipados con una aplicación de software (App) para
permitir que los pacientes registren sus usos de medicamentos simplemente escaneado el código de barras de la Caja a utilizarse, una
verificación en tiempo real con el Registro Electrónico del Paciente
para asegurar que el medicamento no haya sido llamado a recupero.
34
Feargal Mc Groarty es Gerente de Proyecto del Departamento
IMS, Hospital St James, Irlanda. Científico de laboratorio Médico,
Feargal tiene más de 20 años de experiencia en Laboratorio de
Hematología, Coagulación y Transfusiones de Sangre. Dirigió un
laboratorio de diagnóstico de Hematología, y tiene un interés
particular en Sistemas de información de Laboratorio (LIS) y
automatización de laboratorio.
Hoy es responsable de administrar la iniciativa multifacética
que combina varios puntos incluyendo el uso de tecnología de
códigos de barras, un Registro Electrónico de Pacientes (EPR) junto
a un servicio de entrega de cadena de frio para brindar procesos
integrados para administración de pacientes.
Mc Groarty tiene un Fellowship en Hematología del Instituto de
Ciencias Biomédicas y un Diploma en Administración y Recursos
Humanos de la Universidad Nacional de Irlanda (NCI).
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
La administración de logística de productos
farmacéuticos con códigos de barras y etiquetas
RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda.
RESUMEN
Toho Pharmaceutical Co. Ltd. (Toho Pharmaceutical) es un mayorista de productos farmacéuticos fundado en 1948. Toho Pharmaceutical tiene nueve subsidiarias y tres compañías afiliadas.
Estas compañías pertenecen al Grupo Kyoso Mirai y trabajan en cooperación para brindar
servicios en áreas de Japón.
El Grupo Kyoso Mirai, hoy un holding, tienen ventas totales que exceden los 1000 billones (¥) y
atiende a alrededor de 100.000 clientes incluyendo: hospitales, clínicas y farmacias.
La red de logística del grupo está apoyada por centros logísticos en seis áreas en Japón. En este
artículo, informamos sobre TBC Tokio, el más grande de estos centros.
Por Ryuta Suzuki,
TOHO Pharmaceutical
Co., Ltd
Antecedentes
Antes de hablar sobre TBC Tokio, querríamos explicar brevemente
su antecedente histórico a lo largo de la cadena de abastecimiento de productos farmacéuticos. En Japón, los mayoristas brindan
todos los servicios que conectan a fabricantes de productos
farmacéuticos e instituciones médicas, asegurando el stock de
productos, determinando precios y entregando bienes. Como
los mayoristas confiables entregan productos producidos por
fabricantes confiables a las instituciones médicas, no existen hoy
en día problemas con medicamentos falsificados en Japón.
origen humano o animal, como sangre). Esta revisión de la ley
que obligaba a las compañías a registrar los números de LOTE de
dichos productos farmacéuticos vendidos o suministrados, sirvió
para concientizar sobre la importancia de la administración de
LOTE en la industria farmacéutica. También había un creciente
interés entre las instituciones médicas en obtener información
sobre LOTES y fechas de vencimiento de productos entregados,
lo que generó la necesidad de manejar los productos por LOTE en
lugar de artículo.
Toho Pharmaceutical creó su primer gran centro logístico en 1988.
En ese entonces ya había códigos de barras estandarizados en
productos farmacéuticos que cumplían con las especificaciones
EAN y se intentaba imprimir códigos JAN (EAN-13 en Japón) sobre
empaquetados de venta. Los códigos JAN (hoy códigos GS1) se
comenzaron a utilizar por completo para la verificación automática de productos con los códigos de la compañía originales adjuntos al equipamiento de transporte (por ejemplo contenedores
plegables) para el traslado dentro de la tienda. Nosotros en Toho
Pharmaceutical no sólo mejoramos el rendimiento y la eficiencia
debido a la concentración de productos, sino también controlamos la cantidad de abastecimiento de cada producto y ofrecemos
un suministro constante de productos.
Luego hemos creado una serie de centros para la implementación
de administración de stock por LOTE, y en noviembre 2006 TBC
Tokio comenzó con operaciones como un reemplazo de nuestro
primer centro de logística.
En 2002, el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar emitió una Ley
Revisada de Asuntos Farmacéuticos, cuyo objetivo era garantizar
la seguridad post marketing de los productos farmacéuticos de
origen biológico (productos fabricados a partir de materiales de
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Operaciones en TBC Tokyo
Visión general y especificaciones
TBC Tokio fue creado para obtener un alto nivel de precisión,
eficiencia y automatización en la distribución de productos farmacéuticos basados en el conocimiento y la experiencia acumulados
durante muchos años. Aunque ha sido llevada a cabo, incluso en
el anterior centro de logística la verificación del código de barras
en cada proceso, TBC Tokio introdujo un entorno 100% libre de
papel, buscando la integración de los procesos humanos y de
maquinarias para obtener mayor automatización y precisión de la
operación. También se adoptaron etiquetas RFID centellantes para
prevenir errores en las áreas de selección (picking).
35
La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras
y etiquetas RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda
Resumen de TBC Tokyo
Fundada: Noviembre 2006 (Shinagawaku, Tokio)
Area del lugar: Aprox. 10.000 m2
Area de piso total: Aprox 22.000 m2 (4
pisos)
Artículos stock: 22.000 artículos (98% de
los cuales son medicamentos recetados)
Cantidad de Suministro: 25 mil millones
(¥) Yens por mes
Proveedores: 300 compañías
Oficinas de venta: 75 ( Estas oficinas de
venta suministran productos a un total de
35.000 instituciones médicas)
4F: Area de picking de paquetes de venta
Combinación de picking digital y terminales manuales;
líneas de transportación simple; etiquetas RFID
centellantes
3F: Area para productos refrigerados y drogas
psicotrópicas; área para productos de formas
irregulares
Trabas con identificación de huella digital
2F: Area de empaquetado y almacenamiento
automático
Area 100% automatizada con un sistema libre de
localización
1F: Area de recepción y envíos; almacenamiento
con pallets automáticos
Recepción y envío de productos y líneas búfer
36
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Recepción de productos (empaquetados
originales de fabricante y empaquetados
para venta)
TBC Tokyo recibe en promedio 10.000 cajas de empaquetados
originales de fabricantes y 10.000 cajas de empaquetados para
venta por día. Aunque trabajamos para verificar todos estos
productos utilizando códigos de barras, alrededor del 30% de los
empaquetados originales no cuentan con un código de barras
(hoy, los fabricantes tienen que imprimir códigos de barras (GS1
GTIN) sobre empaquetados de venta, pero no tienen obligación
de marcar códigos de barras sobre empaquetados originales con
excepción de productos biológicos).
Como en TBC Tokyo el stock es manejado según los LOTES, se
debe ingresar la información del LOTE y las fechas de vencimiento
de los productos al sistema cuando se entregan al centro. Así,
obtenemos por adelantado los datos de productos que serán
entregados por fabricantes y verificamos productos entregados
comparándolos con la información obtenida. Hoy, la codificación
de información sobre LOTE y fechas de vencimiento no ha sido
implementada por completo con excepción de productos biológicos, pero esperamos que se logre en un futuro cercano.
Transportación Automática
Las líneas transportadoras con una longitud total de 3.000 metros
se instalan en el centro de logística donde se adjuntan etiquetas
de control de almacenamiento a empaquetados originales y
contenedores de manipulación a medida que son transportados.
Estas etiquetas de control originales tienen códigos de barras que
serán leídos por lectores de códigos de barras en los costados
de las cintas transportadoras. Los lectores de códigos de barras
determinan las rutas automáticamente y transportan productos
El manejo de contenedores transportados por transportadores
a los destinos asignados. Las etiquetas de control se adjuntan
automáticamente por máquinas neumáticas y la transportación se
lleva a cabo sin operación manual.
Almacenamiento automático
Al recibirlos, los empaquetados originales son transportados automáticamente a dispositivos de almacenamiento automático.
Hay un total de 14 dispositivos de almacenamiento automático con
racks o estantes giratorios, y se manejan 22.300 pilas de productos
utilizando un sistema libre de localización. Los productos se controlan con etiquetas de control de almacenamiento y se acopian en
pilas según el principio primero en entrar, primero en salir.
Etiquetado automático
Almacenamiento automático para empaquetados originales (con
racks rotatorios)
Almacenamiento
automático para
empaquetados
originales (con
estantes)
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
37
Máquinas de plegamiento automáticas para el manejo
de contenedores
Los productos que serán entregados a oficinas de venta en empaquetados originales, son automáticamente transportados del
área de almacenamiento automático al área de envíos, todo sin
operación manual. El suministro de paquetes para venta va para
la selección (picking) desde el área de almacenamiento al piso de
envío también automáticamente.
Selección (picking) de empaquetado de venta
En el piso de envío de los empaquetados de venta, los productos se
colocan en estantes de donde se seleccionan utilizando instrucciones mediante luces en los estantes (DPS: Sistema de Picking Digital)
o utilizando terminales “manuales”. Los productos se manejan
Especificaciones de
Etiqueta Centellante
Conforma con: ARIB STD-T67
Frecuencia de comunicación:
banda 429 MHz
Rango de modulación: 14,4 kbps
Batería: Ion de Litio
de espera de los operadores pero crea la necesidad de conectar
canastos que contienen productos que hayan sido seleccionados
con contenedores de manejo adecuados.
Picking
utilizando un sistema libre de ubicación también en este piso, con
stock en cada pila vinculado con un LOTE o fecha de vencimiento
particular. Los operadores seleccionan empaquetados a partir de
pilas designadas sin tener que prestar atención a números de LOTE
o fechas de vencimiento.
Para verificar dos veces los errores de envíos, los códigos de barras
se leen con escáneres para inspeccionar que todos los artículos
hayan sido seleccionados de los estantes.
Con el fin de superar cualquier dificultad de identificación, hemos
desarrollado una etiqueta centellante (desarrollada en conjunto
con el Laboratorio de Redificación Ubicuo; se ha entablado un
aplicación de patentamiento). Esta etiqueta centellante se adjunta
al canasto antes de seleccionar los productos y centella cuando el
contenedor que concuerda llega a esta área y se lee el código de
barras en una etiqueta de control. Esta etiqueta centellante diseñada para permitir que los operadores lleven a cabo con precisión
su trabajo sin estrés, fue desarrollada para evitar errores en estas
operaciones que pueden dar lugar a una gran cantidad de envíos
equivocados.
Envío
Etiquetas centellantes
El piso de envíos donde se procesan los empaquetados de venta
está dividido en 16 áreas. El sistema de envíos de TBC Tokyo es
conocido como el sistema relevador, donde el manejo de contenedores que son automáticamente ensamblados más adelante en la
línea, son entregados a áreas individuales según sea necesario. La
selección (picking) es en áreas individuales sin esperar los contenedores (sistema picking avanzado). Este sistema elimina el tiempo
38
El manejo de contenedores con productos en el piso de envío de
paquetes de ventas y empaquetados originales transferidos fuera
del área de almacenamiento automático, sigue con el transporte al
área de envío y el apilado en el área buffer para la selección según
destinación antes del envío final. Los operadores verifican cómo se
procesan los paquetes utilizando sus terminales, y dan instrucción
para enviar conjuntos de productos correctamente identificados a
las líneas de envío relevantes.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
La administración de logística de productos farmacéuticos con códigos de barras
y etiquetas RFID, TBC Tokio, Toho Pharmaceutical Co. Ltda.
Los contenedores y empaquetados originales son subsecuentemente enviados a la línea designada en lotes. El paquete a la
cabeza de cada lote es examinado con una terminal “manual”
para verificar su etiqueta de control con el código de barras de la
destinación del cargamento.
SOBRE EL AU TOR
Ryuta Suzuki, Subdirector, Oficina de Planificación de Sistema
de la Información, División de Desarrollo TOHO Pharmaceutical
Co. Ltda.
Resumen
Gracias a las operaciones descriptas arriba, TBC Tokyo ha logrado
una precisión de envíos de 99.99%. De hecho, sólo ocurrieron algunos errores en el año, mayormente debido a productos sin códigos
de barras como productos de higiene. Estos resultados prueban
la importancia de chequear con cuidado los productos utilizando
códigos GS1 para prevenir errores en envíos.
En los centros de logística de Toho Pharmaceutical, estamos trabajando para crear un sistema diseñado para lograr una integración
entre operaciones manuales y aquellas que realizan las máquinas,
y creemos que hemos logrado un cierto nivel de perfección para
nuestro sistema en TBC Tokyo. La transportación dentro de nuestros
centros de logística es automatizada utilizando códigos de barras, y
todas las operaciones incluyendo el etiquetado son automatizadas.
Luego de unirse a TOHO Pharmaceutical Co. Ltda. (TOHO
Pharma) en 1987, Suzuki había estado comprometido en
el desarrollo de un sistema electrónico de pedidos entre
instituciones médicas y la compañía, como empleado de TOHO
System Service Co. Ltda. (una subsidiaria de TOHO Pharma)
desde 1988. De vuelta en TOHO Pharma en 1995, ha estado a
cargo de distintos desarrollos de sistemas como un sistema de
red dentro de la compañía y un sistema de códigos de barras
para la cadena de abastecimiento.
Desde 2004 está involucrado en el establecimiento de reglas
para la codificación de medicamentos en Japón unido al
grupo de trabajo de JPWA (Asociación Japonesa de Mayoristas
de Productos Farmacéuticos) y concurrentemente fue
asignado como miembro del grupo de trabajo del sistema de
codificación del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar.
Nuestro sistema que permite aún a los operadores inexpertos llevar
a cabo trabajos sin errores, sigue instrucciones de máquinas diseñadas para garantizar precisión en el resultado final.
Hay muchas operaciones que no se mencionan en este informe;
todas utilizan variaciones de tecnología de automatización con
códigos de barras, algunas en combinación con la intención de
desarrollar nuevas tecnologías.
Aunque en TBC Tokyo los empleados todavía llevan a cabo los roles
principales con el apoyo de máquinas pero con un sistema completamente automatizado, en el futuro esto se podría revertir, siendo
las máquinas las que realicen los roles principales y los empleados
los que brinden su apoyo.
Recibimos unos 20.000 productos de alrededor de 300 compañías,
que varían en empaquetados y formas. Tampoco hay un estándar
unificado sobre la ubicación de los códigos de barras, lo que creará
dificultades en las automatizaciones más adelante. Como consecuencia, además de los distintos esfuerzos de automatización, el
desarrollo de tecnologías de identificación automática como RFID, y
el reconocimiento de imágenes que cumplen con nuestras necesidades, seguramente serán una clave importante en el futuro.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
39
El rol del Servicio Coreano de Información
del Sector Farmacéutico (KPIS) en la
seguridad del paciente
RESUMEN
Muchos países están comprometidos en mejorar la seguridad del paciente en el ámbito de la
salud pública, aplicando tecnología TI para productos farmacéuticos y dispositivos médicos como
instrumentos quirúrgicos e implantes. Corea también está comprometida en esto, habiendo
determinado recientemente el uso de códigos de barras en productos farmacéuticos. Debe
garantizarse seguridad, eficiencia y precisión en el suministro de productos farmacéuticos.
Dado su gran impacto en la sociedad y el alto nivel de experiencia necesaria, el estado necesita
desarrollar un mecanismo institucional para administrar todas las fases del ciclo de vida del
producto, incluyendo desarrollo, fabricación, distribución, ventas y suministro.
Introducción
En este documento serán revisadas las condiciones necesarias
para la administración de información farmacéutica. Además se
explicará el rol y las funciones del Servicio Coreano de Información
Farmacéutica (KPIS) en sus actividades principales incluyendo la
estandarización de la administración de la información, la recolección de información sobre productos farmacéuticos terminados y
la administración del sistema de etiquetado de código de barras de
productos farmacéuticos, verificando las cuentas detalladas para la
seguridad del paciente.
Beneficios de la administración de información sobre productos farmacéuticos
La información de conocimiento se considera un factor determinante para la competitividad de una sociedad moderna. Actualmente, se realizan inversiones masivas para la construcción de
contenidos de alto valor agregado en países que quieren asumir un
liderazgo en la sociedad de información.
La información en la industria de productos farmacéuticos contribuye a garantizar el uso seguro de medicamentos, promoviendo
su desarrollo y probablemente generando más valor que en otras
industrias. El costo de productos farmacéuticos abarca el 30% de
todos los beneficios de seguros de salud en Corea, un país con
cobertura universal del sector salud. La administración de información de productos farmacéuticos también surge como un tema
importante ya que contribuye a lograr operaciones fiscalmente
sólidas en seguros médicos.
40
Por Dr. Jeong,
Centro de Servicios
de Información
Farmacéutica
Si se debe modernizar el sistema de logística de un país, su información trasladada en conocimiento y su eficiencia garantizada en
el sector de productos farmacéuticos en la producción, distribución
y niveles de consumo, debe haber un sistema estandarizado de
administración de información que comprometa a fabricantes,
vendedores y compradores en forma exitosa. Además, el funcionamiento eficiente de dicho sistema sólo será garantizable cuando la
información de distribución sea administrada mediante la estandarización de códigos farmacéuticos, promoviendo la seguridad en el
uso de medicamentos mediante una administración de registro de
productos farmacéuticos y eliminando incertidumbres en las implementaciones de políticas de gobierno al establecer conocimientos.
Un sistema sólido de administración de información generará muchos beneficios a la industria coreana de productos farmacéuticos.
No sólo ayudará a resolver problemas de alto costo en sus canales
complejos de distribución sino también enfrentará el tema de medicamentos ilícitos o falsificados y asegurará recuperos rápidos de
medicamentos peligrosos que afectan la seguridad, la eficiencia y la
calidad. Además, el sistema mejorará la salud pública respondiendo efectivamente a la escasez de medicamentos esenciales, que
podrían escalar a una amenaza nacional si no son tratados.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
go del fabricante, la referencia del artículo y el dígito verificador. El
código estándar es asignado a todo producto farmacéutico a nivel
de unidad de empaquetado/artículo.
El rol del KPIS
Para mejorar la industria farmacéutica, el gobierno coreano ha
tomado medidas continuas que mejoran también el sistema de
distribución de medicamentos y fortalecen la competitividad de
la industria. El 8 de octubre de 2007 el gobierno creó el Servicio
Coreano de Información de Productos Farmacéuticos (KPIS) como
una institución especializada cuya tarea era estandarizar la información del sector farmacéutico y desarrollar información basada
en conocimientos, bajo el Servicio de Revisión y Evaluación de
Seguros de Salud (HIRA), una entidad pública creada para la revisión
y evaluación de los gastos del cuidado médico bajo la Ley Nacional
de Seguros de Salud.
La función principal del KPIS es recolectar, estudiar, procesar, utilizar
y brindar información sobre la distribución de productos farmacéuticos con respecto a las actividades de fabricación, importación,
abastecimiento y consumo. Otros trabajos de KPIS incluyen la
administración de códigos de Medicamentos de Corea (incluyendo
códigos de barras), actividades que brindan soporte a la informatización como el desarrollo y promoción de programas para recolectar información sobre distribución, investigación y educación para
la estandarización y la innovación de la distribución
Hub de Información de Distribución de Medicamentos
Promoviendo Infraestructura Estatística e Industria Farmacéutica
Nacional
Estandarización y
Conocimiento de
información sobre
medicamentos
Administración
sistemática y
abarcativa de
información sobre
medicamentos
• Investigación de recolección,
análisis, uso y provisión
de información sobre
medicamentos
• Creación, gestión y
explotación de información
sobre drogas
• Investigación, educación y
promoción de información
estandarizada de
medicamentos
Provisión de
información de
medicamentos de
manera precisa y
puntual
• Desarrollo y diseminación de
un programa proveedor de
información
• Anuncio público de estadísticas de información de
medicamentos
Administración de códigos estándares para
productos farmacéuticos y códigos de barras
Utilizado para la identificación de medicamentos, el código estándar para productos farmacéuticos es un Número Global de Artículo
Comercial (GTIN) de GS1 compuesto por el código de país, el códi-
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Estructura de Código Estándar de Productos
Farmacéuticos
Dígito
3
4
5
1
Contenido
Código
de País
Código de
Compañía
Referencia de Artículo
Dígito
Verif.
Ejemplo
880
Artículo
(incluyendo
información de
contenido)
6400-6999
0001-9999
Unidad de
Empaquetado
0-9
0: Código Representativo
1: Unidad de
Empaquetado
Los códigos de barras son asignados a las drogas por unidad de embalaje y se
utilizarán como en la presentación de código para seguro médico (en vigencia desde
el 1 de enero de 2010)
Los errores en la transacción de un lote de pequeña cantidad en
envíos duplicados traen complejidades a la distribución interna
y por lo tanto causan costos de logística excesivos y debilitan la
competitividad de la industria farmacéutica. Con este marco, el
gobierno coreano introdujo e hizo efectiva una regulación sobre
el etiquetado del código de barras en productos farmacéuticos
importados o fabricados localmente desde el 1ro de Julio de
2000. Impuesto a la industria como un requerimiento obligatorio,
el sistema de etiquetado está diseñado para reducir costos, y
asegurar transparencia en transacciones comerciales del sistema
de distribución de medicamentos.
Además, para expandir el alcance de la aplicación, facilitar el uso
del código de barras y buscar más mejoras, el Ministerio de Salud
y Bienestar revisó su anuncio en la “Guía para el Uso y Administración del Código de Barras para Productos Farmacéuticos”.
Como resultado, el GTIN en el estándar KDC (Código Coreano de
Medicamentos) fue cambiado a formatos de símbolos como EAN13, GS1-128 y GS1 DataMatrix. La Estandarización de códigos de
medicamentos mejoró la credibilidad de la información, mientras
que la información en el control de logística redujo los costos,
mejoró la seguridad y contribuyó a la estandarización de la base
de datos nacional de medicamentos.
Además, la información de fecha de vencimiento y número de lote
es obligatoria en códigos de barras para la trazabilidad de medicamentos específicos desde 2012 y medicamentos recetados desde
2013, respectivamente.
Para todo medicamento distribuido en Corea es requerido un código de barras. Según las leyes y decretos relevantes, los medicamentos con información de código de barras faltante, parcial, ilegible o
errónea están sujetos a deposición administrativa e incluso pueden
tener que retirarse del mercado. El KPIS conduce un estudio sobre
el uso de códigos de barras de productos farmacéuticos dos veces
al año para la identificación de nuevos errores y brinda educación,
promoción y asesoramiento.
41
El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS)
en la seguridad del paciente
Está probado que el uso del código de barras es beneficioso para
todos los participantes involucrados. Las compañías farmacéuticas
pueden administrar la información de distribución desde la fuente
(producción, abastecimiento y consumo), controlar el suministro
basándose en un método “primero en entrar primero en salir”
y operar un sistema en el Punto de Producción. Los mayoristas
pueden administrar el movimiento de inventario y controlar el
stock con más facilidad. Los hospitales, clínicas y farmacias pueden
evitar el error de medicación, ya que el código de barras brinda una
verificación adecuada contra medicamentos en stock y control de
medicación de paciente, Por último, el gobierno puede administrar
los registros de distribución utilizando este sistema.
KPIS y GS1 Corea
En febrero de 2009 el KPIS ingresó en un “Memorándum de Entendimiento sobre Promoción de Intercambio y Cooperación de Información de Productos Farmacéuticos” con GS1 Corea. El Memorándum de Entendimiento permite al KPIS intercambiar su información
sobre medicamentos con información de verificación de códigos
de barras entre las dos organizaciones; fabricantes/importadores
pueden utilizar un sistema gratuito y simplificado de verificación
de códigos de barras para productos farmacéuticos. Además, el
sistema reduce el rango de errores de códigos de barras al fomentar
que los fabricantes/importadores adjunten etiquetas correctas con
códigos de barras a sus productos.
Recolección y administración de la
información
El fundamento legal para la recolección de información sobre la
distribución de productos farmacéuticos proviene de la Ley de Asuntos
Farmacéuticos y la Ley Nacional de Seguro de Salud que requiere recolección y administración de información relacionada con la producción,
importación, abastecimiento y consumo de medicamentos en Corea.
La información del proveedor es generada a nivel fabricante, importa-
dor y mayorista, mientras que la información del usuario es generada a
nivel hospital, clínica y farmacia.
Los registros de rendimiento muestran cuál es el estado actual de la fabricación/importación del medicamento. En la categoría de proveedor/
usuario de medicamento, el objetivo es mostrar el estado del mercado,
promover el registro de la distribución, mejorar las capacidades de
logística y asegurar transparencia. El objetivo es avanzar en la distribución y brindar soporte a las actividades de aprobación de reembolsos.
La categoría de información de usuario puede utilizarse para brindar
revisión de soporte y pagos ante reclamos de beneficios de seguros.
El rendimiento de fabricación /importación se registra al requerir que
los fabricantes/importadores presenten un informe de rendimiento
trimestral a las asociaciones relevantes, quienes luego transmiten el
informe al KPIS. En cuanto a los detalles sobre el suministro de medicamentos, los proveedores deben presentar mensualmente registros
de transacciones con instituciones médicas, farmacias y mayoristas de
productos médicos al KPIS.
Una vez recolectada, la información es analizada para identificar el flujo
preciso de información a nivel logístico. Además, las investigaciones en
el campo son conducidas para fomentar los informes precisos de los
proveedores. Una mejor transparencia en la distribución de medicamentos promueve su comercio justo. Además, a medida que crece en
volumen la información de distribución de productos farmacéuticos,
puede brindar datos oficiales sobre la situación del mercado coreano.
Aquellos fuera de la industria farmacéutica ahora pueden utilizar información estadística sobre medicamentos provista regularmente.
Análisis y utilización
Cuando el KPIS puede recolectar información sobre la distribución
de medicamentos de manera precisa y en tiempo puntual, sobre
una base de información acumulativa de un año de donde se
producen estadísticas relevantes y se administran códigos de barras
Información farmacéutica generada en procesos de distribución
Información
de fabricación
e importación
Fabricante y
Importador
Información de
Abastecimiento
Información de
Abastecimiento
Mayorista
Hospital,
Clínica y
Farmacia
Uso de
Información
Usuario
Información de
Abastecimiento
42
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
El rol del Servicio Coreano de Información del Sector Farmacéutico (KPIS)
en la seguridad del paciente
de productos farmacéuticos de una forma libre de errores, aquellos
fuera de la industria farmacéutica pueden beneficiarse accediendo
a dicha información.
•
•
•
•
•
Los avances en la administración de estadísticas de medicamentos se realizarán mediante el establecimiento de una infraestructura nacional de estadísticas que contenga información sobre la
industria farmacéutica, la industria de distribución de medicamentos y el estado actual de medicamentos utilizados por el
público en general.
El KPIS puede contribuir a la transparencia en la distribución de
productos farmacéuticos y en las finanzas de seguros.
El historial del medicamento puede trazarse hacia atrás, lo que
significa que medicamentos ilícitos, falsificados y peligrosos
pueden manejarse y ser recuperados. El KPIS puede contribuir
a mejorar la seguridad pública con respecto al uso de medicamentos por parte de las personas.
El KPIS puede cumplir con las necesidades de las compañías
farmacéuticas sobre la información del mercado y contribuir a
la eficiencia comercial en términos de desarrollo, fabricación y
control de inventario de un medicamento nuevo.
El uso facilitado en el código estándar en la industria farmacéutica (código de barras) puede mejorar la eficiencia de la distribución en los pedidos, entregas y control de inventario y vincular la
información adquirida para hacer conocer esa información.
Conclusión
Actualmente, los países desarrollados demuestran más interés en
la administración de la seguridad de la salud pública, lo que se refiere a una serie de esfuerzos sistemáticos para reducir o eliminar
factores de riesgo que pueden ser detectados en instituciones
médicas. Como la mayoría de los pacientes obtienen tratamientos
recetados en clínicas de internación ambulatoria, el suministro de
medicamentos es la prioridad en la administración de seguridad
de pacientes.
Con respecto a esto, el uso de códigos de barras para productos
farmacéuticos para eliminar errores es un aspecto importante de
la administración de seguridad pública. En línea con la política de
estandarización de medicamentos desde enero de 2008, el código
estándar es asignado en Corea a todo producto farmacéutico y la
preparación de la etiqueta de código de barras es requerida a nivel
fabricante/ importador.
transportadores y la necesidad de intercambio con base en un
estándar global.
En el futuro, el KPIS tendrá un rol central en la creación de valor y el
intercambio de información sobre medicamentos entre fabricantes,
importadores, mayoristas e instituciones médicas en Corea. Mediante estos esfuerzos, el KPIS contribuirá al desarrollo de industrias
farmacéuticas y de distribución y promoverá el uso seguro de
medicamentos por parte del público en general.
SOBRE EL AU TOR
Jeong, Jeong-ji, Jefe del Centro Coreano de Servicios de
Información de Productos Farmacéuticos
Jeong, Jeong-ji es el Jefe del Centro Coreano de Servicios de
Información de Productos Farmacéuticos, una organización
afiliada al Servicio de Revisión y Evaluación de Seguros Médicos. Jeong obtuvo un master en Administración de Salud
Pública de la Universidad de Sungkyunkwan en el año 2000
y un Doctorado en Administración de Empresas en la Universidad de Konyang en el año 2008, respectivamente. Se unió
a HIRA (conocido como la Federación Nacional de Seguros
Médicos hasta 1999) en septiembre de 1979 y ha trabajado
para el seguro nacional de salud.
El Dr. Jeong desarrolló el modelo para evaluar el uso correcto de los gastos del sector farmacéutico en 2000. Fomentó
el negocio de estandarizar el código de dispositivos médicos para el sistema de administración de la trazabilidad
de productos médicos y desarrolló un modelo voluntario
para mejorar la integración óptima en 2008. También
desarrolló el sistema del perfil completo para el proveedor
de cuidados de salud en 2009, construyó un sistema de
administración para trazar aranceles para servicios médicos
y desarrolló aranceles para servicios médicos para implementar u-Health en 2010.
En el futuro, se espera que la trazabilidad mejore la seguridad del
paciente y posibilite soporte médico eficiente mediante la red
on-line. La recolección de información, los estudios avanzados en el
mercado futuro y los recuperos de productos se llevarán a cabo de
esta forma. En el futuro, Corea seguirá a otros países para introducir
el uso del código de barras y RFID en dispositivos médicos y otros
productos de la salud publica. La seguridad del paciente y la eficiencia económica necesitan ser mejorados mediante estrategias sistemáticas incluyendo la trazabilidad para productos farmacéuticos.
Corea va a maximizar los beneficios de la tecnología de información en el marco de la salud pública, la estructura de datos, los
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
43
Mejora de la administración de inventario de
medicamentos mediante el uso de GTIN y un
sistema móvil en el Hospital Universitario
Nacional de Seúl
RESUMEN
En Corea, el Ministerio de Salud y Bienestar (MOHW) obliga al uso del
Número Global de Artículo Comercial (GTIN) en productos farmacéuticos desde el 1 de enero de 2010. En respuesta a esta nueva política, el
Hospital Universitario Nacional de Seúl (SNUH) comenzó a desarrollar
un sistema de administración de inventarios en tiempo real que utiliza
Asistentes Personales Digitales (PDAs) para leer los GTINs impresos en el
empaquetado de medicamentos. El sistema está diseñado para controlar
el movimiento del inventario, leyendo la información asignada al código
de barras en hojas de entradas/salidas con un PDA, que mostrará una
lista de medicamentos en su pantalla y lo comparará con el GTIN fijado al
empaquetado del producto farmacéutico. El desarrollo de un sistema que
utiliza GTINs condujo a una mayor satisfacción laboral de los empleados
en el SNUH ya que los ayudaba a prevenir errores de medicación y reducir
el tiempo en la administración de inventarios de medicamentos.
Por You, Ock-Su,
Hospital Universitario
de Seúl
y Kim, Kwi-Suk,
Hospital Universitario
de Seúl
Sobre SNUH
El SNUH (Hospital Universitario
Nacional de Seúl) tiene
una historia de 125 años;
es un hospital general con
1.625 camas. Desde 1885 se
estableció como el primer
hospital nacional en Corea,
Gwanghyewon. En enero
de 2008, el SNUH estableció
el Control de Inventario
de la División de Farmacia
bajo su Departamento
de Administración de
Logística para promover la
eficiencia en funciones de
inventario y de compras
y construir experiencia
en la administración de
medicamentos.
44
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN
y un sistema móvil en el Hospital Universitario Nacional de Seúl
Antecedentes
La División de Control de Inventario de Farmacia brinda productos
farmacéuticos al Hospital Principal, al Hospital de Niños, al Centro
de Sistema de Cuidado de Salud Gangnam y al Instituto de Investigación Clínica. Su Sistema de Información Médica introdujo
una conexión on-line entre la División de Control de Inventario de
Farmacia, EZMEDICOM (agente contratante) y proveedores. El SNUH
también tiene funcionando un sistema de clasificación estandarizado
internacional, el UNSPSC (Código de Servicios y Productos Estándares
de Naciones Unidas), así como un sistema de atributos estandarizado
internacional, el GDAS (Sistema Global de Atributos de Datos).
El hospital controla el inventario de medicamentos utilizando códigos de artículos en su sistema integrado de logística y administra
las recetas y los suministros utilizando códigos de medicamentos
en el OCS (Sistema de Comunicación de Ordenes). Cuando se creó
el Departamento de Administración de Logística a principio de
2008, el SNUH adoptó códigos de artículos asignando un número
de serie de 13 dígitos con el prefijo 2005 a todo producto farmacéutico en uso. Los GTINs eran asignados a los productos nuevos o
modificados de los términos de contrato desde 2008.
Desde fines de 2010, el SNUH mantiene un inventario de 2.005
artículos y cuenta con un presupuesto de compra de KRW 123
mil millones. Con la excepción de narcóticos, la administración de
inventario está basada en la consignación, lo que significa que el
hospital utilizará medicamentos depositados en el inventario por
los mayoristas y pagará en forma diferida dos veces al mes.
En Corea, los hospitales universitarios nacionales pueden comprar
productos farmacéuticos únicamente por un proceso de licitación
anual. Subsiguientemente, el SNUH realiza contratos anuales basados
en precios unitarios. Si un contracto tiene un cambio con respecto al
fabricante de productos farmacéuticos, el código de medicamentos
permanecerá igual sin importar la marca o unidad de empaquetado.
Por el contrario, el código de artículo necesita ser reasignado cada
vez que haya un cambio de fabricante, y por lo tanto requiere una
actualización continua de información de código de barras.
Además hubo otros problemas en el uso de códigos de barras,
como licitaciones abiertas que resultan en cambios frecuentes de la
marca, pudiendo causar errores de medicación debido a apariencia
y empaquetado, y problemas de rastreo y seguimiento de productos farmacéuticos problemáticos en su uso. Por lo tanto, el SNUH
quería encontrar una fórmula para mejorar la eficiencia.
También vale mencionar el anuncio realizado por el Ministerio de
Salud y Bienestar sobre el “Código Estándar de productos Farmacéuticos: Guía para el Uso y Administración de Códigos de Barras para
Medicamentos”, lanzado el 15 de enero de 2008. El ministerio obliga
el uso de etiquetas con código de barras en productos farmacéuticos desde el 1 de enero de 2010, según el Artículo 75, Cláusula 1,
Párrafo 9, Regla de Cumplimiento para la Ley de Asuntos Farmacéuticos. Este anuncio logró la creación de un sistema de inventario de
GTINs en SNUH.
Panorama general del sistema
Para desarrollar un programa basado en GTIN, el hospital necesitó
crear una base de datos de información sobre códigos de barras.
Sobre medicamentos etiquetados con GTIN, la información de
los códigos de barras fue recolectada en todo nivel de unidad de
empaquetado de un código de artículo único y se verificó con su
volumen de conversión. Los dispositivos PDA del SNUH pueden leer
información de códigos de barras a nivel primario (GTIN-13, GTIN14) y secundario y códigos de barras sin GTINs en paquetes en bulto
como aquellos utilizados en el país de fabricación de productos
farmacéuticos. Cuando un producto lleva una etiqueta sin GTIN, la
información del código de barras se registra antes de utilizarse en la
base de datos del SNUH. El hospital también requiere que todos los
proveedores adjunten un GTIN a sus productos luego de introducirse en el sistema de contratación anual. A las materias primas
para medicamentos de fórmula y compuestos de hospital se les
requiriere adjuntar la etiqueta con código de barras. Desde Mayo de
2009, el SNUH suma esfuerzos para recolectar y verificar información
de códigos de barras en nuevos productos y agregó información
para completar su base de datos. El equipo IT luego desarrolló un
programa de administración de inventario con GTIN y condujo una
revisión operativa antes de ser completada en Septiembre. La implementación del programa comenzó con narcóticos y fue expandida a
otras drogas en noviembre.
Figura 1: Flujo de Trabajo de Control de Entradas
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
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Mejora de la administración de inventario de medicamentos mediante el uso de GTIN
y un sistema móvil en el Hospital Universitario Nacional de Seúl
1. Programa Control de Ingresos
2. Programa de Control de Egresos
•
•
•
•
La pantalla del PDA mostrará una lista de ingresos luego de leer la
información del código de barras en la hoja de ingresos
El PDA luego leerá el GTIN de medicamentos que ingresan. Si
el código de barras coincide con la información de la base de
datos, la pantalla del PDA mostrará la información y el volumen
del producto. El consumidor confirmará con un click cuando la
información fuera correcta. Después, el PDA mostrará más abajo el
medicamento confirmado en un color sombreado y mostrará una
lista de artículos no confirmados
Luego de que los productos farmacéuticos sean confirmados,
el usuario puede presionar el botón “someter” para completar la
actividad de control de ingresos. El programa fue diseñado de
forma tal que facilita al usuario controlar el volumen al mostrar
un medicamento por su unidad de conversión y volumen de caja
cuando el PDA lee su GTIN.
•
•
La pantalla del PDA mostrará una lista de medicamentos que
egresan luego de leer la información de código de barras en la
hoja de egresos.
El PDA luego leerá la información del código de barras sobre el
empaquetado del medicamento que egresa. Si los datos son
idénticos a la información del código de barras verdadero, la
pantalla del PDA mostrará la información del producto, el volumen y el stock. El usuario puede presionar el botón “confirmar”
si el volumen de stock es correcto. Luego, el medicamento se
mostrará en un color sombreado con la cantidad de productos
no confirmados debajo del mismo.
El usuario presionará el botón de presentar para completar la
actividad de egresos. El programa de control de egresos permite
una verificación de inventario en tiempo real, mostrando los
volúmenes de los productos que egresan con el inventario
destacado sobre la misma pantalla del PDA.
Figura 2: Flujo de trabajo de control de salida
Beneficios
El programa de administración de inventario con GTINs permite
al hospital controlar medicamentos en la entrada para mejorar
la seguridad del paciente. Además, la reducción del tiempo en el
movimiento de inventario y administración de medicamentos,
como verificación de inventario y control de vida en estantes,
puede generar más eficiencia en el trabajo de administración
de medicamentos y mejorar la satisfacción a nivel empleado. El
programa alivia mucho la carga administrativa asociada a tareas
manuales de labor intensivo, contribuyendo a la prevención de
desórdenes músculo-esqueléticos de los empleados. Además, el
programa GTIN promueve la administración eficiente de logística
de productos farmacéuticos y mejora la satisfacción a nivel
paciente.
Pasos Siguientes
Algunos medicamentos tienen información GTIN en el
empaquetado de la unidad de uso pero no en la caja de envío.
Esto genera inconvenientes ya que el empaquetado de la caja de
envío necesita removerse cada vez para acceder al GTIN. El rastreo
y seguimiento de medicamentos en uso será mucho más fácil
cuando la codificación de la fecha de vencimiento y el número de
46
lote en el GS1 DataMatrix sea obligatoria en 2013, y el SNUH podrá
controlar la vigencia en estantes y administrar inventarios a nivel de
lote. Además, el SNUH continuará la búsqueda de un programa más
eficiente, desarrollando más la tecnología actual basada en PDAs
para incluir otros formatos de lectura.
SOBRE LOS AU TORES
You, Ock-Su, Directora del Departamento de Administración de Logística, Hospital Universitario Nacional de Seúl
Kim, Kwi-Suk, Jefe de División de Control de Inventario
de Farmacia, Departamento de Administración de Logística,
Hospital Universitario Nacional de Seúl
La Srta. Kim, Kwi-suk se unió a la División de Farmacia del
Hospital del SNU hace 27 años. Desde agosto de 2008,
es responsable de la administración del movimiento de
medicamentos, inventario, narcóticos y materiales peligrosos.
Ella es farmacéutica especializada en nutrición en apoyo a
la farmacoterapia y es presidente de la Comisión Editorial
para la Sociedad Coreana de farmacéuticos del Sistema de
Cuidado de Salud.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Hospital St. Antonius:
La trazabilidad de implantes
RESUMEN
El Hospital St. Antonius (STZ) en Nieuwegein, Países Bajos, implementó una solución basada en estándares para mejorar la eficiencia del rastreo y de órdenes de pedidos electrónicos de Dispositivos Médicos Implantables (IMD). STZ y otros hospitales alrededor del mundo investigan cómo rastrear IMDs en
todas las etapas de la cadena de abastecimiento en forma simple, precisa, confiable y eficiente.
Por Menno Manschot,
Hospital St. Antonius
Introducción
Las Organizaciones de Compras Grupales (GPOs) de los Estados
Unidos están adelantados en este tema. Esto se debe parcialmente
al apoyo público de la FDA para la estandarización de la cadena de
abastecimiento del sector salud y su involucramiento en realizar
mejoras logísticas en la cadena. Los Países Bajos se encuentran un
poco atrasados, pero existen varios desarrollos como la compra por
bultos, claramente en crecimiento.
Hoy, los IMDs son rastreados manualmente por varios sistemas
utilizados para distintos propósitos: Registros Electrónicos de
Salud (EHR), Grupos Relacionados con Diagnósticos (DRGs), compras, Investigación y desarrollo, etc. La cadena de abastecimiento
de los IMDs es ineficiente; hay trazabilidad limitada de los IMDs
a lo largo de la cadena de abastecimiento, y se utilizan distintos
sistemas y estándares.
La lectura de códigos de barras posibilita la
trazabilidad
Con este proyecto, St. Antonius aplica el escaneo de códigos de
barras para registrar IMDs automáticamente y vincularlos con registros de pacientes. Esto reduce la cantidad de transacciones, tanto
manuales como automáticas. El mayor conocimiento sobre ‘qué
artículos son utilizados por qué paciente’ puede beneficiar la seguridad del paciente. Además, el registro de dispositivos tiene como
intención posibilitar nuevos pedidos de artículos en el momento
que se utilizan, reduciendo así el inventario. Una precondición para
este proyecto es que el IMD se escanea en cada punto de transferencia dentro de la cadena de abastecimiento.
La Comisión Directiva del hospital aprobó el plan de proyecto. El
sponsor es el staff médico del hospital.
Sobre el Hospital St. Antonius
El Hospital St. Antonius es el hospital no
académico más grande que brinda cuidados clínicos en Holanda. St. Antonius es un
hospital moderno de 880 camas donde están
representadas casi todas las especialidades.
Nacionalmente, el hospital se conoce por
ofrecer tratamiento a pacientes con enfermedades cardíacas, vasculares y pulmonares.
St. Antonius tiene seis sedes, incluyendo
Nieuwegein, Utrecht Overvecht, Utrecht
Oudenrijn, Utrecht Meern, Vleuten y Houten.
Se está construyendo un nuevo hospital
Leidsche Rijn con un concepto de cuidado
innovador.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
47
Hospital St. Antonius:
La trazabilidad de implantes
“Para un cirujano cardiotorácico un
sistema de código de barras automatizado significa lo siguiente:
Seguridad, trazabilidad, control de
inventario y procesamiento de órdenes de pedidos, apoyo a base de
datos y ahorros en costos a partir
de la reducción de errores de facturación: todo esencial para trabajar
con eficiencia y seguridad.”
Drs. Wim Jan van Boven, cirujano cardiotorácico, Hospital St.
Antonius, Nieuwegein, Países Bajos
Participantes del proyecto
En 2011, las actividades se expandirán a los siguientes departamentos:
En 2007 se llevó a cabo un proyecto piloto en el hospital del
Departamento de Cirugía Oral (ambulante). Fue bastante simple
implementar el rastreo electrónico y reabastecimiento. Había un
solo proveedor y un solo tipo de producto. Esta nueva forma de
trabajar ha sido desde entonces completamente operativa dentro
de la Cirugía Oral.
•
•
•
•
•
•
En 2008 se implementó el registro, rastreo y pedido electrónico de
IMDs y desde entonces está funcionando en las salas de Intervención. Aquí, la implementación fue mucho más compleja. A veces
hay más de un código de barras en un solo artículo, y los códigos
de barras no son todos del mismo tipo (GS1, otros).
Todos los participantes del proyecto han recibido una explicación
e instrucciones en el uso de los escáneres, códigos de barras de
artículos y el software.
Cirugía cardiotorácica – 1er Trimestre
Cirugía vascular – 2do Trimestre
Ortopedia y traumatología – 3er Trimestre
Control de dolor y perfusión – 4to Trimestre
ENT y oftalmología – 4to Trimestre
Administración de Ritmo Cardíaco (CRM) – 1er Trimestre
Escaneo de Dispositivos Médicos Implantables
• escanear código de barras de usuario/
centro de costo
• escanear código de barras con nombre
de médico o residente
• escanear código de barras con identifi-
cación de paciente (PIN)
• escanear código de barras com código
de producto
• escanear código de barras con número
de lote
Procesamiento de mensaje en aplicación GHX: independiente de
• tipo de código de barras (EAN-13, EAN-8, GS1 databar, GS1-128)
• sistema de identificación (GTIN, otro, códigos propios)
• tecnología de escaneo (código de barras GS1, código de barras propio,
manual)
Mensaje de pedido para sistema de compras
• cantidad, unidad, número de artículo, descripción de
artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie
• PIN cuando fuera necesario
Registro en EHR & Sistema de Información Cardíaca
• PIN
• Físico
• cantidad, unidad, número de artículo, descripción de
artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie
Mensaje de pedido para proveedor
• unidad, número de artículo, descripción de artículo, precio neto, IVA y número de lote/ de serie
• PIN cuando fuera necesario
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2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Hospital St. Antonius:
La trazabilidad de implantes
Sistemas de automatización ya funcionando
• La Registración Médica Segura en GHX. En colaboración con St.
Antonius Hospital, GHX ha desarrollado una solución de escaneado de código de barras según la cual el artículo utilizado es
vinculado a los registros de pacientes en los distintos sistemas.
• Administración de catálogo
• Mensajería electrónica. Hoy sólo se implementa el módulo de pedidos. En el futuro, St. Antonius quisiera utilizar otros módulos de
mensajería: datos de artículo comercial, respuesta a órdenes, notificación de despacho y factura. Internamente: para la información
de artículo (número de artículo, número de lote) en el EHR.
• Sistema de información hospitalario iSoft. Existe un vínculo entre
iSoft y GHX para órdenes.
• Administración y actualización de códigos y sistemas revisados.
La calidad de los datos no es óptima.
• Verificación de la precisión de escaneo. Hoy esto se hace después
de la operación en vez hacerse en el momento del uso. El resultado es que no todos los artículos utilizados durante la operación
pueden ser identificados y rastreados. La verificación muestra, por
ejemplo, que el número de lote de un código de barras terminó
en el campo del número de artículo en el sistema.
Se han encontrado soluciones para la mayoría de los códigos de
barras problemáticos. El 1% de los códigos de barras todavía causa
distintos problemas (la información en un código es incorrecta o
termina en un lugar equivocado en el sistema). Esto requiere una
verificación manual lo que significa más tiempo para el procesamiento de datos.
Datos registrados y rastreados
Para alcanzar los dos objetivos del proyecto, el Hospital St. Antonius
registra por lo menos los siguientes datos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de artículo
Número de lote
Número de serie
Número de paciente (número interno)
Número de Empleado: médico o asistente (número interno)
Centro de costos (número interno)
Cantidad
Unidad de artículo
Precio
Es importante rastrear fechas de vencimiento tanto por temas
logísticos como comerciales. Hoy se aplican muy pocos códigos
de barras en los empaquetados. Sin embargo St. Antonius necesita
esta información para saber cuándo los artículos pasan sus fechas
de vencimiento. El hospital podrá minimizar pérdidas y así reducir
costos.
Aprendizaje
La implementación del proyecto de St. Antonius fue demorada
debido a los siguientes puntos:
• No hay un código de barras estandarizado y un sistema de
identificación para IMDs. Esto retrasa los escaneos. El usuario
debe primero ver si hay un código de barras en el artículo. Los
códigos de barras no siempre están en la misma ubicación en el
empaquetado y a veces se ven distintos. Algunas veces un único
código de barras contiene varias informaciones y otras veces
cada información tiene su propio código de barras separado.
• Cooperación del proveedor. El conocimiento del proveedor de
estándares GS1 no es óptimo.
• Distintos códigos de barras en un empaquetado. El orden en
que se escanean los códigos de barras es importante y puede
llevar a información errónea en el sistema. El usuario debe verificar con cuidado qué código de barras debe escanearse primero
(por ejemplo, primero el número de artículo y luego el número
de lote).
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Mejorando la logística y la seguridad del
paciente
El proyecto tiene dos objetivos: mejorar la logística y la seguridad
del paciente.
1. Logística
El rastreo electrónico de IMDs debe ser simple y claro para que
puedan volver a pedirse automáticamente. El proceso de pedidos
será así más rápido y preciso.
Debido a que el 1% de los códigos de barras tienen problemas, todavía no se ha obtenido el beneficio óptimo. Aunque el proceso del
nuevo pedido es más rápido, todavía no se ha reducido el inventario. Los ahorros de tiempo en el proceso de pedidos es el esperado,
pero como la calidad de datos todavía no es óptima y el 1% de los
escaneos todavía tiene problemas, la gente pierde más tiempo del
esperado en controles posteriores y en administración de datos.
St. Antonius obtuvo ahorros en sus inventarios en consignación. Se
han reducido los costos y ha mejorado la vista del stock. Los números de artículo y de lote son registrados en el sistema en un 99%.
2. Seguridad del paciente
El rastreo electrónico de IMDs debe ser simple y claro para que los
datos puedan vincularse automáticamente a los registros de pacientes. Esto garantizará trazabilidad hasta el paciente y así mejorará
su seguridad.
La trazabilidad hasta el paciente está ahora automatizada y en un
98% completa. Un 1% del resto es corregido manualmente debido
a problemas de escaneo y el otro 1% necesita que el número del
paciente sea ingresado después debido a procedimientos de
emergencia.
Antes, este proceso era completamente manual. Las etiquetas con
códigos de barras y números se pegaban al archivo en papel del paciente y así esos datos no estaban disponibles centralmente. Desde
que los datos (número de artículo, lote y paciente) están disponibles en forma digital, hay mucho más control de datos y procesos.
49
Hospital St. Antonius:
La trazabilidad de implantes
Los errores se detectan antes, haciendo posible la rectificación de la
situación con más rapidez. Esto beneficia la seguridad del paciente.
Efectos secundarios positivos
La mayor cantidad de información disponible en el sistema gracias
al escaneo de códigos de barras ha determinado varios efectos
secundarios positivos. El Hospital St. Antonius utiliza esta información para:
• Investigación (qué implantes tienen qué efectos en pacientes)
• Estadísticas financieras (cálculo de costos para Combinación de
Tratamiento de Diagnóstico, reembolsos)
• Administración automatizada de catálogo (agregado de nuevos
artículos al catálogo, actualización de información de productos)
SOBRE EL AU TOR
Menno Manschot, Miembro del Departamento de
Compras, Hospital St. Antonius, Países Bajos
Menno Manschot se unió al Hospital St. Antonius en 1996 y
es responsable de la administración de compras y sistema
logístico del hospital. Lidera varios proyectos estratégicos
incluyendo la implementación de un sistema de trazabilidad
y órdenes mediante el escaneo de códigos de barras. Menno
Manschot también participa activamente en grupos de
usuarios de GS1 y GHX
Conclusión
El escaneo agiliza el rastreo de IMDs, pero como los códigos de
barras y la información que contienen no está estandarizada el
proceso de escaneo todavía no es óptimo. Los hospitales deberían
unir fuerzas para hablar con una voz única con los proveedores
para que apliquen códigos de barras GS1 a sus empaquetados.
Necesitamos una guía para la estandarización de códigos de
barras. Los datos pertinentes, número de artículo, número de lote y
fecha de vencimiento, deben estar contenidos en un único código
de barras para impedir que terminen en el lugar equivocado del
sistema. Se debe incluir información sobre la importancia de la secuencia de escaneo en la capacitación de los empleados; primero,
verificar qué código de barras contiene el número de artículo, cuál
contiene el número de lote y cuál la fecha de vencimiento, Por último, pero no menos importante, se debe compartir con colegas de
otros hospitales la información sobre los proyectos de trazabilidad
para que así puedan aprender unos de otros, y mejoren y faciliten
la implementación.
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012 Gu
Guía
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Refere
Referencia
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de GS1
GS1 Healthcare
Hea
Uso de Estándares GS1 para combatir
la falsificación y mejorar la seguridad
del paciente
RESUMEN
AstraZeneca mejora la seguridad del paciente, combate la falsificación y cumple con los requerimientos regulatorios globales
al apoyar Estándares GS1 y trabajar en conjunto con la industria
y GS1 para su desarrollo.
Por Christoph Krähenbühl, Y Ian Haynes,
AstraZeneca
AstraZeneca
Introducción
Nuestra estrategia global para la seguridad del producto se centra
en cuidar a los pacientes y proteger la integridad de la marca combatiendo la falsificación y el comercio ilícito de productos AstraZeneca. La estrategia focaliza estas áreas claves: cumplimiento, sistemas de seguridad de producto y soluciones técnicas, asegurando la
cadena de abastecimiento y la colaboración con otros involucrados.
Trabajamos para el cumplimiento completo del Sistema GS1 y
estamos involucrados regularmente en grupos de trabajo que promueven el uso de estándares consistentes y armonizados. También
somos miembro del grupo global de usuarios GS1 Healthcare.
Hoy, la compañía codifica una creciente cantidad de sus paquetes
utilizando GS1 GTINs (Números Globales de Artículos Comerciales) y
emplea Axway Track & Trace, una solución de rastreo y seguimiento
certificada por GS1 EPCIS, desarrollada por Axway como un componente central en su estrategia de sistemas y tecnología.
Sobre Astra Zeneca
AstraZeneca es una de las compañías farmacéuticas líderes en el
mundo, con gran presencia en el Reino Unido. Nos enfocamos en
brindar medicina innovadora y efectiva que hacen una verdadera
diferencia en áreas importantes del sector de cuidados de la salud.
Como líder en medicamentos gastrointestinales, cardiovasculares,
neurocientíficos, respiratorios, antiinflamatorios, oncológicos y para
enfermedades infecciosas, Astra Zeneca generó ingresos globales de
U$S 32,8 mil millones en 2009.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
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Uso de Estándares GS1 para combatir la
falsificación y mejorar la seguridad del paciente
Requerimientos complejos de mercado global
El crecimiento global de medicamentos falsificados que ingresan a
la cadena de abastecimiento legal y de fraudes de reembolsos ha
resultado riesgoso para la seguridad de pacientes que los gobiernos
y fabricantes de productos farmacéuticos debe enfrentar.
Con la adopción de la Directiva de Medicamentos Falsificados de
la UE del Parlamento Europeo del 16 de febrero, que incluye el
requerimiento de características de seguridad y la prueba de manipuleo y codificación en empaquetados individuales, la industria se
encuentra en Europa en un punto crítico en cuanto al desarrollo de
sistemas de codificación y serialización. Algunos mercados como
Turquía y Francia ya han comenzado a imponer regulaciones que
requieren a los fabricantes de productos farmacéuticos incluir códigos GS1 2D DataMatrix, basándose en identificadores Estándares de
GS1 como GTINs sobre todos los empaquetados, para la identificación y trazabilidad. La FDA de Estados Unidos trabaja en regulaciones para mejorar la identificación y autenticación de medicamentos
en la cadena de abastecimiento, bajo la solución ePedigree del
Estado de California. Reguladores, legisladores y clientes de otros
mercados alrededor del mundo, entre ellos Brasil, China, e India, ya
han decretado o están discutiendo requerimientos de codificación
con objetivos similares.
La creciente cantidad y el rango de cambios, algunos no basados
en estándares globales, representan un desafío significante para los
fabricantes de productos farmacéuticos. Controlar y comprender
estos requerimientos e implementar soluciones que cumplan con
ellos involucra a mucha gente en las distintas partes de nuestra
organización global. Una vez implementados, los sistemas de
fabricación deben cambiar por los requerimientos de codificación
en una base de orden; esta estrategia es costosa, compleja y puede
representar un riesgo al abastecimiento.
Avanzando con las regulaciones e implementando Estándares GS1
En 2006, AstraZeneca decidió implementar una solución de seguridad para productos que logre nuestra estrategia global de seguridad y así por último, mejorar la seguridad del paciente. Elegimos
Axway, una compañía global de Redes de Interacciones Comerciales, y Systech Tips, proveedor de equipamiento de serialización en
línea, como proveedor de sistemas; y a medida que evolucionaban
los Estándares GS1 globales, nos comprometimos con GS1 UK
Solution Partner para desarrollar la solución actual.
AstraZeneca eligió incluir el proyecto de serialización y verificación
a nivel artículo para la seguridad de producto como iniciativa interna, en un momento en que no había requerimientos de mercado
para hacerlo. Esta estrategia de pensamiento avanzado nos ubicó
en una posición ideal para responder con rapidez a requerimientos
del mercado emergentes gracias a la elección de una solución compatible con GS1, flexible y escalable. Los beneficios de adelantarse
significaron que muchos de los desafíos podían enfrentarse antes,
mitigando la presión del tiempo de cumplir con los diversos requerimientos a medida que surgían.
52
Cada producto serializado en la línea de producción que AstraZeneca tiene asignado con un EPC (Código Electrónico de Producto),
incluye un GS1 GTIN (Número Global de Artículo Comercial) y un
número de serie. La solución PSDM de la compañía incluye un repositorio de los identificadores (EPCs) de productos de AstraZeneca,
que cumple con el estándar GS1 EPCIS (Servicios de Información de
Código Electrónico de Productos).
El sistema de Administración de Datos de Seguridad de productos
de AstraZeneca (PSDM) permite a empleados autorizados verificar
paquetes sospechosos, rastreando cualquier interacción con el EPC
en el repositorio EPCIS aunque nuestro sistema interno está vinculado a infraestructuras de Verificación de productos más amplias; tales interacciones son limitadas. Hoy, los empleados pueden verificar
si el producto ha sido previamente bloqueado, si el EPC identifica el
producto, lote y mercado variante correcto, y puede rastrear todos
los hechos asociados con un EPC particular. Los paquetes también
pueden ser identificados y rastreados en forma rápida y eficiente en
el caso de tener que recuperar un producto.
Hoy nos encontramos con que la solución de rastreo y trazado
de AstraZeneca es lo suficientemente flexible y sólida como para
cumplir con los requerimientos legales actuales y emergentes de
los mercados con los cuales hacemos negocios. También contamos
con la capacidad de crear y compartir listas de GS1 GTINs (códigos
de productos) y números de series a partir de nuestro repositorio de
rastreo y trazado EPCIS, y una creciente cantidad de líneas de empaquetados cuentan con la capacidad de codificar empaquetados
con códigos de barras GS1 DataMatrix 2D que contienen números
de lotes variables e incluso números de serie además de GTINs.
Actualmente, AstraZeneca cuenta con 10 sitios de fabricación y 30
líneas de productos conectados al sistema PSDM. Axway Track &
Trace – el repositorio EPCIS certificado por GS1 provisto por Axway
– sostiene 100 millones de empaquetados serializados y estamos
planificando la implementación en más sitios y marcas. Los proyectos de extensión de capacidades incluyen la exploración del agregado de multiniveles y conexión de Empaquetadores Contratados
con el repositorio AZ.
Asegurando soluciones globales e interoperables con Estándares GS1
Muchos fabricantes y proveedores como AstraZeneca ya están
incorporando Estándares GS1 a sus productos y procesos debido
al alcance global del estándar. La Federación Europea de Industrias
y Asociaciones Farmacéuticas (EFPIA) apoya la estrategia de aplicar
una combinación de empaquetado anti-manipuleo y un código
único para cada empaquetado de medicamentos, basándose en
una solución de codificación armonizada en toda Europa, y recomienda el uso de Estándares GS1.
En RU, la industria farmacéutica estableció un grupo de trabajo para
codificación con GS1 2D facilitada por GS1 UK y conducida por el
Departamento de Salud para asegurar la adopción de una estrategia por parte de la industria, incluyendo el NHS.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
SOBRE LOS AU TORES
Christoph Krähenbühl, Líder en Tecnología, Codificación de
Empaquetado y Seguridad de Productos en AstraZeneca.
Como parte de nuestro compromiso de la adopción global de Estándares GS1, continuamos trabajando en conjunto con GS1 y nos
hemos beneficiado con el apoyo de GS1 UK en varios proyectos,
como el avance hacia la codificación estandarizada de cajas, parte
de un proyecto de consolidación de European ERP, y el proceso global para la asignación de GTINs para asegurar el cumplimiento. Un
equipo multi funcional trabaja para cerrar brechas en los procesos
existentes, entender mejor los números, su uso y funciones, asignar
nuevos GTINs y perfilar maneras legales de trabajar.
AstraZeneca considera que la adopción de Estándares GS1 globales
e interoperables es esencial para que el sector farmacéutico pueda
afrontar la nueva legislación y las demandas de clientes.
Conclusión
AstraZeneca ha construido una fuerte base para combatir la falsificación, responder a distintos requerimientos del mercado y mejorar
la visibilidad de la cadena de abastecimiento. Actualmente estamos
implementando la serialización de empaquetados en sitios de fabricación claves alrededor del mundo. El siguiente paso será vincular
con seguridad nuestro repositorio EPCIS con sistemas externos,
para permitir la verificación en el lugar de suministro y permitir a los
empleados mayor visibilidad de los productos, garantizando más
seguridad a pacientes y productos.
La adaptabilidad y escalabilidad de una solución de rastreo y seguimiento cumpliendo con GS1 es esencial para AstraZeneca, y continuará siéndolo a medida que avancemos con esto. Continuaremos
trabajando con GS1 y la industria para garantizar que se realice
una estrategia consistente para mejorar la seguridad del paciente y
combatir la falsificación.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Christoph Krähenbühl es uno de los expertos en Codificación de
Empaquetados y en el Programa de Características de Seguridad en AstraZeneca, y desde 2006 es gerente del proyecto del
sistema de serialización de Administración de Datos de Seguridad del Producto. Actualmente también está involucrado en
mejorar el proceso global de manejo de GTINs en AstraZeneca.
Sus funciones incluyen el liderazgo del trabajo de un sistema de
administración de datos maestros globales luego de la fusión
de Astra y Zeneca, y la administración del depósito de datos de
Visibilidad de Rendimiento de Empresa. Christoph es miembro
del equipo del Proyecto de Identificación y Codificación EFPIA
y representa a AstraZeneca en GS1 Healthcare. Antes de entrar
en AstraZeneca en 1998, Christoph trabajó en Ciba Specialty
Chemicals y Ciba-Geigy en Basilea, Suiza, en proyectos de administración de la cadena de abastecimiento y sistemas ERP.
Ian Haynes, Subdirector de Ingeniería, AstraZeneca.
Ian Haynes trabaja en el Grupo de Tecnología de Ingeniería Global de AstraZeneca y tiene particular interés en empaquetados
y logística. Trabaja con las áreas de marketing, packaging, compras y la cadena de abastecimiento anticipando y colaborando
en el desarrollo de los futuros requerimientos de AstraZeneca
para los sistemas de packaging y fabricación. Ian Haynes tuvo un
rol clave en la seguridad de producto involucrado en el desarrollo de estrategias de compañía y soluciones técnicas. Se unió a
la División de Farmacéuticos de ICI luego de graduarse en 1980
con medalla de oro en ingeniería mecánica de la Universidad de
Liverpool. Luego de un período como gerente de desarrollo de
diseño en Zeneca Engineering, se unió al Grupo de desarrollo y
Tecnología de Zeneca Pharmaceuticals que luego fue Tecnología Global de Ingeniería AstraZeneca.
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Iniciativa Global de Estandarización de Datos de
BJC HealthCare: Poniendo en funcionamiento
los datos de la cadena de abastecimiento
RESUMEN
BJC HealthCare, una de las organizaciones del sector salud más grandes sin fines de lucro
en los Estados Unidos, trabaja para automatizar el proceso de rastreo de productos desde
el punto de fabricación hasta el punto de uso, para ayudar a mejorar el resultado en
pacientes y reducir los costos de la cadena de abastecimiento. Este caso detalla cómo BJC
trabajó exitosamente con GHX y GS1 Healthcare US para la implementación del uso de
Números Globales de Localización (GLNs) para identificar organizaciones y localizaciones,
y Números Globales de Artículos Comerciales (GTINs) para la identificación de productos
en transacciones comerciales con proveedores y otros socios comerciales del sector salud.
Hoy, BJC utiliza GLNs en todas sus órdenes de compras transmitidas por el intercambio de
GHX y está preparada para realizar transacciones con GTINs a medida que sus proveedores
identifican sus productos con este estándar.
Por Thomas M. Stenger,
BJC HealthCare
La necesidad de datos consistentes
Definiendo los datos
Los datos precisos y consistentes sobre compras son claves para que
BJC HealthCare pueda reducir costos mientras mejora el resultado
en pacientes. El sistema de salud notó que podía mejorar la calidad
de sus datos si todas las partes con las cuales realiza transacciones
utilizan los mismos números únicos para identificar organizaciones,
localizaciones y productos. Con ese objetivo, BJC eligió adoptar
Números Globales de Localización (GLNs) y Números Globales de Artículos Comerciales (GTINs) para la identificación de la organización/
localización y productos, respectivamente.
El primer paso de BJC fue definir qué localizaciones quería identificar con GLNs. Eligió identificar aquellas localizaciones donde facturaba y a donde enviaba en transacciones con socios comerciales.
Definiendo el alcance del proyecto
Antes de que BJC pudiera comenzar a utilizar GLNs y GTINs, tuvo
que definir el alcance de su proyecto de estándares. La organización
no sólo pretendía identificar las localizaciones a donde facturar y
a donde enviar con GLNs, sino también quería utilizar tanto GLNs
como GTINs en transacciones comerciales. Esto requería que BJC
colaborará con sus socios comerciales y proveedores de tecnología
para poder comunicar sus necesidades y todas las partes pudieran
acordar sobre las reglas para gobernar las transacciones.
El equipo de administración de materiales de BJC luego tuvo que
determinar cuáles de las localizaciones eran activas. Generaron un
informe que incluía todas las localizaciones a donde facturar y a
donde enviar. Compartían las localizaciones a donde facturar y a
donde enviar con el departamento de distribución de la organización y la lista a donde facturar con su departamento de cuántas
a pagar para validar cuáles de las localizaciones eran realmente
activas y asegurar que no figuren las localizaciones no activas.
Desde allí, removieron las localizaciones inactivas del sistema BJC
y agregaron nuevos sitios identificados. Mediante este proceso,
determinaron que BJC tenía aproximadamente 100 localizaciones a
donde enviar activas y tres localizaciones a donde facturar activas.
Los miembros del equipo de administración de materiales de BJC’
trabajaron con GS1 Healthcare US® y el socio de e-commerce de
BJC, GHX, para definir qué se necesitaría en cuanto a empleados,
tecnologías y recursos financieros para llevar a cabo dicho proyecto.
Luego desarrollaron un plan de estándares que detallaba el proceso
desde el principio hasta el fin.
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2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Validando localizaciones
vas, agregando localizaciones faltantes y consolidando números de
cuentas múltiples.
La organización de compras del grupo BJC (GPO), Novation, había
identificado a BJC por su parte en el Registro GS1 US GLN para
Healthcare®. Era responsabilidad de BJC validar sus localizaciones
identificadas en el Registro para garantizar que fueran precisas.
El equipo de administración de materiales de BJC generó un
informe que contenía las localizaciones activas de donde facturar y
donde entregar y comparó esta lista con las localizaciones que Novation había identificado en el Registro. Encontraron que faltaban
localizaciones activas en el Registro, así como localizaciones que
fueron identificadas en el Registro pero faltaban en la lista interna
de BJC. Cuando encontraban una localización donde facturar y
donde enviar enumerada en el Registro que no estaba en la lista de
localizaciones activas de BJC, llamaban a la localización para determinar si le pertenecía a BJC y luego confirmaban su validez con el
departamento de finanzas de la organización. Si era una localización válida, la agregaban a la lista interna de BJC.
Una vez que el equipo había conciliado las localizaciones BJC
dentro del Registro, construían una tabla de referencia cruzada para
establecer una relación uno a uno entre los GLNs de BJC y las localizaciones donde facturar y donde enviar. Esta tabla serviría como
puente entra las localizaciones a donde enviar y a donde facturar
para los GLNs durante las transacciones electrónicas de BJC con
socios comerciales.
Conciliando GLNs con un GPO
El equipo concilió los GLNs de BJC con la lista seleccionada de
membresía de Novation una relación uno a uno dentro de la tabla
de referencia cruzada entre las localizaciones donde enviar y donde
facturar de BJC, GLNs y las identificaciones de membresía de GPO, y
le proponía la tabla a Novation que luego podía verificar si utilizaba
los GLNs y las localizaciones de BJC correctas en su lista.
Ubicación
Dirección
GLN
GPO ID
ALTON MEMORIAL
HOSPITAL
ONE MEMORIAL
DRIVE, ALTON, IL.
1100003663918 123
Encontraron instancias donde la lista de membresía de Novation
contenía localizaciones que BJC no había considerado durante la
reconciliación de GLNs. Agregaron estas localizaciones y sus GLNs
correspondientes a la tabla de referencia cruzada de BJC para
asegurar que la organización no perdiese los descuentos. En otros
casos, identificaron localizaciones de afiliados por las cuales BJC
no recibió descuentos; Novation tomó el control de los GLNs para
estas localizaciones y BJC eliminó las localizaciones de su tabla de
referencia cruzada.
Conciliando GLNs con proveedores
Ubicación
Dirección
GLN
ALTON MEMORIAL
HOSPITAL
ONE MEMORIAL
DRIVE, ALTON, IL.
1100003663918
Conciliando GLNs con socios comerciales
El paso siguiente era conciliar los GLNs de BCJ con los valores de
datos de socios comerciales, incluyendo números de identificación
de membresía GPO (IDs), números de cuenta de proveedores e
identificaciones de instalaciones de socios de e-commerce. BJC
mejoró la precisión de sus datos de la cadena de abastecimiento
corrigiendo errores, suprimiendo localizaciones duplicadas o inacti-
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
BJC luego concilió sus GLNs con sus proveedores. Para cada proveedor, el equipo agregó sus números de cuentas asignadas a la
correspondiente localización GLNs y los IDs de GPO IDs en su tabla
de referencia cruzada y luego envió esta tabla al proveedor para
verificar que sus sistemas contuvieran el mismo número/localización de cuenta.
Ubicación
Dirección
GLN
GPO ID
Nº Cta.
del Prov.
ALTON
MEMORIAL
HOSPITAL
ONE MEMORIAL
DRIVE, ALTON, IL.
1100003
663918
123
12345
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Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC HealthCare:
Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento
El equipo observó que en algunos casos el BJC tenía cuatro y seis
números de cuentas asignadas a proveedores para las mismas
localizaciones donde enviar. Con 100 localizaciones donde enviar
y 4.600 proveedores, enfrentaron la posibilidad de administrar más
de un millón de números de cuentas. Esto generó una variedad de
problemas, incluyendo productos enviados a localizaciones erróneas, más costos para BJC y para los proveedores.
En lugar de reemplazar todos los números de cuentas asignados a
proveedores con GLNs, BJC comprometió a los proveedores a un
proceso de conciliación donde eliminó cualquier número de cuenta
que no servía para un propósito comercial legítimo. Cuando se
consideró necesario conservar más de un número de cuenta para
la misma localización, BJC asignó un Nuevo GLN a este número de
cuenta para que siempre hubiera una relación uno a uno entre los
números de cuentas y los GLNs.
Conciliando GLNs con un socio de e-Commerce
El último paso para que BJC concilie sus GLNs con sus socios de
e-commerce. El equipo trabajó con GHX para asegurar que la tabla
de referencia cruzada de BJC cumpliera con los requerimientos
necesarios de e-commerce.
Realizar transacciones con proveedores
utilizando GLNs
BJC participó en un programa para que los GLNs con GHX fueran
utilizados en transacciones enviadas en el intercambio. Uno de los
desafíos fue que la mayoría de los proveedores de BJC todavía no estaba lista para aceptar y procesar GLNs en transacciones electrónicas.
el BJC inserta un GLN en el campo de domicilio de la transacción para
imprimir en el papel PO que es manualmente entregado al proveedor.
Preparándose para GTINs
En los últimos 10 años, el BJC realizó transacciones con tres de sus
vendedores utilizando un estándar de la industria distinto para
la identificación de productos. Como resultado, el BJC sostenía
identificadores de productos y no tenía problemas al preparar sus
sistemas para almacenar y procesar los GTINs. El sistema actual ERP
de BJC presenta un campo de número de artículo que puede almacenar el GTIN de 14 dígitos y colocarlo en 850 transacciones PO.
Como resultado, BJC está preparado para llevar a cabo transacciones con socios comerciales utilizando GTINs mientras los proveedores comienzan a utilizar este estándar en lugar de los números de
artículos propietarios.
BJC está mejorando su nuevo sistema ERP, que tiene la habilidad de
vincular múltiples GTINs bajo un número de artículo de BJC. Esto
permitirá que utilice GTINs para administrar su inventario por niveles específicos de empaquetados. Una vez que el proveedor identifique productos con GTINs en cada nivel específico de empaquetado, el BJC puede registrar que ha recibido una caja de un producto
específico, utilizando un escáner de código de barras, justificando la
reducción de su inventario en una caja o en un artículo individual. El
BJC también vinculará su sistema ERP a otros sistemas internos para
automatizar funciones adicionales de la cadena de abastecimiento.
Por ejemplo, cuando se escanea y se utiliza un producto, un PO
puede generarse automáticamente y ser enviado a GHX para volver
a solicitar ese artículo específico.
Estado de GLN/GTIN hoy
En este programa, el BJC podía enviar sus GLNs y sus números de
cuentas de proveedores en 850 órdenes de compras (POs). Cuando
BJC envía una transacción de intercambio electrónico de datos
(EDI), el sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP)
selecciona y transmite tanto el GLN como el número de cuenta
para la localización especificada. Si el proveedor no puede aceptar
el GLN, GHX lo suprime para que el proveedores reciba sólo el
número de cuenta.
Mientras que el BJC inicialmente concilió GLNs con sus proveedores, el GHX ahora ya lleva a cabo este proceso para la organización.
Para aquellos proveedores que pueden aceptar GLNs en transacciones electrónicas, el GHX también funciona con ellos y con BJC para
asegurar que las transacciones se procesen con éxito. El coordinador EDI de BJC funciona con GHX y el proveedor, para completar
el proceso de reembarque mediante el cual BJC y el proveedor
concilian sus GLNs con los números de cuenta activos. Cada vez
que BJC comienza a realizar transacciones con un proveedor que
utiliza GLNs en el intercambio, el GHX prueba las transacciones iniciales enviadas por el socio comercial para asegurar que cada parte
cuente con los datos necesarios para una transacción exitosa.
Con proveedores que no llevan a cabo operaciones electrónicas, el
BJC trabaja directamente con ellos en las transacciones de números
de cuenta a GLNs. Cuando un proveedor está listo para aceptar GLNs,
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Hoy, BJC transmite GLNs en todas las transacciones enviadas a
proveedores mediante el intercambio y ha completado el proceso
de conciliación con 15 de sus proveedores, 10 de los cuales tienen
la capacidad de aceptar GLNs en transacciones EDI. Hoy, el GHX
suprime GLNs y sólo envía números de cuentas a aquellos proveedores que todavía no pueden procesar pedidos que contengan
GLNs. Esto mantiene el flujo de las transacciones electrónicas
mientras prepara a BJC para realizar transacciones con GLNs. Aunque ninguno de sus proveedores ha indicado estar preparado para
transacciones con GTINs en este momento, BJC estará listo cuando
ellos lo estén.
La solución final
Como organización dedicada a mejorar continuamente la entrega
de cuidado de la salud, BJC ha adoptado Estándares GS1 no sólo
para enfrentar desafíos actuales en la administración operativa y
cuidados de paciente, sino también para prepararse para avances
futuros. El equipo de administración de materiales de BJC trabaja para lograr la “Solución Final”, una red integrada de sistemas
mediante la cual la industria del sector salud podría trazar el uso de
productos y resultados de pacientes y automatizar procesos de la
cadena de abastecimiento para incrementar la eficiencia operativa,
reducir costos y mejorar el cuidado de pacientes.
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
Iniciativa Global de Estandarización de Datos de BJC HealthCare:
Poniendo en funcionamiento los datos de la cadena de abastecimiento
Para lograr la visión de BJC, todos los socios de la cadena de abastecimiento necesitan asumir un rol activo en el rastreo de productos.
Los fabricantes y distribuidores ingresarían los informes de rastreo
de ventas a repositorios de datos centrales. Estos informes incluirían
GLNs para los proveedores que compraron los productos y GTINs
para productos vendidos. Los proveedores integrarían sistemas
utilizables en la atención al lado de la cama, salas de operación,
cadena de abastecimiento, facturación y registros médicos en el
punto de uso del médico clínico, para que la información contenida
dentro del GTIN sea automáticamente transmitida a cada uno de
estos sistemas para facilitar varios procesos, desde la reducción del
inventario del proveedor hasta el registro del uso de productos en
el registro médico electrónico del paciente.
El escaneo de todos los productos utilizados en un paciente y la
documentación automática de los detalles de esos productos
mejoraría la eficiencia al reducir la labor manual que hoy se necesita
para estas tareas, mejoraría la seguridad del paciente al manejar
mejor los llamados para recupero de productos y ayudaría a los
proveedores a mejorar la calidad del cuidado de pacientes.
Conclusión
Durante más de 30 años el sector retail ha utilizado el Código Universal de Productos (U.P.C.) para identificar productos de consumo,
lo que ha permitido que la industria minorista logre más precisión,
eficiencia y visibilidad de la cadena de abastecimiento. Mientras la industria del sector salud puede mirar al sector retail para conocer me-
2011/2012 Guía de Referencia de GS1 Healthcare
jores prácticas en la adopción de estándares y rastreo de productos,
los socios comerciales tienen primero que tratar las complejidades
inherentes a nuestra industria, incluyendo el hecho de que tenemos
miles de instalaciones, miles de departamentos, cientos de plataformas de software y millones de personas utilizando estos sistemas y
funciones. La colaboración es clave para enfrentar este desafío. Para
que la industria del sector salud progrese en esta área, los proveedores de tecnología necesitan unirse, comunicar sus necesidades y
desarrollar una solución mutuamente beneficiaria.
SOBRE EL AU TOR
Tom Stenger, Gerente, Sistema de Administración de
Información y Análisis, BJC HealthCare
Tom Stenger es responsable del desarrollo, la integración,
la capacitación y el soporte de tecnologías de servicios
materiales para BJC HealthCare. Bajo su dirección, el sistema
se ha convertido con éxito en un único MMIS a partir de
siete programas distintos y nueve bases de datos distintas.
También desarrolló una base de datos maestros de artículos
que administran los contratos de sistemas. Como impulsor
por mucho tiempo de la adopción de estándares de la cadena
de abastecimiento, Stenger participa en varios grupos de
estándares de industria y es pionero en la adaptación de
tecnología para posibilitar el uso de estándares en transacciones
comerciales. Tiene un Master en Ciencias de Finanzas, en la
Universidad de St. Louis.
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Una publicación de:
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Editor: Ulrike Kreysa, Director de Healthcare, ulrike.kreysa@gs1.org
Editor: Jan Denecker, Marketing Manager, jan.denecker@gs1.org
Coordinador: Laurence Genot, laurence.genot@gs1.org
Fecha: Mayo 2011
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