Reglamento interno del CTP

Reglamento del Comité Técnico del Proyecto
“Conservación de Cuencas Costeras en el Contexto de Cambio Climático”
(C6)
DECLARACIÓN DE MOTIVOS
La CONANP, la CONAFOR, el INECC y el FMCN han decidido sumar
capacidades y esfuerzos en el marco del proyecto C6, una innovadora iniciativa
de conservación que conjuga diferentes instrumentos de conservación y
participación en las cuencas costeras de ambos litorales de México (ver sección
de antecedentes en el Manual de Operaciones).
Como parte del mecanismo de gobernanza y toma de decisiones, y con el
objeto de facilitar la gestión técnica, administrativa y financiera del proyecto, las
cuatro partes acuerdan incorporar un Comité Técnico del Proyecto (CTP), el
cual estará vinculado para asuntos financieros y administrativos con la figura
legal del FMCN de acuerdo a lo establecido en el artículo quincuagésimo cuarto
de sus estatutos (o acta constitutiva).
En virtud de lo anteriormente expuesto las partes acuerdan establecer el
siguiente Reglamento:
CAPÍTULO PRIMERO
DE SU CONFORMACIÓN
Art.1.- El 19 de junio de 2013 durante la LXXVII reunión de Consejo Directivo de
FMCN se constituyó el Comité Técnico del Proyecto (CTP) “Conservación de
Cuencas Costeras en el Contexto de Cambio Climático” (C6), con el propósito
de coordinar la puesta en marcha y operación de C6 y contar con una
normatividad y condiciones de operación transparentes y efectivas de acuerdo a
lo dispuesto en el presente reglamento interno.
Art.2.- Ante el gobierno de México y las fuentes de recursos financieros que
darán viabilidad económica al C6 el FMCN es el representante legal del Fondo
para Cuencas Costeras (FCC) del C6.
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Art.3.- El CTP estará integrado por ocho miembros quienes representarán a las
cuatro instituciones participantes del C6: la Comisión Nacional de Áreas
Naturales Protegidas (CONANP), la Comisión Nacional Forestal (CONAFOR), el
Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC) y el FMCN. Cada
institución nombrará a dos representantes titulares y podrá nombrar a un
representante suplente. Este último participará en el CTP sólo en caso de que
alguno de los representantes titulares no pueda asistir. Adicionalmente, los
Coordinadores Regionales del C6, tanto el del Golfo de México como el del
Golfo de California, participarán en el CTP, siendo uno de ellos Secretario y el
otro Secretario Suplente.
CAPÍTULO SEGUNDO
DE SUS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Art.4.- El CTP es el instrumento de enlace entre las instituciones participantes
en el C6 y su función es dirigir el C6. Entre sus responsabilidades específicas
se pueden listar las siguientes:
a) Revisar y aprobar los manuales administrativos y de procedimientos
necesarios para aplicar los recursos provenientes de los fondos GEF y los
de otras fuentes que ingresen al C6, así como las políticas y normatividad
aplicables a las licitaciones y subcontratos, y las relativas a adquisiciones.
b) Aprobar la descripción de puesto y el perfil profesional de los Coordinadores
Regionales y conducir el proceso de convocatoria, evaluación, selección y
designación de los mismos en coordinación con los fondos regionales
encargados de su contratación. En su oportunidad decidir sobre la
conveniencia de su destitución o reemplazo.
c) Informar y servir de enlace entre las instituciones participantes, así como con
otras instituciones, comisiones y grupos de trabajo que tengan incidencia en
el ámbito de trabajo del proyecto, e identificar aquellos programas y
mecanismos de subsidios que pudieran hacer sinergia con los objetivos del
proyecto así como aquellos que pudieran ser contrarios.
d) Vigilar el cumplimiento de las salvaguardas ambientales y sociales
acordadas con el Banco Mundial.
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e) Emitir una opinión técnica de los Planes Operativos Anuales (POA) de las
áreas naturales protegidas (ANP) y aprobar los sub-proyectos derivados de
las convocatorias o licitaciones, así como sobre las actividades de monitoreo
y participación del C6.
f) Preparar el Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado que se derive
de los POA, sub-proyectos, así como las actividades de monitoreo y
coordinación inter-institucional,
presentarlo, y proponerlo al Consejo
Directivo del FMCN, para su aprobación e inclusión en el presupuesto anual
de la institución.
g) Conocer los reportes de la inversión del Fondo para Cuencas Costeras
(FCC).
h) Revisar los reportes semestrales del ejercicio del proyecto.
i) Conocer y mantener al día la información sobre la disponibilidad y el
ejercicio de recursos del C6.
j) Coordinar y evaluar los programas de trabajo y los reportes de actividades
del C6, de los Coordinadores Regionales y su personal, así como los
procesos de auditoría a los diferentes receptores de los recursos.
k) Asegurar que las Unidades Regionales del Proyecto (URP) reporten a los
donadores del C6 sobre el ejercicio y aplicación de los recursos.
l) Asesorar en la elaboración y apoyar en la ejecución de la estrategia de
procuración de fondos para el C6.
m) Resolver cualquier situación o conflicto que pudiera presentarse con
respecto a la aplicación de los recursos y, si el caso así lo requiere, solicitar
la intervención del Consejo Directivo del FMCN para la resolución del mismo.
Esto deberá incluir el Fondo de Emergencia, cuyo funcionamiento se
describe en el Manual de Operaciones del C6, así como apoyo en la
vinculación con otras entidades federales que incidan en las cuencas del C6.
n) Autorizar e instruir a los Coordinadores Regionales para que aseguren la
canalización de los fondos a los directores de las ANP, a las organizaciones
de la sociedad civil (OSC) o a comunidades seleccionadas según lo
establecido en los convenios respectivos, sea para el ejercicio ordinario de
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sus POA, sub-proyectos o para cubrir alguna emergencia o imprevisto
(conforme a los procedimientos específicos de acceso al Fondo de
Emergencia).
o) Designar las comisiones y a los miembros de las mismas, de acuerdo con
las necesidades que se presenten en el cumplimiento de los fines del propio
C6.
p) Decidir sobre la suspensión de los pagos o ministraciones a las ANP o subproyectos cuando por votación de la mayoría numérica de sus miembros así
se resuelva habiendo causa justificada para ello (como lo podría ser el
contravenir los procedimientos de ejercicio aprobados).
q) Resolver sobre cualquier otro asunto relativo al adecuado manejo y
operación del C6, dentro de los límites y facultades que señalan el propio
Convenio del FMCN con el Banco Mundial y el Gobierno de México, así
como en el Acuerdo Interinstitucional entre el FMCN con la CONANP,
CONAFOR, e INECC, los contratos entre el FMCN y los fondos regionales
ligados al C6, o cualquier otro instrumento legal aplicable suscrito por el
FMCN en relación con el C6 y los términos de este mismo reglamento.
r) Autorizar las auditorías preventivas y correctivas especificadas en el
Convenio de Donación con el Banco Mundial y otros donantes para velar por
el óptimo uso de los recursos.
s) Aplicar el Fondo de Emergencia de acuerdo al procedimiento establecido en
el Manual de Operaciones.
t) Las demás que cualquiera de las cuatro instituciones que conforman el C6
consideren prudente solicitarle cumplir y que concuerden con el espíritu y
naturaleza del propio CTP.
Art.5.- El CTP se apoyará en dos Coordinadores Regionales (uno en el Golfo de
México y otro en el Golfo de California) que tendrán como responsabilidad
primaria el seguimiento de la operación del proyecto, así como del mecanismo
de asignación del recurso financiero (intereses del FCC y donantes adicionales
al Banco Mundial) a las ANP, OSC y comunidades.
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Art.6.- Las propuestas técnicas del CTP deberán aprovechar las capacidades
de los miembros y favorecer la integridad financiera del patrimonio de C6, el
FCC, y del mismo FMCN.
Art.7.- El CTP, a través de los Coordinadores Regionales y con la información
provista por la Dirección de Finanzas y Soporte Operativo (DFSO) y por el
Comité de Inversiones del FMCN notificará con oportunidad (6 meses antes) a
la CONANP sobre la disponibilidad de recursos prevista para el ejercicio
inmediato posterior, a fin de que los directores de las ANP puedan realizar las
consultas necesarias y preparen en tiempo y forma los proyectos de sus POA
para el siguiente ejercicio. El Coordinador del Golfo de México -y el Coordinador
del Golfo de California cuando haya los recursos correspondientes- prepararán
una convocatoria abierta para la selección posterior de los sub-proyectos por el
CTP.
Art.8.- Se considerará que existe un conflicto de intereses cuando un miembro
del CTP o alguno de los Coordinadores Regionales:
a. Se encuentre directamente involucrado en el proyecto, contrato, acuerdo o
conflicto que tenga que resolver el CTP, o bien, tenga interés personal directo
en el asunto encomendado.
b. Esté involucrado en la resolución que deba tomar el CTP o bien, en el asunto
que se le encomiende; su cónyuge, sus parientes consanguíneos en línea
recta sin limitación de grados, colaterales dentro del cuarto grado o los afines
dentro del segundo.
c. Tenga o haya tenido relación de servicio con la persona física o moral
involucrada en el conflicto o resolución que deba tomar el CTP o en el asunto
encomendado.
d. En cualquier situación en la que haya sesgo en un juicio que deba tomar
cualquier integrante del proyecto.
Las situaciones señaladas anteriormente, deberán hacerse del conocimiento del
CTP o del Consejo Directivo del FMCN de manera previa a la toma de cualquier
decisión o resolución.
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CAPÍTULO TERCERO
DE SU ESTRUCTURA
Art.9.- El CTP estará integrado por ocho miembros. Las funciones de
coordinación de éste serán responsabilidad de un Secretario Técnico quien
recibirá el apoyo de un Secretario Suplente. El CTP tendrá un Presidente y un
Vicepresidente, los cuales durarán cinco años en sus cargos.
Art.10.- La elección de los cargos dentro del CTP la hará el propio CTP, de
entre sus miembros, en su primera sesión de trabajo, excepto el cargo de
Secretario Técnico que será desempeñado por uno de los Coordinadores
Regionales alternando cada tres años, y el cargo de Secretario Suplente, que
será desempeñado por el otro Coordinador Regional. Si hubiera cambio en el
representante que fue elegido como Presidente, el CTP repetirá el mismo
proceso de selección entre sus miembros.
Art.11.- Serán facultades y obligaciones del Presidente:
a) Representar al CTP ante la CONANP, CONAFOR, INECC y FMCN.
b) Presidir las sesiones del CTP.
c) Informar y enviar vía el Secretario Técnico a los donantes al C6 por escrito: i)
El informe anual de las actividades financiadas, ii) Los estados financieros
auditados del FMCN, así como el dictamen del auditor.
d) Convocar a reuniones del CTP por lo menos tres veces en un año.
e) Girar instrucciones y verificar el debido cumplimiento de los acuerdos
tomados por el CTP.
f) Delegar en el Vicepresidente o en los Coordinadores Regionales alguna de
sus facultades.
g) Las demás que se le confieran mediante acuerdo del CTP o que se
desprendan por interpretación de este reglamento.
Art.12.- Serán facultades y obligaciones del Vicepresidente:
a) Asumir las responsabilidades, facultades y obligaciones que le confiera el
Presidente.
b) Ser el enlace del CTP con otros Comités Técnicos del FMCN.
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c) Las demás que se le confieran mediante acuerdo del CTP.
Art.13.- Serán facultades y obligaciones del Coordinador Regional en su
carácter de Secretario Técnico del CTP, las siguientes:
a) Las que le confiera el Presidente.
b) Enviar a los miembros del CTP los documentos que le instruya el Presidente.
c) Convocar a sesión a los miembros del CTP.
d) Tomar la lista de asistencia en las sesiones del CTP, verificar el quórum,
computar la votación sobre acuerdos que se tomen.
e) Formular las actas derivadas de las sesiones del CTP, recabar las firmas de
los asistentes y realizar todas las gestiones necesarias para la formalización
de las actas.
f) Llevar un control de seguimiento para certificar la adecuada atención o
resolución de los acuerdos tomados por el CTP.
g) Representar al CTP ante los directores de las ANP y las OSC que reciban
apoyo.
h) Llevar el archivo y descargo de la correspondencia del CTP.
i) Las demás que se le confieran mediante acuerdo del CTP.
CAPÍTULO CUARTO
DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ
Art.14.- El CTP podrá reunirse en cualquier lugar dentro del territorio de la
República Mexicana. Podrá sesionar cuando alguno de sus integrantes lo
considere necesario y así lo exprese con el apoyo de, al menos, otros dos
miembros en una notificación por escrito al Secretario Técnico del CTP para
que sea éste el que expida la convocatoria correspondiente.
Art.15.- Anualmente se realizarán al menos tres reuniones del CTP. Una sesión
será para la revisión de las propuestas de POA y sub-proyectos (septiembre),
otra para autorizar el Plan Anual de Gastos y Presupuesto a ejercer por parte de
las UCP (noviembre), y una o varias sesiones para conocer los avances en el
desarrollo de los POA y sub-proyectos. Entre estas últimas reuniones una se
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llevará a cabo a más tardar seis meses después de finalizado el ejercicio fiscal,
con el propósito de revisar los resultados técnicos, financieros, auditoria y
dictamen fiscal del ejercicio inmediato anterior.
Art.16.- Las convocatorias para las sesiones del CTP deberán ser entregadas
personalmente o enviadas por escrito a cada uno de los miembros cuando
menos con quince días de anticipación a la fecha de la sesión, por correo
certificado, telefax, correo electrónico o por servicio de mensajería a la última
dirección que dichos destinatarios hayan registrado con el CTP a través de su
Secretario Técnico. La convocatoria contendrá la hora, fecha, lugar y orden del
día de la sesión y deberá ser firmada por el Presidente, el Vicepresidente o el
Secretario Técnico.
Art.17.- Si por falta de quórum la sesión no pudiera celebrarse el día señalado
para la reunión, se hará una segunda convocatoria automáticamente (sin
mediar nueva solicitud), dentro de los tres días hábiles siguientes, con
expresión de esta circunstancia, y en la junta se resolverá sobre los puntos
indicados en el orden del día, requiriéndose para ello cuando menos la
presencia de la mayoría de los miembros del CTP. Las decisiones se tomarán
por el voto favorable de la mayoría de los miembros del CTP presentes en la
sesión.
Art.18.- Las sesiones del CTP serán presididas por el Presidente y a falta de
éste por el Vicepresidente, en ausencia de éste por el Secretario Técnico. Éste
contará con el apoyo del Secretario Suplente.
Art.19.- Para que la reunión del CTP se reconozca como válida habrán de
encontrarse presentes cuando menos la mayoría simple de los miembros del
CTP y haber mediado el procedimiento de convocatoria descrito.
Art. 20.- Las decisiones para cualquier asunto referente al C6 se tomarán como
definitivas, siempre y cuando se haya alcanzado en la votación la mayoría
numérica.
Art. 21.- Cada uno de los miembros del CTP tendrá voz y voto en las sesiones
del mismo. Los Secretarios contarán con voz, pero no tendrán voto. El
Presidente tendrá voto de calidad en caso de empate. Asimismo, los miembros
del CTP podrán abstenerse de emitir su voto, sin embargo, una vez adoptada
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alguna resolución en una sesión, a pesar de su abstención, ésta no se podrá
rectificar.
Art. 22.- El Secretario Técnico levantará un acta de toda sesión del CTP, la que
será firmada por lo menos por el Presidente y el Secretario. A las actas se
agregará la lista de asistencia y los documentos que justifiquen que la
convocatoria se realizó en los términos previstos en el presente Reglamento.
Art. 23.- El Secretario Técnico deberá asistir a todas las sesiones del CTP. Será
apoyado en sus funciones por el Secretario Suplente.
TRANSITORIOS
Art. Primero.- El CTP designó el 14 junio de 2013 durante la misión de
evaluación del Banco Mundial como miembros del CTP a las siguientes
personas:
Institución
CONANP
CONAFOR
INECC
FMCN
Personas nombradas
Luis Fueyo MacDonald, titular
Mariana Bellot Rojas, titular
Andrew Rhodes Espinoza, suplente
Sergio Graf, titular
Sofía Cortina, titular
Jaime Severino Romo, suplente
Cecilia Conde, titular
Helena Cotler, titular
Daniel Iura, suplente
Lorenzo J. de Rosenzweig, titular
Renée González, titular
Ana Laura Barillas, suplente
Art. Segundo.- De conformidad con lo que señala el artículo 10 de este
reglamento, el propio CTP debe definir quienes ocuparán los cargos de
Presidente y Vicepresidente. En su primera sesión de trabajo el 15 de agosto
de 2013, el CTP eligió a Luis Fueyo MacDonald como el primer Presidente del
mismo y a Lorenzo J. de Rosenzweig Pasquel como su Vicepresidente. El
Coordinador del Golfo de México será el Secretario, y el Coordinador del Golfo
de California, en su momento, el Secretario Suplente.
Ciudad de México, 29 de agosto de 2013
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