HP Digital Sending Software 5.0

Hoja de datos | HP Digital Sending Software 5.0
Hoja técnica
HP Digital Sending
Software 5.0
Ayude a ahorrar tiempo, dinero y recursos digitalizando sus documentos en papel
La solución en resumen
Cuando usted racionaliza la forma como su empresa maneja los documentos y la información,
puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad. HP Digital Sending Software (DSS) 5.0 es una
solución basada en servidor que mejora el envío digital desde las impresoras multifunción
HP LaserJet, impresoras multifunción HP Officejet, los dispositivos de envío digital HP y los
dispositivos de red HP Scanjet.
Ahora, puede incorporar con facilidad documentos en papel en sus procesos electrónicos.
Digitalice información y envíela de forma rápida y segura a correo electrónico, carpetas de red,
impresoras, servicios de fax, Microsoft® SharePoint® y más. Y con una utilidad administrativa y una
interfaz de usuario comunes, puede usarse en múltiples dispositivos y varios tipos de dispositivos.
Mejore el desempeño de su empresa
transformando sus documentos
HP DSS es un sistema de “captura-procesamiento-enrutamiento” de documentos basado en
servidor. Vincula sus dispositivos de envío digital HP con sus sistemas electrónicos de distribución
y almacenamiento de archivos. El software también usa sus procesos existentes, como
autenticación de red, direcciones de correo electrónico y servicios de fax, para obtener gestión
más fácil y rentable.
Libreta de direcciones
HP DSS permite enviar documentos al instante directamente desde sus dispositivos. Con el
recurso de Libreta de direcciones personal, los usuarios pueden acceder a sus contactos Microsoft
Exchange directamente desde el panel de control del dispositivo de envío digital HP. También
pueden acceder a sus libretas de direcciones privadas, que pueden almacenarse y mantenerse en
cualquier dispositivo conectado al servidor de envío digital.
1
HP DSS también puede ayudar a reducir el congestionamiento de la red. En lugar de tener cientos,
o incluso miles, de dispositivos multifunción accediendo a sus servidores LDAP, el recurso de
replicación de LDAP permite que esos dispositivos, en cambio, se comuniquen con el servidor de
HP DSS. Y también ofrece una experiencia de usuario más rápida en el panel de control del
dispositivo.
Teclas personalizadas
Los administradores pueden asegurar una indexación precisa creando "trabajos" reutilizables que
facilitan la recolección de metadatos a través de preguntas. Estos trabajos son facilitados por
teclas personalizadas, que permiten que los usuarios envíen documentos sin esfuerzo a destinos
de flujo de trabajo, como carpetas de red. HP DSS también puede integrarse con aplicaciones de
gestión de contenido de terceros.
Tipos de documentos
Transformar documentos de papel en texto electrónico es simple. HP DSS usa reconocimiento
óptico de caracteres (OCR) I.R.I.S. de última generación para convertir documentos a partir de
archivos de imagen a formatos de archivo populares, como PDF localizables, PDF/A1, PDF de alta
compresión2, RTF, Microsoft Word, archivos TXT y HTML. Los documentos también pueden
convertirse en XML para facilitar la integración con aplicaciones de gestión de contenido de
terceros.
Envíe y archive documentos en papel con eficiencia
Ayude a reducir los costos de la empresa
El envío digital no solo ayuda a reducir los procesos manuales y aumentar el acceso a su
contenido, sino que también reduce drásticamente los gastos y lo ayuda a proteger el medio
ambiente, evitando el uso de consumibles de impresión y papel. Además, puede ayudar a
maximizar o eliminar el costo del almacenamiento físico y la distribución de impresiones, como
envío y recepción de faxes analógicos, gastos postales y con servicios de mensajería.
HP DSS presenta una interfaz fácil para el usuario que simplifica el envío digital y configura grupos
de dispositivos simultáneamente. También ofrece registro completo de transacciones y errores,
complementado con alertas a través del correo electrónico, de modo que la TI pueda resolver
problemas con inteligencia. Incluso puede agrupar dispositivos para administrarlos
colectivamente. Por ejemplo, plantillas de configuración le permiten definir y aplicar
configuraciones simultáneamente en diversos dispositivos de una sola vez.
Disfrute opciones flexibles para envío de documentos
HP DSS es el enlace que necesita entre sus dispositivos multifunción y de envío digital HP y la
distribución y almacenamiento electrónicos. El software integra el papeleo en sus flujos de trabajo
electrónicos, de modo que los documentos se procesan más rápido, pueden modificarse con más
facilidad y permiten acceso más simple. Puede escanear a sus carpetas compartidas, enviar
documentos a múltiples carpetas de destino y escanear directamente a Microsoft SharePoint.
HP DSS también se integra con Adobe LiveCycle® Enterprise Suite 4 a través de una única política
de derechos para PDF.
Proteja su información confidencial
1
Los archivos PDF/A cumplen con la norma
PDF/A1b ISO 19005-1:2005 para archivo a
largo plazo de documentos electrónicos.
2
HP DSS usa un algoritmo de compresión
para crear archivos PDF en colores y escala
de grises con un tamaño de archivo muy
pequeño, mientras mantienen una excelente
calidad. Esto reduce el costo del
almacenamiento digital. Los PDF de alta
compresión se encuentran disponibles
actualmente para envío a carpeta, envío a
correo electrónico y envío a flujo de trabajo.
3
El soporte FIPS-140 requiere dispositivos
FutureSmart o dispositivos pre FutureSmart
con FIPS-140 compatibles con tarjetas
JetDirect EIO.
HP DSS ofrece muchas formas de ayudarlo a proteger sus datos. La comunicación con los
servidores externos pueden ser protegidos a través de los protocolos TLS / SSL, especificando que
los mensajes están cifrados. Como estos datos se cifran antes de salir del dispositivo, están
protegidos contra el acceso desde el exterior. DSS 5.02 ahora puede correr con la política de
seguridad de Windows FIPS 140, que utiliza los FIPS_140 módulos criptográficos validados.3
Además, puede usar los servicios de autenticación LDAP o Microsoft Windows® de la empresa para
verificar la identidad del usuario, restringir dónde se envían los documentos y rastrear el acceso
por dispositivo.
Email
Carpeta personal
Fax
Múltiples carpetas
Escaneo de documentos
Seleccione la aplicación en
el panel frontal, seleccione
o introduzca un destino y
escanee el documento
Servidor de HP
Digital Sending
Software
Impresora/MFP
Carpeta de red/monitoreada
Otro sistema puede recoger los
documentos de esta carpeta para
procesamiento adicional
La racionalización de los flujos de trabajo es una prioridad
America First Credit Union maneja documentos durante todo el día: solicitudes de préstamos,
formularios de hipotecas, comprobantes de gastos, información contable y más. Durante
aproximadamente una década, la organización ha utilizado impresoras multifunción (MFP) HP
para obtener funciones de flujo de trabajo de alta calidad, rentables y confiables. Como parte de
una estrategia de optimización continua, America First implementó HP DSS en todo su parque de
dispositivos MFP HP. Esta solución ayudó a la organización financiera a incorporar documentos en
papel en sus procesos de negocios electrónicos con facilidad y seguridad. Servicios de
autenticación basados en la identidad ayudaron a apoyar el cumplimiento normativo.
“Queríamos administración electrónica de los documentos para reducir el consumo y simplificar
los procesos”, afirmó Randy Hunter, Director de TI senior de America First. “Esto elimina la
necesidad de que los empleados vayan hasta la máquina de fax y clasifiquen cuáles documentos
son suyos o que impriman documentos solo para volver a alimentarlos en la máquina. También es
más seguro cuando los documentos no están dando vueltas.”
Haga clic aquí para conocer más sobre la experiencia de America First Credit Union con las soluciones y productos HP.
Dispositivos admitidos
Los siguientes dispositivos de impresión e imagen HP son totalmente compatibles con HP Digital Sending Software:
M525 MFP/
Impresoras flow MFP
multifunción M525
HP LaserJet
M3035 MFP
4345 MFP
M4345 MFP
M4555
MFP
CM4540
MFP
4730 MFP/
CM4730 MFP
M5035
MFP
MFP M630
M725 MFP
M830 MFP
9040/9050
MFP
M9040 MFP/
M9050 MFP
M575 MFP/
Impresoras flow MFP
multifunción M575
HP Color
LaserJet
CM3530
MFP
CM6030
MFP
CM6040
MFP
MFP M680
9500 MFP
Impresoras
multifunción
HP Officejet
MFP X585
Enterprise
Dispositivos
de envío
digital HP
Dispositivo de envío
digital HP 9200c
Workstations
de captura de
documentos HP
Dispositivo de envío
digital
HP 9250c
Workstation de captura de
documentos Scanjet Enterprise
7000n/nx
Workstation de captura de
documentos Digital Sender
Flow 8500 fn1
Workstation de
captura de
documentos Scanjet
Enterprise 8500 fn1
M775 MFP
M880 MFP
Especificaciones del producto
Resumen de recursos
Tipos de destinos admitidos: correo electrónico, carpeta de red, FTP, impresora, carpeta particular, captura de metadatos
a través de claves/flujos de datos del cliente, envío directo a OCR; Compatibilidad con IPv6; Autenticación: Microsoft
Windows, LDAP; fax de LAN, fax de Internet, configuraciones de copia de seguridad/restauración.
Proveedores de fax de
LAN/fax de Internet
compatibles
Anny Way, AccPac, Biscom, Captaris, Castelle, Cycos-mrs, Esker, FAXSys, Object, Intercope, Fenestrae,
Interstar, Omtool, RedRock, RTEFax, Tobit, Topcall, Zetafax, NET SatisFAXtion.
Metadatos
Compatible con archivos de
índice de texto
Cantidad de etiquetas de
índice
XML, HPS, FNA.
Hasta 20 (puede seleccionarse el nombre de archivo en el panel de control). Ejemplos de campos: fecha,
hora, identificación del usuario, nombre de archivo de escaneo, nombre de archivo de OCR.
Tipos de listas de direcciones
Libreta de direcciones global de Exchange, Libreta de direcciones personal (contactos Microsoft Exchange),
Libretas de direcciones privadas y públicas, replicación LDAP.
Formatos de composición
admitidos
Todos los formatos de archivo: PDF (estándar, comprimido, AES-128 cifrado), TIFF, JPEG, MTIFF (formatos
adicionales disponibles usando tipos de salida de OCR [localizable]: PDF, PDF/A, XPS, RTF, TXT, HTML, XML,
CSV).
Compresión de imagen
JPEG, PDF de alta compresión.
Requisitos del servidor
Sistemas operativos
Hardware mínimo
Windows 7
Microsoft Windows 2008 Server de 32 y 64 bits (Service Pack 2)
Microsoft Windows 2008 Server R2
Microsoft Windows 2012 Server
Microsoft Windows 2012 Server R2
Windows Clustering Services
VMware ESX 3.5 o posterior
Microsoft HyperV
Nota: el software ejecuta como una aplicación de 32 bits en todos los hosts de 64 bits.
Procesador de 2 GHz, 2 GB de RAM, unidad de disco duro con 1 GB de espacio libre.
Nota: A medida que el número de trabajos de DSS aumente y/o el volumen de procesamiento de OCR
aumente, el poder de procesamiento del hardware debe aumentarse a procesadores de 2 o 4 núcleos.
Información para pedidos
Producto
Entrega electrónica
PTO física (Print to Order)
D8G45AAE
D8G45A
D8G46AAE
D8G47AAE
D8G48AAE
D8G49AAE
Lic. de uso electrónica del SW
HP Digital Sending para 1 dispositivo
Lic. de uso electrónica del SW
HP Digital Sending para 5 dispositivos
Lic. de uso electrónica del SW
HP Digital Sending para 10 dispositivos
Lic. de uso electrónica del SW
HP Digital Sending para 50 dispositivos
Lic. de uso electrónica del SW
HP Digital Sending para 250 dispositivos
D8G46A
D8G47A
D8G48A
D8G49A
Lic. de uso del SW
HP Digital Sending para 1 dispositivo
Lic. de uso del SW
HP Digital Sending para 5 dispositivos
Lic. de uso del SW
HP Digital Sending para 10 dispositivos
Lic. de uso del SW
HP Digital Sending para 50 dispositivos
Lic. de uso del SW
HP Digital Sending para 250 dispositivos
Nota: Cada paquete de licencias debe estar registrado en el mismo servidor DSS. Paquetes de licencias no se pueden dividir entre varios servidores.
Soporte y mantenimiento
HP CarePack por un año:
1 dispositivo (U0QT4E), 5 dispositivos (U0QT6E), 10 dispositivos (U0QT8E), 50 dispositivos (U0QU0E), 250 dispositivos
(U0QU2E)
HP CarePack por tres años:
1 dispositivo (U0QT5E), 5 dispositivos (U0QT7E), 10 dispositivos (U0QT9E), 50 dispositivos (U0QU1E), 250 dispositivos
(U0QU3E)
Hoja de datos | HP Digital Sending Software 5.0
¿Por qué HP?
HP es un líder mundial en soluciones de imagen e impresión que ofrece conocimiento técnico
junto con productos confiables y soluciones poderosas.
Ayude a reducir los costos y mejorar su infraestructura de imagen e impresión. Cambie su forma
de hacer negocios cambiando su forma de pensar sobre la impresión. Reduzca los costos de
impresión generales invirtiendo en soluciones que ahorran tiempo-y dinero.
Alcance los objetivos de TI de su empresa. Amplíe el valor de su hardware de imagen e impresión
utilizando soluciones personalizadas para responder a necesidades específicas. Confíe en HP y sus
socios de tecnología para resolver los problemas más complejos de seguridad, flujo de trabajo y
gestión de documentos.
Elija entre una amplia variedad de soluciones de primer nivel. Las soluciones están diseñadas para
funcionar perfectamente con sus herramientas de administración.
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hp.com/go/dss
Enfoque de HP en tres etapas
HP trabaja con usted para evaluar, implementar y administrar un entorno de imagen e impresión adaptado
para satisfacer sus necesidades de negocio, a la vez que lo ayuda a reducir costos, ahorrar recursos y
simplificar los procesos de uso intensivo de documentos.
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Administre el entorno
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HP puede ayudarlo a lograr el
equilibrio entre su costo total de
impresión y sus necesidades de
practicidad y productividad para el
usuario.
Trabajando juntos, HP puede
ayudarlo a mantener su
infraestructura optimizada
mientras mejora la eficiencia de la
empresa y fortalece la seguridad.
Al optimizar sus procesos con uso
intensivo de documentos, HP
puede ayudarlo a obtener un
entorno más eficiente para
capturar, administrar y compartir
información.
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Las únicas garantías para los productos y servicios HP se establecen en las declaraciones expresas de garantía que acompañan a dichos productos y
servicios. Ninguna información contenida en este documento debe interpretarse como una garantía adicional. HP no se hará responsable de errores técnicos
o de edición ni de omisiones en el presente documento.
Microsoft, Windows y SharePoint son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. Adobe LiveCycle es una
marca comercial de Adobe Systems Incorporated.
4AA4-9119SPL, Febrero de 2015