Proceso Gestión de los recursos materiales

Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
Proceso
S20-prc.gest_RM
Gestión de los recursos materiales
REVISADO
Montse Ricart
Josep Robles
FECHA
28-06-2010
APROBADO
Comisión Calidad del Centro
FECHA
29-06-2010
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 1 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
Índice
1 Objetivos. ..................................................................................................... 3
2
Alcance. ....................................................................................................... 3
3
Referencias / Normativa. ............................................................................. 3
4
Definiciones. ................................................................................................ 3
5
Propietario, responsabilidades y grupos de interés ..................................... 3
5.1
Propietario. ............................................................................................ 3
5.2
Responsabilidades. ............................................................................... 3
5.3
Grupos de interés .................................................................................. 4
6
Desarrollo del proceso. ................................................................................ 4
7
Seguimiento, revisión y mejora. ................................................................... 5
8
Registros...................................................................................................... 6
9
Otra documentación generada. ................................................................... 6
10
Flujograma................................................................................................ 7
11
Anexos. .................................................................................................... 8
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 2 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
1 Objetivo.
El objetivo de este proceso es establecer el sistema de aplicación en la gestión
de los recursos materiales del Centro, con respecto a la identificación de las
necesidades, la planificación de adquisiciones, la gestión, el mantenimiento y la
mejora de los recursos materiales.
2 Alcance.
Este proceso se aplica en la gestión y revisión del desarrollo de las actividades
relacionadas con los recursos materiales del Centro.
En este caso, se entienden los recursos materiales como el material de
mobiliario, material técnico e informático, material asistencial, material didáctico
y educativo, material administrativo y espacios docentes.
3 Referencias / Normativa.
- Estatutos de la Universitat Ramon Llull.
- Política y objetivos de calidad del Centro.
- Legislación y normativas sobre seguridad, prevención de riesgos laborales,
sostenibilidad y medio ambiente
4 Definiciones.
Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para
el funcionamiento de una organización.
Recursos productivos: Bienes que se utilizan como factores de producción
para obtener otros susceptibles de satisfacer más necesidades humanas.
Material: Conjunto de máquinas, instrumentos, etc., empleados en la
explotación de un servicio, en una industria, etc.
5 Propietario, responsabilidades y grupos de interés
5.1 Propietario.
• Responsable de Administración del Centro.
5.2 Responsabilidades.
• Decano/a: Identifica las necesidades de recursos materiales junto con
los responsables de los servicios y define las actuaciones a realizar.
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 3 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
• Responsables de los servicios y profesores responsables de
materiales-almacenes de cada titulación: Identifican las necesidades
de recursos materiales de cada servicio o titulación, junto con el
Decano/a del Centro, y elaboran el informe anual en el que se incluye la
gestión de recursos materiales y las propuestas de mejora.
• Equipo Directivo: Planifica, dota y aprueba el presupuesto del Centro.
5.3 Grupos de interés
- Estudiantes
- PDI
- PAS
- Comisión de responsables de biblioteca de la Fundació Blanquerna
- Comisión de responsables de informática de la Fundació Blanquerna
El PDI/PAS y los estudiantes del Centro hacen llegar sus solicitudes, quejas y
propuestas de mejora de los materiales a los diferentes servicios y a los
responsables de las titulaciones a través de medios formales (hojas de
incidencias, reclamaciones y sugerencias que incluyen los materiales;
delegados de curso; encuestas de satisfacción) e informales (comunicación
directa con los miembros de los servicios, los profesores de teórico-prácticas,
los coordinadores de curso,…). Tanto unas comunicaciones como otras son
atendidas y se les da la respuesta correspondiente en el momento de ser
formuladas; en caso de implicar una inversión fuera de los gastos corrientes del
Centro, son estudiadas por los responsables de los servicios y el Decano/a del
Centro para su eventual inclusión en la previsión de necesidades de material
del curso siguiente. A través del proceso de publicación de información sobre
las titulaciones (E-20-prc.public_inf), se dan a conocer a los grupos de interés
las mejoras de material y los cambios en la sistemática, cuando la entidad de la
mejora o el cambio sea sustancial.
6 Desarrollo del proceso.
Este es el proceso mediante el cual se identifican las necesidades, se
planifican las adquisiciones y se lleva a cabo la gestión, el mantenimiento y
mejora del material del Centro, tal como se expresa en el flujograma,
empezando por los procesos que se generan en los servicios centrales de la
Fundació Blanquerna, que afectan principalmente a los servicios de informática
y biblioteca.
Teniendo en cuenta las políticas de sostenibilidad, las políticas
medioambientales y de prevención de riesgos laborales y la Política y los
objetivos de calidad del Centro, el Decano/a y los responsables de los servicios
identifican las necesidades de recursos materiales en función de las
aportaciones de los grupos de interés, los objetivos y mejoras que se quieren
implementar, las encuestas de satisfacción, las solicitudes que hacen llegar a
los servicios del centro y las hojas de incidencias, reclamaciones y sugerencias
que se refieren a los materiales. Posteriormente se lleva a cabo el
procedimiento de priorización y definición de actuaciones por parte del
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 4 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
Decano/a del Centro, que hace llegar la propuesta a la Fundació Blanquerna
para su aprobación en el presupuesto anual. Una vez aprobadas las
actuaciones, el Equipo Directivo aprueba mediante acta la planificación,
dotación y adecuación al presupuesto del Centro.
Los procedimientos de compras y recepción de materiales completan la
primera parte del proceso.
Con el procedimiento de mantenimiento y gestión de incidencias, que realizan
los servicios técnicos del Centro (servicio de informática y servicio de
mantenimiento), se persigue optimizar los recursos materiales mediante los
trabajos de prevención y/o corrección correspondientes que vienen
determinados por el Plan de Mantenimiento, el Plan de Emergencias y los
mecanismos de respuesta al proceso de gestión de incidencias, reclamaciones
y sugerencias.
El procedimiento de gestión de espacios se lleva a cabo a partir de la
distribución de los mismos entre las actividades ordinarias del Centro
(titulaciones oficiales), según las necesidades de cada asignatura / seminario /
teórico-práctica / tutoría, y la introducción de la información en el programa
informático de información pública de espacios (la información individualizada
de la reserva se puede consultar por la persona que tiene el espacio reservado
en la agenda informática personal y a través de la intranet-blink). A partir de
esta primera distribución, se reciben solicitudes, se asignan espacios y se
introduce la información de las actividades no fijas o puntuales en el programa
informático de información pública de espacios, para su conocimiento por parte
de los estudiantes, PDI/PAS e invitados al Centro.
El proceso finaliza con la recogida y análisis de la información sobre recursos
materiales, instalaciones y equipamientos por parte de los servicios
correspondientes y el análisis de la información por parte de los responsables
de los servicios y los profesores responsables de materiales-almacenes de
cada titulación, que en su informe anual explicitan su adecuación o falta de
adecuación a las necesidades del Centro y elaboran las propuestas de mejora.
El informe del Responsable de administración del Centro, completará la
información sobre los recursos materiales y servirá para la revisión y mejora del
proceso y también como base para rendir cuentas a los grupos de interés
mediante el proceso de publicación de la información sobre las titulaciones (E20-prc.public_inf).
7 Seguimiento, revisión y mejora.
El seguimiento del proceso se lleva a cabo en primer lugar por parte de los
responsables de los servicios y los profesores responsables de materialesalmacenes de cada titulación, que en su informe anual hacen referencia a
todas las cuestiones que tiene que ver con los materiales a través del estudio
de los indicadores propios de cada ámbito. Estos informes, junto con el informe
del responsable de administración del Centro -que incluirá los aspectos
adquisición, reparación externa y recepción de materiales- serán la base del
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 5 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
informe anual de materiales que, como mínimo, tendrá en cuenta los siguientes
indicadores:
- Nº de espacios y tipología en relación a personal y estudiantes.
- Nº de equipamientos y tipología, en relación a personal y estudiantes.
- Nº de unidades de material especializado y tipología, en relación a
estudiantes.
- Nº de unidades de recursos informáticos y audiovisuales y tipología, en
relación a personal y estudiantes.
- Nº pedidos, importes y plazos de entrega
- Satisfacción de los implicados.
8 Registros
Registro
Acta Equipo Directivo
Hoja previsión de necesidades
Hoja autorización pedidos
Hoja listado pedidos
Hoja pedido a proveedor
Ø
Código
RegActaEdCursAcadèmicnNúmero
RegPrevNecPrioCursAcadèmicnNúmero
RegFullAutoComCursAcadèmicnNúmero
RegFullRegComCursAcadèmicnNúmero
RegFullComProvCursAcadèmicnNúmero
Ø
9 Otra documentación generada.
-
Documentos de propuestas de mejora.
Informes de los responsables de los servicios
Informe de los responsables de materiales-almacenes
titulaciones.
Informe del Responsable de administración.
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
de
Página 6 de 8
las
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
10 Flujograma.
Inicio
Documento de
previsión de
necesidades y
prioridades
Identificación de las
necesidades
Política y objetivos de calidad del
Centro
Políticas de sostenibilidad, medioambientales y de prevención de
riesgos
Aportaciones de los grupos de interés
(sugerencias, )
Responsables de los Servicios
Decano/a
Definición de
actuaciones
Informe sobre
recursos
materiales y
propuestas de
mejora
Decano/a
Presupuesto
Fundació
Blanquerna
Gerente FB
Planificación, dotación
y aprovación
Acta Equipo
Directivo
Equipo Directivo
Compras
Información sobre
instalaciones y
equipamientos
Inventario
Datos RM Servicios
Sugerencias
Hoja de
autorización
Recepción de materiales
Listado de
pedidos
Mantenimiento y gestión
de incidencias
Hoja pedido al
proveedor
Recogida de información
sobre recursos
Indicadores Recursos
Materiales
Servicios
Análisis de la información sobre
recursos
Informe sobre recursos
materiales y
propuestas de mejora
Responsables de los Servicios
Rendición de cuentas a las
partes implicadas
Informe
Responsable de administración
FIN
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Proceso de publicación
de información sobre
las titulaciones
Página 7 de 8
Proceso
Código
Gestión de los recursos
materiales
S20-prc.gest_RM
11 Anexos.
Descripción
Modelo Hoja de previsión de
necesidades y prioridades
Modelo autorización de pedido
Modelo listado de pedidos
Modelo pedido a proveedores
Ø
Código
doc.prev_nec_prioRM-nnn#any
acadèmic
doc.full_auto_com- nnn#any acadèmic
doc.full_reg_com- nnn#any acadèmic
doc.full_com_prov- nnn#any acadèmic
Ø
VERSIÓN
1.2
ARCHIVO
S20-prc.gest_RM
Este documento podrá quedar obsoleto una vez imprimido
Página 8 de 8