PROTOCOLO DE CALIDAD Servicio Teleconsultas y Centrales Telefónicas del B.P.S. Es interés del Banco de Previsión Social, brindar a los usuarios un servicio de información telefónica eficaz y eficiente acorde a normas de calidad que jerarquicen la gestión e imagen del organismo. A tales efectos el servicio de Teleconsultas y Centrales Telefónicas deberá brindar al usuario la información que solicite en forma ágil, completa, correcta y veraz. Por tal motivo, siguientes pautas: los operadores deberán ajustarse a las Atención telefónica: El operador deberá atender las llamadas preferentemente antes del 3er timbre para causar una buena impresión en el usuario. Al atender deberá saludar y presentarse dando el nombre de la institución, ,su nombre y apellido: Ejemplo:“Banco de Previsión Social, Buenos días/tardes, mi nombre es… (nombre y apellido) ¿en qué puedo ayudarle?”. Deberá atender al usuario con respeto, sin discutir con él, transmitiendo empatía y cordialidad en el trato, vocalizando correctamente, con un tono de voz amable, para facilitar la comprensión de la información que se brinda. Si por algún motivo, la conversación sube de tono, deberá solicitar al supervisor que escuche y si ésta se vuelve incontrolable, no corte la llamada, derívela a alguno de los supervisores. 1 El operador deberá escuchar con atención , demostrando su interés y buena disposición en brindar la información requerida. Deberá efectuar preguntas adecuadas para detectar las necesidades del interlocutor, evitando interrumpirlo. Deberá identificar claramente el objeto de la consulta, para poder evacuar correctamente la información. El operador deberá brindar al usuario la información que figura en la pantalla ya que ésta es de carácter oficial. Recuerde que cuando el administrador ingresa la información al sistema la actualización de la misma en pantalla es inmediata, por lo que el operador está obligado a leer y trasmitir lo que figura en ella. Deberá evitar interrupciones de cualquier tipo en el proceso de una consulta. Al despedirse, deberá saludar formalmente. El operador deberá ser cuidadoso de efectuar comentarios posteriores a la llamada, pues, pueden ser escuchados por otros usuarios que están siendo atendidos a su alrededor. En caso de ausencia temporal de un operador, deberá previamente establecer apoyo con sus compañeros, para la atención de las eventuales consultas. Acciones de tiempo en espera a los usuarios: El operador no podrá poner la llamada en espera inmediatamente a la atención de la misma. Deberá cuidar el tiempo “en espera” y justificar la causa al usuario, en caso de demora. 2 Deberá retomar la llamada a los 40 segundos de haberla puesto en espera y cada 60 segundos para informar al usuario de la gestión realizada. Al retomar la llamada para dar una respuesta, deberá llamar la atención del interlocutor antes de proporcionársela. Deberá poner en espera al usuario antes de discutir su situación con algún compañero de trabajo. Acciones para reserva de números (agendas): Cuando se reserven números para las distintas agendas, y mientras se carga la matriz con los números, se deberá asesorar al usuario sobre la documentación que debe presentar y el lugar al cuál debe dirigirse. Deberá coordinar con el usuario el día y hora de la cita. Deberá informar claramente número y sector asignado. Deberá aclarar que si llegara 15 minutos después de la hora reservada perderá su cita. Recordar al usuario, que en caso de no poder concurrir, deberá llamar para anular la reserva. Normas de conducta: Está totalmente prohibida realizar todo tipo de actividad que difiera de la expresamente necesaria para la prestación del servicio. El operador deberá mantener obligatoriamente los celulares apagados dentro del sector de atención telefónica. Las 3 llamadas personales deberán recibirse al directo (4028224) y realizarse a través del interno 2421. Los operadores no podrán: cambiar la configuración de los equipos realizada por los servicios que el Instituto dispone para tales fines (esto es instalación o borrado de programas, cambios de permisos, modificación en la configuración de windows: escritorio, iconos, cursores, etc.) ni podrán tener documentos o materiales personales en sus equipos, como tampoco libros en formato digital (word, pdf o similar), juegos o programas ajenos a los sistemas de información del Banco. Será de responsabilidad del operador el buen uso de los equipos asignados (pc y vinchas). No está permitido el envió de mensajes entre equipos a través de comandos propios del pc ni de ningún otro tipo. Los operadores deberán mantener una postura ordenada, una conducta adecuada, vestir con vestimenta formal y deberán cuidar su aspecto personal, en el lugar de trabajo. En los puestos de trabajo no se podrá recibir visitas, permanecer durante el horario de descanso, comer, tomar mate, ni utilizar radios o similares. No está permitida la venta de cualquier tipo de artículos en el área de atención telefónica. No está permitida la realización de proselitismo de ningún tipo por lo que debe cuidarse de tener material de este tipo en los puestos de trabajo (escritorios, equipos, mamparas, etc.) 4