Guía para la elaboración de un Memorando de Entendimiento Entre ONU MUJERES y otra institución Cuándo usar un MOU? Se firma con el objeto de trabajar de manera coordinada y lograr objetivos comunes. El MoU provee de un marco legal general a esta sociedad. Es recomendable que se use el MOU cuando la relación es de carácter inicial y no se prevé desembolso de recursos en el corto plazo; para afirmar un compromiso de voluntad política para cooperar o para realizar actividades en el futuro. En el caso de las organizaciones no gubernamentales, se recomienda un MOU cuando intervengan más de una organización junto con ONU MUJERES. Para acuerdos bilaterales que impliquen traspaso de fondos es recomendable usar los convenios “NGO Agreement o GRANT, luego de la aplicación de los procesos de selección de acuerdo a las regulaciones de ONU MUJERES”. Posibles contrapartes? Entidades gubernamentales y locales; Organizaciones inter-gubernamentales e instituciones internacionales y regionales de financiamiento.; Organismos de la ONU y otras agencias. Fundaciones y ONGs (únicamente para casos en los que las firmantes sean dos o más ONGs o redes de organizaciones. Si se prevé una firma de NGO Agreement o Grant en el corto y mediano plazo, no debe utilizarse un MOU). Universidades Empresas (en el caso de MOU con el sector privado éstas negociaciones y el formato debe aplicarse previa consulta con dirección, bajo los criterios del Pacto Mundial de NNUU sobre Responsabilidad Social) Favor notar que las partes firmantes deben ser entidades legalmente constituidas. Qué debe incluir un MOU? A continuación algunas secciones que deberían estar incluidas en un MOU: 1) Breves antecedentes de la relación. Origen Áreas de interés común Contexto de la relación 2) Propósito, objetivo y resultados esperados del MOU. Cuál es el propósito general del MOU y el objetivo de colaboración? Qué logros se espera obtener con este MOU? 3) Financiamiento e intercambio de recursos. La Firma de un MOU no incluye intercambio de recursos de una de las partes a la otra. Cuando este MOU involucra una contribución financiera o en especies (normalmente equipos) un acuerdo de contribución cost-sharing u otro tipo deberá ser utilizado. 4) Se debe establecer la duración del acuerdo. 5) Arreglos de coordinación y administración. Se debe incluir en detalle si existirán arreglos específicos para la administración y coordinación de la colaboración, incluyendo la planificación de actividades, etc. 6) Relaciones públicas y uso del nombre de ONU MUJERES y sus emblemas. Se sugiere el uso de la siguiente frase: “Ninguna de las partes deberá usar el nombre o el emblema de la otra, ninguna abreviación de la misma, en conexión con sus negocios sin aprobación escrita previa de ONU MUJERES.. [Nombre de la institución socia] admite conocer los ideales y objetivos y reconoce que su nombre y emblema no puede ser asociado con ninguna causa política o sectaria y que de ninguna manera podría ser usado de manera inconsistente con el estatus, reputación y neutralidad de Naciones Unidas. 7) Estatutos de cumplimiento. Se recomienda la siguiente frase: “Las partes cooperarán en las actividades previstas bajo este MOU de acuerdo a sus propias regulaciones internas, reglamento y directivas. Actividades específicas que figuren en este MOU y que requieran de compromisos financieros o responsabilidades de cada parte, serán sujetos a acuerdos específicos escritos. Aprobaciones y Autorizaciones requeridas? Los mismos procedimientos de aprobación que se dan en una contribución Cost-Sharing, deberían seguirse para la firma de un MOU. Para mayor información sobre procedimientos de aprobación, favor referirse a “UNDP Guidelines for Working with the Business Sector”. Resumen cuándo utilizar y cuándo no utilizar un MOU: SI NO Están las partes articulando un rango de objetivos que se constituirán como la base de la colaboración? Se ha hecho una evaluación de la sociedad y de su valor agregado? Se puede justificar la firma del MOU? Cada una de las partes está asumiendo obligaciones financieras? →Si la respuesta es sí, por favor utilizar el formato de MOU y asegurar que se incluyan las cláusulas estándar de ONU MUJERES. →Si la respuesta es no, por favor no firmar un MOU. El MOU no tratará asuntos financieros, ni actividades específicas de las partes. →Si la respuesta es sí, por favor utilice en lugar de un MOU, cualquiera de los formatos de cofinanciamiento disponibles. Si este es el caso, se debe firmar una carta de entendimiento, NGO agreement o Grant si fuera el caso, acompañados con su respectivo documento de proyecto. El MOU tratará asuntos financieros y actividades específicas que cada parte llevará a cabo al implementar la sociedad? →Si la respuesta es no, el MOU deberá aclarar que las partes trataran estos temas en los documentos de cofinanciamiento y documentos de proyecto anexos, los mismos que deben haber seguido los procedimientos y elaborados de acuerdo a las regulaciones de ONU MUJERES. Quién debe aprobar el MOU? Antes de iniciar la negociación con la institución gubernamental, la técnica encargada consultará con la Dirección El enfoque de la sociedad está dirigido a crear un programa conjunto con otra agencia de ONU y socios nacionales o locales? de ONU MUJERES, la pertinencia del acuerdo y líneas generales de intervención. Con esta pre aprobación se iniciarán las negociaciones con las instituciones. Es importante tener en cuenta que cualquier cambio al MOU significa una consulta y aprobación con la Sede por lo que se debe tomar en consideración estos tiempos en la negociación y firma de los convenios. →Si el MOU va a ser firmado con la empresa privada, por favor referirse a Guidelines in Guidelines for the use of MOU between the Business Sector and UNDP. Quién tiene autoridad para firmar un MOU? →La Dirección de ONU MUJERES →Si la respuesta es sí, utilizar las modalidades de programación conjunta, por favor referirse a: Resource Mobilization Toolkit.