código de conducta y ética empresarial - corporate

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CÓDIGO DE
CONDUCTA
Y ÉTICA
EMPRESARIAL
www.regalbeloit.com
02
ÍNDICE
03
Mensaje de Mark
04
Por qué tenemos un Código de conducta y ética empresarial
06
Cumplimiento de los requisitos legales; conflictos entre la ley
y el Código
06
Nuestras responsabilidades
07
Presentación de informes
08
Sin represalias
09
Infracciones
09
INTEGRIDAD
Protección de nuestros activos
12
Información de la empresa
13
Libros y registros de la empresa
14
Gestión de documentos y registros
16
Derechos de propiedad intelectual
17
Uso ilícito de información privilegiada y especulación de acciones
18
Comunicación con los medios e informes públicos
19
Redes sociales
19
Evitar los conflictos de intereses
20
Dar y recibir regalos y atenciones
21
Regalos
22
Agasajos
22
Comidas
23
Regalos, agasajos y comidas con el gobierno
23
ALTA ENERGÍA
Prácticas laborales justas
26
Lugar de trabajo seguro
27
Un lugar de trabajo sin drogas
27
Un lugar de trabajo sin violencia
28
Medio ambiente, salud, seguridad y sostenibilidad
(EHSS, por sus siglas en inglés)
29
Relaciones con los proveedores
30
Privacidad de los datos personales
31
RENDIMIENTO
Calidad y seguridad de los productos
34
Competencia leal
35
Cómo se trabaja con los gobiernos
37
Programa anticorrupción
38
Actividades y aportes políticos
39
Controles de comercio internacional
40
Prevención del lavado de dinero y la corrupción
41
Línea de alerta sobre integridad
43
04
Mensaje de Mark
En el núcleo de nuestra empresa hay una
sólida cultura caracterizada por los valores de
integridad, alta energía y rendimiento. Nuestro
Código de conducta y ética empresarial expresa
estos tres valores y está en el corazón de todas
nuestras acciones, dondequiera que hacemos
negocios. Mientras que nuestro negocio puede
cambiar con nuevos productos, adquisiciones,
lugares y personas, nuestros valores y este
Código siempre serán nuestra guía para el
comportamiento apropiado.
Al comprender y seguir nuestro Código, ayudamos
a asegurar nuestro éxito a largo plazo. Así como
nuestra empresa crece y cambia para responder
a nuevas exigencias, nuestro Código debe crecer
y cambiar también. En respuesta a los cambios
y el crecimiento de nuestra empresa, hemos
actualizado nuestro Código. El nuevo Código es
más fácil de entender, cubre más temas e incluye
escenarios de situaciones que podría enfrentar y
cómo reaccionar ante ellos.
Debemos aplicar el sentido común y siempre pedir ayuda cuando no quede claro qué medidas
adecuadas se deben tomar. Cuando hace una pregunta o informa acerca de una posible mala conducta,
usted está contribuyendo a hacer de nuestra empresa un gran lugar para trabajar ahora y en el futuro.
Si informa de buena fe acerca de una posible mala conducta, usted tiene mi garantía personal de que
estará protegido contra las represalias. Hace falta valor para informar y apoyamos a las personas que
tratan de hacer lo correcto.
Nuestro Código se aplica a todos en Regal. Todos debemos acatar los mismos estándares, incluyendo
ejecutivos, gerentes, directores y supervisores. Todos podemos estar orgullosos de la reputación y el
éxito comercial que hemos construido en Regal.
¡Gracias por todo lo que hacen para engrandecer a Regal!
Presidente y director ejecutivo
05
TRANSFORMAMOS
LA ENERGÍA EN
MOVIMIENTO
PARA CONTRIBUIR
A QUE EL MUNDO
FUNCIONE DE
MANERA MÁS
EFICIENTE.
Nuestros valores están vinculados a la orientación que
encontramos en nuestro Código. Al actuar de una manera
ética y legal, hacemos de Regal un gran lugar para
trabajar y ayudamos a garantizar el éxito a largo plazo de
nuestra empresa para todas nuestras partes interesadas.
En el corazón de todas nuestras acciones están nuestros
tres valores:
INTEGRIDAD
Somos una empresa que es honesta, confiable, franca,
transparente y justa.
ALTA ENERGÍA
Nuestra cultura promueve una fuerte ética de trabajo con equipos
de alta energía, que fomentan una cultura de inclusión y respeto
para todos.
RENDIMIENTO
Se espera que todos estemos a la altura de las circunstancias y
nuestras partes interesadas cuentan con nosotros para ejecutar,
cumplir compromisos y mejorar continuamente.
Relacionando nuestros comportamientos con estos valores,
podemos comprender mejor el impacto de nuestras acciones.
Mantenga estos valores en mente si alguna vez enfrenta una
situación en la que no está seguros de qué hacer. Cuando actuamos
con Integridad, Alta energía y un enfoque en el Rendimiento, nos
encaminamos a tomar las decisiones correctas.
06
Nuestro Código y nuestras
responsabilidades
POR QUÉ TENEMOS UN
CÓDIGO DE CONDUCTA Y
ÉTICA EMPRESARIAL
REQUISITOS LEGALES;
CONFLICTOS ENTRE LA
LEY Y EL CÓDIGO
En el entorno empresarial de hoy en día,
a menudo surgen preocupaciones éticas y
legales. Tenemos un Código de conducta y ética
empresarial para ayudarnos a guiar nuestras
decisiones y acciones de negocio diarias para
que reflejen nuestros valores fundamentales.
Aunque este Código no puede cubrir ni anticipar
todos los problemas que podrían surgir ni
todas las situaciones en las que la elección
correcta puede no ser evidente, ofrece ejemplos
y orientación sobre situaciones que podrían
enfrentar. A través de nuestras decisiones y
comportamiento empresariales, cada persona
que trabaja con Regal influye en nuestra
reputación y nuestra cultura. Nuestro Código no
es un contrato, pero respetar el Código es una
condición del empleo. Cuando cumplimos con
el Código, demostramos nuestro buen juicio y
la capacidad de vivir de acuerdo con nuestros
valores. Nuestro Código se aplica en todas las
localidades y en todos los niveles de nuestro
negocio, incluyendo a nuestros directores,
personal ejecutivo y empleados, así como a los
proveedores, contratistas, agentes, proveedores
y socios de negocios cuyo papel puede implicar
que nos represente frente a los demás.
Los empleados y los representantes de Regal
deben cumplir todos los requisitos legales
correspondientes. Nadie en Regal tiene
autoridad para obligar a que alguien infrinja
la ley ni exigir cualquier acto que pudiera
resultar en la infracción de una ley.
CUMPLIMIENTO DE LOS
Cumplimiento significa no solo obedecer
las leyes, sino también realizar negocios
en forma ética de manera que seamos
reconocidos como una empresa con un
compromiso con la integridad y la excelencia.
Ningún empleado debe jamás asumir ni creer
que los intereses de Regal requieren en algún
momento acciones no éticas o ilegales. No
debemos facilitar a sabiendas una conducta
ilegal, contabilidad inexacta o fraude de
otros, independientemente de las costumbres
locales o la presión de los demás.
En casos muy poco frecuentes, puede darse
una situación en la cual una ley local entra
en conflicto con una acción o una política
en particular prescritas por el presente
Código. Si esto sucede, debe cumplir con la
ley. Si una costumbre local o las políticas
de otra compañía entran en conflicto con
nuestro Código, debemos cumplir con nuestro
Código. Si usted piensa que podría haber un
conflicto, no está seguro de qué hacer o tiene
alguna pregunta, póngase en contacto con el
Departamento de Asuntos Legales.
07
Nuestro Código y nuestras
responsabilidades continuación
NUESTRAS
RESPONSABILIDADES
Vamos más allá de los estándares mínimos
requeridos por la ley y nos conducimos con los
más altos niveles de comportamiento ético, y
evitamos incluso la apariencia de incorrección
y comportamiento ilegal o poco ético. Las
siguientes responsabilidades se aplican a
todos nosotros:
•Leer, entender y seguir este Código.
•Aplicar los principios que se encuentran en
este Código, revisar las políticas de Regal y
comprender los requisitos legales.
•Ser sinceros y honestos; usar el sentido
común y el buen juicio.
•Consultar con su gerente, la Oficina de Ética
y Cumplimiento, el Departamento de Asuntos
Legales u otros recursos de la empresa con
respecto a cualquier inquietud o pregunta
sobre nuestras políticas y la forma de actuar
éticamente. Debemos utilizar los recursos
disponibles para nosotros cuando no
estemos seguros de qué hacer.
•Informar prontamente la mala conducta o
posibles infracciones de nuestras políticas,
la ley o nuestro Código.
•Cooperar en las investigaciones de
inquietudes éticas o sobre cumplimiento.
•Reconocer periódicamente su comprensión
de este Código y su obligación de seguirlo.
Además, nuestros gerentes, jefes de equipo y
supervisores tienen obligaciones especiales
porque dirigen a otros y marcan la pauta para
los empleados que supervisan. Si es supervisor,
líder de equipo o gerente, también esperamos
que usted:
•Se tome el tiempo para explicar a otros
acerca de las áreas de este Código que
tienen que ver con su trabajo.
•Genere un ambiente donde todo el mundo
se sienta cómodo expresándose, haciendo
preguntas e informando sin temor a
represalias.
•Sea diligente en la detección y la prevención
de actos que infrinjan este Código.
•Actúe con prontitud para asegurarse de
que todos los informes sobre posibles
infracciones se incluyan en nuestro sistema,
se investiguen según sea necesario y se
resuelvan adecuadamente cuando alguien
venga a usted con una inquietud o no esté
seguro sobre qué hacer.
•Buscar oportunidades para discutir y
abordar con otros las cuestiones éticas y
situaciones difíciles para fomentar el diálogo
abierto, honesto y en confianza.
•Cuando se presente un informe anónimo, no
tratar de determinar quién hizo ese informe
y recordar que los informes no deben ser
considerados de ninguna manera como un
desafío a la autoridad.
08
Presentación de informes
Normalmente, la mejor medida que se puede tomar cuando se
tiene una inquietud o sospecha sobre una mala conducta es
informarla a su supervisor directo, líder de equipo o gerente,
ya que ellos seguramente están en condiciones de resolver la
inquietud. Si no se siente cómodo informando a su equipo o
gerencia local, tenemos varias otras opciones para informar
preocupaciones.
Para pedir ayuda con una preocupación sobre ética o
cumplimiento empresarial o para informar infracciones
sospechadas, planificadas o reales de este Código o de las
políticas corporativas, exprese su preocupación a:
•su supervisor o gerente directo;
•una persona de la gerencia que le siga jerárquicamente a su
supervisor, líder de equipo o gerente;
•el gerente o especialista en el área más adecuado (por ejemplo,
Recursos Humanos o Finanzas);
•el Departamento de Asuntos Legales;
•la Oficina de Ética y Cumplimiento;
•la Línea o portal web de alerta sobre integridad; o
•el Comité de Auditoría de nuestro Consejo de Administración
dirigiendo un correo postal a nuestra sede central en los
EE. UU.: 200 State St, Beloit WI 53511 USA.
ANONIMATO: excepto donde esté prohibido expresamente por
la ley, como en algunos países de la Unión Europea, podemos
informar las preocupaciones sobre el cumplimiento y buscar
orientación de forma anónima. Hemos adaptado los sistemas de
notificación de la Línea de alerta sobre integridad para cumplir
con los requisitos regionales. Tenga en cuenta que, si informa
una preocupación de manera anónima, es muy importante
proporcionar suficientes detalles para que podamos proceder a
una investigación a fondo.
CONFIDENCIALIDAD : si no presenta un informe anónimo, se
darán a conocer su identidad y la información que proporcionó
únicamente si es necesario para resolver la inquietud.
PROCESO DE INVESTIGACIÓN: Regal investigará cada
preocupación informada. La investigación se traducirá en
resultados y, si es apropiado, recomendaciones de medidas
correctivas. Le daremos retroalimentación cuando sea posible,
pero no compartiremos las medidas disciplinarias individuales.
OFICINA DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO:
TEL:
608.361.7416 (directo)
800.833.7901 (sin cargo en los EE. UU.)
608.364.8800 (oficina de Beloit)
FAX:
608.364.8817
CORREO
ELECTRÓNICO: integrity@regalbeloit.com
CORREO
POSTAL:
Oficina de Ética y Cumplimiento
Regal Beloit Corporation
200 State St
Beloit WI 53511 USA
LÍNEA TELEFÓNICA DE ALERTA SOBRE INTEGRIDAD:
Un proveedor de servicios externo recibe su
informe en persona. Marque de acuerdo a las
instrucciones específicas de cada país en la parte
posterior de este folleto de Código o busque
en línea donde están publicados los números
en http://media.corporate-ir.net/media_files/
IROL/11/116222/pdf/IntegrityAlertLineNumbers.
pdf. Las llamadas son atendidas por un tercero en
su idioma local o puede permanecer en la línea
para solicitar un intérprete que lo ayude a informar
sus inquietudes o pedir orientación.
PORTAL WEB DE LA LÍNEA DE ALERTA
SOBRE INTEGRIDAD:
Este sitio web externo alojado por un proveedor
de servicios externo tiene un formulario para
completar y presentar en el idioma que usted elija.
www.regalbeloitintegrity.com
09
Sin represalias
Para hablar se necesita valor. Debemos sentirnos seguros y protegidos al hacer preguntas o presentar
informes. No tomamos represalias por informar de buena fe o participar en una investigación o un informe.
Un informe de buena fe es el que usted cree que es verdad y que no se hizo falsamente con la única
intención de dañar o perturbar a otros. La protección contra las represalias se extiende también a quienes
están involucrados en las investigaciones sobre mala conducta. Las personas que tomen represalias contra
otros se enfrentarán a medidas disciplinarias que podrían incluir la terminación del empleo.
Infracciones
El hecho de no seguir este Código y nuestras políticas puede resultar en medidas disciplinarias que
podrían incluir la terminación del empleo y, en algunos casos, multas y tiempo en la cárcel. Por
ejemplo, si no cumplimos las reglas o decimos a otros que hagan algo que implique no cumplir las
reglas, hemos infringido nuestro Código y se nos podrían aplicar medidas disciplinarias. El no hacer
nada cuando sabemos o tenemos buenas razones para sospechar que algo anda mal puede resultar
en medidas disciplinarias por no seguir nuestro Código.
10
INTEGRIDAD
La integridad es la piedra angular de nuestro negocio. Nuestra
reputación como una empresa honesta, justa y respetuosa ha sido
fundamental para nuestro éxito; este éxito sólo se puede mantener
si todos nosotros ponemos la integridad personal en un lugar
elevado en nuestra lista de prioridades.
En cualquier momento y lugar donde actuemos, estamos
comprometidos a trabajar con integridad. Trabajar con integridad
significa hacer lo correcto, incluso cuando nadie está mirando.
Trabajamos con integridad al no tomar el camino más fácil y siempre
actuar en consonancia con nuestro Código. Integridad significa ser
justos con nuestros clientes, proveedores, inversores y entre nosotros.
Las siguientes secciones describen nuestras pautas sobre cómo podemos
trabajar con integridad y asegurar nuestro éxito a largo plazo.
11
12
Protección de nuestros activos
Protegemos y preservamos nuestros activos tangibles e intangibles. Los activos de la compañía sólo
deben utilizarse para fines de la empresa y para el beneficio de la empresa. El uso personal incidental
podrá permitirse cuando no consuma una cantidad significativa de recursos y no interfiera con
nuestra capacidad para hacer nuestro trabajo.
Nuestros activos incluyen activos tangibles, como edificios, equipos, computadoras, suministros
de oficina, materiales de fabricación y otras propiedades físicas. Los activos también incluyen
elementos intangibles como tecnologías, propiedad intelectual, información confidencial, software,
estrategias y planes de negocio, datos financieros, planes de marketing y de ventas, etc. Todos los
sistemas y recursos de información de la empresa, tales como teléfonos móviles, computadoras
personales, correo electrónico, etc., son propiedad de la compañía. Sea cuidadoso al usar los
sistemas de la compañía para asegurar que las comunicaciones sean profesionales y apropiadas.
Utilice estos sistemas de acuerdo con nuestra Política de comunicaciones electrónicas. Nuestros
recursos de comunicaciones no deben considerarse privados ni personales y no debe haber ninguna
expectativa de privacidad, a menos que las leyes de privacidad locales tengan un requisito diferente.
SITUACIÓN
Sarah, una gerente de ventas, trabaja en una
oficina ajetreada. Ella va a la impresora para recoger
algunos informes y se da cuenta de que una de sus
compañeras de trabajo, Jessica, está recogiendo
cientos de páginas. Sarah le dice a Jessica: "Se ve que
estás llena de trabajo, ¿qué es todo eso?" Jessica explica
que está en un grupo de teatro y estos son 500 volantes
para anunciar su próxima obra. ¿Esto está bien?
RESULTADO
No, esto no sería aceptable. Aunque se permite el uso personal
ocasional de la computadora, la impresora y otros equipos si
se hace con moderación y con poco costo adicional para la
empresa, esto no debería ser objeto de abuso. Al usar la
impresora de la empresa para hacer 500 volantes para una
obra de teatro, Jessica ha ido más allá del uso personal
razonable y no está siendo responsable con el uso de los
activos de la empresa.
13
Información de la empresa
La información de la empresa es un activo muy valioso. Incluye toda la información, en todos los formatos, que
no está generalmente disponible para el público. También incluye la información que desarrollamos, compramos
o entregamos bajo licencia y la información que recibimos de los demás (incluyendo clientes y proveedores).
Debemos mantener la confidencialidad de la información confiada a nosotros por la empresa, nuestros clientes y
proveedores, excepto cuando su divulgación está debidamente autorizada o requerida por la ley. Sólo debemos
usar y compartir información confidencial cuando sea necesario para llevar a cabo nuestro trabajo. Debemos:
•Mantener la información segura y confidencial y no compartirla sin necesidad.
•No compartir información con otras personas fuera de la empresa, a menos que tengan una necesidad
legítima de conocerla y hayan aceptado mantener su confidencialidad mediante un acuerdo de
confidencialidad adecuado o similar.
•Usar la información de la empresa sólo para los fines previstos y nunca por motivos personales.
•Copiar responsablemente los documentos que contengan información de la empresa, y sólo retirar
documentos del área de trabajo según sea necesario para llevar a cabo nuestro trabajo de forma correcta.
•Deshacerse de la información de la empresa de forma adecuada.
Todos los registros de la empresa (documentos, correos electrónicos y otros materiales) que contienen
información de la empresa son propiedad de la empresa. La empresa se reserva el derecho de monitorear o
acceder a todos estos registros en cualquier momento y sin previo aviso, cuando haya una razón de negocios
para hacerlo y esté permitido por la ley.
A veces puede haber una necesidad de revelar información de la empresa a personas ajenas a Regal por
motivos comerciales legítimos. Antes de divulgar o recibir información, debemos llegar a un acuerdo que
describa cómo las partes pueden utilizar y deben proteger la información. Regal mantiene modelos estándar de
Acuerdos de confidencialidad que ambas partes deben utilizar y firmar antes de que un empleado pueda revelar
información no pública de Regal.
No podemos usar en nuestro trabajo en Regal la información confidencial que los empleados puedan haber
obtenido de su antiguo empleador. Se espera que ni los empleados actuales ni los que abandonan Regal revelen
nuestra información confidencial. Los empleados deben tomar las precauciones necesarias para evitar la
divulgación de información de la empresa en lugares públicos.
SITUACIÓN
Bill, un gerente de compras, ha estado trabajando con un proveedor
en una licitación para alambre para electroimanes. Ha estado
enviando y recibiendo correos electrónicos sobre los precios y las
especificaciones para un nuevo contrato. A su bandeja de entrada llega
un correo electrónico que está dirigido a uno de los competidores de
Regal con una dirección de correo electrónico similar a la de Bill. Él lee un
par de frases y se da cuenta de que en el correo electrónico del competidor
está incluida cierta información confidencial. ¿Qué debe hacer?
RESULTADO
Bill debe dejar de leer el correo electrónico y ponerse en
contacto con el Departamento de Asuntos Legales. No
podemos utilizar a nuestro favor la información de un
competidor que nos envían por accidente.
14
Libros y registros de la empresa
Todos nuestros libros y registros, incluidos los documentos financieros y los formularios e
información relacionados con los empleados, deben ser oportunos y exactos y estar completos.
Debemos firmar y autorizar las transacciones de forma apropiada y coherente con nuestra Política de
autoridades. No creamos registros intencionalmente falsos ni engañosos para ningún propósito.
Mantenemos libros y registros precisos, asegurándonos de que:
•Las transacciones estén debidamente autorizadas y hayan sido registradas de forma completa y
correcta según las normas y las políticas de contabilidad adecuadas.
•Nuestros activos estén protegidos en forma adecuada.
•Los informes de gestión financiera y de administración sean confiables, imparciales y precisos, y
reflejen las actividades comerciales reales.
Cada unidad de negocio y cada función deben mantener y aplicar controles para garantizar que la
información pertinente se reporte oportunamente a los niveles apropiados de Regal.
SITUACIÓN
Melissa es una nueva contadora en nuestra oficina y ha
estado familiarizándose con los libros y los registros. Mientras
observa los documentos y las transacciones, ve algunas cosas
que parecen incorrectas. Se da cuenta de costos que podrían no
haber sido capitalizados adecuadamente y que aparecían de forma
indebida en el balance general, asientos dobles en algunas ventas
con las resultantes discrepancias de inventario, y que ciertos gastos
se habían ocultado en libros secretos. ¿Qué debe hacer Melissa?
RESULTADO
El registro de información falsa o inexacta y el ocultamiento de información
para evadir impuestos, o por cualquier otra razón, infringe nuestros altos
estándares de mantenimiento de registros exactos y transparencia en la
información. Nunca exagere los costos o los gastos para ocultar actividades.
Esto podría ser un acto muy grave de fraude y deben tomarse las medidas
apropiadas para asegurar que nuestros registros sean precisos y estén
completos. Melissa debe presentar un informe a la Línea de alerta
sobre integridad y alertar a su gerente de finanzas del siguiente nivel
o alguien de Auditoría Interna sobre su descubrimiento.
15
Libros y registros de
la empresa continuación
Más allá de que los registros sean tarjetas de tiempo, informes de gastos, registros de contabilidad
general o registros de compras o de fabricación, cada uno de nosotros tiene una responsabilidad
personal de asegurarse de que los documentos estén completos y sean exactos. Algunas de las
formas en que lo hacemos son:
•Implementar controles y procedimientos que mejoren la precisión y la confiabilidad de los libros
de la empresa,
•Registrar la información financiera y de negocios, transacciones y métricas de forma precisa y
oportuna.
•Evaluar periódicamente los sistemas y los procesos en busca de debilidades; hacer o sugerir
correcciones cuando sea necesario.
•Conocer los controles internos y las autoridades que se aplican a su trabajo.
•Cooperar con las auditorías e investigaciones.
•Hablar acerca de cualquier preocupación que pueda tener en relación con los registros de la
información financiera y de negocios con su gerente, el controlador de la empresa, Auditoría
Interna, la Línea de alerta sobre integridad, la Oficina de Ética y Cumplimiento, o el Comité de
Auditoría del Consejo de Administración.
SITUACIÓN
Mientras repasa algunos informes semanales sobre las cifras de
ventas e inventario, George, un jefe de almacén, se da cuenta de
que un pedido de motores fue marcado como pagado y enviado
aunque él sabe que los motores están todavía en Regal. Enfrenta
al gerente de ventas que procesó el pedido, quien le dice: "Estoy
seguro de que el cliente va a hacer el pedido la próxima semana, pero
realmente tengo que cumplir con mis cifras de este trimestre y esta venta
en verdad me va a ayudar. Estoy seguro de que vamos a ganar el contrato,
así que, ¿qué hay de malo en procesarlo antes para conseguir una ventaja?"
RESULTADO
Esto no está en línea con nuestro Código ni con nuestros
altos estándares para el mantenimiento de registros
exactos. George debe informar al gerente de ventas que
esto no es aceptable y alertar a su gerente sobre la
situación. Aunque el cliente podría eventualmente
hacer el pedido, debemos esperar hasta que en verdad
suceda para registrarlo como efectuado.
16
Gestión de documentos
y registros
Debemos mantener nuestros registros de negocios de una manera organizada. El retener la
información de forma adecuada nos ayuda a cumplir con los requisitos legales y permite hacer un
seguimiento de todo nuestro trabajo y gestionar nuestro negocio más eficazmente.
Para aclarar cuáles registros hay que conservar y por cuánto tiempo, hemos publicado nuestra
Política de retención de registros con el acompañamiento de un Cronograma. Es nuestra
responsabilidad familiarizarnos con las políticas, los procedimientos y los documentos relacionados
y referirnos a ellos durante la gestión de registros. El término "registros" generalmente significa
toda la evidencia de las actividades y los documentos en cualquier formato, ya sea papel, medios
electrónicos u otros, hechos o compilados por la empresa y nuestros empleados. La alteración o la
destrucción no autorizada de cualquier registro es una infracción de la política de la empresa y, en
muchos casos, es ilegal.
En el caso de un litigio o procedimiento o investigación legal o gubernamental, real o potencial, el
Departamento de Asuntos Legales de la empresa proporcionará instrucciones especiales sobre la
retención de los registros. A menudo estas retenciones legales vienen con instrucciones sobre la
preservación y el mantenimiento de registros durante más tiempo de lo habitual.
17
Derechos de propiedad
intelectual
La innovación y el desarrollo de nuevos productos son fundamentales para nuestro éxito a largo plazo.
Según sea apropiado a nuestros puestos de trabajo, se espera nuestra contribución a la investigación
y el desarrollo de nuevas tecnologías y productos. Nuestra propiedad intelectual incluye todas las
innovaciones que creamos.
La propiedad intelectual puede incluir objetos tales como patentes, marcas comerciales, derechos de
autor, secretos comerciales y otra información de propiedad como descubrimientos e ideas. Nuestra
propiedad intelectual es uno de los activos más valiosos de Regal. Todos debemos preservar y proteger
nuestros derechos de propiedad intelectual. Para proteger nuestra propiedad intelectual, debemos:
•Asegurarnos de que se hayan celebrado los acuerdos de confidencialidad y no divulgación
apropiados.
•En forma oportuna, examinar minuciosamente los nuevos productos, servicios, procesos y software
de la empresa para identificar posibles invenciones y secretos comerciales.
•Marcar los productos, la documentación de los productos y la publicidad con avisos de
propiedad intelectual.
•Informar de inmediato cualquier sospecha de infracción de nuestros derechos de
propiedad intelectual.
•Antes de desarrollar descubrimientos e ideas con alguien fuera de la empresa, consultar con el
Departamento de Asuntos Legales y asegurar que se firme un contrato de desarrollo de tecnología.
Al igual que esperamos que otros respeten nuestra propiedad
intelectual, respetamos la propiedad de otros. No debemos nunca
infringir a sabiendas los derechos de propiedad intelectual de
terceros. Los empleados deben tomar las medidas apropiadas
para llevar a cabo la búsqueda oportuna de patentes o marcas
registradas en conflicto. Los empleados no deben hacer uso de
software, música, fotos u otras imágenes, etc., que no estén
autorizados o con uso autorizado por licencia a Regal.
Las ideas e inventos nuevos pueden revolucionar nuestra empresa
y la industria; por lo tanto, debemos documentar correctamente
y proteger esta información. Hemos establecido una serie
de herramientas relativas a la propiedad intelectual que nos
ayudarán a medida que creamos nuevas innovaciones. Acceda
a ellas cuando se esté trabajando con propiedad intelectual
existente o estableciendo una nueva:
•Formulario de expediente de patente
•Solicitudes de búsqueda de patentes
•Herramienta de captura de ideas
•Programa de concesión de patentes
18
Uso ilícito de información
privilegiada y especulación
de acciones
No podemos comprar ni vender acciones de la empresa —o animar a otros a hacerlo— basados en
información privilegiada sustancial. La información privilegiada sustancial es información que no
está públicamente disponible y podría afectar el precio de nuestras acciones o las decisiones de los
inversores para comprarlas, venderlas o conservarlas. La información privilegiada puede incluir resultados
financieros, estimaciones de ingresos, nuevos productos o servicios, adquisiciones u otros desarrollos
importantes para el negocio. Además, usted no puede recomendar ni sugerir a alguien que compre o venda
nuestras acciones (comúnmente denominado "tipping") con base en información privilegiada.
Hemos adoptado una Política sobre prohibición de uso ilícito de información privilegiada que se aplica
a todos. Esto es, sin embargo, más que una política de la empresa; es también la ley. Las sanciones que
pueden resultar de la negociación basada en información privilegiada son graves y podrían incluir el
enjuiciamiento penal.
Los deberes de nuestros directores, personal ejecutivo y algunos empleados claves los obligan a respetar
requisitos adicionales de la empresa relativos a la compra y la venta de valores, que se detallan en una
política independiente. Los directores, el personal ejecutivo y los empleados afectados deben cumplir con
el Certificado para directores, personal ejecutivo, operativo y financiero clave.
SITUACIÓN
Acaba de llegar un pedido grande de uno de nuestros
clientes y Sandra, que trabaja en envíos y recepción, está
hablando con su gerente sobre ese pedido. Su gerente dice
que "todavía no anunciaron esto, pero tengo una buena amiga
que trabaja para la empresa que hizo este pedido. Ella me dijo
que hicieron un descubrimiento importante que va a cambiar
las cosas. Si tuviera dinero, compraría todas las acciones de ellos
que pudiera". Sandra cree que como lo que está comprando no son
acciones de Regal, podría seguir adelante y comprar acciones del
cliente. ¿Tiene razón?
RESULTADO
No. Hacer negocios con base en cualquier información que
obtenemos, incluso si no se relaciona con Regal, va en
contra de nuestro Código y podría estar en contra de la
ley. Las infracciones pueden implicar severas sanciones
monetarias e incluso tiempo en la cárcel.
19
Comunicación con los
medios e informes públicos
Regal se comunica con los medios de comunicación y el público para compartir información sobre
lo que hacemos. Debemos comunicarnos de forma precisa, oportuna y respetuosa acerca de todos
nuestros negocios.
Debemos tener cuidado cuando hablamos de información financiera con potenciales inversores,
reguladores o los medios de comunicación, puesto que este tipo de comunicaciones puede tener
un impacto directo en las inversiones realizadas en la empresa. Sólo ciertos individuos designados
están autorizados para divulgar información financiera al público ya que existen estrictas
regulaciones en cuanto a cómo y cuándo puede ser divulgada esta información.
Los medios de comunicación como los periódicos, periodistas de televisión y sitios web quieren
saber lo que está haciendo Regal. Las personas de los medios de comunicación pueden comunicarse
con nosotros de muchas maneras, incluyendo por ejemplo a través de llamadas telefónicas,
solicitudes de reuniones, mensajes de texto, correo electrónico, plataformas de redes sociales o
reuniones de las asociaciones comerciales. No importa exactamente cómo nos contacten, debemos
responder de la misma manera. Si lo contacta un miembro de los medios de comunicación, pero no
tiene una aprobación previa para hablar él o hacer comentarios en nombre de la empresa, informe
al vicepresidente de relaciones con los inversores, al director financiero, al asesor jurídico general
o al vicepresidente de marketing y comunicaciones que maneja las solicitudes de los medios
de comunicación. Sólo a estos portavoces designados se les permite hablar con los medios de
comunicación o inversores en nombre de nuestra empresa.
REDES SOCIALES
La creciente popularidad de los sitios de redes sociales como Facebook, Twitter y muchos otros
sitios similares nos permite comunicarnos de maneras nuevas y emocionantes. Aunque las redes
sociales pueden ser emocionantes, usarlas conlleva responsabilidades especiales. Debemos tener
en mente nuestros valores de integridad, alta energía y rendimiento y nuestro Código cuando se
utilizan las redes sociales. Por ejemplo, no debemos revelar secretos comerciales ni información
privilegiada sustancial en las redes sociales. Sólo ciertas personas están seleccionadas y
aprobadas para publicar en las redes sociales en nombre de Regal.
20
Evitar los conflictos de intereses
Los empleados deben tener un trato justo con sus compañeros, clientes, proveedores, socios de
negocios y la empresa. Un conflicto de intereses se presenta cuando una persona tiene una relación
personal, financiera o de otra índole que pudiera interferir con su deber de tratar a los demás con
justicia, o cuando alguien usa su posición con Regal para obtener ganancias personales y a expensas
de la empresa.
Ninguna decisión o acción, ya sea hecha en el trabajo o fuera de este, debe entrar en conflicto con
sus responsabilidades en Regal. Está prohibido el mal uso de los recursos o la influencia de su puesto
en la empresa. Debemos evitar incluso la apariencia de un conflicto de intereses ya que esto puede
tener efectos negativos. Siempre debe considerar cómo se verán sus decisiones o acciones a los ojos
de otros dentro y fuera de la empresa.
Todos los conflictos reales o potenciales deberán indicarse por escrito a su gerente y a la Oficina
de Ética y Cumplimiento (integrity@regalbeloit.com) oportunamente para su revisión, incluyendo
aquellas circunstancias en las que haya duda sobre la existencia de un conflicto real o potencial.
Los conflictos reales o potenciales pueden incluir,
•Uso personal de los activos o equipos de
Regal fuera de un uso personal incidental
o limitado.
pero no se limitan a:
•Un interés financiero o de propiedad de
acciones de otra empresa que es un proveedor,
cliente o competidor.
•Una relación sentimental con otro empleado
con quien usted tiene una relación directa o
indirecta de subordinación.
•Dar o aceptar regalos o cualquier cosa de valor
de otros que hacen negocios o buscan hacer
negocios con Regal (excepto según nuestras
políticas sobre regalos, agasajos y comidas).
•Negocios externos u otros intereses que
desvían un tiempo o atención considerable de
nuestro trabajo en Regal.
•Aceptar un puesto de director o un cargo
ejecutivo en cualquier empresa u organización
(incluyendo las que no tienen ánimo de lucro)
sin la aprobación de su gerente y de la Oficina
de Ética y Cumplimiento.
•Cuando un miembro del hogar o de su familia
inmediata trabaja para un proveedor o un
cliente, o él mismo es un proveedor o cliente.
SITUACIÓN
Los hijos de Patrick se están preparando para ir a la Universidad y él quiere
ganar un dinero extra para pagar los gastos de ellos. Él trabaja como soldador
y es muy bueno en su trabajo en Regal. Está pensando en tomar otro trabajo en
una empresa que suministra piezas a Regal. Tienen un puesto para él y puede
trabajar los fines de semana después de que ha terminado su semana de trabajo
en Regal. ¿Debe aceptar el trabajo con la compañía suministradora que hace
negocios con Regal?
RESULTADO
Posiblemente. Hay muchos factores que podrían influir en la situación.
Dependiendo de las circunstancias, allí podría o no haber riesgo de un
conflicto de intereses. Patrick debe hablar sobre la situación con su
supervisor y RR. HH. o la Oficina de Ética y Cumplimiento antes de
aceptar el trabajo para determinar si podría existir un conflicto.
21
Dar y recibir regalos
y atenciones
Vendemos y comercializamos nuestros productos y servicios con base en su calidad, eficacia,
fiabilidad y consistencia. Al apoyarnos en estas características para obtener y retener negocios, no
necesitamos recurrir a tácticas poco éticas o ilegales para alcanzar nuestras metas.
El propósito de los regalos, los agasajos y las comidas en nuestro trabajo es crear buena voluntad y
relaciones de trabajo sólidas. Nunca debemos ofrecer, prometer ni aceptar cualquier cosa de valor
para un beneficio financiero indebido u otra ventaja. Cualquier cosa de valor puede ser tangible,
como entradas para un evento deportivo o comidas, así como intangible, como trabajos para amigos
y familiares o incluso compartir información. Nuestro Código no está hecho para impedirnos tener
intercambios comerciales normales y habituales. Nuestro Código nos ayuda a saber lo que es correcto
y define las situaciones en las cuales debemos pedir más ayuda antes de actuar.
Todas nuestras actividades deben estar libres de incluso la apariencia de que se intercambian
beneficios incorrectos para obtener una ventaja comercial. Esto también se aplica a otros que actúan
en nombre de Regal, como representantes, agentes, proveedores y socios comerciales. No podemos
pedir a alguien más hacer algo que sabemos que está en contra de nuestro Código o la ley. En
general, todos los regalos, agasajos y comidas deben ser infrecuentes, razonables para el mercado
pero nunca lujosos, y conectados con un propósito comercial adecuado. Las siguientes pautas se
aplican a la mayoría de las situaciones privadas, no gubernamentales. Se aplican reglas especiales
en el caso de los empleados públicos o del gobierno. Ofrecer o dar algún regalo, agasajo o comida a
empleados públicos o del gobierno podría estar totalmente prohibido por las leyes y reglamentos.
Saber lo que está permitido y lo que está prohibido en cuanto a regalos y atenciones, como agasajos
y comidas, puede ser confuso y puede necesitar investigación adicional, así que consulte si no está
seguro de qué hacer.
22
Regalos
Los regalos se dan para establecer buena voluntad con otros con quienes
trabajamos y como una forma de promocionar una empresa o su marca.
Los regalos deben ser de valor nominal para el mercado, permitidos por
la ley (y las políticas de la compañía del destinatario), no solicitados por
el destinatario, apropiados, relacionados con un propósito comercial
adecuado y no dados regularmente. Por ejemplo, en los Estados Unidos, no
ofrecemos ni aceptamos regalos que tengan un valor de mercado de $100
USD o más sin aprobación previa y dar o recibir artículos promocionales de
valor nominal (generalmente menor de $25 USD) suele ser aceptable. Otras
regiones y empresas tendrán un menor valor aceptable; sea consciente del
mercado donde está haciendo negocios y verifique los requisitos locales.
Los regalos de dinero en efectivo o equivalentes de efectivo (por ejemplo,
tarjetas de regalo, vales, etc.) nunca son apropiados. Las donaciones
apropiadas a organizaciones caritativas aprobadas por los funcionarios de
la empresa están permitidas cuando no se hacen a cambio de influir en una
transacción de negocios o para obtener un beneficio indebido.
SITUACIÓN
RESULTADO
En un show anual automotor, de electrónica, y de energía en
Sí, esto está bien. Aceptar artículos promocionales (que
los Estados Unidos, Bethany, una ingeniera de Regal, sube a la
no son equivalentes de efectivo) que se ofrecen con poca
exhibición de un proveedor. Ella escucha sobre sus nuevos productos
frecuencia es una práctica comercial normal. Asimismo,
y toma algunos folletos. El representante en el stand del proveedor
dar artículos promocionales de valor nominal es
también le ofrece una taza, un calendario y algunas plumas. Ella sabe
generalmente una forma adecuada de promocionar
que Regal tiene altos estándares cuando se trata de aceptar regalos.
una marca y una empresa.
¿Está bien que ella acepte estos artículos?
Agasajos
Aceptar agasajos de nuestros clientes y socios de negocios, así como agasajarlos a ellos, también pueden ser una forma de avanzar en
los negocios y fomentar una buena relación de trabajo. Sin embargo, tenemos que estar seguros de que todos los agasajos en los que
participamos son apropiados y razonables, no lujosos. Como con los regalos, queremos evitar incluso la apariencia que los agasajos podrían
ser una manera de alentar o conseguir algún tipo de compensación o un resultado de negocios favorable, o que sea cualquier tipo de soborno
para hacer negocios con Regal. Puede ser difícil determinar qué es aceptable y qué no. Un agasajo aceptable es:
•de valor razonable;
•no lujoso;
•infrecuente;
•legal;
•permitido por el código de conducta del destinatario;
•disponible y abierto a los géneros mixtos.
Normalmente, algo sólo se considera un agasajo si asisten tanto un empleado de Regal como un socio de negocios externo. Por ejemplo, ir con
un cliente potencial a una excursión de golf sería un agasajo, mientras que recibir u obsequiar un vale para una ronda de golf sería un regalo.
Además, si usted no sentiría comodidad asistiendo con su cónyuge o uno de sus padres debido al tipo de lugar, es probable no sea apropiado
para los negocios. Cuando se ofrece un agasajo (o cualquier otra cortesía de negocios), es nuestra responsabilidad preguntar si la empresa
para la cual trabaja el destinatario tiene una política que limite la capacidad del receptor para aceptar el agasajo (o regalo) antes de ofrecerlo.
23
Comidas
Podemos compartir comidas y refrescos razonables con nuestros clientes y socios
comerciales en el curso normal del negocio. Compartir una comida con alguien con quien
estamos haciendo negocios puede ser otra buena manera de establecer o mejorar una
relación comercial y llevar a cabo una reunión de negocios. Sin embargo, debemos tener
cuidado de sólo compartir con otros comidas que sean:
•razonables y en conexión con una reunión de negocios (refrigerios ligeros como té, café,
frutas, pasteles son buenas opciones);
•consistentes con la región o el mercado donde se ofrecen y las políticas del negocio
del destinatario;
•de naturaleza poco frecuente; y
•ni lujosas ni extravagantes.
En todas estas situaciones —regalos, comidas, agasajos— puede ser difícil definir "nominal",
"lujoso" o "extravagante" con un monto monetario específico puesto que los costos de tales
cortesías varían alrededor del mundo. Si no está seguro de si algo está permitido o podría
ser inadecuado o ilegal, pregunte antes de actuar. Si desea preguntar en forma confidencial,
envíe un correo electrónico a integrity@regalbeloit.com.
SITUACIÓN
RESULTADO
Acaba de terminar un gran proyecto y Dean, el
No, Dean ofreció lo que cualquier persona razonable consideraría una cena
director del proyecto, quiere llevar al equipo del
elaborada y fastuosa. Podemos proporcionar comidas y agasajos razonables
cliente y al equipo de Regal a cenar. Ha reservado una
a nuestros clientes y socios de negocios como una forma de avanzar en
mesa en el mejor restaurante de la ciudad. Durante
la relación comercial y crear buena voluntad, pero Dean exageró. Debió
la cena, se ordenan botellas de vino y champagne de
haber tenido un mejor criterio en el uso de los recursos de la empresa.
precio alto junto con abundantes alimentos, bebidas y
Y, aunque Dean hubiera pagado la cena (usando su propio dinero), aun
postres. La factura asciende a varios cientos de dólares
así sería inadecuado. Sin importar quién paga los gastos, se aplican las
por persona. Dean paga la comida con la tarjeta de
mismas reglas para regalos, agasajos y comidas.
crédito de la compañía, ¿esto es aceptable?
Regalos, agasajos y comidas con
personas del gobierno
Hay reglas muy estrictas en todo el mundo acerca de dar regalos, comidas y agasajos a los
empleados del gobierno. Las acciones que son legales y comunes en un entorno comercial
pueden ser ilegales si se brindan a una persona pública, empleado del gobierno u otro
"funcionario del gobierno". Cumplimos estrictamente con las leyes aplicables en todas
las partes en donde trabajamos. A excepción de lo aprobado por adelantado por la Oficina
de Ética y Cumplimiento, tenemos prohibido dar algo de valor (incluso refrescos ligeros
o artículos promocionales de valor pequeño) a los empleados públicos, representantes o
funcionarios del gobierno (o sus familiares).
24
ALTA ENERGÍA
Promovemos una fuerte ética de trabajo con equipos de alta
energía, que fomentan una cultura de inclusión y respeto para
todos. Los equipos de alta energía tienen una identidad de grupo y
están comprometidos con los demás —celebrando nuestros éxitos y
compartiendo los desafíos.
Muchas cosas posibilitan un lugar de trabajo de alta energía, tales como
la capacidad de soñar y lograr nuestros objetivos. Otros atributos de un
entorno de trabajo de alta energía incluyen ser respetuosos, incluyentes
y tolerantes con los demás. Contamos con nuestros compañeros para ser
productivos y ofrecer el máximo valor a nuestros clientes. Tener un ambiente
de trabajo donde todos se sienten respetados y seguros es fundamental para
la forma como nosotros trabajamos.
25
26
Prácticas laborales justas
Valoramos y respetamos nuestra diversidad. Trabajamos cada día para crear una atmósfera donde cada uno de
nosotros sabe que somos valorados como individuos y todo el mundo es tratado con dignidad y respeto.
Somos un empleador con igualdad de oportunidades en todas nuestras sucursales en todo el mundo.
Empleamos y promovemos a personas cualificadas sin discriminación. No está permitido ningún tratamiento
de una persona, ya sea menos o más favorable, con respecto a raza, color, religión, sexo, identidad de género,
orientación sexual, estado civil, edad, origen nacional, discapacidad, estatus de veterano o militar de una
persona. Esto se aplica a todos los aspectos del empleo de la persona, incluyendo reclutamiento, contratación,
capacitación y desarrollo, compensación, transferencia, ascenso, sanciones disciplinarias o despidos.
Estamos comprometidos a cumplir con las leyes laborales y de empleo aplicables en todos los lugares donde
hacemos negocios, incluyendo los relativos a la libertad de asociación, privacidad, negociación colectiva,
inmigración, condiciones de trabajo justas, discriminación en el empleo y acoso. Tratamos a todos con respeto,
lo que significa que lo hacemos con justicia, profesionalidad y honestidad.
Estamos comprometidos a mantener un ambiente de trabajo libre de acoso físico, psicológico, verbal y no
verbal, incluyendo el acoso sexual. Investigaremos de forma pronta e imparcial todas las quejas de acoso y
discriminación.
El acoso es un comportamiento relacionado con raza, sexo, identidad de género, color, religión, origen nacional,
edad, orientación sexual, estado civil, estatus de veterano, discapacidad o cualquier otra característica de una
persona que cree un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo o que interfiera más allá de lo razonable
con el rendimiento en el trabajo de un empleado. Todas las formas de acoso por parte de cualquier persona,
incluidos los clientes, visitantes y proveedores, están estrictamente prohibidas.
Para obtener más información sobre este tema y cómo podemos contribuir a nuestro valor de alta energía, lea
nuestra Política de respeto y dignidad.
SITUACIÓN
La empresa está buscando un nuevo operador de máquinas y un número
apreciable de personas cualificadas se han presentado para el trabajo.
Durante el proceso, se entrevista a Sean, un joven de unos veinte años. A
la mayoría del equipo le parece que tiene una buena actitud, las habilidades
necesarias y una fuerte ética de trabajo. Sin embargo, uno de los miembros
del equipo, dice, "Sean es demasiado joven para saber cómo hacer las cosas
bien. No queremos contratar a un joven que va a cometer errores debido a su
inexperiencia. Deberíamos contratar a alguien mayor, que sepa cómo hacer las
cosas realmente". ¿Esto está bien?
RESULTADO
No, esto no guarda relación con nuestro Código, nuestros valores ni nuestra
postura de diversidad e inclusión. Aunque podemos considerar factores como la
experiencia laboral, actitudes y aptitudes necesarias para hacer el trabajo, no
discriminamos por cuestiones de edad u otros factores. El hecho de que Sean
esté siendo discriminado debido a su edad está mal y no tiene cabida en Regal.
Necesitamos contratar a la mejor persona para el trabajo sin discriminar.
27
Lugar de trabajo seguro
UN LUGAR DE TRABAJO SIN DROGAS
Hacemos nuestro mejor trabajo con una mente clara y un cuerpo que no se ve impedido por drogas
o alcohol. No toleramos el uso de drogas o alcohol que pueden afectar negativamente la realización
segura y exitosa de nuestro negocio. Conforme a las políticas locales, desaconsejamos el uso de
productos de tabaco mientras se esté dentro de las instalaciones o los vehículos de la empresa. No
permitimos la posesión o el uso de alcohol o drogas ilegales durante las horas de comercio, incluyendo
comidas y periodos de descanso. La posesión, uso, compra, transferencia o venta de drogas o
sustancias controladas sin autorización médica documentada es motivo de sanción inmediata. Puede
haber excepciones para el uso de alcohol durante los eventos especiales (por ejemplo, una fiesta) con
aprobación previa de un miembro del personal ejecutivo de la empresa.
SITUACIÓN
Después de regresar al trabajo desde una comida fuera,
Jake se da cuenta de que su jefe huele a alcohol. El jefe de
Jake está actuando de manera extraña y tiene dificultades con
sus palabras. Jake se enfrenta a su jefe, pero este tranquiliza
a Jake diciéndole que está bien y que a menudo toma un par de
cervezas antes de volver a trabajar para "quitarse la tensión".
¿Qué debe hacer Jake?
RESULTADO
Jake tiene que actuar para que su jefe no se cause daño a sí mismo o a
otros. Su jefe está creando un ambiente de trabajo inseguro al estar
bajo la influencia del alcohol en el trabajo. Jake debe hacer saber a
alguien más en la administración y recursos humanos acerca de la
situación para que puedan abordarla inmediatamente.
28
Lugar de trabajo seguro continuación
UN LUGAR DE
TRABAJO SIN
VIOLENCIA
Nuestro lugar de trabajo está libre de violencia,
intimidación y acoso. La violencia puede significar
causar daño físico, como empujones, así como
contactos no físicos, como gritos o amenazas.
Aquellas personas que cometen actos de violencia,
incluidos los proveedores, visitantes y clientes,
van en contra de nuestros valores, nuestro Código y
nuestra forma de hacer negocios.
Prohibimos la posesión de armas en los locales
de Regal incluyendo los vehículos personales (a
menos que estén expresamente permitidas por la
legislación local). Las armas incluyen armas de
fuego, cuchillos, explosivos y objetos similares con
el potencial de causar daño.
29
Lugar de trabajo seguro continuación
MEDIO AMBIENTE, SALUD,
SEGURIDAD Y SOSTENIBILIDAD
Mantenemos ambientes de trabajo seguros y saludables. Hacemos seguimiento de los progresos
en las instalaciones en nuestra Revisión de Cumplimiento de Ciudadanía (CCR, por sus siglas en
inglés). Nos comprometemos a cumplir todos los requisitos ambientales aplicables y a realizar
nuestras operaciones de una manera que minimice el impacto ambiental. Esto se aplica a
todas nuestras actividades, no solo al manejo de nuestros residuos y emisiones, sino a todo lo
que hacemos. También incluye utilizar los recursos eficientemente, reciclar y operar todas las
instalaciones de conformidad con las leyes y nuestras políticas.
La seguridad siempre debe ser una prioridad. Siga los procedimientos adecuados en el caso de un
incendio u otra emergencia. Necesitamos saber cómo utilizar nuestras herramientas y equipos de
forma segura y adecuada. Ninguna fecha límite o venta justifica poner en peligro a las personas o
comprometer la seguridad. Si ve algo que potencialmente podría ser un peligro, hable. Todos tienen
la autoridad para dejar de trabajar y corregir un problema de seguridad. Entender y seguir las
políticas de Responsabilidad social y Sostenibilidad ambiental de Regal.
SITUACIÓN
Se acerca el final del día y se debe completar un pedido para
cumplir con el plazo de un cliente. Nadine trabaja en el mecanizado
y ha estado trabajando duro todo el día para cumplir con el plazo.
Se da cuenta de que uno de sus compañeros ha improvisado un
alambre y cinta para desactivar una protección de seguridad en una
prensa de taladro. Ella le pregunta a su compañero de trabajo qué está
pasando y la respuesta es, "conozco esta máquina como la palma de mi
mano y esta protección de seguridad realmente me frena. Necesitamos
terminar este pedido y trabajo más rápido así". ¿Qué debe hacer Nadine?
RESULTADO
El compañero de trabajo de Nadine debe poner las protecciones de seguridad
necesarias en su lugar antes de continuar el trabajo. Nada (incluyendo
cumplir un plazo o una meta de utilidades) justifica poner en peligro la
seguridad de nadie. A veces podemos distraernos por la presión para
cumplir con nuestros objetivos, pero sacrificar la seguridad y aumentar
la probabilidad de un accidente nunca es la manera correcta de hacer
las cosas. Si su compañero no pone la protección, Nadine debe alertar
a su jefe o alguien de EHSS inmediatamente y dejar de trabajar hasta
que se resuelva la cuestión de seguridad.
30
Relaciones con los proveedores
Nuestros proveedores son una parte vital de nuestro negocio y confiamos en ellos para que nos
suministren productos y servicios de calidad. Nos asociamos con proveedores con base en el valor y
la calidad de los productos, así como su compromiso para hacer negocios de la forma correcta. Para
tener éxito, debemos asociarnos con proveedores que compartan nuestro valor de alta energía y ética
de negocios. Nuestras expectativas de calidad de los proveedores y trato ético se detallan en nuestro
Manual de aseguramiento de calidad de los proveedores y otros documentos en nuestra página web.
Nos asociamos con proveedores que respeten los derechos humanos. Todos nuestros proveedores
deben mantener ambientes de trabajo seguros y saludables donde sus empleados sean respetados y
tratados con dignidad. También requerimos que nuestros proveedores cumplan con nuestra Política
de minerales en conflicto y las leyes sobre sustancias químicas y peligrosas.
A veces, puede ser necesario que los proveedores verifiquen que están cumpliendo con nuestras
expectativas. Los proveedores pueden probar esto proporcionándonos documentos tales como
certificaciones, políticas y manuales; también puede lograrse con visitas, inspecciones y auditorías.
El cumplimiento de altos estándares éticos y tener la seguridad apropiada en la cadena de suministro
son obligatorios para hacer negocios con Regal. Podemos requerir que los proveedores hagan
mejoras o, si es necesario, terminar una relación de negocios con proveedores que no conducen sus
negocios según nuestras expectativas.
Nuestras relaciones con los proveedores se basan en la confianza. Proporcionamos información
sensible y confidencial a nuestros proveedores (y viceversa) y esperamos que los proveedores
protejan nuestra información como nosotros protegemos la de ellos.
31
Privacidad de los datos
personales
Debemos respetar a las personas y su información personal. Estamos comprometidos con un
ambiente de trabajo donde se protege la información personal confidencial.
En el curso de nuestro negocio, recopilamos y mantenemos información personal, como nombres,
información de contacto y números de identificación de nuestros empleados, proveedores y
clientes. Las personas que nos revelan información personal deben hacerlo con la confianza que la
mantendremos y utilizaremos responsablemente para fines comerciales legítimos y en conformidad
con las leyes de privacidad aplicables. Nuestros empleados y representantes deben manejar la
información personal únicamente para el propósito deseado y según sea necesario.
Muchos países tienen leyes sobre la recopilación y el uso de información personal. Estas leyes
regulan el manejo de la información proporcionada por los consumidores, así como la información
personal de los empleados y representantes de Regal. Recopilamos, usamos y revelamos
información personal con la seguridad adecuada y en consonancia con las leyes de los países donde
hacemos negocios. Se deben tener las salvaguardias apropiadas para garantizar que los datos son
debidamente controlados, tales como la transferencia segura de información personal.
Informe a su supervisor, líder del equipo, Recursos Humanos, la Línea de alerta sobre integridad
o el Departamento de Asuntos Legales si se entera o sospecha que la información personal ha sido
divulgada o utilizada incorrectamente.
SITUACIÓN
Tobías, quien trabaja en Recursos Humanos en Regal en
Wisconsin, está trabajando en un proyecto con otras personas
de Regal en Europa, China y México. Está a punto de irse de
vacaciones y necesita tener cierta información mientras está
fuera de la oficina. Tiene un archivo con los nombres, direcciones,
números de identificación y la información de la cuenta bancaria de
los empleados de Regal que forman parte del proyecto que necesita.
Envía el archivo a su cuenta de correo electrónico personal (no de
la empresa) para tener acceso a la información. ¿Esto era lo correcto?
RESULTADO
Esto no era lo correcto. Cuando enviamos información a direcciones de
correo electrónico fuera de la red de correo electrónico de Regal aumenta
la probabilidad de que pueda ser robada por otros. Esto puede ser
particularmente peligroso cuando los datos que se están compartiendo
implican información personal privada. Tobías debe informar a su jefe
y a la oficina de TI acerca de sus acciones de modo que se puedan
tomar medidas apropiadas para maximizar las posibilidades de
que los datos permanezcan seguros en el futuro.
32
RENDIMIENTO
Nuestras partes interesadas cuentan con que ejecutemos,
cumplamos nuestros compromisos y mejoremos continuamente.
Nuestro enfoque en la excelencia operativa asegura la alineación de
nuestros objetivos corporativos con nuestros equipos, lo que resulta
en un rendimiento excepcional.
La forma como hacemos nuestros productos puede ser tan importante
como los productos en sí. Nuestras partes interesadas, inversores,
clientes y comunidades confían que cumplamos con nuestras obligaciones
en una forma responsable y ética. Siempre estamos innovando y pensando
en formas nuevas y emocionantes de satisfacer las demandas de un
mundo cambiante. Regal se compone de personas exigentes y éticas y esto
se refleja en nuestro desempeño. Al final de cuentas, la forma como nos
comportamos es la forma como nos recordarán.
33
34
Calidad y seguridad de
los productos
Nuestro propósito de negocio es "Convertimos la energía en movimiento para ayudar al mundo a
funcionar más eficientemente". Hacemos esto trayendo desempeño de clase mundial a nuestros
clientes mediante innovación, calidad, entrega, capacidad de respuesta y costo. Nuestros productos
deben ser de la más alta calidad posible y seguros de usar para lograr su propósito. Todos
compartimos la responsabilidad de utilizar los recursos de Regal para mejorar la confiabilidad y la
seguridad de nuestros productos.
Somos conscientes de las diferencias entre operar de forma eficiente y tomar atajos para hacer el
trabajo. Tenemos rigurosos controles de calidad y estándares de producción para asegurarnos de
que todos nuestros productos cumplan los requisitos legales, reglamentarios y del cliente. Crear los
mejores productos posibles de una manera ética y segura garantizará nuestro éxito a largo plazo.
Consulte nuestra Página de inicio de la intranet de calidad para obtener información sobre cómo
crear productos de calidad.
Fabricamos productos que funcionan bien y son seguros cuando se utilizan correctamente. Tenemos
muchas normas y pruebas para asegurarse de que los productos que vendemos estén en consonancia
con todas las normas de seguridad del producto. Si tomamos conocimiento de los problemas de
seguridad con nuestros productos, debemos investigar y solucionar esos problemas.
Cuando inventamos un nuevo producto, debemos seguir nuestro Proceso de desarrollo de nuevos
productos. Este proceso está estructurado para asegurar que nuestros productos sean diseñados y
fabricados para satisfacer o superar la calidad y las normas reglamentarias adecuadas que rigen
la seguridad y la salud. Consulte la Página de intranet de tecnología para encontrar la persona
adecuada a contactar si surge alguna pregunta o inquietud de seguridad o calidad de productos.
35
Competencia leal
Nos dedicamos a ganar clientes a través de la calidad y el valor total de nuestros productos y
servicios. No ganamos creando desventajas injustas para nuestros competidores. Es crítico que
evitemos incluso la apariencia de incorrección mientras competimos en el mercado.
Las leyes de competencia (llamadas ley antimonopolio en algunos países) promueven la competencia
justa y honesta, y protegen a proveedores y clientes de las prácticas que limitan la competencia. Las
infracciones de estas leyes pueden significar potenciales daños y multas para la compañía y grandes
multas y prisión para las personas involucradas.
Estas leyes son complejas, pueden aplicarse en todo el mundo y funcionan de manera diferente en
diferentes circunstancias. Cumplimos con todas las leyes de competencia aplicables. Es esencial
consultar con el Departamento de Asuntos Legales antes de entrar en discusiones o acuerdos con
un competidor, antes de nombrar o desvincular a socios de negocios (incluidos distribuidores) o de
cambiar las prácticas o los procesos para establecer precios.
Nosotros no hacemos ningún acuerdo o arreglo, formal o informal, con competidores, clientes,
proveedores u otros para intencionalmente limitar o reducir la competencia. Determinamos
independientemente los precios y las condiciones de venta de nuestros productos y servicios.
No hacemos "fijación de precios" y evitamos los acuerdos —escritos o no escritos, formales o
informales— con la competencia sobre los precios.
La no fijación de precios significa que debemos determinar nuestros precios de forma independiente.
Los acuerdos con los competidores relacionados con los precios están estrictamente prohibidos.
Esta prohibición incluye, sin limitación, los acuerdos que disminuyen los precios, incrementan los
precios, fijan precios mínimos o máximos o establecen una fórmula para calcular los precios.
Nosotros no asignamos territorios, líneas de productos o clientes con los competidores y no hacemos
acuerdos para permitir estas actividades. Estos tipos de acuerdos están estrictamente prohibidos.
36
Competencia leal continúa
Las comunicaciones con los competidores deben hacerse solamente en situaciones limitadas y
con aprobación previa. Reúnase con un representante de un competidor (fuera de las reuniones
de comercio o de la asociación profesional) solo después de consultar con el Departamento de
Asuntos Legales. Aunque a veces debemos reunirnos con proveedores o clientes que también son
competidores, usted debe informar las situaciones en la cuales se reúne con un proveedor o cliente
que es también un competidor cuando la discusión supera el ámbito de la relación con el proveedor o
cliente. Si un competidor intenta iniciar una comunicación sobre temas contrarios a la competencia,
usted debe detener la comunicación inmediatamente y decirle al competidor que nuestra política
prohíbe tener este tipo de discusión. Si estos temas se presentan en una reunión o algún otro
ambiente y la discusión no se detiene inmediatamente, usted debe retirarse de la reunión. Luego,
informe inmediatamente de la situación al Departamento de Asuntos Legales.
La participación o membresía en asociaciones comerciales y profesionales con frecuencia implica
la comunicación entre los competidores. Cuando usted participa en asociaciones comerciales o
profesionales preste mucha atención a nuestra política sobre antimonopolio y evite discutir temas
sensibles a la competencia.
La recopilación de información sobre nuestros competidores y productos y servicios de la
competencia es una parte necesaria y rutinaria de los negocios. Sin embargo, para recopilar dicha
información, no utilizaremos medios inadecuados tales como el robo o el engaño.
SITUACIÓN
Mientras estaba en una conferencia en Hong Kong, Francis,
que vende unidades de frecuencia variable, se reúne con
clientes, socios y expertos en nuestra industria. Francis es
abordada por un gerente de ventas de uno de los competidores
de Regal. Al principio, la conversación es acerca de la
conferencia y el clima. Luego, el gerente de ventas dice "entre
tú y yo, estamos perdiendo nuestro tiempo y dinero en Brasil. Te
digo, si Regal quiere dominar en Brasil, está bien, pero no se metan
en la India. De esta forma ambos ganamos más dinero, piensa en
ello". Entonces se aleja. ¿Qué debe hacer Francis?
RESULTADO
Francis debe notificar al Departamento de Asuntos Legales la
conversación. Aunque pueda parecer como un comentario aislado,
debemos hacer un registro de esta actividad para proteger a Regal.
El gerente de ventas de la competencia estaba tratando de inducir
una actividad anticompetitiva que dañaría a nuestros clientes y
pondría en peligro el éxito a largo plazo de Regal.
37
Cómo se trabaja con
los gobiernos
Hacemos negocios con una variedad de empresas privadas y públicas, incluyendo los gobiernos
municipales, provinciales, estatales y nacionales, y organismos de propiedad del gobierno
(a veces llamados "estatales"). Habitualmente trabajamos con agencias reguladoras y funcionarios
gubernamentales en relación con nuestro negocio no gubernamental.
Al contratar con los gobiernos, a menudo se aplican ciertas reglas únicas y especiales a la
contabilidad, la fijación de precios, la presentación de informes, las especificaciones de los
productos y cómo cumplimos con los requisitos. Es esencial revisar y entender completamente
los requerimientos gubernamentales aplicables, en especial sobre el gobierno de los EE. UU. o
sus agencias, antes de presentar propuestas o aceptar contratos. Sólo celebramos un acuerdo
con requisitos que podamos cumplir por completo. Cualquier propuesta para la venta de bienes
o servicios a una agencia del gobierno, unidad militar, rama del gobierno, cualquier organismo
propiedad (incluso en parte) de cualquier tipo de gobierno, incluyendo una venta a un cliente o
contratista no gubernamental para la posterior venta a una agencia del gobierno, requiere previa
revisión y aprobación del Departamento de Asuntos Legales. Todas las comunicaciones de la empresa
con personal del gobierno deben ser veraces, exactas y completas.
Estamos comprometidos a cumplir las reglas de gobierno para competir con justicia. Respetaremos
las limitaciones aplicables a los empleados del gobierno, como las restricciones relacionadas con
regalos y el ofrecimiento de empleo a antiguos funcionarios del gobierno.
Cualquier actividad que involucre funcionarios del gobierno y cambios en las leyes y reglamentos
que afectan a la empresa (por ejemplo, el cabildeo) requieren aprobación previa del Departamento
de Asuntos Legales. Dicha actividad puede requerir inscripción anticipada o presentación de
informes bajo las leyes del cabildeo u otras leyes.
38
Programa anticorrupción
Ningún beneficio a corto plazo vale la pena si se daña nuestro éxito o reputación a largo plazo. Estamos contra la
corrupción y el soborno en todas sus formas y no los toleramos en nuestro negocio o de nuestros socios comerciales.
Las leyes contra la corrupción existen en todo el mundo. Estas leyes, incluyendo algunas como la US Foreign Corrupt
Practices Act (FCPA) y la U.K. Bribery Act, prohíben a las empresas dar indebidamente algo de valor para obtener,
mantener o influir en una decisión o acción.
No incurrimos en sobornos ni actividades corruptas para obtener o conservar una ventaja comercial inapropiada. Un
soborno puede ser cualquier cosa de valor (incluyendo favores y otros artículos no tangibles) que tienen la intención de
influir indebidamente en una decisión de negocios. No permitimos a otros ofrecer sobornos en nuestro nombre. Debemos
vigilar cuidadosamente las acciones de nuestros socios y agentes comerciales, porque las acciones de los individuos que
actúen en nombre de Regal pueden tener un impacto directo en Regal. Algunas leyes no hacen ninguna distinción entre
los empleados de Regal y los socios de negocios que actúan en nuestro nombre dado un caso de mala conducta.
Puede haber situaciones donde un funcionario del gobierno pide un pago pequeño en efectivo para facilitar, acelerar
o completar una tarea rutinaria, tal como instalar una línea telefónica o expedir un permiso. No hacemos estos tipos
de pagos que a veces se llaman "pagos de facilitación". Puede haber circunstancias muy limitadas y extremas donde
hacemos un pago que en caso contrario no haríamos. Si nos enfrentamos a una situación potencialmente mortal o
de graves daños a la propiedad o a nosotros mismos, entonces puede que sea necesario un pago; sin embargo, si se
enfrenta a estas situaciones, comuníquese con el Departamento de Asuntos Legales tan pronto como sea posible.
Otra cuestión clave sobre el soborno y la corrupción son los regalos y los agasajos a funcionarios del gobierno y el
registro preciso de las transacciones. Para definiciones adicionales, procesos e información de políticas, consulte
nuestros documentos en línea del Programa de lucha contra la corrupción y la sección "Dar y recibir regalos y
atenciones" de nuestro Código.
Si cree que algo no está bien, no lo haga. Si tiene preguntas, hable con su gerente o alguien en el Departamento de
Asuntos Legales antes de actuar. Comprenda sus obligaciones como empleado de Regal bajo el Programa de lucha
contra la corrupción.
SITUACIÓN
Estamos creando una nueva oficina en América del Sur y Eugene
es responsable de obtener los permisos necesarios y la aprobación
del gobierno local. Trabaja con un enlace del gobierno a cargo de
utilidades que le dice: "Me alegra que desee establecer oficinas, pero
tiene que saber cómo se hacen las cosas aquí. Apreciaré mucho un
regalo de agradecimiento por mi tiempo y esfuerzo para la obtención
de estos permisos para usted. Si yo no los obtengo, podría tomar mucho
tiempo conseguir lo que usted necesita o es posible que usted no lo logre
en absoluto". Eugene está dividido entre instalar el nuevo conjunto de
oficinas a tiempo y dar regalos impropios. ¿Esto sería un soborno?
RESULTADO
Sí, esto sería un soborno y Eugene no debe pagarlo. Aunque el enlace del
gobierno está simplemente llamándolo un "regalo", aun así es un soborno.
Eugene debe informar lo sucedido a su jefe y al Departamento de Asuntos
Legales. No entregamos sobornos, punto. Encontraremos otra forma legal para
obtener el permiso. Eugene tiene el pleno apoyo de todos en Regal para hacer el
trabajo de la manera correcta.
39
Actividades y aportes políticos
Cumplimos con todas las leyes nacionales, estatales y locales que regulan nuestra participación
en los asuntos políticos, incluidas las limitaciones sobre contribuciones a partidos políticos,
organizaciones y candidatos individuales. Quienes hacen contactos en nombre de la empresa con
partidos políticos, organizaciones, candidatos o funcionarios del gobierno deben cumplir totalmente
con todas las leyes y reglas aplicables.
Animamos a nuestros directores, personal ejecutivo y empleados a ser votantes informados y a
participar en el proceso político. La participación en el proceso político es una decisión personal,
voluntaria e individual. Sin embargo, hacer contribuciones a las actividades políticas a veces puede
ser una forma de ofrecer sobornos a miembros del gobierno. Debemos tener cuidado de evitar incluso
la apariencia de soborno cuando nos involucramos en actividades políticas.
Aquellos que decidan participar en el proceso político, ya sea mediante la contribución de tiempo
o de recursos, no pueden hacerlo como representantes de Regal. No debemos utilizar el tiempo,
los recursos o las instalaciones de la empresa para trabajar en actividades políticas o eventos para
recaudar fondos sin aprobación previa.
Estas restricciones se aplican a las actividades y pagos políticos en todos los países, a menos que
las leyes permitan tales actividades. Sin embargo, aun cuando esté permitido por la ley, el líder
empresarial responsable y el Departamento de Asuntos Legales deben aprobar por adelantado
cualquier actividad política o los pagos realizados en nombre de la empresa.
SITUACIÓN
Mike trabaja como jefe de oficina en Regal y recientemente se
unió a la campaña de un político local, candidato a la reelección.
Necesita hacer algunas llamadas y diseñar unos folletos para la
campaña, pero no puede encontrar el tiempo para hacerlo. Para
ahorrar tiempo, usa algunas horas durante su turno en Regal para
hacer algunas llamadas telefónicas, y además usa su computadora de
la compañía para diseñar los folletos. ¿Esto estuvo bien?
RESULTADO
No, esto no era aceptable. Los sistemas, recursos, equipos, tiempo y
fondos de Regal no deben utilizarse para fines personales o políticos sin
aprobación previa.
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Controles de comercio
internacional
Como una empresa líder mundial con operaciones en todo el mundo,
tenemos que conocer y cumplir las leyes al hacer negocios a través
de las fronteras del país. Todos los países tienen requisitos legales
específicos que regulan la circulación de mercancías a través de sus
fronteras. Las exportaciones son cuando los productos, servicios o
información se trasladan fuera del país. Las importaciones son cuando
los productos, servicios o información son introducidos en un país.
Dependiendo del tipo de transacciones, podemos ser responsables de la
importación, exportación o ambas.
Los empleados involucrados en las actividades de exportación o
importación deben:
•Obtener la autorización adecuada según corresponda;
•Establecer la elegibilidad de quienes recibirán los productos que
están siendo exportados por la empresa;
•Ejecutar y entregar la documentación requerida en forma oportuna,
veraz, exacta y completa.
•Conservar los registros de conformidad con los requisitos aplicables.
El comercio internacional implica el movimiento tanto de productos físicos tales como motores, generadores y
componentes, así como de información, como software y conocimientos técnicos. Las leyes de muchos países
prohíben o restringen la exportación de ciertos tipos de materias primas, tecnología, software, información y
otros elementos. Una exportación puede ocurrir a través de envíos, llevando artículos a través de una frontera,
transmisión electrónica (correos electrónicos, acceso a Internet, teléfono, etc.) o conversaciones en persona.
Las leyes de Estados Unidos prohíben a las empresas exportar nuestros bienes y servicios a ciudadanos,
empresas y representantes de algunos países, o hacer negocios con ellos. Esta prohibición también se
aplica a las personas y empresas que aparecen en varias listas restringidas. Las leyes también prohíben a
las compañías estadounidenses cooperar con ciertos boicots de otros países y requieren que las empresas
estadounidenses informen sobre las solicitudes de apoyo de los boicots. Debemos tener suficiente
información acerca de nuestros clientes para asegurarnos de que estamos tratando con entidades de prestigio
a quienes podemos vender y exportar legalmente.
Es importante que conozcamos a nuestros clientes al hacer negocios tanto internacionales como nacionales.
Nuestros clientes deben proporcionar respuestas claras sobre sus operaciones, los propietarios, las
ubicaciones y el uso final de nuestros productos antes de involucrarnos en el proceso de exportación.
Debemos asegurarnos de que nuestros clientes no estén comprometidos en actos de terrorismo, fabricación
de armas ilegales, o que estén incluidos en listas prohibidas por actividades peligrosas e ilegales. Como
líderes mundiales, tenemos que asegurarnos de que los productos que fabricamos no acaben en las manos
equivocadas. Hacemos esto conociendo nuestra cadena de suministro y nuestros clientes.
Si no está seguro de cómo actuar cuando hace negocios internacionales, pida ayuda al Equipo de
Cumplimiento de Comercio Global (trade.compliance@regalbeloit.com) y consulte nuestros Manuales de
importación y exportación. Todas nuestras entidades y empresas, sin importar la ubicación, son responsables
de asegurarse de que cumplen con estas reglas, nuestras políticas y procedimientos.
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Prevención del lavado de
dinero y la corrupción
El lavado de dinero es un intento que realizan individuos u organizaciones para ocultar o legitimar el dinero
conectado a delitos, incluyendo el terrorismo, las ventas de drogas, el soborno y el fraude. Pueden intentar ocultar
sus fondos indebidamente obtenidos usándolos para comprar productos tales como los vendidos por Regal.
Estamos comprometidos a cumplir con las leyes anti-lavado de dinero alrededor del mundo. Detener el lavado
de dinero es un paso clave en la lucha contra las actividades delictivas graves. Es esencial tomar pasos
razonables para detectar y evitar posibles relaciones con clientes que nos ponen en riesgo de lavado de dinero.
Haremos negocios únicamente con clientes que se dedican a actividades comerciales legítimas y que utilizan
fondos obtenidos a través de fuentes legítimas.
Antes de contratar cualquier representante, distribuidor, agente externo u otro socio de negocios que puede
representar a Regal de alguna manera, se debe realizar la adecuada diligencia debida y seguir el Procedimiento
de contratación y recontratación de socios de negocios.
Ciertos tipos de actividades comerciales deben hacernos considerar si Regal está siendo utilizada para lavar
dinero o participar en otras actividades ilegales. Los siguientes son algunos ejemplos:
•Intentos o solicitudes de un cliente o potencial
cliente para pagar en efectivo, giros postales o
cheques de viajero.
•Intentos o solicitudes por un cliente o potencial
cliente para pagar a través de un tercero.
•Intentos de estructurar los negocios para evadir
los requisitos de registros e informes, tales como
múltiples transacciones en efectivo por debajo
de las cantidades que requiere informar a las
autoridades o dos juegos de libros donde se omite
información de uno de ellos en forma intencional.
•Peticiones realizadas por un proveedor para que la
empresa haga un pago a un tercero.
•Transacciones excesivamente complicadas.
•Pedidos o compras de un cliente que no están
relacionados con su actividad normal.
•Un cliente o representante del cliente que
proporciona información falsa o es reacio a
proporcionar información que identifique al cliente.
•Transacciones que implican lugares comúnmente
asociados con el terrorismo, narcotráfico o
blanqueo de capitales.
•Comisiones, bonos, comisiones por éxito y
otros arreglos de pago que están por encima de
la tasa habitual.
SITUACIÓN
Un nuevo cliente acaba de cancelar un pedido. Janice, una directora contable de
Regal, está trabajando en el procesamiento del reembolso. El cliente ha solicitado
que la devolución se expida en forma de cheque directamente al CEO de la empresa
(Sr. John Smith), no a la empresa (empresa ABC) que inicialmente pagó el pedido.
Esto le parece inusual a Janice. ¿Qué debe hacer?
RESULTADO
Janice está en lo correcto al considerar que algo no anda bien. Esta puede
ser una de las muchas maneras como las empresas y los particulares
corruptos lavan dinero. Ella debe informar a su jefe y al Departamento
de Asuntos Legales acerca de la situación antes de emitir el reembolso.
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LÍNEA DE ALERTA SOBRE INTEGRIDAD
www.regalbeloitintegrity.com
integrity@regalbeloit.com
NÚMEROS DE TELÉFONO DE LA LÍNEA DE ALERTA SOBRE INTEGRIDAD
País
Línea de alerta
País
sobre integridad
Línea de alerta
sobre integridad
Australia
1-800-941-637
Países Bajos
0-800-022-0944
Bélgica
0800-793-44
Nueva Zelandia
0800-000132
Brasil
0-800-591-7018
Filipinas
63-2-6406870
Canadá
1-800-245-2146
Rumanía
0-808-360-158
China
400-120-4932
Rusia
8-800-100-6318
Colombia
01800-710-2131
Singapur
800-852-3953
Francia
0805-089471
Eslovaquia
0-800-606-236
Alemania
0800-180-0763
Sudáfrica
0-800-983-462
Guatemala
502-22786395
España
900-809735
Hong Kong
800-906-138
Tailandia
001-800-852-6327
India
000-800-100-4541
Emiratos Árabes Unidos
8000-3570-2858
Israel
1-809-429368
Reino Unido
0-808-189-1308
Italia
800-789-764
Estados Unidos
1-800-245-2146
Malasia
1-800-817-738
Venezuela
0-800-100-9045
México
01-800-681-5346
Si no puede ver su país mencionado en él, consulte el sitio web de gobierno corporativo. www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm
www.regalbeloit.com
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actualizada está publicada en el sitio web de gobierno corporativo de Regal. Las copias
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