Plantilla 1.0 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Dirección de Tecnologías de la Información Guatemala, octubre de 2015 Índice Introducción................................................................................................................................... 3 Propósito del manual ..................................................................................................................... 3 Descripción de la dependencia ....................................................................................................... 3 Funciones de la dependencia .......................................................................................................... 4 Estructura interna de la dependencia ............................................................................................. 5 Departamento de Servicios Administrativos Internos ...................................................................... 6 Subdirección de Desarrollo de Sistemas .......................................................................................... 6 Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones ....................................... 7 Subdirección de Asistencia al Usuario ............................................................................................. 8 Subdirección de Administración de Sistemas Financieros ................................................................ 9 Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 2 Introducción El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal acerca de la organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas de acuerdo a la normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública. Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala. Propósito del manual El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Tecnologías de la Información. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las interrelaciones y niveles jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada unidad organizativa interna de acuerdo al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones. Descripción de la dependencia MISIÓN Es la dependencia responsable de administrar los recursos y sistemas del Ministerio y de las entidades con las que éste comparte recursos informáticos, establecer normas, estándares y metodologías para la gestión de la tecnología de la información, comunicaciones e infraestructura de redes, sistemas, equipos, bases de datos, comunicaciones informáticas y de telefonía. VISIÓN Ser el ente rector en tecnología y sistemas de información con personal altamente calificado para prestar servicios de calidad. MARCO LEGAL Acuerdo Gubernativo No. 26-2014. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 3 Funciones de la dependencia 1. Administrar los procesos, actividades y recursos de las áreas y sistemas de informática y desarrollo tecnológico. 2. Coordinar las actividades que en materia de tecnologías de la información se realicen en las diferentes unidades administrativas del Ministerio. 3. Asesorar a las autoridades del Ministerio en materia de tecnologías de la información, así como a las entidades del sector público en la operación y administración de sistemas informáticos propios y compartidos, fortaleciendo la red de información Interna. 4. Definir criterios y verificar el cumplimiento de los mecanismos de disponibilidad, seguridad y acceso a la información que administra el Ministerio. 5. Asegurar el efectivo funcionamiento de los sistemas informáticos internos, que sirvan a los procesos técnicos y administrativos de la institución. 6. Coordinar y administrar los Sistemas de Administración Financiera –SIAF para asegurar su efectivo funcionamiento y modificaciones; así como, la implementación y desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades. 7. Administrar los sistemas de telecomunicaciones del Ministerio; así como, las redes intra institucionales e interinstitucionales para la transmisión de información. 8. Coordinar la actualización y administración de las bases de datos para garantizar un servicio de información accesible, confiable y oportuna. 9. Coordinar y administrar el sistema de apoyo personalizado al usuario, tanto de los sistemas internos como del Sistema de Administración Financiera -SIAF-, así como la implementación de la mesa de servicio de primera y segunda línea. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 4 10. Administrar los sistemas de información internos y externos del sector público que le sean asignados. 11. Realizar análisis constantes de las necesidades de los usuarios para desarrollar nuevas aplicaciones con recursos internos o bien, coordinando el desarrollo externo. 12. Definir los estándares y políticas para administrar los recursos de redes, sistemas operativos, equipos, bases de datos, desarrollo de sistemas y comunicaciones informáticas. 13. Administrar proyectos tecnológicos tanto para el Ministerio como para las entidades con las que comparte sistemas informáticos. 1. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su competencia. Estructura interna de la dependencia Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 5 Departamento de Servicios Administrativos Internos DESCRIPCIÓN: Le corresponde brindar el soporte administrativo y de logística para la ejecución de las funciones sustantivas de la Dirección, coordinar la elaboración del plan operativo anual, gestionar la ejecución del presupuesto de la Dirección; coordinar la programación financiera, adquisición de bienes y servicios, distribución, almacenamiento e inventario de bienes y suministros, operación del fondo rotativo, caja chica y registros contables y elaborar los informes y reportes de ejecución requeridos; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades administrativas y financieras de la Dirección. 2. Administrar adecuadamente los recursos financieros asignados en el presupuesto. 3. Efectuar los procesos de adquisición de bienes y/o servicios. 4. Coordinar la elaboración del presupuesto anual de la Dirección. 5. Llevar un adecuado control de las hojas de responsabilidad de los empleados. 6. Llevar un adecuado control de los bienes registrados en el almacén. 7. Llevar un adecuado control del inventario de la institución en materia tecnológica. 8. Realizar todas las compras de la Dirección respetando la ley de Contrataciones del Estado. Subdirección de Desarrollo de Sistemas DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de diseño, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de gestión interna y financieros de gobierno y administrar un efectivo control de calidad de los mismos, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de desarrollo de Sistemas Informáticos. 2. Administrar, supervisar y evaluar la ejecución y los resultados de las actividades de análisis y diseño de los requerimientos emitidos por los entes rectores de los sistemas de gestión interna y financieros de gobierno. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 6 3. Administrar, supervisar y evaluar los procesos de desarrollo, mantenimiento y control de calidad de los sistemas informáticos de gestión interna y financieros de gobierno del Ministerio. 4. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos de los departamentos para la prestación de servicios de desarrollo de sistemas. 5. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 6. Proponer políticas, estándares, normas y/o procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia. 7. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los mismos. 8. Evaluar al personal de su área en el desempeño de sus funciones. 9. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones. Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de administración de las bases de datos, telecomunicaciones y seguridad de la Información, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de seguridad, base de datos y telecomunicaciones. 2. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos para la prestación de servicios de infraestructura, bases de datos y telecomunicaciones. 3. Definir y dar cumplimiento a las políticas de seguridad de la información de la dirección de Tecnologías de la Información. 4. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los mismos. 5. Definir los lineamientos para implementar y dar seguimiento a plan de recuperación de desastres del Ministerio. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 7 6. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su competencia 7. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 8. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 9. Evaluar al personal de sus departamentos en el desempeño de sus funciones. 10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones. Subdirección de Asistencia al Usuario DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos tecnológicos para garantizar la continuidad y calidad de los servicios de infraestructura y atención a usuarios que la Dirección brinda; administrar los procesos de seguridad informática, realizando las actividades que, acorde a esas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que fe sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de soporte técnico informático a usuarios y gestión de proyectos. 2. Brindar atención a los usuarios del Ministerio para la solución a los problemas técnicos informáticos. 3. Gestionar los proyectos de desarrollo tecnológico. 4. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos tanto técnicos como humanos de los departamentos para la prestación de servicios técnicos en las áreas de informática. 5. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 6. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los mismos. 7. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su competencia Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 8 8. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 9. Evaluar al personal de sus departamento en el desempeño de sus funciones 10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función 11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones Subdirección de Administración de Sistemas Financieros DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de implementación, actualización y soporte a todos los sistemas informáticos administrados por la Dirección, administrar la herramienta de inteligencia de negocios, promoviendo su efectivo funcionamiento y utilización y coordinar con la mesa de ayuda los cambios requeridos en los sistemas, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de soporte e implementación de sistemas informáticos administrados por la dirección. 2. Administrar, supervisar y evaluar los procesos de implementación y soporte de los sistemas informáticos administrados por la dirección. 3. Brindar soporte preventivo y correctivo a los sistemas informáticos administrados por la dirección. 4. Implementar en coordinación con los entes rectores los nuevos desarrollos en los sistemas informáticos administrados por la dirección. 5. Administrar, supervisar y evaluar el funcionamiento de la herramienta de inteligencia de negocios. 6. Coordinar con las mesas de ayuda el soporte a los Sistemas Financieros de Gobierno. 7. Definir y dar cumplimiento a las políticas, normas y/o procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia 8. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los mismos. 9. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su competencia 10. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 9 11. Evaluar al personal de sus departamento en el desempeño de sus funciones 12. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función 13. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información Página 10