Cómo crear base de datos en Microsoft Access

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Cómo crear base de datos en
Microsoft Access
Autor: Alejandro Beltran C
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Presentación del curso
Microsoft Access es un sistema para crear bases de datos. Hacer una base
datos implica recopilar información relacionada por alguna variable en común, para
ello se toman en cuenta tres conceptos claves: Campo, registro y dato.
· Campo: es el tipo de datos que se van a usar. Se hace referencia a ellos por
su nombre.
· Registro: está formado por la recopilación de una información particular.
· Dato: es la aquella intersección entre el campo con el registro.
Entre los elementos que otorga el curso, con la base de datos Access, versión
2007 están: las tablas, las consultas, los formularios, los informes, las páginas de
acceso a otros datos y todo esto permite reunir y distribuir datos, analizar datos
para elaborar proyecciones, dando lugar a diversa información específica y poder
combinarla entre sí. Utilizando sus características principales:
· Las bases de datos están estructuradas independientemente de sus
aplicaciones
· En lo posible, deben tener poca o ninguna redundancia.
· Permite que sean compartidas por varios usuarios y diferentes aplicaciones.
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1. Base de datos (Access). Introducción básica (1/2)
Objetivo: En esta práctica te familiarizaras con los elementos más
importantes de una tabla.
Contesta el cuestionario correspondiente de acuerdo con los datos que se te
proporcionan
PROVEEDORES:
ARTÍCULOS:
Cuestionario:
1.
¿Qué nombre le darías a esta base de datos?
__________________________________________________________________________
2.
¿Cuál es el nombre de cada una de las tablas?
__________________________________________________________________________
3.
Identifica y escribe la clave principal de cada una de las tablas
__________________________________________________________________________
4.
¿Qué tipo de relación existe?
__________________________________________________________________________
5.
¿Cuál es el campo clave que permite relacionar las tablas?
__________________________________________________________________________
3
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2. Base de datos (Access). Introducción básica (2/2)
Introducción a ACCESS
Objetivo: Crear una tabla de datos sencilla y agregarle nuevos registros.
1.
Abre tu programa ACCESS.
2.
Selecciona la herramienta BASE DE DATOS EN BLANCO.
3.
Ahora dirígete al área de:
4.
Automáticamente te manda a la creación de una tabla ya lista para
usarse y con el menú HOJAS DE DATOS ya activada.
5.
Selecciona el menú VER la opción VISTA DISEÑO.
6.
Al seleccionar la VISTA DISEÑO ponle el nombre PRODUCTOS.
4
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7.
Captura los siguientes datos:
8.
Como te habrás dado cuenta, al momento de capturar los datos
automáticamente al frente en la sección TIPO DE DATOS se va colocando de que tipo
van a ser, si auto numérico o de texto. ** Como observación para poner el guión
bajo ( _ ) hay que presionar la tecla Shift y sin soltar la tecla Guión que está a su lado
izquierdo, esto se menciona ya que en ACCESS no es recomendable dejar espacios
entre las palabras, un principio básico de los programas para Bases de Datos.
9.
Dale clic a la herramienta VER y selecciona la opción VISTA HOJA DE
DATOS, y te darás cuenta que te pide guardar, ya que las tablas siempre que quieras
hacer un movimiento te pedirá GUARDAR.
10. Para agilizar el guardado procura darle clic derecho a esta zona y
especifica el guardar o cerrar si es el caso ya que las tablas al no ser usadas deben
estar guardadas y cerradas.
11. Ahora en tu vista hoja de datos captura la siguiente información:
12. Al capturar los datos en la DESCRIPCION por ejemplo al ingresar la
palabra “ARROZ” automáticamente da el número en la opción NUM_PRODUCTO (al
dar enter y pasar al siguiente registro).
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13.
Ahora guarda tu tabla y ciérrala.
6
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3. Ejemplo práctico para crear una base de datos de
Access
Videoclub
1.
Realiza la siguiente tabla, para esto crea una nueva base de datos con
el nombre de VIDEOCLUB:
2.
Dale clic a
y que tus
propiedades de campo queden:
3.
Ahora en el campo Edad
que
quede de la siguiente forma:
4.
Haz otra tabla con el nombre PRECIOS:
7
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5.
Dale clic a categoría y que quede de la siguiente forma:
6.
Y en Precio Renta que quede de la siguiente forma:
7.
Ahora haz otra tabla y que se llame PELICULAS:
8.
Al campo id película cambia el indexado a SI (sin duplicados).
9.
Al campo Título cambia el Tamaño del campo a 35.
10.
Al campo Categoría cambia el tamaño a 15.
11.
Al campo Formato cambia el tamaño a 3.
12.
Al campo Género cambia el tamaño a 10.
13.
Al campo Clasificación cambia el tamaño a 3.
14. Al campo Existencias cambia el tamaño a Byte.
8
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15.
Ahora realiza la tabla con el nombre Rentas:
16. Al campo ID Folio cambia el tamaño a Entero Largo y al Indexado Sí(sin
duplicados)
17. Al campo ID Socio cambia el tamaño a Entero Largo y al Indexado No.
18. Al campo Días cambia el Tamaño a Byte y al indexado No.
19. Al campo Fecha el Indexado No.
20. Ahora realiza la tabla con el nombre DETALLE RENTAS.
21. Al campo ID Folio cambia el tamaño a Entero Largo y al Indexado No.
22. Al campo ID Películas cambia el tamaño a Entero largo y al Indexado No.
23. Ahora Guárdala.
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4. Captura de datos en una base creada
1.
Abre tu base de datos VIDEOCLUB dale doble clic a la tabla ID Socio y
captura los siguientes datos.
2.
Abre la tabla PRECIOS y captura los siguientes datos:
3.
Ahora abre la tabla PELICULAS y captura los siguientes datos:
4.
Ahora selecciona el menú HERRAMIENTAS DE BASES DE DATOS y luego
la opción RELACIONES y agrega la opción RELACIONES y agrega todas las tablas,
acomódalas, dale clic al campo que se relaciona y a la interfaz que te aparece activa
la casilla de verificación EXIGIR INTEGRIDAD CONDICIONAL, excepto a la última.
10
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5.
Acomódalas de la siguiente forma.
8.
Así quedará:
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5. Cómo crear formularios en una base de datos de
Access
1.
En esta práctica vamos a crear formularios para manejar el contenido
de la base de datos del videoclub.
2.
Abre tu práctica VIDEOCLUB.
3.
Ahora abre tu tabla Socios.
4.
Selecciona el menú CREAR y activa la herramienta FORMULARIOS.
5.
Te darás cuenta que están tus datos que ya almacenaste, explora,
observa y luego guarda con el nombre de F_Socios.
6.
En caso de ser necesario puedes cambiar los datos ya almacenados en
tu base de datos directamente, y en caso de estar bien capturados con tan solo
guardar estará segura tu información y podrás accesar a ella para realizar cualquier
consulta.
7.
De igual forma puedes crear formularios consultando al mismo tiempo,
esto lo podrás hacer de la misma forma activando tu menú CREAR solo que ahora
activa tu herramienta FORMULARIO DIVIDIDO, ahí te darás cuenta que tanto tu
formulario como tu base de datos la tienes al mismo tiempo, inclusive puedes
aplicar un autoformato con la herramienta del mismo nombre que se encuentra del
lado superior derecho y moviendo a las pequeñas barras desplazadoras podrás
cambiar el formato del formulario.
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8.
Quedando así como ejemplo, guárdalo como F_Socios dividido.
9.
Cierra todas tus tablas y dale clic a la tabla Películas, activa tu menú
CREAR, activa tu herramienta FORMULARIOS y a la herramienta VER cambia la vista a
DISEÑO.
10.
Abre tu programa PAINT y crea un dibujo relacionado con tu práctica,
solo toma en cuenta que es un logotipo, por lo tanto debe ser lo más pequeño
posible.
11.
Guárdalo en tu carpeta.
12.
Ahora como te habrás dado cuenta en tu barra de herramientas de tu
vista diseño de tu formulario activa la herramienta
y busca tu dibujo que
creaste en PAINT, selecciona dándole doble clic y te darás cuenta que se inserta en
la pantalla.
13.
En tus demás opciones podrás modificar todos los campos, utiliza todos
tus conocimientos y dales formato a las palabras, podrás mover, centrar y modificar
todo tu entorno, a tu imagen insertada dale un clic encima y jala los tiradores para
hacer tu imagen más grande, como tip podrás modificar campos dándole clic
derecho y podrás cambiar color de fondo, efectos, etc.
14.
Cuando termines de darle todos los cambios cambia a vista formulario
para que aprecies los cambios.
14
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15.
Por último recuerda guardar.
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6. Cómo crear varios tipos de Consulta en Access
(1/3)
1.
Crea una tabla con la siguiente estructura:
2.
Guárdala con el nombre productos.
3.
Agrega los siguientes datos:
4.
Cierra la tabla y recuerda guardar los cambios.
5.
Selecciona DISEÑO DE CONSULTA de tu menú CREAR.
6.
Te aparecerá la siguiente Interfaz:
7.
Dale clic al botón de comando Agregar.
8.
Aparecerá entonces la siguiente interfaz:
16
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9.
Da clic sostenido en <NUM_PRODUCTO> y sin soltar deja el puntero
delante de CAMPO: y hazlo con los demás campos:
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7. Cómo crear varios tipos de Consulta en Access
(2/3)
10.
Recuerda darle clic derecho a
y darle clic a GUARDAR ahí le
vas a dar el nombre de CONSULTA ARROZ-BOLSA, quedará de las siguiente manera.
11.
Ahora regresa a tu tabla PRODUCTOS y cambia el primer campo de
ARROZ, y en lugar de BOLSA ponle KILO:
12.
Cierra la tabla PRODUCTOS y también tu tabla CONSULTA
ARROZ-BOLSA, nuevamente vuelve a abrir tu tabla CONSULTA ARROZ-BOLSA y te
darás cuenta que ya habrá hecho la modificación correspondiente y solo aparecerá
la indicación pedida:
13. Crea una consulta para buscar los registros que incluyan arroz o sea en el
campo descripción productos criterios escribe la palabra “arroz”
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14.
Da clic derecho sobre
y dale clic a cerrar, a
continuación te preguntará que nombre le darás a la consulta y le pondrás
CONSULTA ARROZ y quedará guardada, vuelve a abrir esa misma consulta (Consulta
Arroz) y te darás cuenta que solo aparecerán los campos con la información
referente al Arroz.
15.
Ahora crea una consulta para buscar los registros que incluyan ARROZ
y la presentación BOLSA.
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8. Cómo crear varios tipos de Consulta en Access
(3/3)
16.
Crea una consulta para preguntar cuál es el nombre del producto:
Como te podrás dar cuenta, se le ponen corchetes ( [ ] ) en la pregunta.
17.
Guárdala con el nombre de CONSULTAS ¿Cuál es el nombre del
producto? Y ciérrala.
18.
Vuelve a abrir pero ahora te darás cuenta que aparece el siguiente
cuadro de diálogo:
19.
Introduce un valor por ejemplo: PAPAYA y acéptala.
20.
Ahora crea una consulta para preguntar nombre del producto y
precio, mostrando los de mayor precio:
21.
Guárdala con el nombre CONSULTA MAYOR PRECIO y ciérrala.
22.
Vuélvela a abrir y en el cuadro de diálogo introduce el valor FRESA y
acéptalo.
23.
En el siguiente cuadro de diálogo introduce el valor 6 y acéptalo.
24.
Te darás cuenta que solo aparecerán los precios del producto arriba
de los $ 6.00 pesos.
20
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de los $ 6.00 pesos.
25.
Ahora crea una consulta para preguntar el nombre de la marca:
26. Guárdala con el nombre CONSULTA MARCA y ciérrala.
27. Vuélvela a abrir y al cuadro de diálogo escribe el valor LA COSTEÑA y así
te aparecerá:
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9. Cómo crear un informe detallado en Access
1.
Crea una tabla con los siguientes datos:
2.
Dale el nombre de PRODUCTO.
3.
Captura el mayor número de registros, puedes repetir los de la práctica
4.
Ahora busca la herramienta Asistente para informes.
5.
Selecciona tu tabla PRODUCTO.
6.
Agrega todos los campos, dándole clic en el botón (>>):
7.
Dale a siguiente.
8.
Vuelve a dar siguiente.
9.
Dale clic a la lista desplegable y selecciona NUM_PRODUCTO y dale
6.
siguiente:
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10.
Vuelve a dar siguiente:
11. Por último FINALIZAR:
12.
Te darás cuenta que es un informe detallado y profesional.
Crear de un Informe
1.
Abre ACCESS.
2.
Dale clic al siguiente Icono
3.
Te aparecerá la siguiente interfaz:
4.
Abrir en modo exclusivo
.
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5.
Dale clic a tu menú Herramientas de base de datos y selecciona cifrar
contraseña.
6.
Establece una contraseña.
7.
Cierra vuelve a abrir y te darás cuenta que solo puedes acceder
poniendo tu contraseña.
24