Cartera

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Código: TR_ASEC_005
Versión: 09/05/2012
CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: CARTERA
CODIGO
4340.01
4340.01.17
SERIES - SUBSERIES
ACTAS
ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO
CODIGO
4340
RETENCION
DISPOSICION
TIPO DE SOPORTE
ARCHIVO DE ARCHIVO
FINAL
GESTION
CENTRAL FISICO ELECTRONICO CT E D S
1
4
X
X
X
1
10
X
X
X
1
4
X
X
X
1
19
X
X
PROCEDIMIENTOS
Actas
Comunicaciones
Correos electrónicos
4340.08
AUTOEVALUACION DEL CONTROL
X
Actas
Cuestionario de autoevaluación
Informes
Plan de mejoramiento
Registro asistencia
Resultados
Soporte de Acciones
4340.16
COMUNICACIONES OFICIALES
Comunicaciones
4340.22
4340.22.01
CONTRATACION
ACEPTACION DE OFERTA
Aceptación de oferta
Actas
Adendos
Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema
Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales
Comunicaciones
Correos electrónicos
Entrada almacén por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
X X
Conservar el 20% de los expedientes
físicos aplicando muestreo por polo de
interés.
Conservar en expediente electrónico.
Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento
de Seguridad Industrial (según el caso)
Informes
Ofertas
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo
de pago de la prima
Presupuesto
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
4340.22.02
CONTRATO
1
19
X
X
X
X Conservar el 20% de los expedientes
físicos aplicando muestreo por polo de
interés.
Conservar en expediente electrónico.
1
19
X
X
X
X Conservar el 20% de los expedientes
físicos aplicando muestreo por polo de
interés.
Conservar en expediente electrónico.
Actas
Adendos
Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema
Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales
Comunicaciones
Contrato
Correos electrónicos
Entrada almacén por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento
de Seguridad Industrial (según el caso)
Informes
Presupuesto
Ofertas
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo
de pago de la prima
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
43.402.208
ORDEN DE COMPRA BIENES
Actas
Adendos
Comunicaciones
Correos electrónicos
Entrada almacén por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
Informes
Presupuesto
Ofertas
Orden de Compra
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo
de pago de la prima
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
4340.22.09
PROCESOS DE CONTRATACION
TERMINADOS O FALLIDOS
1
4
X
X
X
1
5
X
X
X X
1
14
X
X
X X
Actas
Conservar el 20% de los expedientes
X físicos aplicando muestreo por polo de
interés.
Conservar en expediente electrónico.
Adendos
Certificado de disponibilidad presupuestal
Comunicaciones
Evaluación de ofertas
Informes
Ofertas
Solicitud de oferta
Solicitud y Justificación de Pedido
4340.26
4340.26.03
CONVENIOS
CONVENIO DE PAGO
Acreditación propiedad del predio
Autorización Financiación
Convenio de pago
Documento identidad
4340.44
FACTURACION
4340.44.02
FACTURACION OTROS SERVICIOS
Comunicación
Correo electrónico
Conservar el 20% aplicando muestreo por
polo de interés
Factura CAR
Solicitud de pedido
4340.46
GESTION DE COBRANZA
1
5
X
X
X
X
2
8
X
X
X
X
2
8
X
X
1
5
1
10
Cobro jurídico
Cobro persuasivo
Cobro prejurídico
Informes de cobranza
4340.57
INFORMES
4340.57.01
INFORMES A ENTIDADES ESTATALES,
DE CONTROL Y VIGILANCIA
Conservar el 10% aplicando muestro por
polo de interés
Actas
Comunicaciones
Correos electrónicos
Informes
4340.57.02
INFORMES DE GESTION
X
Comunicaciones
Correos electrónicos
Informes
4340.68
OPERACION DE CARTERA
X
X
X
Castigo de cuentas
Comunicaciones internas y externas
Cuentas en reclamación
Retiro de cuentas
4340.74
4340.74.03
PLANES Y PROGRAMAS
PLAN DE MEJORAMIENTO
Acciones de mejora, correctivas o preventivas
Actas
Comunicaciones
Correos electrónicos
Informes
Plan
Seguimientos
Soporte de Acciones
X
X
X X
X
Conservar el 10% aplicando muestro por
polo de interés
4340.92
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE
PROCESOS
1
10
X
X
Actas
Análisis estadísticos de datos
Comunicaciones
Correo Electrónico
Encuestas
Indicadores
Informes
CONVENCIONES
CT= Conservación Total
E= Eliminación
D= Digitalización
S= Selección
Fecha de
elaboración
Marzo de 2012
Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar
Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos
Aprobó:
Cargo:
Bertha Villamizar Ramírez
Profesional P2- Cartera ( E)
X X
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