Construcción del proceso - PDF

Desvinculación
Personal
de
Documento de Construcción
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Tabla de Contenido
Modelo del Proceso ...................................................................................................................... 2
Modelo De Datos ........................................................................................................................... 4
Tablas Paramétricas .................................................................................................................. 5
Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida
y Asuntos de Seguridad Social ......................................................................................... 6
Definir Formas ................................................................................................................................. 8
Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado.......................................................... 8
Reglas De Negocio ....................................................................................................................... 11
Acciones de Actividades ......................................................................................................... 11
Ejecutantes ......................................................................................................................................15
Configuración de Correos Electrónicos ..................................................................................17
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Modelo del Proceso
Parte del ciclo de trabajo de un empleado es la salida de éste de la compañía, ya
sea porque renunció de manera voluntaria o porque fue despedido, su salida
genera bastante trabajo para el área de Recursos Humanos.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Desvinculación de Personal. El proceso
ayuda al área de Recursos Humanos en la ejecución de las tareas relacionadas con
el proceso, por ejemplo, actualizar la nómina, desafiliar al empleado de los sistemas
de seguridad social, eliminar el acceso a información de la compañía, etc.
El proceso comienza cuando un empleado, ya sea porque decidió renunciar o
porque fue despedido, va a abandonar la compañía. Es necesario evaluar cuál es el
tipo de salida, despido o renuncia.
Si el empleado renunció, su jefe puede crear un plan de actividades para ser
realizadas antes de su salida. No importa cuál sea la razón de la salida del empleado,
siempre es necesario realizar la actividad Crear Plan para la Salida del Empleado
donde un Analista de Recursos Humanos pueda decidir qué actividades deben ser
realizadas para la salida del empleado.
Cerca de la fecha de salida es necesario realizar las siguientes actividades:


Recibir los elementos suministrados por la compañía, por ejemplo, el
computador, teléfono, tarjetas de acceso, etc.
Realizar una entrevista de salida, la entrevista es muy importante para la
compañía ya que provee información para mejorar las condiciones de
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

trabajo, crear programas para retención de empleados, por nombrar
algunos beneficios.
Desafiliar al empleado del sistema de salud, fondo de pensión, retirarlo del
pago de nómina.
Cancelar o deshabilitar los permisos de acceso a información de la compañía
que el empleado poseía.
Finalmente, para terminar el proceso, el empleado debe recibir la liquidación, la cual
incluye salario no pago, vacaciones no tomadas.
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Principales Aspectos en el Proceso de Construcción
Modelo De Datos
La entidad principal del proceso es Desvinculación. La entidad contiene información
relevante a la salida de un empleado, por ejemplo, la fecha de salida, el tipo de
salida, razón de la salida del empleado, etc. La entidad está relacionada a Derechos
de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Actividades antes de la Salida del
Empleado. La relación entre ellas es uno a muchos.
La entidad Desvinculación está relacionada con la entidad principal del proceso de
Contratación e Integración de Personal. Si el proceso de Contratación fue usado en
el ingreso a la compañía del empleado, los dos casos deberán estar relacionados,
de esa forma el proceso de Desvinculación puede acceder a información del otro
caso, por ejemplo, los permisos de accesos que fueron otorgados y los elementos
suministrados.
La información de Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social,
Documentos Legales para la Salida y Requerimientos es cargada automáticamente
de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir
nuevos registros a las tablas durante el desarrollo del proceso.
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Tablas Paramétricas
El modelo de datos incluye varias tablas paramétricas.
La entidad Documentos Legales para Salida del Empleado contiene los documentos
que el empleado debe firmar antes de su retiro de la compañía, la entidad
Seguridad Social contiene los sitios de los cuales se debe desafiliar al empleado.
Las entidades Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos
de Seguridad Social tienen registros sugeridos.
Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la parametrización
de todas las entidades, ya que la información registrada en ellas depende de la
compañía y el país en donde se encuentra localizada.
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Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la
Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social
Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera
necesaria para la salida del empleado.
Por ejemplo, en la entidad Preguntas de la Entrevista de Salida es necesario incluir
las preguntas que la empresa utiliza en este tipo de entrevistas.
Para la parametrización de la entidad Derechos de Acceso es aconsejable incluir los
accesos y/o requerimientos que más se otorgan en la empresa, por ejemplo, correo
electrónico, permisos de accesos a carpetas y servidores, usuario dentro de la red,
etc. Contrario al proceso de Contratación, es este caso es necesario cancelar o
deshabilitar estos derechos. Cuando el caso de Desvinculación comienza, la persona
que comenzó el caso puede adicionar otros registros.
Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos:
Vaya a la opción Admin y haga clic en Entidades.
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Haga clic en Preguntas de la Entrevista de Salida, luego en Agregar Pregunta.
Incluya todas las preguntas que considere necesarias.
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Definir Formas
El proceso de Desvinculación de Personal incluye varias formas para ayudar en el
manejo de la información.
Varias tablas contienen información sobre documentos legales necesarios para la
salida del empleado, elementos que se deben devolver, sitios donde se debe avisar
la salida del empleado, etc. Para facilitar el manejo de la información, está ha sido
parametrizada y es cargada de forma automática dentro del proceso. Es posible
adicionar, editar y remover registros a cada una de las entidades mencionadas.
Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado
Para manejar la información mencionada anteriormente se necesitan varias tablas.
Por ejemplo, en esta actividad, el Analista de Recursos Humanos debe decidir cuales
actividades se deben realizar para la salida de un empleado, por ejemplo, cuales
documentos se deben firmar, que elementos debe regresar o los sitios donde es
necesario desafiliar al empleado.
Para cada uno de los casos, el proceso sugiere algunos registros, sin embargo, el
analista puede considerar necesario, registros adicionales. Por esta razón se utilizan
dos tablas. Una para los registros sugeridos y otra para los registros ingresados
durante el caso. Las dos tablas utilizan reglas de visibilidad.
Por ejemplo, el proceso sugiere algunos documentos para la salida del empleado
como un acuerdo de terminación del contrato, acuerdo de confidencialidad de la
entrevista, examen médico, etc.
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Como es posible agregar documentos adicionales, estos nuevos registros serán
mostrados en una nueva tabla llamada: Documentos adicionales para la
terminación.
La tabla de Documentos Adicionales para la salida del empleado utiliza una regla
de visibilidad, si el analista ha ingresado al menos un nuevo documento, la tabla es
mostrada.
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Reglas De Negocio
Acciones de Actividades
Al guardar en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido, es necesario cargar
los derechos de acceso que se le deben cancelar al empleado. Si el proceso de
Contratación e Integración fue utilizado para el ingreso del empleado, es necesario
conocer los accesos y/o permisos que fueron otorgados durante el ingreso a la
compañía.
Una vez se ha seleccionado el empleado que va a salir de la compañía se ejecuta la
siguiente regla.
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Si durante la entrada del empleado se utilizó el proceso de Contratación e
Integración de Personal, los derechos que fueron otorgados se cargan desde el
proceso de Contratación, de lo contrario la información se carga de una tabla
paramétrica.
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Un botón estará disponible en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido para
crear la carta de despido en formato PDF.
Estimado
[Employees’s name]
Lamento informarle que su contratación en [Company Name] se dará por terminada
el día [Termination date] por las siguientes razones:
[Termination reasons]
Las indemnizaciones se harán de acuerdo a la política de la compañía. Le
recomendamos planificar sus necesidades futuras de aseguramiento debido a que
la compañía no mantendrá la cobertura de su póliza más allá de la fecha de
terminación.
Pese a que lamentamos esta situación, es de obligatorio cumplimiento.
Respetuosamente,
Recursos Humanos.
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A la entrada de algunas actividades, información relacionada a esta es cargada de
forma automática desde tablas paramétricas.
Create Termination Plan
-Exit Interview
El siguiente ejemplo fue tomado de la regla Asignar Preguntas de la Entrevista de
Salida en la actividad Entrevista de Salida.
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Ejecutantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del
asistente, dé clic en definir participantes.
Las siguientes tareas son realizadas por un Analista de Recursos Humanos: crear
Plan de Salida del Empleado. Recibir elementos de la compañía, Acciones Legales
para terminación del Contrato.
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La actividad Recibir carta de Renuncia o Despido es realizada por el jefe de la
persona que va a dejar la compañía.
La actividad Actividades antes de la Fecha de Salida es realizada por la persona que
va dejar la compañía.
La actividad Entrevista de Salida es realizada por un psicólogo de Recursos
Humanos.
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Configuración de Correos Electrónicos
El proceso de Desvinculación de Personal incluye varios correos electrónicos para
proveer información acerca de los requerimientos para la salida de un empleado
de la compañía.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es
necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El
envío de correos en el proyecto viene activado, pero sin la configuración
personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y
seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de
notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que
se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.
Para más información por favor referirse a los siguientes artículos:
Configuración de ambiente:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm
Servidor SMTP:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm
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