Procedimiento Registro de Factores Salariales Fines

Código: GTH-PD-01
PROCESO GESTION DEL TALENTO
HUMANO
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
FACTORES SALARIALES CON FINES
PENSIONALES
Versión: 1.0
Fecha: Octubre 31 de 2013
Página: 1 de 6
1. Objetivo
Emitir certificaciones de información laboral y salarial válida para pensión en los formatos previamente
establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y por el Ministerio de la Protección Social;
para funcionarios y ex funcionarios del Ministerio del Trabajo y de las entidades que por competencia
fueron asumidas por este Ministerio tras la liquidación y/o disolución de las mismas.
2. Alcance:
El procedimiento inicia con la solicitud de la Certificación con fines pensionales y termina con la
emisión de los correspondientes formatos, que registran los factores de salario válidos para pensión.
3. Definiciones
Bono Pensional: Constituyen recursos destinados a contribuir a la conformación del capital
necesario, para financiar las pensiones de los afiliados al sistema general de pensiones colombiano,
que está compuesto por el Régimen de Prima Media y el Régimen de Ahorro Individual.
Factor Salarial: Corresponde a los componentes del salario mensual para calcular las cotizaciones al
Sistema General de Pensiones. Está compuesto por los siguientes factores: asignación básica
mensual, gastos de representación, prima técnica, primas de antigüedad, ascensional y de
capacitación (cuando sean factor de salario), remuneración por trabajo dominical o festivo,
remuneración por trabajo suplementario, de horas extras o realizado en jornada nocturna y
bonificación por servicios prestados.
Período de Vinculación Laboral: Equivale al tiempo trabajado en el cual se hizo aportes para
pensión y salud.
Régimen de Prima Media: Es aquel mediante el cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una
pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes, o una indemnización previamente definida. Son
aplicables a este régimen, las disposiciones vigentes para los seguros de invalidez, vejez y muerte a
cargo del Instituto de Seguros Sociales y Caja Nacional de Previsión Social en Liquidación.
Régimen de Ahorro Individual: Es aquel mediante el cual los afiliados, tendrán derecho a una
pensión de vejez, a la edad que escojan, siempre y cuando el capital acumulado en su cuenta de
ahorro individual les permita obtener una pensión mensual, superior al 110% del salario mínimo legal
mensual vigente a la fecha de expedición de esta Ley reajustado anualmente según la variación
porcentual del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE. Para el cálculo de dicho
monto se tendrá en cuenta el valor del bono pensional, cuando a éste hubiere lugar.
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HUMANO
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4. Generalidades del procedimiento
Aplica para funcionarios y ex funcionarios de:
Ministerio del Trabajo
Ministerio de la Protección Social
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Servicio Nacional de Empleo “SENALDE”
Promotora de Vacaciones y Recreación Social “PROSOCIAL”
La petición es atendida con la entrega de 3 a 5 formatos conforme a la solicitud.
Prioridad de respuesta:
-
Tutelas
Tribunales Administrativos
Cajas de Previsión
Derechos de Petición
Confirmaciones laborales solicitadas por el Ministerio de Hacienda
Seguro Social
Fondos Privados
Solicitudes Comunes (Funcionarios y Ex Funcionarios)
5. Descripción de las actividades
Nro.
1
2
3
Actividad
Responsable
Recibir y radicar la solicitud de certificación para Profesional
pensión y/o bono pensional, dirigida al Ministerio del Universitario
Trabajo.
Grupo
Administración
Documental
Radicar y distribuir según requerimiento, las solicitudes Auxiliar
de certificación para pensión y/o bono pensional dentro Administrativo
de la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Registrar en base de datos las solicitudes recibidas.
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Registro
/documento
Solicitud de
certificación
para pensión y/o
bono pensional.
Planillas de
descarga.
Planillas de
descarga
Asignación de
solicitudes.
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PENSIONALES
4
5
6
7
8
9
10
Talento Humano
Solicitar el historial laboral en el archivo de Talento Secretario
Humano si es personal activo, y en el Archivo Central si Ejecutivo o
es personal inactivo.
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Recepcionar la solicitud y buscar la historia laboral para
su remisión.
Auxiliar
Administrativo
• Si se encontró la historia laboral, continúa con la Grupo de
actividad 11.
Administración
Documental
• De lo contrario, continúa con la actividad 6.
Proyectar la certificación refiriendo las historias Auxiliar
laborales no encontradas en el Archivo.
Administrativo
Grupo de
Administración
Documental
Verificar y firmar la certificación de historias laborales Coordinador
no encontradas en el archivo.
Grupo de
Administración
Documental
Recepcionar y radicar la certificación de historias Secretario
laborales no encontradas.
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Proyectar oficio de respuesta al peticionario, indicando Secretario
el no hallazgo de la historia laboral y adjuntando la Ejecutivo o
certificación emitida por el Grupo de Administración Técnico
Documental.
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Revisar, firmar oficio de respuesta y enviar al
Subdirección de
peticionario. Termina procedimiento.
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Solicitud por
correo
electrónico.
Solicitud
verificada
Proyecto de
Certificación
Certificación
Firmada
Certificación
radicada
Proyecto de
Oficio de
respuesta
Oficio de
Respuesta
formalizado
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Recepcionar las historias laborales solicitadas.
12
Analizar la información encontrada en las historias
laborales e identificar el período de vinculación, los
factores salariales y el Régimen Pensional (Régimen
de Prima Media o Régimen de Ahorro Individual). Para
el registro de los formatos autorizados.
13
14
Diligenciar los formatos prestablecidos, contenidos en
la Circular 13 de 2007 emitida por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la
Protección Social, teniendo en cuenta sus instructivos
según aplique y Proyectar oficio remisorio de
respuesta.
• Diligenciar formatos para certificar devengados
del ultimo año de servicio y categoría de la
relación laboral según lo establecido en la
circular conjunta 603 de 2012, emitida por el
Instituto de Seguro Social.
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Revisar y firmar oficio de respuesta y formatos
diligenciados.
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
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Historias
laborales
Historias
laborales
analizadas
Formato No. 1
Formato No. 2
Formato No. 3
Formato
Devengado
último año de
servicio.
Formato
Categoría
Relación Laboral
Empleado
Publico o
Trabajador
Oficial
Oficio de
respuesta y
formatos:
Formato No. 1
Formato No. 2
Formato No. 3
Formato
Devengado
último año de
servicio.
Formato
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Categoría
Relación Laboral
Empleado
Público o
Trabajador
Oficial
15
Guardar copia digital de los formatos diligenciados.
16
Radicar oficio de respuesta y enviar al
Administración Documental para su envío.
17
Archivar en la historia laboral copia original de la
certificación emitida, y antecedente con el respectivo
oficio remisorio.
18
Entregar la historia laboral al Archivo Central del
Ministerio del Trabajo.
19
Recepcionar y revisar Historias laborales.
Grupo de
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Auxiliar
Administrativo,
Técnico
Administrativo,
Secretario
Ejecutivo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Secretario
Ejecutivo o
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano
Profesional
Universitario
Grupo
Administración
Documental
Archivo digital
de formatos.
Oficio de
respuesta
radicado
Documentos
archivados
Correo
electrónico y
copia física del
correo
electrónico
Historias
laborales
Archivadas
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6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y Puntos de Control
Remitirse a lo señalado en el numeral cinco (5) en la descripción de actividades del Ítem uno (1) al diez y
nueve (19).
Los puntos de control son los siguientes:
Actividad No.3 – Se debe registrar en base de datos las solicitudes recibidas.
Actividad No.4 – Solicitar el historial laboral en el archivo de Talento Humano si es personal activo, y en
el Archivo Central si es personal inactivo.
Actividad No.9 – Se requiere proyectar oficio de respuesta al peticionario, indicando el no hallazgo de la
historia laboral y adjuntando la certificación emitida por el Grupo de Administración Documental.
Actividad No.10 – Es necesario revisar, firmar oficio de respuesta y enviar al peticionario.
Actividad No.11 – Se debe recepcionar las historias laborales solicitadas.
Actividad No.12 – Es necesario analizar la información encontrada en las historias laborales e identificar
el período de vinculación, los factores salariales y el Régimen Pensional (Régimen de Prima Media o
Régimen de Ahorro Individual). Para el registro de los formatos autorizados.
Actividad No.13 – Se debe diligenciar los formatos prestablecidos, contenidos en la Circular 13 de 2007
emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social, teniendo en
cuenta sus instructivos según aplique y Proyectar oficio remisorio de respuesta.
Actividad No.14 – Revisar y firmar oficio de respuesta así como los formatos diligenciados.
Actividad No.15 - Guardar copia digital de los formatos diligenciados.
7. Anexos
Formatos:
•
•
•
•
•
•
•
Formato único para solicitud de certificaciones con fines pensionales
Formato No. 1 - Información laboral
Formato No. 2 – Salario Base a 30 de Junio de 1992
Formato 3 A – Factores de salario Régimen de Ahorro Individual
Formato 3 B – Factores de salario Régimen de Prima Media
Formato Devengados último año de servicio
Formato Categoría relación laboral - empleado público o trabajador oficial.