M IN IS T E R IO D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O F A B IO J A R A M IL L O LO N D O Ñ O N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3 IN F O R M E P O R M E N O R IZ A D O Je fe D E L C O N T R O L IN T E R N O - d e C o n trol In te rn o , o D E L E S TA D O q u ien h a g a s u s JO S E R A M IR O M O N S A L V E e v alu a d o : D IC IE M B R E D E D E C A S T A Ñ O 2 0 1 1 N O V IE M B R E Y E N E R O – - F E B R E R O 2 0 1 2 . F e c h a v e c e s : LE Y 1474 D E 2011 P e r ío d o d e e la b o r a c ión : 1 2 D E M A R Z O D E 2 0 1 2 S u b s is t e m a d e C o n t r o l E s t r a t é g ic o D ific u lt a d e s U na de la s d i fi c u l t a d e s e v id é n c ia l e s es e ste s u b sis t e m a s g e n e r a n im p a c t o e n e l d e s a r r o l lo d e l t a l e n t o H u m a n o , se r e l a c io n a co n o c a s io n a d o e n t r e lo s fa c to r e s que o t ro s p o r la ro ta c ió n d e l p e r s o n a l , q u e n o p e r m it e l a a p r o p i a c ió n a d e c u a d a d e l a s P o l í t i c a s d e l a E m p r e s a . En lo que re fie re a l M o d e lo de O p e r a c ió n por P ro ce so s, se e v id e n c i a la n e c e s id a d de la s o c i a li z a c ió n d e a q u e ll o s p r o c e s o s q u e h a n s id o o b j e t o d e a c t u a l i z a c ió n , d e t a l fo r m a q u e l o s c o l a b o r a d o r e s s e v e a n in v o l u c r a d o s d e n t r o d e l M a p a d e P r o c e s o s I n s t i t u c i o n a l . A s í m i s m o s e h a c e n e c e s a r io c o n t i n u a r c o n l a a c t u a l iz a c i ó n d e lo s R i e s g o s y lo s p u n t o s d e c o n t r o l d e c a d a p r o c e so , p a r a a s e g u ra r su d e b id o s e gu im ie n to y m o n ito r e o . A va n ce s C o n la id e n t i f i c a c ió n d e la s n e c e s i d a d e s d e C a p a c i t a c ió n , la G e r e n c ia p r o m o v i ó e n c o o r d in a c i ó n c o n la S u b g e r e n c i a A d m in i s t r a t i v a y F i n a n c i e r a , j u n t o c o n e l Á r e a d e T a l e n t o H u m a n o , E l P la n d e C a p a c i t a c i ó n p a r a e l f o r t a l e c i m i e n t o y m e jo r a m i e n t o d e l d e s e m p e ñ o l a b o r a l a l o s s e r v i d o r e s y líd e r e s d e lo s p ro c e s o s , d e ta l m a n e ra que la s c o m p e t e n c i a s l a b o r a l e s d e lo s fu n c io n a r i o s s e f o r t a l e c i e r a n e n p r o c u r a d e u n a m e jo r p r e s t a c i ó n d e n u e s t r o s s e r v i c i o s m i s i o n a l e s y d e a p o y o . I g u a l m e n t e , l o s p r o g r a m a s d e I n d u c c i ó n y C a p a c i t a c i ó n s e h a n ll e v a d o c o n é x it o d e t a l m a n e r a q u e l o s n u e v o s c o la b o r a d o r e s o b t i e n e n u n g r a n c o n o c i m i e n t o d e l a in s t it u c ió n y a d q u i e r e n u n g r a d o d e p e rt e n e n c ia h a c ia la E S E , p e r m itie n d o que lo s a s í m i s m o e l c r o n o g r a m a d e C a p a c it a c i ó n s e l l e v ó a c a b o , c o la b o ra d o r e s a c tu a lic e n su s c o n o c im ie n to s en lo s d ife re n t e s á m b ito s la b o ra le s . O t r o d e lo s a v a n c e s a d e s ta c a r , lo c o n s t it u y e l a a c t u a l i z a c i ó n d e l a s H o j a s d e V id a d e t o d o e l p e r s o n a l v in c u la d o a l a E S E . Se r e a li z ó el P ro ce so de E v a lu a c ió n de D esem peñ o de lo s f u n c io n a r io s con su r e s p e c tiv o s e g u i m i e n t o a c o r d e a l a s p o lí t i c a s d e T a l e n t o H u m a n o . S e l o g r ó r e a li z a r u n c o m p a r a t i v o q u e p e r m it ió m e d i r e l g r a d o d e s a t i s f a c c i ó n d e lo s u s u a r io s e n l a p r e s t a c ió n d e l S e r v i c i o c o n r e s p e c t o a la s v i g e n c i a s a n t e r i o r e s . E n e l Á r e a d e B i e n e s t a r S o c ia l , s e c u m p li e r o n c o n la s a c t i v id a d e s q u e s e t e n í a n p r o g r a m a d a s , e n b u s c a d e u n m e jo r a m i e n t o d e l a C a l i d a d d e V i d a , D e p o r t i v a , R e c r e a t i v a y S o c i a l d e l o s f u n c i o n a r i o s . M IN IS T E R IO D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O F A B IO J A R A M IL L O LO N D O Ñ O N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3 S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e G e s t ió n D ific u lt a d e s A p esar qu e se c o n t in ú a co n la d i f i c u lt a d en la i m p l e m e n t a c ió n de s is t e m a s d e i n fo r m a c i ó n ( s o f t w a r e ) e n lí n e a a t r a v é s d e in t e r n e t , s e r e c u r r e n a e s t r a t e g ia s a l t e r n a s p a r a l a c o n s o l id a c i ó n d e in f o r m a c i ó n a n i v e l c e n t r a l . ( F l o r e n c i a ) . Se o rg a n iza ro n la s T a b la s de R e t e n c ió n D o cu m e ntal en la s d ife re n t e s á rea s de la Sed e A d m in i s t r a t i v a , e n c u m p l i m i e n t o d e la L e y G e n e r a l d e A r c h i v o , p e r o fa l t a n e n v i a r la s a l C o m i t é d e A r c h i v o T e r r i t o r i a l p a r a s u r e s p e c t i v a a p r o b a c ió n y a p l i c a c i ó n . F a l t a r e v is i ó n a l s e g u i m i e n t o d e lo s P r o c e s o s p o r p a r t e d e l o s r e s p o n s a b l e s d e c a d a u n o d e e l lo s . A va n ce s S e e v i d e n c i a n s i g n i f i c a t i v o s a v a n c e s e n lo s d i f e r e n t e s e l e m e n t o s d e e s t e s u b s i s t e m a , d e n t r o d e l a s c u a l e s p o d e m o s m e n c io n a r la c o n s o l id a c ió n d e l s is t e m a d e in f o r m a c i ó n d e la E S E l o c u a l h a r e p e r c u t id o e n u n a m e j o r a s u s t a n c ia l e n la a t e n c i ó n d e l o s u s u a r i o s , e n l a c o n fi a b i li d a d d e l a in fo r m a c ió n y e n lo s tie m p o s d e r e s p u e s ta a la s s o lic itu d e s p r e s e n t a d a s . Se d e f in i ó un p r o c e d im i e n t o p a ra la R e n d ic ió n de Cu e nta s a la c iu d a d a n ía , p e r m i t ie n d o f o r t a l e c e r l o s m e c a n is m o s d e p a r t i c i p a c ió n c i u d a d a n a q u e s e t i e n e p a r a a c e r c a r a la c o m u n i d a d , así co m o cre a r e s p a c io s a d i c io n a l e s a la A u d i e n c ia P ú b lic a de p r o p i c i a n d o d e u n a f o r m a m á s e f e c t i v a c o n lo s d i f e r e n t e s g r u p o s D esd e la o f i c in a c la ra m e n t e m a n e ra de S ist e m a s e l p r o c e d im ie n to que a r g u m e n to s l o s u s u a r io s so b re la s de de p a ra In f o r m a c i ó n la r e s o l u c ió n lo s d ife re n t e s p r e s u n ta s y A t e n c ió n o p o r tu n a se rv ic io s d e b i l id a d e s en a l U s u a r io de de C u e n ta s que d e in t e r é s . la s a s is t e n c ia l e s la R e n d ic ió n p r e s ta c ió n S IA U , s e Q u e ja s h an del y t ie n e d e f in id o r e c la m o s , in t e r p u e s t o s e rv ic io de ta l d ife re n t e s que has s id o o p o r t u n a m e n t e a c l a r a d a s y r e s u e l t a s p o r lo s fu n c io n a r io s e n c a r g a d o s d e l p r o c e s o . La ESE ha o rie n t a d o v e n id o a fo r ta le c ie n d o r e s u lt a d o s q u e la e v a lu a c ió n in c o r p o r a d e l a G e s t ió n , h e r ra m ie n ta s d e a t ra v é s d e l m o d e lo d e s e g u im ie n t o p a ra la m e d ic ió n g e s t ió n con el d i s e ñ o d e in d i c a d o r e s d e p r o d u c t o e i m p a c t o . S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e E v a lu a c ió n D ific u lt a d e s La c a re n c ia e sta do , de c a n a le s d e c o m u n ic a c ió n ( t e l é f o n o , f a x , i n t e r n e t ) , l a s v ía s d e ab sce so en m al s e h a n c o n v e r t id o e n b a r r e r a s p a r a e l c u m p l i m i e n t o o p o r t u n o d e l a s a u d i t o r ia s i n t e r n a s p r o g r a m a d a s p o r C o n t ro l In t e rn o . H a s i d o d i f í c il r e u n i r a lo s L í d e r e s d e lo s P r o c e s o s p a r a d e t e r m i n a r e l c u m p l i m i e n t o d e la G e s t i ó n I n s t it u c io n a l , t e n i e n d o e n c u e n t a q u e u n a s o la p e r s o n a h a c e p a r t e h a s t a d e t r e s g r u p o s . M IN IS T E R IO D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O F A B IO J A R A M IL L O LO N D O Ñ O N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3 A va n ce s C o n t in u a m o s fo r t a l e c i e n d o a t r a v é s d e l a t o m a d e c o n c i e n c ia d e la a u t o e v a lu a c ió n p o r p a r t e d e l o s fu n c io n a r i o s , e n l o r e f e r e n t e a l o s P la n e s d e M e j o r a m i e n t o y S e g u i m i e n t o c o m o r e s u l t a d o d e l a s e v a l u a c i o n e s in d e p e n d i e n t e s (A u d i t o r ía s I n t e r n a s ) q u e e f e c t ú a l a O f i c in a d e C o n t r o l I n t e r n o a c a d a u n o d e lo s p ro c e s o s y p r o c e d im ie n t o s . En la E v a lu a c io n e s de C o n t ro l In t e r n o se han e m it i d o re c o m e n d a c io n e s que han gen e rad o a c c i o n e s d e m e jo r a p o r p a r t e d e l o s e v a l u a d o s e n a r a s d e s u b s a n a r l o s h a l l a z g o s e n c o n t r a d o s y e n p r o c u r a d e l m e j o r a m i e n t o d e l C o n t r o l In t e r n o I n s t i t u c i o n a l . L a E v a l u a c i ó n d e l a G e s t i ó n d e l a E s t r a t e g i a G e r e n c i a l h a a r r o ja d o , e n s u ú l t i m a c a l i f i c a c i ó n , u n a p u n t u a c ió n d e 4 ,2 9 La s a u d it o r i a s la c u a l e s c o n s id e r a d a s o b r e s a l i e n t e . cu e ntan co n lo s d o c u m e n to s so p o rte s que p e r m it e n e v id e n c ia r lo s h a l la z g o s re g is t ra d o s . Se h a ce n P la n e s d e M e jo ra m ie n to co n b ase en lo s r e s u l t a d o s o b t e n id o s d e l o s I n fo r m e s d e C o n t r o l I n t e r n o y R e v i s o r ía F is c a l e n t r e o t r o s . S e h a n p r e s e n t a d o e n f o r m a o p o r t u n a e l I n f o r m e d e C o n t r o l In t e r n o E sta d e p e n d e n c ia e fe ctu ó la E v a lu a c ió n d el o p e r a c io n e s e f e c t u a d a s d u r a n t e e l a ñ o 2 0 1 1 , S is t e m a de al D A FP . C o n t ro l In t e rn o C o n ta b le p ara la s e l c u a l a r r o jo u n p o r c e n t a j e d e a v a n c e d e l 4 . 8 7 % d e a c u e r d o c o n lo s r a n g o s d e i n t e r p r e t a c i ó n d e l a e v a lu a c ió n c u y a in t e r p r e t a c ió n e s A D E C U A D O . E s t a d o g e n e r a l d e l S is t e m a d e C o n t r o l In t e r n o S e c u e n t a c o n e l a p o y o d e l a A l t a D i r e c c i ó n l o c u a l h a p e r m it id o d a r l e la i m p o r t a n c ia q u e e l M E C I t ie n e d e n t ro d ife re n t e s de la o r g a n i z a c ió n , p ro c e s o s que h a cen c a p a c id a d d e p ro d u c c ió n , m á x im e si se p a r te to m a nd o a d e c u a d o fu n c io n a m ie n to ; p o sit ivo , a d e m á s s e h a d e t e r m in a d o c o m o d e l m o d e lo . A lg u n a s á rea s ru ta h an c o m o b a s e l o s l in e a m i e n t o s q u e s e lo s r e s u l t a d o s d e v is to a u m e n ta d o lo s su e s tip u la n d e n t ro d e l e l c a m b io d e c o n d u c t a e n c u a n to a l M E C I p o r lo s fu n c io n a rio s e s t ie n e en cu e nta que tod o s h an v ist o co m o la o rg a n iza c ió n nos ha p e r m i t i d o m e jo r a r e l a m b i e n t e l a b o r a l a l o s f u n c i o n a r i o s . E n g e n e r a l l a s o s t e n i b i l i d a d d e l S i s t e m a d e C o n t r o l In t e r n o e n l a E S E F a b i o J a r a m i l l o L o n d o ñ o , a p li c a n d o l a h e r r a m i e n t a d e e v a l u a c i ó n d i s p u e s t a p o r e l D A F P , s e e n c u e n t r a M E C I, fu e A D E C U A D O , c o n u n p u n t a je d e a v a n c e p o r c e n tu a l d e 9 3 .8 9 % n o r m a d o e n 4 .5 1 . L a c a l i fi c a c i ó n d e l c a lific a d o segú n lo M IN IS T E R IO D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O F A B IO J A R A M IL L O LO N D O Ñ O N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3 R e c o m e n d a c io n e s F i n a l i z a r e l p r o c e s o d e la T a b la s d e R e t e n c i ó n D o c u m e n t a l , p a r a q u e é s t e s e a a p l i c a d o d e n t r o d e la e m p re sa . C o n t in u a r c o n l a a c t u a li z a c ió n d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m ie n t o s i n s t i t u c i o n a l e s c o n e l p r o p ó s it o d e f o r t a l e c e r a c c i o n e s t e n d i e n t e s a l c u m p l i m i e n t o d e l o s o b j e t i v o s m i s io n a l e s y e s t r a t é g i c o s . C u l m i n a r la a c t u a liza c ió n del M apa de R ie s g o s e n lo s P r o c e s o s In s t i t u c io n a le s , c o n e l fi n de e s t a b l e c e r p u n t o s d e c o n t r o l a d e c u a d o , a c o r d e a l d e s a r r o ll o in s t i t u c io n a l . F o r t a le c e r e l p ro c e s o d e C a p a c ita c ió n a to d o s lo s fu n c io n a rio s . S e r e c o m i e n d a e l f o r t a l e c i m i e n t o d e l s i s t e m a d e i n fo r m a c ió n a s i s t e n c i a l m e d i a n t e la a d q u is i c i ó n d e u n s o f t w a r e in t e g r a d o c o n t o d a s la s u n id a d e s f u n c i o n a l e s d e P r e s t a c ió n d e S e r v i c i o s d e S a l u d d e la E S E F a b io J a r a m il l o L o n d o ñ o . C o n t in u a r c o n e l p r o c e s o p a r a d a r d e b a j a d e f i n i t i v a d e lo s a c t i v o s b i e n e s m u e b l e s – d e v o lu t i v o s q u e e s t á n c a t a lo g a d o s c o m o i n s e r v i b l e s o q u e y a a g o t a r o n s u v i d a ú t il p a r a la e m p r e s a y p o r t a l r a z ó n y a n o e s t á n p r e s ta n d o u n s e r v ic io . J O S E R A M IR O M O N S A L V E C A S T A Ñ O O fic in a C o n t r o l In t e r n o