Instructivo Suscripcion y Seguimiento Plan de

Código: EI-I-01
PROCESO
EVALUACION INDEPENDIENTE
INSTRUCTIVO SUSCRIPCION Y
SEGUIMIENTO PLAN DE
MEJORAMIENTO
Versión: 1.0
Fecha: Julio 06 de 2015
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INSTRUCTIVO PARA LA SUSCRIPCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTOCONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA-CGR
1. Descripción
La Oficina de Control Interno dentro de su rol de evaluación y seguimiento realiza actividades de
control a la adecuación, eficacia y oportunidad de las acciones tomadas por la Alta Dirección con
relación a las debilidades identificadas en los procesos, por la Contraloría General de la República
en su ejercicio del proceso auditor, por lo cual, solicita a las dependencias la información pertinente
que respalde el avance o cumplimiento de las acciones definidas para subsanar las debilidades
identificadas por el Organismo de Control.
2. Objetivo
Facilitar el seguimiento a la eficacia y oportunidad de las acciones tomadas por la Alta Dirección con
relación a los hallazgos identificados en las auditorías realizadas a la Entidad, por parte de la
Contraloría General de la República.
3. Marco Normativo
Para efectuar el presente seguimiento, la Oficina de Control Interno tomara en cuenta los
lineamientos previstos en las siguientes normas:
o Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno.
o Ley 489 de 1998, Estatuto básico de Organización y funcionamiento de la Administración
Publica.
o Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno.
o Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno- MECI.
o Decreto 943 de 2014, por el cual, se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno- MECI.
o Resolución Orgánica No. 6289 de 2011. Por la cual, se establece el Sistema de Rendición
Electrónica de la Cuenta e Informes- SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para
la presentación de la Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes a la Contraloría General de
la República-CGR
o Resolución Orgánica 6445 de 2012. Por la cual, se modifica parcialmente la Resolución
Orgánica No. 6289 de 2011.
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4. Definiciones
Plan de Mejoramiento: “Es la información que contiene el conjunto de las acciones correctivas o
preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar
cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos
administrativos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio
del proceso auditor. Esta modalidad incluye la suscripción y los avances”1.
Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes- SIRECI: Es el sistema establecido por
la CGR para la rendición de la información que solicita al sujeto de control fiscal, la cual, se
constituye en plena prueba para cualquier proceso que el Ente de Control adelante.
Storm User: Es un software establecido por la CGR para validar los formularios electrónicos,
mediante los cuales, el sujeto de control, remite la información solicitada por la misma.
Rendición de Cuenta e Informe: “Es el deber legal y ético de todo funcionario o persona de
“informar” y “responder” por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos
públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido”2.
Formulario Electrónico: Es un documento en formato Excel, que se descarga del software Storm
User y en el que se diligencia la modalidad de registro (suscripción /avance o seguimiento del plan
de mejoramiento), el código del hallazgo, descripción del hallazgo, la causa del hallazgo, las
acciones de mejora, las actividades de esas acciones de mejora, las unidades de medida de esas
actividades, la cantidad de esas unidades de mejora, las fecha de inicio y finalización de las
actividades, el plazo en semanas para realizar las actividades, el avance físico de la ejecución de las
actividades y las observaciones.
Hallazgo: “Situación que hace ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible
ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o
impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o
observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran
como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta
de la Administración, cuando ésta se da”3.
1
2
3
Resolución 6445 de 2012. Artículo 7°
Resolución Orgánica 6289 de 2011. Artículo 5°
Guía de Auditoria de la Contraloría General de la República. Mayo 2015. Pág. 48,49
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5. ACTIVIDADES A REALIZAR.
5.1 SUSCRIPCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.
5.1.1 Solicitar Autorización a la CGR para transmitir la suscripción del plan de
mejoramiento.
Teniendo en cuenta que la CGR efectúa auditorias regulares y/o especiales al Ministerio del Trabajo,
por cada vigencia fiscal, de las cuales emite y pone en conocimiento de la Alta Dirección sus
respectivos informes, con el fin de que se establezcan las acciones de mejora a las que haya lugar
para subsanar los hallazgos evidenciados en el proceso de auditoría, una vez recibido el Informe
Final de Auditoria por parte de la Oficina de Control Interno, el Jefe de esta Oficina, solicita a la
CGR, al correo electrónico soporte_sireci@contraloria.gov.co, adjuntado el memorando con el cual
se recibió el Informe Final, la autorización para descargar el formato electrónico del aplicativo Storm
User, con el fin de conocer la fecha límite para realizar la suscripción del plan de mejoramiento.
5.1.2 Descargar el Formulario Electrónico del aplicativo Storm User.
Una vez recibida la autorización por parte de la CGR para descargar el formulario electrónico, el
profesional delegado por el Jefe de Control Interno, ingresa al aplicativo Storm User, siguiendo los
siguientes pasos:
1. Ingresar el usuario y contraseña indicados por el Jefe de Control Interno, así:
2. Una vez ingresado al aplicativo, dar clic en opciones - ver autorizaciones (barra superiorizquierda).
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3. Seleccionar de la lista desplegable, la modalidad M-3 PLAN DE MEJORAMIENTO4, dando
doble clic.
4. Al dar doble clic en la modalidad seleccionada aparece el siguiente anuncio, en el cual se
debe seleccionar la opción Si.
5. Al dar clic en la opción Si, se despliega la siguiente información, en donde se debe
seleccionar en la barra superior-izquierda el botón “Exportar Hoja de Cálculo”, así:
6. Una vez seleccionada esta opción, se genera el siguiente anuncio, en el que se debe
responder la opción Si.
4
En el ejemplo se evidencia la periodicidad “semestral”, sin embargo, cuando la CGR autoriza la suscripción del plan de
mejoramiento, la periodicidad se muestra como “ocasional”.
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7. Una vez seleccionada esta opción, se genera el siguiente anuncio, en el que se debe dar
clic en Aceptar.
8. Al dar clic en aceptar, se genera el formulario electrónico en archivo Excel, identificado con
el nombre M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO, F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO –
ENTIDADES, identificado con el código: 53_000011750_201502235
5.1.3
Remitir el formulario electrónico a las Dependencias.
El Profesional de la Oficina de Control Interno, envía el Formulario Electrónico descargado del
aplicativo Storm User, al correo del Jefe de la Oficina de Control Interno, quien remitirá dicho
formulario a las Dependencias auditadas por la CGR y responsables de la formulación de las
acciones de mejora para subsanar los hallazgos identificados, indicando el plazo máximo para remitir
la información a la Oficina de Control Interno, teniendo en cuenta las fechas establecidas por el Ente
de Control.
5.1.4
Consolidar el Plan de Mejoramiento:
El Profesional de la Oficina de Control Interno recibe la información que las Dependencias han
remitido y la consolida en un solo archivo Excel, en el Formulario Electrónico establecido, verificando
que la acción de mejora definida subsane la causa del hallazgo y teniendo en cuenta la información
que debe diligenciar el responsable en cada una de las columnas del Formulario, así:
5
Los últimos dígitos de este código cambian de acuerdo a la fecha de corte de la suscripción o del reporte del
seguimiento. Teniendo en cuenta que la CGR ha definido dos (2) reportes de seguimiento semestral con corte a junio 30
y diciembre 31.
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Columna
1y2
Contenido
Se registra consecutivamente el número en el que
se registraron los hallazgos, 1,2,3,4…etc. y el
número de la fila, de acuerdo al consecutivo
anterior, Fila_1; Fila _2; Fila_3; Fila _4….etc.
3 (Modalidad de Se selecciona un elemento de la lista si se registra
Registro - 4)
la SUSCRIPCION o el AVANCE DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
4
(Código Se registra el código que la CGR dio al hallazgo
Hallazgo- 8)
en el Informe de la Auditoria
Se registra el hallazgo descrito por la CGR en el
5 (Descripción del Informe de Auditoria, teniendo en cuenta que la
celda únicamente permite el registro de 390
hallazgo -12)
caracteres, si los supera se debe resumir.
6
(Causa
del Se registra la causa descrita en el Informe de
hallazgo – 16)
Auditoria, teniendo en cuenta que la celda
únicamente permite el registro de 390 caracteres,
si los supera se debe resumir.
Se registra brevemente la acción correctiva y/o
preventiva definida para subsanar o corregir la
causa que genera el hallazgo, teniendo en cuenta
que la celda únicamente permite el registro de 390
7
(Acción
de caracteres, si los supera se debe resumir. (Nota:
Por hallazgo se pueden plantear varias acciones de mejora,
Mejora – 20)
por lo que es importante insertar las filas necesarias, pero
diligenciándolas en su totalidad, es decir, que para las
nuevas filas se repetiría el contenido de las columna tercera
a la sexta, y para la primera y segunda columna se continua
con el consecutivo sin repetirlo).
9
(Actividades/ Se registra brevemente la unidad de medida de la
Unidad de Medida actividad (Ej: Informes, jornadas de capacitación,
– 28)
Actas, resoluciones, etc.)
10
Se registra el número, cantidad, volumen o
(Actividades/cantid tamaño de la actividad (en unidades o
ades unidad de porcentajes)
medida – 31)
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(Actividades/ Se registra la fecha programada para el inicio de la
Fecha de inicio- 32) actividad, teniendo en cuenta que debe ir el
formato AAAA/MM/DD.
12
(Actividades/
Fecha
de
terminación - 36)
13 ( Actividades
/Plazo en semanas
- 40)
14
(Actividades/avanc
e
físico
de
ejecución – 44)
Se registra la fecha programada para la
terminación de la actividad, teniendo en cuenta
que debe ir el formato AAAA/MM/DD.
Se registra el número de semanas que existen
entre la fechas de inicio y terminación de la
actividad.
Se registra el número que representa el avance
físico a la fecha de corte del informe, respecto a
las cantidades de las unidades de medida (Esta
celda se diligencia únicamente para el avance o seguimiento
del plan de mejoramiento, no para la suscripción)
15 (Observaciones- Se registran aspectos importantes a considerar,
48)
teniendo en cuenta que la celda únicamente
permite el registro de 390 caracteres, si los supera
se debe resumir.
5.1.5
Guardar el Formulario Electrónico consolidado:
Una vez efectuada la consolidación del Plan de Mejoramiento en el Formulario Electrónico,
revisando el correcto diligenciamiento del mismo, se procede a guardarlo con el código
53_000011750_201502236, en la siguiente ruta electrónica: Documentos/SIRECI/PLAN DE
MEJORAMIENTO/VIGENCIA.
5.1.6
Validar el Formulario Electrónico en Storm User:
Una vez guardado el Formulario Electrónico, se procede a validarlo en el aplicativo Storm User,
siguiendo los siguientes pasos:
1. Ingresar el usuario y contraseña indicados por el Jefe de Control Interno, así:
6
Teniendo en cuenta que los últimos dígitos cambian de acuerdo a la fecha de corte del reporte a la CGR.
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2. Una vez ingresado al aplicativo, dar clic en Importar Hoja de Cálculo (barra superiorizquierda)
3. Al dar clic en este icono, se muestran las opciones para abrir el Formulario Electrónico,
dependiendo donde fue guardado, para este caso se guardó en la ruta
Documentos/SIRECI/PLAN DE MEJORAMIENTO/VIGENCIA/ 53_000011750_20150223,
dando clic sobre el código del Formulario.
4. Al dar clic en el código del Formulario, el mismo es cargado en el aplicativo Storm User, así:
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5. Una vez cargado el Formulario en el aplicativo, se procede a verificar que toda la
información haya sido cargada correctamente, revisando que tanto el número de filas, como
el número de columnas sea el mismo del Archivo Excel donde se consolido la información.
6. Si se presentan inconsistencias en el contenido de la información, el aplicativo genera
alertas, indicando el bloque, la fila y la columna, donde se presenta el error, como por
ejemplo si las celdas contienen más de 390 caracteres, aparece el siguiente mensaje: se
trunca porque tiene más caracteres de los permitidos (por lo cual, es necesario, corregir
cada error para que poder validar la totalidad del formulario)7, así:
7.
7
Una vez revisadas las diferentes inconsistencias, se debe dar clic en la opción Asignar al
formulario actual (Barra superior- izquierda), así:
Otros errores frecuentes se generan por las fechas, las cuales, no cumplen el formato requerido: AAAA/MM/DD.
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7.1 En este paso se pueden presentar errores, por lo que, el aplicativo muestra la siguiente
alerta, indicando el bloque, la fila y la columna, donde se presenta el error, los cuales, deben
ser corregidos, así:
7.2 Una vez corregidos los errores se da clic nuevamente en la opción Asignar al formulario
actual (Barra superior- izquierda), en donde debe aparecer un mensaje de “Procesado
Correctamente”, así:
8. Luego dar clic en la opción Validar formulario actual (Barra superior- izquierda), así:
8.1 Al validar el formulario, nuevamente se pueden presentar errores, los cuales, deben ser
corregidos para validar nuevamente y que procese correctamente.
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9. Luego dar clic en la opción Asignar a todo (Barra superior), así:
9.1 En esta opción, nuevamente se pueden presentar errores, los cuales, deben ser corregidos
para asignar a todo nuevamente y que procese correctamente.
10. Luego dar clic en la opción Validar a todo (Barra superior), así:
10.1 En esta opción, nuevamente se pueden presentar errores, los cuales, deben ser
corregidos para validar todo nuevamente y que en definitiva el formulario procese
correctamente.
11. Luego dar clic en la opción Generar archivo STR (Barra superior), así:
12. Al dar clic en esa opción, se despliega el siguiente aviso, en el que se debe elegir la opción
Aceptar:
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13. Al dar la opción aceptar, se despliega el aviso “Se generó el archivo
inf_enviados/53_000011750_20150223.str”, que indica que el formulario electrónico se ha
convertido a el formato STR, formato establecido por la CGR para efectuar la respectiva
rendición electrónica, mediante el Sistema de Rendición de Cuentas e Informes –SIRECI.
Este formato el aplicativo lo guarda directamente en la siguiente ruta electrónica: Equipo/OS
(c:)/Usuarios/acortes8/stormCGeneral/StormUser/inf_enviados.
5.1.7
Transmisión Formulario Electrónico a través del SIRECI.
Una vez generado el Formulario Electrónico en formato STR, se procede a realizar su respectiva
transmisión a la CGR, a través, del SIRECI, siguiendo los siguientes pasos:
1. Ingresar por el navegador Explorer a http://www.contraloriagen.gov.co/web/sireci/inicio, dando
clic en Transmisión y Prórrogas (parte izquierda), así:
8
Es el usuario desde donde se va a transmitir el archivo, si es desde la el usuario del Jefe de Control Interno o desde el
usuario del Profesional de la OCI.
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2. Ingresar el usuario y contraseña, indicados por el Jefe de Control Interno, en el módulo de
envío y consulta en internet, así:
3. Una vez se ha ingresado al sistema, dar clic en Formularios Electrónicos / Enviar (Barra
superior-izquierda), así:
4. Al dar clic en enviar, se despliega el siguiente cuadro, en el que se debe dar clic en la opción
Choose File, para cargar el Formulario Electrónico en formato STR, así:
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5. Al dar clic en la opción Choose File, se despliegan las opciones de búsqueda del Formulario
Electrónico donde se encuentra guardado, por lo cual, se debe ingresar a la siguiente ruta
electrónica: Equipo/OS (c:)/Usuarios/acortes9/stormCGeneral/StormUser/inf_enviados, dando
clic en el código del formulario, por ejemplo: 53_000011750_20150223.str, el cual, al ser
cargado en el sistema, se muestra de la siguiente manera y se debe dar clic en Verificar
autorización de envío.
6. Al dar clic en la opción indicada, se despliega el mismo recuadro anterior, pero diligenciado con
la información del nombre de la Entidad, Código, Código de Modalidad, Fecha de corte,
Periodicidad y nombre del archivo, información que debe ser verificada antes de ser enviado el
documento, al finalizar la verificación se da clic en la opción enviar.
7. Una vez enviado el Formulario Electrónico, se desplaza hacia la barra superior- derecha y se da
clic en la opción Certificado- Generar Certificado, así:
9
Es el usuario desde donde se va a transmitir el archivo, si es desde la el usuario del Jefe de Control Interno o desde el
usuario del Profesional de la OCI.
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8. Al dar clic en la opción indicada, se despliega el siguiente recuadro donde se debe diligenciar la
modalidad de rendición, que para este caso es 53 M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO,
periodicidad (ocasional) y la fecha de corte (esta fecha es la que trae el formulario electrónico en
la parte superior), dando clic en la opción Ver, como lo muestra el siguiente ejemplo:
9. Al dar clic en la opción indicada, se despliega el documento- Acuse de aceptación de la
rendición, en formato PDF, mediante el cual, se garantiza que la información ha sido
transmitida a la CGR, de manera satisfactoria, como se muestra en el siguiente ejemplo:
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5.2
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SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CGR.
Oficialmente la CGR ha establecido dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento, uno con corte a
30 de junio y otro a 31 de diciembre de cada vigencia, los cuales, son transmitidos mediante el
SIRECI, sin embargo, la Oficina de Control Interno, estableció seguimientos de manera trimestral
con corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31, exceptuando de la transmisión por el
SIRECI los seguimientos de los trimestres con corte a marzo 31 y septiembre 30, en los que
únicamente se genera un informe sobre las acciones cumplidas, en proceso y vencidas, presentando
los resultados al Señor Ministro.
5.2.1. Seguimiento Trimestral.
Este seguimiento comprende los siguientes pasos:
1. Revisar el plan de Mejoramiento. El Profesional de la Oficina de Control Interno, revisa en
el plan de mejoramiento las fechas de inicio y terminación de cada una de las acciones de
mejora que las dependencias suscribieron para subsanar las causas de los hallazgos
evidenciados por la CGR, con el fin de identificar las acciones que se cumplen a la fecha del
corte del seguimiento efectuado por esta Oficina y sus responsables.
2. Solicitar Información a las Dependencias. Una vez identificadas las acciones que tienen
fecha de finalización anterior a la fecha de corte del seguimiento, el Profesional de la Oficina de
Control Interno, procede a elaborar los memorandos, en los que se solicita a los responsables
de dichas acciones remitir los soportes del cumplimiento de las mismas, indicando el plazo
máximo para remitir dicha información.
3. Revisar la información recibida. Conforme se va recibiendo la información remitida por
cada una de las Dependencias, el Profesional de la OCI procede a efectuar la revisión de la
información, verificando que los soportes suministrados respondan a las actividades definidas y
guardando dichos soportes en las carpetas, dependiendo a que auditoria pertenece.
4. Clasificar las acciones de mejoramiento. Con base en la información suministrada por las
Dependencias, el Profesional de la OCI, clasifica las acciones de la siguiente manera:
o Cumplida: El Profesional de la OCI, da por cumplida la acción de mejora si la
información suministrada por la Dependencia soporta la unidad y cantidad de medida
de las actividades que fueron definidas y si se realizó dentro de las fechas que fueron
establecidas. Si es necesario, se reevalúa si las acciones subsanan la causa del
hallazgo o si por el contrario es necesario que la Dependencia reformule la acción de
mejora, bajo la autorización del Señor Ministro.
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o Vencida: El Profesional de la OCI, da por vencida la acción de mejora si a la fecha de
corte del seguimiento se ha cumplido la acción y no se suministró la información que
soporta la unidad de medida de las actividades que fueron definidas.
Nota: Si la acción se vence a la fecha de corte y la Dependencia solicita ampliar el plazo para su
terminación o cambiar la acción de mejora, el Profesional de la OCI, le indica que debe realizar la
solicitud al Señor Ministro, ya sea mediante memorando o correo electrónico, dando las razones por
las que se requiere la ampliación del plazo o modificar la acción. Si el Señor Ministro acepta la
solicitud de la Dependencia, debe autorizar a la Oficina de Control Interno, a través, de correo
electrónico o memorando, para que realice los ajustes que la Dependencia requiere, por lo cual, esta
Oficina debe recibir la autorización, realizar los ajustes necesarios y guardar como soporte copia del
correo electrónico o memorando, mediante los que el Señor Ministro autorizó.
o
En proceso: El Profesional de la OCI, clasifica la acción de mejora “en proceso”, si a la
fecha de corte del seguimiento no se ha cumplido la acción.
5. Elaborar Informe de Seguimiento. Con la información obtenida de la anterior clasificación,
el Profesional de la OCI, relaciona por Dependencia en una matriz de Excel, el número de
acciones cumplidas, vencidas y en proceso, dicha matriz se presenta en el Informe de
Seguimiento al Señor Ministro, donde se indica cual fue el número y porcentaje obtenido por
cada tipo de acción.
6. Presentación Informe de Seguimiento al Jefe de Control Interno. El profesional de la
OCI, presenta el Informe de Seguimiento al Jefe de la Oficina de Control Interno y memorando
de remisión, para su revisión y firma, haciendo las correcciones indicadas por él.
7. Presentación Informe de Seguimiento al Señor Ministro. Una vez realizadas las
correcciones pertinentes y firmados el Informe de seguimiento y memorando de remisión, con
su respectiva copia, el Profesional de la OCI se asegura que sea entregado en la
correspondencia del Despacho del Ministro, solicitando en una la copia firma del recibido.
5.2.2. Seguimiento Semestral.
Este seguimiento comprende los siguientes pasos:
1. Revisar el plan de Mejoramiento. En este paso se realiza nuevamente lo indicado en el
numeral 5.2.1 (1).
2. Descargar Formulario Electrónico del Aplicativo Storm User. En este paso se realizan
nuevamente las actividades descritas en el numeral 5.1.2, relacionadas anteriormente,
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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teniendo en cuenta que para este seguimiento la periodicidad cambia de ocasional a
semestral.
Solicitar Información a las Dependencias. En este paso se realiza, nuevamente, lo
indicado en el numeral 5.2.1 (2).
Revisar la información recibida. En este paso se realiza, nuevamente, lo indicado en el
numeral 5.2.1 (3).
Consolidar la Información en el Formulario Electrónico: Una vez revisada la información
suministrada por las áreas se consolida la información en el Formulario Electrónico
descargado del aplicativo Storm User, indicando en la columna “Actividades/ Avance
físico de Ejecución”, el avance que obtuvo la acción, de acuerdo a las cantidades que
fueron establecidas como unidad de medida de las actividades, por ejemplo si como unidad
de medida se estableció un (1) documento, en el avance se debe registrar el número 1, por
otro lado, se clasifican en la columna de “observaciones” las acciones de mejoramiento, tal
y como se indica en el numeral 5.2.1 (4).
Registrar las acciones cumplidas, vencidas y en proceso. Una vez la información ha
sido revisada, consolidada y clasificada, el Profesional de la OCI, debe elaborar una tabla en
Excel, en un documento aparte, donde relacione la cantidad de acciones cumplidas,
vencidas y en proceso, para presentarlas ante el Señor Ministro.
Revisión Final del Formulario Electrónico. Por último el Profesional de la OCI, revisa que
el contenido de las filas y columnas este completo y su numeración de fila esté ordenado
consecutivamente.
Imprimir Formulario Electrónico. Una vez revisado el Formulario electrónico, después del
contenido de la última fila, se inserta el Nombre y cargo del Señor Ministro, con una línea
encima del nombre, se inserta paginación y encabezado al documento y se imprime.
Elaborar memorando para presentación ante el Señor Ministro. Se elabora el
memorando, presentando para conocimiento del Señor Ministro los resultados obtenidos del
seguimiento, indicando la cantidad de acciones cumplidas, vencidas y en proceso, a su vez
solicitando su autorización para transmitir los resultados a la CGR, mediante el SIRECI, por
lo cual, como anexo al memorando se remite el archivo Excel impreso con el nombre del
Señor Ministro, para que lo firme.
Presentación memorando al Jefe de Control Interno. El profesional de la OCI, presenta el
memorando al Jefe de la Oficina de Control Interno, para su revisión y firma, haciendo las
correcciones indicadas.
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11. Presentación memorando al Señor Ministro. Una vez realizadas las correcciones
pertinentes y firmado el memorando de remisión, con su respectiva copia y anexo, el
Profesional de la OCI se asegura de que sea radicado en el Despacho del Ministro,
indicándole a la Secretaria que el documento es para revisión y firma del Señor Ministro, con
carácter urgente, por ser requerimiento de la CGR.
12. Transmisión Formulario Electrónico a través del SIRECI. En este paso se repiten las
acciones indicadas en el numeral 5.1.7.