I. TÍTULO: Política para la Instalación de Cámaras de Seguridad dentro del Recinto Universitario de Mayagüez y sobre el Procedimiento para el Uso y Disposición del Material Grabado. II. PROPOSITO: El Recinto Universitario de Mayagüez tiene un interés apremiante en tratar de prevenir y/o reducir la incidencia de actos que atenten contra la seguridad personal, actos de sabotaje y hurto de equipo dentro de las dependencias universitarias. El uso de tecnologías modernas como la video grabación, resulta ser un método razonable y efectivo para adelantar este propósito. Toda vez que el Recinto tiene el deber de proteger a todos los componentes de la comunidad universitaria y el derecho legítimo de proteger su propiedad de forma razonable, se establece la presente política para instalar cámaras de seguridad en el Recinto y establecer el procedimiento para el uso y disposición del material grabado. III. DISPOSICIONES GENERALES: A. Si de un análisis ponderado de las razones invocadas para instalar un sistema de video grabación, se justifica la necesidad del mismo, se autorizará la instalación de cámaras de seguridad única y exclusivamente en los siguientes lugares, a saber: 1. Edificios a. Pasillos y Portones de Entrada b. Entradas y Salidas principales de Edificios 2. Áreas Abiertas a. Teléfonos de Emergencia 3. Laboratorios y Centros de Cómputos a. Entradas y Salidas 4. Salones y Oficinas a. Entradas y Salidas B. El campo de visión de las cámaras estará limitado a las áreas antes señaladas y no se extenderá al interior de salones, oficinas, laboratorios y centro de cómputos. Política para la Instalación de Cámaras de Seguridad en el RUM… Página 2 C. Las cámaras permanecerán funcionando 24 horas al día, los 7 días de la semana, sin exceptuar días feriados, recesos administrativos y académicos, períodos de disminución de tareas o cierres motivados por sucesos imprevistos, tales como huelgas y desastres naturales. El sistema de grabación solamente se activará cuando hay movimiento mediante un sensor. D. Especificaciones. Toda cámara de seguridad en el Recinto Universitario de Mayagüez deberá cumplir con las siguientes especificaciones técnicas mínimas: “cámara de enfoque fijo, sin movimiento, de alta resolución, “day and night”, iris manual, sensor de movimiento y que no tenga audio. El sistema de cámaras debe ser compatible con la infraestructura de comunicación existente en el Recinto. Toda compra de cámaras de seguridad deberá tener la aprobación del Director del Centro de Cómputos y del Rector para garantizar la compatibilidad con la infraestructura de comunicación del Recinto. IV. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD: A. Previa consulta y aprobación del Decano correspondiente, éste referirá a la Autoridad Nominadora, para su evaluación y aprobación, toda solicitud de instalación de cámaras de seguridad en Edificios del Recinto Universitario de Mayagüez. B. La solicitud habrá de especificar los siguientes detalles: 1. 2. 3. nombre del Edificio y lugar exacto de instalación sistema de video grabación propuesto, con las especificaciones técnicas del equipo, las cuales deberán contar con la aprobación del Director del Centro de Cómputos propósito y necesidad de la instalación del sistema C. Será responsabilidad del solicitante, identificar el presupuesto necesario para la compra, instalación y mantenimiento del equipo a comprarse. El personal del Departamento de Edificios y Terrenos, no estará autorizado a atender peticiones de reparación o mantenimiento de ese equipo. D. El Rector designará el custodio del material grabado. V. INSTALACION: Política para la Instalación de Cámaras de Seguridad en el RUM… Página 3 Se rotularán todas las áreas donde se coloquen las cámaras con el propósito de dejarle saber a las personas que hay un proceso de grabación. El mensaje leerá “Grabación en Proceso por medio de Cámaras de Seguridad”. El mismo será visible y su contenido, forma y color será uniforme y deberá estar localizado en el área en que se está grabando. VI. USO, MANEJO Y CONSERVACION DE MATERIAL GRABADO: A. El material grabado será utilizado única y exclusivamente para los propósitos descritos en este documento y la revisión del mismo no podrá ser delegada en otra persona que no sea el Custodio o en su ausencia, por el Decano de Administración o por su representante autorizado. El custodio revisará las grabaciones cuando resulte necesario luego de ser informado de algún acto delictivo. B. El material grabado será conservado por un periodo de tiempo de treinta (30) días. El custodio será responsable de eliminar las grabaciones una vez transcurridos los treinta días y mantendrá un registro de esto excepto cualquier reclamación que forme parte de la evidencia como resultado de una querella. C. En caso de que se presente una querella ante la Guardia Universitaria o la Policía de Puerto Rico sobre la ocurrencia de un delito de robo, agresión, hurto, acto delictivo o sabotaje de propiedad pública en el Recinto Universitario de Mayagüez y sea necesario el uso de material grabado por una cámara de seguridad como evidencia, se procederá como sigue: 1. Por conducto del Decano de la dependencia afectada, se solicitará el examen de la grabación en presencia del Custodio. Si se encontrara que el material grabado contiene evidencia gráfica de conducta constitutiva de delito, se entregará el original de la grabación a la Policía de Puerto Rico o a la Oficina de la Asesora Legal, según sea el caso y el custodio mantendrá una copia de la misma. 2. En caso de que se haga necesaria la utilización de la grabación y para garantizar el fiel cumplimiento de las disposiciones de las Reglas de Evidencia, el Custodio será la persona que comparecerá a cualquier vista judicial o administrativa para identificar la grabación. Política para la Instalación de Cámaras de Seguridad en el RUM… Página 4 D. En caso de que durante la revisión diaria del video grabado se identifique claramente la ocurrencia de un delito, se procederá como sigue: VII. 1. El custodio radicará una querella formal ante la Guardia Universitaria y la Policía de Puerto Rico, según sea el caso. 2. Se enviará copia de la querella a la Oficina del Asesor Legal. 3. La oficina del Asesor Legal coordinará el trámite y manejo de la grabación original a partir de este punto a las autoridades pertinentes. PROHIBICIONES: A. En aras de proteger la dignidad humana de los empleados del Recinto Universitario de Mayagüez e igualmente evitar situaciones de intromisión indebida en la intimidad de nuestros empleados y estudiantes, se prohíbe expresamente lo siguiente: VIII. 1. instalar cámaras de seguridad en el interior de salones, oficinas, laboratorios, almacenes, baños, duchas y vestidores (locker rooms). 2. instalar cámaras de seguridad con el propósito de evaluar la efectividad o nivel de productividad de empleados. 3. el acceso de material grabado en vídeo a otras personas que no sean el Custodio, Decano de la dependencia afectada, Rector, Asesor Legal u otro funcionario que el Rector autorice expresamente. EXCEPCIONES: Los Concesionarios del Recinto podrán utilizar los estándares de seguridad que han creado para esos efectos, pero deberán atemperarlo a las disposiciones de este protocolo. Previo a la instalación del sistema de cámaras, deberán someterlo para evaluación al Decanato de Administración. Política para la Instalación de Cámaras de Seguridad en el RUM… Página 5 IX. CUMPLIMIENTO Y RECLAMACIONES: Existirá un mecanismo o procedimiento para cotejar que se está cumpliendo con las disposiciones del protocolo y que se están atendiendo las reclamaciones de la comunidad sobre la aplicación del mismo. X. VIGENCIA: Esta política comenzará a regir a los 10 días de haber sido aprobada y certificada por la Junta Administrativa del Recinto Universitario de Mayagüez. Revisado Junta Administrativa 30 septiembre 2004 En Rojo: Sugerencias de cambios sometidas por Comité en Agosto 2004 En Verde: cambio del comité Ad Hoc de Junta Administrativa en Agosto 2014