NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la identificación, análisis y toma de decisiones, que permita eliminar la causa raíz de los hallazgos, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora y acciones de mejora del SIGI detectadas y emprender acciones correctivas ó preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia en el SIGI de la Contaduría General de la Nación. 2. DEFINICIONES ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial (observación) para prevenir su ocurrencia u otra situación potencialmente indeseable. ACTO ADMINISTRATIVO: Es una decisión que procede de la administración la cual produce efectos jurídicos. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CORRECCIÓN: Acción puntual e inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada. DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la evidencia o veracidad de algo. LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 2 de 7 3. MARCO LEGAL Norma Técnica Internacional ISO 9001-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000-2009. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001-2004. Sistema de gestión Ambiental. 4.5.3 No conformidad , acción correctiva y acción preventiva Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001-2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud ocupacional. 4.5.3.2 No conformidad , acción correctiva y acción preventiva 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica 5. DOCUMENTOS ANEXOS No aplica 6. PROCEDIMIENTO N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Identificación deAnalizar los resultados obtenidos Líder del proceso acciones de: o Funcionario correctivas, asignado preventivas o de Informes de auditorías mejora. internas y externas del SIGI. Seguimiento al plan de acción. Resultados de indicadores. Encuestas. Aplicación de procedimientos. Revisión por parte de la dirección. Retroalimentación de los REGISTRO SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 3 de 7 2 Reportar y crear Hallazgos clientes. Resultados de autoevaluaciones internas. Resultados de la matriz de aspectos e impactos ambientales. Resultados de la investigación de incidentes y accidentes del plan de emergencias. Resultados matriz de riesgos y peligros de SGSST. Requisitos SG-SST. Se selecciona Tipo de acción, Líder del proceso Fuente de evaluación, Tipo o Funcionario de auditoría. asignado SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) NOTA: Si el hallazgo es generado por una auditoría interna, el sistema traerá los hallazgos que hayan sido encontrados directamente al sistema desde el módulo de auditorías. 3 Envío para aprobación Se asigna Responsable de la Líder del proceso acción, quien aprueba o rechaza o Funcionario la acción de mejora. asignado SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) NOTA: Al crear el hallazgo se genera notificación al Responsable asignado. 4 Aprobación o Rechazo del hallazgo Líder del proceso Se puede aprobar o rechazar la o Funcionario acción, si hace el rechazo se asignado devolverá a la persona que realizó la creación; si se realiza la aprobación, el responsable deberá seleccionar el responsable de formular el plan de mejoramiento quién recibirá una notificación. SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 4 de 7 5 Información de la Funcionario Verificar información de la acción Acción de Mejora Responsable de de mejora asignada (Fecha de Formular Plan de registro, Tipo de acción, Mejoramiento Descripción del hallazgo, Fuente de evaluación, Tipo de auditoría, Dependencia, Responsable de Formular Plan de Mejoramiento, Líder). SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) 6 Selección Funcionario Para formular el Plan de Responsable de metodología de análisis de causas Mejoramiento debe escoger el Formular Plan de tipo de metodología de análisis Mejoramiento de causa (Espina de pescado, causa raíz, 5 porque o Pareto). Nota: Al momento de realizar el análisis de la acción propuesta, se evalua si la acción a realizar modifica o genera nuevos riesgos y peligros del SG-SST y/o si modifica o genera los impactos ambientales identificados, dejando registro en el análisis a realizar. De presentarse este evento, se tendrá en cuenta los procedimientos GTHPRC07 Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos Y Determinación de Controles y el PI-PRC12 Procedimiento Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales. SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) 7 Toma de decisiones de acuerdo con los resultados obtenidos del análisis de datos. SIGI (Módulo actas) Producto del análisis realizado Líder del proceso se procede a generar opciones de la acción a tomar y se selecciona la más conveniente. NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 5 de 7 8 Corrección y Generación del Plan Funcionario Se debe seleccionar si se Responsable de requiere realizar corrección y si Formular Plan de genera plan: Mejoramiento SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) NOTA: 9 Identificación de causas 10 Plan de Mejoramiento 11 Enviar a aprobación 12 Aprobación del 1. Si da lugar a corrección y no genera plan, se debe explicar las razones y la corrección realizada. 2. Si da lugar a corrección y genera plan, se continúa con la formulación del plan. 3. Si no da lugar a corrección y no genera plan, se debe explicar las razones y la corrección realizada. Identificar las causas del Funcionario hallazgo Responsable de Formular Plan de Mejoramiento Funcionario Se define el Plan de Responsable de Mejoramiento, se tiene en cuenta Formular Plan de las causas, las actividades a Mejoramiento desarrollar para eliminar la causa, el producto esperado, meta, unidad de medida, se describe el responsable de la ejecución de las actividades, se establece Fecha de Inicio y Fecha de fin y se asigna responsable. Se envía a aprobación por parte Funcionario del Líder del Proceso Responsable de Formular Plan de Mejoramiento El líder del proceso puede Líder del proceso SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) SIGI (Módulo NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 6 de 7 Plan de Mejoramiento 13 Desarrollo Plan de Mejoramiento aprobar o rechazar con los respectivos comentarios, si rechaza se devuelve a la persona que lo envió y si lo aprueba se despliega una nueva pantalla donde se informa de la aprobación enviando notificaciones al Líder del proceso y responsable de Control Interno para seguimiento y/o evaluación, y al Funcionario Responsable para el desarrollo de las respectivas tareas a desarrollar. Planes de Mejoramiento) Funcionario Responsable de El responsable realizará el desarrollar las desarrollo de las tareas tareas asignadas, indicando el porcentaje de avance, la descripción de las actividades realizadas y el cargue de los adjuntos que soporten el desarrollo de las actividades. NOTA: SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) 1. Cuando el avance no es 100% la tarea no se borra de las tareas pendientes del módulo de Planes de Mejoramiento hasta que se complete el 100%. 2. El 100% se cumple cuando los adjuntos cargados sean el soporte necesario para el cierre de la actividad. 3. Una vez el Plan este al 100%, el líder indicara si las tareas fueron realizadas correctamente y enviará el desarrollo del NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE MEJORAMIENTO PROCESO PLANEACIÓN INTEGRAL FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: PAG. 21-10-2015 PI-PRC16 4 7 de 7 Plan a seguimiento de Control Interno para solucionar el Hallazgo y darle cierre. 14 Seguimiento Líder del proceso Cada vez que el responsable de desarrollo Plan de la tarea ingresa un avance o se Mejoramiento llega al 100%, el responsable del seguimiento puede visualizar la información que ha sido ingresada, el soporte adjunto y realizar comentarios y asignar nuevas tareas, si es del caso. SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) 15 Seguimiento y cierre SIGI (Módulo Planes de Mejoramiento) Se recibe la notificación y podrá ver la información de la acción de mejora creada, puede incluir la información correspondiente a eficacia, eficiencia y efectividad. NOTA: Responsable seguimiento 1. Si el plan no fue eficaz lo puede devolver al responsable de haberlo realizado y efectuar los comentarios generales. 2. Si el plan fue eficaz se debe dar clic en la opción Finalizar acción y la acción de mejora quedará finalizada y podrá ser consultada en el SIGI. Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI. Revisado por: LIDER DEL PROCESO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Aprobado por: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN