CAPÍTULO 111 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACION DEL PRESUPUESTO COMO UNA HERRAMIENTA DEL CONTROL PARA LA PEQUEÑA EMPRESA EN EL SECTOR FERRETERO DEL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. GUIA PARA LA ELABORACION Y APLICACION DEL PRESUPUESTO Objetivo de la guía. Ambito de aplicación de la guía. Participación de la Gerencia. Instructivo para el uso de la guía. Proceso para la elaboración de los presupuestos. - Planeación. - Formulación. - Aprobación. Ejecución y Coordinación. Control. Pasos a seguir para la elaboración de los presupuestos. Clases de presupuestos. - - Presupuesto de ventas. Presupuesto de compras. Presupuesto de gastos de operaciin. - Presupuesto de efectivo. - Estado de resultado proyectado. - Balance general proyectado. seguimiento y evaluación. Elaboración del informe de control presupuestario para la toma de decisiones. Implantación de la guía. 1. OBJETIVO D E LA GUIA Presentar de una manera clara y sencilla la secuencia lógica que permita tener un conocimiento más objetivo de la forma en que puede llevarse acabo, la elaboración y aplicación del presupuesto brindando un marco de referencia para la acertada toma de decisiones financieras, actuales y futuras. 2. AMBITO D E APLICACION D E LA GUIA El ámbito de aplicación de la guía, en las empresas distribuidoras de materiales de construcción de tipo pesado se orienta a las diferentes areas funcionales que operan dentro de la misma. La actividad principal de las empresas ferreteras es la canpra y venta de materiales de construcción, la guía para la elaboración y aplicación de los presupuestos se desarrollará a través de un plan sustantivo y un plan financiero, elaborando los presupuestos siguientes: ventas, compras, gastos de administración, gastos de ventas, de efectivo y estados financieros proyectados. Cabe aclarar que los presupuestos de producción, materia prima, mano de obra directa y el de gasto indirectos de fabricación; son utilizados en empresas industriales, por lo que no se elaboran en este trabajo. 3. PARTICIPACIONDE LAGERENCIA Una guía para la elaboración del conteniendo los elementos financieros adecuados, como tecnicos, presupuesto adminlstrativos herramienta financiera, aún y es determinante en el desarrollo de los negocios, actualmente no podría llevarse a cabo un resultado satisfactorio sin la participación y apoyo de la gercncia y los empresarios, en razón de que estos ejecutivos son los que en última instancia van a poner en marcha y a medir los resultados en los diferentes períodos que los llevará a tomar las medidas correctivas necesarias a efecto de lograr las metas trazadas. 4. INSTRUCTIVOS PZilU EL USO DE LA G U I A La guía para la aplicación y elaboración del presupuesto en las empresas distribuidoras de materiales de construcción del área metropolitana de San Salvador, está diseñada para ser utilizada en las dlterentes áreas tuncionales de las mismas. Es indispensable que cada responsable de área posea un copia de la guía y esté enterado de cuando y como hará uso de ella. La guía será de utilidad desde el comienzo de la planeación presupuesta1 del ejercicio fiscal siguiente, año a año la guía servirá a los responsables de área para orientarlos sobre la manera como realizar las estimaciones y elaborar los presupuestos; así como el procedimiento para su aprobación e implantación. 5. PROCESO PARA LA ELABORACIOB DE LOS PRESUPUESTOS Toda formulación de presupuestos requiere previamente la ccnsideración de ciertas etapas que básicamente deben tomarse en cuenta en todo proceso, estas son: Planeación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Coordinación, Control. 5.1 PLANEACION Para la elaboración del presupuesto la planeación es la selección racional de objetivos, metas y de los medios necesarios para alcanzarlos, racionalidad, pues al la idea fundamental es la existir al ternativas de acción se tienen que elegir los mejores para el logro de los objetivos y metas atendiendo además a los medios y recursos disponibles, por tanto se dice que en esta etapa la empresa prepara los recursos humanos y materiales, hace acopio de datos históricos, prevee y organiza todos aquellos elementos necesarios para llevar a cabo la elaboración del plan presupuestario. 5.2 FORHULACION Luego de haber efectuado la planificación de los presupuestos, se procede a la tormulación tomando en cuenta todas las áreas funcionales de la empresa y los instrumentos a utilizar para alcanzar los objetivos trazados. 5.3 APROBACION Después de haber formulado el presupuesto, se procede a su respectiva aprobación, es aquí donde se decide si s e pone en marcha tal como está o si se harán modificaciones. Esta aprobación tiene por objetivo lograr el apoyo y la cooperación consciente de todo el personal, así como su afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a ejercer. 5.4 EJECUCION Y COORDINACION Cuando el proyecto ha sido aprobado s e procede a ponerlo en marcha, cuyo trabajo es de todo el personal desde los obreros bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de las mas altas jerarquías, por lo que es necesario formular manuales especlficos de labores coordinas de procedimientos y metodos, de la misma forma como se hace para las instalaciones de cualquier sistema administrativo. 5.5 CONTROL El control presupuestario funciones encaminadas a comprende una serie de la observación y vigilancia del ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto es localizar actitudes perjudiciales en el momento que aparecen para evitar que ocacionen momentos críticos o de mayor importancia negativa. 6. PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO ENCARGADO ACTIVIDAD Informe de los encargados de GERENTE O ADMINISTRADOR cada unidad sobre las políticas y objetivos de la empresa, que estaran vigentes durante el periodo presupuestado. Elaboración del Plan de Trabajo ENCARGADO DE PRESUPUESTO que permita la elaboración del presupuesto. Discusión del Plan de Trabajo, ENCARGADO DE PRESUPUESTO con el personal, involucrado para obtener sus opiniones y emisión de instructivos. Reunián de los encargados de la GERENTE O ADMINISTRADOR unidad para conocer políticas y objetivos Elaboración y revisión de ENCARGADO DE PRESUPUESTO estimaciones presupuesta1 es tentativas de cada unidad Elaboración del Presupuesto. ENCARGADO DE PRESUPUESTO presentación del presupuesto ENCARGADO DE PRESUPUESTO tentativos al gerente para su revisión y estudio previo a la aprobación final. Devolución del presupuesto GERENTE tentativo con observaciones para su corrección Hacer correcciones sugeridas al ENCARGADO DE PRESUPUESTO presupuesto y llevar a cabo la elaboración definitiva. Se inicia el proceso control presupuestal del ENCARGADO DE UNIDAD 7. CLASES DE PRESUPUESTOS 7.1 PRESUPUESTO DE VENTAS Para efectos de la guia y del caso practico que se presenta y después de un análisis detenido de los métodos m6s utilizados para presupuestar llegamos a la conclusión de utilizar el método estadístico de mínimos cuadrados para el pronóstico de las ventas de la empresa XYZ, debldo a que tiene mejor aplicación al tipo de empresa en estudio y además por ser los mas confiables y los más comúnmente usados, dado que se dispone de la información de ventas de períodos anteriores y por ser de iácil aplicación, el método de mínimos cuadrados se basa en la ecuación matematica de la linea recta; Y = A + BX, donde "Y" es igual a las ventas.y es considerada una variable dependiente; "X" se refiere al tienpo y constituye la variable independiente, los parámetros A y B se denominan coeficientes de regresión y son los que permiten calcular el valor de la variable "X" y "N" que es igual al número de aiios, para determinar los valores se hace uso de las ecuaciones que a continuación se presentan y que canplanentan la utilización de la ecuación Y = ecuaciones son: A t EX dichas La aplicación y desarrollo de este método se ilustra en el cálculo de pronóstico de ventas del caso práctico que se presenta en la implementación de la guia. Conocidas las cantidades resultantes de la aplicación de este mhtodo se determina el presupuesto de venta en unidades y valores; las cantidades y valores se calculan multiplicando las cantidades de unidades a vender en el periodo por el precio de venta unitario, esta información se registra en el formulario disefiado para este tipo de presupuesto. Instrucciones para utilizar el tormulario; antes de hacer mención del proceso para llenar el cuadro, es importante conocer la estructura del mismo. El formulario consta de un encabezado en el cual se debe expresar el nombre de la empresa, el tipo de presupuesto al cual se hace referencia, el período presupuestario y las unidades o valores a utilizar (cabe mencionar que el tipo de encabezado expresado siempre será igual cuadros a utilizar en los presupuestos). para todos los En el formato o cuadro, el período presupuestario está ccmtenplado anualmente y se divide al mismo tiempo en periodo intermedios, trimestrales y mensuales para los cuales existe una cadena donde se totalizan los trimestres y otros que contienen la suma total anual, a la izquierda del cuadro la colisnna inicial esta reservada para anotar los nombres de los diferentes productos y conceptos que contienen los presupuestos a utilizar. PROCESO PARA LLENAR EL CUADRO PRONOSTICO DE VENTAS Paso No. 1 Llenar encabezado (nombre de la empresa, período, etc.) Paso No. 2 En la columna de concepto se anota el nombre de cada producto. Paso No. 3 Conocidas las unidades estimadas a vender (métodos mínimos cuzdrados) para el período, se procede a registrar las cantidades para cada período (mes, trimestre, ano). PROCESO PARA LLENAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS Paso No. 1 Llenar encabezado Paso No. 2 Anotar el nombre del producto y el precio de venta. Paso No. 3 Registrar las unidades a vender en el periodo que multiplicando por el precio daran las cantidades en valores. de venta EMPRESA MODELO'XYZ' PRONOSTICO DE VENTAS DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X DEL 01 COMTO PRIMER TRIMESTRE tt FER M4R ISTR EMPRESA MODELO 'XY;T' PRESUPUESTO DE VENTAS DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DiCIEMBRE DE 199X PRIMER TWMGSTRE M FEB MAR IaTRlM *BR o o o o o LlNEAYl WID. AVENDERX -0 UNIT. VENTAS VNlD AVENDERX PREaO UNIT. VENTAS LINEAY) VMD. AVENCERX -0 UWT. VENTAS 7.2 PRESUPUESTO DE COMPRA. Establece las cantidades de materiales que deberá de comprarse durante el año presupuestado, para hacer frente a la distribución según el programa de ventas y conservar el inventario final presupuestado. Este presupuesto permite elaborar la programaclbn de compra que en cierta medida dependerá de las políticas de inventario establecidos por la administración. Para calcular el total de unidades a comprar se procede de la siguiente manera: - Al total de unidades a distribuir s e le suma el inventario final menos el inventario inicial lo que nos da las unidades a comprar. Esto mltiplicado por el precio permite conocer el valor monetario de los materiales a comprar. Hay que aclarar que este proceso se realiza por cada uno de los materiales, para poder así al tina1 agrupar en un solo cuadro las cantidades productos. totales para los diferentes Para e s t a b l e c e r l a s compras n e c e s a r i a s de m a t e r i a l e s s e debe proceder de l a s i g u i e n t e forma: - Llenar e l encabezado d e l cuadro Poner e l nombre d e l producto En l a s columnas r e s t a n t e s s e colocaran l a s cantidades por rubros de unidades a comprar, p r e c i o de compra y total. 7.3 PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION Este presupuesto determina el total de gastos de operación, que deberán cargarse como gastos administrativos, venta, financieros, para cada uno de estos gastos se realiza un presupuesto y se refleja en el presupuesto de gastos de operación y determina así un total de gastos. Proceso para determinar el presupuesto de gastos operación: - Determinar los presupuestos de gastos de administración, ventas y financieros. - Consolidar los valores totales de cada presupuesto en un solo cuadro cuya sumatoria es igual al presupuesto de gastos de operación. Proceso para efectuar el registro de datos: - Llenar encabezado - En la primera columna del lado izquierdo del cuadro anotar los rubros que interviene en cada presupuesto. - En el resto de las columnas anotar los valores del gasto respectivo durante cada periodo. - Totalizar los valores. - Los valores totales de los presupuesto se agrupan y registran en un solo cuadro. EMPRESA MODELO ''XYZ' PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERAClChrl DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DICIEMBRE DE 199X 7.4 PRESUPUESTO DE EFECTIVO. Este presupuesto se conoce también como presupuesto de caja y comprende la proyección de entradas y salidas de efectivo, también puede incluir las necesidades de financiamiento durante un período determinado, las entradas de efectivo se conforman con 1;s ventas al contada, cuentas por cobrar, así como otros productos, por el lado de las salidas estos principalmente comprenden las compras y gastos de operación. El presupuesto de efectivo esta relacionado estrechamente con el presupuesto de ventas de gastos y de inversión de capital en un período determinado. Procedimiento para formular el presupuesto de efectivo: - Tomar el saldo inicial del balance Sumar los ingresos por ventas al contado. al crédito y otros ingresos si los hubiere. - Al total ae los ingresos restarle los egresos por concepto de: gastos de adm;nistración, gasto de venta, otros egresos. - Al efectuar la resta de los ingresos y los egresos totales se obtiene el saldo tlnal del período. Proceso para el reglstro de datos en el cuadro respectivo: - Llenar el encabezado En la primer columna del lado izquierdo del cuadro se debe anotar los nombres de los diferentes conceptos que intervienen en la formulación del presupuesto de efectivo. - En las columnas restantes se deben anotar los valores que corresponden a cada uno de los conceptos. - Es importante mencionar que el saldo final de cada periodo se convierte en el saldo inicial del período siguiente. "m' EMPRESA MODELO PRESUPUESTO DE EFECTNO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X --- - rnMESrRE ' er JUN TRI Ifl TCTA. 2" TRlM o 3 o O o o IffiRE5X3.S (-) EGRESOS JUL ?e TPJM 7.5 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO El estado de resultados muestra el nivel de utilidades que la empresa proyecta o estima obtener después de ejecutar el plan anual de las operaciones. En la preparación del estado de resultado los rubros principales a utilizar son: - El ingreso por ventas - Costo del producto vendido - El impuesto sobre la renta. Los gastos de operación Proceso para elaboración del estado de resultados proyectado: - A las ventas totales se les resta el costo de ventas total obteniendo una utilidad bruta. - A la utilidad bruta se le restan los gastos de operación (gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros si los hubieren) obteniéndose una utilidad después de operación. - A la utilidad después de gastos de operación se le aplica la tasa impositiva sobre la renta obteniendo así la utilidad neta del ejercicio. Proceso para el registro de datos. - Llenar el encabezado En la prlmera columna del lado izquierdo del cuadro, anotar los nombres de los conceptos que conforman el estado de resultados. - El resto de las columnas deben llenarse con los valores respectivos en cada rubro. 7.6 BALANCE GENERAL PROYECTADO. El balance general proyectado refleja la situación financiera de la empresa al final de la ejecución del periodo presupuestado, esto significa que muestra el efecto del plan de operaciones sobre las cuentas de activo, pasivo y capital. Procedimiento para determinar el balance general proyectado: - Disponer de la intormación del Balance General Inicial. - Elaborar la hoja de integración de saldos del balance al 31 de diciembre del afio proyectado, esta hoja de los diferentes rubros que componen el balance. - Con los valores de los rubros que han tenido movimiento y (si los hublere), y con los nuevos valores retlejados en la hoja de integración de saldos, s e conforma el nuevo balance general del periodo proyectado, EMPRESA MODELO XYZ E3AlANCE GENERAL PROYECTAD=) AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X ACTIVO CIRCUIANTE Caja y Bancos Cuentas por Cobrar lnventarios 0.00 Mobiliario y Equipo (-1 Depreación Acumulada TOTAL ACTIVO CIRCULANTE Proveedores 0.00 0.00 0.00 FIJO 0.00 0.00 0.00 PASIVO 0.00 PATRIMONIO Capital Social Pagado Reserva Laboral Reserva Legal Utilidades a Distribuir 0.00 TOTAL PASNO Y CAPITAL 0.00 000 0.00 000 0.00 - - 0.00 8. SEGUIMIENTOY EVALUACION El proceso de seguimiento y evaluación cosiste en comparar lo planeado con lo realizado, ya que este es un proceso mediante el cual a medida que se va ejecutando el presupuesto se va llevando controles del mismo para poder así establecer diferencias si es que las hay o no, y a su vez detectar donde esta el problema y hacer las correcciones necesarias. Para llevar a cabo el proceso de control, este se hace mediante el uso de ciertos elementos que sirvan de comparación entre lo planeado y lo real, para lo cual se establece la siguiente mecánica; una vez que el departamento o &ea de contabilidad ha cerrado las operaciones del mes en curso, cuenta con un sistema completo para poder comparar los resultados de la operación con lo planeado y poder así hacer un análisis de las variaciones sean estas negativas o positivas, procediendo después a preparar el informe de estas variaciones. Ventajas de darle seguimiento y evaluación y de continuar evaluando la ejecución de la guía: a. Permite determinar que área de la organización no esta trabajando adecuadamente, con las funciones que se le asignaron y cuales están cumpliendo normalmente. S e pueden d e t e c t a r a t i e m p o l o s e r r o r e s y h a c e r las correcciones necesarias. Permite elaborar un análisis porcentual de las variaciones. L i m i t a c i o n e s d e l no u s o d e un s e g u i m i e n t o y e v a l u a c i ó n : No descubrir a tiempo en una errores, para dar medidas por parte correctivas. Se incurrirá incapacidad de la d i r e c c i ó n p a r a comprender l o s m o t i v o s d e l a s v a r i a c i o n e s e n t r e l o planeado y l o r e a l . Produce d e s a j u s t e e n t r e productos y mercado. ELABORACION DEL INFORME DE CONTROL PRESUPUESTARIO PARA TONA DE DECISIONES. Esta etapa e s importante para l a toma d e d e c i s i o n e s , p o r q u e t i e n e como o b j e t i v o v e r i f i c a r p o r medio d e e l e m e n t o s de control comparativos, si l o planeado s e ha realizado d u r a n t e e l p r o c e s o , t a l como e s e s t a b l e c i d o e n e l p e r í o d o presupuestario, se hace necesario dar un seguimiento y e v a l u a c i ó n d e c a d a uno d e l o s p r e s u p u e s t o s q u e s e a p l i q u e n d u r a n t e un p e r í o d o . ANALISIS DE L A S VARIACIONES: - Lo i m p o r t a n t e d e l a v a r i a c i ó n es d e t e r m i n a r l a s c a u s a s que l a provocan. - Se dan variaciones por error de los empleados que registran los datos contables, - Variaciones por disposiciones administrativas con el fin de mantener el normal desarrollo de las actividades de la empresa. Ej.: Incremento salarial complementario al designado en los presupuestos con el fin de mantener - salarios acorde a la situación economicz del país. Variaciones por factores externos incontrolables. Ej.: Retrazo en los embarques de la mercadería importada provocando una disminución de pedidos y por consiguiente una baja en las ventas del período analizado. CUADRO ILUSTRATIVO DE LAS VARIACIONES. Las variaciones deben presentarse en valores absolutos y procentuales. Ejemplo: 1 2 3 4 REAL PRESUPUESTADO VARIACION EN IHF'ORTE ( 1 - 2 ) PORCENTAJE DE W VARIACIONES AL PLAN (312) CONCEPTO VENTAS W T O S DE VENTAS 606.364 53.460 551,240 48.600 1. Resultados Reales 2. cantidad Presupuestada. 55,124 4.860 10% 10% 3. Diferencia Positiva o Negativa: Las ventas excedieron a lo presupuestado en ¢55,124, lo cual es favorable y los gastos excedieron en ¢4,860 lo cual es desfavorable. 4. Las ventas excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual es favorable y los gastos excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual es desfavorable. En sintesis, podemos decir que las diferencias son razonables ya que un incremento en las ventas de un 10% con respecto a lo presupuestado, le corresponde un incremento a los gastos de venta en un porcentaje igual. Un incremento en las ventas podría ser por compradores eventuales, aumento en los pedidos de los clientes habituales. El ejemplo del análisis de las variaciones presentado anteriormente es la base fundamental del empresario para tomar las decisiones justas y oportunas. 10. IMPLANTACION D E LA GUIA. La implantación de la guía no es mas que la aplicación práctica del mismo, razón por la que en esta parte del trabajo se presenta al lector, mediante la elaboración de un caso práctico la forma de proceder para operativizar los distintos presupuestos que conforman la guía y lo que esta facilita para el desarrollo de los mismos. El caso práctico esta desarrollado en base a lo presentado en la guía, tanto en su contenido como en el orden de presentación de los presupuestos. CASO PRACTICO Este caso se ha desarrollado tomando en cuenta los lineamientos presentados en la guía. NOMBRE Y DATOS GENERALES NOMBRE DE LA EMPRESA La empresa utilizada para el caso tiene el nomb;e de empresa "XYZ". DATOS GENERALES Entre los datos generales se tienen: LOCALIZACION DE LA EMPRESA Se encuentra ubicada en el área metropolitana de San Salvador. ACTIVIDAD ECONOMICA La empresa se dedica a la distribución y comercialización de materiales de construcción de tipo pesado. PRODUCTO QUE COMERCIALIZA La empresa se dedica a la comercialización de hierro. TAMANO DE LA EMPRESA La pequeña empresa se consideró en base al número de empleados, de acuerdo al criterio de la Dirección General de Estadística y Censos. ORIGEN DEL CAPITAL El capital proviene de la aportación única de los socios que conforman la empresa. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La empresa carece de una estructura organizativa PERIODO PRESUPUESTARIO El período considerado es de un año en base al cual se han formulado presupuestos. PERIODO DEL EJERCICIO ECONOMICO El periodo considerado es un año calendario es decir que va del lQ de Enero al 31 de Diciembre.