Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 1. Introducción.................................................................................................................. 2 2. Justificación, Misión y Objetivos .................................................................................. 3 2.1. Justificación ........................................................................................................... 3 2.2 Misión ..................................................................................................................... 3 2.3 Objetivos ................................................................................................................. 3 3. Beneficios...................................................................................................................... 4 4. Factores Críticos de Éxito ............................................................................................. 4 5. Alcance.......................................................................................................................... 5 5.1 Premisas Generales del Alcance ............................................................................. 5 5.2 Alcance Organizacional y Geográfico ..................................................................... 5 5.3 Alcance Procesos de Negocio ................................................................................. 5 5.3.1 Procesos Financieros.- .......................................Error! Bookmark not defined. 4.4 Alcance Funcional de Módulos y Submódulos de JDEdwards Error! Bookmark not defined. 4.5 Alcance Tecnológico ............................................................................................... 5 4.5.1 Alcance Técnico ............................................................................................... 6 4.5.2 Alcance de Desarrollos .................................................................................... 6 4.6 Fuera de Alcance y próximos pasos........................................................................ 6 5. Plan de Trabajo ............................................................................................................. 6 5.1 Cronograma del Proyecto ....................................................................................... 6 5.2 Entregables de cada Fase ....................................................................................... 7 5.3 Criterios de Aceptación .......................................................................................... 7 6. Organización del Proyecto ............................................................................................ 8 7. Comités del Proyecto .................................................................................................... 8 9. Entrenamiento .............................................................................................................. 8 9.1 Entrenamiento del Equipo de Proyecto ................................................................. 8 9.2 Entrenamiento de Usuarios Finales........................................................................ 8 11. Administración del cambio ....................................................................................... 10 11.1 Administración del cambio .....................................Error! Bookmark not defined. 11.1.1 Seguimiento a la gestión del Equipo de Proyecto ......... Error! Bookmark not defined. 11.1.2 Evaluar el ambiente existente para el cambio ............. Error! Bookmark not defined. 11.1.3 Evaluar impactos organizacionales del proyecto .......... Error! Bookmark not defined. 11.1.4 Estrategia y plan de comunicaciones ..............Error! Bookmark not defined. 11.2 Entrenamiento ........................................................Error! Bookmark not defined. 12. Interventoría y Aseguramiento de Calidad del Proyecto ........... Error! Bookmark not defined. Anexo 1 Servicios Hosting...................................................Error! Bookmark not defined. Anexo 2 Metodología y Plan de Trabajo ............................Error! Bookmark not defined. Pág. 1 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 Anexo 3 Entregables por Fase ............................................Error! Bookmark not defined. Anexo 4 Roles y Responsabilidades ....................................Error! Bookmark not defined. Pág. 2 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 1. Introducción Pág. 3 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 2. Justificación, Misión y Objetivos 2.1. Justificación 2.2 Misión 2.3 Objetivos Mejoramiento de la eficiencia Estandarización de los procesos misionales Contribuir con mejorar la rentabilidad Específicos: Pág. 4 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 3. Beneficios PARA LOS SOCIOS Contribución en mejorar la Valoración de la Compañía Contribuye en mejorar la rentabilidad de la compañía CON UN <PROYECTO> 4. Factores Críticos de Éxito Pág. 5 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 5. Alcance El Alcance en esta parte es la descriptión en prosa de lo que se espera que cubra el proyecto. Este documento esta diseñado para que sea totalmente entendible para cual quier persona en la organización es po eso que no aplicamos el concepto de PMI que indica que el alcance es todo lo que debemos hacer para logra el proyecto exitoso 5.1 Premisas Generales del Alcance Las premisas aquí descritas nos ayudan a entender algunos factores especiales que nos condicionan o delimitan el alcance del proyecto, así mismo nos permiten utilizarlos como elementos de juicio cuando se evalúen cambios de alcance que afecten el mismo. 5.2 Alcance Organizacional y Geográfico El alcance del proyecto aplica para la compañía, en primera instancia estará operando en Colombia. Las ciudades donde operan la herramienta son: - Cali - Bogotá - Medellín - En lugares donde exista conexión a Internet con un red VPN Las actividades de proyecto serán llevadas a cabo en Cali. El Equipo de Proyecto definirá durante la fase I las transacciones y procesos de negocio que serán extensibles en su utilización tanto a las oficinas comerciales. 5.3 Alcance Procesos de Negocio Para este caso el proyecto estaba orientado a la afectación de Procesos Organizaciones a traves de tecnologia de punta 4.5 Alcance Tecnológico Pág. 6 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 El alcance tecnológico describe las tareas y responsabilidades asignadas al ambiente técnico y de desarrollo, que se desarrollarán a lo largo del proyecto. 4.5.1 Alcance Técnico 4.5.2 Alcance de Desarrollos Se entiende por desarrollo a toda tarea de generación de programas nuevos, para cubrir requisitos no contemplados por el software estándar, reportes o para traer o enviar datos a otras aplicaciones, tales como : 4.6 Fuera de Alcance y próximos pasos Quedan fuera del alcance del presente proyectolos siguientes elementos: Esto es clave. 5. Plan de Trabajo El proyecto se ha estructurado en X Etapas las cuales se visualizan en la siguiente: Aquí se coloca las Macro Fases del Proyecto 5.1 Cronograma del Proyecto El plan de proyecto propuesto contempla los tiempos asignados a cada fase de la metodología de implementación WBS Project a un nivel de detalle medio (Deben contemplar Actividades, Duración, Fechas Inicio/Fin, Recursos y Predecesores) Pág. 7 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 5.2 Entregables de cada Fase Cada fase tiene productos entregables que representan un punto de partida para continuar a la siguiente fase y como control para los asuntos contractuales. 5.3 Criterios de Aceptación El procedimiento de aceptación de los entregables consiste en : Definir los Criterios de Aceptación los cuales son prerequisitos para el pago al implementador y/o Interventor. Pág. 8 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 6. Organización del Proyecto La organización de proyecto describe los participantes y su dedicación en el proyecto, así como sus roles y responsabilidades 7. Comités del Proyecto Para llevar a cabo un adecuado monitoreo y control del Proyecto, se establecen los Comités que sesionarán a lo largo de la ejecución del proyecto. 8. Entrenamiento Esta sección describe la estrategia y el plan de entrenamiento propuesto para el Equipo de Proyecto y fija algunos lineamientos para el entrenamiento de usuarios finales que se realizará bajo el método de entrenamiento de entrenadores. 8.1 Entrenamiento del Equipo de Proyecto Este entrenamiento puede ser diferente al entrenamiento de la solución. 8.2 Entrenamiento de Usuarios Finales La estrategia, plan y lineamientos para este entrenamiento será provisto por la Organización, a través del equipo de Administración del Cambio, quien adicionalmente efectuará un monitoreo permanente que facilite el logro de los objetivos de entrenamiento. Los materiales, logística y desarrollo de los cursos debe ser provista por la Organización bajo las recomendaciones que la Consultoría hará para tal fin. Pág. 9 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 Las coordinaciones de traslados de personal de regionales, y oficinas remotas a entrenar deberá ser manejado por el equipo de Administración del Cambio, lo mismo que la selección y evaluación de entrenadores de usuarios finales. Pág. 10 Documento de Estructuración del Proyecto <NOMBRE PROYECTO> Versión 1 9. Administración del cambio Las actividades de Administración del cambio nos van a ayudar a desarrollar habilidades que nos permitirán desarrollar un trabajo más armonioso y efectivo al interior del equipo y establecer un mejor canal de comunicación con el resto de la organización. Para lograr estos objetivos el trabajo se dividirá en dos actividades principales: Administración del cambio y entrenamiento. Pág. 11