Términos de Referencia - Naciones Unidas en Colombia

Fighting Hunger Worldwide
Términos de Referencia
Nombre del Cargo:
Auxiliar de Programas Oficina Central
Objetivo/Misión del Cargo:
El titular del cargo será el encargado de apoyar y tomar la iniciativa en los procesos
relacionados con el manejo de Recursos de Contrapartida del Gobierno Colombiano
(ICBF, ACCIÓN SOCIAL y otros) frente a focalización, planeación, ejecución,
seguimiento y evaluación en el marco de la Operación Prolongada de Socorro y
Recuperación ” y otros proyectos, garantizando la correcta y oportuna ejecución de
los recursos
Realizar la propuesta de diseño, programación, control y seguimiento a los
presupuestos y/o recursos de Cooperación Internacional, acuerdos y contribuciones
especiales (Trust Funds, Grants, etc.) en el, como también realizar el seguimiento y
programación de las nuevas contribuciones.
Responsabilidades del cargo:
CONTRIBUCIONES, TRUST FUNDS, NUEVOS PROYECTOS
1. Realizar las propuestas de diseño, programación, control y seguimiento a los
presupuestos y/o recursos de Cooperación Internacional, acuerdos y
contribuciones especiales (Trust Funds, Grants, etc.) en el marco de los
programas del PMA.
2. Realizar acompañamiento y supervisión a los convenios, acuerdos y
contribuciones especiales que el PMA establezca con otras organizaciones,
que sean implementadas
3. Realizar el seguimiento y programación de las nuevas contribuciones a la
OPSR en conjunto con el equipo del Área de Programas. Preparar borradores
de
informes de los recursos de los donantes (cifras de cobertura,
presupuestos).
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4. Revisar y conciliar una variedad de informes financieros, logísticos y
operacionales para poder tomar decisiones frente a ejecución presupuestal de
los proyectos, contribuciones y otros recursos que maneja la Unidad de
Programas.
5. Asistir en la preparación de las propuestas del PMA para proporcionar ayuda
de emergencia, en coordinación con todas las entidades y áreas vinculadas.
6. Utilizar el sistema financiero de PMA (WINGS II) para el seguimiento a los
procesos de programación y ejecución de contribuciones
RECURSOS DE CONTRAPARTIDA DE GOBIERNO – ARTÍCULOS/KITS NO
ALIMENTARIOS
1. Preparar propuestas de asignación presupuestal de los recursos de
contrapartida aportados por el Gobierno de Colombia.
2. Realizar el diseño de procedimientos y herramientas para la focalización de
proyectos, consolidación de información, elaboración de solicitudes de compra
en el marco de la adquisición y distribución de artículos no alimentarios en la
OPSR (definir el contenido de los kits de acuerdo a lo establecido en la OPSR;
identificar necesidades de los kits en los proyectos focalizados por las
Suboficinas; solicitar al Área de Compras el trámite para la adquisición de los
kits; y coordinar el plan de distribución de los kits y hacer seguimiento).
3. Elaborar los reportes que le sean solicitados para entregar a las contrapartes
del gobierno y cumplir funciones de soporte con respecto al manejo
presupuestal de los recursos transferidos, con la periodicidad que sea
requerida.
4. Dar soporte a las necesidades de información de los socios de Gobierno frente
a recursos de contrapartida, y toda la ejecución realizada en el marco de la
OPSR.
5. Realizar estudios técnicos y económicos conducentes a la contratación y
compra elementos, servicios y procesos de capacitación.
6. Elaborar los respectivos manuales operativos, protocolos de entrega y
formatos necesarios que garanticen los procesos de adquisición, distribución y
legalización de los artículos no alimentarios entregados.
7. Mantener comunicación permanente con las Suboficinas y Oficinas Satélite del
PMA en terreno para atender requerimientos y dar orientaciones oportunas y
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pertinentes frente a cualquier novedad que se presente en el marco de la
ejecución de los recursos de contrapartida.
8. Coordinar con los proveedores, el área de logística y compras de PMA y
acompañar a las suboficinas del PMA en terreno el proceso de distribución,
entrega y legalización de la propiedad de kits no alimentarios entregados a los
coejecutores.
INFORMACIÓN, SOPORTE, COORDINACIÓN
1. Hacer uso de los sistemas de información con que cuenta el PMA (SIO,
WINGS II) para el registro los requerimientos de compra/ contratación de
bienes y servicios de la Unidad de Programas.
2. Apoyar al equipo del PMA con datos relevantes y precisos para diligenciar a
tiempo y con calidad las diferentes solicitudes de información requeridas por
las partes que intervienen en la OPSR (Socios, Contrapartes, Donantes,
Sede, gerencia).
3. Apoyar en la elaboración de informes corporativos y propuestas/informes de
donantes y generar información y documentación requerido;
4. Apoyar la revisión de la calidad de la información de los proyectos
recomendados en Consejos Regionales e ingresados al Sistema de
Información de la Operación SIO mediante el control y verificación constante
de perfiles e información en SIO, según los parámetros del Manual de
Procedimientos.
5. Participar en los Comités Técnicos de la OPSR cuando sea requerido.
6. Brindar apoyo en el terreno en el momento en el cual sea requerido.
7. Asistir a las reuniones y eventos a los que sea delegado como representante
del Programa Mundial de Alimentos.
8. Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan con la naturaleza
de su cargo.
Resultados Esperados:
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Recursos de contribuciones / trust funds, contrapartidas, acuerdos/convenios y
contribuciones especiales programados y ejecutados en los tiempos previstos.
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Presupuestos elaborados y diseñados de acuerdo con las necesidades de
atención identificadas.
La plataforma financiera WINGS II es conocida y manejada para el seguimiento y
elaboración de reportes requeridos.
Procedimientos definidos para la adquisición, distribución, acompañamiento y
evaluación de la entrega kits no alimentarios a los beneficiarios de la OPSR.
Documentos técnicos y manuales operativos preparados que orienten los
procedimientos para la adquisición, distribución, acompañamiento y evaluación de
la entrega kits no alimentarios.
Bases de datos actualizadas con la totalidad de información relacionada con la
entrega de kits no alimentarios.
Informes operativos de ejecución de convenios actualizados.
Kits no alimentarios comprados, distribuidos y legalizados (entrega de propiedad)
según lo establecido en el acuerdo operativo con Acción Social.
Supervisión:
El/la titular del cargo responderá a la Oficial de Programas.
Personas a Cargo:
Ninguna
Duración del contrato:
Este cargo será contratado por un periodo inicial de seis meses, prorrogable según
disponibilidad de presupuesto y desempeño.
Sede de Trabajo:
La sede de trabajo del titular de este cargo será la ciudad de Bogotá. Oficina Central
del Programa Mundial de Alimentos.
Modalidad de contratación:
Contrato a bajo la modalidad de Contrato de Servicios con disponibilidad para viajar.
Honorarios:
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Los horarios asignados a esta posición son de $2.513.500, se pagarán viáticos,
conforme con la escala autorizada por el PMA, para su traslado en viajes oficiales
fuera de la ciudad de Bogotá, previamente autorizados conforme con las normas
internas del Programa Mundial de Alimentos.
Perfil mínimo para aplicar:
1. Profesional en ciencias económicas, administrativas, ciencias sociales y
afines. Con experiencia profesional mínima de 2 años comprobada (no incluye
pasantías, o trabajos relacionados con tesis de grado) en actividades
relacionadas con el cargo.
2. Experiencia en generación de informes y propuestas sin supervisión
permanente.
3. Amplio conocimiento en manejo de bases de datos, hojas de cálculo y dominio
de herramientas informáticas. Con experiencia comprobada de manejo de
bases de datos.
4. Conocimiento del idioma Ingles.
5. Conocimiento y experiencia en manejo de presupuestos, balances financieros
y gestión de recursos.
6. Preferiblemente experiencia de trabajo en asistencia humanitaria y /o social,
programas de desarrollo y/o cooperación internacional
Competencias:
1. Con capacidad para el trabajo en equipo, buenas relaciones personales y
capacidad de comunicación asertiva.
Idiomas:
Español, conocimiento del idioma Ingles.
Cómo aplicar:
Los interesados/as deberán enviar sus hojas de vida en el Formato P11 únicamente
a la dirección electrónica vacantes.pmabogota@wfp.org indicando en el Asunto el
cargo de su interés.
Las certificaciones laborales y demás documentación pertinente serán solicitadas
posteriormente, por tanto se solicita no adjuntarlas a la hoja de vida.
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Fecha límite de recepción de hojas de vida: Vienes 18 de Marzo de 2011, 4:30 p.m.
El Formato P11 y los Términos de Referencia se encuentran en el siguiente enlace
www.nacionesunidas.org.co
Sólo se contactará a los/as candidatos/as preseleccionados/as. Las aplicaciones de
mujeres calificadas serán bienvenidas. Los/as candidatos/as serán tratados/as
independientemente de su religión, estatus social, opción sexual, edad y status de
VIH.
Procedimiento y criterios de selección:
Para la selección se llevarán a cabo el análisis y calificación de tres procesos que
consisten en:
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Calificación de hojas de vida basada en los criterios de los Términos de
referencia.
Pruebas técnicas avanzadas de Excel y de análisis de información.
Entrevista
Las personas que hayan alcanzado el puntaje más alto en la calificación de hojas de
vida serán convocadas a la presentación de una prueba escrita para determinar los
conocimientos en el manejo de EXCEL La prueba consistirá en análisis de
información y bases de datos.
Las personas con mejores puntajes en la prueba técnica serán citadas para una
entrevista. Para la calificación de la entrevista se cuenta con un formato previamente
establecido y se tendrán en cuenta los criterios establecidos para la calificación de
hojas de vida.
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