Como elaborar un diagnostico

Eje temático Nº 4: El Diagnóstico
 Características del diagnóstico.
 El análisis del entorno externo e interno en las unidades de información.
 La Matriz FODA.
 Formas de Evaluación y análisis de unidades de información.
El Diagnóstico
Comprende el análisis del entorno externo e interno de la biblioteca.
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A - La biblioteca (Análisis Interno)
B -La comunidad a la que ofrece sus servicios la biblioteca. (Análisis Externo)
Utilidad del Diagnóstico
El análisis permite:
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Identificar factores en el ámbito de la biblioteca que pueden afectar al funcionamiento de
los servicios que se ofrecen.
Revelan cuales son las necesidades bibliotecarias de la comunidad.
Sugiere posibles funciones, metas y objetivos de la biblioteca.
Permite conocer en profundidad las condiciones de la biblioteca y de su comunidad.
Análisis del entorno externo.
Se trata de responder a las preguntas:
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A que tipo de comunidad presta sus servicios la biblioteca.
Quien vive en el área.
Que esperan obtener los residentes de esta zona de la biblioteca.
Aspectos a considerar en el análisis de la comunidad.
Los aspectos a tener en cuenta en el análisis externo son:
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4)
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Panorama histórico de la comunidad.
Área de influencia de la comunidad.
Características de la población.
Características económicas de la comunidad.
Características sociales de la comunidad.
Entorno Externo a la comunidad ( contexto general).
Aspectos a considerar en el análisis de la comunidad.
1-Panorama histórico de la comunidad:
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Evolución histórica de la comunidad en los últimos años.
Tendencias y ciclos de desarrollo.
Principales acontecimientos en los últimos años.
Evolución del desarrollo económico y social.
2-Área de influencia de la comunidad:
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Extensión de la comunidad a la que la biblioteca sirve.
Identificación de los barrios que componen la comunidad y de los medios de
comunicación de que disponen.
Límites territoriales y administrativos de la comunidad y límites de hecho.
Características climáticas, físicas y su influencia en los modos y estilos de vida de la
población.
3-Características de la población:
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Número de habitantes, sexo, raza, lengua.
Movilidad de la población, población estable, población estacional: estudiantes, turismo,
etc.
Tendencias de crecimiento o retroceso demográfico.
Distribución de la población.
4-Características económicas de la comunidad:
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Actividades económicas fundamentales.
Desempleo.
Existencias de industrias, empresas, sindicatos, mercados, entidades bancarias, grandes
centros de trabajo, organismos administrativos.
Actividad comercial, artesanal y de servicios.
5- Características sociales de la comunidad:
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Existencia de instituciones y organismos sociales, culturales, clubs, sociedades, grupos de
interés culturales o religiosos, asociaciones profesionales, ONG.
Existencia de centros de salud, prisiones, residencias para ancianos, instituciones del
gobierno, entidades benéficas.
Existencia de otras bibliotecas cercanas, instituciones educativas primarias, secundarias y
superiores, sistemas de aprendizaje no tradicionales, periódicos y revistas, librerías,
medios de comunicación, etc.
6 - Entorno externo a la comunidad (contexto general):
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Político: Entorno político en el que se inscribe la institución matriz de la que depende la
biblioteca (gobierno municipal, provincial o nacional).
Económico: La situación económica general que atraviesa el país, la provincia o el
municipio.
Utilidad del análisis externo
El análisis externo permite:
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Conocer a la comunidad que sirve la biblioteca: necesidades, intereses, expectativas y
preferencias de grupos de usuarios reales y potenciales de la biblioteca.
Desarrollar una política de adquisiciones.
Determinar qué servicios son de interés prioritario.
Determinar qué servicios ocuparán un segundo plano.
Establecer la organización del personal dentro de la biblioteca y adecuar su preparación.
Establecer horarios de apertura al público.
Análisis del entorno interno
En el análisis del entorno interno:
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Se examinan las condiciones en las que se encuentran la biblioteca.
Se consideran todos los aspectos vinculados con el servicio.
Se responde a la pregunta ¿cuál es la situación actual de la biblioteca?
Los aspectos a tener en cuenta en el análisis interno son:
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3)
4)
5)
6)
7)
8)
Edificio e instalaciones.
Fondos o Colección.
Servicios.
Relaciones con el exterior.
Personal o
Tareas administrativas.
Presupuesto.
Gestión del centro.
1- Edificio e Instalaciones:
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Antigüedad del edificio y condiciones generales.
Señalización externa e interna.
Mobiliario.
Aspecto del edificio, ventilación, temperatura, localización, distribución de los espacios,
accesos para discapacitados, visibilidad desde el exterior.
Necesidades de espacio para la colección, los usuarios y el personal.
2- Fondos o colección:
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Número y tipo de fondos existentes.
Porcentaje de fondos según las materias.
Estados de los fondos.
Extensión y profundidad de la colección.
Porcentaje de expurgos.
Utilización de la colección, porcentaje de nuevas adquisiciones y tasa de rotación de
materiales, etc.
3- Servicios:
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Número y tipo de servicios ofrecidos por la biblioteca.
Número de usuarios que utilizan los servicios.
Eficiencia y extensión de servicios y programas.
Estudios de áreas de servicios concretas: ejemplo referencia.
Horarios generales de la biblioteca y de los distintos servicios.
4 - Relaciones con el exterior:
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Relaciones de cooperación e intercambio entre la biblioteca y el resto de la comunidad.
Relaciones con otras instituciones y grupos y participación en proyectos y actividades
comunes.
Edición de folletos y material informativo.
Relaciones públicas.
5- Personal:
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Número y características del personal de la biblioteca.
Formación y preparación del personal.
Distribución y organización de las tareas y responsabilidades de cada uno dentro de la
biblioteca.
Nivel de Ausentismo.
Salarios y beneficios del personal.
Periodo de tiempo al servicio de la biblioteca.
Nivel de satisfacción con los servicios y condiciones actuales.
Relaciones personales y laborales, formación de equipos de trabajo, etc.
6- Tareas administrativas:
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Análisis de la efectividad de las tareas administrativas que se realizan en la biblioteca.
(burocracia, falta de control, etc.).
Análisis de las tareas que conforman el proceso de fondos (adquisiciones, catalogación,
clasificación. etc.).
7- Distribución de presupuesto:
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Idoneidad de los presupuestos.
Comparación con otras bibliotecas.
Análisis de la distribución de recursos entre las diferentes categorías de presupuesto:
personal, colecciones, mantenimiento.
Análisis de la distribución de recursos entre la biblioteca principal y las sucursales.
Análisis de la distribución de recursos entre los diferentes servicios: referencia, procesos
técnicos, extensión, etc.
8- Gestión del centro:
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Se realiza el análisis de la gestión de la biblioteca.
Eficiencia y efectividad de las unidades operadoras internas, catalogación, adquisiciones,
administración, procedimientos administrativos, relaciones con otras bibliotecas, análisis
de costo- resultados, etc.
Eficiencia y efectividad de áreas de servicios concretas. Ejemplo: sala de textos escolares,
sala infantil, referencia, etc.
Análisis externo e interno: Como buscar la información.
Para realizar el análisis externo e interno de la organización se pueden utilizar dos fuentes
principales:
a- Fuentes indirectas: Información que ya ha sido recogida por otras personas. Pueden ser:
1- Organismos: gobierno municipal, delegaciones provinciales, diarios y radios locales,
sociedades de fomento, archivos, universidad (departamento de geografía), etc.
2- Publicaciones: Censo, boletines oficiales, guías telefónicas e institucionales, bibliografía
especializada, diarios y publicaciones locales, etc.
b- Fuentes directas: Información recopilada por la biblioteca a través de encuestas y entrevistas.
El Análisis FODA. Concepto.
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FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses,
Oportunities, Threats).
Es una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que se posea
sobre una organización, sector o área de una organización.
El objetivo de esta herramienta es ayudar a diagnosticar para, en función de ello, poder
pronosticar y decidir.
Puede ser usada por todos los departamentos de la organización en sus diferentes niveles
para analizar diferentes aspectos.
El Análisis FODA. Utilidad.
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Permite conformar un cuadro diagnóstico preciso de la situación actual de la organización.
Permite obtener un conocimiento acabado de la organización y del mercado.
Facilita el marketing de la organización debido al énfasis puesto en el análisis externo
(análisis del mercado y su potencial).
Concepto de Fortalezas.
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Son las capacidades especiales con que cuenta la organización y por las que cuenta con
una posición privilegiada frente a la competencia.
Son los aspectos internos positivos de la organización: recursos, habilidades que se
poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Ejemplo: Personal altamente calificado.
Concepto de Oportunidad.
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Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que actúa la organización, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
Son variables que están a la vista de todos pero que, si no son reconocidas a tiempo,
significan la pérdida de una ventaja competitiva.
Ejemplo: Creación de una escuela en las inmediaciones de la biblioteca.
Concepto de Debilidades.
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Son aquellos factores internos que provocan que la organización se encuentre en una
posición desfavorable frente a la competencia.
Pueden ser recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que
no se desarrollan positivamente, etc.
Se refieren básicamente a desventajas competitivas, las cuales se presentan cuando no se
implementan estrategias generadoras de valor que los competidores sí implementan.
Ejemplo: Colección bibliográfica desactualizada.
Concepto de Amenazas.
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Son aquellas situaciones desfavorables que provienen del entorno y que pueden llegar a
atentar incluso contra la permanencia de la organización.
Son variables que ponen a prueba la supervivencia de la organización y que, reconocidas a
tiempo, pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades.
Ejemplos: Cambios de gestión: políticas culturales desfavorables para la biblioteca.
Cambios económicos: devaluación. Cambios tecnológicos: nuevos soportes de
información.
Matriz FODA
Biblioteca
Positivo
Negativo
Exterior Oportunidades Amenazas
Interior
Fortalezas
Debilidades
Otra modalidades de evaluación
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Indicadores de rendimiento de la IFLA- UNESCO para bibliotecas públicas.
Indicadores de la A.L.A (American Library Association: Output Measures for Public
libraries)
Indicadores para bibliotecas universitarias y otros tipos de unidades de información.
(Mediciones de calidad para bibliotecas universitarias: IFLA.)
Ejercicio Nº 4
Tomando en consideración los aspectos propuestos para la realización del diagnóstico:
A) Analice la biblioteca o el área de la biblioteca donde UD. se desempeña actualmente.
B) Realice brevemente un informe preliminar indicando los principales aspectos positivos y
negativos del servicio.