Instrucciones para cumplimentar correctamente las fichas del

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Centros Educativos
Dirección General de Infraestructuras y Servicios
Educación Infantil y Primaria
Servicio de Coordinación de Tecnologías
de la Información y la Comunicación
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
Comunidad de Madrid
Instrucciones para cumplimentar correctamente en SICE las fichas
del alumnado en el proceso de admisión y matrícula.
Los datos del alumnado que se informan en SICE son los que se trasladan a las
solicitudes de asignación de Número de Identificación del Alumno (NIA). Si estos datos
no están correctamente grabados pueden producirse errores en el proceso de asignación
de NIA ocasionando:




Casos de alumnos a los que se asigne dos NIA distintos.
Errores en los datos del alumno al imprimir los Historiales Académicos.
Problemas para localizar al alumno cuando éste cambia de centro.
Errores en la localización de alumnos duplicados en el sistema.
Con el fin de evitar que se produzcan este tipo de incidencias, una vez analizados los
errores que las han ocasionado, se recomienda a los centros que tengan en cuenta las
siguientes consideraciones:

Los datos de los alumnos se transcribirán literalmente de los documentos
oficiales.
El centro cumplimentará la solicitud en el sistema informático aportando
toda la información necesaria, que se transcribirá literalmente de los documentos
oficiales aportados por el alumno, tal como se indica en la Orden 1846/2008 de la
Consejería de Educación por la que se crea el Registro de Historiales Académicos
y Alumnado. Por tanto, se deberá:






Tener especial cuidado al rellenar los campos prioritarios del alumno en la
gestión de solicitudes NIA: Nombre, Apellido1, Apellido2, Fecha de
nacimiento, Tipo y Número de documento.
Evitar introducir símbolos: asteriscos (*), almohadillas (#), arroba (@), comillas
(“), indicador ordinal femenino y masculino (ª,º), guiones (-,_), comas y
puntos, apóstrofes (´), barras (/), etc…
Evitar introducir espacios en blanco al principio de los Apellidos y nombre de
alumnos o padres/tutores.
Evitar el uso de contracciones en los nombres: Mª por María, Fco. por
Francisco, J. por José o Juan, Hdez, por Hernández…)
Utilizar correctamente las tildes.
Grabación de los documentos de identificación
El documento identificativo de una persona es un dato fundamental para su
identificación, por lo que debe informarse siempre con el máximo cuidado y rigor.
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Para evitar errores, se comprobarán con especial cuidado el tipo y número de
documentos, ya que este último es un campo clave para la localización de alumnos en el
Registro NIA.

En el caso de alumnos de nacionalidad española, el Documento Nacional de
Identidad es obligatorio desde la edad de los 14 años, aunque puede obtenerse
antes, desde el instante de la inscripción del menor en el Registro Civil.

Si el alumno es mayor de 18 años, los campos “Tipo de documento” y “Número
de documento” del alumno son obligatorios y el sistema exige que se rellenen.
Para estos alumnos, los campos “Tipo de documento” y “Número de documento”
de la madre/tutora y del padre/tutor no son obligatorios; no obstante, si se conoce
dicha información, y el resto de datos identificativos, deberá incorporarse.

Si es menor de 18 años, los campos “Tipo de documento” y “Número de
documento” del alumno no son obligatorios y el sistema no exige que se rellenen
y sólo deberán rellanarse si se dispone de esa información. Sin embargo, para
estos alumnos, los campos “Tipo de documento” y “Número de documento” y el
resto de datos identificativos de al menos uno de los padres SÍ son obligatorios

Si, de acuerdo con lo anterior, no se rellenan los campos “Tipo de documento” y
“Número de documento”, es importante comprobar que ambos campos estén
vacíos y que no haya quedado, por defecto, “Tipo de documento: 6. Sin
documentación”. Tampoco se podrán rellenar utilizando textos del tipo “fallecido”
“no existe”, etc…

Cuando sea requisito rellenar los campos de identificación, deberá recabarse
obligatoriamente del alumno dicha información y nunca se rellenarán dichos
datos utilizando






Un número de identificación aleatorio
El número de identificación de otro familiar
Un texto aleatorio (del tipo “Libro de Familia”, Desconocido, etc…)
El número de cualquier otro documento que no sea DNI-NIF, NIE, Pasaporte,
Tarjeta de Residencia o Célula de identidad.
Los centros de Educación Secundaria deberán tener en cuenta que deben
actualizar en SICE y en Registro NIA los campos “Tipo de documento” y “Número
de documento” cuando el alumno cumpla 14 años, ya que en la mayoría de los
casos no estarán rellenos y estos datos sí serán necesarios cuando se soliciten los
títulos de las enseñanzas cursadas en Educación Secundaria.
Nacionalidad

Si se posee DNI, la nacionalidad será la española. No puede tener
nacionalidad española con un NIE, ni ser extranjero si tiene DNI.
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El criterio anterior es válido también para los alumnos con doble nacionalidad.
En estos casos, se optará por informar de una de ellas.
Información sobre lugar de nacimiento

Cuando el campo “País de nacimiento” sea igual a “ESPAÑA” (E), el campo
“Provincia de nacimiento” es obligatorio.

Cuando el campo “País de nacimiento” sea distinto a España, el campo “Lugar
de nacimiento” es obligatorio.
Actualización de la información del alumno.
Como norma general, cuando un alumno se traslada de centro, es aconsejable que el
centro de destino revise las fichas del alumno de SICE y compruebe que los datos son
coincidentes con los datos de Registro NIA.
Además, si se detectara que los datos son incompletos o erróneos, es aconsejable que
los datos se completen y corrijan en todas las fichas del alumno, ya que


Si no existe coincidencia EXACTA entre los datos del alumno en SICE y en
Registro NIA, es posible que el Historial Académico muestre los datos en blanco.

Los datos personales del alumno del Historial Académico se vuelcan de la ficha
de datos de Registro NIA. Por ello, es muy importante que no haya errores en esta
ficha, ya que se imprimirían en dicho documento.
Ruta para modificar Datos de Registro NIA_NHA
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Centros Públicos de Infantil, Primaria y Especial (CEIP, CN, EI y CPEE): Gestión
de Alumnos>Consulta de alumnos>Datos registro NIA.
Institutos de Educación Secundaria (IES): Alumnos>Ficha de alumno>Datos
Registro NIA.
Centros Concertados: Gestión de Alumnos - Mantenimiento de Alumnos Datos Registro NIA.
Los Centros Privados no pueden modificar. Para solicitar cualquier
modificación de Datos Registro NIA deberán dirigirse a la Dirección de Área
Territorial correspondiente.
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