TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO. ARCHIVO Concepto, Objetivo,

TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO.
ARCHIVO
 Concepto,
 Objetivo,
 Finalidad,
 Clases.
PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO
 Principio,
 Usos generales del sistema alfabético, numérico, cronológico,
 Procedimiento general para archivar.
 Procedimiento general para consultar.
SISTEMA ALFABÉTICO
 Nombre de personas naturales,
 Nombres de razones o firmas sociales
NOMINATIVO
 Reglas para ordenar nombres de personas naturales.
 Reglas para ordenar nombres de razones o firmas sociales.
 Pasos para el archivo de documentos.
SISTEMA NUMERICO
 Normas para consultar el archivo, referencia cruzada.
 Concepto, usos, ventajas, desventajas, aplicaciones.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
 Redacción de la comunicación comercial

Redacción de Mensajes sociales

DESARROLLO DE LOS TEMAS.
1. ARCHIVO
Concepto
Objetivo
Finalidad
Clases
2. PRINCIPIO DE ORDENAMIEINTO
 PRINCIPIO: Es la base, el fundamento, origen, razón fundamental
sobre la cual se procede, discurriendo en cualquier materia.
Principio de ordenamiento Es la organización que se le da a las
carpetas, bolsas, fichas tarjetas etc. Utilizando una base determinada y
siguiendo un proceso lógico.

USOS GENERALES
a. USOS DEL SISTEMA ALFABETICO:
1. En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida
2. En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
3. Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para
sus asuntos profesionales, sociales o personales.
4. Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan
sus operaciones por medio geográficos, sucursales, regionales
etc.
5. En las empresas en general, para la correspondencia de sus
clientes.
b. USOS DEL SISTEMA NUMERICO
1. En las instituciones bancarias y de seguros
2. En las instituciones docentes, parra las hojas de vida
3. En las oficinas de abogados, para los expedientes
4. En las clínicas, hospitales, para las historias clínicas
5. Y en general, para la facturación, contratos, pedidos, etc.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir el siguiente
procedimiento:
a. INSPECCIONAR: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable
revisar todos los documentos. Puesto que se encuentran
documentos que equivocadamente se han colocado para archivar
b. CLASIFICAR: Después de una minuciosa inspección
de
documentos se determina el nombre, número o fecha, bajo la cual
se organizaran los documentos que se van a archivar y se hacen
grupos homogéneos
c. MARCAR. Una vez definida la forma de clasificación de la
documentación, se subraya el nombre, número o fecha por la cual
se organizará el documento
d. DISTRIBUIR. La documentación que se ha marcado se separa por
grupos de acuerdo a lo subrayado. Luego se ordenan dentro de
cada grupo los documentos siguiendo un orden cronológico
ascendente
e. ARCHIVAR. Finalmente se colocan los documentos en el legajo de
la carpeta correspondiente
SUGERENCIAS.





Quite los ganchos y clips de todos los documentos que van a archivar
Alinee y cuadre bien los documentos
Perfore los papeles adecuadamente. Haga un patrón como guía para
toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla
Archive siempre en orden cronológico(sistema indirecto)
Ubíquese siempre cerca dl archivador





Al archivar saque legajo por legajo, no todos al tiempo
Establezca la disciplina de archivar diariamente
El archivo debe permanecer al día
No abra más de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo
gabinete.
No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta,
especialmente de las inferiores; esto podría causar un accidente.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONSULTAR
Los documentos se guardan y se conservan en determinado orden, principalmente
para localizarlos rápidamente. Para que la búsqueda sea rápida tenga en cuenta:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
Determine el nombre, número o fecha correspondiente al documento a buscar
Imagine el nombre, número o fecha escrito
Determine la primera unidad
Localice la guía principal (Letra, número o fecha)
Localice la subguía si la hay
Busque la carpeta
Saque el legajo de la carpeta
Localice el legajo dentro de la carpeta
Coloque una señal en este sitio y entregue al interesado
Haga firmar la guía de Afuera o de seguimiento
Coloque la guía de afuera de donde retiro el documento
haga firmar la guía de afuera o de seguimiento
coloque la guía de afuera en el archivador correspondiente
CLASES DE ARCHIVOS
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la
persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de
Archivo. Los más usados son: Alfabético, Cronológico, Geográfico, por Asuntos y
Numérico.
ARCHIVO ALFABÉTICO.
Como su nombre lo indica es el
ordenamiento que se hace de forma
alfabética de los documentos de acuerdo
al nombre del remitente o del destinatario.
Este sistema es considerado de mucha
importancia y que ofrece las siguientes
ventajas:
Se basa en secuencia alfabética
Es
directo
Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.
Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte
tiene
los
siguientes
elementos:
GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas
importantes
y
estas
van
al
inicio.
GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del
archivo
ya
que
facilitan
la
localización
del
documento.
GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para
subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.
EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados alfabéticamente después de
cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados
cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia
sea
fácil
de
localizar.
EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se
coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no
necesitan
un
expediente
individual.
REGLAS
(ARCHIVO
1.
El
nombre
PARA
de
EJEMPLOS:
NOMBRE
DE
una
ARCHIVAR
persona
se
NOMBRES
divide
en
DE
nombre
de
pila
PILA:
REGLA
apellidos.
Amaya Cabrera
Gómez
SE
Amaya
Deras, María
y
APELLIDOS:
Ernesto Humberto
María Elena
Gómez
PERSONAS
ALFABÉTICO)
Cabrera,
Ernesto
Deras
ARCHIVA:
Humberto
Elena
2.
Si antes del apellido aparece una inicial se toma...
REGLA
Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución.
Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas
a
seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno
y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espínola Reyes Roberto, Sotomayor
Arroyo
Leticia,
etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De
los
Monteros
Espinosa
Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas
indican, año, mes y día.
ARCHIVO POR ASUNTOS. Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado
en el texto de cada documento.
ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El
número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan
"abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y
Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo
más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,
llamado
también
Alfa-numérico.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De
los
Monteros
Espinosa
Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO GEOGRÁFICO
INTRODUCCION
No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos;
también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la
correspondencia de su clientela; y es así como por medio de mapas, rutas, etc., la
empresa se vuelve cada día más eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y
proveedores.
Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudiante de archivo
conocer el sistema alfabético geográfico por cuanto se basa en el alfabético
nominativo que ya domina.
CONCEPTO
Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los
documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir,
agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este
sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la
clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.
USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias,
distribuidores
concesionarios,
etc.
2) En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3) En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)
En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.
ORGANIZACION
DE
ARCHIVOS
GEOGRÁFICOS
Todo
archivo
geográfico
1) Un archivo principal:
consta
de
dos
elementos
importantes:
Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y
puede organizarse de la siguiente forma:
a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.
b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.
2) Un tarjetero o fichero:
Puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una
editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por
territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un
tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.
3) Un mapa, una guía, un viso control, etc.:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas
o direcciones.
La guía alfabética
(1) La guía del país
(3) la subguia de ciudad
(4) la carpeta individual del cliente
(5) la carpeta de varios
F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para
determinar la primera y la ultima letra del índice.
2) organización del tarjetero auxiliar
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin
tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un
archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.
Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza
así:
Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal,
que puede ser en Colombia el departamento de
BOLIVAR
enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el
departamento de Bolívar, la capital es
CARTAGENA
luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los
documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo
UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA
finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las
carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la
apertura de carpeta individual.
c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque
solo consta de:
GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto
orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican
apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe
existir un orden cronológico.
El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la
división política correspondiente.
d. Distribuir
Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme
grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o
pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra
subrayada o clave.
e. Archivar
Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las
subguías
correspondientes.
Legajo
Americana de eventos
NORMAS
PARA
CONSULTAR
EL
ARCHIVO
La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los
objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:
a. Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:
b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del
cliente:
c. Localice la guía del país al cual pertenece:
d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:
e.
Busque
la
carpeta
individual
del
cliente
o
la
tarjeta
solicitada:
f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una
guía de Afuera o Sustitución.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
1. REDACCION COMERCIAL Y DE OTROS DOCUMENTOS.
En el siguiente link encuentra información para leer y tener en cuenta en este
tema.
http://www.slideshare.net/carmenqr/redaccion-comercial
2. REDACCION DE MENSAJES SOCIALES:
MENSAJE SOCIAL:
Mensaje utilizado para estrechar en amistad y buena voluntad a grupos laborales.
Características: Todos estos mensajes están orientados a crear buena voluntad, por
eso deben distinguirse por su:




Sinceridad
Cordialidad
Oportunidad
Empatía
Por la función que desempeñan, estos mensajes se suelen enviar en tarjetas o
esquelas, con estilo bloque. El sobre español o sobre social es el más indicado. Al
aumentar el grado de amistad y confianza, el mensaje electrónico es buena
alternativa. Planeamiento de la carta social: Como el objetivo fundamental de estas
cartas es promoverla amistad y ganar voluntad, su planeamiento debe realizarse en
ese sentido. Para mejorar disposición de las ideas se pueden emplear dos enfoques:
el directo o el indirecto, según el que más convenga.
Enfoque Directo Enfoque Indirecto
1. bosquejo
2. secuencia de Planeamiento:
3. b o r r a d o r
4. c o n t r o l d e c a l i d a d
5. borrador mejorado
consulte
1. Memorándum
2. Curriculum
3. La resolución.
TALLER DE FINALIZACION: PARA NOTA FINAL NOVENO
I.
DEFINA
1. Que es archivo y cuales es su finalidad?
2. Cuáles son las clases de archivo
II. EJERCICIO PRACTICO 1
Elabore por el sistema alfabético nominativo
(organice el siguiente archivo en una gaveta teniendo en cuenta
instrucciones) http://html.rincondelvago.com/organizacion-de-archivos-de-oficinatecnica.html
Le copio modelo de una gaveta, no tenga en cuenta la numeración que tiene la
imagen
La editorial Centromericana S:A desea organizar las hojas de vida de su
personal, entre los que se encuentran vinculados:
Ana Elvira Cantillo Restrepo
c.c. NO. 20.580.788
Ana María Cantillo Restrepo
c.c. NO. 22.258.980
Ana María Cantillo Restrepo
C.C.NO. 37.210.800
Genaro Díaz Granados Jiménez
C.C.NO. 3.569.000
Rosmira Mc Allister de Pérez
c.c.No. 32.980.710
Juan Victor Mata Ballesteros
c.c.No. 5.700.917
Roberto Ricardo Alfonso
c.c.No. 3.790.210
Dr, Jaime Posada Rovira
c.c.No. 7.456.980
Arq. Raimundo Sojo Mira
c.c.No. 6.431.976
Instrucciones para la elaboración del ejercicio.
1. marque la palabra de orden
2. determine las guías
3. Establezca el orden prioritario de los nombres
4. Elabore el ejercicio (determine el índice
(Determine carpetas
(Determine guías
Por ejemplo al marcar la palabra de orden, queda el nombre organizado
CANTILLO Restrepo, Ana Elvira (20.580.788)
C
CANTILLO Restrepo, Ana María (22.258.980)
C
CANTILLO Restrepo Ana María (37.2110.800 C
DIAZ-GRANADOS Jiménez, Genaro (3.569000) D
ETC……..
M
M
R
P
S
III. EJERCICIOPRACTICO 2
La Empresa Distribuidora Americana S:A desea organizar su archivo de
clientes, entre los que se encuentran los que se citan a continuación:
Urbanización El Estoril,
Comité de arroceros del Huila
Asociación de Juventudes católicas
Instituto Nacional de Recreación y Deporte
Almacén el Labriego & Cía.
Restaurante los 3 Amigos
Hospital la Misericordia
Boutique 5ª Avenida
Notaria 8ª
Notaria 32
Banco Nacional de cafeteros
Floristería de Andrés Cuervo
Textiles A.B.C.
NOTA ELABORE LA ACTIVIDAD Y PRESENTELA EN SU CARPETA
DEBIDAMENTE MARCADA Y CION CARATULA Y LOS DEMAS ARCHIVOS
AL DIA. JUEVES 14 DE JUNIO.