TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO. ARCHIVO Concepto, Objetivo, Finalidad, Clases. PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO Principio, Usos generales del sistema alfabético, numérico, cronológico, Procedimiento general para archivar. Procedimiento general para consultar. SISTEMA ALFABÉTICO Nombre de personas naturales, Nombres de razones o firmas sociales NOMINATIVO Reglas para ordenar nombres de personas naturales. Reglas para ordenar nombres de razones o firmas sociales. Pasos para el archivo de documentos. SISTEMA NUMERICO Normas para consultar el archivo, referencia cruzada. Concepto, usos, ventajas, desventajas, aplicaciones. CORRESPONDENCIA COMERCIAL Redacción de la comunicación comercial Redacción de Mensajes sociales DESARROLLO DE LOS TEMAS. 1. ARCHIVO Concepto Objetivo Finalidad Clases 2. PRINCIPIO DE ORDENAMIEINTO PRINCIPIO: Es la base, el fundamento, origen, razón fundamental sobre la cual se procede, discurriendo en cualquier materia. Principio de ordenamiento Es la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas tarjetas etc. Utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico. USOS GENERALES a. USOS DEL SISTEMA ALFABETICO: 1. En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida 2. En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas. 3. Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para sus asuntos profesionales, sociales o personales. 4. Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus operaciones por medio geográficos, sucursales, regionales etc. 5. En las empresas en general, para la correspondencia de sus clientes. b. USOS DEL SISTEMA NUMERICO 1. En las instituciones bancarias y de seguros 2. En las instituciones docentes, parra las hojas de vida 3. En las oficinas de abogados, para los expedientes 4. En las clínicas, hospitales, para las historias clínicas 5. Y en general, para la facturación, contratos, pedidos, etc. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR Para archivar los documentos debemos seguir el siguiente procedimiento: a. INSPECCIONAR: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos. Puesto que se encuentran documentos que equivocadamente se han colocado para archivar b. CLASIFICAR: Después de una minuciosa inspección de documentos se determina el nombre, número o fecha, bajo la cual se organizaran los documentos que se van a archivar y se hacen grupos homogéneos c. MARCAR. Una vez definida la forma de clasificación de la documentación, se subraya el nombre, número o fecha por la cual se organizará el documento d. DISTRIBUIR. La documentación que se ha marcado se separa por grupos de acuerdo a lo subrayado. Luego se ordenan dentro de cada grupo los documentos siguiendo un orden cronológico ascendente e. ARCHIVAR. Finalmente se colocan los documentos en el legajo de la carpeta correspondiente SUGERENCIAS. Quite los ganchos y clips de todos los documentos que van a archivar Alinee y cuadre bien los documentos Perfore los papeles adecuadamente. Haga un patrón como guía para toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla Archive siempre en orden cronológico(sistema indirecto) Ubíquese siempre cerca dl archivador Al archivar saque legajo por legajo, no todos al tiempo Establezca la disciplina de archivar diariamente El archivo debe permanecer al día No abra más de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo gabinete. No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta, especialmente de las inferiores; esto podría causar un accidente. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONSULTAR Los documentos se guardan y se conservan en determinado orden, principalmente para localizarlos rápidamente. Para que la búsqueda sea rápida tenga en cuenta: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Determine el nombre, número o fecha correspondiente al documento a buscar Imagine el nombre, número o fecha escrito Determine la primera unidad Localice la guía principal (Letra, número o fecha) Localice la subguía si la hay Busque la carpeta Saque el legajo de la carpeta Localice el legajo dentro de la carpeta Coloque una señal en este sitio y entregue al interesado Haga firmar la guía de Afuera o de seguimiento Coloque la guía de afuera de donde retiro el documento haga firmar la guía de afuera o de seguimiento coloque la guía de afuera en el archivador correspondiente CLASES DE ARCHIVOS Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo. Los más usados son: Alfabético, Cronológico, Geográfico, por Asuntos y Numérico. ARCHIVO ALFABÉTICO. Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario. Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas: Se basa en secuencia alfabética Es directo Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes. Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos: GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio. GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento. GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente. EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar. EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS (ARCHIVO ALFABÉTICO) 1. REGLA El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos. EJEMPLOS: NOMBRE DE PILA: Ernesto Humberto María Elena APELLIDOS: Amaya Cabrera Gómez Deras SE ARCHIVA: Amaya Cabrera, Ernesto Humberto Gómez Deras, María Elena 2. REGLA Si antes del apellido aparece una inicial se toma... Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc. ARCHIVO CRONOLÓGICO. Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año, mes y día. ARCHIVO GEOGRÁFICO. Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad, Estado o País. ARCHIVO POR ASUNTOS. Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento. ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc..