caminos y puentes federales de ingresos y servicios conexos

CAMINOS Y PUENTES FEDERALES DE
INGRESOS Y SERVICIOS CONEXOS
ARCHIVO DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS DE CAMINOS Y
PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y
SERVICIOS CONEXOS
“CAPUFE”
CAPUFE ha consolidado un esfuerzo que no sólo cumple con el marco
regulatorio establecido por el IFAI y el Archivo General de la Nación, sino que
fortalece la operación y los procesos documentales de la dependencia,
otorgando a sus usuarios acceso a su información con mayor rapidez,
seguridad y control.
Instaló tecnología de punta, trasladó y dio de alta los expedientes aplicando
procesos y sistemas documentales para administrar, operar y consultar
eficientemente los expedientes de sus archivos.
Mediante el uso de la tecnología basada en código de barras y el sistema
personalizado de consulta para usuarios autorizados a la base de datos en línea,
se mantiene una administración eficiente del Archivo Institucional.
Con este sistema sencillo y amigable y con altos niveles de seguridad, los
usuarios pueden identificar, localizar, solicitar y recibir los expedientes que
requieren de manera inmediata.
Asimismo, el sistema permite que el archivo, en lugar de seguir creciendo cada
año acumulando información indefinidamente, se estabilice al dar de baja
periódicamente aquellos expedientes que por su valor documental, hayan
concluido su plazo de vigencia y preservación.
El valor de contar con una base de datos de los expedientes que conforman al
Archivo de Capufe, ligados a sus respectivas clasificaciones de acuerdo al
Catálogo de Disposición Documental, es la facilidad de definir aquellos
expedientes que por su importancia, transcendencia y frecuencia de
consulta son susceptibles de ser digitalizados. Bajo este esquema, se
digitalizaron todos aquellos expedientes que tienen carácter histórico.
El Sistema automatizado de administración de archivos adquirido por CAPUFE, se
compone de cuatro sistemas fundamentales interrelacionados, y que son:
•Sistema de Administración de Archivos y Control de Inventarios
•Sistema de Marcado de Expedientes
•Sistema de Consulta Web
•Sistema de Administración de Documentos Electrónicos
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
CONTROL DE INVENTARIOS
Se controla a base de código de barras, permite registrar en la base datos cada
movimiento de un expediente o caja, tanto como su historial de préstamos y
devoluciones, como de sus diferentes localidades en la nave del archivo, dando
como resultado, localizar de manera inmediata un expediente o una caja para su
consulta.
En este sistema se han registrado a la fecha, aproximadamente 800,000
expedientes de las diversas Unidades Administrativas del Organismo. Esta
información puede proporcionarla el sistema en la forma que se le requiera:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN I, TIJUANA, B.C. NOROESTE
DESTINO
FINAL
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
B
C
H
15793
1810
1519
19122
B
C
H
27545
15267
2496
45308
B
C
H
82379
4965
6717
94061
B
C
H
50269
16637
4605
71511
35760
17196
4008
56964
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN II, CULIACÁN, SINALOA. PACIFICO
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN III, QUERÉTARO, QUERÉTARO.
CENTRO-NORTE
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN IV, CUERNAVACA, MORELOS. CENTROSUR
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN V, PUEBLA, PUEBLA. CENTRO-ORIENTE
B
C
H
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN VI, COATZACOALCOS, VERACRUZ.
SURESTE
TOTAL DE EXPEDIENTES
B
C
H
10323
1145
2868
14336
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN VIII, REYNOSA, TAMAULIPAS. NORESTE
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN IX GUADALAJARA, JALISCO.
DESTINO
FINAL
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
B
C
H
30173
13428
1672
45273
16173
15413
1032
32618
B
C
H
TOTAL DE EXPEDIENTES
DELEGACIÓN X MONTERREY, N. L.
B
C
H
7416
1598
2021
11035
B
C
H
599
161
306
1066
B
C
H
8406
7004
1294
16704
B
C
H
8215
471
1214
9900
B
C
H
10483
4728
1851
17062
TOTAL DE EXPEDIENTES
DIRECCIÓN GENERAL
TOTAL DE EXPEDIENTES
GERENCIA DE TRAMO ARRIAGA-HUIXTLA
TOTAL DE EXPEDIENTES
GERENCIA DE TRAMO CUACNOPALAN-TEHUACANOAXACA
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN CONSULTIVA
TOTAL DE EXPEDIENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SEGUROS Y RIESGOS
DESTINO
FINAL
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
B
C
H
124
646
7
777
B
C
H
1802
84
650
2536
62856
4549
116
67521
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS ESTADÍSTICO Y
POLÍTICAS TARIFARÍAS
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
B
C
H
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO
TECNOLÓGICO
B
C
H
2515
294
5572
8381
B
C
H
2125
967
200
3292
B
C
H
13834
1222
30122
45178
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN
TOTAL DE EXPEDIENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCION DE INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN
ADMINISTRATIVA
DESTINO
FINAL
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
B
C
H
2462
134
0
2596
B
C
H
1257
20
0
1277
B
C
H
34236
42470
13209
89915
B
C
H
7191
489
185
7865
B
C
H
2296
1006
0
3302
B
C
H
748
66
796
1610
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE OBRA
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE LA PLANTA DE PINTURAS Y
EMULSIONES
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE NORMAS DE OPERACIÓN
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, EVALUACIÓN E
INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
TOTAL DE EXPEDIENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA
DE PEAJE
DESTINO
FINAL
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
B
C
H
11
285
0
296
B
C
H
30120
1130
23910
55160
B
C
H
2102
10
0
2112
B
C
H
5669
6756
0
12425
B
C
H
2651
86
39
2776
B
C
H
2318
2039
0
4357
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E
INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN DE OPERACIÓN
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
TOTAL DE EXPEDIENTES
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA DE LO CONTENCIOSO
TOTAL DE EXPEDIENTES
TOTAL DE EXPEDIENTES EN EL INVENTARIO DEL ARCHIVO DE
CAPUFE
786,409
ORDEN DE ENTRADA
ORDEN DE SALIDA
SISTEMA DE MARCADO DE EXPEDIENTES
El Sistema de Marcado de Expedientes, basado también en código de
barras, tiene como función principal permitir la asignación al expediente
de un código del Catálogo de Disposición Documental y del Cuadro
General de Clasificación Archivística de CAPUFE, así como su registro o
alta en la base de datos del sistema, asigna el destino propuesto en base
a su vigencia y de acuerdo al código asignado, imprime la etiqueta que
permite “marcar” el expediente.
SISTEMA DE CONSULTA WEB
El Sistema de Consulta Web de Expedientes permite la visualización y
búsqueda de expedientes por unidad administrativa, mediante códigos
de acceso, en bases de datos que genera el marcado de cada uno de los
expedientes registrados.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
El Sistema de Administración de Documentos Electrónicos, es el que
permite la visualización de expedientes digitalizados a través del
Sistema de Consulta Web.
Con este sistema se han digitalizado hasta la fecha:
• 414,540 imágenes digitalizadas correspondientes a expedientes de
Subdirección de Bienes y Servicios y Dirección General, imágenes que
encuentran almacenadas en un servidor propiedad del Organismo, instalado
el Centro de Cómputo de Oficinas Centrales, bajo el resguardo del área
Tecnologías de Información.
la
se
en
de
• Así mismo, 12 millones 500 mil imágenes de expedientes digitalizados, cuyo
valor documental es HISTÓRICO, y que pertenecen a la Unidad Administrativa
de Operación y Obra Pública, utilizando para su acceso las claves de usuario y
contraseña correspondientes al Titular de esta Unidad, imágines que se
apreciaron en el video.
“ORGANIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE CAMINOS Y
PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y
SERVICIOS CONEXOS
CAPUFE”
Gabriela Márquez Serralde
Subgerente de
Archivo Documental
Tel. 5200.2000 Ext.2186
emarquez@capufe.gob.mx