Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno

Informe Pormenorizado del Estado
del Sistema de Control Interno
Ley 1414 de 2011
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
TIERRADENTRO E.S.E
Unidos Construimos la Salud de Tierradentro
Teeçxsa na'w? pkhakheçxa, katxih fxi'zewa'ja's
uyuna'w kwe'sx txíwete
John Edinson Guamanga V.
Asesor de Control Interno
República de Colombia
Departamento del Cauca
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO TIERRADENTRO E.S.E.
NIT: 900145585-4
La Alta Dirección, comprometida con la calidad en la prestación de los
servicios, inició en el año 2012 el proceso de preparación para el
acreditación en salud encaminado a implementar, mantener y mejorar la
aplicación de los estándares del Sistema Único de Acreditación según la
resolución 1445 de 2006, acorde con este proceso el sistema de control
interno orienta su propósito a fortalecer, reorientar y restructurar algunos de
sus elementos con un enfoque de acreditación.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
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AVANCES
Documento con los principios y valores de la entidad construido
participativamente, que actualmente se está resocializando con el cliente
interno y externo.
Se han realizado evaluaciones para diagnosticar el estado del clima
organizacional en la empresa y tomar medidas al respecto.
La empresa cuenta con un manual de funciones y competencias laborales
para los funcionarios de planta.
Se han realizado socializaciones con el cliente interno y externo sobre los
derechos y deberes acordes las metodologías propuestas en acreditación.
Se implementaron estrategias para la divulgación de los valores y principios
éticos de la entidad tales como publicarlas en pendones, pad mause y
socializaciones en reuniones.
La E.S.E firmo un convenio con la Escuela Superior de Administración
Publica ESAP para un estudio de restructuración de la planta de personal
de la institución.
Se fortaleció económicamente el programa de capacitaciones.
La empresa cuenta con el Programa de Bienestar e Incentivos,
Capacitación, Inducción y reinduccion, programa de salud Ocupacional
adoptado mediante resolución y se encuentra activo con presupuesto
definido para la ejecución de actividades.
Las diferentes áreas cuentan con planes de trabajo específicos que se
miden mediante auditorías internas, dichos planes fueron enviados a la
Contraloría Departamental del Cauca.
La empresa está en proceso de restructuración del modelo de operación
por procesos, debido a acreditación y al convenio con la ESAP.
Se realizó una mesa de trabajo para la restructuración de los procesos de
la cual surgió 33 procesos los cuales dan respuesta a MECI, calidad y
acreditación.
Se restructuro el mapa de procesos, con todos los funcionarios de la
empresa dándole un enfoque de acreditación en pro del mejoramiento
Sede Administrativa: Belalcázar Páez Cauca, B/Panamericano. Cel. 314 662 4167 – 314 662 4481.
Punto de Atención: Inzá Cauca, B/Las Moyas. Tel 8 700 616/631. Cel. 314- 662 4446 – 313 787 1633
Email: ese_tierradentro@hotmail.com. www.esetierradentro-cauca.gov.co
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continuo de entidad.
No se ha caracterizado en una nueva versión un 90% de los procesos.
Se elaboró la política de administración del riesgo, con respectivos
indicadores para su medición.
Los mapas de riesgo por procesos e institucional están en proceso de
actualización para realizar una medición más efectiva.
DIFICULATADES
Los programas de bienestar e Incentivos, Capacitación, Inducción y
reinduccion no tienen una operatividad constante.
No hay un persona idónea que lidere el proceso de talento humano de
acuerdo a lo estipulado por Ley
La empresa no cuenta con un manual de funciones específicas para los
contratistas por tal motivo se hace difícil el seguimiento a las actividades.
Se detuvo la caracterización de procesos debido a que se modificara la
estructura organizacional de la empresa con el estudio de restructuración
que se está realizado con la ESAP.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
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AVANCES
En la institución se construyeron 17 políticas que contribuyen al
mejoramiento continuo
 Política de responsabilidad social
 Política de comportamiento y abuso agresivo
 Política de prestación de servicios
 Política de salud publica
 Política de promoción y prevención
 Política de servicios farmacéuticos
 Política de no fumador
 Política de promoción del silencio
 Política de ambiente físico
 Política de comunicaciones
 Política de talento humano
 Política de gestión ambiental
 Política de gerencia de la información
 Política de gestión del riesgo
 Política de gestión de la tecnología
 Política de calidad
 Política de humanización
Se construyó con cada líder de proceso de acuerdo al proceso de
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acreditación indicadores que contribuyen a la medición de la gestión.
Mediante el proceso de SIAU se tiene establecido estrategias para la
recolección de información primaria que contribuya al mejoramiento de la
prestación delos servicios.
Se han realizado foros de salud con la comunidad donde se obtuvo
información sobre necesidades y prioridades en la prestación de los
servicios, con dichos foros se quiere construir una política social con todos
los entes prestadores y administradores de salud presentes en el territorio
apuntando a una prestación servicios de salud acordes con situación
política, cultural y administrativa de Tierradentro.
La empresa cuenta con una página Web (www.esetierradentrocauca.gov.co) conforme al programa de gobierno en línea una estrategia de
la presidencia de la república
La empresa está implementando un software denominado EMA WEB el
cual está dirigido a las historias clínicas digitales cumpliendo la
normatividad legal vigente para este tema contribuyendo a los sistemas de
gestión de la información.
Se han elaborado listas maestras de documentos para cada proceso de la
entidad la cual parte importante para la elaboración de las tablas de
retención documental.
Se cuenta con un ingeniero de sistemas que apoya y soporta la plataforma
tecnológica de la E.S.E., tanto a nivel se software y equipos de cómputo.
La E.S.E cuenta con un área de Centro de atención e información al
usuario donde se decepcionan las necesidades y expectativas del cliente a
través de encuestas de satisfacción y el buzón de quejas, reclamos y
sugerencias.
Los procesos de comunicación se encuentran documentados en la E.S.E,
se tienen definidos los medios de comunicación por los cuales se realizan
las comunicaciones organizacionales e informativos. Se realizan las
rendiciones de cuentas a la junta directiva de la E.S.E. de acuerdo a lo
exigido por la normatividad legal vigente.
Los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos cuentan con
procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de estos y
su adecuada utilización.
La empresa cuenta con una página Web para la recepción y respuesta de
la PQRS.
Se está construyendo la política de comunicación con todos sus
componentes con el fin de fortalecer la comunicación organizacional.
La comunicación informativa se realiza a través de emisoras locales, pagina
Web, reuniones con la junta directiva y con los clientes internos y externos.
De acuerdo al proceso de acreditación se tienen establecidas actividades
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para la operatividad del SIAU.
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DIFICULATADES
No se ha avanzado en la nueva versión de las caracterizaciones de
procedimientos debido a que se modificara la estructura organizacional de
la empresa con el estudio de restructuración que se está realizado con la
ESAP.
No se han restructurado los manuales de procesos y procedimientos ya que
no sean caracterizado la totalidad de los procesos y procedimientos.
La construcción del proceso de gestión documental no cuenta con avances
significativos.
No se realiza un seguimiento oportuno a las PQRS tanto a cliente interno
como externo.
El software utilizado para el manejo sistemático y coherente de los proceso
de presupuesto, contabilidad y tesorería presenta debilidades El software
utilizado para el manejo de inventarios y lo relacionado con recursos físicos
no es el adecuado presenta debilidades.
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
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AVANCES
La entidad de acuerdo al proceso de acreditación está elaborando
indicadores de gestión por procesos los cuales nos permiten hacer
mediación a la gestión que contribuya al cumplimiento de la misión de la
entidad.
Se presentan los diferentes informes a los entes de control y entes
interesados con información veraz y en los tiempos establecidos.
La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación
independiente del Sistema Integrado de Gestión, elaboró en el mes de
enero de 2013 el Programa Anual de Auditorías, el cual fue aprobado, del
cual se envió una copia a la contraloría departamental del Cauca de
acuerdo a solicitud enviada por dicho ente, este programa está conformado
por una serie de auditorías a la parte administrativa y a la operatividad de la
parte asistencial enfocado al proceso de acreditación que se desarrolla en
la empresa.
Las auditorias de calidad son realizadas por el auditor de calidad de la
entidad.
Las auditorias de cuentas son realizadas por la auditora de cuentas
medicas de la entidad
La entidad responde a las constantes auditorías externas realizadas por las
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diferentes EPS con las que tiene contrato la empresa.
De acuerdo a los hallazgos encontrados en las diferentes auditorias se
elaboran planes de mejoramiento por proceso a los cuales se les realiza su
respectivo seguimiento.
Se tienen programadas actividades para el fortalecimiento de la cultura del
autoevaluación del control y autoevaluación gestión.
DIFICULATADES
Falta unificar los resultaos de las diferentes auditorias.
Falta compromiso en el cumplimiento de los diferentes planes de
mejoramiento.
No se han suscrito Planes de Mejoramiento Individual, toda vez que estos
se formulan para aquellos funcionarios que pertenecen a la Carrera
Administrativa y se realizan como resultado de las Evaluaciones del
Desempeño y los resultados de los Acuerdos de Gestión. (En la E.S.E no
hay funcionarios de carrera administrativa)
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ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de control interno de la E.S.E Tierradentro se encuentra en etapa
de mantenimiento, debido a que la empresa se encuentra en proceso de
acreditación lo cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los
procesos, mediante el ajuste a las caracterizaciones, la reformulación de
indicadores, riegos y procedimiento, la definición y aplicabilidad de controles
y de demás mejoras resultantes de dicho proceso.
RECOMENDACIONES
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Fortalecer el autocontrol y la autoevaluación en los procesos de la
Entidad, impulsando los valores y el principio del Código de Ética.
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Es necesario adquirir un software que integre los procesos de
contabilidad, presupuesto, tesorería y recursos físicos.
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Fortalecer el elemento de desarrollo del talento humano ya que dé él
depende el compromiso de los funcionarios, el clima organizacional, el
cumplimiento de metas y productividad.
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Operativizar los programas de bienestar y capacitaciones en pro del
mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios.
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Realizar de forma constante y oportuna la inducción y reinduccion a
funcionarios
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Operativizar los diferentes comites obligatorios con los que cuenta la
entidad.
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Designar recursos humanos y financieros orientados al cumplimiento de
la Ley 594 (Ley General de archivo) ya que su cumplimento es
obligatorio, y se tiene un hallazgo de la contraloría departamental del
Cauca, de acuerdo al plan de mejoramiento establecido por los mismos.
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Se requiere de manera urgente la implementación de las tablas de
retención documental (TRD)
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Fortalecer los sistemas de comunicación de la entidad.
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Es primordial estructurar el sistema INTRANET en la entidad, para
fortalecer el flujo de información y comunicación interna y reducir los
costos de papelería.
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Fortalecer el proceso de implantación de nuevos software como EMA,
VPM y EBC, para evitar tropiezos en la prestación de los servicios.
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Implementar estrategias para evaluar a los funcionarios de planta de la
E.S.E para fortalecer el plan de capacitación y la toma de decisiones
gerenciales para el logro de los objetivos.
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Establecer estrategias para evaluar el desempeño de colaboradores
vinculados mediante OPS y sindicatos.
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Fortalecer el proceso de acreditación, SOGC y el MECI para que haya un
sistema integrado de gestión de la calidad.
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Acatar las recomendaciones del proceso de restructuración orientado por
la ESAP.
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Nombre de Quien
lo Elabora
Periodo Evaluado
John Edinson
Guamanga Valencia
Enero a Junio 2013
Cargo
Fecha de
Elaboración
Asesor de Control
Interno
16 de Julio de 2013
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