Descargar el informe Informe cuatrimestral control interno Julio

E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL DE LETICIA
INFORME CUATRIMESTRAL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
ASESOR CONTROL INTERNO
MONICA GONZALEZ OTERO
No DE INFORME
TERCER INFORME /2014
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION.
1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO.

Acuerdos Compromisos y Protocolos éticos:
Este elemento de Control, en virtud de la actualización del MECI fue
modificado, lo cual se realizó de manera participativa, según reuniones
realizadas con el equipo MECI, se acordó tomar los lineamientos de las guías
que en la materia ha expedido el Departamento Administrativo de la Función
Pública, se diseñaron encuestas donde se listaron una serie de principios y
valores, para que en una escala numérica fueran escogidos según la prioridad
que cada servidor le asignara, contestadas todas las encuestas, se tabularon,
extrayéndose según los resultados un listado de valores en orden de
importancia, del cual se produjo el documento “Marco General para la Buena
Practica Ética de la ESE Hospital San Rafael de Leticia.
Producido el documento y aprobado por Acto Administrativo fue socializado con
todo el personal por diferentes medios entre ellos, se envió a todos los correos
institucionales.

Desarrollo del Talento Humano:
En lo concerniente al Manual de Funciones y Competencias Laborales, en
reuniones con el equipo MECI se trató el tema, donde se determinó hacer una
reinducción sobre los aspectos del manual, de lo cual se encargó la oficina de
Recursos Humanos, quien envío a todo el personal de forma física las
funciones asignadas, con el propósito de que el personal profundizará en el
ejercicio del conocimiento y cumplimiento de sus funciones.
Acerca del trabajo referente al tema de inducción, se continuo con la labor de la
inducción coó el personal del Servicio Social obligatorio, también se ha
extendido hacia el personal de contrato, inducción, sobre todo en el manejo
de historias clínicas.
En cuanto al tema de capacitaciones, en lo corrido de los meses de julio a
noviembre de 2014, se han desarrollado la siguientes capacitaciones:
Sistemas de Información Sivigila.
Asesoría Post Test VIH.
Capacitación Historia Clínica Nutrición.
Capacitación Admisiones y Citas Médica Puerto Nariño.
Capacitación Admisiones, Abrir Agenda, Asignar Citas, Abrir Ingreso.
Informática Básica e Introducción a Dinámica.
Historias Clínicas, Políticas Seguridad e Informática Básica e Introducción
Dinámica Gerencial Hospitalaria, Historias Clínicas.
Salud Ocupacional Bioseguridad en Servicios Generales.
Elaboración Guion Simulacro.
Inducción en seguridad y salud en el trabajo.
Aspectos del proceso de facturación.
También las áreas de Planeación, Calidad, Sistemas, Facturación y Control
Interno coordinaron capacitaciones al personal asistencial, en lo referente a
cómo desde el proceso misional se afectan los procesos de apoyo, en especial
el proceso de facturación y de éste la afectación del proceso financiero,
resaltando en todo esto el papel que el autocontrol juega como fundamento del
sistema de Control Interno en pro del mejoramiento de los procesos.
Acerca de los programas de bienestar, se cumplió parcialmente, toda vez que
por afectaciones del flujo de caja, no se cubrieron todas las actividades
programadas.
1.2.

COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
Planes Programas y Proyectos:
Se viene haciendo seguimiento del Programa de Saneamiento Fiscal y
Financiero suscrito ante el Ministerio de Hacienda, con vigilancia de la
Secretaria de Salud Departamental.
Internamente se viene adelantando el seguimiento a los indicadores plasmados
en el Plan de Gestión del Gerente.
De igual forma también se ha estado analizando por parte de la oficina de
planeación el avance de las metas contempladas en el Plan de Desarrollo.
En cuanto a proyectos, se está a la espera de respuesta del Ministerio respecto
de un proyecto ya viabilizado, para la adquisición de ambulancia acuática.
Igualmente se continúa trabajando en la orientación hacia la cultura del
planear de tal manera que los servidores conviertan los planes en
documentos de consulta y seguimiento permanente.
También, con la actualización del MECI, se modificó la Plataforma Estratégica,
reformulándose la misión, visión, principios corporativos, objetivos estratégicos,
incluyéndose en ella un nuevo Item como es el del concepto del enfoque de la
gestión misional.

Modelo de Operación por Procesos:
Dentro de las Actividades de actualización del MECI, se modificó el Mapa de
Procesos, el cual, a través de su nueva estructura se entiza el enfoque
sistémico y por procesos, la interrelación de éstos y se ubica al proceso de
evaluación y seguimiento como un eje transversal inherente en cada una de las
operaciones, lo cual hace que se resalte el autocontrol.
Se han modificado los procesos de: Atención al Usuario, referencia contra
referencia, como subprocesos del proceso de Información y Comunicación, el
proceso de contratación como un eje transversal que hace parte del proceso
de apoyo, lo cuales se construyeron de forma participativa y a su vez
socializados con aquellos servidores que tienen actuación en cada uno de
ellos.
Se encuentran en proceso de reformulación y caracterización, el proceso
financiero, cuidado del paciente y el de urgencias.
Las oficinas de Calidad y Control Interno continúan en su rol de asesoría,
realizando acompañamiento a los responsables de procesos en miras de
seguir analizando y reformulando los procesos y procedimientos donde sea
necesario, de acuerdo a lo planteado en el Mapa de Procesos.

Estructura Organizacional:
En reuniones realizadas de tipo Gerencial se viene estudiando la posibilidad de
reformular la estructura organización, enfocada hacia hospitales modernos, con
énfasis en un enfoque de tipo comercial y de calidad, que genere mayor
dinamismo en la generación de ingresos que garanticen la sostenibilidad del
hospital y al tiempo se garantice la satisfacción del usuario.

Indicadores de Gestión.
En vista que en la entidad se manejan diversos indicadores, en especial los
que tienen que ver con él área de calidad; dentro de las actualizaciones del
MECI en lo que al tema de indicadores se refiere, a través de concertación se
ha acordado revisar los indicadores que actualmente se vienen aplicando,
para clasificarlos y ubicarlos dentro del grupo que pertenezcan, ya sea
indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, para ello se tienen en
construcción con la participación del equipo Meci, unas fichas de indicadores,
que detallen los indicadores dentro del grupo al que pertenecen. .
De igual forma en la modificación a los procesos y procedimientos que se
vienen adelantando se están analizando y reformulando los indicadores de
procesos.

Políticas de Operación.
Con la actualización del Meci las políticas de operación se han venido
reformulando. Dentro los nuevos formatos diseñados para el levantamiento
de los procedimientos se incluyó un Item para la identificación de las políticas
según sea el proceso o el procedimiento.
Al igual que los indicadores se ha acordado diseñar unas fichas donde se
plasmen todas las políticas organizadas según sea el proceso que
correspondan.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.

Políticas de Administración del Riesgo.
Acerca del tema de riesgos, con la actualización del Meci también se ha venido
tocando el tema, el cual va de la mano con la caracterización de los procesos.
Se insiste en que se mantenga activo el tema de riesgos, visionado a todo el
personal en general, incluyendo tanto de planta como contratados, en especial
la del diseño de políticas de administración del riesgo.

Identificación del Riesgo.
Se observa que se han venido identificando algunos riesgos, de los cuales se
está construyendo la plataforma para ser analizados.
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO.
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUCION INSTITUCIONAL

Autoevaluación del control y gestión.
La Oficina de Control Interno entre los meses de septiembre y octubre
llevo a cabo una serie de charlas dirigidas tanto a personal asistencial
como administrativo acerca del tema de Control Interno con énfasis en el
Autocontrol y la Autoevaluación explicando en qué consiste cada uno y
como se constituyen en fundamento de un sistema de Control Interno y
cuáles son las herramientas necesarias para ejercer tanto el autocontrol
como la autoevaluación.
2.2 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA.

Auditoría Interna.
En la entidad se cuenta con un procedimiento de auditoría definido de
acuerdo a los nuevos formatos establecidos para el levantamiento de
procedimientos, el cual uno de sus mayores sustentos es la evidencia
documental.
Tanto él área de calidad como la Oficina de Control Interno han
realizado auditorias, las de calidad se orientan a la parte técnico
científica y las de la oficina de control interno a los procesos
administrativos, dentro de las ultimas auditorias practicadas a procesos
administrativo, se encuentran la aplicadas a proceso contractual,
proceso financiero en procedimientos de pago, Inventarios de
medicamentos
dispensario
Urgencias,
Atención
al
usuario,
procedimientos Caja Menor, entre otras.
Las auditorías realizadas con los seguimientos a planes se organizan de
tal manera que se constituyan en insumos para la realización del Informe
Ejecutivo Anual de Control Interno.
En Coordinación con Las oficinas de Planeación, Calidad y Control
Interno se trabaja el programa de auditorías.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Plan de Mejoramiento.
Con la actualización del Meci se diseñó en la entidad el procedimiento
para
el seguimiento a las recomendaciones generadas
en el
componente de Auditoría Interna así como las observaciones y
hallazgos de los órganos de control fiscal y de vigilancia y control que
ejercen las Secretarías de Salud.
Actualmente se tienen suscritos en la entidad Planes de Mejoramiento
con La Contraloría Departamental de Amazonas y con la Secretaría
Departamental de Amazonas.
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN.
En lo que respecta al tema de información y comunicación se mantiene la
práctica del uso de buzones de quejas y sugerencias, con la participación de
un representante de la Secretaría de Salud Departamental, un representante
de los usuarios, el coordinador del SIAU y el Asesor de Control Interno.
También se recepciona información mediante los correos electrónicos las
visitas que los usuarios hacen a la página web.
A efectos te conocer la opinión de los usuarios respecto a la prestación de los
servicios, se realizan las encuestas de satisfacción, las cuales mensualmente
se tabulan y se conoce el porcentaje de satisfacción, que se constituye en un
indicador del sistema de calidad.
En el mes de octubre se realizó Audiencia Pública de Rendición de cuenta de
la vigencia 2013, la cual contó con la participación de miembros de la
comunidad en general.
Se cuenta con las tablas de Retención Documental, las cuales tienen el visto
bueno del Consejo Departamental de archivo, al interior de la entidad en
cabeza de la persona encargada de archivo se ha venido reforzando en las
distintas áreas a manera de acompañamiento el tema de gestión documental.
El Sistema Integrado de Información se proyecta a ser reforzado en el modulo
financiero puesto que se tiene programado la adquisición del modulo de costos
y la del modulo de manejo de inventario.
MONICA CECILIA GONZALEZ OTERO
Asesor Control Interno de Gestión.