Informe Sistema de Control Mayo 2014

Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: Mayo – Agosto de 2014
En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se
presenta informe del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.
Módulo de Planeación y Gestión
Con la participación de todos los Responsables de procesos, liderado desde la
Gerencia General se ha complementado el diagnostico estratégico del Plan
Institucional, de manera tal que se validen los objetivos institucionales, los
proyectos y las metas, e igualmente se identifiquen las amenazas, fortalezas,
oportunidades y debilidades; está pendiente la revisión de las cifras establecidas
en cada una de las actividades.
Periódicamente se revisan y actualizan las matrices de riesgos, de acuerdo al
seguimiento de la ejecución de las acciones correctivas y preventivas que se
formularon a partir de los riesgos identificados.
La Empresa continua con la implementación del sistema ICG, en la primera etapa
del módulo POS se encuentra en un 95%, faltando solo modificar algunos
informes en cuanto a forma, dependiendo solo del desarrollador. En dicha etapa
se puede recalcar el mejoramiento de la calidad de la información, en términos de
confiabilidad y oportunidad. Se tiene la información de manera integrada y se han
reemplazado los informes manuales que hacían las cajas generales de cada
parque.
En términos generales se tiene un cumplimiento del sistema en un 75% y se
espera para el mes de diciembre tener la información controlada de los inventarios
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Interno
Período: Mayo – Agosto de 2014
de puntos de venta y la planta de producción. Dada la actualización de las
versiones en las licencia Manager y POS, hizo que el proyecto se retrase un
tiempo considerable, ya que se tuvo que hacer pruebas para determinar la
confiabilidad de la información.
Para el modulo del ICG Logística se cuenta con un avance del 50%, se tiene
definido el modelo de actividades de las áreas de Logística, Costos, Compras y
Facturación. Dicho modelo ya está montado en el sistema, se validó la información
con varios convenios que se tienen actualmente y se espera que lleguen las
licencias para iniciar la implementación en dos convenios.
Modulo Evaluación y Seguimiento
Dentro del proceso de mejoramiento continuo la Empresa, viene haciendo una
valoración de forma permanente a la efectividad del Control Interno, la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes de
acción de cada una de la áreas, los resultados de la gestión, con el propósito de
lograr los objetivos propuestos en el Plan Institucional.
Los instrumentos y herramientas de gestión y de control que se
vienen
implementando son evaluados mediante las auditorias de calidad y de Control
Interno, realizando seguimiento a las acciones de mejora mediante
la
autoevaluación en equipo por los líderes de proceso, las áreas de mejoramiento
continuo y control interno, en aras de contribuir al desarrollo del Sistema de
Control Interno y de la gestión de la Empresa.
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Interno
Período: Mayo – Agosto de 2014
En cumplimiento a lo establecido en el Sistema Integral de Gestión, la Gerencia
Administrativa y Financiera como área designada por la Gerencia General para
liderar dicho Sistema y el Área de Control Interno; resaltar la unificación de los
planes de mejoramiento con los hallazgos tanto de las auditoria de control interno
como las de calidad y de esta manera tener una visión global y hacer un
seguimiento más efectivo.
En cuanto al diagnóstico del MECI para su actualización la Empresa se encuentra
en un grado de Madurez Satisfactorio en el cual, se toman acciones derivadas del
seguimiento y se analizan los datos. Existen tendencias a mantener la mejora en
los procesos. Adicionalmente se han identificado los riesgos para la mayoría de
sus procesos, pero con el fin de dar mayor cumplimiento debe seguir
implementando una adecuada administración de estos y para ello se conformaron
mesas de trabajo con el fin de presentar propuestas que mejoren el MECI para ser
evaluadas y aprobadas por la alta dirección y luego ser implementadas, dando
cumplimiento al Decreto 943 de 2014.
La oficina de Control Interno viene dando cumplimiento al plan de acción del área
el cual permite mostrar el seguimiento a la planeación de la unidad. El Plan de
Acción de Control Interno prioriza las actividades más importantes del área el cual
incluye el plan de auditoria y autocontrol, se definen actividades y metas y se
reporta la evaluación trimestral a la Gerencia Administrativa y Financiera en la
evaluación y seguimiento de Sistema de Control Interno y fechas establecidas
para la presentación de informes se ha tenido un cumplimiento del 100%.
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Período: Mayo – Agosto de 2014
Como actividades principales se encuentran el plan de auditorías con un
cumplimiento para el primer semestre del 33%, ya que todas las auditorias
programadas para el segundo trimestre no se cumplieron en su totalidad dado que
el equipo de trabajo no estaba completo, la Empresa está haciendo el esfuerzo
para fortalecer el área.
El plan de autocontrol se viene cumpliendo de acuerdo a lo planeado, con un
cumplimiento superior al 100%, generando una cultura de seguimiento por parte
de los supervisores a los contratos.
LILIANA PRIETO SOTO
Jefe de Control Interno