General Fundamentos de Base de Datos: Una introducción a Windows, Mac y bases de datos web Fundamentos de Base de Datos Página 1 ¿Están usted y su empresa preparados para estar más organizados, ser más productivos y compartir de una forma mejor su información? ¡Si su respuesta es sí, entonces están preparados para una base de datos fácil de utilizar! ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Sin lugar a duda, usted está familiarizado con aplicaciones que tienen funciones similares a una base de datos como agendas, iTunes, calendario, programas de gestión de fotografías y más. A pesar de que son extremadamente útiles, estos programas ejecutan un número limitado de funciones y almacenan una cantidad limitada de información. Sin embargo, las bases de datos pueden archivar toda la información que necesite y ver esta información de la manera que desee. Usted probablemente tendrá información repartida en hojas de cálculo, un procesador de textos, en papel, en notas, etc. Una base de datos le ayuda a tener toda la información junta (y la de su equipo de trabajo) para poder estar más organizado y ser más productivo. Con una base de datos, usted puede fácilmente disponer y organizar toda la información en un único sitio. Las bases de datos pueden almacenar todo tipo de información - contactos, información de productos, gráficos, proyectos, facturas y simplemente cualquier cosa que necesite llevar un seguimiento. Generalmente, la gente empieza creando listas en hojas de cálculo o en procesadores de texto. Los datos y las listas desarrolladas y guardadas en hojas de cálculo y procesadores de texto rápidamente se convierten en una tarea tediosa para organizar, gestionar y ordenar esa información. Fundamentos de Base de Datos Página 2 A medida que la cantidad de información crece, se hace más y más complicado gestionar, organizar y ordenar esa información. La información rápidamente se convierte en algo difícil de seguir o entender en este tipo de listados o formularios y las opciones de compartir y buscar suelen estar limitadas. Es este el momento en el que una base de datos se convierte en una herramienta necesaria. Piense en una base de datos como en una enorme baraja de cartas, con muchos bits de información en cada carta. Todos los tipos de información pueden ponerse en estas cartas- texto, números, fechas, imágenes y enlaces web. Las cartas están organizadas en listas o tablas. Puede guardar listas de clientes, proyectos en los que está trabajando y elementos o imágenes que quiere organizar. Todos los tipos de información se pueden guardar y organizar en una base de datos. VENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS ¿Por qué querría poner toda su información en una base de datos en vez, digamos de una hoja de cálculo o un documento? Las bases de datos son mucho mejores buscando y ordenando la información. Puede buscar rápidamente una base de datos que le responda a preguntas como “¿Cuánta gente está registrada en el evento?” o “¿Qué clientes compraron aquel producto?” y obtener una respuesta inmediata. Fundamentos de Base de Datos Página 3 HASTA EL ÚLTIMO DETALLE Las bases de datos organizan su información en listas (como hojas de cálculo) pero, a diferencia de éstas, puede también ver la información como formularios. Los formularios proporcionan una estupenda manera de disponer de todos los detalles. Visualice todos sus proyectos en vista formulario. Los formularios pueden también hacer más sencilla la introducción de datos. Base de datos en Vista Lista Se puede buscar, ordenar o reordenar por cada categoría o pestaña con un simple clic del ratón. Base de datos en Vista Formulario Cambiando el modo vista, puede obtener más detalles de cada entrada o asunto Fundamentos de Base de Datos Página 4 COLABORE EN PROYECTOS Las bases de datos también trabajan para mantener su información precisa y actualizada. Atractivas listas desplegables, campos de autointroducción y otras funciones que hacen la entrada de datos más rápida y consistente. Bases de datos plenamente equipadas (como FileMaker Pro) que permiten a muchos usuarios abrir y usar la misma base de datos al mismo tiempo. Funciones de seguridad que le permiten limitar el acceso a la información a sólo aquellos contactos que necesiten conocerla. Al tener la información guardada y compartida en una base de datos, los equipos de trabajo pueden acceder y actualizar registros desde una fuente permitiendo el control y la precisión de los datos en vez de estar compartiendo y reemplazando hojas de cálculo. Utilice una base de datos para colaborar en proyectos donde todos los detalles pueden compartirse y actualizarse por el equipo de trabajo desde una fuente. VINCULE INFORMACIÓN ENTRE SÍ Cree una base de datos para conectar su información entre sí. Puede tener listas de clientes y listas de artículos vendidos. Conectando (o relacionando) estas listas verá todos los artículos que un cliente en particular ha comprado. Fundamentos de Base de Datos Página 5 Después vincule los registros de la base de datos con fotografías, archivos, películas e incluso páginas web para organizar todo en una única base de datos. ¡Por qué no prueba a hacer esto con una hoja de cálculo! Vincule la información entre sí para obtener una visión general de sus datos desde un único sitio. CREE Y COMPARTA INFORMES Las bases de datos son muy útiles para crear informes. Saque el máximo partido de su información con sencillas herramientas de informes. Lleve el seguimiento de los resultados de ventas, publique métricas esenciales o cree informes al momento con tan sólo unos pocos clics. Al poder compilar su información en una fuente, puede desarrollar rápidamente diferentes tipos de informes que necesite, simplemente seleccionando entre una presentación predefinida, escogiendo los campos que quiere incluir y después organizando cómo quiere mostrar o ver esa información. Cuando quiera compartir sus informes con otros, puede hacerlo en formatos populares como Microsoft Excel o Adobe Acrobat. Fundamentos de Base de Datos Página 6 También puede ver y reportar datos desde otras aplicaciones creando informes de bases de datos con información desde Microsoft SQL Server, Oracle o MySQl, o desde aplicaciones personalizadas como soluciones de inventarios o programas de contabilidad. Con su base de datos de escritorio y sin conocimientos de programación, puede crear informes desde su almacén de datos corporativos o sistemas e-commerce basados en SQL, importar pedidos de clientes desde su base de datos Oracle para generar informes semanales. Annual Sales Report Oborem adiat. Henit nissecte tet, quisit luptatet aciliquat, velit wisl dolut ing exerostie facinis ad dunt auguer sum dip erilla alis at auguerc ipsusci blaoreet, sim quat. Um iureet volobore dolorper suscil ulputpat euguer si. Lessis dipsuscipit aci tio consequat la alis augiam ip ex eui blan ullan henim zzrit iriliquisit laore tie elit adiam, cor secte facipiscilla ad mod tat. Duis at. Ut alit aliquismod ex estisl iurerat lorerit nullaor amconsequat nos num dip ex er autem ip ex eriure do consequat, quamet luptat. Ut aciliquam, vullum nibh ea alis delessi. Rostion hendignibh eu faccum autet, qui eu faci blaore ming enis augait illaortie veliquat euguerit am dolor incidunt accumsan etum venit acilis augiamconse commy nulla at dolum ipiscil ex eugiamet alisi. Page 1 Cree y publique todo tipo de informes desde una base de datos Si quiere crear campañas de correo o informes formales, puede crear rápidamente etiquetas, sobres y cartas formales desde su información. Esto es ideal para enviar newsletters, noticias y mucho más. Puede incluir información específica del destinatario para añadir personalización. Fundamentos de Base de Datos Página 7 Seleccione desde plantillas de etiquetas predefinidas para envíos, correos, inventarios y más o seleccione entre comunes formatos de sobres. Mike Abney 102 Crisp Hall Martin, TN 38238 Steve Anderson NULL Chicago, IL 60601 RICHARD ARONER 22553 SE 42ND CT. ISSAQUAH, WA 98029 Paul Acciavatti 200 W Kawili Hilo, HI 96720 Dorothy Anderson 2604 Elmwood Ave Rochester, NY 14618 Molly As NULL Anchorage, AK 99504 Alethia Achee 701 McAdoo Way Wasilla, AK 99654 Mark Andreasen 90 N 100 E Logan, UT 84321 Mark Astmann 805 Newcomb Road Ridgewood, NJ 07450-5522 Elaine Adair 1418 33rd Avenue Gulfport, MS 39501 Greg Anixter 10109 Masters Drive NE Albuquerque, NM 87111 Verna Avarell PO Box 26 Cedar Glen, CA 92321-0026 Nicholas Adams 5075 Rebecca Fell Drive Doylestown, PA 18901 Alan Apel 126 NW Jackson St Topeka, KS 66603-3310 Jim Bageant 4213 Navajo Drive Westminster, MD 21157 Stephen Adams 4503 Lilac Lane Victoria, TX 77901 Christine Appleby 5201 Patrick Henry Dr. Santa Clara, CA 95054 Victory Bailey 2650 E. Northern Lights Blvd. Anchorage, AK 99508-4119 Naisha Ahsian 7 West Street, Dillingham Hall Montpelier, VT 5602 john appleby p.o. box 606 hardwick, VT 05843-0606 Clayton Bailey 4357-G Park Dr Norcross, GA 30093 Art Allen 1372 S 740 E Orem, UT 84097 Frank Aprile 167 Green Creek Rd North Muskegon, MI 49445 David Baker 162 Commercial Ave. Paw Paw, MI 49079 Tess Alviso PO Box 315 Olympia, WA 98507 Ron Armstrong 87 Arlington St Asheville, NC 28801 Scott Bakke 1315 N. Quincy St Arlington, VA 22201 Sally Anderson 161E St Charles Rd. Carol Stream, AL 60188 Nancy Arnold 4600 DeBarr Anchorage, AK 99519 Bill Bargagliotti 7423 Wood Rail Cv Memphis, TN 38119 Mantenga el contacto con sus clientes a través de su base de datos. SAQUE PARTIDO A INTERNET Las bases de datos de hoy en día se mueven más allá del escritorio y le permiten aprovechar la información en la web. Puede extender su base de datos para publicar formularios web básicos, estados, listas o disponer de información web en vivo directamente en su base de datos, basándose en su información. Con el acceso web puede realizar el seguimiento de los productos y proyectos directamente desde su base de datos que puede a su vez estar vinculada directamente a páginas web de fabricantes, documentación de producto, buscadores de comparativas de precios, seguimiento de envíos, imágenes de productos, facturas de pedidos y mucho más. Mantenga el contacto con sus clientes, diseñe formularios en la web desde su base de datos y publíquelos en la web para registros a eventos, respuestas de clientes, peticiones de servicios, encuestas y más. Capture su información y téngala almacenada automáticamente en su base de datos, desde la que podrá ejecutar informes siempre que quiera. O use su base de datos y la web para proporcionar estados actualizados, como tareas completadas o artículos enviados, entregar listas de horarios o listados de tareas pendientes de proyectos o incluso añadir privilegios de acceso para sus clientes o socios para limitar el acceso a la información. Fundamentos de Base de Datos Página 8 Vincule información en tiempo real en la Web, directamente a sus datos PRÓXIMOS PASOS Tal y como ha podido comprobar, las bases de datos hacen mucho más que sólo guardar la información. Nos ayudan a resolver nuestros problemas, responder preguntas y tomar decisiones. Puede crear fórmulas y cálculos para ayudarle a analizar la información, y generar rápidamente informes para compartir esa información. Las bases de datos ofrecen una fuente inacabable de distintas formas de gestionar y utilizar su información, y las bases de datos de hoy en día lo hacen fácil. Para más información sobre cómo puede empezar a trabajar con bases de datos hoy, visite www.filemaker.com/es. Fundamentos de Base de Datos Página 9 RECURSOS ADICIONALES ¡Enhorabuena! Ya ha completado el primer paso hacia la gestión de tareas, contactos, proyectos, activos y más - ¡de la forma más fácil! Puede estar interesado en más recursos gratuitos, disponibles en la página web de FileMaker en www.filemaker.com/es. Entre los recursos gratuitos encontrará: • Versiones de prueba gratuitas del software de base de datos FileMaker. • Soluciones prediseñadas y listas para usar para gestiones comunes de información diaria. • Guias gratuitas de cómo utilizar FileMaker Pro con aplicaciones Microsoft Excel y Microsoft Office. • Webinars y vídeos que le muestran paso a paso cómo utilizar las bases de datos FileMaker para gestionar información y proyectos. • Historias de clientes que puede leer para ver cómo otros usuarios en todo el mundo utilizan FileMaker para gestionar mejor su información. © 2011 FileMaker, Inc. Todos los derechos reservados. FileMaker y el logotipo de la carpeta de archivos son marcas comerciales de FileMaker, Inc., registradas en EE.UU y otros países. Mac es una marca comercial de Apple Computer, Inc. registrada en EE.UU y otros países. Microsoft, Windows y el logotipo de Windows son marcas registradas de de Microsoft Corporation. Adobe y Acrobat son marcas comerciales de Adobe Systems Incorporated, registradas en EE.UU y/u otros países. Las compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugar y eventos de ejemplo representados son puramente ficticios y cualquier parecido a las compañías y personas existentes es una mera coincidencia Fundamentos de Base de Datos Página 10