Política de ética comercial

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Prefacio y control del documento
Este documento está previsto para brindar información con respecto a la política,
procedimiento, estándares u orientación de las Oficinas Centrales del Grupo G4S y será
actualizado periódicamente para reflejar cualquier cambio debido a los requisitos
comerciales o de infraestructura. Este documento DEBE ser revisado y aprobado por el
aprobador designado de las Oficinas Centrales del Grupo G4S para garantizar precisión
técnica y validez comercial.
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11/04/2013
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25/06/2014
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01/07/2015
Historia del documento
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1 documento vivo formateado
El documento vivo incluye enmiendas relacionadas con la legislación
de la Ley de sobornos
Documento vivo. Revisión y actualizaciones anuales para reflejar
nuevas políticas.
Documento vivo. Revisión y actualización anuales para reflejar nueva
Política de Derechos Humanos y Orientación.
Revisión anual y diversas enmiendas incluyendo pero sin limitarse a
salud y seguridad y estándares de práctica comercial
Revisión anual. Enmiendas menores
Lista de distribución interna
Los 350 gerentes y empleados más
importantes
Distribución externa
Los documentos clasificados como confidenciales o de uso interno únicamente, no podrán
ser reproducidos o entregados a una parte externa por el destinatario sin el consentimiento
expreso del propietario declarado del documento de G4S. Hay que prestar atención al
contenido y la clasificación de este documento antes de conceder la autorización. El
propietario de este documento debe indicar el(los) formato(s) de distribución, los permisos y
procedimientos de reproducción con respecto a la devolución o eliminación del documento.
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La Política de ética comercial
El enfoque de G4S al negocio está basado en un conjunto de valores centrales conocidos
como los Valores del Grupo G4S.Estos valores son consistentes con la conducta ética del
negocio de G4S en todo momento y el Grupo ha establecido una Política de Ética
Comercial.
El propósito de esta Política de Ética Comercial es garantizar que los gerentes y empleados
tengan una comprensión detallada de los estándares mínimos de operación del grupo y las
expectativas de nuestros clientes y depositarios.
Es esencial que los estándares comerciales éticos establecidos en esta política sean
aplicados en todos los negocios de G4S. Por lo tanto, nuestros gerentes de alto nivel están
obligados a mostrar su compromiso personal mediante el respaldo permanente de esta
política y confirmando el cumplimiento dentro de sus propias áreas de responsabilidad.
Todos los gerentes de alto nivel de G4S también están obligados a garantizar que esta
política sea comunicada anualmente a todos los gerentes.
Estamos comprometidos con estos estándares y rutinariamente monitoreamos el
cumplimiento a través de la organización, tomando las acciones necesarias en el
improbable caso de que no se estén cumpliendo. Los estándares reflejan los valores que
nos definen como una organización y revisaremos continuamente estos estándares para
garantizar que permanezcan apropiados. Demostrar y estar a la altura de estos valores
mediante el respeto a los estándares establecidos en la política y el código es
responsabilidad de cada empleado en toda la organización.
Ashley Almanza
CEO
G4S plc
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CONTENIDO
1. Estándares de práctica comercial
1,1. Sobornos y corrupción
1,2. Contribuciones políticas
1,3. Trato a los clientes
1,4. Trato a los proveedores
1,5. Competencia
2. Nuestro enfoque a la gobernanza corporativa
2,1. Cumplimiento de la ley
2,2. Estándares y registros contables
2,3. Denuncias externas
2,4. Políticas y procedimientos
3. Nuestros compromisos con nuestros empleados
3,1. Regulaciones nacionales y lineamientos
3,2. Declaración de la OIT sobre Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo
3,3. Acoso
3,4. Igualdad de oportunidades
3,5. Salud y seguridad
3,6. Términos del empleo
3,7. Proceso de preselección
4. Nuestro enfoque a ser un buen ciudadano corporativo
4,1. Derechos humanos
4,2. El medio ambiente
4,3. Comunidades locales
5. Compromisos del empleado con G4S
5,1. Información confidencial
5,2. Conflicto de intereses
5,3. Redes de comunicación social
6. Implementación
6,1. Quejas del personal, líneas directas y sugerencias sobre denuncias confidenciales
6,2. Monitoreo del cumplimiento
6,3. Acatamiento de la política
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1. Estándares de práctica comercial
G4S está comprometida con altos estándares éticos en nuestras transacciones comerciales.
1,1. Sobornos y corrupción
G4S se opone resueltamente al soborno y la corrupción en cualquier forma que pueda
tomar.
Cualquier pago, obsequio o incentivo hecho por o en nombre de G4S y que induzca o tenga
la intención de inducir a alguien a actuar inapropiadamente y pagos, obsequios o incentivos
a funcionarios públicos para influir en el desempeño de sus tareas (que no sean pagos,
honorarios, etc., a los cuales tienen derecho a demandar por la ley escrita), son asuntos que
serán investigados y podrían resultar en medidas disciplinarias, incluyendo despido
sumario, contra los empleados involucrados.
Los obsequios o entretenimiento solo se pueden ofrecer a un tercero si son consistentes
con la práctica comercial habitual en el territorio relevante, son modestos en valor y no
pueden ser interpretados como incentivos para comerciar. Se puede buscar orientación en
la Política de entretenimiento. Cuando haya dudas, se debe buscar orientación con el
Consejero General Regional o del Grupo.
Las ventas de servicios y productos del Grupo y compras de servicios y productos a
proveedores se harán exclusivamente sobre la base de calidad, rendimiento, precio, valor
y/o para el beneficio del Grupo, y nunca sobre la base de dar o recibir incentivos en forma
de pagos, obsequios, entretenimiento o favores ni en ninguna otra forma. La Política de
patrocinio comercial proporciona orientación adicional a los gerentes en esta materia.
Los empleados no deben aceptar obsequios, dinero o entretenimiento de terceras
organizaciones o personas donde podrían razonablemente ser considerados que
probablemente influyan en las transacciones comerciales. Los obsequios que no sean
triviales de bajo valor, deben ser devueltos. Esto se vuelve incluso más importante cuando
está pendiente una decisión de adquisición. En una cultura donde tal acción podría
ocasionar ofensas, el obsequio debe ser declarado a la compañía, si resulta práctico,
donado a una organización caritativa apropiada.
1,2. Contribuciones políticas
G4S no hace contribuciones a partidos políticos, candidatos políticos u organizaciones que
están políticamente activas y esta política debe respetarse en todo el mundo. Las únicas
excepciones a esto podrían ser en países donde es un requisito legal hacerlo. Cualquier
pago debe ser aprobado con anticipación por le junta de G4S plc.
Todas las compañías del Grupo G4S están unidas por estas reglas que gobiernan a G4S
plc. Esto significa se requerirá aprobación de los depositarios de G4S plc en una Reunión
General para cualquier pago importante. Los pagos de algo más que montos simbólicos no
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tienen probabilidad de ser permitidos. De acuerdo con la política de G4S sobre
Contribuciones Políticas, cualquier solicitud de aprobación debe ser presentada en primera
instancia al Consejero General Regional relevante quien debe remitir la solicitud al
Secretario de la Compañía G4S antes de que se ofrezca o haga cualquier pago. Es
importante tener en cuenta que las "contribuciones" y "pagos" puedan incluir patrocinio de
eventos y obsequios en especies, etc. no solo donaciones en efectivo.
1,3. Trato a los clientes
La confianza mutua entre G4S y nuestros clientes es vital. Todos los empleados deben
esforzarse por entregar de manera consistente excelencia en el servicio y valor por dinero,
satisfaciendo las expectativas del cliente y anticipándose a sus requerimientos cambiantes.
La comprensión precisa de las expectativas del cliente y las obligaciones de la compañía es
vital y depende de la comunicación abierta y clara con el cliente.
Nuestra meta es comprender las necesidades del cliente y trabajar conjuntamente para
satisfacerlas. Si durante discusiones de contrato consideramos que los intereses de un
cliente no están siendo bien atendidos en el largo plazo por nuestras propuestas,
aclararemos esto incluso si impacta negativamente en nuestro negocio.
Ser abierto y honesto con nuestros clientes también significa que les plantearemos
inquietudes si nos enteramos de cualquier práctica comercial o procesos en sus negocios
que creemos son contrarias a sus valores o que significa que resultaremos comprometidos
si las seguimos.
1,4. Trato a los proveedores
Nuestros proveedores tienen derecho a un trato justo. Es nuestra política pagar a los
proveedores de acuerdo con los términos comerciales acordados. Establecemos altos
estándares para nuestros proveedores en el contexto de nuestra propia política ética.
1,5. Competencia
G4S siempre competirá de forma vigorosa y en una manera justa y ética. El éxito
competitivo se construye en proveer buen valor y excelencia en el servicio. Cuando estemos
con contacto con los competidores, los empleados evitarán discutir información confidencial
y no intentarán adquirir inapropiadamente secretos comerciales del competidor ni ninguna
otra información confidencial. Los empleados no deben publicar, discutir ni compartir con los
competidores (incluso indirectamente) información de precios, ni participar en ninguna
conducta o práctica que entraría en conflicto con las leyes aplicables al negocio involucrado.
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2. Nuestro enfoque a la gobernanza corporativa
G4S está comprometida a proteger los intereses de nuestros accionistas y nuestra
organización a través del cumplimiento de ambientes legales y reguladores relevantes y
cuidadosa administración de riesgos comerciales.
2,1. Cumplimiento de la ley
G4S cumplirá totalmente con todas las leyes y regulaciones nacionales e internacionales
relevantes.
Es responsabilidad de todos los gerentes garantizar, tomando consejo legal o de otro
experto donde sea apropiado, que estén enterados de todas las leyes y regulaciones
locales que puedan afectar el área del negocio en el cual están involucrados.
2,2. Estándares y registros contables
Toda la documentación contable debe identificar claramente la auténtica naturaleza de las
transacciones comerciales, el activo y el pasivo, en conformidad con los requisitos
reguladores, contables y legales relevantes. Ningún registro o entrada puede ser falso,
incompleto o suprimido.
Todos los informes del Grupo deben ser precisos y completos y en cumplimiento en todos
los aspectos materiales con estándares contables, políticas y procedimientos, como se
describen en el Manual de Finanzas del Grupo. Los empleados no deben declarar
incorrectamente o deliberadamente interpretar información de la administración para ventaja
personal o para cualquier otro motivo. Las inquietudes que esto puede traer o que ocurrirán
se deben reportar mediante las instalaciones de denuncia disponibles.
2,3. Informes externos
Los negocios de G4S pueden estar obligados a hacer declaraciones o proveer informes a
organismos reguladores, agencias del gobierno u otros departamentos del gobierno. Se
debe tener cuidado para garantizar que tales declaraciones o informes sean correctos,
oportunos y no engañosos. La administración de alto nivel deben estar enterada de
cualquier divulgación sensible antes de que se haga.
Se debe tener cuidado cuando se hagan declaraciones a los medios en cuanto a que la
información proporcionada sea correcta y no engañosa. La información que, si se hace
pública probablemente tendría efectos materiales sobre el precio de acciones de G4S plc o
acerca de ciertas transacciones como fusiones, adquisiciones o disposiciones o
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transacciones con partes relacionadas está sujeta a reglas específicas. Tales asuntos se
deben remitir al Consejero General Regional relevante. Las indagaciones de los medios se
deben remitir a los expertos en relaciones con los medios de la compañía y las
declaraciones solo deben ser hechas por voceros designados.
Solo voceros autorizados tienen permitido representar a la compañía en relaciones con los
medios o inversionistas.
G4S proporcionará, a través del sitio Web corporativo de G4S y a través de informes y
cuentas anuales publicados y otras declaraciones, la información apropiada para permitirle
a los accionistas que evalúen nuestro desempeño comercial. Cumpliremos con las leyes
aplicables y las regulaciones de la bolsa de valores en cuanto a la divulgación de
información acerca de G4S.
2,4. Políticas y procedimientos
G4S reconoce que existen riesgos asociados con la realización de cualquier actividad
comercial. La administración es responsable de garantizar que todas las políticas y
procedimientos estén en implementación para gestionar riesgos y para cumplir con esas
políticas y procedimientos. Los empleados deben asegurarse de estar enterados de los
riesgos asociados con sus actividades y de que cumplan con las políticas y procedimientos
en ejecución para gestionar esos riesgos.
3. Nuestros compromisos con nuestros empleados
G4S está comprometida con la optimización del desempeño individual y comercial a través
del empleo de las mejores personas en todos los niveles y la creación de un ambiente en el
cual quieran y puedan contribuir completamente con el éxito del Grupo. Para garantizar un
ambiente laboral en el cual se mantengan el espíritu de equipo y compromiso con las metas
y valores de G4S, tenemos la responsabilidad de garantizar que todos los empleados
individuales sean tratados con imparcialidad y con dignidad y respeto.
3,1. Regulación nacional
En el trato con sus empleados, G4S actuará en cumplimiento con los requerimientos
reguladores nacionales y se deben respetar las obligaciones de los empleadores con los
empleados conforme a las leyes y regulaciones laborales y sociales
3,2. Declaración de la OIT sobre Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo
G4S apoya los cuatro principios fundamentales en la Declaración de la OIT. Así, de acuerdo
con la legislación y práctica locales respetaremos la libertad de asociación y el derecho a la
negociación colectiva. El empleo será de elección libre sin el uso de trabajo forzado o
infantil, y no discriminaremos sobre la base de género, color, etnicidad, cultura, religión,
orientación sexual o discapacidad y acataremos toda la legislación contra la discriminación
en cada jurisdicción donde operan las compañías del Grupo.
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3,3. Acoso
El acoso se puede definir como una conducta no deseada, que una persona encuentra
intimidatoria, molesta, embarazosa, humillante u ofensiva. La conducta que involucre acoso
(racial, sexual, o de cualquier otra clase) por parte de cualquier empleado es inaceptable.
En caso de que un empleado crea que está siendo acosado, el asunto se debe plantear al
Gerente de Recursos Humanos relevante quien hará arreglos para que sea investigado
imparcialmente y sin demora.
3,4. Igualdad de oportunidades
G4S valora a todos sus empleados por sus contribuciones al negocio. Las oportunidades
para progresar serán equitativas y no estarán influenciadas por consideraciones que no
sean el desempeño, capacidad y aptitud. A los empleados también se les dará la
oportunidad de desarrollar su potencial y, si es apropiado, desarrollar sus carreras con la
compañía.
3,5. Salud y seguridad
G4S tiene como su más alta prioridad la protección de la salud y seguridad de los
empleados mientras trabajan. En particular, revisaremos constantemente la efectividad de
nuestros métodos de operación para proteger mejor a quienes trabajan en un ambiente de
alto riesgo. Esto incluye evaluar, mitigar y gestionar los riesgos donde ocurran y hacer
cumplir procedimientos sólidos que protejan a nuestros empleados y a las personas,
propiedad y activos que cuidan. Esperamos que nuestros líderes sean modelos
excepcionales, estableciendo los más altos estándares de salud y seguridad y promoviendo
una cultura donde, en línea con nuestros valores, la salud y seguridad es la primera
consideración en todo lo que hacemos.
3,6. Términos del empleo
Las empresas y sus empleados trabajarán hacia la creación de relaciones de largo plazo. A
los empleados se les pagará por las horas de trabajo al menos tan favorable como los
términos establecidos por la legislación nacional y convenios sobre estándares industriales.
Donde no exista ninguno, la empresa establecerá estándares para garantizar que los
salarios pagados sean reflejo del mercado y las horas trabajados no sean excesivas, sin
importar las prácticas locales.
3,7. Proceso de investigación y selección antes del empleo
Con el fin de proteger los intereses de sus empleados y clientes, y debido a la naturaleza de
su negocio, G4S aplicará técnicas de investigación y selección antes del empleo.
4. Nuestro enfoque a ser un buen ciudadano corporativo
G4S está comprometida con ser un buen ciudadano corporativo, tomando en cuenta el
impacto económico, social y ambiental de nuestro negocio y teniendo como objetivo
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maximizar los beneficios y minimizar cualquier impacto negativo de nuestras operaciones
mundiales.
4,1. Derechos humanos
G4S está comprometida a cumplir a cabalidad sus responsabilidades sobre derechos
humanos alrededor del mundo mediante la aplicación de los Principios Rectores de las
Naciones Unidas sobre los Derechos comerciales y humanos (2011)
Este compromiso está reflejado en la Política de derechos humanos de G4S .
Los principios rectores afirman cuatro estándares internacionales que han obtenido un
amplio consenso internacional como una referencia de derechos humanos para todas las
empresas:



La Declaración Universal de los Derechos Humanos (1947)
El Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1966)
La Convención Internacional sobre Derechos Económicos, Sociales y Culturales
(1966)
 La Declaración de la Organización Internacional del Trabajo sobre Derechos
Fundamentales en el Trabajo (1998)
La Política de Derechos Humanos de G4S demuestra nuestro compromiso con el respeto a
los derechos humanos y encarna nuestra comprensión particular de su importancia para un
grupo de seguridad global de nuestra escala y diversidad. También establece el
requerimiento para la conducta de todos los empleados en el grupo y el de las personas con
quienes hacemos negocios.
4,2. El medio ambiente
G4S realizará su negocio con respeto y consideración por el medio ambiente. Nos
esforzaremos activamente en reducir el impacto global del grupo en el medio ambiente
teniendo como objetivo las reducciones anuales en nuestra intensidad de carbono y la
gestión de los desechos, agua, emisiones de vehículos y consumo de energía.
4,3. Comunidades locales
G4S está totalmente comprometida en apoyar y ayudar a las comunidades en las que opera
a través de una variedad de medios incluyendo recaudación de fondos de beneficencia,
patrocinio de proyectos comunitarios y trabajo voluntario de los empleados. Llevamos a
cabo nuestro negocio con respeto y consideración por el bien de las comunidades locales,
tomando pasos para minimizar cualquier perturbación como resultado de nuestras
operaciones. También atendemos los intereses locales proporcionando buenas
oportunidades de empleo y servicios efectivos y productos y pagando un salario justo que
apoye un estándar razonable de vida para nuestros empleados y sus familias.
5. Compromisos del empleado con G4S
Los empleados tienen la responsabilidad de promover los intereses de la compañía.
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Esta política no puede anticipar toda eventualidad donde las acciones de los empleados
puedan entrar en conflicto con nuestros estándares éticos. Por lo tanto, se espera que los
empleados ejerzan buen juicio ético incluso cuando las circunstancias no podrían de otra
manera específicamente violar este código de conducta o donde leyes o regulaciones
específicas no apliquen. Si existen dudas, los empleados deben consultar al consejero
legal local.
5,1. Información confidencial
Los empleados no deben usar ninguna información confidencial obtenida a través de su
empleo para ventaja personal. La divulgación de información confidencial a cualquier
tercero durante o después del empleo no está permitida a menos que la divulgación haya
sido autorizada apropiadamente, sea por razones comerciales legítimas y la información
sea comunicada con seguridad. "Información confidencial" es información que se ha
descrito específicamente como confidencial o que de otra manera es obviamente
confidencial a partir de las circunstancias que la rodean.
El término "información confidencial" no incluye información del dominio público ni
información que la persona interesada está obligada por ley a divulgar.
5,2. Conflicto de intereses
Cada empleado tiene la responsabilidad de evitar intereses o relaciones comerciales,
financieros u otros intereses directos o indirectos que entren en conflicto con los intereses
de la compañía, o que divida su lealtad con la compañía. Cualquier actividad que incluso
parezca presentar tal conflicto debe ser evitada o finalizada a menos que, después de su
divulgación al nivel apropiado de administración, se confirmada por escrito que la actividad
no constituye un conflicto de intereses y no es perjudicial a la reputación y posición de la
compañía.
5,3. Redes de comunicación social
Los empleados que participen en redes sociales en sitios Web o en grupos que muestren
cualquier asociación con, o hagan referencia a, G4S se espera que se comporten en formas
que sean consistentes con los valores y políticas de G4S. Por lo tanto, los empleados deben
asegurarse de que la compañía no esté expuesta a riesgos legales o de reputación y no se
socave la seguridad y protección de los empleados, clientes y el público en general.
6. Implementación
La Política de Ética Comercial está ampliamente publicada en G4S incluyendo la intranet
mundial y el sitio Web corporativo. La política debe ser adoptada por todas las compañías
como un estándar mínimo y emitida a todos los gerentes de G4S y especialistas relevantes.
Se proporcionará capacitación sobre ética y se implementará una firma anual.
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Para el personal de primera línea/administración, las unidades comerciales y de
administración promoverán un Código de Ética (incluyendo elementos relevantes de la
Política de Ética Comercial) con contenido reflejado donde sea apropiado en la capacitación
y otros canales de comunicación interna.
Para todo el personal nuevo, los contratos de empleo o declaraciones escritas incluirán la
Política de Ética Comercial o el Código de Ética según sea apropiado. Estos deben
firmarse, conservarse en archivo y ser auditables.
La implementación de y acatamiento a la Política de Ética Comercial es monitoreada como
parte de los procesos de cumplimiento de G4S La política será revisada anualmente. Donde
las compañías de G4S ya tengan sus propias políticas de ética publicadas, estas deben
revisarse contra esta política del Grupo para garantizar que cumplen con los mismos
estándares mínimos.
6,1. Quejas, inquietudes y sugerencias del personal
El personal puede esperar que la compañía dé debida consideración a sus sugerencias
constructivas y proporcionará una revisión considerada y objetiva de las inquietudes y
quejas genuinas. Tales inquietudes incluyen fraude, tergiversación, robo, acoso,
discriminación e incumplimiento de las regulaciones, legislación, políticas y procedimientos.
Las inquietudes deben ser investigadas imparcialmente para que los derechos de los
empleados estén protegidos. Los empleados que tengan inquietudes acerca de posible
conducta poco ética deben informarlo a Recursos Humanos local o al Director de Finanzas
en primera instancia. Los empleados pueden hacer esto de manera anónima si así lo
desean. Para garantizar que se mantenga la confidencialidad, los empleados no deben
discutir tales inquietudes con sus colegas u otros terceros, a menos que sea autorizado
específicamente o a menos que sea un requerimiento legal.
Si el empleado no está satisfecho con la respuesta a la inquietud que ha planteado, o si la
inquietud se relaciona con un asunto de gravedad o sensibilidad excepcional, él o ella
pueden usar una línea directa de denuncia confidencial. Hay dos niveles de línea directa
disponible:


La línea directa de la empresa local de G4S para que los empleados planteen
inquietudes para la administración de alto nivel las reporte, investigue y resuelva en
su propia empresa local. Todas las empresas de G4S están obligadas a informar a
sus empleados el número telefónico y dirección de correo electrónico a ser usados.
SpeakOut – Una línea directa global y servicio Web (www.g4s-speakout.com) para
denunciar asuntos que no se pueden denunciar ni investigar apropiadamente a nivel
local, o que son de gravedad o sensibilidad excepcional. Las empresas de G4S
están obligadas a informar a sus empleados del servicio web y del número telefónico
gratuito relevante e instrucciones de llamada para su país de operación.
6.2 Monitoreo del cumplimiento
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Monitoreamos, en una base regular, el cumplimiento de esta política de ética, usando
información reportada por el centro de línea directa de denuncia confidencial, auditoría
interna/externa y reportes continuos de administración.
6.3 Acatamiento de la política
Ya que G4S tiene como objetivo mantener altos estándares éticos al llevar a cabo sus
actividades comerciales, las prácticas de cualquier tipo que sean incompatibles con los
principios y políticas del Grupo no son toleradas. El estricto acatamiento de estos principios
y las políticas de apoyo son una condición de empleo en el Grupo. Cualquier acción por
parte de un empleado, que deliberadamente o imprudentemente viole esta política de ética,
puede resultar en medidas disciplinarias y donde se apropiado, se instituirán procedimientos
penales.
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