Matka-Finlandia

BASES DE LA CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACIÓN DE ENTIDADES DENTRO DEL
PABELLÓN DE TURESPAÑA EN LA FERIA MATKA 2016
TURESPAÑA convoca a las entidades oficiales a participar en el Pabellón en la Feria
MATKA 2016, que se celebrará en Helsinki, del 21 al 24 de enero de 2016, en
el Recinto Ferial "Messukeskus".
A. CONDICIONES DE PARTICIPACION
El plazo límite para la recepción de solicitudes es el lunes 28 de septiembre
de 2015.

Cada solicitud debe presentarse en el impreso adjunto, incluyendo firma,
fecha y sello.

Cada solicitud deberá acompañarse de una copia del Código de
Identificación Fiscal (CIF) de la entidad a cuyo nombre se emitirá la
factura correspondiente.

Las solicitudes de asistencia deben dirigirse por correo electrónico a:
irene.perez@tourspain.es o helsinki@tourspain.es
Si no recibe una respuesta/confirmación de recepción del mismo, debe ponerse en
contacto con la OET de Helsinki (Pohjoinen Makasiinikatu 6 A, 2 krrs 00130,
helsinki@tourspain.es Telf.: + 358 9 25102760).
La adjudicación de los mostradores dentro del Pabellón de TURESPAÑA se
realizará siguiendo el orden de recepción de las solicitudes. Cuando el número
total de mostradores solicitados fuera superior al previsto, se mantendrán en lista de
espera las restantes solicitudes, para el caso en que se produjera alguna cancelación.
En tal caso, la OET lo comunicará a los interesados.
La cuota de participación es de 3.000 € por mostrador, incluido IVA, con derecho a
las prestaciones a que se hace referencia en el punto C siguiente. Este coste ha sido
fijado por Turespaña con el objetivo de repercutir los gastos generados por la
correspondiente participación de cada mostrador. La cuota de participación será un
porcentaje del coste efectivo global de ese espacio. Cada año se procederá a la
revisión de dicho porcentaje ajustándolo a la tasa de cobertura decidida por
Turespaña en cada una de sus ediciones de estas ferias.
B. LIQUIDACION DE LA CUOTA DE PARTICIPACION
Pasado el plazo de 15 días desde la confirmación por escrito a través de la OET de
la adjudicación de los espacios, TURESPAÑA procederá a enviar la correspondiente
factura, que deberá ser abonada en los 30 días siguientes a su recepción.
T +358 925102760
F +358 9442687
TURESPAÑA se reserva el derecho de no aceptar las Solicitudes de asistencia de
entidades que tengan pendiente el pago de alguna factura por su participación en
ferias anteriores.
Los participantes a los que se les haya concedido uno o varios mostradores en el Pabellón de
TURESPAÑA podrán renunciar a los mismos, enviando una comunicación a la Oficina Española
de Turismo en Helsinki, con las siguientes consecuencias económicas:

si la solicitud de renuncia se recibe hasta 15 días después de la recepción de la
confirmación de espacio por parte de Turespaña, no se tendrá que abonar la cuota de
participación.

si la solicitud de renuncia se recibe hasta con dos meses de antelación a la fecha
de la feria, tendrá que abonar el 50% de la cuota de participación.
-
a partir del 21 de noviembre 2015 (dos meses antes de la Feria) cualquier
renuncia implicará el abono del 100% del importe total.
C. ORGANIZACION DEL PABELLON
TURESPAÑA y la OET de Helsinki se harán cargo de los siguientes servicios:
1. Contratación del espacio en la feria.
2. Construcción y decoración del Pabellón. TURESPAÑA, se hace cargo de todo
el proyecto de decoración del pabellón, no aceptándose, en ningún caso, en las zonas
comunes o en los mostradores adjudicados a los participantes, rótulos o elementos
decorativos de ninguna clase ajenos al proyecto original.
3. Acreditación e inclusión de los participantes en el catálogo de participantes.
4. Mantenimiento del Pabellón de TURESPAÑA en todos aquellos aspectos
necesarios para su correcto funcionamiento (vigilancia, electricidad, etc.).
LAS ENTIDADES O EMPRESAS PARTICIPANTES por su parte deberán cumplir los
siguientes requisitos:
1. Enviar correctamente la Solicitud de asistencia a la dirección indicada en la
convocatoria antes de la fecha límite de recepción. No se admitirán aquellas
solicitudes que no incluyan todos los datos solicitados.
2.
Facilitar el nombre de la persona de contacto (responsable en la feria) a la que
la OET puede dirigirse durante todo el proceso abierto hasta la finalización de la
feria.
3.
Comunicar
en
tiempo
y
forma,
a
través
de
la
persona
de
contacto
correspondiente, cualquier hecho sobrevenido que pueda tener repercusión en el
proceso de adjudicación de espacios, tales como cambios de dirección de la empresa
u organismo, etc.
4.
Aceptar el número de mostradores adjudicados a cada participante.
5.
Los paneles situados detrás de cada mesa llevarán una gráfica con el nombre de
su entidad, y su logotipo. Antes del 04 de diciembre 2015 (45 días antes del
comienzo de la Feria) cada participante deberá remitir:
-
El logotipo de la entidad, en archivo separado, a tamaño real con una
altura máxima de 70cm de alto x 70cm de ancho.
Se solicitan archivos con extensiones tif, psd o pdf. En ningún caso Turespaña podrá
utilizar imágenes o logotipos utilizados en ferias pasadas, pero se reserva el derecho a
colocar en el espacio destinado a este efecto, la identificación que considere más
conveniente para los intereses de su Pabellón, si el participante no remite la información
requerida en tiempo.
La información relativa a la gráfica/logotipo debe dirigirse por wetransfer.com o por
cualquier otro medio electrónico a:
Irene Pérez Molina. Tfno.: +358 9 25102764 e-mail: irene.perez@tourspain.es
6.
Atender y custodiar en todo momento el o los mostradores adjudicados.
7.
Abonar, contra factura emitida por Turespaña, la cuota de inscripción
establecida.
8.
Transporte del material promocional al recinto ferial de MATKA
MESSUT 2016. TURESPAÑA no se hace responsable del transporte del material
de promoción de la entidad o empresa participantes en el pabellón de
Turespaña. El envío de material se realizará a la siguiente dirección:
Messukeskus
Matka 2015
Name of the exhibitor (Spanish Tourist Office/vuestro nombre), stand number (por
determinar)
Messuaukio 1
FIN-00520 Helsinki
FINLAND
La entrega de materiales sólo es posible durante las horas oficiales de construcción
construyendo. Los expositores deberán asegurarse de que un representante de su
compañía esté presente en el stand: Los envíos llegan a Messukeskus siempre deben
tener un receptor nominado que inspeccionará que la calidad y cantidad del envío son
las adecuadas y que asumirá la responsabilidad sobre el mismo. Ni el personal de
Messukeskus ni el de la OET pueden firmar la recepción en su nombre.
Si no hay nadie disponible la recepción de bienes, estos pueden ser llevados de vuelta
al centro de entrega o quedar desatendidos en el stand.
Si el expositor recibe un paquete por correo postal durante el período de construcción y
el representante de la entidad no está presente, el paquete será llevado a la oficina de
correos más cercana al recinto ferial (K-Market Pasaati, Dirección: Asemapäällikönkatu
3). El expositor puede recoger el paquete a partir de ahí.
Si el expositor no puede estar presente para hacerse cargo de la expedición, se
recomienda utilizar los servicios de Niemi Expo Logística (coste no incluído en la cuota
de participación). Esta empresa se encargará de recibir el envío, inspeccionar el estado
del material y enviar un aviso de llegada, almacenar la mercancía en caso de necesidad
y entregarlos más tarde según lo acordado. Las mercancías recepcionadas por esta
empresa sólo pueden ser entregados en el recinto durante las horas oficiales de
construcción.
Como socio oficial de Messukeskus, Niemi Expo Logística es la única compañía que
puede recibir un envío fuera de las horas de construcción.
La dirección de envío en este caso sería:
Niemi Expo Logistics
Messukeskus
Matka 2015
Name of the exhibitor (Spanish Tourist Office/vuestro nombre), stand number (por
determinar)
Messuaukio 1 FI-00520
HELSINKI FINLAND
Para más información: Niemi Expo Logistics, tel. +358 (0)9 5420 5461, fax +358 (0)9
5420 5462, expo@niemi.fi.
D. COORDINACION
La coordinación de esta Feria Matka 2026 corresponde a la Oficina Española de Turismo en
Helsinki.
Las solicitudes de participación deberán ser enviadas por e-mail o fax a esta OET.
Para cualquier cuestión relacionada con esta Convocatoria pueden dirigirse al departamento
de Promoción de la OET (Irene Pérez Molina, irene.perez@tourspain.es o helsinki@tourspain.es
Telf.: +358 9 25102764).
En Helsinki a 3 de septiembre de 2015
La Presidenta del Turismo de España
(P. D. Resolución de 12 de junio de 2015)
El Director de la Oficina Española de Turismo de Helsinki
Fdo.: Octavio González Manteca
SOLICITUD DE ASISTENCIA
OET de Helsinki
Feria Matka 2016– Helsinki, 21 al 24 de enero 2016
FECHA:
DATOS COMERCIALES
NOMBRE DE LA ENTIDAD:
DIRECCION:
CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA:
TEL.: (34)
FAX. : (34)
E-MAIL:
PAGINA WEB:
RESPONSABLE DE PROMOCIÓN:
RESPONSABLE EN LA FERIA:
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD (nombre con el que quiere que se identifique a la Entidad en la
Feria, ya traducido si lo desea en otro idioma):
DATOS PARA LA FACTURACIÓN
NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA QUE SE FACTURA:
C.I.F:
Se ruega adjunten fotocopia.
DIRECCION:
CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA:
MOSTRADORES SOLICITADOS
CUOTA TOTAL A PAGAR:
Datos del responsable del pago de la factura:
Firma:
Sello de la Entidad a la
que se factura:
Nombre: ………………………………………………………………
Cargo dentro de la Entidad a la que se factura:…………………
…………………………………………………………………………
La Entidad ¿tiene la sede de su actividad en territorio de las Islas Canarias? ….SI
....NO
El envío de la presente solicitud presupone la aceptación por parte de esta Entidad de las condiciones
establecidas por Turespaña en las Convocatoria de la Feria consignada en esta solicitud.