Herramientas metodológicas – Plan de Acción).

Plan de Acción - Guía para la construcción colectiva
PRESENTACIÓN
El plan de acción es una de las herramientas que contribuyen al fortalecimiento interno de
los Consejos Territoriales de Planeación, en la medida en que les permite organizarse
internamente y planificar sus actividades en el corto, mediano y largo plazo. Igual, es un
instrumento que también puede contribuir a planear acciones estrategias relacionadas con
el fortalecimiento de esta instancia.
La formulación e implementación del plan de acción le permite al CTP o a la entidad que se
propone fortalecerlo, proyectar sus propósitos, darle una estructura coherente y organizada
a sus acciones y optimizar sus recursos, entre otros beneficios.
PLAN DE ACCIÓN - CONCEPTOS BÁSICOS
Definición
Es el conjunto integrado y coherente de propuestas de acción que apuntan al logro de unas
metas, cuya realización permite alcanzar los propósitos que se ha trazado una organización,
instancia o grupo.
El Plan de Acción permite organizar, planificar, ejecutar, evaluar y corregir situaciones
prioritarias que están relacionadas con la misión de una entidad, grupo u organización.
A continuación se describen los componente que se propone incluir dentro del plan de
acción y se desarrolla un ejemplo concreto, que puede observarse articulado en la matriz de
ejemplo ubicada al final.
Componentes
Objetivo
Enuncia el propósito que se debe lograr para resolver un problema identificado o alcanzar
unos resultados esperados. El objetivo debe ser claro, conciso y susceptible de medición.
Ejemplo:
.
“Crear opinión pública en el municipio en torno a los resultados de la
implementación del Plan de Desarrollo municipal en materia de educación y
salud”.
1
Actividades
Conjunto de acciones que desarrollan los objetivos del Plan de Acción. Son tareas que
pretenden alcanzar esos propósitos en un tiempo determinado.
Ejemplos:
(Las actividades que podría tener el objetivo descrito serían)
“Acopio de información para desarrollar el ejercicio de seguimiento a la
implementación del Plan de Desarrollo municipal”
“Consolidación de la información resultante en un documento para su divulgación”
“Desarrollo de sesiones de trabajo entre CTP y alcaldía para discutir los resultados
del proceso de seguimiento”
Indicadores
Son los resultados esperados de la acción. Deben ser medibles para saber si la actividad al
final reportó lo esperado. Sirven para hacer seguimiento a la ejecución del Plan. Son
generalmente metas de proceso, aunque también pueden ser incluidas metas de producto.
Ejemplos de indicadores de proceso (uno para cada actividad identificada en el
paso anterior):
“Información sobre matrícula oficial y deserción escolar en el municipio acopiada
para el periodo 2003 – 2009”
“Un documento de 4 páginas construido a partir de los resultados del proceso de
seguimiento a la implementación del Plan de Desarrollo en materia de salud”
“Al menos un reunión de presentación y discusión de resultados desarrollada con la
administración municipal”
Ejemplos de indicadores de producto (uno para cada actividad identificada en el
paso anterior):
“Una tabla de Excel con los datos acopiados y organizados para la matricula oficial
y la deserción escolar en el municipio, años 2003 - 2009”
2
“Un documento de 4 páginas construido a partir de los resultados del proceso de
seguimiento a la implementación del Plan de Desarrollo en materia de salud” (Este
producto resulta igual a la meta contemplada en el paso anterior)
“Acta de la reunión desarrollada entre el CTP y la administración municipal”
Responsables
Se refiere a los actores responsables dentro del grupo, organización, o instancia en estos
casos, que tienen la responsabilidad de desarrollar cada actividad para posibilitar el logro de
los objetivos propuestos.
Ejemplos:
“Comité de Salud, integrado por Andrés Cadena, Javier Bernal y Adriana Pérez”
(para las actividades 1 y 2 identificadas)
“Comité de relaciones con la alcaldía, integrado por Ricardo Torres, Felipe Álvarez
y Alba Galindo” (para la actividad 3)
Recursos necesarios
Se trata de identificar todos los recursos que se requieren para el desarrollo de cada
actividad y la generación de cada producto.
Ejemplos:
(cada grupo corresponde a cada actividad identificada):
Actividad
Acopio de información para
desarrollar el ejercicio de
seguimiento a la implementación
del Plan de Desarrollo municipal
Consolidación de la información
resultante en un documento para
su divulgación






Recursos necesarios
Comunicados dirigidos a la Sría. de Educación
Dptal. para la gestión de la información.
Acceso a Internet para recibir la información.
Computador para consolidar y organizar la
información.
Computador para efectuar cálculos y redactar el
documento.
Impresora.
Apoyo técnico para la consolidación del
documento.
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Desarrollo de sesiones de trabajo
entre CTP y alcaldía para discutir
los resultados del proceso de
seguimiento




Comunicado para la gestión de la cita.
Salón adecuado para el desarrollo de la sesión.
Computador para levantar el acta.
Apoyo técnico para el desarrollo de la sesión.
Cronograma (Tiempos)
Se refiere al tiempo que tomará cada actividad. Conviene expresarlo en semanas o días,
según sea posible, indicando fecha de inicio y finalización.
RECOMENDACIONES PARA LA FORMULACION DEL PLAN DE ACCION
Para la formulación del Plan de Acción se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
-
Formular el plan de acción con una proyección de tiempo determinada, no mayor a
un año.
-
El plan de acción debe incluir actividades internas relacionadas con el fortalecimiento
y funcionamiento del CTP, pero también actividades hacia el exterior, es decir de
proyección del consejo, como reuniones con la administración o eventos públicos.
-
Es recomendable identificar los objetivos que puedan ser cumplibles, y que cada uno
incluya al menos dos actividades, aunque también se debe tener cuidado con la
formulación de actividades muy generales o amplias y difíciles de concretar y asignar
responsabilidades.
-
Se debe procurar que en el plan de acción se hagan explícitos los compromisos o
actividades asignadas a los diferentes integrantes del CTP, para evitar concentrar las
responsabilidades en unos pocos.
-
Se recomienda identificar inicialmente los objetivos y luego irlos desarrollando uno a
uno.
Ejercicio No. 4
Como en una Galería de Cuadros pase por las telas que contienen algunos objetivos
desarrollados como ejemplo.
1. Usted tiene la posibilidad de asignar SOLO 3 PUNTOS, coloque un punto al objetivo o
a la actividad que le parezcan más necesaria hoy y para desarrollar en el 2012.
4
Si no encuentra un objetivo que le parezca importante, tome una tarjeta y escríbalo para
que sus pares entren a considerarlo.
2. Por grupos recoja las ideas que hay por objetivos y reflexione que puede aplicarse al
CTP Departamental del Cesar y pueda cumplirse a diciembre 2012. Escribalo en la
tabla de papel kraft que tiene cada uno para presentarlo en plenaria.
Respecto a responsables involucre a las personas mismas del CTP y no otros actores que no
están. La siguiente matriz puede ayudar a explicar lo planteado.
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MATRIZ PLAN DE ACCIÓN
OBJETIVO
¿PARA QUÉ?
Crear opinión
pública en el
municipio en
torno a los
resultados de la
implementación
del Plan de
Desarrollo
municipal en
materia de
educación y
salud
ACTIVIDADES
¿CÓMO?
Acopio de
información
para desarrollar
el ejercicio de
seguimiento a la
implementación
del Plan de
Desarrollo
municipal
INDICADORES
RECURSOS NECESARIOS
¿QUIÉNES?
¿QUÉ SE NECESITA?
Comité de
 Comunicados dirigidos a la
Salud, integrado
Sría. de Educación Dptal.
por Andrés
para la gestión de la
Cadena, Javier
información.
Bernal y
 Acceso a Internet para
Adriana Pérez
recibir la información.
 Computador para
consolidar y organizar la
información.
RESPONSABLES
Información sobre
matrícula oficial y
deserción escolar
en el
departamento
acopiada para el
periodo 2003 –
2009 (tabla de
Excel con los datos
acopiados)
Consolidación
Un documento de 4
Comité de
de la
páginas construido Salud, integrado
información
a partir de los
por Andrés
resultante en un
resultados del
Cadena, Javier
documento para
proceso de
Bernal y
su divulgación
seguimiento a la
Adriana Pérez
implementación
del Plan de
Desarrollo en
materia de salud
Desarrollo de
Al menos un
Comité de
sesiones de
reunión de
relaciones con la
trabajo entre
presentación y
alcaldía,
CTP y alcaldía
discusión de
integrado por
para discutir los
resultados
Ricardo Torres,
resultados del
desarrollada con la Felipe Álvarez y
proceso de
administración
Alba Galindo
CRONOGRAMA
¿CUÁNDO?
18 Enero – 25
Abril de 2009
Computador para efectuar
cálculos y redactar el
documento.
 Impresora.
 Apoyo técnico para la
consolidación del
documento.
12 abril – 22
mayo de
2009
Comunicado para la
gestión de la cita.
 Salón adecuado para el
desarrollo de la sesión.
 Computador para levantar
el acta.
 Apoyo técnico para el
31 mayo –
junio 19 de
2009


seguimiento
(Acta de la
reunión)
desarrollo de la sesión.
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