Reglamento para Participación en Ferias de WofA

Wines of Argentina – Vinos de Argentina A.C
Paseo Sarmiento 212, 2 floor, Mendoza, Argentina
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Reglamento para Participación
en
Ferias de WofA
Contenido:
Art.0: Algunas definiciones
Art.1: Objetivos.
Art.2: Organización, realización y autoridad. Art.3:
Participantes y productos.
Art.4: Forma de participación.
Art.4bis: Cancelación de participación. Art.5:
Tarifa de participación.
Art.6: Publicidad
Art.7: Degustaciones
Art.8: Seguridad y vigilancia
Art.9: Limpieza
Art.10: Inauguración y horarios
Art.11: Asistencia de representantes y credenciales
Art.12: Armado de espacios – limitaciones
Art.13: Desmantelamiento
Art.14: Recomendaciones
Art.15: Aplazamiento – anulación.
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Reglamento General
Art.0: Definiciones preliminares
• Tasting: se considera Tasting, a todo evento donde se
degustarán los vinos de las bodegas registradas previamente y
donde Wines of Argentina será el organizador y responsable del
mismo.
• Feria: se considera Feria, a todo evento donde Wines of
Argentina y sus asociados se suman a participar, sin ser los
organizadores generales del mismo.
• Pabellón: Es el Espacio contratado por Wines of Argentina o
entidad Nacional en el que se presentan en forma conjunta los
asociados de un país o región.
• Expositor Directo: Se refiera a Wines of Argentina y su relación con el
Organizador del Evento.
• Expositor Indirecto/Asociado: Se refiere a los socios, empresas o
entidades que participan en la feria bajo el pabellón nacional y
asociados al “Expositor Directo”
• Stand/Booth: Es el sub espacio que cada
“Expositor
Indirecto/Asociado” participante contrata a Wines of Argentina para
presentarse dentro del Pabellón
Nacional. Las
características de este pueden variar según los usos y
costumbres del mercado en que se organiza el evento
(mampostería, arquitectura, ornamentación, diseño, etc).
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Art.1: Objetivos:
La decisión colectiva y estratégica de participar en una FERIA o
en una TASTING INTERNACIONAL tiende a consolidar la posición de Argentina
entre los principales países exportadores -no tradicionales- de vino del Nuevo
Mundo y contribuir al éxito global de la industria vitivinícola argentina a través de
la construcción de la marca “vino argentino”, procurando elevar la percepción
positiva en el trade, los líderes de opinión y los consumidores.
Art.2: Organización, realización y autoridad:
Al tratarse de una
participación en un evento organizado por un tercero (London Wine,
Vinexpo, Prowein, Fundación Exportar, etc) Wines of Argentina y sus
asociados deberán ajustarse al reglamento general de participación. Dicho
reglamento está disponible a solicitud, para aquellos participantes que lo
requerían.
En lo relativo al Pabellón Argentino y siempre dentro de la normativa general,
la organización, realización y autoridad es exclusiva de VINOS DE ARGENTINA AC
(en adelante WofA) – Peatonal Sarmiento 212, 2do Piso, Ciudad – Mendoza. CP
5500.
Wines of Argentina ejercerá la autoridad máxima del pabellón y sus
decisiones serán por lo tanto inapelables.
Es facultad exclusiva de la Comisión Directiva de WofA la aplicación del
reglamento y la interpretación del mismo ante situaciones no previstas.
El personal de WofA presente en el evento, tiene la potestad y poder de hacer
cumplir este reglamento en todos sus puntos si la situación así lo requiriera.
Art.3: Participantes y productos:
podrán participar los socios y no socios
de WofA, de acuerdo al carácter genérico o no del evento. Entendiéndose
por genérico aquellos eventos cubiertos con fondos provenientes de otras
fuentes externas que no sean los de los propios asociados.
Los participantes dentro del Pabellón Argentino serán identificados como
“Expositores Indirectos”
El tipo de producto será definido al momento de convocar el evento y el mismo
debe ser cumplido por los participantes, al igual que las cantidades requeridas.
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El incumplimiento de este punto ocasionará que los
retirados de la exhibición.
productos sean
Así mismo, en el Stand/Booth de cada expositor indirecto no se podrán exhibir
carteles, banners, decoraciones, manteles o cualquier otro elemento de decoración
que difiera con el establecido por la organización, aún cuando estos pertenezcan a la
bodega en cuestión.
Tampoco podrá publicitar productos y/o servicios de terceros o de otros
orígenes aún cuando sean de su importador o filial internacional.
Art.4:
Forma de participación: mediante inscripción por email
adjuntando los datos que correspondan al evento o en los formularios oficiales
del BackOffice del sitio web de WofA. Siendo informada previamente, la
forma de registro.
Emails o formularios con información incompleta NO serán tenidos en cuenta
a la hora de inscribirse.
Emails o formularios recibidos fuera de la fecha estipulada para el cierre de
inscripciones, serán considerados inválidos y por lo tanto, no vinculantes al evento.
En caso de que registre deudas previas, la inscripción no será validada hasta que las
mismas hayan sido canceladas.
En caso de eventos especiales, TNT será la empresa de transporte
encargada de organizar, coordinar y transportar el consolidado de vinos.
Esto no implica que cada bodega pueda enviar los vinos por su propio medio
con una salvedad:
Para eventos que así lo requieran, NO se podrán hacer envíos de vinos desde
Argentina, teniendo que enviar los productos a través de su importador o
distribuidor local.
Art. 4bis: Cancelación de Participación:
Una bodega que
habiéndose inscripto para participar de una Feria, Tasting o Evento
organizado por WofA, podrá cancelar su participación al mismo, sin cargo
alguno, siempre que las inscripciones aún estén
vigentes. Es decir, pasado el
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deadline de inscripciones, el participante podrá decidir su NO participación al
evento abonando las penalidades que correspondan a saber:
120 días previos al Evento: 10% de Penalidad sobre el costo total del
Evento.
100 días previos al Evento: 30% de Penalidad sobre el costo total del
Evento.
90 días previos al Evento: 40% de Penalidad sobre el costo total del Evento.
60 o Menos días previos al Evento: 100% de Penalidad sobre el costo Total del
Evento.
Art.5: Tarifa de participación:
10 días hábiles desde
realización del evento.
Debe ser abonada en un plazo no mayor a
que recibió la factura de WofA y con antelación a la
Salvo que se indique lo contrario, la tarifa de participación incluye:
- Cesión temporaria del Stand/Booth durante el tiempo de preparación, de
exhibición y desarme de la mesa;
- Provisión temporaria de los elementos para realizar el tasting o evento; (Copas,
Fraperas, enfriadores, bins para hielo, servilletas, agua mineral, etc)
- Vigilancia general (aunque no medie
elementos expuestos de parte de WofA);
responsabilidad por los productos y
- Administración general del Evento por parte de WofA;
- Publicidad y promoción del evento en la forma que determine y estime
conveniente WofA y en el orden que se hubiere definido de acuerdo a lo que el
evento requiera y permita.
- Limpieza general de espacios comunes;
- Producción de materiales de promoción, tales como catálogos, banners,
postcards, tent cards y cualquier otro elemento donde se nombren o no a los
participantes y sean alusivos al evento.
-
Aparición en el catálogo de la feria o degustación en la forma básica e incluida
en el Fee de Participación.
NOTA: Apariciones destacadas o específicas
ofrecidas por el
ente
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organizador del evento (cuando no es WofA) deberán ser
contratadas en forma privada entre la bodega y el organizador del Evento.
En caso de que estos gastos específicos sean facturados a WofA como
“Sponsor” del evento, se reservará el derecho de Cobrarlo por vía
administrativa al “Expositor/Bodega” que lo haya contratado.
La tarifa de participación NO incluye:
Decanters u otros elementos específicos no indicados más arriba.
Pasajes y estadía de los representantes; el envío de muestras para los eventos
y material promocional con el branding de los participantes.
ACLARACIÓN: Además de los gastos de envío, los participantes deberán
afrontar todos los gastos asociados a la liberación de las muestras,
derechos especiales, regulaciones específicas de cada mercado, análisis
de laboratorio o cualquier otro gasto relacionado con el ingreso de los
vinos al mercado de destino, ya sea que estos estén incluidos o no en la
tarifa de Courier internacional.
Importante:
El incumplimiento del pago en la fecha estipulada y/o el hecho de desistir de su
participación pasado el deadline de inscripciones, ocasionará para el expositor
la pérdida total de las sumas que anteriormente hubiera abonado de acuerdo
a lo estipulado en el Art. 4 bis. La cancelación de la participación por parte de la
bodega asimismo faculta a WofA a adjudicar el lote a terceros.
La mora será automáticamente de pleno derecho, por el simple transcurso del
tiempo, sin necesidad de que medie comunicación de índole alguna.
Art.6: Publicidad:
los expositores podrán realizar publicidad de sus vinos dentro
y fuera de su mesa; toda forma de publicidad dentro del stand es libre y fuera
del stand será sin lugares fijos, en un constante movimiento,
puede ser llevada a cabo por azafatas o promotoras, siempre que su
contenido no suponga infracción a las disposiciones vigentes y se adecue
a lo establecido en la reglamentación.
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Por otra parte, no estará permitida la instalación de altavoces o aparatos que
dificulten el normal funcionamiento del evento.
En caso de que las disposiciones antes citadas no se cumplieran, WofA
solicitará la remoción de todo elemento que no estuviera aprobado para su uso.
Se procederá al cierre del stand o mesa quedando exento de indemnización o
reintegro de alguna especie, siempre que no cesara la perturbación dentro de los 30
minutos de solicitado el cese de la misma y/o no se cumpliera con las disposiciones
vigentes.
Art.7: Degustaciones:
los expositores podrán efectuar degustaciones de aquellos
productos registrados para tal fin, y está prohibido retirar aquellos que estén en
exhibición; solo podrán retirarlos al haber sido clausurado el evento.
Cambios de último momento que afecten la veracidad de
la
información impresa en catálogos o folletos, tal y como cambios en
cosechas, precios y datos de contacto, quedan bajo responsabilidad de la
bodega.
WofA establecerá una fecha límite o deadline para la recepción de la
información que
será impresa. Pasado el mismo, no
se
hará
responsable por las discrepancias, así
como de los contenidos
enviados por la bodega, que deberán ser revisados por ésta en
profundidad para evitar errores.
WofA actuará como nexo entre el Organizador de la Feria y
expositores indirectos para que éstos puedan
actualizar la
información en catálogos u otros materiales impresos.
los
Si la bodega o el importador presenta más vinos o etiquetas que los
estipulados o reglamentados, WofA se reserva el derecho de retirarlos del evento.
Queda terminantemente prohibido la degustación y o venta de productos que no
pertenezcan a la bodega.
El horario destinado al armado y/o entrega de los vinos para su exhibición y/o
degustación, así también aquellas tareas necesarias para el
mantenimiento del funcionamiento del espacio, será el que oportunamente
comunique WofA.
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Cualquier excepción al horario que se establezca en la exposición, deberá ser
autorizada por escrito por WofA.
Art.8: Seguridad y vigilancia:
el expositor será el único responsable de los
daños causados a su personal y dependencias por robo, hurto, incendio, rayo,
tempestad, explosión, granizo, penetración de agua, humedad, accidente de
conmoción civil, sabotaje y otras causas, cualquiera sea su origen.
Asimismo será responsable por los daños y/o perjuicios personales y/o
materiales ocasionados dentro y fuera del espacio contratado, por su
personal y/o por sus cosas. WofA deja a criterio del expositor el contratar
personal de vigilancia de refuerzo el cual, indefectiblemente, deberá ser
requerido a la misma empresa de vigilancia que actúa en el predio por la
entidad. El personal contratado no podrá salir de los límites del stand, sin
autorización del personal de turno responsable.
WofA proveerá, en general y salvo que se indique lo contrario, de un espacio en el
Booth de cada expositor para la guarda de muestras y material promocional
utilizados durante el desarrollo del evento. Este espacio será privado y de uso
exclusivo de cada subexpositor. Asimismo, existirá salvo que se indique lo
contrario, un “Deposito Comunitario” para ser compartido por todos
los
expositores. El mismo debe mantenerse ordenado. WofA no responderá por los
daños, hurtos o extravíos que puedan producirse en dicho espacio.
En caso de robos o hurtos durante el receso nocturno, WofA solo actuará como
intermediario entre el Expositor/Asociado y el organizador de la Feria y nunca
será responsable de subsanar o resarcir al damnificado.
Art.9: Limpieza:
WofA dispondrá del personal de asistencia y limpieza general
del recinto; la limpieza de los stands estará a cargo de los expositores que
se obligan a mantenerlos en impecables condiciones durante el horario de
visita del público como así también efectuar la
limpieza general de los mismos en el horario que fije WofA, arrojando los
desperdicios en los depósitos comunes y en ningún caso, en cualquier lugar del
recinto.
WofA se reserva el derecho de facturar a los propietarios de stands los gastos
que demande, a su juicio, el incumplimiento de estas disposiciones.
Art.10: Inauguración y horarios:
la habilitación al público de la muestra,
la reposición de mercaderías y la preparación y desarme de las mesas
se
efectuarán en horarios que WofA fijara y hará conocer oportunamente.
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El expositor está obligado a presentarse 30 minutos antes de la apertura de la
muestra y a mantener personal en el mismo, durante todo el horario
establecido. Se entiende que tanto su stand en una feria, la mesa o espacio en un
tasting deberán estar preparados para la recepción del público visitante, al
momento de la apertura del evento.
Art.11: Asistencia de representantes y credenciales:
De ser
necesario, serán entregadas las credenciales para el expositor y su personal, con
relación al espacio adquirido, previa presentación de detalle sobre las necesidades
respectivas.
Los asistentes en representación de cada bodega y/o importador, deben ser
informados a WofA con un mínimo de 5 días previos al evento.
La entrega de credenciales dependerá de las disposiciones de cada ente
organizador. En caso de que el encargado de entregar las credenciales sea WofA,
la entrega se realizará el día previo al inicio de la feria en horario y lugar a
confirmar (en general, en el mismo pabellón argentino).
Art.12: Armado de espacios – limitaciones:
los expositores cuando
armen sus espacios no podrán:
- Picar, agujerear, soldar, cortar, pintar, colgar de, adherir sobre, apoyar en, y/o
deteriorar las paredes, pavimentos, techos, pisos, cordones e instalaciones
existentes.
- Excederse en los límites del espacio adjudicado.
- Colocar material publicitario en la forma de Banners, carteles, manteles, y
cualquier otra forma de decoración que interfiera con la establecida por WofA.
Art.13: Desmantelamiento:
los expositores están
productos, desarmar y retirar sus pertenencias.
obligados a retirar sus
El desarme comenzará estrictamente a partir del cumplimiento del horario
estipulado para la finalización del evento.
También en dicho plazo no podrán quedar en el predio elementos que
conspiren contra la seguridad de las personas, o las cosas, siendo el
expositor el único responsable de los daños o perjuicios que los mismos
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ocasionaren.
Art.14: Recomendaciones:
Verifique sus inscripciones en tiempo y forma y
si tiene alguna duda respecto a la forma de inscribirse, consulte inmediatamente
antes de que venza el deadline de registro.
Tenga al día la información de la Bodega en el BackOffice sección MIS DATOS.
Cada bodega es responsable por mantenerla actualizada y completa.
Finalmente, el plazo de ejecución de los espacios es breve e impostergable, por lo
tanto, debe proyectarse la entrega de producto, armado y otras actividades
necesarias para el correcto desarrollo del evento con suficiente antelación.
Art.18: Aplazamiento - anulación: en
caso fortuito o de fuerza mayor, WofA
se reserva el derecho de modificar la fecha, horarios o plazos previstos de
las actividades organizadas.