La Correspondencia Es el trato reciproco entre dos personas

La Correspondencia
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Estilos de la correspondencia
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas
las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con
este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan
dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La
diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de
antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal
del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en
el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque
y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a
diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los
siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la
primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De
la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iníciales
identificadoras y la firma.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia tiene muy variadas formas, con características
especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus
contenidos, de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
1. Por su Destino:
 Públicas: contienen información general a través de medios de
comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
 Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y
oficial.
2. Por su Contenido:
 De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas,
postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
 De segunda clase: esta correspondencia está relacionada con paquetes,
bultos, muestras, valijas, etc.
3. Por su Tramitación:
 Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser
ordinarias o certificadas.
 Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser
tele radiograma y cablegramas.
4. Por su puntuación:
 Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes
componentes.
 Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o
componentes.
 Mixta o corriente: combina los dos estilos.
5. Por su extensión:
 Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
 Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200
palabras.
 Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras
son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
6. Por su forma:
 Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su
redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales,
esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
Manejo de la Correspondencia
CIRCULARES
Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones
y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no
exigen respuesta por escrito.
MEMORANDOS
Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,
orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo
con el contenido puede generar una respuesta escrita.
ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
.CONSTANCIAS
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.
CERTIFICADOS
Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la
veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma.
Importancia y métodos para el manejo de documentos.
Por que es importante conservar determinadas comunicaciones?
las relaciones comerciales y empresariales ,necesitan fijarse en términos que
solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes
propiedades:
-Permanencia.
-Constancia.
A las que cabe agregar las de ser:
1. Medio de prueba legal.
2. Medio de facilitación de intercambio comercial.
Permanencia:
Todo escrito tiene como propiedad la de ser permanente.
Constancia:
La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un
día se pacto sigue en pie.
Medio de prueba legal:
Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio.
Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hiso una
transacción.
Método de facilitación del intercambio comercial:
La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en
toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y
el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento
preciso.
Proceso de la elaboración de un documento
Como en todo texto, en la elaboración de un documento de negocios se
recomienda seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales:
planeación, redacción, revisión y edición.
Planeación
Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza
tendremos de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en
modificaciones y correcciones que pudieron ser innecesarias.
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
Redacción de la primera versión
Una vez que se ha llevado a cabo la planeación del documento, se procede a
redactar la primera versión del texto. Conforme se escriba el primer borrador,
siempre tenga en mente la planeación que realizó con anterioridad, pero sea
flexible al aplicarla, ya que puede ir descubriendo nuevas ideas o nueva
información. Asimismo, al ser esta primera versión y un producto inacabado,
concéntrese más en el contenido que en la
forma, y deje para las etapas de revisión y edición el pulido del escrito.
Revisión
Es conveniente dejar pasar unos días entre la terminación del primer
borrador y la etapa de revisión, pues leer el escrito con una mente despejada
nos permite evaluar y juzgar la calidad del documento de manera más
objetiva.
Como fruto de la etapa de revisión, obtendremos un segundo borrador más
pulido, claro y congruente. Sin embargo, en esta etapa aún no es necesario
preocuparse por la presentación y el formato, ya que aún estamos centrados
en el contenido del documento, buscando clarificar las ideas y los mensajes
que queremos transmitir al lector, para lo cual es necesario releer el escrito,
cambiar oraciones y párrafos, agregar nuevo material y re-escribir
continuamente.
Edición
En la etapa de edición, se debe hacer una revisión cuidadosa de la ortografía
y de la puntuación, así como de los títulos y subtítulos, de los cuadros y de la
presentación general del documento. Es el momento de usar negritas, dar
espacios, revisar las citas, elaborar el índice final, hacer la portada y la
bibliografía. Una vez terminada la etapa de edición, se obtendrá el
documento final, tal y cual será entregado a su destinatario.
Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de
ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes
departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este
tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a
quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la
firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando
en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay
ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al
mensaje.
CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL
Naturalidad:
Expresar tono de lenguaje común, es decir sencillo y directo, conservando la
elegancia.
Claridad:
De fácil comprensión para el lector, evitando términos o vocablos
rebuscados.
Concisión o brevedad:
Mensaje breve, evitar explicaciones ya dadas, enfocarse directamente al
asunto.
Corrección:
Cuidar la ortografía, la concordancia.
Estética:
La carta debe estar bien presentada, hay que cuidar márgenes, los espacios
y la limpieza.
Cortesía:
Trato agradable y cordial, la cortesía favorece para conseguir el mayor éxito
de una empresa.
Sus partes son:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una
empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben
las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser
enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso
de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue
enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes
de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual
fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con
lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la
expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de
cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta
lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se
responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iníciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios
documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el
cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene
siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En
general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa
directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres
partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al
destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante
redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de
una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de
estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre
despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir
posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este
"estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s)
señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es
‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta
el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión
‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la
abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la
persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Extensiones de una Carta Comercial

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200
palabras.

Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300
palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios
pliegos.
Puntuación de una Carta Comercial

Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes
componentes.

Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o
componentes.

Mixta o corriente: combina los dos estilos