migración colombia manual del sistema integrado de gestión

MIGRACIÓN COLOMBIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG
Versión 2
Junio de 2016
Christian Kruger Sarmiento
Director Migración Colombia
Julio Roberto Aponte Monroy
Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)
Rolando Garnica Arias
Coordinador Grupo de Desarrollo Organizacional
Grupo de Desarrollo Organizacional - OPLA
Polo Félix Suárez Gómez
Wilson Alonso Silva Silva
Prohibida la reproducción total o parcial por medio alguno sin el permiso expreso de Migración Colombia, quien tiene los derechos exclusivos sobre su
contenido, el cual representa el pensamiento institucional.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 5
1
OBJETIVO ............................................................................................................................................... 6
2
ALCANCE Y EXCLUSIONES .................................................................................................................. 6
3
MIGRACIÓN COLOMBIA ........................................................................................................................ 7
3.1 Reseña Histórica ..................................................................................................................................... 7
3.2 Estructura Organizacional ....................................................................................................................... 8
4
PLATAFORMA ESTRATÉGICA .............................................................................................................. 8
4.1 Misión ...................................................................................................................................................... 8
4.2 Visión ....................................................................................................................................................... 9
4.3 Código de ética........................................................................................................................................ 9
4.3.1 Principios éticos de Migración Colombia .............................................................................................. 9
4.3.2 Valores institucionales .......................................................................................................................... 9
4.4 Servicios, Trámites y Procedimientos administrativos de Migración Colombia ..................................... 10
4.4.1 Servicios Migratorios .......................................................................................................................... 10
4.4.2 Trámites Migratorios ........................................................................................................................... 10
4.4.3 Procedimientos Administrativos .......................................................................................................... 12
4.5 Política de Calidad................................................................................................................................. 12
4.6 Objetivos de Calidad ............................................................................................................................. 12
4.7 Responsabilidades ................................................................................................................................ 13
5
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y EVALUACION DEL SIG ................................................. 14
5.1 Documentación asociada ...................................................................................................................... 15
5.1.1 Guías .................................................................................................................................................. 15
5.1.2 Formatos............................................................................................................................................. 15
5.2 Control del Manual de Calidad .............................................................................................................. 15
6
MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD ............................................................................................. 16
7
PROCESOS DE LA ENTIDAD .............................................................................................................. 17
7.1 Procesos Estratégicos ........................................................................................................................... 17
7.1.1 Direccionamiento Estratégico – ED .................................................................................................... 17
7.1.2 Comunicación Estratégica – EC ......................................................................................................... 18
7.1.3 Servicio al Ciudadano – ESC.............................................................................................................. 18
7.2 Procesos Misionales .............................................................................................................................. 18
7.2.1 Control Migratorio – MC...................................................................................................................... 19
7.2.2 Extranjería – ME ................................................................................................................................. 19
7.2.3 Verificación Migratoria – MV ............................................................................................................... 19
7.3 Procesos de Apoyo ............................................................................................................................... 20
7.3.1 Gestión del Talento Humano – AGT ................................................................................................... 20
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7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.4
7.4.1
7.4.2
8
9
10
Gestión Administrativa – AGA ............................................................................................................ 21
Gestión Financiera – AGF .................................................................................................................. 21
Gestión Tecnológica – AGT ................................................................................................................ 21
Gestión Jurídica – AGJ ....................................................................................................................... 22
Gestión Contractual – AGC ................................................................................................................ 22
Procesos de Evaluación y Seguimiento ................................................................................................ 22
Seguimiento y Mejora – EVSM ........................................................................................................... 23
Control Disciplinario Interno – EVCD .................................................................................................. 23
CUADRO DE INTERACCION DE PROCESOS .................................................................................... 24
DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 24
ANEXO VIRTUAL .................................................................................................................................. 26
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual describe el Sistema Integrado de Gestión implementado por la Unidad Administrativa
Especial Migración; ilustra su estructura y la operación por procesos, para la toma de decisiones efectiva y la
mejora permanente de los servicios migratorios.
Esta segunda versión incluye las actividades que desarrolla la Entidad y refleja el compromiso de todas las
dependencias que la conforman, en ofrecer servicios y trámites con criterios de calidad; teniendo como base
la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009, y un enfoque de servicio basado en el
mejoramiento de los procesos. Así mismo vincula los nuevos lineamientos instituciones emanados del Plan
Estratégico Institucional 2015 – 2018.
Contiene aspectos tales como el alcance y control de distribución de éste documento, la referencia y registros
que exige el Sistema de Gestión de la Calidad. Este documento incluye los procesos, procedimientos,
políticas y objetivos relacionados, con la gestión de la calidad de la Entidad. Define, de igual forma, las
responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la Calidad en Migración Colombia.
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1
OBJETIVO
Presentar de forma clara y precisa el Sistema de Gestión de Migración Colombia; basado en criterios de
calidad, que asegure la prestación adecuada de los servicios migratorios, resultante de la interacción de los
procesos establecidos. Determina autoridades, responsabilidades y referencia los procedimientos para el
adecuado desarrollo de sus funciones.
2
ALCANCE Y EXCLUSIONES
El Sistema Integrado de Gestión de Migración Colombia – SIG, se encuentra estructurado conforme con los
requisitos de la Norma Técnica de Calidad GP1000:2009, y se constituye en una herramienta de gestión que
permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción del cliente
(ciudadano), bajo el enfoque de gestión por procesos; igualmente se orienta con base en las Políticas del
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) y las herramientas del Modelo Estándar de Control Interno –
MECI.
Figura 1. Componentes del SIG
SISTEDA
SGC
MECI
Este Sistema de Gestión está dirigido a todos los funcionarios y actividades de la Entidad, tanto a nivel central
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como regional. Este sistema, se armonizará con otros sistemas de gestión y control, en aquellas áreas de
Migración Colombia que así lo requieran y cubrirá el Nivel central y Regional, los Puestos de Control
Migratorio y los Centros Facilitadores de Servicios Migratorios a nivel nacional.
Se encuentra excluido el Capítulo 7.3 Diseño y Desarrollo de la norma NCTGP1000:2009 ya que Migración
Colombia no diseña productos específicos y sus servicios se desarrollan conforme a los requisitos
establecidos en normas como los Decretos 4062 de 2011 y 1067 de 2015; así como en las políticas
gubernamentales en materia de migratoria y de servicio al ciudadano.
3
3.1
MIGRACIÓN COLOMBIA
Reseña Histórica
La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, fue creada mediante el Decreto 4062 de 31 de
octubre de 2011, como organismo civil de seguridad, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores,
encargado de ejercer funciones de autoridad de vigilancia, control migratorio y extranjería del Estado
colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la
materia defina el Gobierno Nacional.
Migración Colombia nace bajo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para Todos
2010 - 2014”, el cual concibió establecer una “instancia especializada en aras de una mejor gestión, cobertura
y resultados”1; resaltando la imperiosa necesidad de posicionar la gestión migratoria y atender su
infraestructura en el país…“en cuanto a control migratorio, se establecerá la nueva institucionalidad para
asuntos migratorios y extranjería. También se garantizarán las áreas necesarias para la instalación de
infraestructura para el ejercicio de las funciones a cargo de las entidades de registro, control y vigilancia”
Tiene carácter de organismo civil bajo un nuevo modelo de gestión pública, soportado en la adecuada gestión
de los recursos humanos, modernas herramientas tecnológicas y la prestación de un óptimo servicio al
ciudadano, bajo el respeto irrestricto a los Derechos Humanos.
Como desarrollo de su gestión, el primer año de operaciones se fundamentó en la prestación del servicio
migratorio sin demoras y sin cortes y de otro lado en el montaje del Sistema de Gestión; levantamiento de
procesos y procedimientos. Durante el segundo año se consolida como la Autoridad Migratoria en Colombia y
le presta especial atención a sus procesos misionales. A partir del tercer año y posteriores, pretende
consolidar su Sistema Integrado de Gestión.
1
Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014 “Prosperidad para todos”. Capítulo VII. Soportes transversales, página 522
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3.2
Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia está definida en el
Decreto 4062 de 31 de octubre de 2011 y se refleja gráficamente es el siguiente esquema:
Figura 2. Estructura Organizacional de Migración Colombia (Organigrama)
Fuente: Grupo de Desarrollo Organizacional OPLA - UAEMC
4
4.1
PLATAFORMA ESTRATÉGICA
Misión
Ejercer control como autoridad migratoria a ciudadanos nacionales y extranjeros en el territorio colombiano de
manera técnica y especializada, brindando servicios de calidad, en el marco de la Constitución y la ley.
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4.2
Visión2
En 2018 Migración Colombia, como autoridad migratoria especializada, será reconocida por ser un modelo
exitoso de gestión pública, de servicio y de promoción de los derechos humanos con capacidad de facilitar
una migración segura, ordenada y regulada.
4.3
Código de ética
Con el objetivo de implementar una cultura de valores y principios institucionales que oriente al fortalecimiento
de las buenas prácticas en la gestión pública y, atendiendo el principio del interés general y el bien común en
todas nuestras actuaciones, Migración Colombia adoptó, a través de la Resolución No 969 de 2 de noviembre
de 2012, su Código de Ética, Buen Gobierno y Estilo de Dirección.
4.3.1





4.3.2





Principios éticos de Migración Colombia
El Interés general prevalece sobre el particular.
Los bienes públicos son sagrados.
La función primordial del servicio es servir a la ciudadanía.
La administración de recursos públicos implica rendir cuentas a la sociedad sobre su utilización y los
resultados de la gestión.
Los ciudadanos tiene derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.
Valores institucionales
Compromiso: Sentido de pertenencia y responsabilidad para aportar a través del trabajo al
cumplimiento de los procesos administrativos y misionales de la Unidad.
Servicio: Orientación de esfuerzos y recursos al entendimiento y atención de las necesidades de los
ciudadanos.
Respeto: Capacidad de reconocer la diversidad de culturas y pensamientos, con el fin de ofrecer
confianza entre los ciudadanos, aportando elementos positivos para el reconocimiento y
posicionamiento de la Unidad como autoridad migratoria.
Transparencia: Compromiso con los ciudadanos y con el Estado de cumplir con las condiciones
requeridas que prevengan los riesgos de corrupción a los cuales pueda estar expuesta la Unidad.
Equidad: Reconocimiento y entendimiento de las diferencias de capacidades, pensamientos, credos
y razas con el fin de ofrecer el mismo nivel de servicio a todos los ciudadanos.
IV Encuentro Nacional de Directores “Implementando el Sistema Integrado de Gestión” (febrero, 2014), ajustada en el V Encuentro Directivo
(noviembre, 2015) Acta Consejo Directivo (diciembre, 2015).
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4.4
Servicios, Trámites y Procedimientos administrativos de Migración Colombia
De acuerdo con la Ley 961 de 2005, el Decreto 19 de 2012, los Decretos 4062 de 2011, 2840 de 20133, 1067
de 20154, 1743 de 20155 y 2235 de 20156 se definen los trámites y servicios que debe prestar la Unidad
Administrativa Especial Migración Colombia, así:
4.4.1

Servicios Migratorios
PERMISO DE INGRESO Y PERMANENCIA – PIP7
Permiso otorgado a la entrada al país por la autoridad migratoria a los extranjeros, que no requieren visa,
por noventa (90) días calendario con excepción del Permiso de Ingreso y Permanencia modalidad técnica
(PIP - 7) el cual se otorgará por treinta (30) días calendario.
Existen diez (10) tipos de esta clase de permisos catalogados de PIP-1 a PIP-10.

PERMISO DE INGRESO DE GRUPO EN TRANSITO – PGT8
Permiso dado a los extranjeros pasajeros de grupo en tránsito de buques de cruceros turísticos que
visiten los puertos marítimos o fluviales que embarquen en el mismo navío.
4.4.2

Trámites Migratorios
PERMISO TEMPORAL DE PERMANENCIA – PTP9
Permiso (prorroga o cambio de condición) dado a los extranjeros que soliciten la permanencia en el
territorio nacional después de haber hecho uso del Permiso de Ingreso y Permanencia; con fundamento
en dos condiciones:
Para los extranjeros que ingresen al país como visitante y para los extranjeros que deban aclarar al
interior del territorio colombiano alguna situación administrativa o judicial. Este permiso será otorgado por
noventa (90) días calendario y se podrá prorrogar.
Decreto 2840 de 2013. Por el cual se establece el Procedimiento para el Reconocimiento de la Condición de Refugiado, se dictan normas sobre la
Comisión Asesora para la Determinación de la Condición de Refugiado y otras disposiciones.
4 Decreto 1067 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Administrativo de Relaciones Exteriores.
5 Decreto 1743 de 2015. Por medio del cual se modifican parcialmente las disposiciones generales de las Oficinas Consulares Honorarias, Pasaportes,
Visas, de la Protección y Promoción de Nacionales en el exterior, del Retorno, del Fondo Especial para las Migraciones, de la Tarjeta de Registro
Consular y disposiciones de Extranjería, Control y Verificación Migratoria, de que tratan los Capítulos 3 al 11, y 13, del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2
del Decreto 2067 de 2015. Por medio del cual se modifica el Decreto 1067 de 2015 en el sentido de adicionar al artículo 2.2.1.11.2.6. un nuevo
Permiso de Ingreso y Permanencia PIP-10.
6 Decreto 2235 de 2015. Por medio del cual se modifica el Decreto 1067 de 2015 en el sentido de adicionar al artículo 2.2.1 .11.2.6. un nuevo Permiso
de Ingreso y Permanencia PIP-10.
7 Artículo 55, Decreto 19 de 2012; artículos 17, 20 y 21; Capítulo 11, Sección 2, Decreto 1067 de 2015.
8 Artículo 2.2.1.11.2.5, Decreto 1067 de 2015
9 Artículo 56, Decreto 19 de 2012; artículo 2.2.1.11.2.7 Decreto 1067 de 2015
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Existen nueve (9) tipos de este permiso catalogados de PTP-1 a PTP-9

CÉDULA DE EXTRANJERÍA10
Documento expedido por la autoridad migratoria que cumple únicamente y exclusivamente fines de
identificación de los extranjeros en el territorio nacional y su utilización debe estar acorde con la visa
otorgada al extranjero.
Existen dos (2) tipos:
 Cédula de Extranjería para mayores de edad
 Cédula de Extranjería para menores de edad

SALVOCONDUCTO – SC11
Documento de carácter temporal que expide la autoridad migratoria al extranjero que así lo requiera, para
resolver situaciones administrativas, judiciales y/o especiales.
Existen dos (2) tipos:
 SC-1. Salvoconducto para salir del país
 SC-2. Salvoconducto para permanecer en el país

REGISTRO DE EXTRANJEROS12
Inscripción que tanto los titulares como los beneficiarios de visa, cuya vigencia sea superior a tres (3)
meses, deben realizar ante la autoridad migratoria dentro del plazo de los quince (15) días calendario
siguientes, contados a partir de su ingreso al país o de la fecha de expedición de la visa, si esta se
obtuvo dentro del territorio nacional, excepto los titulares y/o beneficiarios de visas preferencial, de
negocios (NE-1, NE-2 y NE-4) y temporal (TP-11 y TP-12).

CERTIFICADO DE MOVIMIENTOS MIGRATORIOS O CONDICIÓN MIGRATORIA13
Documento expedido por la autoridad migratoria que constata el número de veces que un ciudadano
nacional o un extranjero entra y sale del territorio nacional en un período determinado.

REPORTE DE EXTRANJEROS – SIRE 14
Reporte de vinculación, contratación, empleo, admisión, matrícula, desvinculación, retiro, ingreso,
alojamiento y hospedaje, atención médica de urgencias y realización de espectáculos artísticos,
culturales o deportivos de extranjeros dentro del territorio nacional, que se realiza en el Sistema de
Información para el Reporte de Extranjeros - SIRE.
Artículos 2.2.1.11.4.4 al 2.2.1.11.4.7, Decreto 1067 de 2015
Capítulo 4º, Decreto 2840 de 2013 y Artículo 2.2.1.11.4.9, Decreto 1067 de 2015
12 Artículo 2.2.1.11.4.1, Decreto 1067 de 2015
13 Artículo 3º, Ley 961 de 2005 y artículo 54, Decreto 19 de 2012
14 Parágrafo transitorio del artículo 2.2.1.11.5.1 y artículos 2.2.1.11.5.2; 2.2.1.11.5.3; 2.2.1.11.5.4; 2.2.1.11.5.5; 2.2.1.11.5.6; 2.2.1.11.5.7; 2.2.1.11.5.8;
2.2.1.11.5.9; 2.2.1.11.5.10; 2.2.1.11.5.11 y 2.2.1.11.5.12, Decreto 1067 de 2015
10
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4.4.3

Procedimientos Administrativos
MIGRACIÓN AUTOMÁTICA15
Servicio de facilitación y priorización en el control migratorio el cual integra procesos complejos de
seguridad como verificaciones automáticas de requisitos para la autorización de ingreso o salida al país
con soporte en soluciones tecnológicas automatizadas.
Es un procedimiento que brinda mayor agilidad al viajero habitual durante su actividad de migración e
inmigración en los puestos de control migratorio aéreos habilitados para prestar este servicio. Al mismo
tiempo permite optimizar la capacidad institucional mediante la incorporación de nuevas tecnologías,
facilitando la experiencia del viajero.

4.5
MEDIDA DE RECIPROCIDAD A CIUDADANOS CANADIENSES16
Cobro establecido por la autoridad migratoria por el procedimiento de control y verificación
migratoria en el sistema PLATINUM, a los ciudadanos canadienses que pretendan ingresar al
territorio nacional, por razones de reciprocidad, teniendo en cuenta los sobrecostos ocasionados
por la imposición de· datos biométricos a los nacionales colombianos.
Política de Calidad
Migración Colombia a través de la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de su plataforma
estratégica, se compromete a cumplir con las funciones de control migratorio, extranjería y verificación
migratoria del Estado colombiano con confiabilidad, eficiencia y oportunidad, para satisfacer las necesidades
de los ciudadanos, mediante el mejoramiento continuo de la gestión institucional y el desarrollo integral del
talento humano.
4.6
Objetivos de Calidad
1) Fortalecer las competencias y el desarrollo integral de los servidores públicos de Migración Colombia
para obtener un desempeño efectivo acorde con las necesidades de la entidad.
2) Garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales a través del seguimiento, la medición y la
mejora de sus procesos.
3) Garantizar la eficiencia en el desarrollo de los procesos mediante la modernización de la plataforma
tecnológica institucional.
Resolución UAEMC 1689 de 2013. Establece el servicio de Migración Automática para viajeros habituales; y artículo 2.2.1.11.7.5, Decreto 1067 de
2015
16 Resolución UAEMC 2146 de 2016. Establece un cobro para el ingreso de Nacionales canadienses por efectos de reciprocidad frente a los
sobrecostos ocasionados por la imposición de datos biométricos a los nacionales colombianos; y artículo 2.2.1.11.7.5, Decreto 1067 de 2015.
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4) Implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión que mejore el desempeño de la entidad con un
enfoque de servicio al ciudadano.
4.7
Responsabilidades
Las instancias responsables de la implementación, seguimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de
Gestión son:
1. Consejo Directivo17: Tiene entre otras la responsabilidad de formular, a propuesta del representante
legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar
el desarrollo administrativo
2. Director de la Unidad18: Tiene la responsabilidad de establecer el Sistema Integrado de Gestión, de
conformidad con lo dispuesto en la ley.
3. Comité del SIG19 esta instancia de naturaleza directiva, tiene como principales responsabilidades:
Brindar asesoría en la formulación de políticas, objetivos, planes y estrategias del Sistema de Gestión de
la Calidad que presenten los responsables de los procesos”. “Verificar, coordinar, controlar y dirigir todo el
proceso de mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad en la Unidad”.
“Asesorar a la Dirección de la Unidad Administrativa Especial en la revisión del Sistema de Gestión de la
Calidad, analizar su desempeño y tomar acciones tendientes a su mejoramiento”.
4. Comité Técnico del SIG20, de naturaleza técnica operativa, tiene como principal responsabilidad cumplir
las directrices, políticas, objetivos y estrategias establecidos por el Comité del Sistema Integrado de
Gestión. Igualmente realiza actividades de asesoría, capacitación, diseño y levantamiento de los
documentos que conforman el SIG de la Entidad.
5. Subcomités Regionales del SIG21, esta instancia tiene como principal responsabilidad la de verificar,
liderar y controlar el mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión a nivel
regional
6. Representante de la Alta Dirección22. Se estableció como representante de la Alta Dirección para la
implementación del SIG al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, que tendrá entre otras la
responsabilidad de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
7. Gerentes de Procesos23 (Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina, Subdirectores misionales y
administrativos y Directores Regionales). Tienen la responsabilidad de apoyar el sostenimiento del
sistema Integrado de Gestión Institucional.
Decreto 4062 de 2011. Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se establece su objetivo y estructura, artículo 9,
numeral 2.
18 Decreto 4062 de 2011, artículo 10, numeral 23.
19 Resolución 63 de 2012. Por el cual se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia
20 Resolución 198 de 2012. Por la cual se conforma el Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión y Subcomités regionales del Sistema
Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia
21 Resolución 63 de 2012. Por la cual se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia
22 Resolución 169 de 2012. Por el cual se ordena una delegación.
23 Decreto 4062 de 2011. Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se establece su objetivo y estructura
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Frente a esta actividad los gerentes de proceso tendrán a su cargo el control de los documentos, de
acuerdo al procedimiento OP.01, como: Políticas, Procedimientos, Guías, Formatos, Instructivos,
Indicadores, Riesgos del proceso, y demás documentación que forman parte del manual del proceso.
Los gerentes de procesos misionales tomarán como fuente para el mejoramiento de sus procesos los
resultados de gestión reflejados en los informes periódicos que genera el proceso de Servicio al
Ciudadano, acciones que se deberán ejecutar con soporte del correspondiente plan de mejoramiento.
8. Coordinadores de grupos internos de trabajo24: Tienen la responsabilidad de contribuir en la
identificación, implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.
9. Funcionarios de la Entidad25: Tienen la responsabilidad de gestionar el Sistema; aplicar los
procedimientos y documentos establecidos, así como contribuir a su mejoramiento permanente.
10. Oficina de Control Interno26: A través de su actividad independiente de evaluación y asesoría debe
contribuir de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos; para esto tiene como
responsabilidades la asesoría y acompañamiento, la evaluación y el seguimiento, el fomento de la
cultural del control y la relación con entes externos.
5
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y EVALUACION DEL SIG
El Sistema de Gestión de la Calidad prevé seis (6) procedimientos obligatorios que contempla la
NTCGP1000:200927 transversales a toda la organización, así:
Tabla 1. Procedimientos Obligatorios del SIG
COD.
PROCEDIMIENTO
OP.01
Control de Documentos
OP.02
Control de Registros
OP.03
Auditoría Interna de
Calidad
OP.04
Tratamiento del Producto
o Servicio no conforme
OP.05
Acciones Correctivas
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Definir la metodología para garantizar la adecuación, aprobación, revisión,
actualización, legibilidad, identificación, trazabilidad y obsolescencia de los
documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión.
Establecer parámetros para la identificación, almacenamiento, clasificación,
recuperación, protección, tiempo de retención y disposición final de los registros
que se generan en el Sistema Integrado de Gestión - SIG de Migración
Colombia.
Determinar el grado de cumplimiento del sistema de gestión de calidad
implementado frente a los requisitos establecidos por las normas técnicas de
referencia.
Garantizar que los productos o servicios ofrecidos por la Entidad que no
cumplen con los requisitos, se identifiquen y controlen para prevenir su entrega y
prestación no intencional o minimizar el impacto generado en el cliente o usuario
al presentarse la no conformidad.
Identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades del Sistema
Integrado de Gestión.
Resolución 297 de 2012. Por la cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asignan funciones.
Norma NTCGP1000:2009, numeral 6.2.2. (d)
26 Manual Técnico del MECI para el Estado Colombiano 2014.
27 NTCGP1000:2009, Numerales: 4.2.3; 4.2.4; 8.2.2; 8.3; 8.5.2 y 8.5.3.
24
25
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COD.
PROCEDIMIENTO
OP.06
Acciones Preventivas
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Identificar, analizar y prevenir la ocurrencia de las no conformidades potenciales
del Sistema Integrado de Gestión.
Fuente: Grupo de Desarrollo Organizacional OPLA - UAEMC
5.1
Documentación asociada
5.1.1
Guías






5.1.2
Guía Control de Documentos
Guía para la administración de comunicaciones oficiales
Guía Planeación y ejecución de auditorías de calidad
Guía para el Tratamiento del producto o servicio no conforme
Guía Acciones correctivas preventivas y de mejora
Guía para la aplicación, seguimiento y actualización de las tablas de retención
documental
Formatos













5.2
OG.01
OG.02
OG.03
OG.04
OG.05
OG.06
OF.01
OF.02
OF.03
OF.04
OF.05
OF.06
OF.07
OF.08
OF.09
OF.10
OF.11
OF.12
OF.13
Solicitud necesidades de documentos
Listado maestro de documentos
Distribución de documentos
Tabla de Retención Documental (Control de Registros)
Préstamo de Registros
Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad
Plan de Auditoria Interna de Calidad
Lista de Verificación o Chequeo Auditoria Interna de Calidad
Informe Auditoria Interna de Calidad
Tratamiento de Producto No Conforme
Producto o Servicio No Conforme
Acciones Correctivas y Preventivas
Plan de mejoramiento de procesos – Auditoria interna de calidad
Control del Manual de Calidad
De acuerdo con el procedimiento del Control de Documentos el presente manual llevará control de cambios y
se formalizará a través de acto administrativo.
La distribución y difusión de este manual se hará a todos los funcionarios de Migración Colombia. Será
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publicado en la página Web e Intranet de Migración Colombia, para su consulta.
Su socialización es responsabilidad del Representante de la Alta Dirección para el SIG y de los Responsables
de los Procesos y Directores Regionales en cada una de las actividades donde se encuentran vinculados
funcionarios de la Entidad.
6
MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
Migración Colombia adoptó un Sistema Integrado de Gestión con enfoque basado en procesos, el cual
consiste en identificar y gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva numerosas actividades relacionadas
entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que ejerce sobre los vínculos entre cada uno de
los procesos y sobre su interacción.
Los procesos de Migración fueron planificados y diseñados con base en el ciclo de mejoramiento continuo, lo
cual garantiza que en la práctica se aplique la secuencia de planear, hacer, verificar y actuar (PHVA).
Figura 3. Mapa de Procesos de Migración Colombia
Fuente: Grupo de Desarrollo Organizacional OPLA – UAEMC
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7
PROCESOS DE LA ENTIDAD
Migración Colombia cuenta actualmente con catorce (14) procesos clasificados en: tres (3) Procesos
Estratégicos, tres (3) Procesos Misionales, seis (6) Procesos de Apoyo y dos (2) Procesos de Evaluación y
Seguimiento.
7.1
Procesos Estratégicos
Migración Colombia estableció como procesos estratégicos, el Direccionamiento Estratégico, la Comunicación
Estratégica y el Servicio al Ciudadano y los define como aquellos encargados de dar los lineamientos
necesarios para el desarrollo y gestión de la Entidad.
7.1.1
Direccionamiento Estratégico – ED
Su propósito es formular y definir estrategias, políticas, objetivos, programas, proyectos, planes institucionales
y orientar a Migración Colombia para que mediante el Sistema Integrado de Gestión cumpla de manera
efectiva su misión, visión y objetivos institucionales.
Además, el proceso permite modelar y proyectar la Entidad a corto, mediano y largo plazo; e impulsar y
orientar sus actividades hacia las metas y resultados esperados.
Al interior del manual de Direccionamiento estratégico se describen las diferentes tareas y actividades
desarrolladas por los procedimientos de Planeación estratégica de la Entidad, como son:





Planeación Institucional
Desarrollo Organizacional
Programación Presupuestal
Análisis y estudios migratorios
Sistema Integrado de Gestión y Mejoramiento continuo
Una parte importante de la actividad de este proceso es la responsabilidad de la planificación del Sistema a
través del representante de la alta dirección para el SIG. Esta planificación se enfoca en la definición de los
procesos necesarios para cumplir de manera eficaz, eficiente y efectiva, los requisitos normativos y de los
ciudadanos, usuarios y partes interesadas (clientes), con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas,
frente a los servicios migratorios, a través del establecimiento de la Política y Objetivos de Calidad de
Migración Colombia.
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7.1.2
Comunicación Estratégica – EC
Su propósito es diseñar, implementar y desarrollar estrategias para la comunicación efectiva interna y externa,
contribuyendo al fortalecimiento y posicionamiento de Migración Colombia.
Debe orientar la difusión de políticas y la información generada al interior de la Unidad para una clara
identificación de los lineamientos, las estrategias, los planes y los programas dirigidos al cumplimiento de las
funciones de la Entidad; el apoyo en la construcción de una visión compartida y el perfeccionamiento de las
relaciones de la Entidad con sus grupos de interés externos e internos.
7.1.3
Servicio al Ciudadano – ESC
Su propósito consiste en Crear y desarrollar herramientas efectivas de información a la ciudadanía utilizando
estrategias de servicio a través de canales presenciales, telefónicos, virtuales y multicanal, que faciliten a
todos los ciudadanos el acceso e interacción con los servicios ofrecidos; y a la Entidad el análisis de la
información obtenida para el mejoramiento de sus procesos.
Este proceso se ocupa de la recepción de peticiones, quejas, reclamos, denuncias, al igual que de las
sugerencias y felicitaciones dirigidas a la Entidad; direccionarlas a las áreas competentes, realizar
seguimiento y control a la gestión de respuesta, y evaluar la satisfacción del ciudadano frente a esta actividad.
Este proceso adquiere una connotación estratégica para Migración Colombia y para su Sistema Integrado de
Gestión ya que es el contacto directo con nuestros clientes (ciudadanos nacionales y extranjeros) y es el
encargado de proveer información oportuna, suficiente y veraz y de recibir y canalizar las inquietudes y
propuestas para generar acciones de mejora.
7.2
Procesos Misionales
La Entidad identificó para su Sistema tres (3) procesos misionales, Control migratorio, Extranjería y
Verificación Migratoria que desarrollan el objeto social para el cual fue creada Migración Colombia, conforme
al artículo 328 del Decreto 4062 de 2011.
Decreto 4062 de 2011, artículo 3. El objetivo de Migración Colombia es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de
extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el
Gobierno Nacional.
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7.2.1
Control Migratorio – MC
El proceso de Control Migratorio tiene como propósito controlar que las personas nacionales y extranjeras que
ingresan y salen del territorio nacional, a través de los puestos de control migratorio habilitados, cumplan los
requisitos establecidos en la normativa y las políticas en materia migratoria.
De conformidad con lo establecido en los Decretos 4062 de 2011 y 1067 de 2015 el control migratorio se
ejercerá por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia a nivel nacional, para lo cual desarrollarán
actividades tales como:


Los servicios migratorios en los puertos aéreos, terrestres, marítimos y fluviales, a través de la
autorización y registro del ingreso o la salida del país, el permiso temporal de tierra o permiso de
desembarco temporal -de acuerdo a las características de los migrantes-, previa verificación del
cumplimiento de los requisitos normativos establecidos.
El análisis de dinámicas migratorias para identificar las oportunidades o riesgos derivados de las mismas
y la formulación de propuestas que orienten la formulación de la Política Migratoria por parte del Gobierno
Nacional.
7.2.2
Extranjería – ME
Su propósito misional está encaminado a prestar los servicios y atender los trámites de Extranjería a nivel
nacional, de manera confiable y oportuna, que faciliten a nacionales y extranjeros el acceso a los derechos y
el cumplimiento de sus obligaciones en el territorio colombiano, en el marco de la Constitución, la Ley y las
políticas en la materia; bajo el direccionamiento de la Subdirección de Extranjería y la orientación de las
Direcciones Regionales..
Este es el proceso mediante el cual se expide los documentos de migración que se requieren para regular la
condición migratoria de los extranjeros en el territorio colombiano. Corresponden a Registro de visas, Cédulas
de extranjería, Permisos temporales de permanencia, Salvoconductos de ingreso y permanencia. En el caso
de los ciudadanos nacionales y los extranjeros, estos requieren el servicio de extranjería para que se le
expidan las certificaciones de los movimientos migratorios.
Por otro lado, el proceso de extranjería se encarga de la administración de la información de los extranjeros a
partir de los registros físicos y electrónicos.
7.2.3
Verificación Migratoria – MV
Su propósito es verificar la situación de permanencia, actividades que desarrollan y cumplimiento de la
normatividad migratoria de los extranjeros que ingresan al territorio nacional; el
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cumplimiento de las obligaciones derivadas del vínculo de éstas con personas naturales o jurídicas
domiciliadas en Colombia; y analizar la información asociada para determinar tendencias, fenómenos y
dinámicas migratorias; con respeto por los derechos fundamentales y en el marco de las atribuciones de
control y vigilancia conferidas por la Constitución y la Ley.
Mediante este proceso se desarrolla la verificación de la situación migratoria de los ciudadanos extranjeros
que se encuentran en el territorio nacional bajo diferentes circunstancias reguladas legalmente.
Este proceso se enfoca en el control realizado a las circunstancias tanto legales como comportamentales en
la permanencia de los extranjeros en el territorio Colombiano, ya sean personas naturales o jurídicas.
En función de lo anterior se desarrollan, análisis de información migratoria con el fin de determinar el
cumplimiento de la normatividad migratoria y establecer las sanciones, de ser necesarias.
A partir de las verificaciones adelantadas y luego de realizados los análisis respectivos se puede imponer
sanciones de tipo pecuniario; o administrativas como la inadmisión, deportación o expulsión de un extranjero
del territorio nacional.
7.3
Procesos de Apoyo
En el esquema por procesos de Migración Colombia se definieron seis (6) procesos de apoyo los cuales
brindan los recursos necesarios y soporte administrativo para la operación de los procesos estratégicos,
misionales y de evaluación y seguimiento de la Entidad.
7.3.1
Gestión del Talento Humano – AGT
El propósito de este proceso es administrar integralmente el Talento Humano asegurando su óptimo
desempeño y fortaleciendo sus competencias para el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los fines
de la Entidad.
Incluye la planeación, la selección e incorporación, la permanencia y el retiro de los funcionarios de la
Entidad, desde la perspectiva de la gestión y el desarrollo individual de dicho recurso.
El proceso lo desarrolla directamente Migración Colombia, debido a que se constituye en un apoyo esencial
para el desempeño de todos los procesos de la Entidad.
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7.3.2
Gestión Administrativa – AGA
El propósito es administrar y controlar los recursos físicos y logísticos de la Entidad y, organizar el Sistema de
gestión documental de acuerdo con las normas y estándares establecidos.
El proceso de Gestión Administrativa es el encargado del control y administración de los recursos físicos de la
Entidad, esto para atender las necesidades institucionales acorde a las políticas y planes definidos por el
proceso de Direccionamiento Estratégico.
Realiza todas las actividades que se requieren en cuanto a la administración y gestión del almacenamiento,
distribución, inventario, aseguramiento, baja y disposición final de recursos físicos, además de prestar los
servicios de cafetería y aseo, transporte y mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e
inmuebles de la Entidad. Igualmente se encarga de la administración y gestión de la seguridad y vigilancia de
los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.
Este proceso se encarga además del control y registro de documentos mediante el cumplimiento de políticas
y estándares para la administración del archivo y documentos, resultado de la gestión de la Entidad.
7.3.3
Gestión Financiera – AGF
El propósito de éste proceso es registrar y controlar la ejecución del presupuesto de la Entidad, analizar y
presentar los estados contables e informes financieros con criterios de confiabilidad, eficiencia y oportunidad.
Partiendo de un nuevo enfoque, se visualiza la gestión financiera como el proceso a través del cual se dirige,
ejecuta y controla la política institucional en materia de ejecución presupuestal, contable y de tesorería de la
Entidad.
En este proceso se desarrollarán todas las actividades tendientes a ejercer un efectivo control de la ejecución,
al igual que recopila, analiza y registra la información financiera, con el fin de generar análisis de resultados
financieros.
7.3.4
Gestión Tecnológica – AGT
El propósito de éste proceso consiste en establecer y gestionar actividades que conduzcan a la adecuada
operación y funcionamiento de todos los componentes asociados a la infraestructura tecnológica de la
Entidad, atendiendo de manera efectiva los requerimientos de los usuarios.
Este proceso está encaminado a administrar las tecnologías de información y las comunicaciones (TIC’s) de
Migración Colombia, y ponerlas a disposición de sus labores misionales y administrativas, para que cuente
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con herramientas telemáticas modernas, confiables y adecuadas.
La responsabilidad y desarrollo del proceso está en cabeza de la Oficina de Tecnología de la Información, la
cual lo desarrolla a través de actividades de planeación, gerencia de proyectos tecnológicos, soporte,
mantenimiento y atención a usuarios, administración de equipos informáticos y de comunicaciones,
administración de servidores, políticas de seguridad de información, asignación de elementos informáticos y
de comunicaciones.
7.3.5
Gestión Jurídica – AGJ
El propósito de este proceso es asesorar jurídicamente a la Dirección y procesos de la Entidad en la
interpretación, aplicación y cumplimiento de la normatividad; en la emisión de regulaciones internas, contratos
y convenios; y apoyar de manera eficaz y oportuna en todos los asuntos legales de la Unidad.
Sus actividades permiten apoyar el accionar institucional mediante procedimientos sustentados en la
normativa vigente buscando proteger la integridad jurídica y patrimonial de la Unidad.
Dicho accionar se desarrolla a través de procedimientos de acciones contenciosas, coactivas, trámite
legislativo y asesorías, permitiendo el posicionamiento a nivel nacional en dichas materias.
El proceso no sólo tiene un carácter reactivo en el sentido de resolver las demandas y tutelas que se
presenten en contra de Migración Colombia, sino que también detenta un carácter preventivo al presentar
recomendaciones y realizar asesorías para disminuir las acciones de tipo legal en contra de la Entidad.
7.3.6
Gestión Contractual – AGC
Su propósito es contratar los bienes, obras y servicios que requiere la Unidad Administrativa Especial
Migración Colombia para su funcionamiento, cumpliendo la normatividad vigente en la materia.
Este proceso adelanta de manera eficiente todas las etapas contractuales, permitiendo la ejecución óptima de
los recursos destinados a la adquisición de bienes y servicios que requiere la Entidad para el cumplimiento de
su misión institucional, conforme a los lineamientos que en la materia define la Agencia Nacional de
Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente.
7.4
Procesos de Evaluación y Seguimiento
Los procesos definidos como de evaluación y seguimiento para Migración Colombia son aquellos que por su
naturaleza realizan actividades encaminadas al análisis de datos para evaluar, en términos de eficacia y
eficiencia, la gestión institucional, de manera proactiva, planteando acciones correctivas y preventivas para
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orientadas a la mejora de los procesos de la Entidad.
7.4.1
Seguimiento y Mejora – EVSM
Este proceso tiene como propósito realizar un examen objetivo e independiente para evaluar e identificar
oportunidades de mejora continua en los procesos respecto a la gestión de riesgos, control y gobierno en la
Entidad, de acuerdo con la normatividad y roles que le competen al proceso.
Su desarrollo se orienta a través de los planes de trabajo formulados con base en el análisis del riesgo de los
procesos, las disposiciones legales vigentes y las necesidades internas que demande la Entidad. En
desarrollo de esa planeación, se realizan fundamentalmente tres tipos de acciones:
1) Acompañamiento: Corresponde al apoyo prestado a los responsables de los procesos estratégicos,
misionales y de apoyo para la identificación de riesgos o debilidades con el fin de evitar que estas incidan
negativamente o se materialicen en los resultados de la gestión a través de acciones de mejoramiento.
2) Evaluación: Involucra las acciones de verificación de la existencia y efectividad de los puntos de control
definidos en los diferentes procesos, procedimientos y actividades de la Entidad
3) Seguimiento: Desarrollo de procesos de monitoreo de la ejecución de las acciones de mejoramiento
formuladas por los responsables de los procesos con el fin de lograr los resultados esperados.
7.4.2
Control Disciplinario Interno – EVCD
Tiene como propósito contribuir al adecuado ejercicio de la función pública de Migración Colombia, bajo
principios éticos y morales, enmarcados en las actuaciones disciplinarias definidas por la ley.
Se encarga de realizar las acciones preventivas para el adecuado ejercicio de la función pública y la
sustanciación oportuna de las actuaciones disciplinarias
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CUADRO DE INTERACCION DE PROCESOS
EVCD
EVSM
AGC
AGJ
AGT
AGF
AGA
ATH
MV
ME
MC
ED
ESC
Figura 4. Cuadro de Interacción de Procesos
INTERNOS
CLIENTES
EC
8
ED
EC
ESC
MC
ME
MV
ATH
AGA
AGF
AGT
AGJ
AGC
EVSM
EVCD
Fuente: Grupo de Desarrollo Organizacional OPLA - UAEMC
En el cuadro anterior se muestra el esquema de relaciones en términos de los productos y servicios que
genera cada uno de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión de Migración Colombia,
descritos en el desarrollo de éste documento y en cada una de las caracterizaciones de los procesos.
Este esquema se interpreta a partir de las salidas de cada uno de los procesos dirigidas a los clientes internos
de la organización (procesos).
A partir de éste instrumento se podría determinar la importancia de las relaciones que permita proyectar y
establecer acciones administrativas que busquen aumentar los niveles de eficiencia en la gestión de la
Entidad.
9

DEFINICIONES
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
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
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Ciudadano: Organización, entidad o persona interesada en la gestión y desempeño de Migración
Colombia. También se puede denominar parte interesada.
Cliente: 1_Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio misional de Migración
Colombia. // 2_Para efectos de la norma NTC-GP1000 y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el
término “cliente” incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Pueden ser internos (Otros procesos
del sistema que reciben las salidas o resultados del proceso) o externos (usuarios de la prestación del
servicio o usuarios receptores del producto; pueden ser ciudadanos, otras entidades del Estado,
entidades privadas, entre otros).
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Enfoque por procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos de la entidad, y en
particular, las interacciones entre ellos.
Estructura de la entidad: Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus
correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco
de la Ley. La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones
entre el personal de manera coherente con los procesos y la estrategia de la entidad.
Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestión de la entidad.
Hacer: Implementar los procesos
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.
Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño.
Modelo Estándar de Control Interno – MECI: Herramienta de gestión que busca unificar criterios en
materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la
estrategia, la gestión y la evaluación.
Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente (ciudadano) y las políticas de la Entidad.
Política de calidad: Intenciones globales y orientación de una entidad relativas a la calidad tal como se
expresan formalmente por la alta dirección.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Producto o Servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos.
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



Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y
expectativas.
Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA: Conjunto de políticas, estrategias, metodologías,
técnicas y o mecanismos de carácter administrativo y organizacional cuyo propósito es lograr que las
entidades y sectores planifiquen su gestión para facilitar así, el cumplimiento de su misión y objetivos
institucionales y sectoriales
Sistema de gestión de la calidad: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir
y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales
entidades.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a
las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.
10 ANEXO VIRTUAL
Este anexo contiene los documentos que constituyen el manual de calidad, la política y los objetivos de
calidad, los documentos obligatorios del Sistema Integrado de Gestión y los Manuales de los Procesos y
Procedimientos de la entidad, , ubicado virtualmente en la página web institucional la siguiente dirección:
http://www.migracioncolombia.gov.co/index.php/es/component/content/article?id=1282