UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES FACULTAD DE EDUCACIÓN Y COMUNICACIÓN ESCUELA DE INGENIERÍA EN DISEÑO Y COMUNICACIÓN VISUAL TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN DISEÑO Y COMUNICACIÓN VISUAL TITULO: PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS EN LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN CEMENTERA NACIONAL UCEM C.E.M., PLANTA CHIMBORAZO. AUTORA: ALEJANDRA MARÍA CARPIO HERRERA TUTOR: LIC. MÓNICA TELLO MSc. RIOBAMBA – ECUADOR 2015 CERTIFICACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de docente tutor asignado me permito: Certificar Que el presente trabajo de investigación, realizado por la Señora Alejandra María Alejandra Carpio Herrera, sobre el tema PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS EN LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN CEMENTERA NACIONAL UCEM C.E.M., PLANTA CHIMBORAZO, para optar por el Grado de Ingeniera en Diseño y Comunicación Visual, ha sido asesorado y revisado detenidamente, por lo que autorizo su presentación ante el organismo competente. Riobamba, mayo de 2015 DECLARACIÓN DE AUTORÍA Yo, Alejandra María Carpio Herrera, con CI: 060311492-7, declaro que el presente trabajo ha sido efectuado bajo mi autoría y que no ha sido presentado o utilizado previamente y que para su realización he consultado en las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento. La Universidad Regional Autónoma de Los Andes, UNIANDES, puede hacer uso de los derechos correspondientes al mismo según lo establecido en la Ley de Propiedad Intelectual, por su reglamento y por la normativa institucional vigente. DEDICATORIA Dedico esta tesis a mi familia con especial cariño para mis padres y hermanos, a mi hijo Andy por su presencia en mi vida y a Diego por sus consejos y apoyo incondicional. Alejandra Carpio Herrera AGRADECIMIENTO Mi sincero agradecimiento a la Universidad y a los docentes quienes me han permitido lograr una meta tan importante. Alejandra Carpio Herrera ÍNDICE GENERAL PORTADA CERTIFICACIÓN DEL ASESOR DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE CUADROS ÍNDICE DE GRÁFICOS RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMARY Página INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….. . 1 Antecedentes de la investigación…………………………………………………….. 1 Situación problémica………...……………………………………………………..... 4 Problema Científico……...…………………………………………………………... 5 Delimitación del problema………………………………………………………….... 5 Objeto de investigación y campo de acción………………………………………….. 5 Identificación de la línea de investigación…………………………………………… 6 Objetivo general……………………………………………………………………… 6 Objetivos específicos………………………………………………………………… 6 Idea a defender……………………………………………………………………….. 6 Justificación de la investigación……………………………………………………... 7 Variables de la investigación………………………………………………………… 7 Breve explicación de la metodología investigativa………………………………….. 7 Resumen de la estructura de la tesis………………….…………………………….... 8 Elementos de novedad científica, aporte teórico y significación práctica………….... 9 CAPITULO I………………………………………………………………………... 11 MARCO TEÓRICO………………………………………………………………... 11 1.1 La Comunicación……………………………………………………………... 11 1.1.1 Definición de comunicación…………………………………............................ 11 1.1.2 Origen y evolución de la comunicación……………………………………...... 12 1.1.3 Elementos de la comunicación………………………………………………… 13 1.1.4 Etapas de la comunicación…………………………………………………....... 14 1.1.5 Tipos de comunicación………………………………………………………… 15 1.1.6 Niveles de la comunicación……………………………………………………. 15 1.2 Los medios tecnológicos en la comunicación………………………………… 16 1.2.1 Definición de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación…. 16 1.2.2 Historia y evolución de las nuevas tecnologías de la Información y la Comunicación TIC ……………………………………………………………........... 17 1.2.3 Características de las TIC……………………………………………………… 21 1.2.4 Ventajas de las TIC……………………………………………………………. 22 1.2.5 La incorporación de las TIC en la comunicación……………………………… 23 1.3 La comunicación interna……………………………………………………….. 27 1.3.1 Canales de comunicación interna……………………………………………… 29 1.4 Conclusiones parciales del capítulo…………………………………………… 32 CAPÍTULO II…………………………………..………………………………....... 33 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA… 33 2.1 Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación………………………………...…… 2.1.1 El manejo de la comunicación interna en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo…………………………………………………. 33 34 2.2 Descripción del modelo metodológico para el desarrollo de la propuesta…... 37 2.2.1 Tipo de investigación…………………………………………………………... 38 2.2.2 Instrumentos……………………………………………………………………. 38 2.2.3 Población y muestra ….……………..…..….………………………………….. 39 2.2.4 Análisis de los resultados finales de la investigación…………………………. 41 2.2.5 Desarrollo de las entrevistas…………………………………………………... 41 2.2.6 Realización de la encuesta..……………………………………………………. 44 2.2.7 Tabulación e interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal que trabaja en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo…. 44 2.2.8 Análisis general de los resultados……………………………………………… 49 2.3 Conclusiones parciales del capítulo……………………………………………. 50 2.4 Esquema de la propuesta del investigador……………………………………. 52 CAPÍTULO III……………………………………………………………………… 53 DESARROLLO DE LA PROPUESTA (VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN)……………………………………… 53 3.1 Antecedentes……………..……………………………………………………… 53 3.2 Análisis FODA.…………..……………………………………………………… 53 3.3 Situación actual…………………………………………………………………. 55 3.4 Objetivos………………………………………………………………………… 55 3.4.1 Objetivo general……………………………………………………………....... 55 3.4.2 Objetivos específicos…………………………………………………………... 55 3.5 Público objetivo…………………………………………………………………. 56 3.6 Estrategia……...………………………………………………………………… 56 3.7 Acciones………..………………………………………………………………... 57 3.7.1 Propuesta de creación del Departamento de Comunicación de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo…………………………… 57 3.7.1.1 Presupuesto anual para la propuesta de creación del Departamento de Comunicación………………………………………………………………………. 60 3.7.2 Propuesta de implementación de islas informativas………………………….... 61 3.7.2.1 Presupuesto anual para la propuesta de implementación de islas informativas………………………………………………………………………….. 62 3.7.3 Propuesta para la incorporación de medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo………………………………………………………………………....... 63 3.7.4 Carteleras digitales interactivas………………………………………………... 63 3.7.4.1 Presupuesto anual para la propuesta de implementación de Carteleras digitales interactivas…………………………………………………..……………... 66 3.7.5 Blog corporativo interno…………...…………………………………………... 67 3.7.5.1 Presupuesto anual para la propuesta de un Blog corporativo interno………... 69 3.7.6 Boletines electrónicos........……….……………………………………………. 71 3.7.6.1 Presupuesto anual para la propuesta de Boletines electrónicos........………… 73 3.7.7 Periódico digital......……………………………..……………………………... 74 3.7.7.1 Presupuesto anual para la propuesta de un Periódico digital………………… 79 3.7.8 Intranet…………………………………………..……..………………………. 80 3.7.8.1 Presupuesto anual para la implementación y manejo de una Intranet……….. 83 3.7.9 El teléfono celular como medio de comunicación….………………………….. 84 3.7.9.1 Presupuesto anual para la propuesta de celular como medio de comunicación………………………………………………………………………… . 85 3.8 CONCLUSIONES……..……………….…......................................................... 87 3.9 RECOMENDACIONES……………….…......................................................... 88 3.10 BIBLIOGRAFÍA..……..……………….…....................................................... 90 3.11 ANEXOS………...……..……………….…........................................................ 95 ÍNDICE DE CUADROS Página No. 1 Medios de acceso a la información……………………………………............. 45 No. 2 Mejora de la comunicación……………………………………………............. 46 No. 3 Utilidad de la comunicación…..………………………………………………. 47 No. 4 Mayor problema de comunicación…………………………………………….. 48 No. 5 Cuadro resumen de resultados de la encuesta………………………................. 50 No. 6 Equipos para la implementación del Departamento de comunicación………... 58 No. 7 Recurso humano para el Departamento de Comunicación……………………. 58 No. 8 Presupuesto anual Departamento de Comunicación…………………………... 60 No. 9 Propuesta de ubicación sugerida islas informativas…………………………… 61 No. 10 Equipos, mobiliario y servicios para la propuesta de implementación de las islas informativas……………………………………………………………… 61 No. 11 Presupuesto anual islas informativas………………………………………… 62 No. 12 Equipos y materiales para la implementación de las carteleras digitales interactivas…………………………………………………………………….……... 65 No. 13 Recurso humano para el manejo de las carteleras digitales interactivas......... 65 No. 14 Presupuesto anual Carteleras Digitales interactivas.…………………............ 66 No. 15 Equipos y materiales para la implementación del blog informativo interno… 68 No. 16 Recurso humano para el manejo del blog informativo interno……..……….. 68 No. 17 Presupuesto anual blog informativo interno……..…………………………... 69 No. 18 Equipos y materiales para la implementación de boletines electrónicos.......... 72 No. 19 Recurso humano para la elaboración de boletines electrónicos……………… 72 No. 20 Presupuesto anual Boletines electrónicos……………………………............. 73 No. 21 Equipos y materiales para el periódico digital……………………………….. 76 No. 22 Recurso humano para el manejo del periódico digital………………............. 76 No. 23 Presupuesto anual Periódico digital………………………………………….. 79 No. 24 Requerimientos técnicos Intranet…………………………………………….. 82 No. 25 Personal para el manejo del Intranet………..………………………………... 82 No. 26 Presupuesto anual Intranet………..………………………………………….. 83 No. 27 Equipos para el teléfono celular como medio de comunicación…………….. 84 No. 28 Personal requerido para el manejo del celular como medio de comunicación. 84 No.29 Presupuesto anual celular como medio de comunicación……………………. 85 ÍNDICE DE GRÁFICOS Páginas Gráfico No. 1 Proceso de comunicación……..………………………………............ 14 Gráfico No. 2 Porcentajes de medios de acceso a la información………………….... 45 Gráfico No. 3 Porcentajes de mejora de la comunicación…………………………… 46 Gráfico No. 4 Porcentajes de utilidad de la comunicación………………………….. 47 Gráfico No. 5 Porcentajes de mayor problema de comunicación…..……………….. 48 Gráfico No. 6 Esquema de la propuesta del investigador……………..…………….. 52 Gráfico No. 7 Análisis FODA……………………………………………………….. 54 Gráfico No. 8 Estructura del Departamento de Comunicación………………............ 57 Gráfico No. 9 Modelo de diseño propuesto para la cartelera virtual interactiva…….. 67 Gráfico No. 10 Diseño propuesto para el blog corporativo..………………………… 70 Gráfico No. 11 Diseño propuesto para el boletín electrónico.......…………………… 74 Gráfico No. 12 Diseño periódico digital..……………………………………............. 76 Gráfico No. 13 Modelo comunicación por teléfono celular..………………………... 86 ÍNDICE DE ANEXOS Página Anexo No. 1 Cuestionarios entrevistas…..………………………..…………………... 94 Anexo No. 2 Formato de la encuesta………..………….……………………………... 96 Anexo No. 3 Fotografías Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo………………………………………………………... …………………. 87 Anexo No. 4 Organigrama actual de la Empresa……………………………………… 91 Anexo No. 5 Carteleras informativas…………………...…………………………….. 91 Anexo No. 6 Pantallas informativas…………………….…………………………….. 104 RESUMEN EJECUTIVO Considerando que la comunicación interna es una herramienta de gran valor para las empresas, tanto públicas y privadas que buscan cumplir sus metas y objetivos por medio de la cohesión y entendimiento de todos sus integrantes, resulta importante dedicar un estudio a las posibilidades que en la actualidad ofrecen las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, como una forma de potenciar los medios de comunicación que se utilizan habitualmente. Bajo este marco temático, se ha desarrollado un proyecto de tesis al interior de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo cuya matriz está ubicada en la ciudad de Riobamba, la cual está dedicada a la producción y comercialización de cemento en sacos y a granel. El principal problema con el que nos encontramos es la dispersión del personal y la utilización de medios de comunicación obsoletos lo que provoca la desinformación entre los miembros de la organización con un impacto directo en el incumplimiento de las disposiciones de la administración y los objetivos planteados por la empresa. Por medio de esta tesis se busca diseñar un plan que permita implementar los medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. Para el efecto se ha determinado la realización de encuestas a una muestra de trabajadores y empleados de la empresa, y entrevistas a dos de los actores clave dentro del proceso de comunicación lo que nos permitirá conocer y determinar sus necesidades en el aspecto informativo y comunicacional. Para realizar el plan se ha efectuado un amplio análisis sobre la comunicación, las tecnologías de la información y la comunicación, y la comunicación interna, como una forma de determinar sus ventajas y fortalezas a ser aplicadas dentro de la Planta Chimborazo. Por medio de este trabajo de tesis se busca concientizar sobre el aprovechamiento de los recursos tecnológicos actuales, recalcando en la responsabilidad que representa para la empresa la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación para lograr sus objetivos de crecimiento, calidad y desarrollo, si estas son bien aplicadas no solo al aspecto de producción o administración sino en todos los ámbitos inherentes a la empresa como el comunicacional e informativo. EXECUTIVE SUMARY Whereas the internal communication is a valuable tool for companies, both public and private who are chasing their goals and objectives through cohesion and understanding of all its members , it is important to devote a study of the possibilities today they offer Information Technology and Communications, as a way of enhancing media that are commonly used. Under this thematic framework, has developed a thesis project within the Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo whose parent plant is located in the city of Riobamba, which is dedicated to the production and marketing of cement in bags and in bulk. The main problem that we face is the dispersal of staff and the use of media causing obsolete misinformation among members of the organization with a direct impact on the noncompliance of the administration and the objectives set by the company. Through this thesis will be to develop a plan to implement technological media in internal communication processes of the Unión Cementera Nacional UVCEM C.E.M., Planta Chimborazo. For this purpose we have determined the surveys to a sample of workers and employees of the company, and interviews with two key actors in the process of communication which will enable us to know and identify their needs in the information and communications aspect. To make the plan has made a comprehensive analysis on communication, information and communications technology, and internal communication, as a way to determine its advantages and strengths to be applied within the Planta Chimborazo. Through this thesis seeks to raise awareness about the use of existing technological resources, stressing the responsibility that represents for the company the implementation of new information and communications technology to achieve its growth objectives, quality and development if these are well applied not only to the production or management aspect but in all areas relating to the business as the communication and informative. INTRODUCCIÓN 1. AN|TECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) son herramientas que han determinado el desarrollo tecnológico mundial, fueron creadas tanto para ampliar las capacidades físicas y mentales de las personas, como para aportar en el desarrollo de una región, país, o sector específico. Las TIC no se limitan solo al campo de la informática, tienen un alcance hacia áreas asociadas como la telemática y la multimedia. Medios de comunicación de todo tipo que pueden estar asociados a la creación de redes sociales, el internet, y canales de comunicación como la telefonía celular o móvil. La aplicación de las TIC en las organizaciones responde a una necesidad basada en las ventajas de transmitir la información de forma instantánea, con la posibilidad de llegar a lugares extremadamente lejanos a través de la autopista de la información también llamada ciberespacio, creando una realidad virtual con grupos de personas que interactúan según sus propios intereses, conformando comunidades o grupos virtuales. Sumado a ello, la facilidad con la que se aplican estos sistemas, desarrollados mediante una interfaz amigable y sencilla de comunicación, facilitan el acceso a las TIC, logrando que el público interactúe alrededor de ellas y asimilen de mejor forma la información. Las TIC han cambiado el patrón de la comunicación, logrando que esta sea más ágil e inmediata, creando una comunicación bidireccional, a diferencia de las tecnologías más clásicas que establecen una comunicación unidireccional, el usuario de las TIC es por tanto, un sujeto activo, que envía sus propios mensajes y, lo más importante, toma las decisiones sobre el proceso a seguir. 1 Varios autores han denominado a la actual como la sociedad red, cuya realidad está construida por redes de información que procesan, almacenan y transmiten información sin restricciones de distancia, tiempo ni volumen, herramientas virtuales que componen las TIC, que han sido el detonante tecnológico de la transformación social de gran alcance y de similar magnitud a la revolución industrial. Como efecto de las tecnologías digitales surge la comunicación digital que es un fenómeno que ha impactado en la vida cotidiana del hombre. Esta nueva forma de comunicación le permite incorporar grabaciones de voz, animaciones, hipervínculos, correos electrónicos, blogs, entre otros; para expresar sus pensamientos e ideas. Se dice que en los últimos años la comunicación ha pasado a ser digital en más de un 80% imponiendo un formato más rápido y cómodo. Entre las principales ventajas de este nuevo sistema está la interacción entre el emisor y el receptor en tiempo real sin importar su ubicación espacial, y se puede efectuar en un espacio reducido y que solo requiere estar equipado de un computador y conexión a internet. Con este antecedente expuesto resulta lógica la incorporación de las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones en el proceso de comunicación interna de las empresas como una manera de modernizar la forma de transmitir la información, para lograr los objetivos que se persigue con una adecuada administración de la información dirigida al público interno, para mantenerlo motivado y por ende lograr óptimos resultados en el desarrollo de su trabajo. En este entorno y siendo que la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo es la empresa con el mayor número de trabajadores empleados en la provincia de Chimborazo, se ha centrado la presente investigación en su necesidad de mejorar la comunicación interna para mantener un buen ambiente laboral y procurar que todos los miembros de la organización enmarquen su trabajo en los objetivos planteados por la administración actual. 2 Sobre la empresa donde se efectuó la presente investigación se puede resumir que, la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo (anteriormente Empresa Cemento Chimborazo C.A.), está inmersa en el sector de la construcción, produce el Cemento Portland Puzolánico Tipo 1P, que se comercializa en presentaciones de sacos de 50 kg, y a granel, marca Cemento Chimborazo. La planta industrial se encuentra localizada en la ciudad de Riobamba, parroquia San Juan. Está dividida de la siguiente manera: Planta No. 1: Trituradora de materia prima, homogenización; Planta No. 2: Molienda, ensacado y despacho de cemento; Planta No. 3: Planta de prefabricados de hormigón y oficina administrativa; y, opera en las minas de Minas de Shobol-Llinllin, y Calerita, de donde se obtiene la piedra caliza, una de las materias primas para elaboración del cemento. Las oficinas administrativas de la Planta Chimborazo están ubicadas en las ciudades de Ambato, Quito y Riobamba. La empresa es la principal fuente de empleo de la provincia de Chimborazo, con 291 empleados (dato hasta el mes de febrero del 2015). (Ver las fotografías en el Anexo 3). La comunicación interna en la UCEM C.E.M., Planta Chimborazo es manejada por la Analista de Comunicación, que de acuerdo al organigrama responde directamente a la Gerencia General. Este cargo fue creado ante la necesidad de establecer estrategias de comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo, y las funciones que cumple incluyen, entre otras actividades, la elaboración y ejecución de un plan estratégico de comunicación interna y externa, la administración de los medios de comunicación, entre otras actividades. De la revisión efectuada a investigaciones previas sobre la temática del presente trabajo de tesis podemos mencionar que, en un estudio efectuado entre los años 2011 y 2012 (Laury Isabel Nicholls Murillo, UDLA) sobre la Comunicación Interna para crear la nueva Cultura Corporativa de la Empresa, con encuestas efectuadas a 247 trabajadores (equivalente al 64.83% del total del estudio), demostró que un 17,27% de encuestados desconoce la información básica de la empresa, su misión y visión y planes. La opinión del personal en el 3 mencionado estudio respecto al manejo de la comunicación interna fue: Buena 43,32%, Regular 34,82%, Malo 17,41% y Muy Bueno 4,45%. 2. SITUACIÓN PROBLÉMICA El problema de la comunicación interna es una constante en países de América Latina, tiene que ver principalmente con la cultura de la organización, la filosofía empresarial, y mucho con la selección y administración de los medios de comunicación, y la evolución de las empresas a la par de la tecnología. Muchas organizaciones manejan la comunicación por medio de herramientas obsoletas y no utilizan las nuevas tecnologías para poder lograr una adecuada transmisión de la información. Son empresas que desconocen las ventajas que las nuevas tecnologías pueden brindarles, y solo consideran que los costos son altos y que necesitan invertir demasiado para incorporar a la tecnología a sus procesos de comunicación. De acuerdo a Aguilar (2010)1 “el 60% de los problemas de las organizaciones, públicas y privadas, están relacionados con una mala comunicación dentro de la institución. El que no se resuelvan a tiempo puede llegar a afectar a diferentes áreas de la organización, dañando el ambiente y debilitando las relaciones entre los miembros de la empresa, impactando directamente en la productividad de la misma”. A criterio de la actual administración de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo la comunicación al interior de la empresa es considerada como uno de los aspectos estratégicos para conseguir un mayor rendimiento del personal y mantener un adecuado clima laboral sin embargo existen varios aspectos que no permiten que la comunicación fluya de manera adecuada. 1 Aguiar R. (2010), La Comunicación en la sociedad, Tijuana, México, Universidad Nacional Autónoma de México. 4 Uno de estos factores es la dispersión del personal, puesto que se encuentran distribuidos entre tres plantas de producción, las cuales están ubicadas en la parroquia San Juan de Riobamba, dos minas de piedra caliza que están ubicadas aproximadamente a 20 kilómetros de la Planta Industrial, y tres oficinas administrativas y de ventas que están localizadas en las ciudades de Riobamba, Quito y Ambato, lo que dificulta la transmisión de la información de manera equitativa y con la inmediatez que amerita. Esto se complica aún más por la utilización de medios de comunicación obsoletos, por lo que la transmisión de la información no es efectiva. Es importante mencionar que la empresa no cuenta con una estructura comunicacional para brindar el soporte necesario para cubrir con todas las necesidades del público objetivo. Todo lo anteriormente expuesto ha generado desorientación, conflictos laborales a causa de la falta del conocimiento de los planes y proyectos de la empresa y en ciertos momentos desmotivación del personal lo que ha resquebrajado la relación entre los integrantes de la empresa, repercutiendo directamente en el clima laboral. 3. PROBLEMA CIENTÍFICO ¿Cómo mejorar la comunicación interna en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo por medio de la implementación de los medios tecnológicos? 4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Esta investigación se centrará en la Planta Chimborazo de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., localizada en la parroquia San Juan del cantón Riobamba. Se desarrollará a partir del mes de agosto del año 2013. Se incluirá a todo el personal que labora en la empresa. Este estudio se limitará a la comunicación interna de la empresa. 5. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN 5 4.1 Objeto de investigación La comunicación. 4.2 Campo de acción Implementación de medios tecnológicos en el área de la comunicación. 6. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Géneros periodísticos y nuevas tecnologías de la información. 7. OBJETIVO GENERAL Diseñar un plan de implementación de medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. 8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Fundamentar conceptualmente la importancia de los medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Empresa Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. 2. Determinar las necesidades de la Unión Cementera Nacional en el aspecto comunicacional. 3. Definir los medios de comunicación tecnológicos que responden a los requerimientos de la empresa y el público objetivo para su incorporación en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. 9. IDEA A DEFENDER Con la implementación de las los medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo se contribuirá a mejorar la comunicación interna, logrando una adecuada interacción entre los miembros de la 6 organización, lo que les permite interrelacionarse de mejor manera para alcanzar un mayor entendimiento y compromiso. 10. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN La presente investigación resulta importante en una época en que la tecnología marca las tendencias a seguir y determina el desarrollo en todos los ámbitos incluido el comunicacional. Siendo que no es un tema muy común el estudio referente a la tecnología en la comunicación interna de una empresa, la presente investigación puede ser útil para proporcionar una nueva visión sobre las diferentes alternativas tecnológicas que permiten transformar a los medios de comunicación tradicionales mejorando significativamente la transmisión de la información. Para el efecto se efectuó un estudio a profundidad sobre el manejo de la comunicación al interior de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, lo que nos permitió conocer la realidad de sus integrantes y por ende sus necesidades, información con la que se elaboró una propuesta global que le permitirá a la empresa cumplir con los objetivos establecidos por la Administración de la Planta, logrando el entendimiento e interacción entre todos los miembros de la organización, pero sobre todo para que la empresa equipare todos sus procesos en un mismo nivel acorde con las exigencias del mundo actual. 11. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN Variable independiente: Proceso de comunicación interna. Variable dependiente: Implementación de medios tecnológicos. 12. BREVE EXPLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA INVESTIGATIVA La investigación fue de campo porque se realizó en el lugar y tiempo en el que ocurren los hechos. 7 Se aplicó el Método Deductivo que nos permitió, a partir de la observación, plantear una hipótesis, deducir conclusiones a partir de conocimientos previos y realizar su verificación. Las técnicas que se utilizaron en la realización de esta tesis fueron: Encuesta.- La encuesta es una técnica que nos permitió recopilar información sobre la problemática propuesta por medio de cuestionarios aplicados a una muestra representativa de la población, lo que nos facilitó el conocer su percepción sobre el manejo de la comunicación interna en la empresa y así determinar sus necesidades. Entrevista.- Por medio de entrevistas pudimos establecer un diálogo personal y directo con los actores claves para la investigación con el objetivo de recolectar información importante para el desarrollo de la presente propuesta. 13. RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS La estructura propuesta en la presente investigación inicia en el capítulo uno que tiene que ver con el marco teórico con un análisis sobre la comunicación, definición, origen y evolución, los elementos que la componen, los tipos, etapas y niveles. Posteriormente sobre la comunicación interna, la definición, y los canales de comunicación. En el marco teórico fue importante además analizar las tecnologías de la información y las comunicaciones, con su definición, historia y evolución, características, ventajas y su incorporación en la comunicación. Dentro de lo que tiene que ver con el marco metodológico y el planteamiento de la propuesta, se realizó un análisis de la situación actual de la empresa y el manejo de la comunicación interna, finalizándose con un análisis FODA. Dentro de la descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación se detalla la propuesta del investigador. En este capítulo se detalla el tipo de investigación a efectuar, los instrumentos a utilizar, la población y muestra, el muestreo, y el procesamiento de la información. 8 En lo referente al tercer capítulo se realizan los análisis finales de la investigación, con el desarrollo y el análisis de las entrevistas a actores claves dentro del proceso, de las áreas de Talento Humano y Tecnología, quienes nos proporcionaron información de primera mano para alimentar la investigación con criterios desde su particular punto de vista. También se incluyen las encuestas efectuadas al personal con la finalidad de determinar sus necesidades en el aspecto comunicacional. Estas encuestas son tabuladas y analizadas. En base a los resultados de la encuesta y con la información proveniente de las entrevistas se realiza el planteamiento de la propuesta que incluye además un presupuesto anual por cada acción propuesta, conclusiones y recomendaciones generales. El presente proyecto de tesis finaliza con el detalle de la bibliografía consultada y los anexos necesarios para el sustento de la investigación. 14. ELEMENTOS DE NOVEDAD CIENTÍFICA, APORTE TEÓRICO Y SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Por medio de este trabajo de investigación se busca demostrar que muchos de los medios de comunicación tecnológicos que existen en la actualidad, pueden ser implementados en reemplazo de los medios de comunicación tradicionales aportando significativamente en la transmisión de la información al interior de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. Además se busca determinar la forma en que se pueden implementar basados en las necesidades del público objetivo y también en las de la administración de la empresa sobre todo desde el aspecto económico buscando que su incorporación o reemplazo de los medios de comunicación tradicionales no represente una gran inversión, buscando aprovechar herramientas con las que cuenta la empresa y otras de uso gratuito. Los beneficios de la implementación de los medios tecnológicos en la Planta Chimborazo de la UCEM C.E.M. puede incluso tener un impacto directo en el ahorro de recursos como el 9 papel que se utiliza sobre todo para comunicados, con lo que además puede significar una contribución para la naturaleza y el medio ambiente. Aunque la tecnología se aplica en diversos ámbitos, no existe un estudio formal de su implementación en la rama de la comunicación, siendo esta una oportunidad para sustentar científicamente su impacto en esa rama. Al formar parte de una sociedad regida por la tecnología es importante analizar sus implicaciones en el proceso comunicacional, identificando sus ventajas y posibilidades de implementación de acuerdo a las necesidades de la organización y definiendo los factores que le posibiliten alcanzar los estándares que impone la sociedad actual. Esta transformación ha alcanzado a las compañías y empresas que hoy por hoy conciben a la comunicación interna como un factor primordial para mejorar su productividad, por lo que el contar con herramientas tecnológicas en este aspecto se hace obligatorio por medio de una reestructuración de los procesos, si lo que se quiere es lograr una adecuada interacción con sus trabajadores y empleados, y a mediano y largo plazo mejores resultados. Utilizando las técnicas básicas de investigación social como la encuesta y la entrevista, nos acercamos de manera directa a los actores del proceso comunicacional y su realidad, para lograr información primaria con respecto a la percepción de la comunicación, lo que nos llevará a alcanzar el objetivo planteado. Este estudio brinda un aporte válido y sustentado alrededor de una temática contemporánea de gran utilidad para las empresas, que como la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo consideran estratégicas para lograr un adecuado ambiente laboral que a su vez le permita mejorar su productividad. 10 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1 La comunicación 1.1.1 Definición de comunicación La palabra comunicación proviene del latín “communis” que significa poner en común. De ahí que comunicar significa transmitir ideas y pensamientos con el fin de ponerlos en “común” con otro, por medio de un código de comunicación compartido. 2 Otros autores aseguran que la palabra deriva del latín “communicare” que significa compartir poner en común. Por lo tanto, la comunicación es un fenómeno inherente a la relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en grupo.3 Varios autores han conceptualizado a la comunicación de las siguientes formas: Para Aristóteles “la comunicación es un proceso donde se utilizan todos los medios de persuasión que se tengan al alcance para hacernos entender”4. Rogers (1980) sostiene que la comunicación “es un proceso por el cual se transmite una idea de una fuente a un receptor, con la intención de cambiar su comportamiento”5. Para Pasqualli (1977) “La comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su ingrediente estructural esencial, y de donde no hay comunicación, no puede formarse ninguna estructura social”6. 2 Alsina, R. M. (2001), Teorías de la comunicación: ámbitos, métodos y perspectivas, Barcelona España, Universidad Autónoma de Barcelona. 3 Checa A. (2008), Historia de la comunicación: de la crónica a la disciplina científica, La Coruña, España, Editorial Netbiblo S.L. 4 Kenneth D. (2000), El proceso de la comunicación: introducción a la teoría y la práctica. Buenos Aires, Argentina, El Ateneo. 5 Rogers, E. M., & Kincaid, D. L. (1981), Communication networks: Toward a new paradigm for research, New York, Estados Unidos, Free Press. 6 Pasquali R. (1977), Comunicación y cultura de masas, Caracas, Venezuela, Editorial Arte. 11 De su parte, González (1987), señala que “la comunicación es la interacción de las personas que entran en ella como sujeto. No solo se trata del influjo de un sujeto en otro (aunque esto no se excluye), sino de la interacción. Para la comunicación se necesitan como mínimo dos personas, cada una de las cuales actúa como sujeto”.7 Para De Torres (1987) “la comunicación, mirada en su conjunto, es un proceso para hacer común a otros, algo que pensamos, sabemos o sentimos, en este sentido la función principal de la comunicación consiste en justificar y hacer posible la existencia humana”.8 En conclusión podemos decir que, sea cual sea el concepto sobre la comunicación, todos coinciden en una idea en que es un proceso que permite relacionarse a los seres humanos, a través del intercambio de ideas, conceptos y conocimientos. 1.1.2 Origen y evolución de la comunicación En el caso de los humanos la comunicación es un acto propio de la actividad psíquica que deriva del pensamiento, el lenguaje y del desarrollo de las capacidades psicosociales de relación9. El acto de comunicarse es tan antiguo como el ser humano. Nace de la necesidad de entenderse con sus familias, tribus y demás grupos sociales. Las primeras manifestaciones de comunicación se dieron antes de que el hombre aparezca en la tierra. Los primeros signos y señales se dieron entre los animales pre-históricos, a través de gestos, gruñidos, ruidos, señales, expresiones faciales y movimientos del cuerpo. Estas referencias eran tomadas de la naturaleza y respondían a instintos básicos como el cortejo sexual, marcar el territorio e imponer su autoridad. 7 Checa A. (2008), Historia de la comunicación: de la crónica a la disciplina científica, La Coruña, España, Editorial Netbiblo S.L. 8 O´Sullivan R. J. (1996), La Comunicación Humana: Grandes temas contemporáneos de la comunicación, Caracas Venezuela, Editorial Texto. 9 Checa A. (2008), Historia de la comunicación: de la crónica a la disciplina científica, La Coruña, España, Editorial Netbiblo S.L. 12 En el caso de los homínidos primero su comunicación fue táctil, con ello demostraban su ira, piedad, amor, mediante la mano que era su aparato emisor y la piel su aparato receptor. Con su evolución, el tacto, el gesto, el grito, el sonido gutural, la gesticulación torpe, la expresión en sus ojos, las manos fueron los primeros medios de comunicación. Posteriormente aparece la palabra que da paso a la comunicación oral, lo que viene a enriquecer el acto comunicacional. Más adelante el hombre pasó de la palabra hablada a la palabra escrita. Se inventa la escritura entre otros elementos que aportaron al proceso. Con la invención de la Imprenta por el orfebre alemán Johannes Gutenberg a mediados del siglo XV, se produjo un hito histórico que facilitaba la transmisión de información a muchas personas y a diversas partes del mundo. Con el paso del tiempo las herramientas de comunicación fueron diversificándose y mejorando así aparecieron el teléfono, la radio, el cine, la televisión y el internet con lo que incluso se acortaron distancias10. 1.1.3 Elementos de la comunicación Para que sea posible el proceso de comunicación, deben existir los siguientes elementos: 1.- Emisor.- El emisor es quien inicia la comunicación. Transmite el mensaje. 2.- Código.- Es el sistema de señales o signos que se usan para transmitir un mensaje. Una vez que éste llega al receptor debe ser decodificado. 3.- Mensaje.- Es el objeto de la comunicación. Es la información que se quiere transmitir. Es la parte fundamental en el proceso de intercambio de información. 4.- Canal o medio.- Es el medio físico por el cual se transmite el mensaje. Es el medio de transmisión por donde viajan las señales portadoras de información que se envían entre el emisor y el receptor. 10 Cervera A. Luis (2010), Comunicación total. Madrid, España. ESIC Editorial. 13 5.- Receptor.- Es el agente (persona o equipo) que recibe el mensaje, señal o código emitido por el emisor. Es el destinatario que recibe la información y descifra e interpreta los signos utilizados por el emisor, es decir descodifica el mensaje. 6.- Feed back.- Entendido también como la retroalimentación, es la respuesta del destinatario o receptor hacia el emisor. Gráfico No. 1 Proceso de comunicación Fuente: Elaboración propia O´sullivan (1996) considera que “en cada proceso de comunicación existe una fuente que transmite un mensaje a un receptor, con la intención consciente de afectar su conducta posterior. Y no hay que olvidarse de que los dos son extremos en el proceso de comunicación – emisor y perceptor- pueden convertirse uno en otro alternativamente, dándole al fenómeno el dinamismo y la reciprocidad que lo identifica”. 11 1.1.4 Etapas de la comunicación 11 O´Sullivan R. J. (1996), La Comunicación Humana: Grandes temas contemporáneos de la comunicación, Caracas Venezuela, Editorial Texto. 14 Para que exista un proceso de comunicación y éste sea efectivo se deben considerar las siguientes etapas12: 1) Codificación.- Esta etapa comienza cuando la persona que emite un mensaje transforma en su mente las ideas o sentimientos que desea transmitir en palabras. 2) Emisión.- Se produce cuando las palabras que hemos pensado transmitir se convierten en sonidos, palabras escritas o signos, dirigidos a la persona receptora. 3) Transmisión.- Ocurre en el momento que el mensaje es enviado hacia el receptor a través de cualquier medio o canal de comunicación. 4) Recepción.- En esta fase la persona a la que va dirigido el mensaje lo recibe o recepta. 5) Interpretación.- El receptor interpreta el mensaje, utilizando el mismo código que usó el emisor. 6) Retroalimentación o Feedback.- Es la respuesta del receptor transmitida hacia el emisor. Si no se produce un feedback no se puede hablar de comunicación sino solamente de transmisión de información. 1.1.5 Tipos de comunicación Existen dos tipos de comunicación13: Comunicación verbal.- Se realiza por medio de dos formas: oral con el uso de palabras habladas o escritas con la representación gráfica de signos. Comunicación no verbal.- Por medio de la utilización de signos e imágenes, sonidos, gestos, movimientos del cuerpo, señales, entre otros. 1.1.6 Niveles de la comunicación Los niveles de la comunicación son14: 12 Checa A. (2008), Historia de la comunicación: de la crónica a la disciplina científica, La Coruña, España, Editorial Netbiblo S.L. 13 Scherp A. (1987), Oralidad y escritura: Tecnologías de la palabra, Distrito Federal, México, Fondo de Cultura Económica. 14 Formanchuk A. (2010), Comunicación interna 2.0: un desafío cultural, Buenos Aires, Argentina, Edición Formanchuk & Asociados. 15 a) Comunicación descendente.- Es la comunicación que se efectúa desde los mandos altos hacia sus subordinados. b) Comunicación ascendente.- Es la comunicación que se da desde los subordinados hacia los mandos altos. c) Comunicación horizontal.- Es el tipo de comunicación que se desarrolla entre personas de un mismo nivel jerárquico. Aporte personal.- El proceso de comunicación es un proceso natural por ende implica a todos los seres humanos, y es la base del desarrollo. La comunicación es la primera experiencia de todo ser humano, y permite conocer la propia individualidad. Todos en cierto momento de la vida nos convertimos en emisor y también en receptor, todos sin excepción somos parte del proceso. La comunicación es necesaria para que se puedan interrelacionar los diferentes grupos sociales o sociedades que necesitan entenderse, compartir y enviar información. La comunicación también se transforma permanentemente a través de la inclusión de nuevos signos y formas de lenguaje. La comunicación busca no solo transmitir información sino influir de cierta manera en el comportamiento de los seres humanos para lo que utiliza la interacción de todos sus elementos. Por lo tanto se puede concluir en que la comunicación es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico. 1.2 Los medios tecnológicos en la comunicación 1.2.1 Definición de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) 16 Entre las principales definiciones de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) podemos anotar las siguientes:15 Según un autor anómimo son “el conjunto de herramientas relacionadas con la transmisión, procesamiento y almacenamiento digitalizado de información”.16 Para Baena (2008) se trata de “aquellas herramientas computacionales e informáticas que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan información representada de las más variadas forma. Es un conjunto de herramientas, soportes y canales para el tratamiento y acceso a la información”.17 Para Castells (1998) son “el conjunto de tecnologías desarrolladas en el campo de la microelectrónica, la informática, las telecomunicaciones, la televisión y la radio, la optoelectrónica y su conjunto de desarrollo y aplicaciones”.18 A criterio de Belloch (2012) las TIC son “el conjunto de diversas tecnologías que permiten el acceso, producción, tratamiento y comunicación de información presentada en diferentes códigos (texto, imagen, sonido)”19. 1.2.2 Historia y evolución de las nuevas tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) Se considera a la tecnología como la historia de la invención de herramientas y técnicas con un propósito práctico20. 15 Alsina R. M. (2001), Teorías de la comunicación: ámbitos, métodos y perspectivas, Barcelona, España, Universidad Autónoma de Barcelona. 16 Crespo E. (2008), Guía para el análisis de las tecnologías de la información y comunicaciones en el desarrollo humano, Madrid, España, Universidad Técnica de Madrid. 17 Baena J. (2008), Las TICS: un nuevo recurso para el aula, Sevilla, España, Central Sindical Independiente de Funcionarios. 18 Castells M. (2002), La Era de la Información. Vol. I: La Sociedad Red. México, Distrito Federal: Siglo XXI, Editores. 2002. 19 Belloch C. (2012), Las Tecnologías de la Información y Comunicación en el aprendizaje, Valencia, España, Universidad de Valencia. 20 Crespo E. (2008), Guía para el análisis de las tecnologías de la información y comunicaciones en el desarrollo humano, Madrid, España, Universidad Técnica de Madrid. 17 Su evolución está indudablemente marcada por la necesidad de la humanidad de encontrar nuevas formas de informarse, conocer, aprender, y de comunicarse e interrelacionarse. Es por eso que los grandes saltos evolutivos de la humanidad tienen como hito la instauración de algún nuevo instrumento de comunicación.21 A lo largo del tiempo las diferentes civilizaciones han aportado para lo que hoy se conoce como las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)22. Un ejemplo es la civilización griega que inventó las computadoras analógicas primitivas, como el mecanismo de Antiquitera, que es una calculadora mecánica antigua de bronce diseñada para prever la posición del Sol, la Luna, y algunos planetas, permitiendo predecir eclipses. La Civilización Maya en cambio desarrolló complejos sistemas de escritura y astrología. La aparición de la imprenta moderna, hacia la mitad del Siglo XV, es otro de los hitos fundamentales en la historia de la civilización actual. En el siglo XX se produjeron grandes avances en este campo, con la invención del telégrafo y su código asociado, con lo que se da inicio a la era de la comunicación electrónica. Asociado a la investigación y el desarrollo militar, entre los años 1939 y 1045, durante la II Guerra Mundial, un equipo de científicos y matemáticos crearon lo que se consideró el primer ordenador digital totalmente electrónico: el Colossus. Para 1948 se crea la primera computadora comercial llamada: Univac. En 1953 IBM lanza la primera computadora digital. En 1960 fue diseñado el primer modem comercial, el Dataphone, específicamente para convertir señales digitales de computadora en señales analógicas para la transmisión a través de sus redes de larga distancia. Para 1981 IBM introduce a la venta su PC incentivando un rápido crecimiento del mercado de las computadoras personales. 21 Alsina R. M. (2001), Teorías de la comunicación: ámbitos, métodos y perspectivas, Barcelona España, Universidad Autónoma de Barcelona. 22 Mari Sáenz V. M. (2002), Globalización, nuevas tecnologías y comunicación, Madrid, España, Ediciones de la Torre. 18 Según Gartner Inc. (2012)23, una de las empresas líderes en estadísticas a nivel internacional, en el mundo, actualmente existen más de mil millones de computadores personales con un crecimiento del 12% anual, es decir que este número podría duplicarse en el año 2015. En Ecuador, de acuerdo al último censo efectuado en el año 2010 por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC)24, 25 de cada 100 hogares tiene un computador de escritorio y 10 tienen un ordenador personal. Este fuerte aumento se debe al fácil y cómodo acceso actual a la tecnología, además de la necesidad de la gente por contar con esta herramienta que no alcanza ni los 100 años de creación pero es un invento que ha revolucionado la forma en la que trabajamos, nos entretenemos y se ha hecho parte de la dinámica de la vida diaria. Otro de los inventos más importantes del siglo pasado y que tiene relación directa con el uso de la computadora es el internet. En la década de los años 60 y en plena guerra fría inicia la imparable era del internet, con el objetivo de que, en el hipotético caso de un ataque ruso, se pudiera tener acceso a la información militar desde cualquier punto del país. En 1969, Estados Unidos creó una red exclusivamente militar, denominada ARPANET. En principio, esta red contaba con 4 ordenadores distribuidos entre distintas universidades del país. Dos años después, ya contaba con unos 40 ordenadores conectados. Su crecimiento propició la creación del Protocolo TCP/IP, que permite la transmisión de datos entre computadoras y se convirtió en el estándar de comunicaciones dentro de las redes informáticas (actualmente seguimos utilizando dicho protocolo). La red ARPANET siguió creciendo y abriéndose al mundo, permitiendo su acceso a cualquier persona con fines académicos o de investigación. Para el año 1985 ya era una tecnología establecida aunque aún no era muy conocida. Hacia el año 1990 contaba con alrededor de 100.000 servidores. Posteriormente y dirigido por el Centro Europeo de Investigaciones Nucleares (CERN), se creó un sistema de 23 24 Viene de: http://www.gartner.com/technology/home.jsp Viene de: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/ 19 almacenamiento y recuperación de datos, usando hipervínculos y lo llamarón World Wide Web (WWW) o telaraña mundial que permitía vincular información en forma lógica y a través de las redes.25 En 1993 Marc Andreesen produjo la primera versión del navegador "Mosaic", que permitió acceder con mayor naturalidad a la WWW a partir de entonces Internet comenzó a crecer más rápido que otro medio de comunicación, convirtiéndose en lo que hoy todos conocemos. Según el más reciente informe publicado por la Organización de Naciones Unidas (ONU)26, actualmente el 32,5% por ciento de la población mundial tiene acceso a Internet. Según datos del Ministerio de Telecomunicaciones y el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC)27 en el Ecuador existen 5,5 millones de usuarios de internet a nivel nacional, es decir 2 de cada 5 ecuatorianos. Cordeiro (1998) divide la historia de la evolución humana en tres etapas calificadas como revoluciones, cada una de ellas caracterizada por una invención o nueva tecnología, a su vez relacionadas con una nueva forma de comunicación. La primera la Revolución Agrícola, la segunda, la Revolución Industrial, y la tercera, la Revolución de la Inteligencia en la que la humanidad se encuentra actualmente inmersa, centrada en la capacidad del ser humano de transformarse y comunicarse. Basados en la evolución de la tecnología en las últimas décadas se han determinado cuatro etapas que resumen el cambio producido en relación a las TIC: Desde 1950 – Primera generación: Aplicaciones aisladas. Desde 1980- Segunda generación: Bases de datos e integración. Desde 1990-Tercera generación: Redes y Terminales. Desde 1995: Cuarta generación: Telecomunicaciones, digitalización, internet. 25 Mari Sáenz V. M. (2002), Globalización, nuevas tecnologías y comunicación. Madrid, España, Ediciones de la Torre. 26 Viene de: http://www.un.org/es/home/index.html 27 Viene de: http://www.inec.gob.ec/estadisticas/ 20 Indiscutiblemente la evolución de la tecnología es imparable y las posibilidades son infinitas. Por ello las grandes empresas han apostado por los sistemas tecnológicos que les permitan dominar el mercado apostando principalmente por nuevos y mejorados mecanismos de comunicación.28 Incluso los gobiernos han considerado a la tecnología como un factor dinamizador para generar cambios positivos en sus economías. De acuerdo a un estudio efectuado por la CEPAL (2007)29, la adopción de las TIC es un determinante en el mejoramiento de la productividad total de los factores en países de América Latina entre 1960 y 2005. En respuesta a ello numerosos países de la región han definido políticas públicas para aplicar las TIC en favor de sus economías, transformándose en un componente más para enfrentar la crisis, tanto que uno de los principales temas en las agendas gubernamentales es acelerar el proceso de despliegue de infraestructura de la banda ancha inalámbrica y fija, principalmente en zonas rurales y remotas, con el apoyo de la empresa privada. Esto se complementa con la implantación de programas agresivos para acelerar la adopción de las TIC por parte de las medianas y pequeñas empresas; y planes de formación de personal especializado en las TIC. 1.2.3 Características de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC Entre las principales características de las TIC se pueden señalar las principales que son30: Inmaterialidad.- Convierten la información, tradicionalmente sujeta a un medio físico, en inmaterial. Interconexión.- Ofrecen la posibilidad de combinarse y ampliar sus posibilidades individuales. 28 Martín F. (1997), Comunicación en empresas e instituciones: de la consultora a la dirección de comunicación, Salamanca, España. Ediciones Universidad Salamanca. 29 Viene de: http://www.cepal.org/es 30 Finquelievich S. (2000), Ciudadanos: a la red, Buenos Aires, Argentina, Ediciones Ciccus. 21 Instantaneidad.- Permite romper las barreras espaciales y ponernos en contacto directo y de forma inmediata. Interactividad.- Permite obtener una respuesta. Elevados parámetros de calidad y sonido.- Desde la calidad de la información hasta la fidelidad con la que pueden transmitirse o transferirse desde un punto hacia otro. Digitalización.- Digitalización de las señales visuales, auditivas o de datos, mejoras en el hardware de transferencia con las modificaciones en los satélites de transmisión o los cambios en las fibras de cobre por la Red de Servicios Integrados (RDSI). Más influencia sobre los procesos que sobre los productos.- Influencia decisiva en los procesos de creación artística, económica y cultural, con la creación de entornos diferenciados y específicos en función de las características de los usuarios y de los entornos donde se apliquen. Penetración en todos los sectores.- Impacto y aplicación en todos los sectores de la sociedad. Creación de nuevos lenguajes expresivos.- Aparición de nuevos códigos y lenguajes, para expresarse; uso de imágenes sintéticas e infográficas. Potenciación audiencia segmentaria y diferenciada.- Tendencia a la especialización de los programas y medios en función de las características y demandas de los receptores. Innovación.- Nuevas propuestas, inventos y su implementación. Diversidad.- Variedad de tecnologías disponibles. Capacidad de almacenamiento.- Incorporación en espacios reducidos de amplios volúmenes de información (datos, voz e imagen. Cada año la capacidad de almacenamiento de algunos medios aumenta un 60%. Velocidad y precisión de transmisión y acceso a la información.- Permite hacer acciones rápidas, seguras y con más facilidad de acceso. Aplicaciones multimedia.- Ofrece una nueva galaxia multimedia (imagen, sonido y datos), para ofrecer nuevas realidades expresivas y estéticas. 1.2.4 Ventajas de las Tecnologías de la Información y Comunicación TIC 22 Las principales ventajas de las TIC son31: Interacción y actividad continua.- Los usuarios de las TIC, se mantienen de manera constante en actividad intelectual y tienen la posibilidad de establecer comunicación con una gran cantidad de personas. Diversidad y fácil acceso a la información.- La información se hace cada vez más accesible, brindando innumerables alternativas de material informativo y formas de cómo acceder a él. Accesibilidad: Es un medio que nos introduce a la globalización manteniéndonos en contacto con el mundo. Simplicidad: Nos ofrece una gama de herramientas que simplifican el trabajo de las personas. 1.2.5 La incorporación de las TIC en la comunicación Siendo un fenómeno que se ha propagado hacia diversos ámbitos, el imparable desarrollo de la tecnología ha tenido su impacto también en el ámbito comunicacional e informativo32. Las nuevas tecnologías han permitido generar nuevas formas de comunicarnos, mejorando y transformando, a los medios de comunicación, modificando la forma como se transmiten los mensajes, la manera de relacionarse con las audiencias, la cobertura y alcance. En los periódicos 33 , por ejemplo, desde hace más de una década se aplica la redacción electrónica permitiendo un acceso a la información de manera inmediata, directa y precisa34. Además existen nuevos canales que han hecho que obtener información sea más accesible como el teléfono móvil y el correo electrónico. Medios como la radio también han evolucionado gracias a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, convirtiéndola en una herramienta de comunicación con la 31 Rifkin J. (2000), La era del acceso: la revolución de la nueva economía, Barcelona, España, Espasa Libros. Abadal, E. (2001), Sistemas y servicios de información digital, Barcelona, España. Ediciones Trea. 33 Moreno, P. (2009), Reinventando el periódico: una estrategia para la supervivencia de la prensa diaria, Madrid, España, Euroeditions. 34 Alberich, R.T. (2014), Comunicación audiovisual digital: Nuevos medios, nuevos usos, nuevas formas, Barcelona, España. Editorial UCO. 32 23 que las empresas pueden ampliar la cobertura de sus mensajes de una manera sencilla y también de manera gratuita. En el caso de la televisión estas nuevas tecnologías han mejorado los procesos de producción, edición y transmisión de mensajes en video. Hoy se puede transmitir directo y en vivo desde un lugar cualquiera fuera de los estudios de televisión, hacia los espectadores que reciben la señal (televisión online), también ha hecho una variación en los formatos para la grabación, tanto de cámaras como de cintas de video, existiendo en la actualidad cientos de programas y versiones para el efecto35. Las cámaras digitales son uno de los últimos y más novedosos aportes de la tecnología, lo cual nos permite capturar imágenes, grabar video y hasta editar la información. Las cámaras en la actualidad se llevan incluso en los teléfonos celulares. El correo electrónico y las opciones de chat aparecieron como una verdadera revolución en el área de tecnologías de información y comunicación, permitiendo mantener una comunicación inmediata, rápida y directa. Por otra parte los teléfonos celulares se han convertido en el dispositivo de mayor utilización ya que por su tamaño, facilidad de traslado y variedad de diseños y costos, es cada vez más común su utilización36. Según la encuesta de acceso a las Tecnologías de la Información y Comunicación del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos INEC (2011)37, el 78,8 de los hogares posee al menor un teléfono celular, de este número un 8,4 % dispone de un teléfono inteligente. A estas innovaciones en los medios tradicionales se suma una nueva tendencia que viene de la mano con el Internet y son las plataformas Streaming que permiten emitir audio y video por internet tanto en directo como en diferido, es decir prácticamente crear un canal de tv 35 Ballesta J. (2002), Medios de comunicación para una sociedad global, Murcia, España, Universidad de Murcia, Servicio de publicaciones. 36 Moreno, P. (2009), Reinventando el periódico: una estrategia para la supervivencia de la prensa diaria, Madrid, España, Euroeditions. 37 Viene de: http://www.inec.gob.ec/estadisticas/ 24 transmitido a través del internet (online), muchas de ellas son totalmente gratuitas, y permiten compartir la información con gran facilidad, de manera instantánea y hasta realizar transmisiones directas. Otra tendencia importante en la actualidad y que ha revolucionado la forma como se relacionan las personas son las redes sociales 38 , cuyo principal objetivo es crear redes de amigos. Entre los años 2001 y 2002, surgen los primeros sitios que fomentan estas redes de amigos: Friendster, Tribe, Myspace, Orkut de Google y Yahoo 360. En la actualidad el portal más representativo y usado a nivel mundial, con más de 900 millones de usuarios y traducción a 70 idiomas, es la red social Facebook, donde se pueden tejer redes sociales, subir videos, crear grupos, y usar diversas aplicaciones. Su acceso es gratuito y se accede fácilmente a través de una cuenta de correo electrónico.39 La permanente demanda de los usuarios de las redes sociales ha llevado a plantear nuevas necesidades apareciendo alternativas que permiten también almacenar, buscar y compartir información y/o fotografías en línea, algunas de estas aplicaciones inclusive permiten enlazar textos a las imágenes, entre los más populares están Instagram, Flickr, Tumblr y Pinterest. Esta última “Pinterest” 40 cuyo diseño y propuesta se basa en las tradicionales carteleras o corchos donde la gente colocaba información de manera física, es una de las mejores aplicaciones de este tipo permitiéndonos subir, guardar, ordenar y administrar imágenes emulando tableros temáticos. Mediante la digitalización, la sociedad transfiere la información y el conocimiento en una dimensión digital, por medio de computadoras y equipos de telecomunicación. Este sistema hace que las personas se relacionen directamente con otras sin depender del tiempo ni del 38 Pintado T., Sánchez J. (2012), Nuevas tendencias en comunicación, Madrid, España, ESIC Editorial. Alberich P., Roig T. (2014), Comunicación audiovisual digital: Nuevos medios, nuevos usos, nuevas formas, Barcelona, España. Editorial UCO. 40 Viene de: https://es.pinterest.com/ 39 25 espacio donde se encuentren. Además permite buscar o almacenar datos en volúmenes muy grandes, y acceder a la información de manera instantánea desde cualquier parte del mundo. 41 La web social o social web, integrada por la llamada comunidad virtual42 y que incluye el uso de correo electrónico, redes sociales, blogs, podcast, webcast, wikis, marcadores sociales, imágenes, video digital hospedados en servidores, mensajería instantánea permitiendo la democratización del uso de servicios permitiendo a los usuarios la posibilidad de crearlos, administrarlos, usarlos, compartirlos y distribuirlos. Con ello aparece el término de periodismo ciudadano que no es más que el contenido generado por los usuarios, un ejemplo son los denominados bloggers quienes hoy por hoy se han convertido en referentes de opinión. A nivel empresarial el uso de las videoconferencias o videollamadas brindan la posibilidad de establecer una comunicación simultánea o bidireccional de audio y video con la finalidad de mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Sin embargo la corriente actual apunta a la integración de todas las formas de comunicación empresarial por medio de una comunicación unificada, lo que permite optimizar procesos, siendo el principal diferenciador que se lo puede hacer en tiempo real. Esto solo por mencionar algunas de las nuevas formas que hoy por hoy facilitan la comunicación y que de a poco van generando nuevas propuestas, cuyas principales características resultan bastante convenientes para los fines empresariales por sus bajos costos de operación y la forma tan fácil de implementarlas43. Cuando se pensaba que ya no se podía inventar nada nos encontramos con un sinfín de alternativas tecnológicas sin embargo es importante recalcar que el uso adecuado de estas herramientas tienen que ver también con la calidad de los contenidos que en ellas se transmite. 41 Abadal E. (2001), Sistemas y servicios de información digital, Barcelona, España. Ediciones Trea. Pagán J., Hernández F. (2002), Medios de comunicación para una sociedad global, Murcia, España, Universidad de Murcia. 43 Aguiar V., Farray C. (2005), Un nuevo sujeto para la sociedad de la información, España. Netbiblo S.L. 42 26 Aporte personal.- Las Tecnologías de la Información y la Comunicación, están en constante progreso, brindando un sinfín de nuevas oportunidades de comunicarnos, nuevas áreas de acción y nuevos mercados. Ante la incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC en casi todas las actividades del ser humano, se produce una transformación de la sociedad, etapa marcada por mayores y numerosas formas de interactuar, generándose nuevas costumbres para comunicarnos, eliminando las distancias y desapareciendo las fronteras. De ahí se desprende un amplio abanico de corrientes y herramientas que están comenzando a ser parte de la cotidianidad de las personas y de las empresas en su búsqueda por encontrar nuevas y mejores formas de comunicarse con sus públicos internos o externos. 1.3 La comunicación interna La comunicación interna es un instrumento estratégico. Se la considera como un factor clave para la rentabilidad y un aliado para conseguir objetivos empresariales, especialmente en situaciones de cambio y/o crisis. También es considerada como una herramienta de gestión y un signo de modernidad44. La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías para motivar a su equipo humano y generar un óptimo ambiente laboral. Una correcta gestión de comunicación puede contribuir a reducir la desinformación y por lo tanto ayuda a evitar conflictos al interior de las empresas45. 44 Andrade H. (2005), Comunicación organizacional interna: proceso, disciplina y técnica, España. Netbiblo S.L. Apolo D., Murillo H. (2014), Comunicación 360: herramientas para la gestión de comunicación interna e identidad, Quito, Ecuador. FCSC Editorial. 45 27 De la misma manera contribuye a mantener un adecuado ambiente laboral, integrando a todos los miembros de la organización alrededor de los planes y proyectos de la empresa, y utilizando los canales de comunicación para motivar y felicitar el esfuerzo y colaboración de todos. Esto lo logra la comunicación en tres sentidos: descendente (Surge de la alta dirección y desciende de forma vertical hacia los niveles inferiores); ascendente (surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente); y horizontal (aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel, produciendo un intercambio de informaciones entre compañeros o iguales), lo que permite generar un clima de integración. 46 La comunicación interna puede ser fundamental para mejora de la productividad ayudando a transmitir oportuna y eficazmente las instrucciones, políticas, normas, procedimientos, metas, entre otros, desde la dirección a los diferentes departamentos, lo que contribuirá a que el trabajo se desarrolle de mejor manera. 47 El modelo de gestión empresarial actual ha adoptado como uno de sus principales activos a la Comunicación Interna, en su búsqueda por fomentar una comunicación clara y transparente, haciéndola parte de la cadena de valor.48 Andreu (1996) 49 sostiene que “esta comunicación ayuda en aspectos fundamentales de la competitividad empresarial porque transmite su cultura, su misión y visión, sus valores, sus mensajes, sus objetivos, noticias e implica a la plantilla en aspectos esenciales del negocio”. La transmisión de información y mantener actualizado y debidamente informado al personal sobre las actividades que hace la empresa es otro de los aspectos fundamentales de la comunicación interna porque está formando portavoces que a su vez, fuera de la empresa, 46 Arizcuren A., Cabezas E. (2008), Guía de buenas prácticas de comunicación interna, Madrid, España, Editorial FEAPS. 47 Aumenara J., Romeo M. (2005), Comunicación interna en la empresa, Barcelona, España. Editorial UOC. 48 Báez C. J. (2000), La comunicación efectiva, Santo Domingo, República Dominicana, Editora Búho. 49 Andreu A. (1996), Comunicación interna: un paseo por el tiempo, Harvard Deusto, Ediciones Deusto S.A. 28 difundirán los pormenores de lo que sucede en ella, contribuyendo además con la gestión de comunicación externa.50 En síntesis los principales objetivos de la comunicación interna son: 1) La implicación del personal en los planes y proyectos de la empresa. 2) Procurar un óptimo clima laboral. 3) Mejorar la actitud del personal, motivación. 4) Mejorar la productividad y el rendimiento. Generalmente sus objetivos están incluidos dentro del Plan Estratégico de la empresa. Su manejo concierne a todos los niveles de la organización, comenzando con los directivos, mandos medios y trabajadores o empleados. Para poder cumplir con estos objetivos, es necesario contar con una adecuada estructura comunicacional al interior de la empresa, un Departamento o un área de Comunicación donde se delineará el Plan Estratégico Comunicacional de la empresa en el cual se contarán las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para realizar la gestión. Este departamento deberá estar debidamente equipado y con el personal necesario para cumplir las funciones de acuerdo a las actividades planteadas.51 Siendo que la comunicación interna busca alinear al personal a los objetivos de la organización, el trabajo deberá hacérselo en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.52 1.3.1 Canales de comunicación interna 50 Bustínduy I. (2010), La comunicación interna en las organizaciones 2.0., Barcelona, España. Editorial UOC. Caldevilla D. (2010), La cara interna de la comunicación en la empresa, Madrid, España. Editorial Visión Libros. 52 Castro J., Celeste P., García L. (2005), Comunica: lecturas de comunicación organizacional, España, Editorial Gesbiblo S.L. 51 29 Para el manejo de la comunicación interna es necesario definir las necesidades de los públicos a partir de lo que se determinarán los canales más apropiados para efectuar la transmisión de la información.53 Kreps (1990) 54 sostiene que “la principal función de los canales de comunicación interna es “permitir un desarrollo, coordinación y cumplimiento formales de las tareas transmitiendo mensajes que informen y ayuden a los miembros de la organización a comprenden el estado actual de la organización y sus roles en la misma”. Entre los canales tradicionales más utilizados se encuentran: Carteleras informativas.- Medio con un sentido formativo-informativo que permite colocar información y mantenerla expuesta para conocimiento del personal. Los contenidos se deben actualizar al menos una vez por semana y deben estar colocadas en lugares concurridos por los empleados, con fácil acceso visual. Revista o Periódico interno.- Impreso en papel, con una frecuencia generalmente mensual o bimensual, sirve para interrelacionar a todos los miembros de la organización, y mantenerlos informados de todas las actividades que se efectúen como noticias, testimoniales, artículos, cumpleaños, eventos, proyectos, entre otros. Buzón de sugerencias.- Puede ser una importante fuente de información si se utiliza correctamente. El buzón puede permitir conocer las opiniones de los empleados en diversos aspectos pero también es un arma de doble filo pues puede convertirse en un buzón de quejas. Sin embargo, las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación TIC han abierto las posibilidades tanto para modernizar los tradicionales sistemas de comunicación como para introducir nuevos canales que permitan realizar la gestión comunicacional.55 53 Martín F. (1997), Comunicación en empresas e instituciones: de la consultora a la dirección de comunicación,. Salamanca, España. Ediciones Universidad Salamanca. 54 Kreps G. (1990), Organizational Communication; Theory and practice, New Yor, Estados Unidos, Longman. 55 González R. (2005), Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión de recursos humanos: las TIC como herramienta de mejora del Talento Humano. Madrid, España. Ideas propias Editorial. 30 El intranet es uno de los principales medios que hoy por hoy se utilizan al interior de las empresas gracias a la incorporación del internet en su cotidianidad. Esta es una red de comunicación, cuya instalación es simple y medianamente económica. Es un medio rápido e instantáneo que permite poner la información a disposición del trabajador de manera inmediata. El correo electrónico es otro de los medios que facilitan la comunicación de manera inmediata, de bajo costo y fácil de personalizar. Sin embargo no todos los empleados suelen tener acceso a un computador lo que hace que su impacto sea limitado. Con la proliferación de los medios tecnológicos se ha hecho bastante útil la utilización de las redes sociales como un aliado para favorecer las relaciones interpersonales y crear un agradable ambiente laboral. Es importante recalcar en que, para lograr una adecuada gestión de comunicación se necesita especialmente de un cambio de mentalidad de las cabezas directivas, que consideren a esta labor como estratégica y le proporcionen todos los elementos necesarios tanto materiales como personales. Aporte personal.- Es necesario, que la comunicación interna sea considerada por las empresas como una herramienta estratégica y de apoyo al proyecto empresarial, porque facilita una coherencia e integración entre los objetivos, los planes y las acciones a seguir. Las empresas que implementan herramientas para la gestión y administración de la comunicación al interior de las organizaciones, asegura un enriquecimiento en el cumplimiento de los procesos y resultados corporativos. Una correcta gestión de la comunicación interna contribuye a que el personal esté alineado con las estrategias por lo tanto su trabajo será más efectivo. 31 La mayoría de los problemas en las empresas están relacionados con un mal manejo de la comunicación. Se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia la productividad y el clima laboral. 1.4 Conclusiones parciales del capítulo En la llamada Sociedad de la Información y del Conocimiento, donde las posibilidades de comunicación humana son ilimitadas y se desarrollan sin consideración de tiempo ni espacio, las empresas tienen una altísima ventaja y facilidad para incorporar a las nuevas tecnologías en sus procesos entre ellos el comunicacional. Cada etapa de la humanidad ha estado marcada por un invento relacionado con la tecnología, que continúa su imparable evolución en respuesta a la búsqueda permanente de nuevas maneras de comunicarse y relacionarse. Es entonces más que una necesidad, una responsabilidad para las empresas acoger las herramientas que ofrece la tecnología como una forma de evolucionar y encarar los retos de un mundo globalizado. En este sentido existe una clara necesidad de reforzar el aspecto comunicacional para lograr una mayor compenetración entre los miembros de la organización por lo que la incorporación de las TIC en el manejo de la comunicación interna resulta adecuada en un momento crucial para la empresa. El proceso de modernización de las empresas no debe limitarse solo al aspecto técnico o productivo sino debe extenderse hacia otros ámbitos que complementan el desarrollo del trabajo, para obtener mayor productividad. La comunicación interna es uno de los ámbitos que permite a las empresas lograr una mejor integración de todos los miembros para mejorar el clima laboral al interior de la organización, lo que repercutirá directamente en el nivel de productividad del personal y resultados a corto y mediano plazos. 32 CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1 Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación La Empresa Cemento Chimborazo C.A. se estableció en la parroquia de San Juan, perteneciente al cantón Riobamba, en la provincia de Chimborazo, el 15 de febrero de 1951, y a través de los años logró un importante posicionamiento en el mercado ecuatoriano, contando con el 7% de participación del mercado nacional según datos del mercado del año 201356. En el mes de noviembre del año 2013, y cumpliendo con el objetivo del Gobierno Nacional para fortalecer la industria cementera del país, se concretó la fusión de las dos empresas cementeras estatales del país: Industrias Guapán y Cemento Chimborazo C.A., las cuales a partir del 18 de Noviembre se unieron para formar una nueva empresa denominada Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M. (empresa de economía mixta). Por medio de este proceso de fusión se busca aumentar la capacidad de producción de las plantas, de 800.000 toneladas anuales a aproximadamente 1.600.000 toneladas a partir del primer año, para lo cual se efectúan nuevas inversiones en infraestructura y tecnología de punta, lo que permitirá atender con mayor cobertura la demanda nacional. La nueva empresa mantiene en funcionamiento las dos plantas de producción ubicadas en Riobamba y Azogues, respectivamente, además de las dos marcas Cemento Chimborazo y Cemento Guapán que se encuentran posicionadas en sus respectivos mercados. La principal función de la Planta Chimborazo es la producción de cemento Portland, que se comercializa en sacos y a granel. 56 Viene de: http://www.ekosnegocios.com/revista/pdftemas/305.pdf 33 La empresa cuenta con dos plantas de producción: Planta No. 1: Trituradora de materia prima, homogenización; Planta No. 2: Molienda, ensacado y despacho de cemento; Planta No. 3: Planta de prefabricados de hormigón y oficina administrativa, y, opera en las minas de Minas de Shobol-Llinllin, y Calerita, de donde se obtiene la piedra caliza, una de las materias primas para elaboración del cemento. Las oficinas administrativas de la Planta Chimborazo están localizadas en las ciudades de Ambato, Quito y Riobamba. La Empresa es la principal fuente de empleo de la provincia de Chimborazo, con 291 plazas creadas hasta el mes de febrero del 2015. (Ver las fotografías en el Anexo No.1) 2.1.1 El manejo de la comunicación interna en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo Al efectuar un análisis de la situación actual de la empresa nos encontramos con desorientación y conflictos laborales a causa de la falta del conocimiento de los planes y proyectos de la empresa, además de desmotivación y deterioro del clima laboral, resquebrajando la relación entre los integrantes de la empresa, lo que repercute en el clima laboral. La empresa no cuenta con una estructura adecuada para efectuar la gestión comunicacional y al mismo tiempo los canales de comunicación que se utilizan para la transmisión de la información son obsoletos y no responden a las necesidades del público objetivo. Esto se complica aún más con la dispersión del personal, ya que el trabajo se desarrolla en tres Plantas de Producción ubicadas en San Juan perteneciente al cantón Riobamba, dos minas ubicadas aproximadamente a 20 kilómetros de la Planta Industrial, y tres oficinas de ventas localizadas en las ciudades de Riobamba, Quito y Ambato, lo que dificulta la transmisión de la información de manera igualitaria. La responsabilidad sobre el manejo de la Comunicación Interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, se concentra en la Analista de Comunicación. 34 Este cargo responde de manera directa a la Gerencia General aunque interactúa de manera directa con todos los Gerentes que encabezan los diferentes departamentos de la empresa. (Ver Organigrama en el Anexo 4). Este cargo fue implementado en el año 2011 con el objetivo de establecer y ejecutar planes estratégicos de comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo. Al inicio de la gestión la Analista de Comunicación no contaba con las herramientas necesarias para efectuar su labor. Actualmente cuenta con un computador y una cámara fotográfica y de video básica y no cuenta con personal de soporte. Con la unificación de las empresas cementeras en el año 2013 la Analista de Comunicación ha pasado a manejar también la comunicación interna y externa de la Planta Guapán ubicada en la provincia de Cañar, y tiene a su cargo el manejo de la comunicación corporativa y de publicidad de la empresa. Varias de las actividades que forman parte del Plan Estratégico de Comunicación Interna vigente en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, son las siguientes: Elaboración de las políticas de comunicación de la UCEM para las Plantas Chimborazo y Guapán. Posicionamiento de nombre de la nueva empresa, misión, visión y políticas. Capacitación de voceros. Implementación y administración de los canales de comunicación interna. Recopilación y manejo de información. Levantamiento de un archivo fotográfico profesional. Desarrollo de materiales informativos corporativos, elaboración de un video institucional. Soporte en campañas de motivación para el personal en conjunto con el Departamento de Talento Humano. Elaboración de un periódico interno. 35 En el año 2014, el avance de cumplimiento del plan fue de aproximadamente un 60% a causa de complicaciones relacionadas con la distancia entre las plantas, la falta de personal de soporte y la falta de un presupuesto destinado para las actividades de comunicación. Cabe indicar que, el presupuesto que se utiliza para efectuar las actividades de comunicación se toma de la partida presupuestaria PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD que está a cargo de la Gerencia de Comercialización. Los medios de comunicación interna que actualmente utiliza la Planta Chimborazo son: carteleras informativas, periódico interno y pantallas, y el correo electrónico, pero se han determinado varios problemas relacionados con su manejo. (Ver Anexos No. 5 y No. 6). En el caso de las carteleras, ocho en total distribuidas en diferentes puntos de la empresa como comedores, ingresos o áreas de confluencia masiva del personal, se requiere la utilización de papel para imprimir la información a colocarse, semanalmente se gastan entre una a dos resmas de papel semanales, dependiendo de la cantidad de información que se genere, lo que sumado a los cartuchos de tinta que duran un mes aproximadamente y el desgaste de la impresora destinada para efectuar las impresiones representan un gasto para la empresa además de perjudicar a la naturaleza por el gasto de papel (Ver el Anexo No. 5), Este es el mismo caso del periódico interno de la empresa, el cual es impreso y se distribuye de forma gratuita, para el cual se requiere un presupuesto aunque no muy alto pero resulta un gasto adicional que la empresa debe contemplar. La impresión del periódico se ha suspendido desde el mes de enero. En el caso de las pantallas informativas colocadas en los dos comedores de la empresa, se ha comprobado que no todo el personal tiene acceso a ellas sino solo quienes concurren al comedor, y ni siquiera todas las personas que acuden al comedor pueden ver la información adecuadamente porque cuentan solamente con media hora para el almuerzo y quienes están a espaldas de las pantallas no las pueden ver, por lo que en muchos casos la información transmitida no llega de la manera adecuada. Una de las pantallas, la que se encuentra ubicada 36 en la Planta No. 3 inclusive tiene el audio dañado por lo que algunos videos que se transmiten con locución no son ni siquiera escuchados (Ver el Anexo No. 6). Y finalmente en cuanto al correo electrónico no todo el personal tiene acceso a un computador. Con relación a la medición de la efectividad del plan y del trabajo desarrollado se realizan encuestas mensuales, que son parte de los indicadores de gestión que se presentan por cada área, en este caso a través de la Gerencia General, en estas se busca conocer la efectividad de los medios de comunicación utilizados, la efectividad de los mensajes transmitidos y las necesidades de información del público objetivo. 2.2 Descripción del modelo metodológico para el desarrollo de la propuesta Para la realización de la presente investigación se desarrollaron las siguientes actividades: - Recopilación de información desde la fuente, solicitada a la Gerencia General, Departamento de Talento Humano y Analista de Comunicación. - Encuesta aplicada a una muestra de la población total de la empresa para conocer la situación actual y las necesidades del personal con referencia a la comunicación interna. Las preguntas incluidas en la encuesta fueron de opción múltiple. Estos datos serán analizados por medio de cuadros en los que se resumirá la información recopilada para un mayor entendimiento de la misma. Los resultados se representarán de forma gráfica utilizando pasteles para visualizar de menor manera todas las opciones que estarán diferenciadas con diferentes colores y constará en cada una de ellas sus respectivos porcentajes. - También se realizaron dos entrevistas a actores claves en el proceso para recopilar información sobre el tema desde puntos de vista diferentes. Se elaboró para el efecto un banco de preguntas para cada persona. 37 La propuesta se esbozará a partir de los resultados que arrojen tanto la encuesta como la entrevista efectuadas. 2.2.1 Tipo de investigación El tipo de investigación que se realizó es de campo porque se nos permitió comprender la problemática de la comunicación interna directamente en el lugar en el que ocurren los hechos. Se trabajó directamente en al ambiente natural, real y cotidiano en el que conviven los miembros de la empresa donde se realizó la recolección de información y datos de primera mano. El método que se aplicó fue el deductivo el cual nos permitió a partir de la observación, plantear la hipótesis, y deducir conclusiones a partir de conocimientos previos para posteriormente realizar su verificación. 2.2.2 Instrumentos Los instrumentos que se utilizaron fueron, encuestas estructuradas escritas y entrevistas con cuestionarios previamente establecidos. Estos instrumentos se escogieron considerando que son de fácil aplicación y permiten obtener la información directamente de la fuente. Encuesta.- La encuesta fue aplicada a una muestra de 169 personas, entre trabajadores y personal administrativo de la UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, tanto de las plantas de producción como de las oficinas administrativas y sucursales con el objetivo de conocer su percepción sobre el manejo de la comunicación interna en la empresa y determinar sus necesidades. Por medio de la realización de cuestionarios previamente elaborados con 6 preguntas estratégicas sobre el tema de estudio, con opción de selección múltiple. La encuesta se efectuó dentro del horario normal de trabajo especialmente en horas de descanso y almuerzo. 38 Entrevista.- Por medio de entrevistas se pudo establecer un diálogo personal y directo con dos actores claves para la investigación, con el objetivo de recolectar información importante para el desarrollo de la propuesta. Para las entrevistas se elaboraron cuestionarios con preguntas abiertas y las respuestas se receptaron de manera escrita, vía mail. 2.2.3 Población y muestra La población total de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo está confirmada por 291 personas según la plantilla vigente a febrero del 2015. La muestra, determinada por medio de la aplicación de una fórmula matemática fue de 169 personas, de las áreas administrativa, productiva y minas. Este grupo está integrado por hombres y mujeres en edades comprendidas entre los 18 a 62 años de edad. El nivel de educación es bastante diverso ya que se incluyen personas que tienen un nivel educativo básico es decir han concluido la escuela, otro grupo ha concluido el colegio, y un tercer grupo ha alcanzado un nivel superior. Esto ha establecido diferencias también en el aspecto económico, encontrando las clases baja y media como las que predominan. Los ingresos que se perciben están acordes con el grado de conocimientos, es decir el primer grupo de trabajadores antes expuesto solo percibe un sueldo básico, monto que aumenta conforme a su nivel de preparación. En relación a su hábitat, una gran parte de trabajadores provienen de comunidades indígenas aledañas a la planta de producción, y la otra parte viene de la ciudad. La mayor parte son principalmente cabezas de familia, proveedores. Sus lugares de trabajo están ubicados entre las 3 plantas de producción, las dos minas ubicadas a cierta distancia de la planta, y en las oficinas administrativas y sucursales de ventas en otras ciudades. 39 Para la presente investigación se aplicó el Muestreo Probabilístico que nos permitió realizar, mediante la aplicación de una fórmula matemática, una selección aleatoria entre todos los integrantes de la organización para tengan las mismas probabilidades para ser parte del estudio. Total de unidades de investigación: 291 empleados de la UCEM Planta CCH. Muestra: 169 Fórmula aplicada: n= N _____________ (E)2 (N-1) + 1 n= 291 _______________ (0,05)2 (291-1) + 1 n= 291 ______________ 0,0025(290) + 1 n= 291 ______________ 0,0025(290) + 1 n= 291 ____________ 0,725 + 1 n= 291 _________ 1,725 n= 168,69 n= 169// Para realizar el análisis y procesamiento de la información recolectada en la investigación realizada en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, a través de las encuestas y entrevistas se realizó el siguiente procedimiento: 40 En el caso de las entrevistas, con la información obtenida por medio de los cuestionarios previamente establecidos se realizó una interpretación donde se resume la información más relevante que se obtuvo y que sirvió para alimentar la investigación. Para los resultados de la aplicación de la encuesta, se realizaron cuadros en los que se cuantificaron las respuestas a las preguntas efectuadas permitiéndonos obtener un dato final el mismo que se reflejará a través de una representación gráfica utilizando el gráfico tipo pastel, donde cada dato se representó por un color diferente para mejor comprensión porcentual. 2.2.4 Análisis de los resultados finales de la investigación. Con la finalidad de elaborar la propuesta como parte de la presente investigación se efectuaron entrevistas a dos actores importantes dentro del proceso de comunicación, y encuestas a una muestra representativa del personal. 2.2.5 Desarrollo de las entrevistas Entrevista No. 1 La primera entrevista fue realizada a la Gerente de Talento Humano y Desarrollo Organizacional de la UCEM C.E.M., Ing. Nancy Ruiz. Al consultarle sobre los principales problemas que ha tenido la empresa por el inadecuado manejo de la comunicación indicó que ha sido la tergiversación de la información así como la especulación. La Ing. Ruíz considera que la información debería ser clara, concisa, oportuna y venir de una voz oficial, pero recalca en la importancia de que debe abarcar a todos los miembros de la organización, lo cual por la situación actual es complicado ya que el personal está repartido en diferentes lugares de trabajo. 41 La entrevistada mantiene la idea de que la incorporación de medios tecnológicos en el proceso de comunicación podría ser de gran beneficio para mejorar la comunicación interna y por ende mejorar el clima laboral, generando mayor tranquilidad en los trabajadores y empleados. Son diversos los temas que indica requieren soporte comunicacional tanto a nivel institucional, de áreas y a nivel personal. Como parte de la entrevista se consultó sobre cómo está constituida el área de comunicación de la empresa a lo que supo responder que existe una sola persona en este cargo que además tiene otras funciones relacionadas con el marketing y la publicidad por lo que recalca en la importancia de establecer un Departamento que brinde el soporte necesario para el aspecto comunicacional. Análisis de la entrevista.- Esta primera entrevista es sumamente valiosa para el desarrollo de la propuesta ya que está elaborada desde el punto de vista de la persona responsable del área de Talento Humano y nos permite confirmar que la comunicación es considerada por la administración como una herramienta importante para mantener una armonía entre los miembros de la organización y mejorar el clima laboral. También nos indica que los medios actuales que se utilizan para la comunicación aunque podrían responder a ciertas necesidades de los públicos objetivos, deben ser replanteados en busca de mantenerlos actualizados a la par de cómo avanza la tecnología para procurar que la información fluya desde varios frentes y llegue con seguridad hasta el objetivo final. Otro de los aspectos que nos ha permitido conocer esta entrevista es la necesidad de fortalecer el área que maneja y administra la comunicación en la empresa, y que ésta cuente con una estructura que permita lograr los objetivos planteados. (Ver el cuestionario de la entrevista en el Anexo No. 1) 42 Entrevista No. 2 Esta segunda entrevista fue realizada al Ingeniero Cristian Núñez, Responsable del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. Su primera opinión es acerca de la influencia que han tenido las TIC en la dinámica empresarial, siendo el principal aporte para el usuario un método de administración de información y acceso seguro e ininterrumpido de sus datos, permitiendo que estos estén disponibles todo el tiempo y en todo lugar. El Ing. Núñez piensa que invertir en nuevas tecnologías permite maximizar los beneficios de las TIC en cualquier proceso mucho más en el comunicacional. En este mismo aspecto indica que lo que antes parecía imposible hoy en día las TIC lo hacen posible, y menciona que existen varias herramientas que se podrían implementar para mejorar el proceso de comunicación interna, tales como la virtualización de escritorios, aplicaciones y servidores, el Intranet empresarial o local, y/o la página web, redes sociales, entre otros medios online. Finalmente indica que la tendencia actual en TIC para aplicarla en los procesos de comunicación es la BYOD que en español significa trae tu propio dispositivo, quiere decir que los empleados hacen uso de sus dispositivos sean estos tablets, celulares, etc. para acceder a información, base de datos, aplicaciones. (Ver el cuestionario de la entrevista en el Anexo No. 1) Análisis de la entrevista.- La entrevista realizada al responsable del manejo del Departamento de TIC de la empresa, como experto en el tema tecnológico ha sido bastante válida en el sentido que nos permite sustentar nuestra propuesta basados en el criterio de la importancia de aplicar o utilizar las nuevas herramientas tecnológicas y sobre todo los diversos medios a través de los cuales se puede acceder a ellas. 43 Su criterio coincide con que la comunicación a través de las redes sociales así como la proliferación de los medios online, y su acceso por medio de los dispositivos con los que las personas cuentan habitualmente, como los celulares, tablets, laptops y computadoras, es la tendencia actual y el paso que debería seguir la empresa. 2.2.6 Realización de la encuesta Considerando el número total de miembros de la empresa se aplicó la fórmula que nos permitió calcular la muestra a la que se aplicó la encuesta, en este caso fueron 169 personas entre obreros, trabajadores y personal administrativo de la empresa, localizados entre las 3 plantas de producción, dos minas y tres oficinas comerciales, a quienes se les sometió a una encuesta predeterminada, de manera escrita, la cual se estructuró con cuatro preguntas por medio de las cuales se obtuvo principalmente información relacionada con su percepción del manejo comunicacional. (Ver la encuesta completa en el Anexo No. 2) 2.2.7 Tabulación e interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal que trabaja en la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. Resultados y análisis de la encuesta: A continuación se presenta el análisis efectuado en las encuestas realizadas al personal, que incluye la pregunta efectuada, las opciones de respuesta, la frecuencia de respuestas y el total en porcentaje. Estos resultados se presentan además en pasteles con porcentajes para que se permita visualizar las respuestas de mejor manera, y finalmente se realiza un análisis e interpretación de los datos recogidos. 44 PREGUNTA No. 1.- De los siguientes medios de comunicación, señale el que a su criterio le ha facilitado el acceso a la información de la UCEM C.E.M., Planta Chimborazo? Cuadro No. 1 Medios de acceso a la información ALTERNATIVA FRECUENCIA 66 40 38 12 6 5 2 169 Carteleras Pantalla Correo electrónico, internet Material informativo (folletos, afiches, volantes) Oficio, memorandos Medios de comunicación externos Otro Total PORCENTAJE 39,06 23,68 22,48 7,1 3,55 2,95 1,18 100% Gráfico No. 2 Porcentajes de medios de acceso a la información 3,55 2,95 1,18 Carteleras Pantalla 7,1 39,06 Correo electrònico, internet 22,48 Material informativo (folletos, afiches, volantes) Oficio, memorandos 23,68 Medios de comunicación externos Otro Fuente: Elaboración propia Análisis e interpretación de datos.De acuerdo a la encuesta aplicada, los porcentajes mayores indican que los medios más utilizados por el personal de la empresa para recibir información son las carteras, las pantallas informativas y el correo electrónico e internet. Esto se debe a que estos medios de comunicación se encuentran permanentemente a disposición del personal tanto en los ingresos y salida de sus lugares de trabajo como en lugares a los que acceden en tiempos de descanso, óseo o comidas permitiendo una mejor comprensión de la información. 45 PREGUNTA No. 2.- En su opinión si mejora la comunicación en la empresa tendría como resultado? Cuadro No. 2 Mejora de la comunicación ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Mejora de la gestión Haría más rápida la toma de decisiones Me ayudaría a mejorar la relación con mis jefes/ compañeros de trabajo Permitiría ahorrar costos y aprovechar recursos Otro Total 64 50 37,86 29,58 43 25,44 10 2 169 5,93 1,19 100 Gráfico No. 3 Porcentajes de mejora de la comunicación 5,93 1,19 Mejora de la gestión 37,86 25,44 Haría más rápida la toma de decisiones Me ayudaría a mejorar la relación con mis jefes/ compañeros de trabajo Permitiría ahorrar costos y aprovechar recursos 29,58 Otro Fuente: Elaboración propia Análisis e interpretación de datos.En la segunda pregunta la mayoría de los encuestados considera a la comunicación como el aspecto que le permitiría mejorar la gestión y facilitaría la toma de decisiones, lo que nos permite definir la importancia de mantener un flujo de información permanente y clara, basada especialmente en lineamientos y directrices para el cumplimiento de las metas establecidas por la administración. 46 PREGUNTA No 3.- La comunicación en la empresa me facilita… Cuadro No. 3 Utilidad de la comunicación ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE que me comprometa con los objetivos y metas de la empresa que me sienta miembro de la empresa me permite conocer información necesaria para el desarrollo de mi trabajo me ayuda a entender la situación de la compañía 51 43 30,18 25,44 33 19 19,52 11,24 me permite relacionarme con las autoridades y compañeros me ayuda a saber a qué se dedica la empresa Total 16 7 169 9,47 4,15 100% Gráfico No. 4 Porcentajes de utilidad de la comunicación 4,15 9,47 11,24 que me comprometa con los objetivos y metas de la empresa 30,18 que me sienta miembro de la empresa me permite conocer informaciòn necesaria para el desarrollo de mi trabajo 19,52 me ayuda a entender la situaciòn de la compañìa 25,44 me permite relacionarme con las autoridades y compañeros me ayuda a saber a què se dedica la empresa Fuente: Elaboración propia Análisis e interpretación de datos.- En cuanto a la utilidad del manejo de la comunicación al interior de la empresa la mayoría de los encuestados coincide en que los hace sentir comprometidos con los objetivos y metas de la empresa e incluso los hace sentir miembros de la misma. Esto nos da una noción muy clara de la importancia que tiene la comunicación al interior de la empresa para el público objetivo siendo clave en su involucramiento y por ende en los resultados finales. 47 PREGUNTA No. 4.- Cuál considera usted es el mayor problema de comunicación en la empresa? Cuadro No. 4 Mayor problema de comunicación ALTERNATIVA FRECUENCIA Hermetismo informativo Medios utilizados Falta de claridad Información a destiempo Otro Total PORCENTAJE 74 60 23 9 3 169 43,7 35,5 13,7 5,32 1,78 100 Gráfico No. 5 Porcentajes de mayor problema de comunicación 5,32 1,78 13,7 Hermetismo 43,7 Medios utilizados Falta de claridad Información a destiempo 35,5 Otro Fuente: Elaboración propia Análisis e interpretación de datos.Del total de encuestados la mayoría considera que el hermetismo informativo por parte de las autoridades de la empresa es el principal problema de comunicación, esto nos permite evidenciar una de las principales fallas que se comete al interior de la empresa lo que complica el acercamiento y un entendimiento entre sus integrantes. Otra parte de los encuestados menciona que el principal problema son los medios de comunicación utilizados ya que no todos tienen acceso a ellos por lo que se hace necesario un replanteamiento de los mismos. 48 2.2.8 Análisis general de los resultados Los resultados de las encuestas aplicadas a los trabajadores y empleados de la UCEM C.E.M. Planta Chimborazo, y las entrevistas realizadas tanto a la Gerente de Talento Humano como al Responsable del Departamento de TIC nos permiten tener una visión clara del manejo de la comunicación al interior de la empresa. Entre las principales conclusiones podemos indicar que existe una preocupación por parte de la Administración de la planta para mejorar los procesos de comunicación interna como una estrategia para mejorar el ambiente laboral y por ende lograr el cumplimiento de las metas y objetivos planteados. Por otro lado permitieron conocer la percepción de los trabajadores y empleados de la UCEM, Planta Chimborazo, quienes ven en la comunicación una forma de generar un mejor ambiente de trabajo que les permita mantener una buena relación con las autoridades de la empresa y lograr las metas establecidas. La encuesta aplicada permite evaluar la efectividad de los medios de comunicación que se utilizan actualmente con lo que podrá orientar de mejor manera la propuesta. En este sentido, se señalan a las carteleras, las pantallas informativas, el correo electrónico y el internet como los medios de comunicación que gozan de la mayor aceptación por parte de los trabajadores de la empresa, lo que ha facilitado la recepción de los mensajes claves de la actual administración. Sin embargo una gran parte coincide en que aún existe hermetismo en el manejo de la información por parte de las autoridades lo cual se percibe como un impedimento para establecer una relación ideal entre los miembros de la empresa. 49 Cuadro resumen de resultados de la encuesta: Cuadro No. 5 Pregunta Resultado De los siguientes medios de comunicación, señale el que a su criterio le ha facilitado el acceso a la información Carteleras: 66 personas de la UCEM C.E.M., Planta Chimborazo? En su opinión si mejora la comunicación en la empresa Mejoraría la gestión: tendría como resultado? 64 personas que me comprometa con los objetivos La comunicación en la empresa me facilita… y metas de la empresa : 51 personas Cuál considera usted es el mayor problema de Hermetismo: 74 personas comunicación en la empresa? Fuente: Elaboración propia Número total de personas encuestadas: 169 personas 2.3 Conclusiones parciales del capítulo Los instrumentos seleccionados para efectuar el levantamiento de la información en la presente investigación, nos permitieron acercarnos a la realidad del público objetivo, determinando el nivel de importancia de la comunicación al interior de la organización, lo que ayudará a definir las actividades y herramientas tecnológicas que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. En el caso de la técnica de la entrevista, cuyo valor más importante reside en su fuerza testimonial, porque reviste de peso y autoridad al trabajo efectuado y contribuye a dar credibilidad a la información recopilada, se la ha realizado a dos personas claves de la empresa quienes tienen relación directa con la temática propuesta. Por un lado se ha escogido a la Gerente de Talento Humano, área que se relaciona de manera directa con el proceso de comunicación interna, y considerando el impacto que tiene en el 50 mejoramiento del clima laboral, se ha recopilado información relevante sobre las expectativas de la empresa a través de un adecuado manejo de la comunicación. También se ha realizado una entrevista al Responsable del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), un área clave y que tiene que ver con la implementación y manejo tecnológico de la empresa, de quien hemos buscado recoger un criterio técnico sobre la aplicación de las nuevas tecnologías en la empresa y las posibilidades de incorporación de los medios tecnológicos. Otra herramienta que se aplicó es la encuesta, por medio de la cual se ha conseguido datos e información a través de un cuestionario previamente diseñado, el cual se aplicó a una muestra de la población total integrada por trabajadores y empleados de la empresa. Los resultados de la encuesta nos permitieron conocer sus opiniones respecto a la comunicación, además de sus necesidades y expectativas, buscando conocer la percepción del encuestado sobre el aspecto comunicacional. Del correcto desarrollo de las técnicas planteadas, dependen los resultados que se obtengan los cuales serán la base para la realización de la propuesta que se planteará como parte de la presente investigación. 51 2.4 Esquema de la propuesta del investigador Gráfico No. 6 Esquema de la propuesta OBJETIVO GENERAL Potenciar la comunicación interna de la UCEM C.E.M. Planta Chimborazo, mediante el uso de medios de comunicación tecnológicos OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar actividades. Determinar los medios de comunicación tecnológicos. Elaborar una propuesta de contenido para cada medio. Definir equipos mínimos, recurso humano, presupuesto y cronograma PRESUPUESTO CRONOGRAMA 12 meses IMPLEMENTACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS EN LA COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UCEM PLANTA CHIMBORAZO RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: Análisis de la situación actual/FODA Realización de entrevistas Aplicación de encuestas PROPUESTA/ACCIONES: Cartelera digital interactiva Blog corporativo interno Boletines electrónicos Periódico digital Intranet Teléfono celular Fuente: Elaboración propia 52 CAPITULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA (VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN) Propuesta para la implementación de medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo 3.1 Antecedentes Existe una clara necesidad al interior de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M. para fortalecer y mejorar el manejo de la comunicación interna, buscando principalmente mejorar el clima laboral. A través de la realización de entrevistas y encuestas se ha podido determinar las necesidades del público objetivo al que necesitamos dirigirnos. Utilizando las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se han identificado innumerables posibilidades que nos brindan en el aspecto comunicacional e informativo, siendo éstas las que determinarán la nueva forma de manejo de la comunicación en la organización. Para la presente propuesta se ha considerado a todos los integrantes de la empresa y su ubicación geográfica así como los medios de comunicación y algunos de los recursos con los que la empresa cuenta actualmente y otros que deberán ser implementados. 3.2 Análisis FODA Para conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa en el aspecto comunicacional se ha determinado la necesidad de efectuar el análisis FODA. 53 Las debilidades y fortalezas corresponden a aspectos internos de la empresa, y las oportunidades y amenazas se refieren a aspectos relacionados con el entorno. Gráfico No. 7 Análisis FODA FORTALEZAS • • • • Alto prestigio de la empresa. Involucramiento de los trabajadores y empleados con la empresa. Buena acogida por el personal a las actividades de comunicación interna que se efectúan. Apoyo institucional para la implementación de la tecnología en la empresa. OPORTUNIDADES • • Existencia de nuevas tecnologías. Percepción general de la comunicación interna como una herramienta para el mejoramiento del clima laboral. DEBILIDADES • • • • Resistencia del personal a la adopción de nuevas políticas de la actual administración de la empresa. Falta de un Departamento de comunicación. No todo el personal tiene acceso a internet. El personal se encuentra disperso en diferentes ubicaciones (San Juan, Riobamba, Ambato y Quito). Fuente: Elaboración propia 54 AMENAZAS • • • Cambio de la legislación actual. Impuestos a materias primas. Cambio de las políticas de comunicación. 3.3 Situación actual Muchas organizaciones manejan la comunicación por medio de herramientas obsoletas y no utilizan las nuevas tecnologías para poder lograr una adecuada transmisión de la información. Son empresas que desconocen las ventajas que las nuevas tecnologías pueden brindarles, y solo consideran que los costos son altos y que necesitan invertir demasiado para incorporar a la tecnología dentro de sus procesos de comunicación. Para la empresa Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo la comunicación es uno de los aspectos que se considera como estratégico para conseguir un mayor rendimiento del personal y mantener un adecuado clima laboral sin embargo existen varios aspectos que no permiten que la comunicación fluya de manera adecuada. Uno de estos factores es la dispersión del personal, que se encuentra distribuido en tres plantas de producción ubicadas en la parroquia San Juan de Riobamba, dos Minas ubicadas aproximadamente a 20 kilómetros de la Planta Industrial, y tres oficinas de administrativas y de ventas localizadas dentro de las ciudades de Riobamba, Quito y Ambato, lo que dificulta la transmisión de la información. Esto se complica aún más por la utilización de medios de comunicación obsoletos, y por la falta de una estructura de comunicación para administrar y brindar el soporte comunicacional necesario. Todo lo anteriormente expuesto genera desorientación a causa de la falta del conocimiento de los planes y proyectos de la empresa, además de desmotivación, resquebrajando la relación entre los integrantes de la empresa, lo que repercute en el clima laboral. 3.4 Objetivos 3.4.1 Objetivo general.- 55 Potenciar a los medios de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional por medio de la incorporación de herramientas tecnológicas que faciliten el acceso a la información para impulsar la identidad corporativa de la empresa, mejorar el clima laboral y procurar un mejor entendimiento entre sus miembros 3.4.2 Objetivos específicos.- Determinar las actividades necesarias para efectuar un adecuado manejo y administración de la comunicación interna en la empresa. - Determinar los medios de comunicación que se ajusten a las necesidades del público objetivo, aplicando las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, y el contenido a difundir en cada uno. - Definir el recurso humano y los equipos mínimos necesarios y demás elementos para la implementación de los medios de comunicación. - Determinar el presupuesto y establecer un cronograma para su implementación. 3.5 Público Objetivo Trabajadores y empleados de la Planta Chimborazo, en edades comprendidas entre los 18 y 60 años en promedio, de clase social baja a media. 3.6 Estrategia Utilizar los recursos que ofrecen las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación para potenciar y transformar los medios de comunicación tradicionales con el objetivo de mejorar la comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. 56 3.7 Acciones 3.7.1.- Propuesta de creación del Departamento de Comunicación de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo Para poder ejecutar un plan de comunicación interna y efectuar la administración y el manejo de los medios de comunicación de la Planta Chimborazo, se requiere contar con una adecuada estructura que incluya a un equipo de profesionales en diversas áreas relacionadas con la comunicación. Por ello se sugiere la creación de un Departamento de Comunicación encargado de administrar y manejar la información que se genere al interior de la empresa, de manera adecuada, sostenida y siempre alineada a los objetivos planteados por la Administración. La estructura básica de conformación del Departamento de Comunicación de la UCEM C.E.M, Planta Chimborazo es la siguiente: Gráfico No. 8 Propuesta de Estructura del Departamento de Comunicación Fuente: Elaboración propia Funciones y responsabilidades: 57 Director del Departamento de Comunicación.- Responsable del manejo del Departamento de Comunicación. Determina las estrategias de comunicación de la empresa. Diseña el plan de comunicación interna y externa de la empresa. Jefe de información.- Encargado de recopilar información para su difusión. Diseñador gráfico.- Encargado de diseñar las piezas comunicacionales. Este servicio podría ser contratado también a través de una agencia de publicidad externa. Asistente de audiovisuales.- Cumple las funciones de fotógrafo, camarógrafo y editor. Tiene a su cargo el registro visual de todos los eventos que ocurran en la empresa así como la administración del archivo fotográfico y audiovisual. Cuadro No. 6 Equipos para la implementación del Departamento de Comunicación CANTIDAD EQUIPO COSTO 2 Computadores básicos 3.000 1 Computador para diseño gráfico 4.000 1 Cámara fotográfica 1.200 1 Grabadora de mano Impresora de alta calidad con escáner Teléfonos fijos Celulares inteligentes Total: 1 2 4 300 OBSERVACIÓN Costos por una sola vez 1.800 300 4.000 14.600 Fuente: Elaboración propia Cuadro No.7 Recurso humano para la implementación del Departamento de Comunicación CARGO Director del Departamento de Comunicación Jefe de Información Diseñador Asistente de audiovisuales SUELDO OBSERVACIÓN 24.000 14.400 12.000 12.000 58 Sueldo anual neto, no están incluidas las obligaciones de ley Total: 62.400 OPCIONAL Contratación de agencia de publicidad 36.000 Fuente: Elaboración propia 59 costo anual 3.7.1.1 Presupuesto anual para la propuesta de creación del Departamento de Comunicación Cuadro No. 8 Presupuesto anual Departamento de Comunicación OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO ACCIÓN Incorporar la comunicación interna como Propuesta una Determinar las de creación herramienta actividades del estratégica en necesarias para Departame la UCEM efectuar un nto de Planta adecuado Comunicac Chimborazo manejo y ión de la para impulsar administración UCEM la identidad de la C.E.M. corporativa comunicación Planta mediante el interna en la Chimboraz uso de medios empresa o de comunicación tecnológicos CRONOGRAMA ANUAL 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 ACTIVIDAD COSTO Remuneració n anual del recurso humano MEDIO DE 1 RESPONSABLE VERIFICACIÓN 2 62.400 Departamento de Talento Humano Contratos del personal/roles de pago Contratación anual de agencia de publicidad 36.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Compra de equipos 14.600 Departamento de Adquisiciones Factura de pago TOTAL 113.000 Fuente: Elaboración propia 60 3.7.2.- Propuesta de implementación de islas informativas Debido a que no todos los trabajadores de Planta Chimborazo tienen acceso a un computador, y como a la mayor parte de los medios de comunicación propuestos se accede por medio de éste, es necesario procurar el acceso del personal a este sistema. Por este motivo se sugiere la implementación de islas informativas compuestas por un computador básico con acceso a internet y únicamente a las aplicaciones como el Intranet, la página de Pinterest y el correo institucional. Estas islas estarían ubicadas en sitios estratégicos o de mayor circulación del personal y deben estar disponibles las 24 horas del día para que el personal que no tiene asignada una computadora pueda hacer uso de esta herramienta y acceda a la información que genera la empresa. Previa su utilización es necesario efectuar un taller explicativo para orientar al personal sobre el correcto uso y cuidado de las islas informativas. Cuadro No. 09 Propuesta de ubicación sugerida de las islas informativas ISLA No. 1 PLANTA No. 1 Ubicación: Ingreso del personal ISLA No. 2 PLANTA No. 2 Ubicación: Comedor ISLA No. 3 PLANTA No. 3 Ubicación: Comedor ISLA No. 4 MINA CUIQUILOMA Ubicación: Oficinas administrativas ISLA No. 5 MINA SHOBOL Ubicación: Oficinas administrativas Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 10 Equipos, mobiliario y servicios para la propuesta de implementación de las islas informativas CANTIDAD EQUIPO 5 Computadores básicos 5 Muebles para computador 10 Sillas Servicio para conexión a 3 internet de 3 MB de capacidad Total: Fuente: Elaboración propia 61 COSTO 4.000 1.000 400 18.000 23.400 OBSERVACIÓN Costos por una sola vez Costo anual 3.7.2.1 Presupuesto para la propuesta de implementación de islas informativas Cuadro No. 11 Presupuesto anual islas informativas OBJETIVO GENERAL Incorporar la comunicación interna como una herramienta estratégica en la UCEM Planta Chimborazo para impulsar la identidad corporativa mediante el uso de medios de comunicación tecnológicos OBJETIVO ESPECIFICO ACCIÓN ACTIVIDAD COSTO Determinar las Adquisición actividades de equipos y necesarias para Propuesta mobiliario efectuar un de adecuado implement manejo y ación de administración islas de la informativ comunicación as Contratación interna en la anual de empresa servicio de internet TOTAL CRONOGRAMA ANUAL MEDIO DE RESPONSABLE VERIFICACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 5.400 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 13.500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 18.900 Fuente: Elaboración propia 62 3.7.3 Propuesta para la incorporación de medios tecnológicos en los procesos de comunicación interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo Para fundamental del desarrollo del Plan de Comunicación Interna de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, es determinar los medios de comunicación más idóneos para poder transmitir la información. En este sentido y utilizando como base los datos y criterios recopilados se puede establecer claramente las necesidades del público objetivo, para lo cual se efectuado un análisis de los medios de comunicación tecnológicos que mejor se adaptan a las necesidades del público objetivo de la empresa considerando que cumpla con los siguientes parámetros: - Que se pueda tener acceso a ellos desde cualquier dispositivo informático: computadora, tablet, celular, otro. - Que sean de fácil implementación y manejo. - Que su costo sea accesible para la empresa, utilizando sobre todo las opciones de uso libre y gratuito. 3.7.4 Carteleras digitales interactivas.Siendo que las carteleras ubicadas en sitios estratégicos de la empresa, son el medio de comunicación interna que goza de la mayor acogida por parte de los trabajadores y empleados es necesario potenciarlas y transformarlas aplicando las alternativas tecnológicas que existen en la actualidad. Su transformación a una cartelera digital interactiva permitirá a los usuarios acceder a los contenidos informativos de la empresa de una manera fácil, permitiendo además una actualización de la información de manera inmediata por medio del internet es decir desde cualquier ubicación en la que el administrador o administradora de las pantallas se encuentre. 63 Para su implementación se requiere instalar pantallas táctiles (touch) las cuales estarán conectadas por medio del internet a la herramienta digital Pinterest. La herramienta Pinterest que emula un formato similar al de las tradicionales carteleras permite visualizar en su página principal el tema pero al dar un click sobre el mismo este se desplazará a otra pantalla donde la persona encontrará la ampliación de la información del tema escogido. Una de las ventajas de la cartelera digital interactiva es que el trabajador no solamente podrá acceder a este medio a través de las pantallas digitales sino desde cualquier dispositivo tecnológico que cuente con acceso a internet, puede ser un teléfono celular, una tablet o la computadora. La utilización de esta plataforma es gratuita, solo se requiere de una persona que haga las veces de administrador/a de la página quien estará a cargo de la recopilación del material informativo, la generación de noticias y la toma de fotografías para ilustrarlas. Para comenzar a utilizar esta plataforma se necesita crear una cuenta de usuario en la página www.pinterest.com, o ingresar a ella por medio de una cuenta de Facebook o Twitter, y se puede comenzar a colocar información en la página de manera inmediata. Pinterest permite limitar el acceso a la información publicada usando la opción de creación de un tablero secreto, el acceso se lo efectúa enviando una invitación directa a través de un correo electrónico al mail institucional con lo que se puede limitar su uso solamente al personal de la empresa quienes ingresarán a la misma por medio de una clave. Es importante considerar que al momento de colgar información nueva en la cartelera digital se puede enviar una notificación directamente a los mails institucionales para que el personal conozca que existen nuevas actualizaciones en la página. Propuesta de contenido para la cartelera digital interactiva.- 64 Información institucional: Misión, visión, políticas, mensajes de la administración, historia de la empresa, datos estadísticos y económicos, disposiciones oficiales, noticias, metas de producción, nuevos procedimientos, fechas importantes, información sobre proyectos. Información social: Perfil de las autoridades y/o trabajadores y empleados, cumpleaños, embarazos, nacimientos, aniversarios, ascensos, retiros, viajes, reconocimientos, logros académicos, deportes, información sobre el ingreso de nuevos colaboradores. Temas misceláneos: Frases motivacionales, tratamiento de un tema en específico puede ser un tema coyuntural que le interese reforzar a la empresa, eventos de capacitación, información de becas, consejos de salud, consejos de seguridad industrial, curiosidades, trivias, agenda de eventos. Cuadro No. 12 Equipos y materiales para la implementación de las carteleras digitales interactivas: 1 EQUIPO Y MATERIALES Computador COREI I3, memoria RAM 4GB. 1 Conexión a internet de 3 MB de capacidad. 6.000 Costo anual Total: 7.800 CANTIDAD COSTO OBSERVACIÓN 1.800 Costo por una vez Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 13 Recurso humano para el manejo de las carteleras digitales interactivas: Personal Personal para la elaboración de textos/contenidos Total: Costo 3600 3600 Fuente: Elaboración propia 65 Observación Costo anual 3.7.4.1 Presupuesto para la propuesta de implementación de las Carteleras digitales interactivas Cuadro No. 14 Presupuesto anual Carteleras digitales interactivas OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ACCIÓN ESPECIFICO ACTIVIDAD Sueldo anual Incorporar la del personal a comunicación cargo interna como una herramienta Determinar los estratégica en medios de Incorpora la UCEM comunicación ción de Proceso de Planta se ajusten a las Carteleras compra de Chimborazo necesidades del digitales equipos para impulsar público interactiva la identidad objetivo s corporativa aplicando las mediante el TIC uso de Contratación medios de del servicio de comunicación internet tecnológicos TOTAL: COSTO CRONOGRAMA 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 1 1 RESPONSABLE 2 MEDIO DE VERIFICACIÓN 3.600 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal 1.800 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 6.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 11.400 Fuente: Elaboración propia 66 Gráfico No. 9 Modelo de diseño propuesto para la cartelera virtual interactiva Fuente: Elaboración propia 3.7.5 Blog corporativo interno Un blog es un sitio web en el que se puede publicar, de manera cronológica, todo tipo de información, incluso archivos multimedia de audio y video. El objetivo de crear un blog de uso interno para la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, es el de permitirle establecer una relación directa con los miembros de la organización buscando generar una mejor dinámica en el desarrollo del trabajo diario a través de un fluido intercambio de información. El blog a diferencia de otros medios brinda la posibilidad de que todas las personas que forman parte de esta comunidad digital, contribuyan con la publicación de artículos, noticias, comentarios u opiniones en foros sobre diversos temas relacionados con la vida empresarial, lo 67 que lo convierte en un medio interactivo que facilita el intercambio de la información entre los distintos niveles, creando una cultura corporativa más comunicativa y colaborativa. Para la creación del blog se puede utilizar una de las plataformas de uso gratuito online como: http://tusitio.blog.com http://tusitio.blogspot.com Para crear un blog se requiere únicamente de la creación de un usuario. La página ofrece varias opciones de formatos predeterminados que facilitan su uso permitiendo subir contenidos y fotografías de manera inmediata. Los blogs permiten manejar su privacidad limitando al público que tiene acceso a ellos. Contenido propuesto para el manejo del blog informativo interno: Noticias, artículos de opinión, encuestas, foros, enlaces a videos (pueden ser de motivación, tutoriales sobre temas técnicos), cumpleañeros del mes, calendario de eventos. Cuadro No. 15 Equipos y materiales para la implementación del blog informativo: CANTIDAD 1 EQUIPOS Y MATERIALES Computador COREI I3, memoria RAM 4GB. Conexión a internet de 3 MB de capacidad. Servicio de diseño del blog Toma de fotografías profesionales Total: 1 1 1 COSTO OBSERVACIÓN 1.800 Costo por una vez 6.000 Costo anual 500 Costo por una vez 500 Costo por una vez 8.800 Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 16 Recurso humano para el manejo del blog informativo: Personal Elaboración de textos/contenidos Total: Costo Observación 3600 Sueldo anual 3600 Fuente: Elaboración propia 68 3.7.5.1 Presupuesto anual para la propuesta de un Blog corporativo interno. Cuadro No. 17 Presupuesto anual Blog Informativo OBJETIVO OBJETIVO GENERAL ESPECIFICO CRONOGRAMA ACCIÓN ACTIVIDAD COSTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Incorporar la Contratación comunicació del personal a n interna cargo como una herramienta Compra de estratégica Determinar los equipos en la UCEM medios de Diseño y Planta comunicación administraci Contratación Chimborazo se ajusten a las ón de un servicio de para necesidades Blog diseño impulsar la del público corporativo identidad objetivo interno Contratación corporativa aplicando las servicio mediante el TIC profesional de uso de toma de medios de fotografías comunicació n Servicio de tecnológicos internet TOTAL: 1 0 1 1 1 2 RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN 3.600 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal 1.800 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 6.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 12.400 Fuente: Elaboración propia 69 Gráfico No. 10 Diseño propuesto para el Blog Corporativo Fuente: Elaboración propia 70 3.7.6 Boletines electrónicos El correo electrónico o mail es una de las herramientas que apareció con el internet, permite establecer una comunicación casi inmediata con otra persona con acceso a un computador. El correo electrónico ha hecho que el intercambio de información sea inmediato, agilitando la comunicación y sobre todo la posibilidad de una respuesta. Esta herramienta permite además adjuntar archivos de texto, audio o video, dependiendo de la capacidad que tenga el servidor (la Planta Chimborazo limita el envío de archivos superiores a los 7 MB). Mediante el uso del correo electrónico se propone incorporar en envío de boletines electrónicos previamente elaborados en un formato digital que pueden ser cargados en formato jpg pegado directamente al texto o adjunto al mismo en formato pdf. Por medio de la configuración del sistema es posible obtener una confirmación automática de que la información fue leída lo que conocer con certeza el número de personas que han recibido la información por este medio, con lo que se puede evaluar la eficacia de este sistema. Contenido propuesto para el manejo de los boletines electrónicos: El tipo de información a manejarse por medio de los boletines electrónicos incluye: comunicados oficiales, circulares, disposiciones de la administración o las gerencias de área, noticias, convocatorias, invitaciones a eventos, lo cual también permite un ahorro considerable porque vienen a suplantar a los documentos que son impresos en papel. Es importante sin embargo limitar el uso de esta herramienta a cierto tipo de información considerada urgente ya que si se envía demasiada información a diario o con archivos de un tamaño importante, puede llegar a saturar el sistema y el boletín se enviará directamente a la papelera. Si la empresa cuenta con un sistema de correo institucional su implementación y utilización es gratuita. 71 Cuadro No. 18 Equipos y materiales para la implementación de boletines electrónicos: CANTIDAD 1 1 1 1 EQUIPOS Y MATERIALES Computador COREI I3, memoria RAM 4GB. Conexión a internet de 3 MB de capacidad. Servicio de diseño Toma de fotografías profesionales Total: COSTO 1.800 OBSERVACIÓN Costo por una vez Costo por una vez 6.000 500 Costo por una vez 500 Costo por una vez 8.800 Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 19 Recurso humano para la elaboración de boletines electrónicos: PERSONAL COSTO Elaboración de textos/contenidos Total: OBSERVACIÓN 3600 Sueldo anual 3600 Fuente: Elaboración propia 72 3.7.6.1 Presupuesto anual para la propuesta de Boletines electrónicos Cuadro No. 20 Presupuesto anual Boletines Electrónicos OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ACCIÓN ESPECIFICO ACTIVIDAD Sueldo anual del personal a cargo Incorporar la comunicación interna como Contratación una Servicio de herramienta Determinar los diseño estratégica en medios de la UCEM comunicación Contratación Planta se ajusten a las Boletines servicio Chimborazo necesidades del Electrónic profesional de para impulsar público os toma de la identidad objetivo fotografías corporativa aplicando las mediante el TIC Compra de uso de equipos medios de comunicación Contratación tecnológicos del servicio de internet TOTAL: COSTO CRONOGRAMA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN 3.600 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal 500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 2.800 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 6.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 13.400 Fuente: Elaboración propia 73 Gráfico No. 11 Diseño propuesto para el boletín electrónico Fuente: Elaboración propia 3.7.7 Periódico digital Con el objetivo de brindar un tratamiento más extenso a la información que se genere al interior de la empresa, y complementar la información que se envía a través de otros medios, se sugiere la incorporación de un periódico que en lugar de ser impreso tenga un formato digital al que pueda acceder el personal a través de los canales anteriormente citados puesto que se lo puede remitir por medio de un correo electrónico, o ser colocado en el blog corporativo e incluso colocado mediante un link a través de la cartelera virtual. 74 Es importante destacar que de igual manera el reemplazo de formato digital por el de un formato impreso permite de igual forma la reducción de costos de impresión y papel. Para su desarrollo se deberá considerar lo siguiente: Frecuencia de publicación: Mensual Número de páginas: 8 Contenido propuesto para el manejo del periódico digital: Portada. Índice. Mensaje de el/la Gerente o el Administrador/a de la Empresa. Noticias. Tema central: Reportaje especial sobre un tema especial. Colaboradores: Perfil del personal actual así como de los nuevos empleados. Artículos varios: colaboraciones de los empleados con temas variados. Eventos sociales: Cumpleaños, calendario de cumpleañeros, ascensos, homenajes, reconocimientos, nacimientos, matrimonios, entre otros. El diseño del periódico deberá ser efectuado por una empresa o persona especializada en formato jpg el cual a su vez se transformará a periódico digital por medio de la herramienta issuu (http://issuu.com), que permite visualizar material digitalizado electrónicamente de forma realista y personalizada, haciendo que se vea como una publicación impresa, con un formato de dos páginas a la vez y con vuelta de página animada. El acceso a esta plataforma es en línea y es de libre uso. 75 Cuadro No. 21 Equipos y materiales para el periódico digital: CANTIDAD 1 1 1 1 1 EQUIPOS Y MATERIALES COSTO OBSERVACIÓN Computador COREI I3, memoria RAM 4GB. 1.800 Costo por una vez Conexión a internet de 3 MB de capacidad. Diseño Toma de fotografías profesionales Manejo de formato en ISSUU Total: 6.000 Costo por una vez 6.000 Costo anual 500 Costo por una vez 0 14.300 Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 22 Recurso humano para el manejo del periódico digital CANTIDAD 2 PERSONAL COSTO Elaboración de textos/contenidos Total: Fuente: Elaboración propia Gráfico No. 12 Diseño periódico digital 76 OBSERVACIÓN 7.200 Sueldo anual 7.200 Fuente: Elaboración propia Carga del archivo en la plataforma ISSUU 77 Fuente: Elaboración propia 78 3.7.7.1 Presupuesto anual para la propuesta de un Periódico digital Cuadro No. 23 Presupuesto anual Periódico digital OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO Incorporar la comunicación interna como una Determinar los herramienta medios de estratégica en la comunicación UCEM Planta se ajusten a las Chimborazo para necesidades impulsar la del público identidad objetivo corporativa aplicando las mediante el uso TIC de medios de comunicación tecnológicos ACCIÓN Periódico digital CRONOGRAMA ACTIVIDAD COSTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN Sueldo anual del personal a cargo 7.200 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal Servicio de diseño 6.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Servicio de fotografía profesional 500 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Compra de equipos 2.800 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Contratación del servicio de internet 6.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago TOTAL: 22.500 Fuente: Elaboración propia 79 3.7.8 Intranet Uno de los medios tecnológicos de comunicación interna que ha proliferado en los últimos años siendo implementado por las grandes empresas en todo el mundo es el Intranet. Se trata de una página web con acceso exclusivo para los empleados y trabajadores de la empresa lo que permite manejar información confidencial. Cada persona recibe un usuario y mediante una clave tiene acceso desde su computador. La utilización del intranet es sumamente fácil ya que utiliza los mismos recursos del internet con los que las personas están familiarizadas como el uso del navegador, el correo electrónico como vía de intercambio de información, el chat para realizar reuniones o foros en tiempo real, entre otros. Los contenidos que se pueden manejar en una intranet son bastante amplios e incluyen: Organigrama. Misión, visión y políticas de la empresa. Historia de la empresa. Noticias, entrevistas y reportajes. Nuevos proyectos. Políticas y procedimientos. Novedades del personal. Ficha de cada empleado. Beneficios de la empresa. Información legal. Información de concursos de merecimientos. Cursos de capacitación. Encuestas y/o foros. Galería de fotos y videos. Eventos. Las plataformas de intranet pueden además incluir barras de búsqueda, buzón de sugerencias, información del tiempo, fecha y hora, calendario. 80 Es importante indicar que para poner en marcha un intranet se debe asignar recursos humanos para su diseño, puesta en funcionamiento y administración para la actualización diaria de los contenidos. Requerimientos técnicos para la implementación de una Intranet: Los pasos para incorporar una intranet a una empresa u organización incluyen efectuar un diseño de la estructura física: cableado, configuración básica de equipos, servidores de contenidos, servidores de bases de datos, de comunicaciones, entre otros. 1.- Es esencial contar con una red interna para lo cual se requiere de un servidor e infraestructura de conexión entre las distintas terminales y el servidor. 2.- El software es la aplicación por la cual los usuarios acceden a la Intranet y a los contenidos del servidor. Se debe efectuar adicionalmente un desarrollo del software y de los sistemas de seguridad. Es importante previo a su implantación efectuar un período de prueba para verificar que esté marchando adecuadamente. Los requerimientos técnicos mínimos para la implementación de una intranet son: Procesador Intel compatible: Sistema Pentium III 500 o superior 128 MB de memoria RAM Discos duros SCII de 20 GB con sus respectivas controladoras Unidad de CD ROM Netowork adapter con soporte para Windows 2000 y manejo de protocolos de internet Periféricos necesarios para operatividad del equipo (mouse, teclado, monitor) Sistema operativo Windows NT Server 4.0 10 Usuarios Versión Software de desarrollo Front page 2000 Visual C++ Enterprise versión 6.0 Software servidor SQL Server Enterprise versión 7.0 81 Cuadro No. 24 Requerimientos técnicos Intranet Diseño y desarrollo Hardware y Software Red LAN Ancho de banda Capacitación Ampliación infraestructura de computación Total: 60.000,00 60.000,00 Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 25 Personal para el manejo de una Intranet Administrador webmaster (interno) Levantamiento de información Total: 6.000 6.000 12.000 Fuente: Elaboración propia Nota: Las especificaciones y los costos pueden variar dependiendo de las especificaciones técnicas puntuales de la empresa. 82 3.7.8.1 Presupuesto anual para la implementación y manejo de una Intranet Cuadro No. 26 Presupuesto anual Intranet OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ACCIÓN ESPECIFICO Incorporar la comunicación interna como una Determinar los herramienta medios de estratégica en comunicación la UCEM se ajusten a las Planta necesidades del Chimborazo público para impulsar objetivo la identidad aplicando las corporativa TIC mediante el uso de medios de comunicación tecnológicos Intranet ACTIVIDAD COSTO CRONOGRAMA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN Sueldo anual del personal a cargo 12.000 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal Contratación Servicio de diseño 10.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Compra de equipos y capacitación 40.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago Ampliación infraestructura computación 10.000 Departamento de Adquisiciones Factura de pago TOTAL: 72.000 Fuente: Elaboración propia 83 3.7.9 El teléfono celular como medio de comunicación Siendo el teléfono celular el dispositivo de mayor utilización en el mundo y el cual lo poseen el cien por ciento de trabajadores y empleados de la Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo, resulta lógica su incorporación al proceso de comunicación interna como una de las herramientas más útiles para lograr una comunicación directa entre directivos, gerentes de área y trabajadores y empleados. Su uso se sugiere principalmente para comunicarse con el personal que labora parcial o completamente fuera de la oficina como los choferes, personal que trabaja en las minas (en zonas en que exista señal), personal del área de Servicios Generales, tramitadores o pagadores. El uso del celular se sugiere únicamente para temas puntuales, emergentes o relacionados directamente con el trabajador (por ejemplo un saludo de cumpleaños, una felicitación por un logro alcanzado, una disposición inmediata), también para propiciar interés en otros temas o direccionar al trabajador a que utilice otros medios de comunicación. Se lo debe usar únicamente dentro de la jornada laboral, para evitar invadir sus espacios de privacidad y dependiendo de la información a transmitir a través de llamadas o mensajes de texto, manejando mensajes simplificados de fácil entendimiento. Cuadro No. 27 Equipos para el teléfono celular como medio de comunicación Un teléfono inteligente Plan de telefonía con acceso a internet Total: 800 1.320 2120 Fuente: Elaboración propia Cuadro No. 28 Personal requerido para el manejo de celular como medio de comunicación: Elaboración de textos Total: 100 100 Fuente: Elaboración propia 84 3.7.9.1 Presupuesto anual para la propuesta de celular como medio de comunicación Cuadro No. 29 Presupuesto anual celular como medio de comunicación OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ACCIÓN ESPECIFICO ACTIVIDAD Incorporar la Sueldo anual comunicación del personal a interna como cargo una Compra de herramienta Determinar los equipo estratégica en medios de la UCEM comunicación Celular Planta se ajusten a las como Chimborazo necesidades del medio de para impulsar público comunica Contratación la identidad objetivo ción servicio de corporativa aplicando las telefonía mediante el TIC uso de medios de comunicación tecnológicos TOTAL: Fuente: Elaboración propia COSTO CRONOGRAMA 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 1 1 RESPONSABLE 2 MEDIO DE VERIFICACIÓN 1.200 Departamento de Talento Humano Rol de pago del personal 800 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 1.320 Departamento de Adquisiciones Factura de pago 3.320 85 Gráfico No. 13 Modelo de comunicación por teléfono celular Fuente: Elaboración propia 86 3.8 CONCLUSIONES En base a los resultados arrojados en las encuestas y las entrevistas efectuadas se determinaron las actividades necesarias para efectuar un manejo adecuado de la comunicación al interior de la Planta Chimborazo. Buscando atender las necesidades de los trabajadores y empleados, así como las de la administración y áreas gerenciales, se definió un plan de fácil implementación y manejo que incorpora actividades puntuales pero efectivas para la transmisión de la información. Este plan pretende lograr que todos los empleados y trabajadores tengan un libre acceso a la información, desde cualquier lugar y con tan solo contar con un dispositivo con conexión a internet. Para ello se ha tomado los medios tradicionales que mayor acogida tienen en la empresa y se los ha modernizado o tecnificado aplicando las nuevas tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como en el caso de las tradicionales carteleras informativas que en este caso se reemplazan con carteleras virtuales y pantallas táctiles, y, el informativo diario que se transmite por las pantallas de televisión y que ahora se convierte en un informativo online. El plan se complementa con la creación de un Departamento de Comunicación como una forma de incorporar al personal necesario para efectuar un manejo adecuado de la comunicación, y organizar las funciones que cada persona debe cumplir para lograr una adecuada administración y manejo de los medios propuestos. En general, de la presente investigación se concluyen una serie de interesantes criterios alrededor de la incorporación de las Tecnologías de la Información y las Comunicación (TIC) en el proceso comunicacional de la Unión Cementera Nacional UCEM, Planta Chimborazo. Se pueden citar varias ideas fundamentales: La Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M. Planta Chimborazo, en el año 2013, efectuó una inversión de más de 40 millones de dólares con la finalidad de incorporar a la tecnología en sus procesos productivos. Esto le ha permitido contar con un sistema de control moderno, que 87 incluye herramientas informáticas desarrolladas por los proveedores, específicamente para la industria cementera. Esta nueva planta considerada la más moderna Planta de Producción de cemento del Ecuador e incluso una de las mejores a nivel de Latinoamérica, a través de la tecnificación logró automatizar más del 99% de los procesos, logrando disminuir tiempos, reducir costos y sobre todo alcanzar la mejor calidad en sus productos. Lo ideal sin embargo sería que esta evolución tecnológica llegue a abarcar todos los aspectos empresariales para generar una verdadera transformación. En el aspecto comunicacional de la empresa, la incorporación de la tecnología debería ser considerada como un aspecto primordial puesto que su aplicación está directamente relacionada con el aprovechamiento del recurso humano a través de la mejora del clima laboral lo que incide directamente en el cumplimiento de las metas y objetivos planteados. Hoy por hoy, al interior de las empresas existen dos herramientas básicas que son imprescindibles: la computadora y el internet, independientemente de su tamaño o capital que maneje ya que son herramientas que le permiten ampliar su visión hacia el mundo para lograr una alta ventaja competitiva. Si bien es cierto que la tecnología no es una solución para las empresas, su valor está en que facilita la mejora y la optimización, por tal el manejo de la comunicación no debe ser vista solo como una actividad más sino como una herramienta de gestión estratégica. 3.9 RECOMENDACIONES Para ejecución y cumplimiento del presente plan se sugiere las siguientes recomendaciones: - Una de las claves para la ejecución del presente plan es integrar a todos los departamentos y miembros de la empresa en sus diferentes niveles alrededor de este nuevo manejo de la comunicación interna, su participación y presencia activa alrededor 88 de este proyecto asegurará su efectividad. De esta interacción dependerá el flujo de información y su actualización permanente, aspectos claves para el logro de los objetivos planteados. - Para asegurar la sostenibilidad del Plan la empresa debe designar un presupuesto anual que permita desarrollar las actividades propuestas lo cual será primordial para su implementación y continuidad. - Se deberá procurar la mejora continua del plan aplicando un sistema de gestión de calidad mediante evaluaciones periódicas que permitan reformar o mejorar el diseño y la planificación para asegurar que continúe acorde con las necesidades del momento en que se encuentre la empresa y sus trabajadores y empleados. 89 3.10 BIBLIOGRAFÍA Abadal E. (2001), Sistemas y servicios de información digital, Barcelona, España. Ediciones Trea. Abreu C. (2003), El periodismo en internet, Caracas, Venezuela. Fondo Editorial de Humanidades y Educación. Aced C. 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(2009), Estados de comunicación: Una aproximación a la posible comunicología, España, Editorial Cultiva Comunicación SL. 94 3.11 ANEXOS Anexo No. 1 Cuestionarios entrevistas Cuestionario entrevista No. 1 Cuáles son los principales problemas que ha tenido la Empresa por el inadecuado manejo de la comunicación? Cómo debería ser la comunicación para procurar un entendimiento entre los miembros de la organización? Qué tan beneficiosa considera usted la incorporación de los medios tecnológicos en el proceso de comunicación interna? Piensa usted que el mejoramiento de la comunicación interna puede incidir en el mejoramiento del clima laboral? Por qué? Cuáles son los principales temas en los que se requiere un soporte de comunicación interna? Cuáles son los medios que se utilizan actualmente para el manejo de la comunicación interna? Cómo está conformada el área de comunicación de la empresa? Cuáles son las principales actividades que comprende el plan actual de Relaciones Públicas? De qué forma se evalúa la eficacia del manejo de la comunicación interna? Cuestionario entrevista No. 2 Cuál es la influencia que han tenido las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación en la dinámica empresarial? Cuál ha sido el principal aporte de las TIC en la comunicación? Cuáles cree usted son las ventajas de las TIC para el proceso de comunicación? Qué deben hacer las empresas para maximizar los beneficios de las TIC en el proceso de comunicación? Cuál es el impacto de las TIC en la sociedad actual? Cuáles son las nuevas herramientas de las TIC que se podrían utilizar para mejorar el proceso de comunicación interna de la UCEM Planta Cemento Chimborazo? 95 Cuál es la tendencia actual en cuanto a las TIC para su aplicación en los procesos de comunicación? Qué capacidad tiene la empresa para dar soporte a la aplicación de estos nuevos sistemas tecnológicos? Cuántas personas en la empresa tienen un computador personal? Cuántas personas en la empresa tienen un computador compartido? (Definir por áreas). Cuántas personas de la empresa tienen correo electrónico institucional? Cuántos celulares ha entregado la empresa para sus funcionarios y empleados? y cuántos tienen plan de datos? 96 Anexo No. 2 Formato de la Encuesta: ENCUESTA DE COMUNICACIÓN INTERNA Encuesta No. Fecha: En mi calidad de estudiante de la carrera de Ingeniería en Diseño y Comunicación Visual, de la Universidad Autónoma de Los Andes UNIANDES, con previa autorización de la Gerencia General de la empresa, me encuentro efectuando un estudio acerca del manejo de la comunicación interna en la Unión Cementera Nacional, UCEM C.E.M., Planta Chimborazo. De la manera más atenta solicito su colaboración para responder con franqueza a las siguientes preguntas. Tenga en cuenta que sus respuestas serán anónimas y se utilizarán únicamente para fines académicos. Los resultados obtenidos serán utilizados para la elaboración de una tesis universitaria. 1.- De los siguientes medios de comunicación, señale el que a su criterio le ha facilitado el acceso a la información de la UCEM C.E.M., Planta Chimborazo? (Marque con una X) Carteleras Pantalla Memorando Material informativo (folletos, afiches, volantes) Oficio Medios de comunicación externos Otro * *En el caso de escoger la opción otro, favor especificar: ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………. 2.- Qué aspectos considera indispensables para que exista una buena relación entre autoridades y empleados/trabajadores de la empresa? (marque con una X) 97 Salario Justo Estabilidad Compañerismo Comunicación/Información Buen clima laboral Oportunidad para superarse Otro * *En el caso de escoger la opción otro, favor especificar: ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………. 3.- Considera que la información que usted recibe es de su utilidad… Siempre Algunas veces Casi nunca Nunca 4.- Usted considera que si mejora la comunicación en la empresa, usted: Se sentiría más seguro en su trabajo Ayudaría a mejorar su relación con las autoridades/jefes Mejoraría su relación con los compañeros Le ayudaría a trabajar con un mayor compromiso No incidiría mayormente en su rendimiento 98 Seguiría trabajando igual Otro * *En el caso de escoger la opción otro, favor especificar: ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 99 Anexo No. 3 Fotografías Unión Cementera Nacional UCEM C.E.M., Planta Chimborazo Planta de producción No. 1 San Juan – Riobamba Planta de producción No. 2 San Juan – Riobamba 100 Planta de Prefabricados – Chiquicaz – Riobamba Mina de Cuiquiloma 101 Mina de Calerita Shobol Personal oficina de ventas Ambato 102 Personal oficina de ventas Quito Personal oficina de ventas y administrativas Riobamba 103 Anexo No. 4 Organigrama actual de la Empresa ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL CEMENTO CHIMBORAZO C.A. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS COMISARIOS AUDITORIA INTERNA DIRECTORIO GERENCIA GENERAL ASESORÍA JURÍDICA PLANIFICACIÓN COMUNICACIÓN GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA FINANCIERA GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN GERENCIA DE TALENTO HUMANO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL GERENCIA TECNICA GERENCIA DE COMERCIALIZACION ADQUISICIONES CONTABILIDAD APLICACIONES INFORMÁTICAS Y BASE DE DATOS TALENTO HUMANO PRODUCCION VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE TESORERIA SOPORTE TÉCNICO Y COMUNICACIONES DESARROLLO ORGANIZACIONAL MTTO. PROGRAMADO LOGÍSTICA Y DESPACHO SERVICIOS GENERALES DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO GERENCIA SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y RELACIONES CON LA COMUNIDAD SEGURIDAD INDUSTRIAL SALUD PRESUPUESTOS MTTO. MECANICO SEGUROS MTTO. ELECTRICO AMBIENTE Y RELACIONES COMUNITARIAS CONTROL DE CALIDAD Anexo No. 5 Carteleras Informativas 104 GERENCIA DE PREFABRICADOS INGENIERIA OPERACIÓN MONTAJE CONTROL DE CALIDAD LOGISTICA MERCADEO GEOLOGÍA Y MINAS GERENCIA DE PROYECTOS Anexo No. 6 Pantallas informativas Comedor Planta de Prefabricados 105