CONSEJO PARA PREVENIR Y ELIMINAR LA DISCRIMINACIÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO COPRED PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 No. 1. OBJETIVO ACCIONES Designar un servidor público responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del Organismo. Nombrar al servidor público responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos dependiente de la Coordinación de Administración y Finanzas del Organismo. Responsable: 2 3 4 FECHA INICIO-TÉRMINO Coordinador Finanzas de Administración Contar con un servidor público responsable de la administración y control de los documentos del Archivo del Organismo. y Conocer la situación o estado actual de los Archivos de Trámite de las diversas áreas adjetivas y sustantivas que integran el COPRED Preparar un resumen de la situación o estado actual de los Archivos de Trámite de cada área administrativa del COPRED, para su presentación al COTECIAD. Contar con un Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, COTECIAD del COPRED. Elaborar el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, COTECIAD del COPRED, remitiéndolo a la Coordinación General de Modernización Administrativa para su registro, previa aprobación del COTECIAD. Contar con un Manual Específico de Operación para el Manejo de Archivos Administrativos en el Julio-Julio METAS Julio- Julio Responsable: Encargados de los Archivos de Trámite de cada Área Que los miembros del Comité tengan conocimiento sobre la situación real del estado en que se encuentran y funcionan los Archivos de Trámite del Organismo. Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos Regular la integración y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo para Prevenir y Eliminar la Discriminación de la Ciudad de México. Elaborar el Manual Específico de Operación para el Manejo de Archivos Administrativos del COPRED, incluyendo formatos de los instrumentos de control archivístico: Cuadro de clasificación archivística, el Establecer los lineamientos específicos para el manejo, control y conservación de los documentos que integran los Julio- Julio Julio- Agosto Hoja 4 de 6 CONSEJO PARA PREVENIR Y ELIMINAR LA DISCRIMINACIÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO COPRED PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 No. OBJETIVO COPRED. ACCIONES FECHA INICIO-TÉRMINO catálogo de disposición documental e inventarios de archivos de trámite, concentración e histórico, remitiéndolos a la Coordinación General de Modernización Administrativa para su registro, previa aprobación del COTECIAD. METAS archivos, así como determinar las vigencias y transferencias de los expedientes que conforman los archivos. Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 5 Implementar un Programa Anual de Capacitación y Desarrollo Profesional en materia de Archivos. Elaborar el Programa Anual de Capacitación y Desarrollo Profesional del personal que realiza funciones archivísticas en el Organismo, previa aprobación del COTECIAD. Julio- Agosto Que los encargados de los diferentes archivos tengan los conocimientos archivísticos necesarios para el óptimo funcionamiento de los mismos. Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 6 Contar con el mobiliario Elaborar el Programa Anual de Renovación de necesario y adecuado en el Mobiliario para la adquisición de los recursos materiales Archivo de Concentración. de mayor urgencia que se requieren en el Archivo de Concentración del Organismo. Julio- Agosto Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 7 Implementar tecnologías Elaborar un estudio para la utilización escalonada de de la información en el tecnologías de la información en el Archivo de Archivo de Concentración. Concentración del Organismo, haciéndolo del Julio- Agosto Que el Archivo de Concentración tenga el espacio y mobiliario suficiente y adecuado para salvaguardar los documentos y expedientes que lo conforman. Que el Archivo de Concentración tenga el equipo de cómputo que garantice el Hoja 5 de 6 CONSEJO PARA PREVENIR Y ELIMINAR LA DISCRIMINACIÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO COPRED PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 No. OBJETIVO ACCIONES FECHA INICIO-TÉRMINO conocimiento al COTECIAD. control y uso de los documentos y expedientes que lo integran en sus diferentes formatos: físicos y virtuales. Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 8 Difundir información, manuales, procedimientos y demás lineamientos en materia archivística. Llevar a cabo la difusión y divulgación archivística entre los responsables de los archivos de trámite del COPRED de los manuales, procedimientos y demás información sobre la materia. PERMANENTE Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 9 Implementar un Programa Anual de Conservación y Preservación de Documentos contenidos en los Archivos del COPRED. Elaborar el Programa Anual de Conservación y Preservación de los Documentos contenidos en los Archivos del COPRED, previa autorización del COTECIAD Julio- Agosto Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos 10 Implementar un Plan de Prevención y Atención de Riesgos y Contingencias para el Archivo de Concentración del COPRED. Elaborar un estudio para conocer las situaciones de emergencia, riesgos imprevistos y contingencias en el Archivo de Concentración en el Organismo y elaborar un plan de prevención, haciéndolo del conocimiento al COTECIAD. METAS Julio- Agosto Que todo el personal en el manejo y control de archivos tenga conocimiento de los lineamientos y políticas de operación de los archivos para su debido cumplimiento. Que los miembros del COTECIAD evalúen el estado de conservación y preservación de los Archivos del COPRED y se tomen las medidas pertinentes. Que el Archivo de Concentración del Organismo se encuentre físicamente salvaguardado. Responsable: Unidad Coordinadora de Archivos Hoja 6 de 6