PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Pagina 1 de 4 Procedimiento de Auditorías Internas I. OBJETVO Definir criterios y metodología para la realización de auditorías internas, según los requisitos de norma ISO 9001:2008. II. ALCANCE Aplica a todos los procesos definidos en el SGC de la Corporación Municipal de lo Prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Sobre la Planificación de Auditorías: Se debe elabora un Plan de Auditoria a lo menos con 2 semanas de anticipación a la realización de la auditoria e informar al área a auditar. Se debe definir en Plan; fecha de auditoria, alcance de auditoria, horario de entrevistas al personal, auditores designados, identificación del o las áreas a auditar. Sobre los auditores: Los auditores internos deben mantener curso de Auditor Interno de mínimo 16 horas, basado en la aplicación de norma ISO 9001 en su versión correspondiente. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Los auditores deben ser objetivos e imparciales. Los dueños y/o responsables de procesos, deben cooperar en la facilitación de información durante el desarrollo de la auditoria y mantener una buena disposición. Los auditores deben tener disposición a escuchar, mantener una actitud imparcial y no deben realizar juicios de valor. IV. DIAGRAMA DE FLUJO Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Pagina 2 de 4 PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS Entrada Actividades/Registros Responsables Programa Anual Auditorias Programa Anual Auditorias Internas El Representante de la Dirección en Diciembre de cada año elabora Programa Anual de Auditorias Internas de año siguiente, definiendo según importancia y criticidad de cada proceso, el numero de auditorias a realizar. Asigna a auditores internos y presenta a la Dirección de CMLP para aprobación del Secretria General (V°B° por firma o E-mail). Representante Dirección (RD) Se mantiene lista de auditores internos de CMLP , los cuales deben tener como mínimo un curso de Auditor Interno de Sistemas de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008 de 16 horas. Representante Dirección (RD) La coordinación de la realización de auditorias internas comienza con la elaboración del Plan de Auditoria, consultando previamente la disponibilidad de auditores y áreas a auditar. El Plan debe ser enviado con al menos 15 días de anticipación a las Directores y dueños de procesos. Se debe tener en cuenta que el auditor no debe auditar su propia área de trabajo. Representante Dirección (RD) Plan Auditorias Internas El plan de auditoria debe contener como mínimo, área a auditar, objetivo y alcance de auditoria, fecha de realización, identificación de los procesos a auditar, auditores designados y cargos de dueños de procesos a auditar. Horario de las entrevistas por proceso y cargo de dueño de proceso. Una vez confirmada recepción por Directores de áreas y dueños de procesos, se comienza a prepara registros de hallazgos de auditorias, se deben revisar los hallazgos de auditorias internas anteriores, para revisar su eficacia y cierre en cada área a auditar. Las auditorias comienzas con una breve reunión de inicio, donde se explica el objetivo, alcance de la auditoria y se revisan horarios de entrevistas para su confirmación. Representante Dirección (RD) Auditores Representante Dirección (RD) Auditores Representante Dirección (RD) Registro de Hallazgos Las auditorias deben tener un enfoque objetivo, respecto a la verificación de cumplimiento de requisitos definidos en procedimientos, bajo los registros declarados. Los hallazgos detectados deben ser registrados durante esta actividad de manera clara, precisando la descripción del hallazgos detectados, magnitud y categoría (No Conformidad, observación y Oportunidad Mejora), se debe indicar proceso, documentos y registros revisados. Se debe indicar al final de cada entrevista los hallazgos detectados a los auditados. Auditores Informe de Auditoria Interna Al finalizar el proceso de auditoría, los auditores se deben reunir para revisar los hallazgos detectados, definir su categorización y elaborar Informe de Auditoria Interna (registrando claramente los hallazgos detectados (No Conformidades, Observaciones y Oportunidades de Mejora). El Informe de auditoria interna es presentado al RD para su conocimiento. Difusión a los Directores de Área y dueños de procesos Auditor Jefe - Auditores Representante Dirección (RD) Actas de Mejoras El Director del Área en conjunto con el dueño de proceso, deben levantar sin demora los hallazgos detectados de Informe de Auditoria en registro de Tratamiento de Hallazgos, donde deben tomar las acciones definidas en Procedimiento de Mejora Continua, según corresponda. Deben enviar registros de tratamiento de hallazgos a RD Se controlara la aplicación de Procedimiento de Mejora Continua, análisis de causa, implementación de acciones y verificación de eficacia, para asegurar su correcta a aplicación. Director de Area Dueños de procesos Representante Dirección (RD) Fin Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Pagina 3 de 4 V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION 00 01 02 03 ITEM Todos Todos Todos I y II III IV V FECHA 02.11.2011 07.11.2011 04.01.2012 07.12.2015 MODIFICACION Elaboración del procedimiento Modificaciones en procedimientos obligatorios Modificaciones en Manuales obligatorios Se mejora redacción de objetivo y alcance Se agregan criterios de aplicación d procedimiento Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, Se implementa control de modificaciones por cada documento Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 4 de 4