Contraloría General de la República

Contraloría General de la República
Hace 2 años, la Contraloría albergaba necesidades tecnológicas como que: el espacio era limitado en los buzones de
correo electrónico del personal, el hardware en ambiente
virtualizado corría en una versión antigua, se utilizaba el
antiguo método de cinta para el almacenamiento de información, no se hacía back-up de la información con la periodicidad necesaria, entre otros.
Estas necesidades dieron lugar al Plan de Actualización del
área de Informática de la Contraloría inició hace 2 años- con
la construcción de una base de datos. Para este proyecto,
entró Sonitel. Se empezó reemplazando los servidores que ya
estaban virtualizados y virtualizando los que no. Fue necesario reemplazar y convertir equipo e, instalar aplicaciones de
respaldo y recuperación de datos. Se consolidó un ambiente
virtualizado digno del siglo 21.
Adicionalmente, se adquirió hardware nuevo para actualizar
la herramienta de mensajería y se amplió el espacio en los
buzones de los usuarios para agilizar la comunicación interna
y la productividad de esta entidad gubernamental. Para completar el servicio, se instaló una herramienta de monitoreo del
ambiente virtual para identificar oportunamente cualquier
situación que pudiera causar un fallo en el sistema.
Para redactar este caso de éxito,
entrevistamos a Jesús González Director de Tecnología de la
Contraloría.
"Es importante tener un socio de negocio que sea responsable como Sonitel para este tipo
de proyectos. La institución tiene que protegerse y asegurarse de que el proveedor pudiera
hacer frente a cualquier situación problemática. Un comité evaluador escogió la propuesta
de Sonitel y no nos equivocamos".
¿Cómo impactó su organización el servicio de Sonitel?
"A partir de las distintas herramientas que fueron instaladas por Sonitel, hemos
podido implementar nuevos proyectos y nuevas aplicaciones. Ahora es más
dinámico restaurar nuestra información. Imagínate que antes para recuperar información había que ir hasta una bodega. Ahora la información está accesible en la
red".
Los cambios tecnológicos son recibidos con resistencia dentro de las organizaciones. ¿Cómo respondieron los usuarios internos de la Contraloría al Plan de
Actualización?
"Se reemplazó el 95% del core de informática de manera transparente para los usuarios. No fue traumático porque fueron viendo las mejoras de manera inmediata.
Como el acceso y el performance de los sistemas ha mejorado, aunque no conozcan el lado técnico detrás, todos han notado que las aplicaciones son más rápidas.
Un proyecto de esta naturaleza, bien ordenado y bien planificado, impacta positivamente un lugar de trabajo".
La Contraloría tiene 3 tipos de clientes. Su equipo de usuarios internos, clientes a
nivel gubernamental y, los ciudadanos del país. Cualquier cambio que se hiciera
en su sistema de informática iba a tener repercusiones a nivel nacional. Para poner
las cosas en perspectiva, sólo pensemos que la Contraloría está encargada de
procesar 125 mil pagos cada quincena.
A partir del servicio recibido, se lanzaron iniciativas en su página web como
"Sígueme"- herramienta de seguimiento. Ahora, los usuarios pueden darle
seguimiento a cualquier trámite del que sean protagonistas y verificar el estatus
de su cumplimiento. Con proveedores de tecnología como Sonitel trabajando con
entidades gubernamentales, se empieza a notar la eficiencia en los procesos.
"Poco a poco nos vamos ordenando. Este proyecto nos dejó preparados para tener planes
de contingencia para aplicaciones críticas y no- críticas. Se tiene la infraestructura para seguir
avanzando de nivel de madurez. Y se seguirá avanzando poco a poco hasta tener todo el esquema
completo de la visión que se tuvo desde un principio".
El Plan de Actualización de la Contraloría se ha llevado a cabo de forma gradual.
De esta manera se puede ir construyendo sobre fundaciones sólidas. La oferta de
Core 2 demuestra 5 niveles de madurez. Llegar al nivel 5 muy bien puede ser el
producto de una evolución constante. El trabajo que se ha hecho con la Contraloría es prueba que cada nivel tiene su beneficio, pero que además, vale la pena
ver el proceso como un ciclo de mejora continua y no como un camino con un fin
específico.
"El error que se comete es pensar que uno se tiene que comer el dulce de una sentada.
Hay que ir armando pedazos por pedazos hasta tener la edificación completa.
La experiencia me ha dicho que cuando se hace un proyecto demasiado grande,
no se termina realizando".
"Lo barato sale caro. A veces no querer invertir a al finales cuando ocurre una
situación, el costo resulta siendo mayor que las inversiones que se hagan oportunamente.
Esta es una recomendación a las gerencias de las instituciones sean gubernamentales o privadas: piensen en Impacto a largo plazo vs Inversión oportuna".
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