LA CAPACITACIÓN

LA CAPACITACIÓN
La capacitación es un proceso continuo de
enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se
desarrolla las habilidades y destrezas de
los servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales.
La capacitación mejora los niveles de
desempeño y es considerada como un
factor de competitividad en el mercado
actual.
IMPORTANCIA DE LA CAPACITACION
La importancia de la capacitación tiene incidencia en varios aspectos como:
a)
Productividad
Las actividades de capacitación no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino
también a los trabajadores con experiencia. Ya que capacitar a los empleados consiste en
darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño
óptimo. Las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores
tengan la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las
mejores condiciones a sus tareas diarias.
b)
Calidad
Los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados,
también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando
los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de
sus trabajos, cuando tienen los conocimientos y habilidades labores necesarios, son
menos propensos a cometer errores costosos en el trabajo.
c)
Planeación de los Recursos Humanos
Las necesidades futuras de personal dependerán en gran medida de la capacitación y
desarrollo del empleado.
d)
Salud y seguridad
Una adecuada capacitación ayuda a prevenir accidentes industriales, mientras que en un
ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado.
e)
Dimensión psicológica
La capacitación genera un cambio de actitud, tanto para sus relaciones personales como
laborales, además, mejora su grado de motivación, de seguridad en sí mismo, el nivel de
autoestima, etc.
f)
Desarrollo personal
No todos los beneficios de capacitación se reflejan en la misma empresa. En el ámbito
personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativo, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, mayor sensación
de competencia y un sentido de conciencia; un repertorio más grande de habilidades y
otras consideraciones son indicativos del mayor desarrollo personal.
Prevención de la obsolescencia
g)
La capacitación continua es necesaria para mantener actualizados a los trabajadores de
los avances en sus campos laborales respectivos, en este sentido la obsolescencia puede
controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de
recursos humanos, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a
las oportunidades, así como los riesgos del cambio tecnológico. Las capacidades
individuales están siendo transformadas en capacidades de la organización. Los gerentes
y profesionales de Recursos Humanos deberán desarrollar constantemente las
capacidades necesarias para el éxito. Por lo tanto, es necesario redefinir las capacidades
de la organización, que podríamos denominar "ADN de la competitividad", para dar
sustento a integrar las capacidades individuales.
h)
Supervivencia
La capacitación bien administrada, influye en la eficiencia de las organizaciones, porque
se representa de manera directa en los subsistemas, (tecnología, administrativo, y el
social-humano).
La preocupación fundamental de cualquier empresario es el crecimiento y la consolidación
de su negocio o, por lo menos su supervivencia.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACION
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Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en términos
de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su trabajo.
Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una
mayor competitividad y conocimientos apropiados.
Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus
puestos tanto actuales como futuros.
Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los
cambios científicos y tecnológicos que se generen proporcionándoles información
sobre la aplicación de nueva tecnología.
Lograr cambios en su comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones
interpersonales entre todos los miembros de la empresa.
BENEFICIOS DE LA CAPACITACION
1. Sube el nivel de satisfacción con el puesto, lo cual, a su vez, aumenta la
productividad.
2. Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas.
3. Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
4. Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones.
5. Aumenta la autoestima de las personas, lo que redunda en un mejor clima
laboral.
6. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
7. Permite el logro de metas individuales.
8. Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.
9. Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
10. Mejora el clima organizacional.
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PROPOSITOS DE LA CAPACITACION:
Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de la
organización.
Planificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales.
Elaborar la calidad del desempeño.
Resolver problemas.
Habilitar su promoción.
Inducción y orientación del nuevo personal en al empresa.
Actualizar conocimientos y habilidades.
Preparación integral para la jubilación.
TIPOS DE CAPACITACIÓN
Los tipos de capacitación son muy variados y se clasifican con criterios diversos:
A. POR SU FORMALIDAD
.
Capacitación Informal. Está relacionado con el conjunto de orientaciones o
instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa, por ejemplo un
contador indica a un colaborador de esa área la utilización correcta de los archivos
contables o enseña cómo llevar un registro de ventas o ingresos.
·
Capacitación Formal. Son los que se han programado de acuerdo a
necesidades de capacitación específica Pueden durar desde un día hasta varios
meses, según el tipo de curso, seminario, taller, etc.
B. POR SU NATURALEZA
·
Capacitación de Orientación: Para familiarizar a nuevos colaboradores de
la organización, por ejemplo en caso de los colaboradores ingresantes.
·
Capacitación Vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo.
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Capacitación en el Trabajo: práctica en el trabajo
·
Entrenamiento de Aprendices: período formal de aprendizaje de un oficio.
·
Entrenamiento Técnico: Es un tipo especial de preparación técnica del
trabajo
.
Capacitación de Supervisores: aquí se prepara al personal de supervisión
para el desempeño de funciones gerenciales
. Otros Tipos: cualquier situación poco usual no incluida anteriormente
C. POR SU NIVEL OCUPACIONAL
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Capacitación de Operarios
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Capacitación de Obreros Calificados
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Capacitación de Supervisores
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Capacitación de Jefes de Línea
·
Capacitación de Gerentes
Capacitación para el trabajo: Va dirigida al trabajador que va a desempeñar una
nueva actividad, ya sea por ser de reciente ingreso o por haber sido promovido o
reubicado dentro de la misma empresa.
Se divide a su vez en:
1.
Capacitación de pre ingreso. Se hace con fines de selección y busca brindar
al nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que necesita para el
desempeño de su puesto.
2.
Capacitación de inducción. Es una serie de actividades que ayudan a integrar
al candidato a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general.
3. Capacitación promocional. Busca otorgar al trabajador la oportunidad de
alcanzar puestos de mayor nivel jerárquico.
4. Capacitación en el trabajo. Es una serie de acciones encaminadas a
desarrollar actividades y mejorar actitudes en los trabajadores. Se busca lograr la
realización individual, al mismo tiempo que los objetivos de la empresa. Busca el
crecimiento integral de la persona y la expansión total de sus aptitudes y
habilidades, todo esto con una visión de largo plazo. El desarrollo incluye la
capacitación, pero busca principalmente la formación integral del individuo, la
expresión total de su persona.
TÉCNICAS DE CAPACITACIÓN.
Estas se dividen en:
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a) Técnicas aplicadas en el sitio de trabajo:
·
Capacitación en el puesto: Contempla que una persona aprenda una
responsabilidad mediante su desempeño real. Ofrece varias ventajas, tales como
que es relativamente económica, los trabajadores en capacitación aprenden al
tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del
trabajo como salones o dispositivos de aprendizaje programados. El método
también facilita el aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente
el trabajo y obtienen una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su
desempeño. Existen varios tipos de capacitación en el puesto, entre ellas:
El método de instrucción o sustituto, en la que el empleado recibe la
capacitación en el puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.
La rotación de puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en
intervalos planeados.
Rotación de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados, experiencia en
varios puestos, se utiliza la rotación del personal de una a otra función. Cada
movimiento de un puesto a otro es normalmente precedido por una sesión de
instrucción directa. Además de proporcionar variedad en su labor diaria, esta
técnica ayuda a la organización en período de vacaciones, ausencias, renuncias,
entre otros.
Relación experto-aprendiz: En las técnicas de capacitación que utilizan una
relación entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la
retroalimentación que se obtiene prácticamente de inmediato.
b) Técnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:
Conferencias, videos y películas, audiovisuales y similares: Estas técnicas no
requieren de una participación activa del trabajador, economizan tiempo y
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recursos. Los bajos niveles de participación, retroalimentación, transferencias y
repetición que estas técnicas muestran, pueden mejorar mucho cuando se
organizan mesas redondas y sesiones de discusión al terminar la exposición.
Simulación de condiciones reales por computadoras: Consiste en la
simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador se va a
aprender de manera práctica su puesto de trabajo. Permite transferencia,
repetición y participación notable, generalmente las utilizan las compañías aéreas,
los bancos y los hoteles.
Actuación o socio drama: Esta técnica obliga al capacitando a desempeñar
diversas identidades. Se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de
mejores relaciones humanas. Una de las ventajas es que se pueden crear
vínculos de amistad, así como tolerancia de las diferencias individuales.
Estudio de casos: Permite al trabajador resolver situaciones parecidas a las que
se pudieran presentar en su trabajo, mediante el estudio de una situación
específica real o simulada. Para ello, recibe sugerencias de otras personas y
desarrolla habilidades para la toma de decisiones. En esta técnica de capacitación,
se practica la participación, más no así la retroalimentación y la repetición.
Lectura, estudios individuales, instrucción programada: Se refiere a cursos
basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos
programas de computadoras. Resultan de gran utilidad en circunstancias de
dispersión geográfica o cuando hay dificultad para reunir un grupo de asistentes a
un programa de capacitación. Los materiales programados proporcionan
elementos de participación, repetición, relevancia y retroalimentación.
Capacitación en laboratorio (sensibilización): Constituye una modalidad de la
capacitación en grupo. Se emplea para desarrollar las habilidades interpersonales
y el desarrollo de conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras
responsabilidades laborales. Por lo general se utiliza a un profesional de
psicología como moderador de estas sesiones. Se basa en la participación,
retroalimentación y repetición.
TIPOS DE CAPACITACIÓN
 Capacitación para el trabajo: Esta dirigida al trabajador que va a desempeñar
una nueva función.
 Capacitación de pre ingreso: Se realiza con fines de selección, concentrándose
en proporcionar al nuevo personal, los conocimientos necesarios y desarrollar sus
habilidades.
 Inducción: Conjunto de actividades, que informan al trabajador sobre la
organización, los planes, los objetivos y las políticas. Para apresurar su integración
al puesto, al grupo de trabajo y a la organización.
 Capacitación promocional: Conjunto de acciones de capacitación que dan al
trabajador, la oportunidad de alcanzar puestos de mayor nivel de autoridad,
responsabilidad y remuneración.
 Técnicas audiovisuales: se presenta la información a los empleados mediante
técnicas audiovisuales como películas, circuito cerrado de televisión, cintas de
audio o video.
 Aprendizaje programado: Es un método sistemático para enseñar habilidades
para el puesto, consiste en presentar un conjunto de preguntas o hechos para que
el alumno responda luego revisa y compara con las respuestas y retoma a
aquellas en las que se ha equivocado, hasta responder correctamente todas. Este
método permite al empleado una retroalimentación inmediata sobre la precisión de
sus respuestas y sobre el aprendizaje que va logrando.
 Simulaciones: Es una técnica en la que los empleados aprenden en el equipo
real o en equipos de simulación la ejecución de sus tareas por ejemplo simulación
de manejo de máquinas, vehículos, aviones, etc. que utilizaran en su puesto pero
en realidad son instrumentos fuera del mismo.
ETAPAS DEL PROCESO DE CAPACITACION
1. ANALISIS DE LAS NECESIDADES
a. Identificar las habilidades y los conocimientos específicos para el
desempeño del trabajo con la finalidad de mejorar el rendimiento y
la productividad.
b. Analizar a los participantes para asegurar que el programa se ajuste
a sus niveles específicos de educación, experiencia y
competencias, así como a sus actitudes y a sus motivaciones
personales.
c. Establecer los objetivos de la capacitación.
2. DISEÑO DE LA INSTRUCCIÓN
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Reunir objetivos, métodos, recursos, descripción y secuencia del contenido,
ejemplos, ejercicios y actividades de la instrucción. Organizarlos en un programa.
3. VALIDACIÓN
Presentar y validar previamente la capacitación ante una audiencia representativa.
Basar las revisiones finales en resultados piloto para garantizar la eficacia del
programa.
4. APLICACIÓN
Cuando sea aplicable, impulsar el éxito con un taller para capacitar al instructor,
que se centre en el conocimiento y las habilidades para la presentación, además
de en el contenido mismo de la capacitación.
5. EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Evaluar el éxito del programa de acuerdo con:
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Reacción.
Documentar las reacciones inmediatas de los aprendices ante la capacitación.
Aprendizaje.
Usar tanto los recursos para la retroalimentación como las pruebas previas y
posteriores, para medir lo que se aprendió en el proceso.
Comportamiento.
Una vez terminada la capacitación, anotar las reacciones que tienen los
supervisores ante el desempeño de las personas en entrenamiento.
Resultados.
Determinar el grado de mejoría en el desempeño laboral.
ENFOQUES DE LA CAPACITACION
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Crear una mejor imagen organizacional
Producir actitudes más positivas
Favorecer la comunicación a toda la empresa
Aumentar la calidad de trabajo
Ayudar a que el personal se sienta identificado con la organización
Incrementar la rentabilidad de la misma
Estimular la toma de decisiones y la solución de conflictos organizacionales
SISTEMAS DE CAPACITACION
 PRE LABORAL: es aquella que se da a los aspirantes al puesto a través de
la organización.
 INDUCTIVA: se da a los trabajadores de nuevo ingreso para que se
ambienten en su nuevo trabajo.
 EN EL PUESTO: mejora el desempeño de un puesto, puede representar la
posibilidad de recibir una promoción ( ser promovido)
 PARA EL CAMBIO DE PUESTO: imparte nuevos conocimientos
 PARA EL DESARROLLO: superación personal del trabajador
 COMO CANAL DE COMUNICACIÓN: establece un canal de comunicación
para adecuarse a las exigencias internas y externas.
 FUERA DEL TRABAJO: es impartida en instalaciones ajenas a la empresa
y se dan de la siguiente manera:
-Equipos de trabajo: Grupos que reciben instrucción, simulando situaciones de
trabajo.
-Conductual: Grupos cuyo método es la resolución de juegos, negocios, simulando
asuntos, análisis y solución de problemas.
 En aula: se lleva a cabo en grupos, se imparte mediante curso,
conferencias, seminarios y laboratorios.
 EN EL TRABAJO: actividades relacionadas con el trabajo cotidiano,
concebidas en forma sistemáticas y transformadas en un entrenamiento
permanente.
 INDIVIDUAL: busca mejorar experiencias conocimientos y habilidades para
el desempeño de su labor.
PASOS PARA CAPACITAR AL PERSONAL DE UNA EMPRESA
•
Debe de capacitar al personal de su empresa en grupos pequeños.
Nunca forme grupos grandes porque perderá el control de la capacitación y
no podrá contestar todas las dudas e inquietudes de cada integrante, por lo
tanto su capacitación no será muy efectiva. Lo recomendable es formar
grupos no mayores de 10 integrantes.
• Es recomendable capacitar al personal por la mañana, ya que aún no
están cansados y estarán con los ánimos más altos entre las 8am y 11am.
Si los capacita por la tarde, estarán pensando en que ya se tienen que ir a
casa y el cansancio no les permitirá poner la atención debida.
• Debe capacitar al personal frecuentemente. Recuerde que las
capacitaciones son como el alimento, y si no tiene una secuencia de
capacitaciones de nada servirá efectuar una o dos de vez en cuando. Lo
más recomendable es capacitar al personal una vez al mes, y efectuar
capacitaciones breves una vez por semana.
• Para que su capacitación sea participativa, debe efectuar muchas
preguntas a los integrantes. Nunca efectué sus capacitaciones sin hacer
preguntas, ya que esto será monótono y aburrido. Es necesario que los
integrantes participen a un mínimo del 40% del tiempo.
• Cuando vaya a capacitar al personal de su empresa, debe de ofrecer
incentivos para que ellos se sientan motivados a participar. No es
necesario ofrecer un incentivo grande ni costoso; ya que con el simple
hecho de dar una recompensa, el participante se sentirá elogiado y esto lo
incentivara más. Puede regalar dulces, chocolates, plumas, o cosas por el
estilo.
EVALUACION DE CAPACITACION
La evaluación de la capacitación se refiere a: “dar una mirada global al desarrollo
de la capacitación en un momento dado. De allí se define como un proceso
continuo y sistemático que mide los efectos tanto específicos como generales de
ella. Determina el grado de congruencia o discrepancia entre los objetivos de la
capacitación y los resultados de las actividades capacitadoras, como una forma de
respuesta a las necesidades detectadas anteriormente.
Los modelos más populares para evaluar la capacitación son:
ENFOQUE DE PARKER
Divide la información de los estudios de evaluación en cuatro grupos: desempeño
del individuo, desempeño del grupo, satisfacción del participante, conocimiento
obtenido por el participante.
ENFOQUE DE R. STAKE
Se lo conoce como modelo de Evaluación Respondiente, consiste en una
evaluación que promueve que cada uno de los individuos intervinientes se
mantenga abierto y sensible a los puntos de vista de los otros, y a la vez los
cuestione desde su propio punto de vista.
ENFOQUE DE BELL SYSTEM
Utiliza los siguientes niveles: Resultados de la reacción, resultados de la
Capacidad, resultados de la aplicación, resultados del valor.
ENFOQUE DE DONALD KIRKPATRICK
Es el más conocido y utilizado, especialmente en su nivel de reacción. Maneja
cuatro niveles de medición para determinar qué datos deben recolectarse:
reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados.
• Reacción: Percepción de los participantes en su efectividad, por medio de
cuestionarios. Se revisa también la adecuación de contenidos, el dominio
del instructor, el manejo del tiempo de parte del instructor, claridad de
exposición, aspectos útiles y menos útiles.
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Aprendizaje: Nivel de adquisición de conocimientos. Por medio de
evaluación de antes y después de la aplicación del programa de
capacitación, esto por medio de pruebas de contenidos.
Conductas: Es el más importante y difícil de evaluar. Por medio del reporte
de otros: reclamos, productos defectuosos, costos, etc. que lo miden
indirectamente.
Resultados: impacto en la organización o retorno de la inversión. Se usan
informes de gestión, niveles de producción, calidad, costos, niveles de
ausentismo, rotación, licencias médicas, etc.
METODOS E INSTRUMENTOS DE EVALUACION DE LA CAPACITACION
 Encuesta, que consiste en recoger la información aplicando un cuestionario
previamente diseñado en el que las respuestas se dan por escrito.
 Entrevista, que consiste en recabar la información a través de un diálogo entre el
entrevistador y el empleado. Es común entrevistar también al jefe directo del
empleado para preguntarle en qué considera que deben capacitarse sus
subordinados.
 Observación, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla
con el patrón esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que te indican
la necesidad de capacitar.
 Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas
específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades,
opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña la persona, o la
empresa
 Descripción y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripción y perfil
de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la
persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto
con lo que la persona hace.
 Evaluación de desempeño, que consiste en comparar el desempeño de una
persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer
las áreas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeño del
empleado.