Manual de Procedimientos Septiembre 2004 I N D I C E 1.- PRESENTACION 2.- INTRODUCCIÓN 3.- OBJETIVOS 3.1.- Objetivo General 3.2.- Objetivos Específicos 4.- MARCO LEGAL NORMATIVO 4.1.- Gobierno Federal 4.2.- Gobierno Estatal 4.3.- Atribuciones 5.-POLÍTICAS GENERALES 6.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS. 6.1 Dirección de Asistencia Alimentaria y Desarrollo Comunitario 6.2 Dirección de Servicios Médicos Asistenciales. 6.3 Dirección de integración y Bienestar Social. 6.4 Dirección de Asistencia Jurídica y Protección a la Infancia. 6.5 Dirección de Administración y Finanzas 6.6 Contraloría Interna. 6.7 Coordinación de Planeación. 6.8 Coordinación de DIF Municipales y Unidades de Participación Ciudadana. 7.- ANEXOS. 1.- PRESENTACIÓN La ley sobre el Sistema Estatal de Asistencia Social confiere al Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Guerrero, la promoción de la asistencia social, la prestación de servicios en ese campo y la coordinación de acciones que en la materia lleven a cabo las instituciones públicas y privadas. Para dar cumplimiento a esta tarea es necesario que el DIF Guerrero cuente con instrumentos normativos actualizados, que permitan agilizar el trámite de los apoyos que los grupos de población vulnerables demandan, elevar la calidad de los mismos y hacer un uso eficiente y transparente de los recursos financieros destinados a la asistencia social. El manual de procedimientos que presentamos es producto del esfuerzo de todas las áreas que integran este Sistema, y tiene como propósito ser un instrumento de trabajo, una guía, para que las actividades de cada programa se realicen de acuerdo a la normatividad establecida. Si tomamos en cuenta que los procedimientos o procesos aun más detallados deben mejorarse y adecuarse, consideramos que este documento debe actualizarse y enriquecerse de manera permanente para hacerlo útil y compatible con las necesidades tanto de los prestadores de servicios como de los usuarios. 2.- INTRODUCCIÓN El manual de procedimientos es un instrumento de control administrativo, elaborado con el propósito de estandarizar los procesos y criterios que permitan facilitar a todos los funcionarios la prestación de los servicios de asistencia social. Para su integración se requirió a cada una de las unidades administrativas sus aportaciones con el objeto de poder estructurar de manera integral los procedimientos más adecuados en la prestación de los servicios y apoyos que brinda la Institución. El documento está integrado por siete apartados, en el primero y tercero se realiza la presentación del documento, una introducción al mismo y se establecen los objetivos que se persiguen con la elaboración del manual de procedimientos. En el apartado cuarto se establece el marco legal normativo, se enumeran las disposiciones de carácter jurídico administrativas del orden federal y estatal, tales como leyes, decretos, reglamentos y acuerdos que norman el actuar de la institución. En el capítulo quinto las políticas de operación, donde se describen los lineamientos generales para llevar a cabo las actividades de rutina, que nos permitan simplificar los procesos en la toma de decisiones y dar respuesta oportuna a las diferentes demandas de apoyo o servicios de la población vulnerable. En el capitulo sexto se establecen los procedimientos de manera secuencial y ordenada de las actividades que deben efectuarse en cada una de las tareas, indicando el área responsable de su ejecución y los formatos y registros que complementan cada una de las operaciones. Por último se integran por dirección y programa todos los formatos que se utilizan encada uno de los procedimientos para la prestación de los servicios o apoyos, así como los documentos que contienen los lineamientos generales de operación. 3.- OBJETIVOS 3.1 Objetivo General Contar con un documento que describa de manera detallada los requisitos y pasos a seguir, por las diferentes áreas administrativas para operar los programas de asistencia social que lleva a cabo el Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia (SEDIF). 3.2 Objetivos Específicos • Lograr que todas las áreas administrativas del SEDIF, normalicen las actividades propias de cada uno de los programas, de acuerdo a su nivel de competencia y de coordinación con las demás instancias internas o externas; • Mejorar los sistemas de comunicación e información que nos permitan dar respuesta a los usuarios de manera oportuna en la solicitud de algún servicio o apoyo; • Optimizar las condiciones de organización y orientación al personal para un mejor desempeño en sus funciones laborales; • Mantener actualizados los registros documentales y digitalizados, para facilitar las actividades de supervisión, seguimiento y evaluación de cada uno de los programas; • Instituir acciones de simplificación administrativa para agilizar trámites internos; y los • Elevar la calidad de los servicios que presta el SEDIF a las familias vulnerables. 4.- MARCO LEGAL NORMATIVO 4.1.- GOBIERNO FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Diario Oficial de fecha 5 de Febrero de 1917) Reformas y adiciones. (Diario Oficial de fecha 1º de Julio de 1994) L E Y E S Ley Federal de Educación. (Diario Oficial de fecha 29 de Febrero de 1973) Ley del Seguro Social. (Diario Oficial de fecha 12 de Marzo de 1973) Reformas: (Diario Oficial de fecha 31 de Diciembre de1974) (Diario Oficial de fecha 19 de Diciembre de 1990) Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. (Diario Oficial de fecha 31 de Diciembre de 1982) Ley de Planeación. (Diario Oficial de fecha 5 de Enero de1983) Ley General de Salud. (Diario Oficial de fecha 7 de Febrero de 1984) Reformas: (Diario Oficial de fecha 27 de Mayo de 1987) (Diario Oficial de fecha 23 de Diciembre de 1987) Ley Sobre el Sistema Nacional de Asistencia Social (Diario Oficial de fecha 9 de Enero de 1986) Ley Federal del Trabajo 4.2.- GOBIERNO ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero. (Periódico Oficial de fecha 6 de Octubre de 1917) Reformas y adiciones (Periódico Oficial. No. 5 de fecha de Enero de 1992) L E Y E S Ley Sobre el Sistema Estatal de Asistencia Social, número 332 (Periódico Oficial N0. 56 de fecha 15 de Julio de 1986) Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Guerrero. (Periódico Oficial No. 33 de fecha 21 de Octubre de 1987) Reformas: (Periódico Oficial No. 40-A de fecha 19 de Mayo de 1988) (Periódico Oficial No. 29 de fecha 11 Abril de 1989) (Periódico Oficial No. 100 de fecha 28 de Septiembre de 1989) (Periódico Oficial No.104 de fecha 12 de Diciembre de 1989) (Periódico Oficial No. 61 de fecha 27 de Noviembre de 1990) (Periódico Oficial. No. 70 de fecha 16 de Agosto de 1991) Ley de Tutela y de Asistencia Social para Menores Infractores del Estado de Guerrero. Ley No. 674 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Guerrero. Ley para la Protección y Desarrollo de los Menores en el Estado de Guerrero No. 415. C O D I G O S. Código Civil del Estado Libre y Soberano del Estado de Guerrero número 358. Código Procesal Civil del Estado Libre y Soberano de Guerrero número 364. R E G L A M E N T O S Reglamento Interior del O.P.D. Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Guerrero. Reglamento de Escalafón para Trabajadores de Base al Servicio del Gobierno del Estado y los Organismos Coordinados, Desconcentrados y Descentralizados del Estado de Guerrero. Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo para los Trabajadores al Servicio del Estado de Guerrero. 4.3.- ATRIBUCIONES. La ley número 332 sobre el Sistema Estatal de Asistencia Social, en su capítulo primero Artículo 11, fracciones de la I a la IX, a la letra dice: Artículo 11.- El gobierno del estado, a través del Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia, tendrá respecto de la Asistencia Social, como materia de salubridad general, las atribuciones siguientes: I.- Revisar la aplicación de las normas técnicas que rijan la prestación de los servicios de salud en materia de asistencia social, así como la difusión y adecuación de las mismas entre los integrantes del sistema estatal de salud; II.- Apoyar la coordinación entre las instituciones que presten servicios de asistencia social y las educativas para formar y capacitar recursos humanos en la materia; III.- Promover la educación científica tecnológica que tienda a desarrollar y mejorar las prestación de los servicios asistenciales en materia de salubridad general; IV.- Coordinar el sistema estatal de información en materia de asistencia social; V.- Coordinar a través de los acuerdos respectivos con los municipios la prestación y la promoción de los servicios de salud en materia de asistencia social; VI.- Concertar acciones con los sectores social y privado, mediante convenios y contratos en los que se regulen la prestación y promoción de los servicios de salud en materia de asistencia social, con la participación que corresponda a las dependencias o entidades federales, estatales y municipales; VII.- Coordinar, evaluar y dar seguimiento a los servicios de salud que en materia de asistencia social presten las instituciones de seguridad social federales o estatales; VIII.- Realizar investigaciones sobre las causas y efectos de los programas prioritarios de asistencia social y; IX.- Las demás que le otorguen las leyes aplicables 5.- POLÍTICAS GENERALES • Consolidar al Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia, como una institución al servicio de la población que vive en condiciones de extrema pobreza. • Recibir y dar respuesta positiva o negativa a todas las solicitudes de apoyo que reciba la Institución. • Consolidar las finanzas del Organismo, mediante el uso eficiente de los recursos. • Integrar al programa de asistencia social a un mayor número de niños, jóvenes, adultos, personas en edad avanzada y con capacidades diferentes, que por su situación educativa, cultural y económica vivan en estado de pobreza y en desamparo. • Establecer la prestación de los servicios a la población objetivo, mediante un diagnóstico que permita la detección de necesidades con base a principios, normatividad, procedimientos, métodos y técnicas de trabajo, así como la elaboración de registros que permita identificar al total de beneficiarios. • Promover y llevar a cabo programas de capacitación y actualización permanente para el personal de la Institución. • Promover la participación de los diferentes sectores de la sociedad en acciones de asistencia social. ANEXOS DIRECCION DE ASISTENCIA ALIMENTARIA Y DESARROLLO COMUNITARIO ANEXO NUM. NOMBRE DEL FORMATO 1 SEGUIMIENTO NUTRICIONAL DE BENEFICIARIOS CON DESAYUNOS ESCOLARES 2 ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DE CALIDAD DE EQUIPO DE COCINA 3 ACTA DE CONSTITUCION DEL COMITÉ Y MESAS DE TRABAJO 4 RELACION DE PADRES DE FAMILIA QUE ASISTIERON A LA REUNION 5 RELACION DE INTEGRANTES DEL COMITÉ 6 ACTA DE ACUERDO PARA LA OPERACIÓN DE COCINAS ESCOLARES 7 CONTRATO DE COMODATO DE EQUIPO Y UTENSILIOS DE COCINA 8 ACTA DE INDISPONIBILIDAD PARA NO CONTINUAR CON LA OPERACIÓN DE LA COCINA 9 CONSTANCIA DE HECHOS Y SITUACION EN QUE SE ENCUENTRA EL EQUIPO DE COCINA 10 ACTA DE RETIRO DE UTENSILIOS DE COCINA ESCOLAR 11 PADRON DE BENEFICIARIOS DE DESPENSAS PARA SUJETOS VULNERABLES 12 PADRON DE BENEFICIARIOS DE DESPENSAS PARA SUJETOS EN DESAMPARO 13 SEGUIMIENTO NUTRICIONAL DE MENORES BENEFICIADOS DE 6 MESES A 1.5 AÑOS 14 ANEXO: POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE ASISTENCIA SEGUIMIENTO NUTRICIONAL DE MENORES BENEFICIADOS DE 1.5 A SOCIAL ALIMENTARIA Y SEGUNDO 5 AÑOS ENCUENTRO NACIONAL DE ALIMENTACION Y DESARROLLO COMUNITARIO. OBSERVACIONES ANEXOS DIRECCION DE SERVICIOS MEDICOS ASISTENCIALES ANEXO NUM. 1 NOMBRE DEL FORMATO OBSERVACIONES ESTUDIO SOCIOECONOMICO 2 ACTA DE DONACION 3 REGISTRO DE PACIENTES PARA LA ATENCION ODONTOLOGICA 4 HOJA DE REFERENCIA PARA LA VALORACION ODONTOLOGICA 5 FORMATO OFICIAL DE PROGRAMACION Y LOGRO DE ACTIVIDADES DE SALUD BUCAL ANEXA MUANUAL DE OPERACIÓN DE LA UNIDADES BASICAS DE REHABILITACION, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ATENCION A USUARIOS Y REGLAMENTO DE LOS USUARIOS EN LOS CENTROS DE REHABILITACION. ANEXOS DIRECCION DE INTEGRACION Y BIENESTAR SOCIAL ANEXO NUM. NOMBRE DEL FORMATO OBSERVACIONES 1 ESTUDIO SOCIOECONOMICO 2 VALE DE MATERIAL 3 ACTA DE DONACION 4 NOTA DE SALIDA DE ALMACEN 5 FICHA DE INSTRUCCIÓN 6 SOLICITUD DE VISITA 7 AUTORIZACION DE LA CALENDARIZACION PARA OCUPAR EL CAMPAMENTO RECREATIVO 8 CALENDARIZACION RECREATIVOS 9 RELACION DE CAMPANTES 10 RELACION DE RESPONSABLES 11 REGLAMENTO INTERNO DEL CAMPAMENTO 12 RESPONSABILIDADES DE UN CONSEJERO O PERSONAL DE APOYO 13 CARTA COMPROMISO CON LOS SOLICITANTES 14 CRONOGRAMA CAMPAMENTO 15 GUION DE FACTIBILIDAD PARA LA APERTURA DE ESCUELAS DE COMPUTACION 16 CONVENIO DE COLABORACION PARA LA INSTALACION FUNCIONAMIENTO DE ESCUELAS DE COMPUTACION 17 SOLICITUD PARA LA AUTORIZACION DE GASTOS DE EQUIPO DE COMPUTO 18 REQUISITOS PARA INGRESAR A LA ESCUELA DE COMPUTACION** 19 SOLICITUD DE INSCRIPCION PARA INGRESAR A LAS ESCUELAS DE COMPUTACION** DE ANUAL DE ACTIVIDADES VISITAS A A CAMPAMENTOS DESARROLLAR EN EL Y 20 FICHA DE DEPOSITO DE CUOTAS DE RECUPERACION DE ESCUELAS DE COMPUTACION 21 REGLAMENTO INTERNO DE LA ESCUELA DE COMPUTACION 22 CONTROL DE COMPUTACION 23 CONSTANCIA DE ESTUDIOS COMO TECNICO EN PAQUETERIA 24 CONVENIO DE COLABORACION PARA LA CONTINUIDAD DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ESCUELAS DE COMPUTACION 25 REQUISITOS PARA INSCRIBIRSE AL CENTRO DE CAPACITACION 26 RECIBO DE CUOTA DE RECUPERACION MENSUAL DE LOS CENTROS DE CAPACITACION 27 REGLAMENTO CAPACITACION 28 REGLAMENTO PARA CAPACITACION PAGOS PARA Y ASISTENCIA ALUMNOS EL DE PERSONAL DE LOS DE LOS ESCUELAS CENTROS CENTROS DE DE DE 29 CONSTANCIA DE ESTUDIOS DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO 30 REGISTRO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE MANEJO PARA LA CONSERVACIÓN DE VIDA SILVESTRE 31 NOMBRAMIENTO DEL ZOOCHILPAN 32 PLAN DE MANEJO DEL ZOOLOGICO ZOOCHILPAN 33 REQUISITO PARA LA INSCRIPCION DE NIÑOS EN LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS DE JUAREZ" DE ACAPULCO 34 RECIBO DE PAGO DE LA CUOTA DE RECUPERACION DE LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS DE JUAREZ" DE ACAPULCO 35 SOLICITUD DE INSCRIPCION DE LOS NIÑOS A LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS DE JUAREZ" DE ACAPULCO 36 RELACION DE MATERIAL PARA LACTANTES, MATERNAL I, II Y KINDER I Y II DE LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS DE JUAREZ" DE ACAPULCO 37 HISTORIA CLINICA DEL MENOR DE LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS DE JUAREZ" DE ACAPULCO REPRESENTANTE LEGAL DEL ZOOLOGICO SE ANEXA PLAN DE TRABAJO POR ESPECIALIDAD Y GUIA DEL ASESOR DE LA SEGUNDA Y TERCERA ETAPA DE EDUCACION PRIMARIA Y SECUNDARIA 38 DIPLOMA DE LA GUARDERIA POPULAR "SRA. CARMEN CISNEROS ANEXA MANUAL DE JUAREZ" DE ACAPULCO EDUCADORAS. 39 ENTREVISTA UNICA A PADRES Y ESTUDIO SOCIOECONOMICO DE LOS CENDIS DIF 40 FICHA DE IDENTIFICACION DE NIÑO - NIÑA DE LOS CENDIS DIF 41 DOCUMENTOS Y MATERIALES DIDACTICOS Y DE ASEO PERSONAL DE LOS CENDIS DIF PARA LA INSCRIPCION 42 RELACION DE MATERIAL DE PERFUMERIA PREESCOLAR DE LOS CENDIS DIF 43 REQUISITOS PARA LA REINSCRIPCION DE LOS MENORE A LOS ANEXA REGLAMENTO INTERNO DE CEDIS DIF LOS CENDIS DIF 44 SOLICITUD DE REINSCRIPCION DE MENORES A LA COMUNIDAD INFANTIL 45 DOCUMENTACION PARA COMUNIDAD INFANTIL 46 ANEXA REGLAMENTO SOBRE LOS SERVICIOS EDUCATIVO Y LISTA DE MATERIAL DIDACTICO Y DE USO PERSONAL PARA ASISTENCIAL QUE OFRECEN LOS MENORES DE LA COMUNIDAD INFANTIL CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL Y AGENDA DE TRABAJO 47 HISTORIA CLINICA PARA ADULTOS MAYORES PARA INGRESAR A LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 48 ESTUDIO SOCIOECONOMICO PARA ADULTOS MAYORES PARA INGRESAR A LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 49 ENTREVISTA INICIAL DE SERVICIO PSICOLOGICO PARA ADULTOS MAYORES PARA INGRESAR A LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 50 SOLICITUD DE INSCRIPCION A TALLERES DE LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 51 CARTA RESPONSIVA DE UN FAMILIAR PARA EL INGRESO DEL ADULTO MAYOR A LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 52 REGLAMENTO INTERIOR DE LA CASA DE DIA "ROSITA SALAS" 53 SOLICITUD DE INGRESO DEL ADULTO MAYOR DE LA CASA DEL ANCIANO "BEATRIZ VELASCO DE ALEMAN" INSCRIPCION DE DE PARA LACTANTES, MENORES A LA ANEXA DECRETO DE CREACION Y MANUAL DE ORGANIZACIÓN 54 VISITA DOMICILIARIA PARA REALIZAR EL ESTUDIO SOCIOECONOMICO DEL ADULTO MAYOR PARA INGRESAR A LA CASA DEL ANCIANO "BEATRIZ VELASCO DE ALEMAN" 55 VALORACION MEDICA DEL ADULTO MAYOR DE LA CASA DEL ANCIANO "BEATRIZ VELASCO DE ALEMAN" 56 CREDENCIAL ABUELITOS DIF 57 SOLICITUD DE CREDENCIAL DE INAPAM 58 CREDENCIAL GENTE GRANDE PARA ADULTOS MAYORES DEL INAPAM 59 CONVENIO DE COLABORACION CON EMPRESAS PARA EL DESCUENTO DE SERVICIOS MEDICOS PARA ADULTOS MAYORES DEL INAPAM 60 CONVENIO DE COLABORACION CON EMPRESAS PARA EL DESCUENTO DE SERVICIOS BASICOS PARA ADULTOS MAYORES DEL INAPAM ANEXOS DIRECCION DE ASISTENCIA JURIDICA Y PROTECCION A LA INFANCIA ANEXO NUM. NOMBRE DEL FORMATO 1 EXPEDIENTE FAMILIAR DEL MENOR 2 CARTA COMPROMISO DEL BENEFACTOR 3 RELACION DE UTILES ESCOLARES 4 CEDULA DE IDENTIFICACION DEL MENOR 5 ESTUDIO SOCIOECONOMICO 6 PADRON DE MENORES 7 RECIBO DE PAGO DE BECAS DE CAPACITACION 8 RECIBO DE PAGO DE BECAS ACADEMICAS 9 EXPEDIENTE UNICO DEL MENOR Y SU FAMILIA 10 CEDULA DE IDENTIFICACION DEL MENOR 11 CEDULA DE IDENTIFICACION DEL MENOR CON FOTOGRAFIA 12 REPORTE DE DIETA Y AYUNO DEL MENOR 13 GRAFICA DE SIGNOS VITALES 14 CONTROL PARA LA APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS 15 EVOLUCIÓN DEL MENOR 16 REPORTE DE INGRESO DEL MENOR 17 REPORTE DE EGRESO DEL MENOR 18 ACTA DE DENUNCIA DE MENORES EN DESAMPARO Y EN ESTADO DE ABANDONO 19 ACTA DE RECEPCION DE MENORES EN DESAMPARO Y EN ESTADO DE ABANDONO 20 REPORTE DE INGRESO DEL MENOR 21 CEDULA UNICA DE RECEPCION-TRASLADO AL LUGAR DE ORIGEN DE MENORES MIGRANTES Y REPATRIADOS OBSERVACIONES ANEXO PROGRAMA DE OPERACIÓN DE ATENCION A MENORES Y ADOLESCENTES EN RIESGO 22 ACTA DE ENTREGA DEL MENOR 23 SOLICITUD DE ADOPCION 24 REQUISITOS PARA LA ADOPCION DE MENORES ANEXOS COORDINACION DE PLANEACION ANEXO NUM. NOMBRE DEL FORMATO OBSERVACIONES ANEXA LINEAMIENTOS GENERALES E INSTRUCTIVO PARA LLENADO DEL FORMATO, PARA LA INTEGRACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 1 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2 EVALUACION FISICA Y FINANCIERA 3 INFORMACION PARA LA CUENTA PUBLICA 4 ANEXA LINEAMIENTOS DE FORMATO PARA LA VALIDACION DE PROGRAMAS Y / O PROYECTOS RECEPCION, VALIDACION Y INSTITUCIONALES DE ASISTENCIA SOCIAL (RAMO 33) SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS DE ASISTENCIA SOCIAL ANEXA GUIA ELABORACION DE PUBLICA. PARA LA LA CUENTA