GUIA 2_2013 PLANTILLAS Y SECCIONES

WORD AVANZADO
TEMA 3
informática aplicada I
PLANTILLAS
INTRODUCCION
Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre y que
sirve de modelo para crear nuevos documentos basados en ella.
Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de
crear la estructura de dicho plan desde cero cada vez que se deba iniciar uno, se puede utilizar
una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene
que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al
guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la
que está basado.
En una plantilla, puede incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como
controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial.
Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir
la modificación de su contenido.
Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de documentos en Office.com.
Si dispone de una conexión a Internet, haga clic en la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a
continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También puede crear sus
propias plantillas.
Para crear plantillas complejas y muy estructuradas, como un formulario para la declaración de
impuestos, es aconsejable que utilice programas de creación de formularios, como Microsoft
InfoPath 2010.
Una plantilla es un modelo para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda
internamente el formato utilizado, desde el estilo de la fuente hasta la configuración de
números de página, cabeceras y pies de página.
Una plantilla es útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por
ejemplo, para mandar cartas o armar trabajos diferentes con el mismo formato el documento
será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el
remitente, el asunto, etc.
Es un documento de Word 2007 denominado plantilla de documento y extensión .dotx.
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word
normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado
original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx.
Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento.
Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen
por defecto los documentos nuevos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que
deseemos y posteriormente guardarla.
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Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cómo
estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir
eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Word con
un documento nuevo se creará automáticamente.
Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. Que
se pueden modificar para adaptarlas a nuestras necesidades.
MODIFICACION DE LA PLANTILLA NORMAL
Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Abrir. De la
carpeta plantillas seleccionamos Normal.dotx, la modificamos, y la guardamos nuevamente,
quedará entonces asignado el nuevo cambio en la plantilla, y cada vez que armemos un
documento nuevo se tomará ese formato.
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ARMADO DE DOCUMENTOS USANDO PLANTILLAS
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo.
También se puede abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de
otro ya existente o se puede crear un documento nuevo a partir de una plantilla.
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de
Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos
descargarnos las plantillas que deseemos.
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Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro.
Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas.
Mis plantillas, donde aparecerán las que hayamos creado.
MODIFICAR Y USAR PLANTILLAS
Las plantillas existentes proporcionadas por Word o creadas por el usuario se pueden
modificar. Primero hay que abrirla, para ello desde el Botón Office elegir Nuevo y seleccionar
Plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un
cuadro de diálogo como éste.
Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice
Plantilla, se modifica la plantilla, y se guarda como plantilla (no como documento Word),
preferentemente con un nombre que permita su rápida identificación.
Para usar esa plantilla modificada por el usuario selecciona crear nuevo documento a partir
de plantilla, y se encuentra dicha plantilla en mis plantillas, que es la carpeta donde Word las
guarda por defecto.
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TEMAS
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con
respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos
profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en la
Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos:
vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas
horizontales, colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas.
Se personalizan las listas de uno y varios niveles.
Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto (1), barras de
herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.
También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes a texto y gráficos,
animar determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la
animación de gráficos del tema, muestre la página Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder a la pestaña Diseño de Página
y hacer clic sobre el botón Temas:
(1) AUTOTEXTO: Cuando en nuestro puesto de trabajo, elaboramos documentos del
mismo tipo, con el uso de ciertos párrafos de escritura que se repiten frecuentemente, y
que podrían aprovecharse en más ocasiones dentro de un mismo documento (si es
que es un documento largo) o bien en otros documentos. Se puede generar el
autotexto.
Ejemplo: fórmula de saludo de comienzo o despedida de una carta que se podría
utilizar para otras muchas cartas que elaboramos a lo largo de los días. En el caso de
despedidas repetitivas para cartas comerciales, la despedida, con los datos del
firmante incluso la firma simulada podría ser un autotexto.
1) Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico del documento que deseemos sea el autotexto.
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2) Dentro de la ficha Insertar, elegir la opción elementos rápidos
.
Desplegando el menú que aparece al presionar la flecha que aparece junto a este
comando, y elegir la opción " Guardar selección en una galería de elementos rápidos".
3) En el cuadro de texto Nombre, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o
aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del
bloque de texto seleccionado.
4)
Rellenar de manera opcional el resto de los cuadros de texto que nos ofrece este
cuadro de diálogo. Y pulsar aceptar, para que este texto quede agregado como un autotexto
más.
5)
6)
Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto
Desplegar el menú de Elementos Rápidos.
Elegir de la lista de elementos rápidos o de autotexto que nos ofrece, el que se
desea insertar
7) Pulsar sobre el elemento elegido, y se insertará en el lugar en que tengamos situado
el cursor.
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SECCIONES
Para cambiar el diseño o el formato de una o varias páginas del documento se pueden utilizar
saltos de sección.
Por ejemplo, se puede diseñar parte de una página que sólo tiene una columna para que tenga
dos. Los capítulos de los documentos se pueden separar de modo que la numeración de las
páginas de cada capítulo comience por 1. Asimismo se pueden crear encabezados o pies de
página distintos para una sección del documento.
En la galería de nuevos diseños de página de Microsoft Office Word 2007 se puede elegir entre
muchos diseños distintos. Por ejemplo, se puede agregar una página de una sola columna que
tenga una sección de dos columnas haciendo clic en esa opción de diseño en la galería de
diseños Nueva página.
Las secciones se utilizan para variar el diseño de un documento dentro de una página o entre
páginas del mismo.
Insertando saltos de sección el documento se divide en secciones, y a cada sección se le da el
formato que se desea.
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Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un
informe y después utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en
la siguiente sección.
TIPOS DE SALTOS DE SECCION
Página siguiente inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.
Continuo inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página.
Página impar o Página par inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la
siguiente página impar o par.
TIPOS DE FORMATOS QUE SE PUEDEN APLICAR
Márgenes
Encabezados y pies de página
Tamaño u orientación del papel
Columnas
Fuente del papel para una impresora
Numeración de página
Bordes de página
Numeración de línea
Alineación vertical
Notas en el pie de y al final
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Recuerde que un salto de sección controla el formato de la sección de texto que precede al salto.
Por ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto que le precede pasa a formar parte de la
siguiente sección y adopta el formato de ésta. Tenga en cuenta que la última marca de párrafo del
documento controla el formato de la última sección del documento o de todo el documento si éste
no tiene secciones.
ELIMINAR SALTO DE SECCION
Al eliminar un salto de sección, también se elimina el formato del texto de la sección que se
encuentra antes del salto.
El texto formará parte de la sección siguiente y se le aplicará de forma predeterminada el formato
de la sección anterior.
1- Seleccionar el salto de sección que desee eliminar.
2- Hay diferentes formas de ver el documento
a) VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN
b) VISTA ESQUEMA
Para pasar de una a otra se usa la barra de herramientas que está en el pie del documento
3- Si los saltos de sección no se pueden visualizar, seleccionar que muestre los símbolos ocultos.
Finalmente borrar la sección.
2013
Ing. Sergio Eyman