ACTA REUNION AMPLIADA COMITÉ DE ADMINISTRACION FECHA: 08 de AGOSTO de 2012, 19:00 horas, en primera citación, y 19:30 horas en segunda citación. ASISTENTES: René Gutiérrez Huerta, vicepresidente comité de Administración, Carmen Contreras , directora Contralora del Comité de Administración, y Rosa Martínez Bello, directora comité de Administración, Alexis Inostroza, contador de la comunidad; Ana Verónica Peña, administradora; y los propietarios Sara Saavedra del depto A34; Claudio Rojas del A73; Gonzalo Urtubia del B22; Ingrid Tobar del B172; Fernando Aguilera del C72; Ruth Pacheco del C152, Elizabeth López del C171; Juan de Dios Espinoza del D72 y Silvia Zapata de Local 1 y Local 2, además de algunos arrendatarios, entre ellos del A122, Claudia Vergara, y D41, Yubiza Jiménez. Tabla: 1.- Problema con Aguas Andinas 2.- Gastos Comunes 3.- Matención de espacios comunes, reparaciones e inversiones. 4.- Trámite obtención de sello verde SEC. 5. Seguro de Incendio 6.- Reglamento, multas y condonaciones 7.- Varios. Siendo las 19:40 horas se da inicio a la reunión con la exposición de la Adminsitradora sobre las novedades del problema con Aguas Andinas, quien expone que: A) Con fecha 7 de agosto se recibió la respuesta de la SISS a nuestro reclamo presentado el 20 de junio. La SISS, citando la respectiva ley, establece que 1.- “La suma de los medidores remarcadores individuales constituye un segundo registro, y en el caso que éste no coincida con el consumo registrado por el medidor general, la diferencia deberá prorratearse”. 2.- “Se descarta el error en la toma de lectura del medidor general, dado la secuencialidad que se verificó en la inspección realizada el 25.06.2012 (54.905 m3) consistente con el registro de lectura del 12.06.2012 (52.822 m3). 3.- “El incremento del prorrateo en la facturación de junio/12 y que alude en su presentación, pudiera tener su explicación en el problema interno de esa comunidad”. 4.- Respecto a los remarcadores informados como defectuosos, señala que “el remarcador se ubica en la instalación interior de la comunidad, lo que implica responsabilidad de cada morador o propietario de las unidades que conforman la referida comunidad habitacional. Asimismo, se debe precisar, que no obstante lo indicado, la empresa prestadora del servicio estará obligada al recambio del medidor remarcador, con costo para el cliente, si el daño que obliga al cambio es atribuido a terceros o en su defecto a los moradores del inmueble. 5.- “El volumen de agua considerado excesivo ingresó a la comunidad, indistintamente se haya aprovechado o no, determina que el consumo que reclama es efectivo y el procedimiento de cobro que la empresa facturó correcto”. La respuesta de la SISS no se pronuncia sobre la ausencia de la notificación por carta a la que está obligada por Ley Aguas Andinas cuando la facturación presenta un alza superior a un 20% respecto al promedio de los últimos 12 meses para aquellos clientes con consumo promedio superior a 5 m3. B) El mismo 7 de agosto acudieron a una inspección a la Comunidad el subgerente comercial de Santiago Centro, Cristián Reyes, la jefa de atención al cliente de la misma oficina y el inspector Juan Mallea, quien ya ha realizado 4 visitas inspectivas sin detectar fugas. El personal de Aguas Andinas permaneció en el condominio entre las 10 y las 13 horas, realizando diversas acciones para detectar el problema que originó el alza desmedida del consumo. Lo más relevante es que tomados los registros, entre las 10 y las 12 horas, el medidor no registró consumo. Dato que llevó a los técnicos a plantear que la supuesta fuga podría estar en los estanques de acumulación. Por eso, se cortó la entrada y salida de agua del estanque Nº 1, dejando en funcionamiento sólo el estanque Nº2. Se tomaron fotografías de ambos estanques. Hoy, 8 de agosto, al mediodía concurrió nuevamente el técnico Mallea a inspeccionar el estanque Nº 1 y éste había bajo en aproximadamente 20 cms, lo que es concordante con la tesis de fuga. Se tomaron nuevas fotografías del estanque para acreditar la baja de nivel. El monto en m3 del agua vaciada del estanque está siendo calculada y quedaron de enviarla en los próximos días. En lo inmediato se puso en funcionamiento el estanque Nº 1 y se hizo la misma operación anterior con el estanque Nº 2. Mañana al mediodía concurrirá a inspeccionar el nivel del agua del estanque Nº2 y fotografiar nuevamente el nivel de agua. El subgerente Reyes se comprometió, pese a que no le corresponde a la empresa, a prestar toda ala asesoría necesaria hasta encontrar el origen del problema. C) El 30 de julio se solicitó a Aguas Andinas el retiro del medidor para ser enviado al DICTUC a una certificación cuyo valor en caso de estar funcionamiento correctamente deberá cancelar la comunidad y alcanza a $ 123.563. El retiro del medidor fue fijado para mañana 9 de agosto a las 11 horas y la verificación demora una semana. Adicionalmente se pidió la verificación del remarcador de la lavandería, que se realiza en terreno y tiene un costo de $ 26.725. Este fue realizado el 6 de agosto y resultó con una variación de 0,9% siendo el rango normal hasta de un 4%. También se solicitó a Aguas Andinas el reemplazo de los remarcadores de los boylers, gestión que la empresa decidió postergar hasta el término de la revisión de las instalaciones interiores que está realizando. Como dato adicional informa que se produjo una baja en el prorrateo entre junio y julio de poco más de 500 m3, lo que no es compatible con una fuga, pues de existir, ésta tiende a aumentar o al menos a mantenerse igual y no a bajar. El único hecho relevante entre ambos meses fue el cambio de 40 remarcadores internos que se realizó el 7 de julio, pero la suma del consumo de ellos en julio no justifica la baja de 500 m3, sino que explican sólo cerca de 50 m3. CONCLUSIONES: 1) La Comunidad está obligada a pagar lo que marca el medidor general mientras no se compruebe un mal funcionamiento del mismo. En caso de estar defectuoso, la empresa debe refacturar los últimos 6 meses rebajando el factor de error que arroje el medidor en cada uno de los meses. 2) La SISS no respondió a la ausencia de carta y habría que estudiar la presentación de una demanda infraccional por esta falta. 3) La Comunidad puede pedir el cambio de todos los remarcadores, pero es discrecionalidad de la empresa efectuarlo o no. 4) Dado que tenemos que pagar el alza en la facturación, los GC mantendrán el incremento que registró en los últimos 2 meses. Cuando la administradora iba a comenzar a exponer sobre el segundo punto de la tabla, esto es Gastos Comunes, la reunión es interrumpida violentamente por la señora Claudia Vergara, arrendataria del A122 y la señora Yubiza Jiménez, arrendataria del D41, quienes profieren insultos y acusaciones de diversos delitos en contra de la administradora, entre la señora Claudia Vergara la acusa de freude tributario por haber adquirido unos muebles para la comunidad con su tarjeta de crédito Visa CMR y de robo y estafa en contra de la Comunidad. Por su parte, la señora Yubiza Jiménez también la acusa de robo, de estafa y de haber rayado el auto de un vecino. Ante la insistencia de la administradora que retiraran sus palabras o la obligarían a querellarse por injurias, la señora Yubiza responde: “ven, así es como se maneja, a punta de amenazas”. La reunión no puede continuar por lo cual la señora Ana Veonica Peña entrega informe por escrito para ser considerado en el acta, que a continuación se transcribe: GASTOS COMUNES Los gastos Durante julio los GC a prorratear fueron de de $ 9.408.160, lo que lo que implicó un alza de 8% respecto al del mes anterior, pero se ubicó levemente por debajo de los Gc del mismo mes el año anterior. El alza se explicada principalmente por el aumento en la cuenta de Aguas Andinas, según se detalló en el punto anterior. 14000000 12000000 10000000 8000000 MONTO PRORRATEADO 2011 2012 6000000 4000000 2000000 0 Se elaboró nuevo formato para el informe de GC incluyendo un informe resumido del mes anterior para mayor transparencia y comunicación con todos los integrantes de la comunidad. INFORME MES ANTERIOR GC EN COBRANZA GC PAGADOS TASA DE RECAUDACIÓN DESGLOSE DE INGRESOS GASTOS COMUNES Gastos prorrateados Fondo de reserva Consumo de agua caliente Multas Intereses Ajustes OTROS INGRESOS Estacionamientos Sala de Eventos Lavandería Morosidad recuperada TOTAL INGRESOS SALDO ANTERIOR EGRESOS DEL MES SALDO DISPONIBLE INGRESOS x ESTACIONAMIENTOS DEPARTAMENTO B183 (SFC1) C92 (SFC2) C31 (SFC3) C202 (Moto) B174 (Moto) TOTAL USO SALA DE EVENTOS C43 B104 B104 B104 C92 TOTAL $ 13,951,814 $ 13,625,640 97.66% $ 13,625,640 $ 8,489,710 $ 424,505 $ 4,092,860 $ 320,116 $ 298,449 $ 1,933,500 $ 104,000 $ 25,000 $ 204,152 $ 1,600,348 $ 15,559,140 $ 1,529,099 $ 17,821,241 -$ 733,002 PAGADO $30,000 $30,000 $30,000 $7,000 $7,000 $104,000 $5,000 $5,000 $5,000 $5,000 $5,000 $25,000 Cabe señalar que el Fondo de Reserva ha llegado a su mínimo necesario para absorber las moras, por lo cual no podrá seguir usándose para cargar a él las reparaciones, gastos extraordinarios e inversiones como se ha venido haciendo durante los 14 meses de mi administración. FONDO DE RESERVA MES jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 nov-11 dic-11 ene-12 feb-12 mar-12 abr-12 may-12 jun-12 jul-12 TOTALES $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ INGRESOS 718,131 1,676,948 1,757,871 916,987 1,362,778 1,275,712 1,581,888 2,640,821 1,345,397 1,618,116 5,723,679 3,967,252 1,274,333 2,976,215 $ 28,836,128 EGRESOS 89,790 900,539 2,406,358 640,782 1,443,720 1,116,989 1,228,447 901,381 2,153,701 3,092,331 3,946,196 5,959,849 3,744,155 $ 27,624,238 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ SALDO 718,131 2,305,289 3,162,621 1,673,250 2,395,246 2,227,238 2,692,137 4,104,511 4,548,527 4,012,942 6,644,290 6,665,346 1,979,830 1,211,890 $ 1,211,890 DEFICITS ÚLTIMOS 3 MESES MES TOTAL A COBRAR $ jun-12 13,951,422 $ may-12 13,620,937 $ abr-12 12,065,980 $ TOTALES 39,638,339 TASA DE RECAUDACIÓN DEFICIT -$ 97.66% 326,463 -$ 91.57% 1,148,245 -$ 99.73% 32,578 0.9632 -$ 1,507,286 Como administradora propongo protocolo de cobranza que mantenga las políticas aplicadas hasta ahora e incluya nuevas medidas que permitan que los perjuicios ocasionados a la Comunidad por aquellos que no pagan sus GC al día sea asumido por quienes los originan, es decir, los morosos. En esa línea, propongo la aplicación de multa de multa a todo aquel que cancele con más de 15 días de mora equivalente a 0,5 UTM. MANTENCIÓN Y REPARACIÓN DE GASTOS Bombas y Calderas: Solmín Industrial ha concluido las reparaciones presupuestadas: Presupuestos 1245, 1285 y 1318 y el cambio cañería de retorno en boylers AB que fue la que ocasionó la alarma de incendio. Se le solicitó a la empresa cotización para reparar filtración existente en conexión de sala de basura, enviado con el Nº 1450 y que se somete a aprobación del Comité. Remarcadores de agua caliente: Se ha continuado con el programa de cambio de medidores de agua caliente a razón de 25 mensuales. Ya se terminó de cambiar la torre D y C y este mes corresponde a los faltantes de la Torre B. Ascensores. En el último mes presentó fallas el ascensor Nº 2 de la torre C, falla por la cual Schindler presentó presupuesto Nº 3400 por la suma $ 613.307, que fue rechazado por la administración. El ascensor fue reparado sin costo adicional para la Comunidad, pese a que de acuerdo a informe proporcionado por la empresa, falla no estaba cubierta por garantía de otros trabajos realizados. Sala de eventos: Se rompió una silla durante la realización de un evento. Se notificó a residente que debe reponerla, proporcionándole modelo, marca y lugar de venta de la misma. SELLO VERDE Tal como se acordó en asamblea de junio de 2012, Alerce Ambiental comenzó hoy la inspección para la certificación del sello verde de las 4 torres. Hoy se inspeccionaron 127 departamentos. Mañana se entregará informe de resultados de las inspecciones, estableciéndose un plazo de 5 días para subsanar los problemas detectados y la realización de una segunda inspección en que se tratará de contactar a los residentes hoy no presentes. Los certificadores expusieron ya que la sala de calderas no cuenta con las condiciones de ser aprobada, por lo que la Torre C deberá baja de sello amarillo a sello rojo, lo que da 6 meses a la comunidad para subsanar el problema. En esencia, los inspectores señalan que la construcción de la sala no se ajusta a reglamento vigente a la fecha de construcción del edificio. Caminos a seguir: pedir a Metrogas pronunciamiento al respecto, pues ellos están obligados a cerciorarse del cumplimiento de la norma antes de proveer el gas. Si Metrogas cuenta con certificación SEC de la sala de calderas, acudir a SEC a pedir pronunciamiento al respecto. En síntesis, de acuerdo a lo señalado por los certificadores, no existe la distancia mínima necesaria entre caldera y ascensores (5 mts) y no cuenta n con el ingreso y salida de aire reglamentaria, lo que incide también en un mal funcionamiento del equipo (mayor consumo de gas). Por lo mismo no basta con construir otra muralla como la hecha en la Torre C, ahora en la torre B, hay que instalar salida e ingreso de aire forzada en la sala, proyecto que podría contar con un cofinanciamiento de Metrogas. Algunos residentes han cuestionado la aplicación de la multa por no facilitar la revisión de sus instalaciones. Al respecto hay que señalar que si más del 10% de los departamentos no obtiene sello verde, toda la torre queda en sello amarillo o rojo según corresponda, debiendo cancelarse una nueva revisión para volver a certificar. De ahí que se sugiere mantener la multa a quienes no faciliten la inspección de sus instalaciones y a quienes no subsanen los reparos presentados en la fecha establecida por la certificadora, pues ello hará perder el total de la inversión a la Comunidad. Esto también porque adicionalmente, al obtener sello rojo, existe un plazo de 6 meses para reparar, tras el cual la comunidad será multada por la SEC. Lo justo es que los costos lo paguen quienes no colaboraron o cumplieron con su obligación y no aquellos que cumplieron. SEGURO DE INCENDIO Se retiró hoy del SII la información solicitada, entregándose sólo rol y alícuota de cada uno. Falta m2 para valorizar el costo del seguro para cada departamento. Se esperará informe del conservador de Bienes Raíces. Se revisará las alícuotas y se corregirá actual planilla de acuerdo a documento oficial del SII. CASOS ESPECIALES D61, proceso se encuentra en autos para fallo. B193. No hay novedades en caso de estafa. Fiscalía informa que está en investigación. D41 Pese a compromiso adquirido en mediación municipal, residente aún se encuentra morosa y ha procedido a cortar el sello de agua caliente en más de una oportunidad. Se le aplicó multa por 1 UTM. Ahora corresponde multa por 2 UTM y/o denuncia al JPLocal. A122 Arrendataria se niega a pagar el total de los GC congelando su pago a los GC de mayo. En los GC de junio dejó saldo pendiente por $ 2.448.- Si persiste en actitud corresponde corte de agua caliente, pues el alza registrado en los Gc se debe al aumento del costo de este servicio. MULTAS Y VULNERACIONES AL REGLAMENTO La Administración solicita autorización del Comité para pasar las multas de acuerdo a reglamento y evaluar a posteriori, sólo si hay objeciones, cada una de ellas. Antes de retirarse, la administradora manifiesta su decisión de renunciar al cargo por el maltrato recibido y hace entrega a la señora Carmen Contreras, contralora del comité de la siguiente documentación: 1) Chequera en uso de cuenta corriente a nombre de la Comunidad Edificio San Francisco Club del BCI Nº 45058172, con cheques emitidos desde el 227211 al 227214 y sin emitir desde 227215 al 227250. 2) Acta protocolarizada ante notario de asamblea marzo 2012. 3) Respuesta del SISS 4) Comprobante de cobro servicio de correspondencia julio 2012 5) Cuenta movistar julio 2012 6) Informe de empresa Fugas 7) Factura por pagar 2416463 8) Mail de Aguas Andinas 9) Factura RSA seguro julio 2012 10) Factura 59163 Química Magüey, por pagar. 11) Presupuesto Solmin reparación fuga Torre B. 12) Fact 150 Solmin, por pagar 13) Factura 151 solmin, por pagar 14) Nota de crédito 38266 Caleu 15) Presupuesto schindler ascensor 2 torre c Nº 3400 16) Depósito departamento B174 17) Depósito B104 18) Factura Librería Nacional compra de pizarra. 19) Acta de mediación judicial de Caso D41- 20) Informe de Aguas Andinas verificación de medidor de lavandería 21) Solicitud a Aguas Andinas verificación de medidor general (Carmen fue informada que deberá recibir mañana a las 11 al personal de Aguas Andinas para retiro del medidor) 22) Solicitud a Aguas Andinas verificación medidor lavandería 23) Informe completo de administración julio 2012 Siendo las 22:45 horas se da por concluida la reunión. René Gutiérrez Vicrepresidente Comité de Administración Rosa Martínez B. Directora Carmen Contreras Directora Contralora