FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION 10 Octubre de 2009 DEFINICION: La administración es un proceso sistemático que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL para lograr los objetivos de una organización, a través de un adecuado manejo de los recursos existentes. Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común LA ADMINISTRACION CIENTIFICA A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las escuelas modernas de administración: a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y movimientos. b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol, estableció un esquema conceptual de la administración con base en el proceso administrativo. c) Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano) Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados en administración de negocios de la Universidad de Harvard Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con un enfoque mecanicista, en donde se descubrió que los grupos informales constituyen una organización unida, de amistad y solidaridad. d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone el uso de técnicas sustentadas en sistemas de información que posibiliten el control de la gestión administrativa. e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa: Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona, empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes “Egos”, decisiones por consenso, análisis profundo de los problemas, entre otros. PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACIÓN CONTROL DIRECCIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO 1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas y presupuestos 2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de mando y procedimientos. 3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entre otros. 4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y comunicación. 5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación. PLANEACION Definiciones: Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de recursos materiales y humanos, la determinación de métodos y las formas de organización, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localización especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo. La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar un objetivo Planear es diseñar un método para lograr una meta definida Planear es decidir de antemano que hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos. PREVISION: La planeación es previsión del futuro. UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y administrativo y prever las consecuencias que producirá su aplicación. UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén integrados entre si y formen un todo organizado y compatible. CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso de duración permanente. INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administración. ELEMENTOS DE LA PLANEACION DIAGNÓSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización. OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realización de una sola operación de una actividad concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución. POLITICAS: Son líneas generales de acción que guían a los miembros de una empresa. PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de acción que se considera el más recomendable para el logro de un objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes. PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplirán a través de la integración de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel. PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numéricamente los resultados de una organización; incluye tres elementos principales. 1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes concretos, valorando costos y beneficios 2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con el costo. 3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra los cuales se puede comparar. ORGANIZACIÓN Definiciones: Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos, que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas. Organización es el orden que guardan los diferentes órganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerárquica, comunicación y división del trabajo, necesarios. DIVISION DEL TRABAJO Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en: -FUNCIONES: (generales, específicas, ejecución, asesoría, complementarios, primarias, secundarias) -ACTIVIDADES: (genéricas, específicas) -OPERACIONES: (físicas, mentales) apoyo, FORMAS DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos. ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organización formal en busca de satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad. ESTRUCTURA ORGANICA Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de especialización, nace la división en donde determinan la forma en que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una institución, relaciones de mando, niveles jerárquicos, procesos a su cargo, tramos de control, equipos de administración y ámbito de aplicación. MANUALES Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema específico. Contienen información e instrucciones sobre la organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución de un trabajo. Se clasifican en: Manuales de Operación Manuales de Organización Manuales de Procedimientos INTEGRACION En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la estructuración y otra que es la actuación en si, en la primera tenemos la planeación y la organización, en la segunda, la integración, la dirección y el control. La integración es el punto de contacto entre la parte estática y la parte dinámica del proceso administrativo. Definición: Integración es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización. TIPOS DE INTEGRACION A) DE PERSONAL B) DE MATERIALES a) Reclutamiento b) Selección y a) b) c) d) e) Finanzas Compras Producción Mantenimiento Comercialización o prestación de servicios c) d) e) f) contratación Inducción Capacitación Desarrollo Carrera institucional DIRECCION La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores. Definición: Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realización de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración. IMPORTANCIA DE LA DIRECCION Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administración, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo. En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales. IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto más se impersonalice la orden, será mejor obedecida. RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón. RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resuelvan lo más pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el. ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD - Puede ser general o específica - Puede ser temporal o ilimitada - Puede ser individual o colectiva - Aumenta la eficacia administrativa - Favorece la especialización - Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad MANDO Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad. El poder mandar, incluye tres elementos: •Determinar lo que debe hacerse •Establecer como debe hacerse •Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecución la tercera. La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización. El proceso de la toma de decisiones es como sigue: - Diagnosticar el problema: Definir el problema - Definir las alternativas más adecuadas - Analizar las alternativas y compararlas - Seleccionar la alternativa más conveniente PRINCIPIOS DE SUPERVISION El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de responsabilidad más amplio y complejo que el de la administración tradicional basada únicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que además ubica como fundamental la satisfacción del usuario y el desarrollo personal. - Satisfacción del cliente o usuario: Es la única razón de la organización - Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas - Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje - Aceptación del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio - Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas - Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo CONTROL La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado. Definición: Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas administrativas. TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL 1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr La administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos más que en perfeccionar funciones Con este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos, métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidad 2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real. 3.- Aplicación de la acción correctiva Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL - Selección de los criterios de control - Recolección, concentración y procesamiento de datos - Interpretación de los resultados - Elaboración de reporte de resultados - Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS Evaluación de resultados Comparación de los resultados con lo planeado Determinación de las causas de desviación Retroalimentación INDICADORES Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación, conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados. Los indicadores deben contar con las tres características siguientes: CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño. CONSISTENCIA: Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación. CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas. TIPOS DE INDICADORES INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumplimiento de las metas en un período determinado INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. La productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida. INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc. Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario
