Los Seis Tips del Compliance Efectivo Cumplimiento: eso es Compliance. En los negocios, se trata de lograr que todos los integrantes (directivos y empleados) y colaboradores (proveedores, prestadores tercerizados y otros) involucrados sigan, en todo momento, lugar y circunstancia, las leyes, reglamentaciones, estándares y practicas éticas aplicables. Las prácticas ilegales, indebidas o siquiera opacas, aún si son excepciones o “atajos ocasionales”, son una irresponsabilidad grave respecto a la continuidad de la compañía: los buenos negocios son los que se hacen bien. Por eso, sin importar el ramo o magnitud de su empresa, el compliance (cumplimiento) corporativo es una parte esencial de sus operaciones. El compliance corporativo no es un mero concepto abstracto, sino un estándar general de conducta. Su espectro de obligaciones se extiende tanto a normas internas como a leyes y reglamentos externos involucrados en el giro empresarial. Un estricto respeto al marco normativo contribuye a mantener a la empresa a salvo de multas, reclamos y demandas; a fijar parámetros objetivos para el comportamiento de integrantes y colaboradores, ayudándoles a enfocarse en los fines más amplios de la compañía; y a operar sin la amenaza de inconvenientes mayores. Proteger a la empresa, y a sus negocios, empleados y colaboradores, es el objetivo central de un programa de compliance, que se articula estableciendo y cumpliendo un código ético, pautas de conducta y procedimientos claros. Las consecuencias de cada desvío o violación suelen pesar en la actividad de la empresa y caer sobre los hombros de las personas directa o indirectamente involucradas. El código de ética se basa en una política de compliance que debe, al menos, considerar seis puntos clave: 1. Exponer claramente los objetivos a cumplir y las consecuencias de no hacerlo Una política de compliance debe exponer sus objetivos, detallando concisa y precisamente el compromiso corporativo de actuar en la legalidad: todas las personas involucradas en el giro de la empresa, de arriba abajo y de adentro y afuera, deben saber y tener en cuenta que la empresa está absolutamente comprometida con el respeto de las leyes y normas. Lo importante es dejar claro cuál es el fin, sin perderse en las diversas maneras en que éste se debe alcanzar. Además, debe afirmarse expresamente que toda conducta contraria al compromiso con la legalidad y la normativa de la empresa tiene consecuencias para el responsable, sin importar su posición. Así, es posible dar vida cotidiana al compromiso ético de la empresa. La política debe exigir que todos los integrantes y colaboradores de la empresa actúen de manera correcta desde el punto de vista ético al tratar unos con otros, pero también en la manera en que se presentan al mundo exterior, que repercute en la imagen corporativa. Lo indicado debe expresarse en la política mediante un lenguaje que los integrantes, colaboradores y clientes de la empresa puedan entender, evitando al máximo posible las tecnicidades, ambigüedades y otras complicaciones que obstaculicen su entendimiento. 2. Especificar las bases Cuando integrantes o colaboradores de la empresa actúan con cinismo y trabajan sin ética ni formalidad, se da una de las peores circunstancias. Y, cuando se los escucha justificarse diciendo se comportan así porque “…esta es la forma en la que siempre hicimos las cosas…”, podemos tener la certeza de un contexto confuso, donde las políticas no aclaran adecuadamente sus fundamentos. Toda política debe estar atada a su razón: un requerimiento legal o regulatorio, un valor fundamental, un objetivo de rendimiento. No toda política debe surgir de requerimientos regulatorios, aunque la mayoría lo hace. Pero toda política de compliance debe especificar porqué existe, citando las bases legales de ser ello relevante, y que debe ser cumplida. Así, por ejemplo, una buena política de compliance debería decir: “La corrupción está prohibida y sancionada por ley, contraría la libre y justa competencia, con la cual la empresa está comprometida, y de tener lugar perjudicará tanto la posición económica como la reputación de la empresa. Consecuentemente, los integrantes y colaboradores de la empresa tienen estrictamente prohibido intentar persuadir a otros, ya sean del sector público o privado, mediante la concesión de beneficios, para influir indebidamente en sus decisiones o acciones.” 3. Incluir ejemplos Las personas reflexivas siempre aprecian los ejemplos y el contexto, que les permiten ver a una política “en acción”. Así, una política de compliance debe ilustrar lo que no puede hacerse y lo que si. De esta forma, luego de la prohibición de intentar persuadir a otros para obtener ventajas, deben listarse algunas situaciones que ilustren estas ventajas, como contratos, permisos y otros, tanto como elementos que podrían usarse para influir indebidamente, como dinero, regalos, viajes y otros. 4. Referencia a materiales relacionados Como corolario del punto 2, sobre la especificación de los fundamentos de la política, es conveniente que la misma tenga referencias escritas o incluso vínculos electrónicos a las regulaciones o leyes que le sirven de base, al propio código de ética de la empresa, a riesgos que se tienen identificados o, incluso, a metas de desempeño. Lo importantes es referir claramente a lo que propulsa el programa de cumplimiento y la política en que se basa. 5. Excepciones Una buena política de cumplimiento debe explicar cómo una persona involucrada puede buscar una excepción a la aplicación estricta, o porqué las excepciones son inadmisibles. Nunca se debe ignorar completamente la probabilidad de los pedidos de excepciones, teniendo en cuenta que, ante el miedo, los afectados simplemente pueden resolver no consultar y violar sus obligaciones a escondidas. El punto es que los afectados por la política no se sientan “acorralados”, obligados a ocultar sus decisiones. Un procedimiento para pedir excepciones, incluso si la respuesta será “no”, transmite a los afectados que tienen un papel en la implementación de la política y que no es una simple imposición de las autoridades de la empresa, lo que fomenta ocultar las preguntas antes que alentarlas. 6. Alentar antes que desalentar Como una meta cierta de una política de compliance es ganar el entusiasmo y apoyo de los integrantes y colaboradores de una empresa, antes que su obediencia ciega, debe atenderse su comunicación. Su lenguaje, su objetivo, su tono y sus ejemplos deben enfatizar lo que las personas pueden hacer en lugar de lo que no pueden hacer. Esto es eficiente, pues obliga a Directorio que elabora la política a preguntarse: ¿Por qué hacemos esto? ¿Cómo nos ayudará? También induce al Directorio a cuestionarse cómo contribuye la política a lograr sus objetivos y prioridades, al tiempo que preserva sus valores fundamentales.
